1
4 ЛЕКЦИЯ №4 Тема: Автоматизация учета торговых операций ПЛАН 4.1 Операции для автоматизации заполнения документов 4.1.1 Ввод на основании 4.1.2 Метод подбора из справочника ТМЦ 4.2 Отношение с поставщиками и подрядчиками 4.2.1 Счет входящий 4.2.2 Приходная накладная 4.2.3 Расходы на приобретение 4.2.4 Оприходование услуг 4.2.5 Авансовый отчет 4.2.6 Доверенность 4.2.7 Книга приобретений 4.3 Отношение с покупателями и заказчиками 4.3.1 Счет-фактура 4.3.2 Расходная накладная 4.3.3 Налоговая накладная 4.3.4 Розничная накладная 4.3.5 Оказание услуг Время: 2 ч. Литература: 4.1
Операции для автоматизации заполнения документов
4.1.1 Ввод на основании Ввод на основании позволяет вводить новые документы, заполняя их реквизиты путем копирования информации из выбранного документа-образца. В отличие от простого копирования документов, в результате которого создается документ того же вида, что и документ-образец, режим «Ввод на основании» позволяет создавать и переносить информацию в документ другого вида. Для выполнения «Ввода на основании» следует:
1) открыть журнал, содержащий документ данные из которого необходимо перенести в другой документ; 2) выделить необходимый документ; 3) Действия Þ Ввести на основании или Alt + F9 ; 4) В появившемся окне Выбор вида документа выбрать нужный документ; 5) ОК. При вводе «Приходной накладной» на основании «Счета автоматически будет заполнена ее табличная часть и реквизиты шапки.
входящего»
2 4.1.2 Метод Подбора из справочника ТМЦ. Для заполнения табличной части документа методом подбора следует нажать кнопку Подбор. Подбор товаров для Счета: 1) Показать необходимые столбцы табличной части; 2) Выбрать Место хранения по которому следует отображать остатки; 3) Выбрать показывать остатки По счету учета ТМЦ или только По счету определенному; 4) Двойным щелчком выбрать наименование ТМЦ и указать количество (для документа счет фактура возможен выбор большего количества товара, чем имеется на складе); 5) По завершению подбора нажать кнопку Закрыть, при этом все выбранные при подборе ТМЦ будут занесены в табличную часть документа. Для сохранения и проведения документа служит кнопка ОК. При проведении документ Счет не формирует бухгалтерских проводок.
4.2 Отношения с поставщиками и подрядчиками Теоретические сведения Покупка любой ТМЦ строится из следующей цепочки документов: Счет входящий Þ Платежное поручение Þ Банковская выписка Þ Приходная накладная Þ Запись книги приобретений. При затрате средств на доставку ТМЦ так же может использоваться документ Расходы на приобретение ТМЦ. 4.2.1 Счет входящий Документы Þ Приход Þ Счет входящий Предназначен для регистрации счета выставленного поставщиком. Документ может быть использован в качестве заказа при выполнении предоплаты за еще не оприходованные ТМЦ или при приходование ТМЦ. Документ не записывает в ИБ проводок и не имеет печатной формы. При выписке счета, поставщик берет на себя обязательство зарезервировать для покупателя указанные в счете ценности на оговоренный срок (обычно три дня). Но контроль срока действия счета в "1С:Бухгалтерии" не предусмотрен. Назначение
документа "Счет входящий" – стать началом цепочки взаиморасчетов. В том случае, когда ТМЦ сначала приходуется, а потом оплачивается, вводить Счет входящий необязательно, заказом при оплате может служить Договор или Приходная накладная. Основные реквизиты Счета входящего:
1) Контрагент, который выписал счет;
3 2) Заказ (остается не заполненным, если учет ведется не по договору); 3) Номер счета поставщика. Ввод документов Платежное поручение, Банковская выписка, Приходная накладная, Запись книги приобретений может выполняться на основании Счета входящего. 4.2.2 Приходная накладная Документы Þ Приход Þ Приходная накладная Используется для отражения в учете факта приобретения ТМЦ. Приходную накладную можно ввести на основании документов "Договор", "Остатки взаиморасчетов" и "Счет входящий". Приходная накладная сама может начинать цепочку взаиморасчетов, и служить основанием для ввода документов "Возврат поставщику", "Запись книги приобретения", "Перемещение", "Платежное поручение" и "Расходы на приобретение". Как у всех приходных документов, у приходной накладной есть два поля с номером. Номер документа в первое поле вводится автоматически. Номер "бумажной" накладной нужно ввести с клавиатуры в поле "Номер накладной поставщика". В зависимости от значения реквизита "Вид поставщика", в созданных документом проводках будут использоваться следующие счета: 631 – Расчеты с отечественными поставщиками; 632 – Расчеты с иностранными поставщиками; 3721 – Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте; 3772 – Расчеты с другими дебиторами.
Реквизиты Приходной накладной: 1) Вид поставщика влияет на бухгалтерский счет поставщика на вкладке Дополнительные; 2) Контрагенты берутся из справочников Контрагенты или из Сотрудники, если в поле Вид указано Подотчетное лицо; 3) Заказом может быть Договор или Счет входящий в зависимости от вида взаиморасчетов с контрагентом. Если Приходная накладная является первым документом при приходовании товара, то в этом случае в поле Заказ будет отображаться строка Без заказа; 4) Поле Что приходуем должно быть установлено до заполнения табличной части документа; 5) Вид торговли позволяет указать один из возможных видов торговли для данной накладной. Документ допускает оплату наличными только при установленной валюте гривня.
6) Включенный флажок НДС на себестоимость является признаком того, что предприятие не имеет право включить сумму НДС, уплаченную поставщику в состав налогового кредита. 7) Цена водится без НДС. В реквизите Место хранения будет автоматически выбран основной склад. Розничный магазин в этом реквизите указывать
4 нельзя, даже если предприятие торгует только в розницу. Конфигурация построена так, что товары приходуются на оптовый склад, и затем передаются в магазины документами "Внутреннее перемещение". Документ Приходная накладная может формировать проводки по налоговому кредиту, если константа Проводки по НДС делать по налоговой накладной имеет значение Да. Если значение константы Нет, то вместо проводки по Дт 6415 формируется проводка по Дт 6442 «Не полученные налоговые накладные», а проводка Дт 6415 – Кт 6442 формируется при создании Записи книги приобретений.
4.2.3 Расходы на приобретение Используется для отражения в учете прочих затрат предприятия, связанных с приобретением его запасов, предусмотрен документ «Расходы на приобретение». Расходы могут состоять из: 1) 2) 3) 4)
Сумм уплаченных поставщику, за вычетом косвенных налогов; Сумм ввозной товарной пошлины; Сумм непрямых налогов, которые предприятию не возмещаются; Транспортно-заготовительных расходов (расходы на заготовку запасов, оплата тарифов (фрахта) за погрузочно-разгрузочные работы и транспортировку запасов всеми видами транспорта, включая расходы по страхованию рисков транспортировки запасов); 5) Других расходов, непосредственно связанных с приобретением запасов и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
Все эти расходы относятся в состав валовых расходов отчетного периода, как расходы, уплаченные (начисленные) в связи с подготовкой, организацией и ведением производства, продажей продукции. Одним документом "Расходы на приобретение" можно отразить факт оприходования услуг, оказанных разными организациями. Основные реквизиты: 1) Приходная накладная содержит номер документа Приходная накладная, которой было оформлено поступление ТМЦ; В табличной части документа указываются фактические дополнительные расходы, которые должны быть включены в первоначальную стоимость запасов, указанных в документе-основании (кроме сумм, уплачиваемых поставщику).
2) Счет отображает корреспондирующий счет затрат по кредиту; 3) Субконто указываю объекты аналитики выбранного счета; 4) Сумма - указывается вручную, НДС и Сумма + рассчитывается по ставке, указанной в реквизите Вид НДС; 5) Субконто вал. расх указывает статью валовых расходов.
5 4.2.4 Оприходования услуг Предприятие в своей деятельности потребляет услуги не связанные оприходованием ТМЦ: оплачивает счета за аренду помещений, электроэнергию, водоснабжение, охрану и прочие платежи. Аналитический учет услуг осуществляется с помощью справочника Номенклатура, аналогично ТМЦ, только в свойствах элемента справочника в поле "Вид:" необходимо выбрать Услуга. Для учета услуг в конфигурации есть документ "Услуги сторонних организаций". ДокументыðПриходðУслуги сторонних организаций. Удобно водить документ на основании документов "Договор", "Остатки взаиморасчетов" и "Счет входящий". Документ сам может служить заказом, и основанием для ввода входящей налоговой накладной (записи книги приобретения) и платежного поручения. Экранная форма документа представляет собой упрощенную версию документа "Приходная накладная".
4.2.5 Авансовый отчет Используется для расчетов с подотчетными лицами, а так же в операциях по приходованию ТМЦ (МБП), ОС и др. Реквизиты Авансового отчета: 1) Подотчетник: подотчетное лицо из справочника Сотрудники; 2) Валюта: валюту авансового отчета; 3) Курс: курс валюты по отношению к гривне; 4) Вид НДС: для данного документа; 5) Место хранения: указывается для хранения ТМЦ полученных от подотчетного лица; 6) С ... по... даты начала и конца командировки; 7) Счет: бухгалтерский счет, на который следует отнести текущую затрату; 8) Затрата: какой вид затрат данной операции; 9) Проводить?: определяет следует ли формировать проводку; 10) Валовые расходы: признак включения текущей затраты в состав валовых расходов; 11) Субконто валовых расходов: уточнение валовых расходов; При проведении документ Авансовый отчет формирует соответствующий набор бухгалтерских проводок, отражающих либо факт утверждения расходов подотчетного лица, либо приходование ТМЦ.
4.2.6 Доверенность Предназначена для оформления доверенности на получение ТМЦ у поставщика. Доверенность целесообразно вводить в режиме
6 «Ввести на основании» Счета входящего. В этом случае табличная часть документа и реквизит Контрагент будут заполнены автоматически. Доверенность является бланком строгой отчетности и печатается на специальной бумаге. Иногда требуется настройка принтера или формы в Конфигураторе.
4.2.7 Книга приобретений Документы Þ Налоговый учет Þ Запись книги приобретений Предназначена для регистрации документов, которые дают право на налоговый кредит относительно НДС. Реквизиты документа Запись книги приобретений: 1) Вид документа и Номер документа подтверждающего факт приобретения ТМЦ; 2) Контрагенты осуществившие отгрузку продукции; 3) Заказ: в рамках какого заказа было осуществлена поставка ТМЦ; 4) Вид операции позволяет указать в какую графу печатной формы документа следует внеси данные; 5) Проведение расчетов указывает дату и форму оплаты приобретенных товаров; 6) Общая сумма приобретенных товаров с учетом и без учета НДС; Документ может быть введен на основании документа Приходная накладная, Договор, Счет входящий, при этом спецификация документа будет автоматически заполнена в соответствии с параметрами документаоснования. Если в качестве первичного документа выбрана налоговая накладная, и константа «Проводку по НДС делать по налоговой накладной» установлена в значение «Да», при проведении документа будет сформирована проводка по дебету счета 64.1.5 «Расчеты по НДС» и кредиту счета 64.4.2 на сумму налога на добавленную стоимость, отражающая факт включения в налоговый кредит суммы налога на добавленную стоимость, уплаченную, в связи с приобретением товаров (работ, услуг). Документ «Запись книги приобретения» при записи помещается в журнал «Книга приобретения».
4.3
Отношение с покупателями и заказчиками
4.3.1 Счет (Счет-фактура) Документы Þ Расход Þ Счет Предназначен для оформления предварительных договоренностей на продажу товаров. При действительной продаже товара на основании выписанного Счета следует выписывать документ Расходная накладная. Является аналогом Счета входящего, только выписываемого для покупателя. Служит началом цепочки взаиморасчетов при продаже на условии предоплаты. Счет-фактуру можно ввести на основании договора. Сам счет может служить
7 основанием для ввода документов Расходная накладная, "Оказание услуг", "Ликвидация необоротных активов". Проводок документ не формирует. Реквизиты Счета: 1) Покупатель: выбирается из справочника Контрагенты; 2) Заказом может быть договор, если учет ведется в разрезе договоров или Без заказа, для учета в разрезе счетов/накладных; 3) Срок оплаты дата, по истечении которой Счет будет считаться действительным; 4) В табличной части Счета: a) Сумма б/с сумма по строке без НДС и без скидки (скидки см. ниже); b) Скидка содержит сумму скидки; c) Сумма – и Сумма + указываются с учетом скидки; Использование скидок: Реквизиты Сумма б/с, Скидка появляются в табличной части документа только в случае, если константа «Использовать скидку» установлена в значение Да. На сумму скидки уменьшается сумма по счету без НДС. Что бы применить не скидку, а наценку, сумма или процент вводится со знаком минус. С помощью кнопки Дать скидку > в окне Счета фактуры можно задать различные способы расчета скидок:
- процентом по строке и суммой по строке определяют скидку для каждого товара; - процентом по накладной и суммой по накладной указывает общую сумму или процент скидки для всего счета, при этом скидка распределяется пропорционально между товарами. 4.3.2 Расходная накладная Документы Þ Расход Þ Расходная накладная Предназначена для отпуска ТМЦ, продукции с оптового склада, а так же реализации различных работ и услуг. Если предварительно был выписан Счет-фактура, то Расходная накладная Вводится на основании этого Счета. Основные реквизиты: 1) Покупатель из справочника Контрагенты; 2) Поле Заказ может принимать значения: Договор (если учет ведется в разрезе договоров), Счет-фактура (если ранее был выписан счет, Расходная накладная Вводится на основании этого счета ) или Без заказа (если Расходная накладная первый документ в цепочке реализации товара);
8 3) Вид торговли: предоплата, за наличные (следует указать кассу), бартер; 4) Место хранения: оптовый(!) склад, с которого отгружается ТМЦ; 5) Доверенность на получателя; 6) Отпустил сотрудник нашей фирмы (Может быть задан в константе Кто обычно отпускает товары); 7) Если необходимо можно Указать сумму предварительной оплаты вручную; В табличной части Расходной накладной: 1) ТМЦ наименование ТМЦ которая отпускается со склада; 2) Партия(!) товара, которая будет списана при проведении накладной; 3) Остаток отображает остаток товара на складе. Проводки, формируемые документом зависят от типа номенклатуры, вида торговли и положения расходной накладной в цепочке взаиморасчетов с контрагентом.
4.3.3 Налоговая накладная Документы Þ Налоговый учет Þ Налоговая накладная Предназначена для регистрации и формирования печатных форм налоговых накладных, выписанных покупателям. Налоговые накладные могут быть обыкновенные и итоговые (формируются за месяц и используются когда поставка и оплата товаров покупателю носит периодичный характер, вводятся на основании договора).
Налоговые накладные могут формироваться (но не проводиться) автоматическим образом, если константа Автоматическое формирование налоговых накладных установлена в значение Да. Формирование Налоговой накладной происходит по первому событию (если в качестве заказа не выбран Договор): - при перечисление денег покупателем (по документам Банковская выписка или Приходный кассовый ордер); - при отгрузке товаров покупателю (по документу Налоговая накладная). Налоговая накладная может быть также введена на основании Расходной накладной, Банковской выписки, Приходного ордера. Основные реквизиты: Покупатель наименование контрагента – покупателя; Заказ: документ, при проведении которого формируется налоговая накладная; Вид НДС - в одной Налоговой накладной могут присутствовать только товары с одной ставкой НДС. Если табличная часть документа-заказа содержала товары с разными ставками НДС, то при установленном режиме автоматического формирования будет сформировано несколько налоговых накладных с различными ставками НДС, а в режиме ввода на основании будет предложено осуществить выбор той ставки НДС, по которой она будет сформирована.
Сумма возвратной тары указывается без НДС;
9 Условие продажи и Форма расчетов используются для печатной формы документа; При проведении документ Налоговая накладная не формирует бухгалтерских проводок, но включается в книгу продаж только при проведении документа (Отчеты Þ Книга продаж) документ необходимо проводить.
4.3.4 Розничная накладная Документы Þ Розница Þ Розничная накладная Предназначена для отражения факта продажи товара из магазинов(!). Товар, отпускаемый по розничной накладной, должен хранится на складе в розничных ценах, с наценкой (формирование наценки происходит при перемещении товара на розничный склад документом Перемещение). Розничные документы допускают работу только с контрагентами – неплательщиками НДС. Отпуск ТМЦ за наличный расчет лучше регистрировать обычной расходной накладной, указав в ней вид торговли "За наличные". А в поле Контрагент лучше указывать специально введенный элемент справочника Контрагенты, например Розничный покупатель. Все цены в документе указываются с НДС. Основные реквизиты: 1) Контрагент – покупатель; 2) Магазин: розничный склад, с которого отпускаются ТМЦ; 3) Касса: наличный денежный счет, куда поступают наличные деньги; 4) Ост: отображает текущий остаток товара в магазине. Если продать товар по ценам, отличным от тех розничных цен, по которым он в данный момент учитывается в магазине (т.е. по розничным ценам, отличным от розничных цен, указанных в соответствующем реквизите в справочнике "ТМЦ"), то при проведении документа будут сформированы корректирующие проводки по наценке.
4.3.5 Оказание услуг Документы Þ Расход Þ Оказание услуг Предназначен для отражения в учете факта оказания услуг сторонним организациям. Документ вводится на основании документов Договор, Счет, Остатки взаиморасчетов и может служить для регистрации документов Налоговая накладная, Платежное поручение, Платежное требование, Платежное требование-поручение. С этого документа можно начинать цепочку взаиморасчетов с контрагентом. Экранная форма почти не отличается от документа Расходная накладная. Документ создает проводку Дт 361 – Кт 703.