8 ЛЕКЦИЯ №8 Тема: Автоматизация сводной Настройка системы 1С.
отчетности
и
составление
отчетов.
ПЛАН 8.1 Отчетность 8.1.1 Закрытие периода 8.1.2 Внутренние отчеты 8.1.3 Регламентированные отчеты 8.1.4 Финансовые результаты 8.1.5 Закрытие налогового периода 8.2 Настройка 1С:Предприятия 8.2.1 Конфигуратор 8.2.2 Дополнительные возможности 8.2.3 Установка параметров Время: 2 ч. Литература: 8.1
Отчетность
8.1.1 Закрытие периода Закрытие периода происходит по определенной схеме. Последовательность действий не жесткая, некоторые шаги можно пропустить. По окончанию отчетного периода нужно выполнить определенные работы. 1. Технологический этап: – Проверка пометок на удаление; – Перепроведение документов. 2. Определение торговой наценки в розничных торговых точках с суммовым учетом товаров; 3. Начисление налогов и сборов. Часть из них относится на себистоимость работ (услуг); 4. Начисление износа. (бухгалтерский износ начисляется раз в месяц, налоговая амортизация – раз в квартал); 5. Переоценка валют, если ведется валютный учет; 6. Регистрация остатков незавершенного производства, если предприятие ведет производственную деятельность; 7. Закрытие элементов затрат (счет класса 8); 8. Закрытие счета 91 "Общепроизводственные затраты"; 9. Составление окончательных калькуляций, если в течении периода были составлены предварительные; 10.Определение финансового результата; 11.Закрытие налогового периода.
8.1.2 Внутренние (вспомогательные) отчеты. Доступ к отчетам в программе “1С:Предприятие 7.7” осуществляется через меню Отчеты. Все отчеты можно разделить на стандартные, специальные и регламентированные. Преимущество автоматизированных отчетов в том, что в них нет арифметических ошибок. Стандартные отчеты С помощью стандартных отчетов можно извлекать из информационной базы сведения о текущем финансово-хозяйственном состоянии предприятия, искать ошибки, готовить отчетности для подачи в различные органы. Для формирования отчетов, программа не просматривает все документы с начала существования предприятия, а использует хранимые остатки и обороты по счетам без учета аналитики. Эти хранимые остатки формируются Бухгалтерскими итогами. - Работа с бухгалтерскими итогами осуществляется через меню Операции Þ Управление бухгалтерскими итогами. - Бухгалтерские итоги рассчитываются по следующий квартал от текущего или по конец года. - Полный пересчет итогов выполняют при восстановлении информационной базы после сбоев, или после изменения ранее проведенных документов. Признаком того, что в программе произошел сбой может быть несовпадение данных двух различных отчетов, которые должны выдавать одинаковые цифры. Для построения (см. рисунок 10.1):
большинства
отчетов
необходимо
Открытие/сохранение настроек
указать
Кнопка выбора периода
Счет построения отчета
Развернутый отчет Фильтры субконто
Порядок субконто
Рисунок 10.1 – Диалоговое окно настройки параметров отчета
1. Начало и конец периода, за который будет сформирован отчет. Сделать это можно двумя способами: вручную указать точные временные интервалы в полях Период с: по: или кнопкой Выбор периода . 2. Счет по которому нужно построить отчет. 3. þ Данные по субсчетам для построения детализированного отчета. 4. Указать валюту для построения отчета в гривне и др. валюте. 5. Для аналитического учета можно указать порядок использования субконто и отфильтровать субконто для вывода в отчете: Отбирать: формирует отчет по конкретному субконто; Разворачивать: формирует отчет по всем субконто данного вида; Не учитывать: не выводит в отчете информацию о данном виде субконто. 6. Для упрощения работы с отчетами можно сохранить созданные настройки или отрыть ранее сохраненные настройки. После заполнения всех необходимых параметров настройки, кнопка Сформировать выводит на экран отчет для просмотра. При просмотре отчета можно (см. рисунок 10.2): Заново сформировать отчет с учетом изменений происшедших в информационной базе Детализировать отчет по счету двойным щелчком по ячейке, когда указатель мыши принимает вид
Вызвать диалоговое окно настроек параметров отчета
Рисунок 10.2 – Окно отчета Оборотно-сальдовая ведомость – главный аналитический отчет, который содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период (счета которые имеют нулевые обороты за период и нулевое сальдо на конец периода не выводятся в отчете). Оборотно-сальдовая ведомостью по счету (Ведомость по счету) позволяет получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто) для заданного счета. Шахматка содержит табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Строки – дебетуемым, столбцы – кредитуемые счета. Анализ счета содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода (аналог “самолетика”). Карточка счета включает все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета –
наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Сводные проводки содержит обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени. Обороты счета (Главная книга) используется для вывода оборотов и остатков по счету за каждый месяц в корреспонденции с каждым из счетов. Анализ субконто формирует отчет по оборотам и развернутое сальдо для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида. Обороты и сальдо приводятся по всем счетам, в которых используется это субконто. Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субконто, можно вывести Карточку субконто. Отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям. Для формирования отчета используются фильтр, значения фильтра следует записывать в одну строку через ; Способы задания фильтров: - n проводки со счетом n; - n,m проводки в дебет счета n с кредита счета m; - “*” обозначает любой счет; - “текст” проводка должна содержать указанный текст в графе Содержание, или в Наименовании субконто. Отчет Диаграмма предназначен для представления данных бухгалтерских итогов в графическом виде, отчет имеет широкие возможности настройки. Сформированный отчет можно вывести на печать Файл Þ Печатать… или сохранить в формате MS Excel Файл Þ Сохранить как… Þ указать Тип файла. Специальные отчеты Специальные отчеты расположены во второй группе меню Отчеты. Большинство этих отчетов формируется за день и подшивается в соответствующие журналы. Эти отчеты были рассмотрены в ходе изучения покупки, продажи товара, а так же наличных расчетов. 8.1.3 Регламентированные отчеты Отчеты Þ Регламентированные отчеты Регламентированные отчеты предназначены для составления налоговой и бухгалтерской отчетности предназначенной для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.
Регламентированные отчеты периодически изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, поэтому они не входят в саму конфигурацию, а поставляются в виде отдельных файлов. Подключение новой редакции регламентированных отчетов и выбор нужного отчета: - Отчеты Þ Регламентированные отчеты; - Загрузить ; - Выбрать файл содержащий внешние отчеты за определенный период (например rp04q3.exe отчет за 3 квартал 2004 года) Þ Открыть; - Группа отчетов: Отчетность за 3 квартал 2004 год (выбранный период указывает на печатные формы и алгоритмы заполнения отчетов, а не на период, за который следует сформировать отчет); - В Списке отчетов установить курсор на нужный отчет; - Открыть ; Работа с регламентированным отчетом ничем не отличается от работы с любым другим отчетом. Состав параметров настройки конкретных регламентированных отчетов зависит от их назначения и принципов работы. Таблица отчета содержит ячейки желтого и зеленого цвета. Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных вручную. Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка. þ Автоматический расчет запрещает редактирование данных в зеленых ячейках. Кнопка Заполнить заполняет бланк отчета на основании данных бухгалтерского учета. При этом все ячейки бланка предварительно очищаются. 8.1.4 Финансовые результаты Документы Þ Прочие Þ Финансовые результаты Документ является регламентным и предназначен для выполнения следующих операций (ежемесячно перед формирование отчетности): - закрытия счетов учета затрат по элементам (счетов класса 8); - закрытия счета учета общепроизводственных затрат (счета 91); - определения конечного финансового результата деятельности предприятия, т. е. закрытия всех счетов учета доходов и расходов (счетов класса 7, 8, 9) на соответствующие субсчета счета 79 Финансовые результаты. Значение этапа определения финансового результат: Закрытие элементов затрат (счета класса 8): списание сальдо счетов класса 8 по элементам затрат на счета, которые указаны для каждого элемента в справочника в поле Виды затрат. Закрытие общепроизводственных затрат закрывает счет 91 Общепроизводственные затрат, с распределением суммы общепроизводственных затрат между счетом учета себестоимости продукции (счет 23) и счетом учета себестоимости реализованной готовой продукции (счет 90.1). Для распределения
используется нормальная база распределения, текущая база распределения, нормальная сумма постоянных затрат и текущая сумма постоянных затрат, которые определяются на закладке "Дополнительно" диалоговой формы документа. 8.1.5 Закрытие налогового периода Документы Þ Прочие Þ Закрытие налогового периода. Документ является регламентным и должен вводиться один раз на квартал, при этом быть последним документом в квартале. Документ предназначен для выполнения следующих операций: - Распределение сумм модернизации основных средств на валовые расходы и балансовую стоимость ОС, с учетом ограничения суммы, которую можно отнести на ВР. - Расчет данных по учету запасов необходимых для формирования приложений к декларации о прибыли. Документ обрабатывает по очереди все 6 групп запасов в соответствии со структурой забалансового счета ЗА и для каждой группы делает следующее: а) Остаток на конец месяца по соответствующим бухгалтерским счетам переносится на субсчет стоимости запаса по бухгалтерскому учету (например для товаров это будет субсчет ЗАТБ). б) Для каждого ТМЦ/Партии, по которым есть отличия в стоимости между бухгалтерским и налоговым учетом, корректируется стоимость этих отличий на конец месяца. 8.2
Настройка 1С:Предприятия
8.2.1 Конфигуратор Конфигуратор предназначен для конфигурирования системы 1С:Предприятие. Режим Конфигуратора позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением им прав доступа, выполнять сохранение и восстановление данных. Загрузка Конфигуратора: Пуск Þ Программы Þ 1С:Предприятие Þ Конфигуратор Þ Выбрать нужную информационную базу Þ ОК. Существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой 1С:Предприятие. Для работы с системой пользователь должен указать имя из этого списка. Для каждого пользователя может быть установлен пароль на вход в систему. Пароль служит для подтверждения прав пользователей на работу в системе 1С:Предприятие. Для каждого пользователя могут быть установлены права на работу с информацией, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в достаточно широких пределах — от возможности только просмотра некоторых видов документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных. В системе должен быть хотя бы один пользователь с правами Администратор.
Создание пользователя системы и назначение пароля пользователя: - Запустить Конфигуратор; - Администрирование Þ Пользователи; - “Щелчок” на кнопке Новый элемент или клавиша Ins; - Имя: имя входа в систему длиной до 24 символов, без пробелов; - Полное имя: Имя, Фамилия, Отчество; - Рабочий каталог: имя каталога для размещения в нем файлов конфигурации и различных временных и служебных файлов; - Роль: позволяет назначить пользователю права доступа и пользовательский интерфейс; - ОК; - Выделить строку с нужным пользователем; - Щелчок на кнопке Сменить пароль ; - Смена пароля: дважды ввести новый пароль следя за раскладкой клавиатуры и режимом CapsLock; - ОК; - Закрыть окно Пользователи Þ Да. При загрузке 1С:Предприятия может возникнуть ошибка “Порядок сортировки, установленный для базы данных, отличается от системного!”, это связано с тем, что порядок сортировки данных в справочниках и документах, должен совпадать с системным, установленным в Языках и региональных стандартах Панели управления Windows®. Для устранения такой ошибки следует: - Посмотреть системную кодовую таблицу (Пуск Þ Настройка Þ Панель управления Þ Языки и региональные стандарты); - Загрузить Конфигуратор нужной базы; - Администрирование Þ Кодовая таблица ИБ...; - В окне: Кодовая страница таблиц информационной базы выберите такую же кодовую таблицу, которая установлена в системе; - ОК ; - Сервис Þ 1С:Предприятие. Для сохранения информации, накопленной в системе 1С:Предприятие, предназначено архивирование данных. При архивирование сохраняется информация из Справочников, Документов на текущий момент. Бланки Регламентированных отчетов и сами отчеты в архив не сохраняются. Сохранение данных: - Загрузить Конфигуратор нужной базы; - Закрыть 1С:Предприятие; - Закрыть все окна Конфигуратора; - Администрирование Þ Сохранить данные;
- Сохранять в: Указать путь к архиву ТекущаяДата.zip; - Сохранить Þ ОК Þ Закрыть . После архивирования сохраненные данные, в виде архива ТекущаяДата.zip можно переносить с компьютера на компьютер или хранить на компьютере как резервную копию. Использую внешние архиваторы WinRar или WinZip архив можно разбить на тома и перенести с компьютера на компьютер на дискете. При необходимости данные из архива можно восстановить. При этом вся информация хранящаяся в базе на данный момент будет заменена на информацию из архива. Восстановление данных: - Загрузить Конфигуратор для базы, которую нужно заменить или для пустой папки, где будет находиться база; - Администрирование Þ Восстановить данные; - Восстанавливать из Архива: указать путь к архивному файлу ТекущаяДата.zip; - Восстановить Þ Да Þ Завершить Þ Закрыть. 8.2.2 Дополнительные возможности 1С:Предприятия Сервис Þ Монитор пользователей Þ Активные пользователи Отображает список пользователей, работающих в настоящий момент с текущей информационной базой, режим подключения к базе, адрес компьютера с которого подключен пользователь. В нижней части окна выводится количество подключений, то есть количество работающих пользователей с учетом различных режимов запуска. Сервис Þ Монитор пользователей Þ Журнал регистрации Журнал регистрации содержит список событий. Под событием понимается запись, сделанная системой в журнале регистрации в процессе какого-либо действия пользователя. Например, событием может являться подключение пользователя к системе, то есть запуск пользователем 1С:Предприятия, также событиями будут являться запись документа, проведение документа, изменение справочника и т. д. Каждая строка списка соответствует отдельному событию, записанному в журнал регистрации. Сервис Þ Временная блокировка Сервис Временная блокировка предназначен для того, чтобы пользователь мог отойти от компьютера на некоторое время, не выходя из системы 1С:Предприятия, и при этом никто не мог бы выполнить каких-либо действий в его отсутствие в работающей системе. Для снятия блокировки требуется ввести пароль того пользователя, который будет указан в диалоговом окне. Сервис Þ Обработка документов Обработка предназначена для выполнения определенных действий над группой документов (операций), отобранных по некоторым признакам, а также для формирования реестра документов. Назначение полей Обработка документов:
- Период с: ... по: ...: интервал, в котором будут выполняться действия над документами и операциями; - Виды документов для выбора: наименование всех документов, существующих в конфигурации; - Виды обрабатываемых документов: виды документов, над которыми предполагается произвести определенные действия (Переносить документы из одного списка в другой можно с помощью двойного щелчка мыши или с помощью кнопок <-, ->, <<=, =>>); - Поля Обрабатывать документы по фирме, Обрабатывать документы по контрагенту, Комментарий документа включает строку, Содержание операции включает строку предназначены для наложения дополнительного фильтра на условия поиска; - Обрабатывать документы: включает признак обработки только проведенных/непроведенных, помеченных/непомеченных на удаление или же всех документов; Отобрав документы с помощью реквизитов, перечисленных выше, можно либо Сформировать реестр, либо Выполнить над ними одну из Обработок. Реквизит Обработка может включать следующие действия: - выключение/включение операции по документу; - проведение (перепроведение)/отмена проведения документа; - пометка/отмена пометки на удаление. Реестр содержит список документов за указанный период в соответствии с установленными условиями. Для каждого документа выводится дата, вид документа, номер документа, общая сумма документа, а также дополнительная информация, характеризующая документ. Реестр можно сохранить в виде файла MS Excel: - Файл Þ Сохранить как...; - Папка: куда сохраняем; - Имя файла: под каким именем; - Тип файла: Таблица Excel (*.xls); - Сохранить. Операции Þ Обработка Þ Дерево документов Данная обработка позволяет сформировать дерево подчиненности документов. Дерево документов также может вызываться из Журнала документов: - Журналы Þ Полный журнал; - Выделить документ, для которого необходимо посмотреть дерево; - Дерево. или - Сервис Þ Дерево подчиненных документов; - Выберите документ: документ для просмотра дерева;
- Сформировать. 8.2.3 Установка параметров Сервис Þ Параметры Параметры предназначены для настройки работы различных режимов программы для конкретного пользователя. Параметры запоминаются при окончании работы с программой и автоматически устанавливаются при следующем запуске системы. Общие: используются для установки рабочей даты, числа цифр года в представлении даты, вид калькулятора (формульный или числовой), режим открытия объектов (редактирование или просмотр). Текст: предназначен для управления встроенным текстовым редактором и используется в режиме Конфигуратора. Интерфейс: позволяет изменить экранные шрифты и задать расположение панелей инструментов в окнах. Журналы: устанавливает интервала видимости записей в журналах документов. Оперативный учет: устанавливает порядок записи и проведения документов в системе 1С:Предприятие. Если включена опция þ Новые документы записывать с текущим временем, то при записи нового документа не будет возможности ввести документ “задним числом”, документ будет записан со временем, считанным из системных часов в момент записи. Расчет: устанавливает способ вывода записей в журналы расчетов. Бухгалтерия: позволяет выбрать план счетов. Операция: влияет на работу программы при вводе бухгалтерских операций вручную (Документы Þ Операция). þ Проверять проводки при записи операции проверяет соответствие введенной операции списку корректных проводок (Операции Þ Корректные проводки), который создается администратором системы или главным бухгалтером. Бухгалтерские итоги: устанавливает основной период получения бухгалтерских итогов (Операции Þ Управления бухгалтерскими итогами). Монитор: влияет на параметры отображения Активных пользователей и Журнала регистрации. Сервис Þ Панели инструментов Дает доступ к созданию и изменению состава, а так же изменению расположения панелей инструментов. Панель инструментов дублирует команды меню.