Dos técnicas imprescindibles para conectar los planes de formación con la estrategia
Conecta estrategia y formación Roberto Corral
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Sobre el autor! Me apasiona buscar la simplicidad en cualquier ámbito de la vida. ! Y para ponerlo en práctica en las organizaciones, me he especializado en técnicas Lean, de Gestión de Procesos y de Mejora Continua.! Me gradué como Ingeniero Industrial y tuve el privilegio de aprender de los mejores de la mano de HP, empresa en la que trabajé como consultor interno y director de calidad.! ! Desde The Flow Factory, empresa de la cual que soy socio fundador, he tenido el honor de ayudar a organizaciones punteras como Alstom, HP, Louis Vuitton, Honda, Dr. Oetker, Continental, Uriach, etc. a que sus procesos sean más ágiles y simples.! Ha sido un largo camino de más de 20 años de experiencias, errores y aciertos. Son aprendizajes que me encantará compartir contigo en este libro.! ! www.theflowfactory.es! www.robertocorral.com! ! ! !
Índice! CONECTAR ESTRATEGIA Y FORMACIÓN REQUIERE DOS ACCIONES FUNDAMENTALES!
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Introducción!
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ACCIÓN 1: Conectar el proceso de la formación con el de la estrategia!
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ACCIÓN 2: Alinear los objetivos de la formación con los de la estrategia!
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! TÉCNICAS PARA CONECTAR ESTRATEGIA Y FORMACIÓN!
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Técnica 1. Mapa de Conexiones!
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Ejemplo. Mapa de Conexiones en FASI!
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Técnica 2. Disponibilidad de Capital Humano!
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Ejemplo. Disponibilidad de Capital Humano en FASI!
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CASO SYNTHON HISPANIA!
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CONCEPTOS BÁSICOS!
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Descarga de Plantillas!
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Referencias bibliográficas!
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Introducción!
Robert Kaplan y David Norton nos enseñaron en 1996, con la publicación del Cuadro de Mando Integral, la importancia de tomar en serio la formación de las personas para el éxito de la estrategia en cualquier organización y sector. Hoy en día, en pleno siglo XXI, nadie duda del papel determinante que juega el capital humano en la competitividad de las empresas. Sin embargo, la experiencia nos muestra que la falta de integración entre la estrategia y la formación es un hecho frecuente en muchas organizaciones. Es un problema grave ya que en la gran mayoría de las organizaciones, el capital humano es un activo importantísimo y determinante para lograr los objetivos estratégicos.! !
Conectar estrategia y formación requiere dos acciones fundamentales:!
Para ponerlas en práctica, le facilitamos 2 técnicas:!
1) Conectar el proceso de la estrategia con el de la formación!
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Mapa de conexiones!
2) Alinear los objetivos de formación con los objetivos de la estrategia!
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Disponibilidad de Capital Humano!
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Qué es el proceso de la estrategia!
Tradicionalmente se suele hablar de Planificación estratégica y no tanto de proceso de la estrategia. En realidad se trata de un proceso continuo y cíclico que requiere una gestión sistemática.!
La gestión de la estrategia se suele plantear como un plan (Plan Estratégico) y su correspondiente implementación. Sin embargo, la estrategia es algo vivo que debe revisarse y reformularse con regularidad a medida que evoluciona la implementación y el contexto de partida.! El concepto de proceso resulta más apropiado, ya que en realidad se trata de una serie de actividades que se llevan a cabo de forma continua y cíclica. ! !
Estrategia, Objetivos, Indicadores estratégicos, Planes y Presupuesto.
Despliegue
Desviaciones. Cambios en el contexto. Lecciones aprendidas.
Planificación Desarrollar / Ajustar la estrategia
INDICADORES ESTRATÉGICOS
Revisión Seguimiento de la evolución del plan estratégico y aprender
Comunicación de la estrategia y Planificación de las iniciativas
Planes y Presupuestos anuales.
EJECUCIÓN Implantación de las iniciativas. Seguimiento operativo de su ejecución.
Estado de las iniciativas. Resultados de los Indicadores estratégicos vs. Objetivos.
Figura 1. Proceso de la estrategia!
Estudios realizados (p.e. Kaplan & Norton, 2006) muestran que las organizaciones que gestionan la estrategia como un proceso formalizado obtienen mejores resultados que las que no lo hacen.!
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Qué es el proceso de la formación!
La formación se puede concebir como un proceso: una secuencia de actividades con la participación de diferentes personas en la organización. !
DETECTAR necesidades y definir OBJETIVOS de formación
Indicadores estratégicos
EVALUAR en qué grado se han conseguido los OBJETIVOS de formación
Indicadores operativos
DISEÑAR y PLANIFICAR las acciones formativas
DESARROLLAR las acciones formativas
EVALUAR el proceso y MEJORAR
Figura 2. Proceso de la formación!
Concebir la formación como un proceso implica que podemos aplicar las técnicas del ámbito de Gestión basada en Procesos (también conocido como Business Process Management ) para que la formación sea eficaz en la consecución de sus objetivos, eficiente en el uso de los recursos necesarios, que sea ágil y que se mejore de forma continua.!
1. Detectar las necesidades en desarrollo de las competencias de las personas y establecer los objetivos anuales de formación.!
El proceso de la formación, a alto nivel, son 5 etapas que transcurren en un ciclo continuo, normalmente anual.!
5. Evaluar en qué grado se han conseguido los objetivos anuales de formación y, con este aprendizaje, realimentar la etapa 1.!
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2. Diseñar las acciones formativas correspondientes y planificar su realización.! 3. Desarrollo de las acciones formativas. Llevarlas a cabo.! 4. Evaluar cómo han transcurrido tales acciones y tomar las decisiones correspondientes para mejorar la operativa.!
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Técnicas para ! conectar estrategia y formación! 1
Mapa de Conexiones! EJEMPLO. Caso FASI!
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Disponibilidad de Capital Humano! EJEMPLO. Caso FASI! 12
1! Mapa de Conexiones!
Permite representar y mejorar la conexión del proceso de la formación con el proceso de la estrategia. ! Para conectar ambos procesos se han de dejar bien explícitas las interdependencias entre ellos. ! Estas entradas y salidas se dibujan en un diagrama de proceso a alto nivel que llamamos Mapa de Conexiones y que permite visualizar los puntos débiles. Y, por tanto, identificar las mejoras correspondientes.!
Hemos visto en el capítulo anterior que para integrar estrategia y formación, una de las acciones fundamentales es conectar sólidamente ambos procesos. Para facilitar esta tarea, hemos desarrollado una técnica basada en la diagramación de procesos que llamamos Mapa de Conexiones.! Esta técnica permite dibujar los puntos de conexión entre:!
Estrategia
• Formación y estrategia! • Formación y otros procesos! Dichos puntos se representan mediante flechas con los nombres de los elementos de información que fluyen entre un proceso y otro. ! 13
Formación Otros…
Otros… Figura 1.1. Mapa de Conexiones!
Cómo dibujar el Mapa de Conexiones! Para dibujar el Mapa de Conexiones puede utilizar la siguiente plantilla. Se trata de representar el proceso de la formación a alto nivel (en la franja central) y dibujar las entradas y salidas del proceso de la formación que conectan con el de la estrategia y otros procesos (las flechas que entran y salen). A continuación se describe la secuencia recomendada de 4 pasos para realizarlo y un ejemplo real.!
Nota: En la sección de RECURSOS se puede descargar la plantilla en formato editable con la aplicación gratuita de Bizagi. !
Figura 1.2! Plantilla del Mapa de Conexiones!
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EJEMPLO. Mapa de Conexiones en FASI!
www.fasi.cat Fuente: FASI!
FASI es una fundación sin ánimo de lucro, fruto de la colaboración entre el sector público, el sector privado y el tercer sector. Desarrollan proyectos para la atención de la infancia en riesgo social. Para ello dispone de 11 Casas de Niños en Cataluña. En cada Casa se cuenta con un equipo de profesionales en educación social, psicología, pedagogía, trabajo social y trabajo familiar. La sede está ubicada en Barcelona y su plantilla la forman un total de unas 100 personas. !
Es una organización joven y creciente que inicia su actividad en el 2010. Ya desde el inicio, FASI destaca por la gestión de las personas como pilar central de su estrategia y por su vocación innovadora, cuyo enfoque se centra en dos ámbitos: ! • el modelo de intervención, en el que se ayuda al niño conjuntamente con su unidad familiar, y ! • el modelo de estructura organizativa, en que se atiende a los niños y sus familias en grupos reducidos y en su propio territorio.! 17
Historia de Adelaida y su hijo Gabi de 8 años, que vive en una Casa de Niños de FASI. ! http://vimeo.com/87255998!
Synthon Hispania! Synthon es una multinacional farmacéutica de origen holandés. Y cuya misión es hacer que la salud sea más asequible, aumentando el acceso de medicamentos importantes a través de la provisión de medicamentos genéricos de alta calidad, pequeñas moléculas, biosimilares y nuevas entidades químicas y biológicas. Synthon centra sus actividades en las áreas terapéuticas de la esclerosis múltiple y la oncología.! El grupo tiene presencia directa en 9 países, aunque sus productos se venden en más de 80 países a través de las licencias a otros laboratorios. Cuenta con una plantilla de unos 1400 personas, que son la base de la Compañía. !
Synthon Hispania es la filial española que está ubicada en Sant Boi de LLobregat (Barcelona) y la componen una plantilla de 320 personas (datos del 2012).! Fuente: Synthon
Synthon Hispania es actualmente un referente en la gestión de las personas y, en particular, en la gestión de la formación. Veamos a en este caso cómo se pone en práctica la integración de la estrategia y la formación.! !
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Un cambio cultural que comenzó en el 2007! En el 2007 inició un proyecto de fuerte cambio cultural. A los dos años ya conseguía grandes avances, por ejemplo aumentar la productividad un 26% y reducir los costes de producción un 28%. Y no sólo esto, cuando se les pide a las personas de Synthon Hispania que evalúen afirmaciones como “Estoy orgulloso de trabajar en Synthon” o “Recomendaría Synthon como un buen lugar de trabajo” las puntuaciones son de 8,6 y 8,8 sobre 10 en el año 2009, mientras que en el 2007 eran de 6,4 y 6,3.! ! La historia de este cambio comenzó en el 2007, cuando se produjo un cambio en la dirección de Synthon Hispania. El nuevo director general junto con su equipo directivo se encontraron con una serie de amenazas para el éxito de la empresa; básicamente éstas estaban asociadas al servicio que se daba a los clientes, a los costes, y al estilo de gestión de personas. A raíz de este diagnóstico deciden hacer un cambio hacia un entorno de alto rendimiento. La idea era conseguir generar el compromiso y la máxima contribución de sus colaboradores para así poder conseguir resultados.! Sede de Synhton Hispania en Sant Boi de Llobregat. ! Fuente: Synthon!
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Actualmente, Synthon Hispania ocupa las primeras posiciones en el ranking de las mejores empresas para trabajar en España, como por ejemplo, “Great Place to Work”. Ha recibido varios premios en el ámbito de la gestión de las personas como, por ejemplo, MC Award a la “Dirección más sensible a los aspectos de Capital Humano” ( 2007) o los premios BPTW (Best Place to Work 2010, 2011 y 2012). También ha obtenido varios reconocimientos como el Premio Capital Humano en la categoría de Gestión Integral de Recursos Humanos. ! 43
Conceptos básicos! ² Proceso! De las disciplinas de la gestión de procesos y de la planificación estratégica, hemos preparado un breve glosario de conceptos básicos que le pueden servir de apoyo para la comprensión de las técnicas descritas en este libro. !
² Mapa del proceso! ² Propietario del proceso! ² Indicadores operativos! ² Indicadores estratégicos! ² Cuadro de Mando Integral! ² Indicador NPS (Net Promoter Score)! ² Eficacia y Eficiencia! ² Ciclo de Mejora Continua (PDCA)!
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La descripción de los conceptos es una elaboración propia y simplificada, que pueden incluir las propuestas de diversos autores, de los que incluimos las referencias bibliográficas.!
Proceso! Grupo ORGANIZADO de actividades relacionadas entre sí y que JUNTAS crean un resultado de VALOR para el CLIENTE. !
OBJETIVOS
CLIENTES
(Michael Hammer, 2001)! Figura CB.1. Concepto de Proceso!
Proceso, proceso de negocio o proceso empresarial son términos equivalentes. Este concepto dio origen a una filosofía y métodos de gestión de las empresas: La organización se concibe como un conjunto de procesos transversales enfocados en el cliente, y por tanto, se han de gestionar en consecuencia (Hammer, 2001; Harrington, 1991; Rummler & Brache, 1990). ! Recomendamos la definición de Michael Hammer que incluye los 4 elementos esenciales del concepto de Proceso:! • ORGANIZADO: Las actividades en un proceso no son simplemente un paquete de actividades a las que se pone un nombre. Están relacionadas y organizadas para producir un determinado resultado.! • JUNTAS: Deben trabajar juntas, es como un flujo de actividades que atraviesa departamentos.! • VALOR: Todo proceso tiene como propósito crear un resultado de valor para el cliente.! • CLIENTE: El proceso acaba entregando “algo” al cliente (que puede ser interno o externo). El proceso acaba en el cliente.! La aportación de valor se concreta con la definición de los OBJETIVOS del procesos y de INDICADORES que permiten saber en qué grado se cumplen los objetivos establecidos (ver los conceptos de Indicadores operativos e Indicadores estratégicos).! 54
Descarga de Plantillas! En la sección de ToolKits de LEEX ONLINE podrás descargar las plantillas de las técnicas que hemos visto. !
² MAPA DE CONEXIONES (Bizagi y PDF)! ² DISPONIBILIDAD CH (Excel)! ² MAPA DEL PROCESO DE LA FORMACIÓN ((Bizagi y PDF)!
Están en formato editable y con ejemplos para que las puedas utilizar directamente.! La aplicación BIZAGI para diagramar procesos es gratuita y puede descargarse en www.bizagi.com! !
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Vive tu aprendizaje
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