Pulse 21 december 2016 (FR)

Pulse

08 Supplément de L’Echo du 21 décembre

magazine des PME et des entrepreneurs

Finances Une aspirine contre le yo-yo

des cours

IT & Télécoms Le comptable

100% numérique

OLAF REYNTJENS, CLIMA & PARTNERS

Des outils de gestion futés pour les parcs automobiles

SOMMAIRE

FLEET

4 Des outils de gestion de parc de véhicules

8 La bonne gestion des véhicules écologiques

10 Faites des économies grâce à vos pneus

12 Les progrès des camionnettes écologiques

22 IT & TÉLÉCOMS

22 Le bureau comptable numérique

FINANCES

Un dollar faible, risque ou opportunité?

Gadgets IT

20 Fournisseurs, ne vous laissez pas acculer

16 Ours Idées et conseils aux entrepreneurs Pulse paraît quatre fois par an. Chaque numéro propose des informations concrètes sur l’actualité en matière de télécoms, IT, RH, internationalisation, finances, énergie, administration, immobilier, innovation et technologie.

Pulse est un supplément gratuit de L’Echo du 21 décembre 2016 et une initiative d’Echo Connect. L’Echo est édité par Mediafin Product Manager: Veronique Soetaert, Alexia Mangelinckx Rédaction: Willem De Bock, Roel Van Espen, William Visterin Rédaction finale: Natacha Boulvain Photo et illustration: Christophe Ketels, Frank Toussaint, Pieter Van Eenoge Lay-out: Christine Dubois, Mark Troosters Direction: Dirk Velghe, Frederik Delaplace, Arnaud Delmarcelle Adresse: Tour & Taxis, avenue du Port 86c bte 309, 1000 Bruxelles Abonnements et distribution: Tél. 0800/55 150, E-mail: abo@tijd.be Annonceur Trustmedia: Tél. +32(0)2 422.05.11, E-mail info@trustmedia.be Éditeur Responsable: Dirk Velghe, avenue du Port 86c bte 309, 1000 Bruxelles

Prochain numéro 15 mars 2017 CONNECT

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Pulse décembre 2016

FLEET

Â© Frank Toussaint

Olaf Reyntjens, Clima & Partners

Des outils de gestion de parc de véhicules Ces dernières années, la gestion des parcs de véhicules n’a cessé de gagner en complexité. Le chef d’entreprise ou le gestionnaire de flotte a besoin d’une vision d’ensemble des différents éléments qui peuvent avoir une influence sur son parc de véhicules. Voilà pourquoi des outils de gestion de qualité sont devenus indispensables.

aFr le passé, la gestion d’une flotte se limitait à établir un budget mobilité et à rechercher les véhicules appropriés en leasing. Aujourd’hui, les entreprises cherchent une vision d’ensemble qui intègre les souhaits spécifiques en matière de mobilité, le coût total, les conséquences fiscales et l’éco-conduite. Pour trouver l’équilibre parfait entre ces différents éléments, entrepreneurs et gestionnaires de flotte peuvent faire appel à des outils innovants. Certaines applications se focalisent sur un seul aspect de la gestion, d’autres cherchent à créer une vision d’ensemble centralisée.

Contrôle des données Les systèmes de traçage sont plutôt controversés. Non seulement ils enregistrent les trajets parcourus par vos véhicules, mais ils peuvent également déterminer leur position en temps réel et l’afficher sur une carte numérique. L’employeur sait à tout moment où se trouve sa flotte et, donc, ses collaborateurs. De plus, ce système peut être déployé pour localiser des véhicules volés et il peut servir de justificatif pour déduire la TVA des véhicules de société et calculer des indemnités de déplacement.

Clima & Partners, une entreprise active dans la climatisation, utilise un outil de traçage de ce type. «Avant, un de nos collaborateurs administratifs devait compiler et recopier les heures prestées par tous nos techniciens», explique son directeur, Olaf Reyntjens. «Il devait également contrôler toutes les données. Aujourd’hui, non seulement nous gagnons du temps dans nos processus administratifs, mais nous savons que toutes les données enregistrées sont exactes. De plus, le traitement automatique de ces données par notre secrétariat social engendre une économie supplémentaire.»

Éco-conduite «Le système de traçage peut également être combiné à un éco-module», embraie Stijn Stragier (GeoDynamics). «Ce module analyse le comportement au volant des salariés et la

Le système de traçage peut servir de justificatif pour déduire la TVA des véhicules de société.

Pulse décembre 2016

Fleet

consommation de carburant. Le logiciel attribue un score objectif qui sera influencé par les accélérations et les freinages brusques, les moments pendant lesquels le conducteur laisse tourner le moteur à l’arrêt, les excès de vitesse, etc. Il est aussi possible d’importer les données des cartes essence et de les associer aux distances parcourues. Cela permet à l’employeur ou au responsable de département d’analyser les scores, de les comparer et de récompenser les meilleurs collaborateurs.» En effet, vous avez tout intérêt à impliquer vos collaborateurs dans ce type de projet. Il existe d’ailleurs des outils mobiles pratiques qui informent en continu le conducteur de la consommation, des émissions de CO2, de ses amendes et même de ses sinistres.

E-mail au garage De très nombreux outils de gestion de flotte prévoient une fonction de rappel pour l’entretien des véhicules. «Elle prévient l’utilisateur sur la base du kilométrage parcouru ou d’une date », explique Alexandre Dworkin (MS Europe, un distributeur d’applications de ce type). «Il est ainsi possible de mieux planifier les entretiens. L’appli peut même prévenir automatiquement le garagiste concerné par e-mail. Autre aspect pratique: l’appli vous avertit d’une décharge anormale de la batterie, par exemple.» «Il y a encore de très nombreuses possibilités», poursuit Alexandre Dworkin. «Pensez à une notification par SMS, e-mail ou message push quand le système d’alarme se déclenche ou quand la voiture entre ou sort d’une zone spécifique qui peut être délimitée par l’utilisateur. Il est également possible de configurer une notification de remorquage lorsque le véhicule se déplace sans chauffeur. Certains outils peuvent même délivrer un rapport de sinistre qui intègre les paramètres les plus divers comme la vitesse et les conditions météo.»

Vous ne pouvez pas installer sans motif un système de traçage. Alexandre Dworkin, MS Europe

Une plateforme unique Si certains outils se concentrent sur des aspects spécifiques de la gestion des véhicules, un gestionnaire de flotte ou un dirigeant d’entreprise aura besoin d’une vision d’ensemble centralisée. Dans ce cas, l’échange d’informations grâce à l’intégration avec les systèmes de gestion financière ou GRH existants représente un atout important. «Nous distribuons plus de 40 appareils de traçage différents», explique Philippe Minne (All-Connects). «Tous peuvent être combinés sur une plateforme unique pour que le client ait toujours une

prestations, gère un rapport des déplacements et fait office de pointeuse mobile. Dans les camions, nous pouvons associer à des appareils de traçage le tachygraphe, la consommation de carburant et même des capteurs de température. Il existe une solution adaptée à chaque marché.»

Que dit la législation?

«Nous savons que les données enregistrées sont exactes.»

vue globale de l’ensemble de ses véhicules.» «Ces outils de gestion ne se limitent pas aux voitures ordinaires. Les engins de chantier, par exemple, exigent un système de mesure des heures de prestation et de prévention des vols qui soit étanche. Pour ces engins du secteur de la construction, nous prévoyons une application qui mesure les

Celui qui utilise un système de traçage et de géolocalisation doit tenir compte du cadre législatif. «Vous ne pouvez pas installer sans motif un système de traçage dans la voiture de société d’un salarié», prévient Alexandre Dworkin (MS Europe). «Vous pouvez justifier son installation par la volonté d’optimiser les déplacements ou pour prouver la refacturation.» Le contrôle des prestations est, en principe, considéré comme un objectif légitime même si tout contrôle doit être proportionné à son objectif. De plus, vous devez informer vos salariés des objectifs poursuivis et de la méthode de contrôle utilisée. «Pour répondre à cette obligation d’information, vous avez tout intérêt à faire signer “pour réception et pour accord” par vos travailleurs une ‘car policy’ adaptée», conseille Stijn Stragier (GeoDynamics). «De plus, vous devez signaler à la Commission vie privée que vous enregistrez des données personnelles via un système de traçage. Sans quoi vous risquez de devoir payer un dédommagement.» Par contre, pour les simples véhicules de service, les systèmes de traçage ne posent en général aucun problème. Il en va autrement pour les voitures de société qui sont également utilisées à titre privé. «Pour ne pas enfreindre la “condition de proportionnalité”, le système doit être équipé d’un commutateur», explique Philippe Minne (All-Connects). «Dès que le véhicule n’est pas utilisé dans un cadre professionnel, le conducteur peut activer le bouton “déplacement privé”. Le contrôle se contente alors d’enregistrer les kilomètres parcourus, sans géolocalisation.»

Pulse décembre 2016

Fleet

La bonne gestion des véhicules écologiques Un élément important des véhicules en leasing est leur valeur résiduelle au terme d’un contrat de quatre ans. Dans la mesure où les modèles plus écologiques sont récents, il y a encore de nombreuses incertitudes à ce propos. Un gestionnaire de flotte a donc tout intérêt à prendre en compte le coût total.

uc Pissens, président de la Fédération belge des Fleet & Mobility Managers (BFFMM), remarque que certains tentent de modifier le coût réel des voitures de société en jouant sur leur valeur résiduelle. «Plus l’estimation de la valeur résiduelle est élevée, plus le coût d’un leasing est bas. Les collaborateurs se voient alors proposer des voitures plus attrayantes. Les sociétés de leasing appliquent parfois des valeurs résiduelles trop basses aux yeux des constructeurs.» Cependant, il subsiste de nombreuses incertitudes concernant la valeur résiduelle des voitures à carbu-

rant alternatif, plus respectueuses de l’environnement. Chacun s’accorde à dire que des voitures écologiques justifient une valeur résiduelle plus élevée, mais il est encore impossible d’y accoler un chiffre précis. «On ne sait ni comment imputer la valeur des batteries, ni comment le marché va évoluer», explique Luc Pissens. «On aura plus d’éléments tangibles pour calculer la valeur résiduelle de ces voitures quand les problèmes d’autonomie liés aux carburants alternatifs auront été résolus. Les ventes et le leasing de voitures à carburant alternatif s’envoleront dès qu’elles atteindront une autonomie de 400 à 500 km, ce qui devrait être assez rapidement le cas.»

Pour le moment, Luc Pissens préfère faire ses comptes sur base du coût total réel. «Lorsqu’il est question de ‘total cost of ownership’ (TCO) ou coût total de possession, on ne s’intéresse souvent qu’aux charges de leasing. Le coût total réel va plus loin: il couvre la déductibilité fiscale des frais liés aux voitures de société, qui varie de 70 à 120% pour les voitures électriques. Il faut également imputer la consommation de carburant et l’avantage de toute nature pour l’employeur. En effet, l’employeur prend à sa charge 17% de cet avantage, une part qui pourrait être portée à quelques 40% en 2017. Cela représenterait un surcoût énorme.»

PAROLES D’EXPERT

Règles générales en matière de véhicules écologiques ✔ La valeur résiduelle des voitures à carburant alternatif est encore très incertaine. ✔ Réduisez ces incertitudes en vous concentrant sur le principal, à savoir le coût total. ✔ Dans ce coût total, tenez compte de la plus-value, mais aussi de l’impact fiscal, même s’il pourrait devenir moins avantageux. ✔ Cherchez à évoluer vers une flotte à valeur résiduelle plus élevée grâce aux voitures écologiques, car ce marché n’est qu’au début de sa croissance.

Bien entendu, la valeur résiduelle joue toujours un rôle dans le coût total. «Une valeur résiduelle plus élevée permet de financer plus de voitures. Si la valeur résiduelle est basse, vous devrez éventuellement retirer des véhicules du budget.» Dans l’attente de certitudes concernant la valeur résiduelle, Luc Pissens plaide pour que les constructeurs de voitures apportent davantage de clarté et une vision plus globale. «J’aimerais que chaque constructeur conseille son client sur le carburant qui correspond le mieux à son utilisation réelle. Il l’aiderait ainsi à faire un choix entre les carburants fossiles, l’électricité, le CNG, l’hydrogène ou l’hybride plug-in.»

Katelijne De Weerdt, Product Manager, Alphabet Belgium

FLEXIBILITÉ ET LIBERTÉ: LES CLÉS D’UNE SOLUTION DE MOBILITÉ INNOVANTE Face à l’évolution rapide des besoins de mobilité, la demande pour des solutions individuelles et flexibles explose. C’est pourquoi Alphabet propose AlphaFlex. Une solution qui permet à vos collaborateurs d’organiser leur propre mobilité dans le cadre d’un budget personnel que vous fixez vous-même. Parallèlement à des produits innovants comme AlphaElectric et AlphaCity, Alphabet a lancé AlphaFlex le 25 novembre dernier. Avec ce nouveau service, la multimodalité devient réalité. Les utilisateurs choisissent eux-mêmes la forme de mobilité qui correspond le mieux à leurs besoins: leasing sous différentes formes, services de location, vélos d’entreprise, transport en commun, taxi. Chaque travailleur se voit attribuer un budget mobilité qu’il affecte au moyen de transport de son choix. Une application lui procure une vue globale de son budget personnel; elle affiche notamment le bilan et le montant consommé. Pour des services tels que transports en commun, parking, péage, frais de carburant, courses de taxi et car wash, les utilisateurs utilisent leur Alphabet Mobility Card, un système de paiement convivial intégré dans AlphaFlex. Efficacité-coûts AlphaFlex procure plusieurs avantages aux entreprises et aux travailleurs. En matière de coûts, ceux-ci prendront automatiquement des décisions plus efficaces si vous les incitez à choisir leur mode de transport en fonction de leurs besoins professionnels et de leur budget. Ils apprécieront également de pouvoir décider eux-mêmes de leur mode de transport, alors que les gestionnaires de flottes conservent le contrôle sur le budget. Qu’est-ce qui rend AlphaFlex aussi unique? L’application permet de combiner très aisément toutes les options disponibles en matière de mobilité. Votre entreprise détermine une politique de mobilité pour tous ses travailleurs et Alphabet prend en charge l’ensemble de l’administration. C’est notre rôle: faire en sorte que tout se déroule de la manière la plus fluide et la plus efficace possible, en proposant le support adéquat et en veillant à une administration efficace. AlphaFlex vous aidera ainsi à attirer et à conserver les talents.

Une initiative de Partner Content en collaboration avec

Fleet

Faites des économies grâce à vos pneus Un cinquième de la consommation de carburant de votre flotte est déterminé par le choix des pneus. Cela dit, la pression de pneus joue également un rôle non négligeable.

✔ Type de pneus

✔ Pneus hiver

Les pneus ont un impact important sur votre sécurité et celle de vos collaborateurs. En plus, le bon choix de pneus détermine 20% de la consommation de carburant de votre parc de véhicules. Le label européen introduit en 2012 donne plus d’informations sur l’efficacité du carburant, l’adhérence sur route humide et le bruit. L’écart entre un bon et un mauvais pneu peut générer des économies de carburant de 7,5%, ce qui correspond à une économie de 300 euros sur la durée de vie du pneu.

Bien qu’ils ne soient pas obligatoires en Belgique, les pneus hiver sont recommandés de la mi-octobre et la mi-mars. Si la température descend sous 7°C, les pneus ordinaires perdent en efficacité parce qu’ils deviennent trop durs. Les pneus hiver sont plus élastiques et plus souples, ce qui accroît l’adhérence. De plus, ils peuvent réduire la distance de freinage de 10% par temps de pluie et même de 20% sur route enneigée. Bon à savoir: dans certains pays, les pneus hiver sont obligatoires.

✔ Pression des pneus

✔ Crevasses et rainures

Des pneus insuffisamment gonflés augmentent la consommation de carburant, alourdissent la direction et accroissent le risque de crevaison. Vous trouverez la pression idéale sur le bord de la portière ou à proximité du bouchon du réservoir. En général, elle est comprise entre 2 et 2,5 bars. Une pression trop faible de 25% (par exemple de 1,8 au lieu de 2 bars) se traduit par une résistance au roulement accrue de 10%, ce qui fait augmenter la consommation de carburant de 2 à 3%. Au fur et à mesure, un pneu laisse échapper de l’air: il faut donc encourager vos collaborateurs à faire contrôler la pression des pneus de leur voiture tous les mois. Investissez éventuellement dans un manomètre que vous mettrez à leur disposition dans votre garage ou sur votre parking. Sachez aussi que la pression doit être contrôlée lorsque les pneus sont froids. L’hiver, il est recommandé d’ajouter 0,2 bar à la pression conseillée. Et n’oubliez pas la roue de secours.

Pour leur sécurité, incitez vos collaborateurs à vérifier régulièrement l’état des pneus de leur véhicule pour détecter la présence de crevasses et contrôler la profondeur des rainures grâce aux indicateurs d’usure qui sont inscrits dans les rainures. La loi stipule que les rainures des pneus ordinaires doivent avoir une profondeur minimale de 1,6 mm, alors que l’IBSR applique une norme de 3 mm. Pour les pneus hiver, la profondeur minimale est de 4 mm, ce qui correspond au bord argenté d’une pièce de 2 euros.

La pression des pneus doit être contrôlée tous les mois.

Fleet

Les progrès des camionnettes écologiques Certaines flottes deviennent plus écologiques. La digue pourrait même céder et les carburants alternatifs enfin opérer leur grande percée. Le cas de Carglass est illustratif de cette évolution. Son manager explique ses choix.

«P

our ajouter les camionnettes écologiques les plus adaptées à votre parc de véhicules, il est préférable de se fonder sur une politique de gestion de flotte mûrement réfléchie», estime Ronny Van Den Driesch, Audit & Vehicle Manager chez Carglass. La politique de flotte s’inscrit dans la culture de l’entreprise. «Dans le choix des camionnettes, nous tenons compte de trois éléments: la satisfaction de nos chauffeurs, la maîtrise des coûts et le respect de l’environnement.» Ce dernier point porte ses fruits dans la gestion des flottes. «Depuis 2010, les émissions de CO2 de notre flotte et de nos bâtiments ont baissé de 40 %. Les véhicules y ont grandement contribué, notamment parce que nos chauffeurs ont bénéficié de formations en matière de sécurité et de réduction de la consommation. Nous évitons les moteurs trop puissants. Par ailleurs, le renouvellement et l’écologisation de notre parc de véhicules progressent rapidement. Seule une petite partie se compose encore de véhicules satisfaisant aux anciennes normes Euro 4, moins strictes. Deux tiers des plus petites camionnettes satisfont à la norme Euro 5 et un quart, à la norme

Fleet

Euro 6. Enfin, 3% des camionnettes et utilitaires légers respectent la norme EEV, la plus récente et la plus sévère.»

La norme EEV Cette dernière n’autorise que 0,25 g/kWh CO, contre 1,5 g pour l’Euro 5. EEV est l’abréviation de ‘enhanced environmentally friendly vehicle’ (véhicule amélioré respectueux de l’environnement). Cette norme européenne est particulièrement stricte pour les composés azotés, puisqu’elle passe de 2,0 g/kWh NOx a 0,02 g/kWh à peine. «La norme EEV s’est peu à peu imposée sur le marché des camionnettes», remarque Ronny Van Den Driesch. Comment choisir des véhicules répondant à la norme EEV ? «Leurs dimensions doivent être pratiques. Nous disposons d’un service mobile qui remplace les vitrages automobiles sur site, mais nous faisons également des livraisons avec des camionnettes qui doivent pouvoir charger quatre palettes. Le véhicule doit également être très confortable et disposer de toutes les options qui favorisent la sécurité et le confort. Le prix d’achat reste un point important, de même que le service d’entretien et de réparation. Quand nous déployons d’autres véhicules, qui émettent davantage de substances nocives, nous devons également faire une analyse de leur fonction.» «S’il faut parcourir de longues distances, le diesel reste indispensable. Lors de tests, nous avons remarqué qu’une camionnette électrique n’a que 150 km d’autonomie alors que les salariés qui prennent la route doivent pouvoir parcourir 300 km par jour. Et les bornes de rechargement ne sont pas encore assez nombreuses. Idem pour les véhicules au CNG, qui affichent une autonomie de 300 km uniquement au gaz et peuvent parcourir 100 km supplémentaires avec un petit réservoir d’essence. Cela peut suffire.

Comment rendre une flotte plus écologique?

Nous avons installé notre pompe CNG à Hasselt. Et le réseau de stations-service DATS propose plusieurs pompes CNG. Ça s’améliore.»

Suivi constant ✔ Inscrire les interventions dans le cadre plus large d’une culture d’entreprise qui vise le respect de l’environnement et le confort et la sécurité des chauffeurs. ✔ Le prix et la fonction des véhicules sont importants dans le choix du carburant. L’autonomie et les possibilités de faire le plein et/ou de recharger les batteries sont des critères importants. ✔ En adaptant le choix du moteur à l’utilisation de chaque véhicule, il est possible de choisir des moteurs plus légers et plus sobres. ✔ En observant le comportement des chauffeurs et en récompensant ceux qui réduisent leur consommation via un suivi constant. ✔ Être attentif à l’évolution des carburants alternatifs et y préparer sa politique de flotte.

Outre le carburant des camionnettes, la façon de conduire des chauffeurs a une grande importance dans les émissions. «Nous avons déjà beaucoup communiqué sur les différentes manières d’utiliser son véhicule pour réduire sa consommation. Si le suivi est suffisant, les chauffeurs y restent attentifs. De plus, le chauffeur qui constate une consommation inhabituellement élevée doit déposer son véhicule au garage pour analyse. Nous récompensons les bons chauffeurs et nous suivons les sinistres et les amendes. Il nous arrive même de faire du mystery shopping pour voir nos collaborateurs à l’œuvre», ajoute Ronny Van Den Driesch. À court terme, le gestionnaire de flotte de Carglass s’attend à ce qu’il y ait une percée rapide des véhicules électriques. «Les fabricants promettent des batteries au lithium plus puissantes et moins chères pour 2020. Cela pourrait favoriser leur percée, bien mieux que la politique des pouvoirs publics d’ailleurs. Les véhicules à hydrogène et au CNG doivent également gagner en popularité. Les véhicules électriques coûtent encore le double d’un véhicule standard, mais l’avantage du gaz est qu’il est possible de l’associer rapidement et assez facilement à un moteur à combustion ordinaire.»

Une camionnette électrique n’a que 150 km d’autonomie.

Sous la responsabilité de

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FINANCES

Si vous ne courez pas ce risque, utilisez plutĂ´t cette somme pour vous offrir un bon resto.

ÂŠ Pieter Van Eenoge

Piet Sercu, professeur en finance internationale, KU Leuven

Un dollar faible, risque ou opportunité? La hausse du dollar et les fluctuations de la livre sterling vis-à-vis de l’euro ont amené les entreprises à s’intéresser à nouveau aux risques de change dans leurs activités internationales. Il n’est pas utile de les couvrir sauf s’ils mettent en péril la santé financière de l’entreprise. Par contre, il est possible de profiter de l’évolution des taux de change.

e contrat à terme est un instrument classique pour amortir les fluctuations des cours du change dont il élimine les risques en fixant définitivement le cours auquel vous vendrez ou achèterez au moment convenu. Que vous conveniez avec votre fournisseur qu’il sera payé en dollars dans trois mois n’a plus d’importance: le risque d’une hausse de cette devise est couvert. Vous pouvez procéder de la même manière avec un client étranger. Vous définissez aujourd’hui le cours auquel se fera la vente dans quelques mois. En tant que fournisseur, vous évitez ainsi une baisse de vos revenus. Mais, le contrat à terme vous prive également de l’éventuel gain engendré par une fluctuation des taux de change à votre avantage. «Si le coût de vos importations en dollars ne cesse d’augmenter, votre fournisseur exportateur comprendra aisément que vous ne pouvez pas continuer à payer des prix de plus en plus élevés, surtout s’il existe des

Pulse décembre 2016

Finances

alternatives», souligne Piet Sercu, professeur en finance internationale à la KU Leuven. «Par conséquent, il est rare que l’importateur soit seul à supporter une augmentation du cours d’une devise. Le ‘hedging’, qui consiste à réduire les risques en couvrant des transactions financières par des transactions opposées, est une arme à double tranchant: vous avez autant de chances qu’il vous pénalise ou qu’il vous favorise. Mais, en ne couvrant pas les risque liés aux devises, certaines entreprises pourraient subir des dommages qui dépassent la perte sur quelques factures. Une entreprise avec une trésorerie bien garnie pourra les subir, mais une autre, dont les fonds propres sont limités, pourrait connaître des problèmes de liquidités au point de l’obliger à renoncer à des investissements ou d’entacher sa réputation. Ces risques-là sont une bonne raison de se couvrir.» Le contrat à terme apporte une certaine sécurité, car vous savez exactement à quel prix en euros vous allez vendre ou acheter des produits. En principe, ce type de contrat est gratuit, même si une banque ou un autre intermédiaire peut vous facturer une petite commission. «Si un service financier est quasi gratuit, cela signifie que son prix est équitable ou, plus précisément, que les probabilités de gain et de perte sont à peu près 50/50», poursuit Piet Sercu. «Son seul avantage est de vous éviter les dommages secondaires.»

Leading & lagging L’option est un autre instrument qui permet de se couvrir contre le risque de change. L’option sur devise peut vous protéger contre les évolutions négatives des cours tout en vous permettant de bénéficier des fluctuations qui sont à votre avantage. Avec une option ‘call’ (achat), vous vous couvrez contre une hausse des cours; l’option ‘put’ (vente) vous permet d’éviter toute perte en cas de dépréciation d’une devise. Cet instrument a un prix, plus coûteux que les

Si une devise est à un bas niveau depuis des mois, on s’attend à ce que les managers locaux en profitent. Wim Van der Stede, directeur de la faculté de comptabilité, London School of Economics

contrats à terme. «Une échéance plus longue et une volatilité plus grande accroissent le prix. Le prix d’exercice et les deux taux d’intérêt influent également sur la prime. L’établissement du prix de l’option sur devise est assez opaque. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises n’y recourent pas», constate Piet Sercu. «On peut également utiliser des ‘futures’, des contrats à terme négociables, mais c’est très rare en raison de leur standardisation et parce que ceux qui veulent se couvrir souhaitent rarement des contrats négociables.» Le ‘leading & lagging’, le déplacement spéculatif de la date de paiement, vaut-il la peine? «Au sein d’un groupe mère-filiale, c’est une opération à somme nulle», explique Piet Sercu. «La seule question qui importe vraiment, dans ou hors d’un groupe, c’est le moment de la conversion. Il ne nécessite pas de modifier la date du paiement effectif de la facture.» Le professeur conclut: «Pour ceux qui importent ou exportent systématiquement, une couverture contre les variations de change revient à prendre une aspirine: elle apporte un soulagement temporaire, mais ne remédie pas au fond du problème. Par contre, elle peut aider à prévenir un ébranlement de la position financière de l’entreprise. Le contrat à terme est très peu cher, voire gratuit, et il est très utile lors d’une augmentation du prix de revient ou une baisse du produit des ventes peut avoir un impact sur vos investissements ou votre ré-

putation. Si vous ne courez pas ce risque, utilisez cette somme pour vous offrir un bon resto.»

Barrières protectionnistes Le professeur Wim Van der Stede, directeur de la faculté de comptabilité à la London School of Economics, souligne plusieurs aspects des évolutions actuelles potentiellement importants pour le contrôleur financier d’une entreprise. «Les cours de change modifient aussi les résultats des entreprises. Normalement, les entreprises internationales ne vont pas imputer aux divisions nationales la responsabilité des effets de change qu’ils subissent et se contenteront de revoir les budgets. Ainsi, le tour semble joué, mais si une devise comme la livre sterling se stabilise à un niveau plus bas pendant plusieurs mois, on attendra des managers locaux qu’ils réagissent à cette nouvelle donne. Une filiale britannique pourrait examiner s’il n’est pas préférable d’acheter ses produits ou ses services au niveau local au lieu de les importer. Idem aux États-Unis, si le cours du dollar se stabilise à un certain niveau. Si une politique protectionniste est mise en œuvre, un di-

recteur de filiale ne peut pas se contenter de la subir.» Le professeur analyse aussi la position des entreprises et succursales belges. «D’un point de vue purement financier, les entreprises belges ont intérêt à envisager de transférer leurs achats ou leur production dans un pays avec une monnaie plus faible, en particulier si l’on élève des barrières protectionnistes. Un bon contrôleur financier ne s’intéressera pas qu’au court terme et évitera donc de rendre ses achats tributaires d’un pays donné, comme les États-Unis ou le Royaume-Uni, quelle que soit l’orientation réelle ou possible de la monnaie ou de la politique commerciale.» Du point de vue de Wim Van der Stede, tous les responsables nationaux doivent suivre de près les évolutions des cours de change et y réagir. Par uniquement parce qu’une entreprise peut difficilement se couvrir, mais aussi parce qu’elles peuvent offrir une opportunité financière. «Il y a moins de motivation à chercher à exploiter ces évolutions si l’on se contente systématiquement d’adapter les budgets sans inciter les managers locaux à explorer d’autres options.»

Que faire en cas de baisse du dollar et de la livre? Couvrez les risques en recourant à ✔ des contrats à terme qui bloquent le cours, quelles que soient les fluctuations du change, avantageuses ou non; ils ne coûtent rien ou très peu. ✔ des options sur devise qui vous permettent de profiter des hausses ou des baisses des cours attendus, mais elles sont assez chères. ✔ des contrats à terme négociables, mais très peu d’entreprises y font appel. ✔ des modifications spéculatives des dates de paiement, mais elles n’auront qu’un impact limité. Il vaut cependant la peine de se couvrir si l’évolution des cours de change peut mettre en péril la santé financière de l’entreprise.

Exploitez les opportunités en ✔ achetant ou produisant dans une devise moins chère et stable. ✔ évitant de vous rendre trop tributaire de certains fournisseurs sur base des fluctuations du change.

Pulse décembre 2016

Finances

Fournisseurs, ne vous laissez pas acculer Pour un fournisseur, il est entendu que le client est roi, mais il y a des limites. Les fournisseurs acceptent trop souvent des conditions et des exigences excessives de leurs grands clients, par crainte de négocier avec eux et de les perdre. Cela dit, il faut garder des finances saines et défendre ses intérêts, notamment en ce qui concerne les conditions de facturation et de paiement.

«S

ous la pression de leurs marchés, de nombreuses entreprises peinent à défendre leurs intérêts face à un client important», constate Peter Dick, directeur de Dynamick, CFO et conseiller financier indépendant pour les petites entreprises. «On peut penser qu’un client régulier veut entretenir une relation à long terme, dans le respect des impératifs de chacun. Pourquoi un client vient-il chez vous? Pour le prix, la qualité, le service? Probablement une combinaison des trois… Dans ce cas, vous devez avoir le courage de mettre vos conditions de facturation et de paiement sur la table des négociations. Trop souvent, le fournisseur y renonce. Et il n’est pas rare que des acheteurs trouvent naturel de payer très tard.»

Délais hors norme Peter Dick a connu un prestataire de services qui travaillait pour des grandes entreprises, moyennant des délais de paiement de 90 jours ou plus. C’était intenable sur un marché saturé avec des marges réduites, quand il faut payer tous les mois la grande majorité de ses charges, comme les salaires. Malgré l’épaisseur du cahier des charges du client, le fournisseur a pu obtenir des

Vous devez avoir le courage de mettre vos conditions sur la table des négociations. Peter Dick, Dynamick

modalités de facturation et de paiement plus favorables. Une autre entreprise payait les matières premières de sa production à la commande, consacrait trois mois à la production et devait encore attendre le paiement trois ou quatre mois à partir de la livraison: soit sept mois de préfinancement au moins, ce qui n’a pas manqué d’entraîner des problèmes de trésorerie. Le conseiller financier a aidé un fournisseur d’une grande chaîne de magasins. «Le fournisseur avait préparé une série de livraisons sur mesure, mais le client a étalé cet achat sur un an. Pendant tout ce temps, le fournisseur a dû préfinancer. Un beau jour, il a dit non et, aujourd’hui, il vend moins à ce client, mais il peut travailler davantage avec d’autres clients qui acceptent de meilleures conditions. Ses marges et la qualité de son service clientèle se sont améliorées.»

Favoriser la confiance Peter Dick est conscient que les vendeurs ne sont pas les mieux placés pour négocier les aspects financiers. «Demandez à des experts financiers des deux parties de négocier ces aspects, en concertation avec les vendeurs: cela favorisera la confiance entre les services internes et avec l’interlocuteur. Expliquez clairement

PAROLES D’EXPERT

Renzo Caponi, Partner BDO Digital & Innovation

Six conseils en matière de facturation et de paiement ✔ Connaissez votre client et sachez pourquoi il fait appel à vous. ✔ Basez-vous sur vos points forts et ce qui vous distingue de vos concurrents. ✔ Faites appel suffisamment tôt à un expert financier pour discuter de la facturation et du paiement. ✔ Demandez une contrepartie à des délais de paiement plus longs. ✔ Consolidez vos conditions générales de vente et négociez sur cette base. ✔ Subdivisez vos clients en fonction du chiffre d’affaires (A-B-C) et calculez la rentabilité de chacun d’entre eux.

pourquoi tel point est important pour vous, par exemple parce que vous avez des charges de personnel élevées ou des stocks importants, ce qui oblige à préfinancer vos activités. Le fournisseur doit aborder assez vite ces différents aspects et oser dire non.» «Fixez les délais de livraison et de paiement dans le contrat de vente et demandez une contrepartie en échange de délais de paiement plus longs. Vous pouvez également accorder une petite réduction en échange d’un paiement comptant, que vous intégrerez dans votre prix de vente. Ne pensez pas que ce réflexe financier n’est pas commercial. On sait qu’une grosse partie du bénéfice est dû à 20 - 30% des clients; les autres font baisser la rentabilité. Il faut éviter d’être tributaire de quelques grands clients et essayer d’avoir un mix de clients différents. Ne soyez pas obnubilé par le chiffre d’affaires, observez aussi la rentabilité.»

INNOVEZ EN PERMANENCE: S’ARRÊTER, C’EST RECULER! Les organisations jouissent d’un large éventail d’instruments numériques pour renforcer leur cœur de métier. Ces outils éprouvés et technologies innovantes ont chacun leur propre impact. Pour rester dans la compétition, le chef d’entreprise dispose d’un arsenal de valeurs sûres: solutions logicielles d’automatisation des processus (ERP), de gestion des clients (CRM) et de facturation numérique, mais aussi technologies hardware telles que codes-barres, identification par fréquence radio (RFID), GPS et scanners de documents. Bien qu’elles aient beaucoup évolué, ces applications sont encore trop peu utilisées en soutien des activités opérationnelles. Pour prendre de l’avance sur ses concurrents, le manager a également le choix entre diverses technologies innovantes. Ces solutions logicielles, matérielles et télécoms ont été lancées assez récemment. Il s’agit notamment de boutiques en ligne, de médias sociaux et d’applications mobiles pour processus opérationnels, sans oublier l’impression 3D, la réalité augmentée (qui superpose des informations numériques à notre vision du réel), l’internet des objets et les Big Data. Pensez comme vos clients De quels outils votre organisation a-t-elle besoin? Pour répondre à cette question, il convient d’observer vos structures actuelles dans la perspective propre à vos clients. Imaginez ce qu’ils attendront de votre entreprise en 2020, et observez quelles technologies vous permettent de répondre d’ores et déjà à ces besoins. Une stratégie à long terme, complétée d’un plan d’action à court terme, doit être votre fil conducteur. Vous procéderez certes par étapes afin d’intégrer ces outils dans vos produits, services et processus, mais il vous faudra innover en permanence. Car s’arrêter, c’est reculer! Toutes ces solutions numériques accroissent vos rendements, augmentent votre chiffre d’affaires et consolident vos liens avec vos clients. Quel que soit l’outil privilégié, il aura toujours un impact sur votre entreprise. La mise en œuvre d’outils éprouvés dans des processus générateurs de cash-flows entraînera des améliorations qui auront, à leur tour, un effet salutaire en supprimant des procédés désormais dépassés. Si vous investissez dans une technologie innovante, il sera indispensable de moderniser votre structure organisationnelle.

Une initiative de Partner Content en collaboration avec

IT-TÉLÉCOMS

Günther Van Gysegem, fondateur de Mon3aan

Le comptable numérique La numérisation est en plein essor au sein des entreprises. Pourtant, de nombreux indépendants et chefs d’entreprises continuent à déposer chaque trimestre des classeurs remplis de factures et de souches TVA chez leur comptable alors que, même s’ils sont minoritaires, les bureaux de comptabilité qui jouent la carte du numérique existent, même si cela exige des investissements lourds.

on3aan (prononcez Mondriaan) est le nom d’une start-up d’expertise comptable basée à Gavere qui revendique 95% de clients servis sous forme numérique. L’entreprise, une dizaine de collaborateurs, est née d’un ‘management buy out’ (MBO) du bureau d’expertise comptable et de consultance Moore Stephens. «Notre bureau devait gagner en flexibilité et en vitesse de réaction. La numérisation occupe une place centrale dans cette stratégie», explique Günther Van Gysegem, fondateur de Mon3aan. Au contraire de nombreuses entreprises et d’autres bureaux de comptabilité, Mon3aan n’a donc pas subi de transformation numérique vu qu’il a été créé pour le numérique: il est animé d’un esprit novateur, comme le célèbre peintre à qui il a “emprunté” le nom.

Le train du numérique Un bureau de comptabilité classique et un bureau de comptabilité numérique, comme le revendique Mon3aan, n’ont pas grand-chose en commun. «La grande différence c’est que nous avons construit notre propre plateforme numérique. Nous avons associé une série de solutions logicielles existantes», explique Günther Van Gysegem.

95% de nos clients travaillent de manière purement numérique en matière de comptabilité. Günther Van Gysegem, Mon3aan

Cela permet aux clients de scanner leurs documents via la plateforme et de les y déposer, notamment pour la déclaration TVA à rentrer chaque trimestre ou chaque mois. «Les clients peuvent scanner leurs factures d’achat et nous les envoyer ensuite. Ils peuvent aussi scanner et envoyer par e-mail leurs souches TVA. Nous leur proposons un logiciel spécifique qui les photographie. Du point de vue des coûts, c’est une simplification considérable», affirme le fondateur. La numérisation s’étend à d’autres activités. «Les fichiers coda sont livrés automatiquement chaque jour: aucun extrait de compte n’est plus nécessaire. En outre, nous offrons à nos clients la possibilité de créer leurs factures de vente sur notre plateforme et de les envoyer sous forme numérique.» Le progiciel de comptabilité est au cœur de la plateforme. «Nous utilisons Exact online, une solution de comptabilité qui permet d’y associer d’autres applications. Parmi celles-ci, citons Lightspeed (un système de caisse pour l’horeca) et Teamleader (une application de gestion des clients (CRM) et de planification de projets en ligne). Une autre de nos applications est Xpenditure, un logiciel qui permet d’introduire des notes de frais», explique-t-il.

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IT-Télécoms

«Nous essayons de répondre aux attentes en la matière.» Cela permet au client d’effectuer luimême le travail préparatoire, notamment le scannage et le chargement des documents comme les factures et les souches TVA. Des tâches qui sont encore souvent accomplies par le bureau comptable. «Tous ne sont pas prêts à accomplir ce travail aujourd’hui, mais la plupart le font, ce qui recentre nos tâches sur le conseil et le contrôle de ce qui a été saisi.» En matière de comptabilité, 95% des clients travaillent de manière purement numérique. L’objectif est d’inciter les 5% restants, dont ceux qui tiennent leur comptabilité interne, à prendre le train du numérique.

Et la législation? La législation autorise-t-elle un bureau comptable à travailler de manière entièrement numérique? «Bonne question», répond Günther Van Gysegem. «Nous nous heurtons toujours à des barrières parce que le législateur n’est pas encore totalement entré dans l’ère du numérique», reconnaît-il. Aujourd’hui, pour certaines facettes de la comptabilité, le fisc accepte déjà la variante numérique. «C’est le cas pour l’introduction de souches TVA via le logiciel Xpenditure. Après scannage et envoi, vous pouvez jeter vos souches papier et ne conserver que leur version numérique dans le cloud. Le fournisseur de logiciel a demandé un ruling TVA qui l’a confirmé», explique-t-il. Les factures de vente ne sont pas non plus un problème. Le logiciel de comptabilité doit être reconnu par le fisc. «L’une des conditions est, par exemple, qu’il doit être impossible de modifier une facture de vente après son envoi», explique le comptable. Malheureusement, certains éléments ne sont pas encore acceptés sous format numérique. «Pour les factures d’achat, c’est un peu plus compliqué. Vous devez les conserver sept ans et les avoir à disposition en cas de contrôle, sous forme numérique et papier. Une directive qui, selon moi, n’est

Nous essayons de faire passer à l’ère numérique le boulanger du coin. Günther Van Gysegem, Mon3aan

plus vraiment de ce temps», regrette le fondateur de Mon3aan.

Un investissement lourd Günther Van Gysegem en est (évidemment) convaincu. «La numérisation est un avantage pour nos clients. De simples comptables, nous devenons des conseillers. Nous avons l’ambition de faire du conseil d’entreprise notre cœur d’activité via trois piliers: numérisation automatisée, conseils et fiscalité.» Pourtant, le développement d’une plateforme numérique exige de lourds investissements. «Les premiers mois ont été difficiles. Nous avons dû investir et les coûts liés aux logiciels représentent un ETP (équivalent temps plein), ce qui est énorme pour un bureau de dix salariés. Les logiciels sont chers, surtout au début, parce que tout ne fonctionne pas encore parfaitement et, qu’en parallèle, il fallait

continuer à traiter les dossiers de comptabilité classiques. Sur base des clients existants, nous avons heureusement pu enregistrer un chiffre d’affaires annuel de 500.000 euros. Nos efforts numériques l’ont depuis porté à 920.000 euros, ce qui est un résultat très appréciable.» Après l’investissement dans la plateforme et l’intégration des solutions logicielles, un bureau de comptabilité numérique doit également consentir d’importants investissements dans la formation du personnel, surtout dans les six premiers mois. Il doit aussi convaincre ses clients. «Si un client ne travaille pas encore sous forme numérique, nous procédons à une analyse de son entreprise et proposons des logiciels appropriés. La semaine dernière, un client m’a demandé d’intégrer à notre plateforme sa solution CRM. Un bureau de comptabilité est aussi un conseiller en technologie.

Comptabilité numérique: qu’est-ce qui est possible et qu’est-ce qui est obligatoire? Le législateur belge a assoupli les règles en matière de comptabilité et en particulier de facturation électronique, même si certains principes doivent être gardés à l’esprit. Bref résumé. ✔ La facture électronique équivaut à la facture papier dont elle reprend toutes les obligations légales. ✔ La loi prévoit que l’entreprise peut choisir sa technologie pour fournir ses factures. Vous pouvez faire appel à une plateforme ou envoyer vos factures par e-mail à vos clients sous forme d’un fichier PDF. Il faut juste prouver que vous êtes l’émetteur et que votre client l’accepte, tacitement ou de façon avérée, en payant la facture ou en accusant réception sans contestation ni réserve.

«Nous sommes déjà numérisés à 100%.»

Nous proposons ces services à des sociétés de taille moyenne, mais aussi à des petites entreprises. Nous essayons de faire passer à l’ère numérique le boulanger du coin.»

L’avenir est numérique Le numérique est l’avenir et Mon3aan est fier d’en être partie prenante. «Le métier de comptable est confronté à de nombreux défis. Le secteur commence seulement à en prendre conscience. Quand on observe les restructurations annoncées chez un financier comme ING, il est clair que nous n’échapperons pas à cette évolution», affirme-t-il. «Le logiciel va supprimer les opérations de base, mais je suis sûr que je ne devrai licencier personne dans mon équipe. Nous sommes déjà numérisés à 100%. Par contre, ils sont nombreux à devoir encore franchir cette étape.»

✔ Les factures électroniques sortantes doivent être conservées pendant sept ans et ce, ce sous format électronique. Pour le fisc, l’impression papier d’une facture électronique n’est pas un document original. ✔ Si le fournisseur et le client utilisent une plateforme commune pour la facturation électronique, la facture du fournisseur doit y rester disponible assez longtemps pour que le client puisse en prendre connaissance ou la télécharger. ✔ Les factures reçues sous forme électronique sont conservées sous cette forme, y compris les données qui garantissent l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de chacune de ces factures. ✔ Les factures papier seront conservées soit dans leur forme initiale, soit sous forme numérique. En cas de conservation numérique, l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu doivent être garanties et, dans ce cas, un scan ne fera pas l’affaire. Il vaut donc mieux conserver les factures papier pendant sept ans. ✔ Les bons et souches classiques (inhérents à un livre de caisse) peuvent être numérisés et conservés dans le cloud si le fournisseur du logiciel a un accord avec le fisc. Les exemplaires numérisés remplacent les exemplaires papier.

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Gadgets IT Babioles pour nerds ou applications indispensables qui rendront votre vie professionnelle plus mobile et plus productive? À vous de voir et de piocher dans notre sélection. 4

1|Scanner sans fil. Les Epson WorkForce DS-310 et DS-360W sans fil sont des scanners très compacts et les plus rapides du marché. 2|Smartphone modulaire. Le Lenovo Moto Z associe les fonctionnalités d’un top smartphone à un design contemporain. Ses composants amovibles sont combinables comme des Lego pour l’adapter à vos souhaits. 649 euros. 3|Clavier avec lecteur SmartCard. Cet EW3250 Ewent est un clavier AZERTY avec lecteur SmartCard intégré qui fonctionne aussi via USB 2.0. Compatible avec les cartes d’identité électroniques belges. 39,95 euros. 4|Le plus fin. Le HP ProBook x360 11 est l’ordinateur portable convertible en tablette avec double système de caméra le plus fin du marché. Il est surtout

destiné au secteur de la formation et il est livré avec un stylet. 5|Projecteur de voyage. Le projecteur LED portable UNIC UC46 est très pratique pour les présentations lors d’un déplacement. Le plus: son petit prix (une centaine d’euros). 6|Bringme Box. Cette invention belge est un espace de rangement pour les colis commandés en ligne livrés au bureau. Via un code envoyé par e-mail ou l’application Bringme, on peut y enlever ou y déposer des colis. 7|PowerBank compact. Ce PowerBank 18200 Sandberg relativement compact permet de recharger simultanément jusqu’à trois appareils USB. Le chargement du PowerBank est assez lent, mais on peut y connecter des appareils pendant qu’il se recharge. 75 euros.

8|Caméra compacte. La caméra compacte Gear 360 Manager Samsung, avec application Gear 360 Manager (à télécharger), donne accès aux images en direct. 349 euros. 9|PC invisible. Le Thinkcentre X1 All-in Lenovo est un PC design ‘all-in-one’: écran avec ordinateur intégré, clavier et souris sans fil. 1.700 euros. 10|USB Desktop Aquarium. Cet objet fou de Gadget House est un aquarium, une montre, un calendrier et une lampe. 30 à 40 euros. 11|PC hyper compact.Le nouveau HP Mini Z2 est à peine plus grand qu’une tasse de café, pour une puissance deux fois supérieure à celle des mini PC actuels. L’appareil est également remarquablement silencieux. 850 euros. 12|Porte-clés Bluetooth.

Le designer Philippe Starck a conçu les traceurs Bluetooth/porteclés pour Wistiki. Le traceur étanche produit un signal sonore pouvant atteindre 90 dB. Environ 50 euros. 13|Imprimante 3D. L’imprimante 3D Ultimaker 3 embarque des nouvelles technologies qui permettent d’imprimer des modèles complexes. 2.995 euros (hors TVA). 14|Smartphone avec batterie haut de gamme. Le Nova Plus est un smarphone du chinois Huawei qui annonce deux jours d’autonomie de batterie. 450 euros. 15|Jumelles compactes. L’Olympus 6×16 Monoculair est un monoculaire étanche et super compact idéal pour un usage professionnel comme pour les loisirs. Environ 70 euros.

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