ONZE MEDEWERKERS ZIJN BEST TEVREDEN …

Van 12 mei tot 2 juni 2022 werden alle medewerkers van De Kiem voor de vierde maal via een online vragenlijst bevraagd over hun tevredenheid in de job. Ze zijn best tevreden, mogen we wel zeggen…

Situering

Een tevredenheidsonderzoek bij alle medewerkers van De Kiem gebeurt om de vijf jaar. De bevraging gebeurt telkens in het jaar voorafgaand aan een nieuwe beleidsperiode, zodat we opmerkingen en verbeterpunten kunnen meenemen in het beleidsplan voor de volgende vijf jaar. Dat we de bevraging in dezelfde vorm nu al voor de vierde keer doen, laat toe om voorzichtige vergelijkingen te maken. Voorzichtig, aangezien de samenstelling van de bevraagde subgroepen natuurlijk verandert en er heel wat medewerkers zijn bijgekomen (door de opstart van nieuwe ambulante centra bv.).

68 medewerkers vulden de vragenlijst in: 26% werkt minder dan 2 jaar in De Kiem, 25% tussen de 2 en 10 jaar; 24% tussen de 10 en 20 jaar en 25% meer dan 20 jaar.

Methodiek

Voor de organisatie van de medewerkersbevraging deden we opnieuw een beroep op de expertise van Jo De Grave van De Grave Consulting & Partners, die dergelijke onderzoeken vaak uitvoert in verschillende settings binnen de sociale sector. Er werd gekozen voor een anonieme online bevraging, wat een snelle verwerking van de resultaten mogelijk maakt. We ontvangen vervolgens telkens een lijvig rapport met een beschrijving van de resultaten zowel over het geheel van de organisatie als per team. Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle aspecten waarover de medewerkers van De Kiem hun waardering en bedenkingen konden uiten. Per deelaspect werd ook een open vraag naar verbetersuggesties toegevoegd. Deze aspecten werden in 2009, 2012 en 2017 reeds op dezelfde manier bevraagd.

Tabel 2 geeft een overzicht van het aantal personen per deelgroep die in 2009, 2012, 2017 en 2022 werden bevraagd. In 2022 werden de deelgroepen onthaalafdeling en TG/Tipi samengevoegd, aangezien beide afdelingen nu ressorteren onder dezelfde verantwoordelijke en we medewerkers regelmatiger inzet- ten in beide teams. In de voorbije vijf jaar werden het ambulant centrum te Ninove en Dendermonde opgestart en werd ook het aantal preventiewerkers uitgebreid, wat het stijgend aantal respondenten voor deze deelgroep verklaart. Enige voorzichtigheid is daarom aangewezen bij vergelijking van de tevredenheidsbevraging met de vorige editie(s).

In 2009 haalden we een respons-rate van 95,65 %, in 2012 ging dit om 89,09 %, in 2017 om 96,5 % en nu haalden we een respons-rate van 93,15%, wat we representatief kunnen noemen voor de volledige equipe.

84 % van de respondenten vindt de gebruikte methode voor het tevredenheidsonderzoek nog steeds vatbaar voor herhaling.

Belangrijkste

Tevredenheidsfactoren

Per team werden de globale en specifieke resultaten nabesproken en er werd samen nagedacht over algemene en specifieke verbeterprioriteiten en –acties. Het spreekt voor zich dat we in deze bijdrage niet zullen ingaan op alle details van het interne tevredenheidsonderzoek. Een aantal hoofdlijnen over de globale resultaten kunnen we echter wel toelichten. Een vergelijking van de scores van 2017 en 2022 levert onderstaande top 10-scores voor de huidige bevraging op.

Opvallend hierbij is dat de tevredenheid over de rechtstreeks leidinggevende en over de samenwerking en het werkklimaat duidelijk is gestegen. Onderstaande grafieken maken dit heel duidelijk.

Ook de tevredenheid over het jaarlijks functioneringsgesprek, het twee/driejaarlijks evaluatiegesprek en de intervisie is gestegen. Daarom behouden we deze methodieken voor de komende vijf jaar.

Aandachtspunten en verbeteracties

Maken we een analyse van de laagste scores en de scores waar er sprake is van een lichte achteruitgang tegenover 2017, dan kunnen we volgende conclusies trekken.

De mate waarin medewerkers aangeven op de hoogte te zijn van beleidsaspecten blijft lager scoren dan andere deelaspecten, maar de scores gaan wel in stijgende lijn. We blijven hier inzetten op het informeren van medewerkers via persoonlijke nieuwsbrieven en personeelsvergaderingen. In ieder team wordt ook systematisch teruggekoppeld welke agendapunten binnen het beleidsteam werden besproken.

Wat infrastructuur en hulpmiddelen en de fysieke werkomgeving betreft gaan we er eerder op achteruit. Vooral het vlug herstellen van gemelde defecten vormt een pijnpunt en de accommodatie in sommige ambulante centra scoort nog onvoldoende. Beide aspecten werden opgenomen in ons volgend vijfjarenplan. Het ambulant centrum te Gent wondt momenteel gerenoveerd, er staan verfwerken in Ronse en Geraardsbergen gepland en er wordt nu nagedacht over een beter en duidelijker systeem om defecten te melden en karweien en projecten te plannen met een duidelijk terugkoppeling naar de medewerkers.

Verder vermelden we hier nog dat de terugkoppeling inzake gevolgde bijscholingen en opleidingen naar het team en de organisatie beter moet.

Rechtstreeks leidingevende Samenwerking en werkklimaat

21.1. Mijn rechtstreeks leidinggevende steunt mij voldoende in het goed uitvoeren van mijn werkzaamheden

21.2. Mijn rechtstreeks leidinggevende houdt mij goed op de hoogte van zaken & ontwikkelingen die mijn werk betreffen

21.3. Mijn rechtstreeks leidinggevende staat open voor problemen, suggesties of klachten betreffende mijn werk

21.4. Mijn rechtstreeks leidinggevende weet wat er leeft in het team/de leefgroep/ de afdeling

21.5. Mijn rechtstreeks leidinggevende zoekt oplossingen voor problemen

21.6. Mijn rechtstreeks leidinggevende is bereikbaar wanneer ik hem/haar nodig heb

21.7. Mijn rechtstreeks leidinggevende behandelt vragen binnen een redelijke termijn

21.8. Mijn rechtstreeks leidinggevende toont waardering voor de dingen die ik goed doe

21.9. Mijn rechtstreeks leidinggevende komt afspraken na

21.10. De info die ik krijg van mijn rechtstreeks leidinggevende is duidelijk, helder en voorkomt misverstanden

Weet je voldoende over het beleid?

16.1. opdrachtverklaring (waarden, cliëntvisie, behandelingsmodel,…)

16.2. personeelsbeleid

16.3. extern beleid (samenwerking, netwerkvorming,…)

16.4. financieel en administratief beleid

16.5. beheer van infrastructuur

16.6. preventie- en veiligheidsbeleid

16.7. diversiteitsbeleid

16.8. kwaliteits- en innovatiebeleid (kwaliteitshandboek, nieuwe projecten,…)

16.9. toekomstvisie (vijfjarenplan …)

Ook hieromtrent plannen we acties in 2023. We bekijken en expliciteren hoe dit beter kan gebeuren en hoe we de expertise van medewerkers beter kunnen in beeld brengen en benutten.

Tot slot

Tot slot willen we benadrukken dat bovenstaande tendenzen de globale

32.1. Mijn eigen collega's ondersteunen mij, als ik dat vraag

32.2. Ik krijg van collega's voldoende steun die voor mijn werkzaamheden belangrijk is

32.3. De samenwerking tussen de verschillende disciplines verloopt goed

32.4. Teamwerk maakt voldoende deel uit van onze werking

32.5. Vergaderingen worden goed voorbereid, o.a. door een duidelijke agenda vooraf en verslag achteraf

32.6. De taakafspraken op vergaderingen worden nadien systematisch en efficiënt opgevolgd

33.1. Ik werk graag samen met mijn collega's/teamgenoten

33.2. Mijn collega's hebben respect voor mijn werk

33.3. Onderlinge conflicten en spanningen op het werk worden goed uitgepraat

33.4. Ik vind mijn werk en de werkomgeving stimulerend

Scores 2017 (lichtblauw) vs. 2022 (donkerblauw)

Infrastructuur & hulpmiddelen

35. Ik krijg voldoende materiële hulpmiddelen/werkinstrumenten om mijn werk kwalitatief uit te voeren

37.1. Er is een goed onderhoud van de beschikbare materialen / instrumenten

37.2. Gemelde defecten worden vlug hersteld

37.3. De toegankelijkheid van de lokalen is goed geregeld

37.4. De beschikbaarheid van materialen is goed geregeld

37.5. De ligging en schikking van lokalen is afgestemd op een goede werking

37.6. Er is bereikbare en voldoende parkeerruimte resultaten betreft. Het spreekt voor zich dat de resultaten van een bepaalde subgroep hiervan kunnen afwijken. Het komt er echter niet op aan teams in deze met elkaar te vergelijken, maar om in ieder team samen op zoek te gaan naar wat er kan gebeuren om een en ander te verbeteren. Ieder team beschikt dan ook enkel over het globale rapport en het eigen subgroep-rapport.

In het najaar werden deze rapporten per team besproken, wat resulteerde in het formuleren van quick wins, jaardoelen voor 2023 en meerjarendoelen voor de komende nieuwe beleidsperiode 20232027.

Calle, Beleidsmedewerker i.s.m. De Grave Consulting