GARANTA O COMPLIANCE FISCAL COM UMA SUITE ÚNICA DE SOLUÇÕES
Garanta o compliance fiscal com uma suite única de soluções
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INTRODUÇÃO
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1. A COMPLEXIDADE DO SISTEMA TRIBUTÁRIO BRASILEIRO
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2. MENOS TEMPO E ERROS
3. SOLUÇÕES PARA SEUS DESAFIOS 3.1 SEIS DESAFIOS DA GESTÃO FISCAL NOS PROCESSOS DE COMPRA E NA VENDA 3.2 COMPLIANCE: UMA ÚNICA SOLUÇÃO PARA SEIS PROBLEMAS
CONCLUSÃO
SOBRE A AVALARA
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Introdução Como dar conta das obrigações fiscais no Brasil, se aqui existem 19 impostos. Esse montante ainda pode chegar aos 94, se consideradas taxas, contribuições e outras categorias tidas como tributárias. E cada uma delas possui regras distintas e exige modos de prestação de contas específicos. Isso é o suficiente para deixar os gestores da área apreensivos. A equipe precisa estar afinada e altamente qualificada, pois os erros em processos, ainda manuais e pouco integrados, certamente geram grandes impactos negativos, do pagamento de multas e juros à suspensão das atividades da empresa. A hora de prestar contas, no Brasil, é uma briga com o relógio. Quem é empreendedor e brasileiro já deve separar 2.038 horas por ano somente para pagamento de tributos. Proporcionalmente, é bastante tempo investido em uma só tarefa, já que um ano tem aproximadamente 8.760 horas. Em um contexto como esse, ser controller, tax director ou CFO (Chief Financial Officer) significa aceitar o desafio da busca de caminhos que levem à redução do tempo dedicado a essa missão da gestão fiscal, ou seja, de estar em compliance com as normas que regem o ambiente de negócios brasileiro.
2.038h
Nesse cenário complexo, a sua empresa acaba ficando exposta, já que é bem difícil acompanhar tantas mudanças em tantos tributos. Mas a tecnologia consegue deixá-la protegida.
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O Governo vem tentando simplificar os processos na apuração dos tributos. O que é uma boa notícia. Conforme a Folha de S. Paulo anuncia, o ministro da Fazenda, Henrique Meirelles, tornou pública a elaboração de um software fiscal que promete reduzir custos no pagamento de tributos. Como isso aconteceria? O sistema diminuiria para 600 as horas de trabalho dedicadas às obrigações fiscais. Mais isso ainda não passa de uma promessa. O gerenciamento do tempo faz toda a diferença para a controladoria. Existem software no mercado que já trazem a redução de tempo e a garantia de conformidade. E você precisa saber disso!
Nesse cenário complexo, a sua empresa acaba ficando exposta, já que é bem difícil acompanhar tantas mudanças em tantos tributos. Mas a tecnologia consegue deixá-la protegida.
Pensando em simplificar a navegação nesse cenário complexo, você encontrará nesse ebook:
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Um breve relato da complexidade do sistema tributário brasileiro, baseado em pesquisa do Doing Business.
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Dicas de como fazer mais em menos tempo. O custo dos erros gerados por processos manuais. A tecnologia certa para estar em compliance.
Vencer a complexidade fiscal é possível. Siga conhecendo as alternativas que levarão a sua empresa pelo caminho mais adequado, alinhado às facilidades que só a tecnologia pode oferecer. Boa leitura!
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1. A complexidade do sistema tributário brasileiro Não é apenas a carga tributária que pesa, mas o modo de arrecadação praticado no Brasil acaba tornando o sistema tributário complexo. Fernando Rezende, que foi diretor executivo do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), costumava dizer que, em território brasileiro, o Fisco opera com princípio da comodidade: arrecadar mais com menos trabalho. O Estado não busca orientar o processo de arrecadação, mas controlar o resultado. No Brasil, estar em dia com as obrigações fiscais é uma tarefa extremamente árdua e solitária para o empreendedor. A sensação é de que o Governo aparece somente na função do Fisco, para cobrar e impor os tributos. Não presta auxílio ao empreendedor quando ele se descobre em dúvida diante de tantas obrigações fiscais e diante da cobrança por eventuais falhas, em um tempo de vigência que abrange os últimos cinco anos de história da empresa.
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E o que é ainda pior, ao empreendedor não cabe a defesa de desconhecimento da legislação tributária, pois lhe é imposto pela Constituição Federal o dever de cumprir com todos os mandamentos legais, ainda que confusos e imprecisos. Manter a guarda dos documentos fiscais e dos arquivos eletrônicos durante longos períodos, caso o Fisco bata à porta, é algo que a controladoria está acostumada a fazer. O que não deveria ser comum é o pagamento em duplicidade. Quem já sofreu penalidades assim, percebe o quanto o sistema tributário necessita de uma reforma urgente. Dois órgãos podem cobrar multa, por exemplo, sobre a mesma ocorrência. O cálculo por dentro, ou seja, o imposto calculado sobre o imposto também mostra o quanto essa engrenagem pode ser injusta. O pior de tudo isso é que a complexidade não permite enxergar os reais fraudadores e acaba gerando punições para aqueles que tentam entender o bombardeio diário de regras sobre as regras. Diante deste cenário, Caio Bonatto, empresário da construção civil, considera que a solução seja “simplificar radicalmente o sistema e punir severamente os reais fraudadores”. Mas como fazer isso se o país parece caminhar na direção oposta das outras economias diante da apuração de tributos? A simplificação necessária ao país, infelizmente, não está nas mãos dos empreendedores. O Brasil continua sendo, pelo segundo ano consecutivo o dono da 181 posição do Ranking Doing Business, quando o assunto é facilidade no pagamento de tributos.
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A pesquisa fomentada pelo Banco Mundial reúne 190 economias e mede índices capazes de montar um cenário de negócios para cada país. A controladoria de empresas brasileiras investe 2.038 horas anuais para pagar tributos e gerar todas as informações ao Fisco. Se forem consideradas outras tarefas, como horas em cartórios, regularizações, certidões, alvarás, a gestão fiscal acaba extrapolando as pesquisas e envolvendo outros setores da mesma empresa. A situação do sistema tributário brasileiro mais parece um beco sem saída. O empresário precisa buscar meios de sobreviver ao turbilhão normativo que envolve as obrigações fiscais. Por isso, quem empreende no Brasil deve contar com tecnologias que integrem e automatizem esses processos, transformando horas em minutos proveitosos, no qual a perda de tempo com o operacional se torna envolvimento estratégico com as diretrizes do negócio.
O pesquisador Isaias Coelho, em texto escrito para o portal Endeavor, afirma que “a complexidade emana do desenho das leis tributárias”. Parece que elas são feitas para não serem compreendidas. Não é a má fé, mas a falta de entendimentos e de atualização que leva boa parte dos empreendedores a sofrerem duras penas diante do Fisco.
Um software especializado em apuração dos tributos e geração das obrigações fiscais pode ser a resposta para reduzir custos, evitando gastos excessivos de tempo e falhas decorrentes do trabalho manual diante do bombardeio de atualizações normativas.
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2. Menos tempo e erros O bombardeio de obrigações fiscais é tamanho que fica difícil para o controller reduzir custos com sua equipe. Mas é possível, sim, economizar tempo e transformar procedimentos que levam a erros em processos que geram vantagens. Uma Solução Fiscal completa e em nuvem como a da Avalara pode reduzir em 58% o tempo para estar em compliance fiscal. Estar em conformidade com ajuda do software especializado pode levar a sua empresa a reduzir 1.500 horas de trabalho por ano com a apuração de impostos. Embora a formação de uma equipe dependa da demanda e da cultura de cada empresa, um bom setor de finanças e controladoria deve contar com profissionais multidisciplinares que obedeçam a uma hierarquia clara. O CFO (Chief Financial Officer) dirige a equipe, enquanto o controller a gerencia.
58% = 1.500h
Menos tempo para estar em compliance
A menos por ano com apuração de impostos
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Pensando nesses dois profissionais, conforme informações que constam no guia salarial da Robert Half Brazil 2017 (maior empresa de recrutamento especializado do mundo), chega-se a uma variação salarial de R$ 10 mil a R$ 75 mil mensais. Com um software fiscal, a sua empresa economiza cerca de 187 dias por ano de trabalho, considerando jornadas de até 8 horas diárias. Isso significa, que para meses com 22 dias úteis, o controller e o CFO trabalham mais de oito somente para cumprir obrigações fiscais. Isso leva, conforme perspectivas salariais, a uma redução de custos variável entre R$ 85 mil e R$ 637,5 mil por ano. O que não quer dizer que a controladoria possa ficar sem esses profissionais, mas que esse valor investido faria sentido para empresa, na medida em que seria investido em direcionamento estratégico e não somente no controle das operações. Até porque o que é operacional, pode e deve ser automatizado pois diminui risco de erros e é mais rápido. Por direcionamento estratégico, pode-se entender a mudança de prática e a consideração, por exemplo, da tecnologia como principal ferramenta diante da complexidade do sistema tributário brasileiro. Afinal, a lei n° 8.137, de 1990 não faz distinção entre distraídos e mal intencionados, mas deixa claro quais são os casos de contravenção que podem levar a reclusão e pagamento de multa. O capítulo III da lei normatiza esse assunto e estipula fianças entre R$ 5 mil e R$ 5 milhões, conforme a gravidade dos casos. Se o setor público não dá conta de responder às necessidades dos empreendedores, a saída é investir em tecnologia especializada para garantir conformidade com o Fisco, evitando erros e otimizando o trabalho da equipe.
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187 dias
Economia com software fiscal
R$
637 mil
De redução por ano.
“O resultado disso é um ambiente de insegurança jurídica, onde há um excesso de demandas no judiciário para interpretar a legislação tributária e consequente desgaste na relação entre Fisco e contribuinte. Não há dúvidas de que um dos atores que mais perde nesse cenário é o empreendedor. Na incerteza dos riscos fiscais relacionados à atividade que pretende iniciar, ele pode acabar gastando recursos des-necessários e tomando decisões equivocadas”. Endeavor, sobre o clima do sistema tributário, na pesquisa sobre a Burocracia nos negócios.
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3. Solução para seus desafios Quando o assunto é a busca pelo compliance fiscal, todas as empresas têm dificuldades a compartilhar. Não importa o quão organizados sejam os processos ou quais ferramentas tenham sido escolhidas para resolver determinados problemas, se a solução não é completa, sempre existirão pontas soltas e tropeços na gestão fiscal. É comum nas empresas brasileiras utilizar soluções diferentes para gerir partes do mesmo processo, como calcular os tributos em uma ferramenta, geração e entrega dos Speds em outra. Com isso, têm dificuldades para garantir compliance fiscal nesses processos. A gestão fiscal precisa ser vista como um todo. O Governo já enxerga assim e tem usado ferramentas cada vez mais automatizadas para pescar as inconformidades. O cruzamento de dados se transformou na maior ferramenta do Fisco, que sabe, muito antes das empresas, onde existem recolhimentos a menor. Quando o Fisco começa a cruzar informações, os gestores só se dão conta quando as falhas na gestão fiscal já estão completamente expostas.
A conformidade fiscal deve ser tratada como um processo, com muita atenção e, sobretudo, tecnologia adequada ao cumprimento das obrigações fiscais, seja no contexto de vendas ou compras.
Por isso, a conformidade fiscal deve ser tratada como um processo, com muita atenção e, sobretudo, tecnologia adequada ao cumprimento das obrigações fiscais, seja no contexto de vendas ou compras.
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3.1 Seis desafios da gestão fiscal nos processos de compra e na venda Nos processos de compra e venda de mercadorias e serviços existem particularidades para as quais sua empresa precisa estar preparada. Todas elas geram demandas e obrigações fiscais imbuídas de complexidades e trâmites que podem passar despercebidos e gerar um grande transtorno. Imagine que a sua empresa fez a compra de um lote de cadeiras de plástico. No entanto, a nota fiscal foi emitida com a informação de cadeiras de madeira. A mudança de produto pode implicar na modificação do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Isso significa que o Fisco tem a possibilidade de interpretar que a sua empresa está tirando vantagem e buscando pagar menos impostos ao trocar o item principal da nota, caso incida sobre esse objeto um tributo menor. Não é algo tão grave assim, certo? Pelo contrário! Tome cuidado em todos os processos da jornada de compra e venda, que têm, pelo menos seis fases. Veja a seguir como cada uma delas está sujeita a riscos.
PROCESSO DE VENDAS
PROCESSO DE COMPRAS
Registro do cliente
Registro do fornecedor
Registro do produto
Registro do produto
Ordem de vendas
Ordem de compra
Faturamento
Recebimento
Contabilidade
Contabilidade
Recolhimento de impostos
Pagamento
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A responsabilidade da área fical é acompanhar essas seis etapas dos processos de compra e venda do início ao fim, desde os primeiros cadastros até os pagamentos e recolhimentos. Infelizmente não é incomum que as empresas se preocupem com a questão fiscal apenas após a emissão da nota, o que aumenta o risco e impossibilita estar em conformidade ou compliance. Subestimar a importância dos aspectos fiscais em cada etapa dos processos de compra e de venda traz implicações sérias. Sua empresa já enfrentou algumas dessas situações?
RISCO DE FRAUDE NO REGISTRO DO CLIENTE E DO FORNECEDOR Se a empresa paga seu fornecedor ou emite uma nota contra um cliente, usando um CNPJ ou CPF errado, por exemplo, o Fisco pode considerar essa operação como a geração de uma nota fria. O que configura fraude e até lavagem de dinheiro. Por isso ter o registro correto tanto do fornecedor quanto do cliente é crucial. Também é preciso verificar o status fiscal do cliente para evitar a emissão de notas para empresas inativas, além de garantir o endereço correto, para evitar erros no cálculo dos impostos. Falhas assim podem configurar fraude e até lavagem de dinheiro.
ERROS DE CÁLCULO POR PROBLEMAS NO REGISTRO DO PRODUTO O Fisco não separa erro de fraude, e qualquer desvio implica em operações fraudulentas. Como a atividade principal da sua empresa não é a gestão fiscal - não é nisso que a sua empresa é especializada - é comum que sejam enfrentados desafios. O erro na classificação dos produtos pode gerar a aplicação de alíquotas equivocadas de diferentes tributos, tanto no processo de compras quanto no de vendas.
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Subestimar a importância dos aspectos fiscais em cada etapa dos processos de compra e de venda traz implicações sérias. Sua empresa já enfrentou algumas dessas situações?
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INFORMAÇÕES INVÁLIDAS E RUÍDOS NAS ORDENS DE COMPRA E VENDA A informação de dados incorretos para o Fisco também pode acarretar em fraude fiscal. Por isso, erros de cálculo repercutem nesta tarefa, que é a base das relações entre clientes e fornecedores. Sua empresa, seu fornecedor e seu cliente precisam declarar os mesmos valores para uma mesma operação.
CUSTOS DE DEVOLUÇÃO NO RECEBIMENTO E NA EXPEDIÇÃO DE MERCADORIA O custo de devolução de mercadoria ou de pagamentos por serviço não prestado gera demanda fiscal que precisa de máxima atenção. Devolver também pressupõe ajuste fiscal. Qualquer relação de compra e venda é taxada, seja o objeto dessa relação um produto ou serviço. Essa taxa também precisa ser contabilizada na devolução.
ERRO COM A ESCRITURAÇÃO FISCAL Registrar equivocadamente as transações realizadas e apurar incorretamente os tributos, implica diretamente no risco de autuações fiscais. Essas informações erradas podem vir desde o registro até a entrega ou devolução de uma mercadoria.
CONHECIMENTO SOBRE AS RETENÇÕES Se o pagamento ou recebimento não aconteceram na sua totalidade, é preciso verificar se os tributos retidos retornaram ao caixa da empresa. Parece simples, mas não ter esse cuidado implica em lidar com rombos causados pela má gestão fiscal.
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3.2 Compliance: Uma única solução para seis problemas
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Validar informações - de clientes e de fornecedores - que determinam as obrigações em todas as esferas;
Ao encontrar a solução que melhor ajuda a equacionar esses desafios, sua empresa pode focar em compliance. Isso mesmo, uma única solução é capaz de equacionar todas as obrigações fiscais — de compras e de vendas — de acordo com as exigências legais. E ainda ajuda a sedimentar o caminho para o crescimento do negócio dentro e fora do território nacional.
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Identificar a correta tributação por código do produto — NCM e EAN;
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Calcular os tributos sobre os produtos vendidos, considerando as exceções e os endereços fiscais das partes envolvidas;
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Validar o cálculo de taxas nas compras e suas exceções;
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Garantir alta disponibilidade para a emissão de NFes e envio de dados para respectivos órgãos;
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Identificar, validar, manifestar e armazenar faturas e notas;
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Validar a fatura após emissão, gerando XML compatível com a legislação vigente;
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Fazer a apuração e escrituração fiscal das operações realizadas;
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Calcular as retenções dos tributos.
Uma combinação das melhores ferramentas pode levar a sua empresa a ser mais atrativa dentro e fora do território brasileiro. Os seis desafios listados anteriormente são comuns a todas as etapas da gestão fiscal para empresas brasileiras que não tenham embasamento no melhor que a tecnologia pode oferecer. O que pode acabar resultando em fraude fiscal, multas e outras penalidades. Por isso, a importância de validar informações que determinam o cálculo de tributos e obrigações fiscais fará toda a diferença. E a sua empresa não precisa fazer malabarismos para chegar lá. Basta encontrar a solução certa para estar em compliance nas esferas federal, estadual e municipal. Observe quais são as principais ações que funcionam como antídoto para aqueles seis problemas comuns nas rotinas diárias de todas as empresas:
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Realizar todas essas ações manualmente ou com controles não integrados, além de fazer disparar o risco fiscal ainda consome um tempo gigantesco da equipe. Por isso, a tecnologia é ferramenta indispensável. Invista em uma suite única, que resolva os problemas em toda a jornada de compra, venda e compliance. Já existe no Brasil uma solução completa que consegue automatizar todas essas ações e alavancar a competitividade da sua empresa, minimizando ao máximo sua exposição ao Fisco. A Avalara é a sua parceira ideal para conquistar um processo de compliance fiscal maduro e sem furos. Ela que atende todo o processo de compras e vendas, cruzando informações e garantindo a segurança que a sua empresa precisa. Com nove simples ações é possível não somente vencer cada um dos desafios da gestão fiscal, mas estar um passo à frente em busca do compliance e da tranquilidade necessária para gerenciar a empresa sem tropeços na legislação tributária. Se você fizer o checklist, perceberá que a Avalara tem todas essas soluções!
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Conclusão Ter um parceiro que ofereça tudo o que você precisa para fazer a gestão fiscal não é um luxo, pelo contrário, tem se tornado algo vital para a sobrevivência das empresas. Se a sua empresa enfrenta dificuldades no pagamento de impostos e não consegue superar as estimativas negativas estabelecidas em pesquisas, as estratégias precisam ser revistas. O conteúdo tributário/fiscal, sob a forma do software especializado em obrigações fiscais, veio ajudar a controladoria a resolver problemas e transformar grandes desafios em rotinas, inclusive, mais agradáveis. Dessa forma o departamento pode desenvolver o pensamento estratégico e não somente operacional, quando o assunto é apuração de impostos.
- TEMPO
- CUSTOS + SEGURANÇA + RESULTADOS
Saiba que você pode contar com a Avalara para resolver esse grande desafio que é a redução das horas dedicadas às obrigações fiscais, bem como dos custos envolvidos no processo. Com a solução certa, a sua empresa não fica exposta, está seguramente protegida contra a complexidade do cenário e ganha competitividade porque não perde tempo com processos meramente operacionais. Tudo isso sem perder qualidade nas operações, reduzindo riscos e impactos causados por falhas, comuns aos processos manuais. Faça parte dessa mudança que já acontece dentro e fora do Brasil: conheça a Avalara!
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Sobre a Avalara A Avalara foi fundada em 2004 com a finalidade de ajudar negócios de todos os tamanhos a estarem em compliance. A sede da empresa fica em na cidade de Seatle, no estado de Washington, nos EUA.
Referências Doing Business 2017: Igualdade de Oportunidades Para Todos - 14a edição
O fato de ser global torna a Avalara ideal para solucionar problemas de gestão fiscal locais, isso porque a inteligência criada pela empresa é colocada em prática e à prova em inúmeros países.
Pesquisa Endeavor: Burocracia nos Negócios: os desafios de um empreendedor no Brasil
São 15 escritórios espalhados pelo mundo para atender e simplificar as obrigações fiscais, sempre considerando as peculiaridades de cada país. Dessas filiais, uma fica em São Paulo, coração brasileiro quando o assunto é cenário de negócios.
Guia Salarial 2017 Robert Half Endeavor: Complexidade tributária e leis tributárias
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Fale Conosco! Contato: Brasil: +55 (11) 3307-0150 www.avalara.com.br Garanta o compliance fiscal com uma suite única de soluções
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