OD KUCHNI

Bezpłatni bezcenni

ZAleksandrą Bojarską – koordynatorką pracy wolontariuszy w Teatrze Wielkim – Operze Narodowej rozmawia Klaudyna Desperat

Klaudyna Desperat: Masz 23 lata, jeszcze nie skończyłaś studiów, a już zarządzasz trzydziestoma osobami w największym teatrze w Polsce. W jaki sposób zostałaś koordynatorką wolontariuszy?

Aleksandra Bojarska: Na początku dostałam się do Teatru Wielkiego – Opery Narodowej na wolontariat i pomagałam w Centrum Promocji i Informacji. Dopiero po roku zaproponowano mi pracę w Dziale Promocji w charakterze koordynatora wolontariuszy.

Rozumiem więc, że jako były wolontariusz nie potrzebowałaś dużego przeszkolenia.

Wszystkiego nauczyłam się w praktyce, pracując wcześniej jako wolontariuszka. Przez ten czas dowiedziałam się, jak wygląda praca w tym dziale, współpracowałam z poprzednimi koordynatorami.

Często musisz być przy stanowisku pracy czy jest to funkcja pełniona zdalnie?

Mam swoje pomieszczenie, biurko, komputer. Dzielę to miejsce z wolontariuszami. Pracujemy od godziny 9 do 19, ja zazwyczaj zostaję do końca spektakli, chociaż czasem wychodzę wcześniej – wtedy zostawiam im zadania. Najczęściej jednak pilnuję wszystkiego na miejscu.

A le ks an d ra B ojar sk a , fo t . z arch . T ea t ru W iel k ie g o – O p ery N aro d owej

Jako szefowa wolontariuszy wydajesz tylko polecenia czy może też prowadzisz rozmowy kwalifikacyjne, przygotowujesz do pracy?

Zajmuję się tym wszystkim. Wysyłam ogłoszenia o poszukiwaniu wolontariuszy, otrzymuję CV i listy motywacyjne, analizuję je, prowadzę rozmowy kwalifikacyjne, wybieram grupę, prowadzę szkolenia, oprowadzam ich po teatrze…

Jak wyglądają pierwsze dni pracy?

Wolontariusze przychodzą na pierwsze dyżury, poznają swoje obowiązki i dopiero wtedy zaczynają pracę. Przechodzą szkolenie BHP i przeciwpożarowe. Teatr jest bardzo sformalizowaną instytucją, każdy wolontariusz ma oddzielną umowę, najpierw na miesięczny okres próbny, a gdy się sprawdzi, to otrzymuje umowę na trzy miesiące. Inną umowę mają wolontariusze, inną praktykanci…

Aby pracować na takim stanowisku, trzeba lubić działanie z ludźmi. Jakie dodatkowe umiejętności przydatne w tej pracy posiadasz?

Uwielbiam organizować. Myślę też, że jestem odpowiedzialna: jak dostaję jakieś zadanie, to chcę je zrealizować w stu procentach. Mam też spore doświadczenie – pierwszy rok pracy w teatrze wiele mnie nauczył. Pomaga mi też wsparcie kolegów z działu marketingu oraz mojej szefowej zarządzającej tym działem.

Pewnie nie jest łatwo zapanować nad wszystkimi. Nie masz problemu z – nazwijmy to – ambicjami wolontariuszy?

Oczywiście. Ja na początku dostałam pracę jako bileterka w Dziale Obsługi Widzów (to najczęstsza forma zatrudniania byłych wolontariuszy), a dopiero potem jako koordynator. Nadal pracuję na obu stanowiskach. Kilka osób z ekipy, z którą pracowałam od początku, również otrzymało zatrudnienie. I chociaż akurat w ostatnim roku mało osób awansowało, to kilka sezonów temu takie sytuacje zdarzały się częściej. Jeden chłopak po wolontariacie dostał pracę w marketingu i zajmuje się sponsoringiem. Inny otrzymał zatrudnienie w Polskim Balecie Narodowym jako asystent dyrektora, ktoś inny zajmuje się tłumaczeniami.

Zdarzają się problemy. Trudno zyskać respekt. Studentom i absolwentom niełatwo jest postrzegać mnie jako swojego szefa, kogoś, kto może wydawać polecenia – w końcu jesteśmy w podobnym wieku. Jednak spędzamy ze sobą tak dużo czasu, że zaczynamy się ze sobą przyjaźnić, a wtedy łatwiej im jest mnie zrozumieć.

Nie jest tajemnicą, że sytuacja na rynku pracy nie jest łatwa, zwłaszcza dla studentów kierunków humanistycznych, którzy chcą znaleźć zatrudnienie w zawodzie. Czy wolontariusze mówią wprost, że liczą na zatrudnienie dzięki zdobytym umiejętnościom i znajomościom zawiązanym wtrakcie darmowej pracy?

Większość liczy na awans, ale tylko niektórzy mówią o tym wprost. Raczej unikają wykładania kawy na ławę i czekają na obrót wydarzeń. Z drugiej strony jest też duża grupa ludzi, którzy przychodzą, żeby nauczyć się czegoś o marketingu, żeby pobyć w tym miejscu, zobaczyć, jak wygląda praca z artystami baletu. Są też tacy, którzy przychodzą dla dobrego towarzystwa, żeby sobie posiedzieć i trochę poplotkować.

W jaki sposób monitorujesz działania wolontariuszy?

Mają dość dużo swobody, ale jednak staram się nad wszystkim czuwać. Jeżeli wychodzę przed końcem ich dyżuru, wysyłają mi mailowo raport. Mamy taki zeszyt, w którym wpisujemy, co zrobiła jedna zmiana i co ma zrobić druga. Prowadzimy specjalny dziennik wolontariuszy – wszystko jest ustrukturyzowane. Pracując jako bileterka, jestem praktycznie cały czas na miejscu. Mogą mnie więc złapać wieczorem, opowiedzieć, co się działo i co zrobili danego dnia.

Żeby stworzyć skuteczną grupę zadowolonych ze swej działalności pracowników, trzeba zrozumieć ich potrzeby. Jakie mają potrzeby wasi wolontariusze?

Na pewno mają potrzebę docenienia ich pracy. Wydaje mi się, że praca z wolontariuszami ogólnie tego wymaga, bo jednak są to osoby, które pracują za darmo. Trzeba ich doceniać w sposób pozafinansowy, na przykład podkreślając ważność pracy, którą wykonują – muszą wiedzieć, że są potrzebni w tej instytucji. Co miesiąc mamy spotkania, na których podsumowujemy

nasze działania, mówimy, kto był najbardziej aktywną osobą w danym miesiącu, kto uczestniczył w największej liczbie wydarzeń. Na tych spotkaniach doceniamy najbardziej zaangażowanych, ale też mówimy, co było źle w danym miesiącu. Każdy dostaje feedback i myślę, że to ich bardzo motywuje. Zapewniamy też możliwość przyjścia na spektakl, na imprezę czy na bankiet, uczestnictwo w próbach medialnych, co akurat jest bardzo ciekawe, bo mogą zobaczyć spektakl przed premierą. Ponadto mają oczywiście ubezpieczenie zdrowotne. Na koniec sezonu wypisujemy rekomendacje – każdy wolontariusz otrzymuje osobisty list na temat tego, jakimi cechami się odznaczał, co zdziałał w teatrze, jakie umiejętności nabył. Ten list jest podpisany przez dyrektora naczelnego Waldemara Dąbrowskiego,

Mówisz, że w dzisiejszych czasach wolontariusze przestali parzyć kawę. Co więc konkretnie robią wasi ochotnicy?

Trudno określić, czym się dokładnie zajmujemy, gdyż każdy dzień przynosi nowe zadania. Niezmiennie dystrybuujemy materiały reklamowe: ulotki, z-cardy (repertuary Opery), pocztówki, rozwieszamy plakaty. Pomagamy także w organizacji konferencji prasowych i prób medialnych. Organizujemy imprezy edukacyjne dla dzieci. Robimy research baz dystrybucji i monitoring mediów. Pracujemy przede wszystkim w dziale marketingu, ale jesteśmy również do dyspozycji innych działów.

Wolontariusze Teatru, fot. z arch. Teatru Wielkieg o – Opery Narod owej

więc jak wolontariusz będzie szukał pracy, może to być dla niego dokumentem poświadczającym zdobyte doświadczenie.

Nazwa wolontariatu pochodzi od łacińskiego voluntas. Oznacza wolną wolę, samodzielnie podjętą decyzję lub indywidualny wybór. Czy to całkiem wolna wola? A może czują nacisk, wiedzą, że odbycie wolontariatu stało się konieczne, potrzebują praktyk, zaświadczenia, wpisu do CV?

Myślę, że jest to jednak wolna wola. Znam oczywiście dużo osób, które uważają, że wolontariat jest wyzyskiem. Ja uważam, że wolontariat, staż czy praktyki są ważne, bo trudno po studiach, gdy się nic nie robiło przez pięć lat, dostać dobrą pracę, a nawet jakąkolwiek sensowną pracę. Pracodawcy wymagają doświadczenia i to jest zrozumiałe. Teraz w Warszawie jest tyle możliwości odbycia różnych ciekawych wolontariatów i naprawdę odchodzi się od podejścia, że wolontariusz parzy kawę i kseruje materiały. Oczywiście, wolontariusze przychodzą do nas świadomie, chcą mieć ten wpis w CV, ale nie mam poczucia, że traktują to jako jedyny powód. Raczej robią to dla siebie.

Wolontariusze są jakoś podzieleni czy wszyscy razem wykonują wspólną pracę?

Wykonują zadania podczas dyżurów, na których jest jednocześnie 4-5 osób. Dodatkowo mamy program teamów kreatywnych, wolontariusze są podzieleni na grupy, każda ma swojego lidera. Do każdej naszej premiery przygotowują niestandardowe kampanie marketingowe. Teamy mają prezentację przed całym działem marketingu, a członkowie wygranej drużyny otrzymują bilety na premierę i zaproszenie na bankiet.

Czy są jakieś specjalne strategie pozyskiwania wolontariuszy?

Przede wszystkim Teatr Wielki – Opera Narodowa ma swój fanpage, więc tam dajemy ogłoszenia. Współpracujemy z różnymi instytucjami, przede wszystkim studenckimi, jak samorząd UW, SGH, UKSW, Politechniki Warszawskiej, wysyłamy im ogłoszenie i oni je wieszają na uczelniach, na swoich fanpage’ach. Ale też umieszczamy informacje na różnych portalach internetowych.

Oczywiście nie przyjmujemy wszystkich. Zawsze zostaje kilka osób z poprzedniego sezonu, które nadal chcą współpracować, a dopiero pozostałe miejsca obstawiamy nowymi osobami. Pamiętam taką rekrutację, do której zgłosiło się 70 osób, a mieliśmy 20 miejsc… Doświadczenie jest atutem, ale nie kierujemy się tylko nim – przychodzą też osoby, które w ogóle go nie posiadają. W końcu wolontariat ma być szansą na jego pozyskanie.

A ty posiadałaś jakieś doświadczenie przed swoją przygodą z Operą?

Zerowe. Przyjechałam z małego miasta na Podkarpaciu, nigdy nie byłam na żadnej operze, a zapytano mnie o to. Opowiedziałam o sobie, czym się interesuję i się dostałam. Rozmowa jest bardzo ważna. Oczywiście ktoś może się stresować i to też bierzemy pod uwagę, ale najbardziej w tym momencie liczy się nasza intuicja. Osoba, która nie ma żadnego doświadczenia, często przychodzi i jest tak zafascynowana tym, że może pomagać w takim miejscu, że czasami pracuje lepiej niż osoba z wielkim doświadczeniem, znająca trzy języki.

Myślę o tym, jak smutne musi być, gdy ktoś nie zostaje przyjęty nawet do darmowej pracy…

Teraz jest taki świat… Nie możemy przyjąć siedemdziesięciu osób, bo mamy ubezpieczenie tylko dla dwudziestu pięciu. Obecnie do każdej pracy, nawet do wolontariatu, prowadzone są rekrutacje.

Czy wolontariusze muszą sprostać trudnym sytuacjom?

Na co dzień jest mnóstwo takich zdarzeń. Głównym zadaniem Centrum Promocji i Informacji jest właśnie udzielanie informacji. Mamy taki punkt w Operze, w którym zawsze dyżurujemy, to nasze miejsce, tam mogą przyjść widzowie i zapytać o spektakl, dowiedzieć się, jakie są ceny biletów, zapytać o streszczenie, obsadę, czy to jest spektakl odpowiedni dla dzieci, czy to jest wersja współczesna, czy klasyczna. To bardzo duża wiedza, wolontariusze oczywiście nabywają ją powoli, wraz z oglądaniem spektakli. Często przychodzą widzowie, którzy denerwują się na coś i te pretensje wylewają na wolontariuszy, bo są to pierwsze osoby, z którymi mogą na ten temat porozmawiać.

Co ich tak denerwuje?

Denerwują się, że tak, a nie inaczej skonstruowany jest repertuar, że nie ma w tym sezonie Traviaty, że akustyka jest zła, że dana śpiewaczka miała śpiewać, a akurat się rozchorowała, że parking nie działa, że były korki na mieście. Niektórzy zachowują się niekulturalnie, ale wolontariusz powinien sprostać sytuacji, odpowiadać rzetelnie i trzymać nerwy na wodzy.

Oto wpis na fanpage Spotkań Teatrów Narodowych STN 2013, organizowanych przez Teatr Narodowy: „Wymagana znajomość minimum jednego języka obcego (niemiecki, litewski, szwedzki, rosyjski oraz dodatkowo angielski)”. Czy to nie za duże wymagania jak na wolontariuszy?

Młodzi ludzie mają teraz coraz większe doświadczenie i umiejętności. Na rozmowy rekrutacyjne przychodzą osoby znające cztery języki, w tym np. arabski, chiński, szwedzki, fiński… Z jednej strony jest to przesada, bo jednak ludzie z takimi umiejętnościami powinni być bardziej doceniani, powinna to być praca płatna – w końcu pracują w roli wyszkolonego tłumacza. Oczywiście są osoby, które mają te dodatkowe umiejętności, ale i tak chcą zdobyć nowe doświadczenie. Bardzo dużo osób chce pomagać w instytucjach kultury czy charytatywnych, daje im to poczucie przynależności, biorą udział w czymś większym, ambitnym, sensownym, działają dla wspólnego dobra.

Wyobraź sobie taką sytuację: wolontariusze protestują, odmawiają pomocy. Jak wygląda teatr? Czy ktoś byłby w stanie przejąć ich obowiązki?

Wątpię – byłoby to bardzo trudne. Wyglądałoby to tak, że wszystkie zadania dostałabym ja i moja koleżanka, i my musiałybyśmy to udźwignąć. Dużo zadań pojawia się w trakcie pracy i wolontariusze często pomagają na ostatnią chwilę. Na przykład zaczyna się spektakl i coś trzeba szybko zrobić – przygotować programy, poprawić w nich błędy; czasami to jest praca pilna i bardzo ważna. Bez nich byłoby to naprawdę trudne…

Czy dochodzi do integracji między wolontariuszami a tobą lub innymi pracownikami teatru? Nawiązujecie znajomości pozazawodowe? Chodzicie razem do teatru?

Wolontariusze bardzo mocno integrują się ze sobą. Spędzają mnóstwo czasu w operze, robi się taka minirodzina. Spotykają się, chodzą razem na spektakle, na obiady do opery, czasami ktoś przychodzi dodatkowo, bo wie, że ktoś inny jest na dyżurze i chce się z nim spotkać.

Miłości, przyjaźnie…?

Tak! Nawet zaskoczyło mnie to, że na tak dużą skalę. Teraz między mną a wolontariuszami jest trochę inna relacja. Lubimy się, przyjaźnimy, ale poza pracą raczej się nie spotykamy, bo jednak jest ten podział szef – pracownik. Jednak jak ja byłam na wolontariacie, to się też

5 grudnia – czy wiesz, co to za dzień?

Ba! To Międzynarodowy Dzień Wolontariatu. W naszym teatrze obchodzimy ten dzień, nie przechodzimy obok tego obojętnie. I co, już koniec? Mogę o tym mówić i mówić. Naprawdę jestem bardzo wkręcona w moją pracę. Siedzimy teraz w innym teatrze, a ja ciągle myślami jestem w naszym punkcie w Operze, przy moich wolontariuszach.

Wolontariusze Teatru, fot. z arch. Teatru Wielkieg o – Opery Narod owej