Marjon Nooter, Interne Bedrijven
Andrea Berghuizen, Directiesecretaris
Imane Alhaddadi, Assistent directeur IB
Wim Velema, Hoofd Staf
Interne Bedrijven Facilitair en Huisvesting
onderdelen het primaire proces onder-
Goede basisdienstverlening
Financiën
steunen en adviseren. Door ze te
Binnen de diensten en producten die
Human Resource Management
bundelen in één organisatieonderdeel
ieder intern bedrijf aanbiedt, bestaat
Informatievoorzieningen
kunnen we beter en makkelijker samen-
een onderscheid tussen basisdienstver-
Juridische zaken
werken. En soms ook standaardiseren.
lening en advies of projecten. Onder
Onderzoek
Hierdoor besparen we op de kosten.
de basisdienstverlening vallen alle
Projectmanagementbureau
producten van IB die standaard worden Productencatalogus
geleverd, zoals bijvoorbeeld je werk-
De krachten op het gebied van bedrijfs-
In totaal werken er ruim 800 mensen bij
De tien interne bedrijven hebben ieder
plek, vergaderfaciliteiten en de website
voering zijn gebundeld in Interne
IB. We werken voor de hele gemeentelij-
hun eigen inhoudelijke focus. Per
www.utrecht.nl. Dit gaat over een heel
Bedrijven (IB). Misschien al een bekende
ke organisatie: voor het bestuur, concern
intern bedrijf zijn de producten terug
breed assortiment aan producten en
naam, maar de invulling en werkwijze
en de organisatieonderdelen. En waar
te vinden in de Productencatalogus.
activiteiten. Eén keer per jaar wordt
zijn op een aantal terreinen veranderd.
mogelijk werken we ook voor externe
Deze producten- en dienstencatalogus
de basisdienstverlening vastgesteld.
Interne Bedrijven bestaat uit tien
partijen, bijvoorbeeld hosting van data
wordt jaarlijks aangepast, op basis van
De opdrachtgever voor de basisdienst-
onderdelen:
voor Waternet en de provincie Utrecht en
de ontwikkelingen, wensen van de
verlening is de directieraad.
inkoopadvies voor De Bilt.
klant, de technische mogelijkheden en
De (financiële) omvang van de basis-
de beschikbare financiën.
dienstverlening is gekoppeld aan de
Automatisering Communicatiebureau
De reden waarom juist deze tien onder-
Concerninkoop
delen bij elkaar zijn gezet is dat alle
omvang van de organisatie.
Verbeteren Bij de organisatievernieuwing zijn afspraken gemaakt over het continu verbeteren van de bedrijfsvoering
“Het leveren van een goede service aan klanten is topprioriteit.”
en een grote efficiencytaakstelling bij
Samenwerking
om zaken als klantgerichtheid, het
de overhead. Met 60 projecten werken
Vanuit IB werken we met verschillende
synchroniseren van digitale kanalen en
we aan deze opdracht. IB en de BCS
partijen samen. Met het primaire
het zorgen voor herkenbare benade-
zijn samen verantwoordelijk voor deze
proces, met de BCS en binnen IB zelf.
ring. In dat kader is het voor ons van
opgaven. Deze afspraken worden
Binnen IB valt er door samenwerking
belang om te weten wat jullie van onze
geborgd binnen het programma
winst te boeken: in de ontzorging van
dienstverlening vinden. Vragen, issues,
Bedrijfsvoering. Voor meer informatie
de klant, een betere dienstverlening en
nieuwe wensen, IB brede aangelegen-
kun je terecht op intranet of je kunt je
financiële voordelen. Vaak betekent dat
heden, complimenten; we horen ze
inschrijven voor de nieuwsbrief
aanhaken bij de nieuwste technologie,
graag. Je kunt hiervoor terecht bij de
Bedrijfsvoering via
soms is het een kwestie van de coördi-
verschillende servicedesks. Mocht dat
programmabedrijfsvoering@utrecht.nl.
natie intern goed regelen. Een voor-
niet het gewenste effect hebben, dan
beeld hiervan is de werkwijze voor het
kun je terecht bij onze klachtencoör-
Advies op maat
registreren van nieuwe medewerkers.
dinator. Ook organiseren we regel-
Voor advisering en projecten is
Eén melding moet genoeg zijn voor het
matig klanttevredenheids
de opdrachtgever het afnemend
regelen van een werkplek en registratie
onderzoeken. Dan horen we graag
organisatieonderdeel. Het gaat veelal
in personeelsinformatiesysteem. En is
wat jij van onze dienstverlening
om maatwerk, denk aan project
de hulp van IB nodig bij een reorganisa-
vindt. Daarnaast zijn er voor de
management, het uitvoeren van
tie? Wij zorgen voor één aanspreekpunt
IRM’ers vaste aanspreekpunten
onderzoek of het inhuren van
voor heel IB.
binnen IB. Én wordt er jaarlijks een
juridische expertise.
aantal malen gedebatteerd met de Optimaliseren
IRM’ers over de bedrijfsvoering op de
Het leveren van een goede service aan
zogenaamde bedrijfsvloer.
klanten is topprioriteit. Het gaat dan
Wist je dat IB in 2012 Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius simus id qui ant Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius
Wist je dat Auto Utrecht in 2012 90.000 meldingen (webformulieren, mails en telefoontjes) heeft aangenomen. 5400 accounts heeft onderhouden. De automatisering voor bijna 250 locaties verzorgde. Miljoenen e-mails als spam filterde, dat is 80 % van alle e-mails die jaarlijks binnenkomen. Ervoor heeft gezorgd dat we met onze vaste telefoons meer dan 1,5 miljoen inkomende telefoontjes (van buiten de gemeente Utrecht) konden beantwoorden.
Henny Spelbos, Automatisering Utrecht
Automatisering Utrecht Automatisering Utrecht ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het gebruik van de ICT- diensten, zodat de rest van de organisatie zich kan richten op de kerntaken voor burgers en bedrijven. Wat wij doen
verschillende gemeentelijke vestigingen,
Vernieuwing
informatie? Dan kun je contact met
Wij ontwikkelen, leveren, installeren en
lokale netwerken en vaste telefonie.
Naast een stabiel netwerk is het
ons opnemen via het e-mailadres:
beheren wat nodig is voor de automa-
Andere werkzaamheden zijn bijvoor-
natuurlijk van het grootste belang dat
IBServicedeskautomatisering@utrecht.
tisering van de gemeente Utrecht. Het
beeld het hosten van bedrijfsapplicaties
we meegaan in nieuwe trends en
nl. Heb je een dringende vraag of is er
grootste deel van onze werkzaamheden
en dataopslag, het leveren van mobiele
ontwikkelingen. We willen aansluiten
sprake van een storing? Dan kun je ons
bestaat uit de kantoorautomatisering. Je
telefonie en Server Based Computing
bij de wensen van de klant. Door het
het beste bellen, we zijn te bereiken via
(‘thuiswerken’).
leveren van maatwerk kunnen we
het telefoonnummer 030 – 286 88 88.
“We willen aansluiten bij de wensen van de klant.”
hier op inspelen. Ook werken we mee
Langslopen mag natuurlijk ook, je kunt
Stabiel netwerk
aan een verdere standaardisatie van
ons vinden op de Vliegend Hertlaan
Eén van de hoofddoelen is om een
hardware en software en ondersteunen
1-11, begane grond kamer 0.126.
stabiele en optimaal beschikbare
we de gemeente bij de digitalisering van
ICT-infrastructuur te hebben. Dat
de gemeentelijke overheid.
betekent dat je als medewerker gebruik kunt maken van bijvoorbeeld Outlook,
Contact
moet hierbij denken aan de werkplekken
een werkende telefoonverbinding en je
Heb je vragen over een specifiek product
en serveromgeving, het datacenter, de
in Word kunt werken achter je computer.
of dienst, dan kun je hier kijken. Staat je
realisatie van de verbinding van de
vraag er niet tussen of wil je wat meer
Communicatiebureau Er is in toenemende mate sprake van een netwerksamenleving en een nog steeds groeiend gebruik van digitale en sociale media. Daar past een andere rol van de gemeente bij en daarmee een andere manier van communiceren. In plaats van het zenden van informatie, gaan we toe naar het verbinden van mensen en in plaats van participatie naar co-creatie. Communicatie is niet alleen van het Communicatiebureau, maar wordt deel van ieders werk. Slimmer commu niceren; daar ligt de komende jaren een belangrijke taak voor het Communicatiebureau.
“Eén van onze taken is het communicatiever maken van de organisatie”
faciliteren in het zelf doen. Zo is er op
kernboodschap. Besluiten en projecten
communicatiekaders,
intranet een speciale
die de boodschap ondersteunen zetten
bijvoorbeeld huisstijl
Communicatiewinkel met middelen
we nadrukkelijk in de etalage. Voor de
gemeentebrede sleutelprojecten
waarmee medewerkers van de gemeente
stad ontstaat er dan een herkenbaar
advisering van het bestuur en pers-
zelf aan de slag kunnen; van het
beeld van het beleid. Verder willen we de
maken van wijkberichten tot uitnodi-
Factor C(ommunicatie) verder de organi-
gingen. Ondersteuning vanuit het
satie inbrengen. Door communicatie
Voor maatwerk ondersteuning van de
Communicatiebureau is hierbij afhan-
eerder bij beleidsontwikkeling te betrek-
ontwikkel- en uitvoeringsorganisaties
kelijk van de complexiteit van de
ken ontstaan er communicatievere
worden aparte afspraken gemaakt.
opdracht. Het blijft maatwerk.
beleidsprocessen en is communicatie
Bij nieuwe opdrachten of projecten
minder gericht op het uitleggen ervan.
voeren we hiervoor een intakegesprek.
Organisatie communicatiever
woordvoering
maken
Slimmer communiceren
Eén van onze taken is het communi-
We gaan communicatie slimmer inzetten
Wat wij doen
Contact
catiever maken van de organisatie.
door ons meer te richten op digitale
Het Communicatiebureau levert
Voor elk organisatieonderdeel van de
We richten ons meer op strategisch
middelen en meer samenhang aan te
producten waar de hele gemeente
gemeente heeft het Communicatiebureau
advies, coaching en ondersteuning.
brengen in boodschappen. Zo richt de
gebruik van maakt:
een aanspreekpunt. Zij werken ook aan
Voor het maken van middelen gaat
collegecommunicatie zich op acht
internet, intranet, sociale media
het bureau de organisatie meer
thema’s. Die voorzien we van een
participatie en publieksdienstverlening
gemeentebrede samenhang.
Wist je dat het ComBu in 2012 00 persberichten heeft 3 verzonden. Elke dag 30 tot 50 persvragen heeft afgehandeld. Ruim 40 Factor C Sessies heeft georganiseerd. 100 wijkberichten heeft verstuurd. Ruim 20 procent op drukkosten heeft bespaard door het drukwerk centraal in te kopen.
Eelko van den Boogaard, Communicatiebureau
Concerninkoop Concerninkoop (COIN) is het centrale punt in de gemeentelijke organisatie voor inkoopstrategie, aanbesteden en contractmanagement. Concerninkoop verbindt op een strategische wijze de inkoopbehoefte van de gemeente Utrecht met de markt en benut deze verbinding maximaal. Inkoop in Utrecht
opdracht is het zo slim mogelijk
klimaat- en milieuvriendelijk inkopen,
Het inkoopvolume van de
besteden van het inkoopvolume.
het inzetten van mensen met een
gemeente is fors. Ongeveer 40 %
Jurriën Brombacher, ConcernInkoop
achterstand op de arbeidsmarkt en het
van de begroting wordt besteed
Slim inkopen betekent niet alleen het
stimuleren van lokaal ondernemer-
via overeenkomsten met andere
bereiken van de beste balans tussen
schap, het MKB en ZZP’ers. COIN
partijen. COIN levert inkoopken-
kosten en kwaliteit. Via inkoop zijn ook
adviseert over het bereiken van de
nis en -advies aan de gehele
maatschappelijke doelstellingen te
beste balans tussen alle belangen.
gemeentelijke organisatie. De
realiseren. Voorbeelden hiervan zijn
“Ongeveer 40 % van de begroting wordt besteed via overeenkomsten met andere partijen.” Wat wij doen
Strategische blik
COIN bestaat uit twee teams: tactische
Om tactische inkoop en contract
inkoop en contractmanagement. Het
management te laten slagen in de
team tactische inkoop verzorgt het
doelstellingen, is een strategische blik
proces van het ontstaan van inkoop
op het gehele inkoopvolume van de
behoefte tot het moment dat er een
gemeente van groot belang. Dit wordt
contract met een marktpartij gesloten
gedaan door inzet van strategische
wordt. Dit vindt vaak plaats door
analyse op de inkoopbewegingen uit het
Europees aanbesteden. Team tactische
verleden en onderzoek naar de trend in
inkoop staat voor ‘slim inkopen’ en
de toekomst. Door middel van strategie-
inkopen volgens de juiste kaders. Het
ën per inkooppakket wordt het inzicht
team contractmanagement staat voor
op inkoopbewegingen maximaal en
het maximaal benutten van de relatie
daarmee de mogelijkheden om tot een
met de markt. Dit doet contract
optimaal inkoopresultaat te komen.
management door te sturen op juiste uitvoering, te leren voor het vervolg
Contact
en innovatie aan te jagen.
Concerninkoop is bereikbaar per mail via concerninkoop@utrecht.nl en per telefoon via 030 – 286 05 55.
Wist je dat COIN in 2012 Meer dan 60 Europese aanbestedingen heeft begeleid. Meer dan 1.200 meldingen heeft verwerkt van inkoop trajecten met een waarde van meer dan € 10.000. Ervoor heeft gezorgd dat we gebruik maken van 100 % windenergie. Ervoor heeft gezorgd dat we 300 mensen via Social Return hebben ingezet. Bij verschillende ondernemersverenigingen in Utrecht uitleg heeft gegeven over inkoopsamenwerking.