S:t Tomas i Filipstad har ett nytt system för sin administration

Text: Björn stenemo

För något år sedan fick brödraföreningen S:t Tomas i Filipstad möjligheten att prova en modern kassaterminal för att hantera betalningar vid sammankomster; för övrigt samma system som framgångsrikt används av logerna i Karlstad. Systemet är kopplat mot ekonomisystemet och gör att administrationen blir betydligt enklare.

Tidigare räknades kassan för hand, bokföring skedde manuellt. men med det nya systemet är s:t Tomas administration digitaliserad och det mesta sker automatiskt.

– Allt är klart samtidigt som du låser dörren för kvällen, säger Jens Tömmernes, skattmästare i brödraföreningen. varför digitaliserar föreningen sina intäkts- och utgiftsflöden genom hög grad av automation?

Ett övergripande mål är att:

• Ta bort kontanthantering.

• automatisera löpande redovisning så långt som möjligt.

• distansarbete för avstämningar med mera.

Kopplat till ekonomisystemet

Det är ett standardiserat molnbaserat ekonomisystem som automatiserar stora delar av bokföringen med bankkoppling. det är även ett leverantörsfakturahanteringssystem som möjliggör skanning av leverantörsfakturor och alternativt fakturascanningscentral. det är dessutom ett molnbaserat attestsystem.

Systemet innehåller även ett kassa- och betalsystem och har en åtta tums pekskärm, en betalkortsterminal och swish med Qr-kod. dessutom finns en komplett integration med ekonomisystem vilket bokför dagskassor helt automatiskt. Även distansarbete för avstämningar och utbetalningar, med mera, är möjliga.

När en betalning genomförs registreras försäljningen i detalj. systemet separerar köp av mat, vin, caritasbongar med mera. därefter bokförs köpet automatiskt. i loger och brödraföreningar med reception kan även receptionsavgiften erläggas direkt vid ankomsten. detta är möjligt tack vare att kassan är kopplad direkt till ekonomisystemet. det är i ekonomisystemet som alla avgifter hanteras.

– Det är en fördel att ha all information samlad på en plats. du får överblick och det är förstås en trygghet. men största vinsten är tiden du sparar när allt är digitalt, säger Jens Tömmernes.

Fredrik Jansson visar teminalen för Mikael Lindström.

Mobil kassa

Systemet är litet och enkelt att sköta. varje användare kan ha sin egen inloggning och tilldelas olika behörigheter.

– Kassan är mobil och ser ut som en läsplatta. ena stunden kan vi ta betalt vid entrén, nästa i baren och senare vid middagsbordet. Betalning sker via en trådlöst kortterminal eller med swish.

Brödraföreningen s:t Tomas månar om traditioner, men är inte främmande för nymodigheter som förenklar arbetet,

– Den största vinsten är att vi slipper kontanthanteringen. Tidigare fick vi åka till Karlstad eller Kristinehamn för att sätta in pengarna. en annan fördel är att den redovisning som skatteverket och alkoholkontrollanterna vill se redan är klar, säger Henrik Jansson, ordförande i föreningen. X