Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014
SPUTNIK Bia Simonassi
Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.
AULA 1 de 10 Introdução ao Gerenciamento de Projetos Contexto histórico em que surgiu a ciência Gerenciamento de Projetos como iniciativa estratégica Áreas de conhecimento aplicadas ao Gerenciamento de Projetos O que é projeto? O que é processo? O que é programa? O que é portfólio? Como elaborar e avaliar projetos? O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.
“Não sabendo que era impossível, foi lá e fez!” Jean Cocteau
O Homem sempre fez projetos. Mesmo sem saber disso.
Projetos sempre serviram para resolver grandes problemas...
... ou para realizar aquilo que parecia impossĂvel de ser feito.
Projetos transformam o que parece impossível, improvável, inatingível em uma equação.
Projetos aproximam o Homem do absurdo. E impulsionam a humanidade para o futuro.
A GestĂŁo de Projetos tornou-se uma ciĂŞncia depois da Segunda Grande Guerra...
... como consequência da famosa “corrida espacial” entre EUA e Rússia:
Dominar o espaço sideral era o passaporte para impor, tambÊm, um sistema econômico.
Capitalismo versus Comunismo. Quem dominasse o cosmos merecia dominar o planeta tambĂŠm.
Os russos saíram na frente e adaptaram mísseis militares em satélites de exploração espacial.
O primeiro deles foi o Sputnik 1, o primeiro satÊlite artificial lançado pelo Homem, em 1957.
Um mês depois, foi a vez do “Companheiro 2” orbitar com o primeiro ser vivo dentro: Laika.
Em 1958, os Estados Unidos lançaram seu primeiro satÊlite artificial: Explorer 1
TambĂŠm em 1958, foi fundada a NASA: National Aeronautics and Space Administration.
O primeiro programa espacial da NASA foi o Programa Mercury, cujo objetivo era...
“superar as conquistas espaciais soviéticas”.
Em abril de 1961, um russo tornou-se o primeiro Homem a navegar no espaรงo sideral.
Yuri Gagarin, 27 anos, da Vostok 1 (Oriente): “A Terra é azul e eu não vi Deus algum...”
Ainda em 1961, o presidente Kennedy declara: “Escolhemos ir para a Lua porque é DIFÍCIL!”
O desafio parecia impossível. O prazo curtíssimo. Como resolver? Resposta: METODOLOGIA.
Mas tinha que ser uma metodologia inovadora que permitisse realizar coisas “impossíveis”.
E que combinasse elementos de outras ciências como Administração e Engenharia.
Em 1969, graças à nova ciência, os americanos pisaram na Lua: “A águia pousou!”
Também em 1969, foi fundado, na Filadélfia (EUA), o Project Management Institute (PMI).
O instituto sem fins lucrativos transformou o Gerenciamento de Projetos em uma indĂşstria.
E é responsável pela difusão de padrões e pela normatização da profissão.
O PMI é uma referência (inter)nacional quando o assunto é Gerenciamento de Projetos.
EstĂĄ presente em 185 paĂses e contabiliza 50 mil associados e 10 mil PMPs.
A “bíblia” do Gerente de Projetos chama-se PMBOK, que fornece os padrões mundiais para projetos.
Projeto ĂŠ uma palavra usada indiscriminadamente para definir muitas coisas diferentes.
A definição de projetos que vamos adotar é a oficial do PMI, aceita no planeta todo.
Projeto é um esforço finito para produzir algo inédito, espetacular, inovador.
Cada lanรงamento de um foguete corresponde a um projeto.
O Programa Apollo (EUA) tinha 18 projetos (ou miss천es). O Programa Sputnik (URSS) tinha 5.
Programa ĂŠ o conjunto de projetos dos departamentos.
Portfólio é o conjunto de programas, projetos e processos estratégicos da organização.
Projeto é um empreendimento TEMPORÁRIO...
... com o propósito de criar algo ÚNICO.
“Temporário” significa que o projeto termina quando cumpre seu objetivo.
Este dia tem data marcada, abenรงoada e sacramentada.
“Único” significa que o projeto produziu algo que não poderia ser criado pelas vias normais.
Para ser considerada um projeto, uma ideia precisa:
1) Demonstrar relação com algo (relativamente) inovador, inÊdito, espetacular.
2) Obedecer a um prazo (praticamente) irrevogรกvel.
3) Com recursos (relativamente) limitados e (preciosamente) controlados por pessoas.
Projetos e processos s達o coisas diferentes e complementares.
O cotidiano estรก para os processos, assim como a novidade estรก para os projetos.
Porque há coisas que devem ser feitas com frequência para garantir a sobrevivência.
E hรก coisas que, uma vez feitas, nos fazem evoluir e nos impulsionam para frente, para o futuro.
Processos s達o coisas feitas frequentemente para manter rotinas essenciais.
E projetos s達o coisas feitas de vez em quando para criar novidades e mudar algo.
Processos se repetem, sempre, do mesmo jeito (de preferĂŞncia).
Por isso, muitos processos podem ser executados por máquinas (automatização).
Projetos s達o empreitadas nas quais se investe para transformar (melhorar) alguma coisa.
Por isso projetos s達o feitos, necessariamente, por pessoas e n達o por softwares.
Projetos podem dar origem a novos processos ou podem aperfeiรงoar os processos existentes.
Em um ambiente em que s贸 ocorrem processos, a hierarquia 茅 tradicional.
PRESIDĂŠNCIA
Gerente Funcional X
Gerente Funcional Y
Gerente Funcional Z
Gerente Projeto A
Especialista em X
Especialista em Y
Especialista em Z
Gerente Projeto B
Especialista em X
Especialista em Y
Especialista em Z
Gerente Projeto C
Especialista em X
Especialista em Y
Especialista em Z
Em um ambiente de projetos, a estrutura ĂŠ matricial: forte, fraca ou balanceada.
Quanto mais redondos os processos, mais sólida é a rotina da organização.
Quanto mais projetos bem-sucedidos, mais inovadora é a organização.
Se voc锚 fizer s贸 projetos, pode ficar com o cotidiano comprometido.
Se voc锚 fizer s贸 processos, pode ficar estagnado, enferrujado, obsoleto e ultrapassado.
Trabalho = processos + projetos. Teletrabalho = trabalho + metodologia + tecnologia.
Uma empresa saudรกvel gerencia e equilibra a quantidade de processos e projetos...
... para se posicionar em um mercado dinâmico, competitivo e cheio de oportunidades e ameaças.
ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
PROJETO OU PROCESSO
01
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
José acabou de ser promovido gerente do seu setor e está muito feliz. Aumentou a responsabilidade, mas aumentou também o salário. É sua primeira experiência como gerente e sua primeira missão é MONTAR SUA EQUIPE DE TRABALHO. Além dele, serão mais cinco pessoas trabalhando diariamente. José decidiu começar o desafio pela descrição das atribuições de cada um. Assim, José pode selecionar candidatos cujas habilidades atendam às necessidades da sua gerência.
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
02
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Maria foi contratada para fazer parte da equipe de trabalho do José. Ela vai assumir a posição de Analista. O salário não é grande coisa, mas ela vai “adquirir experiência para negociar um pagamento melhor, no futuro”. A principal tarefa de Maria é CUIDAR DA FOLHA DE PAGAMENTO da organização. Tarefa simples, segundo ele. Certo...
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
03
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Leo é Diretor Financeiro do jornal local. Vem enfrentando uma maré difícil, mercado competitivo, cheio de concorrentes novos, além de muita instabilidade. Para driblar a crise, Leo decidiu investir na metodologia de gerenciamento de projetos como estratégia de desenvolvimento empresarial. Selecionou um prestador de serviços especializado no assunto e vai começar a IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA pela capacitação das pessoas. Esperto esse Leo!
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
04
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Vitor é Gerente de Inovação e Tecnologia no jornal local. Desenvolveu um software de gestão de projetos a pedido do Diretor Financeiro, que está apoiando a implementação da metodologia de gerenciamento de projetos na organização. O sistema vai ser publicado logos após os testes finais. A reunião de hoje é sobre a responsabilidade de cada funcionário no PLANO DE MANUTENÇÃO DO SOFTWARE. Grande Vitor!
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
05
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Ana Maria está muito feliz: acaba de saber que está GRÁVIDA DO PRIMEIRO FILHO. Apesar da inexperiência na maternidade, está animada. Já contou para a família e para as amigas, que deram muitas dicas para a “neo mamma”. Ela não sabe o que esperar da primeira gestação, mas o marido comprou alguns livros para entreter sua curiosidade. Será que vai ser menino ou menina? :)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
06
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Dona Antônia é parteira. Já fez nascer tantas crianças que perdeu a conta. Vai fazer o parto do(a) filho(a) da Ana Maria, que está grávida do primeiro herdeiro. O nascimento de uma criança é sempre um evento emocionante para Dona Antônia, mas ela não se deixa levar pela emoção na hora H: TRABALHO DE PARTO É COM ELA! O mais incrível nesta história? Dona Antônia não tem filhos biológicos, embora considere seus filhos de coração todas as crianças que ajudou a nascer! Viva a Dona Antônia!:)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
07
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Ayrton pediu um empréstimo no banco para CONSTRUIR SUA CASA. Ele não tem a menor experiência em construção civil, então contratou o cunhado, que tem uma empresa de construção, e pediu conselhos para um amigo engenheiro. Ele sabe que “obra sempre atrasa”, mas essa não pode atrasar, porque se a casa não ficar pronta na data marcada, sua noiva já ameaçou casar com outro! “Acelera, Ayrton!” :)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
08
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Finalmente a irmã do Bernardo vai se casar (desencalhou!). Tanto que Bernardo foi contratado pelo futuro cunhado, o Ayrton, para CUIDAR DA OBRA DA CASA dos pombinhos. A empresa do Bernardo é pequena, mas ele tem ótimos clientes e nunca fica sem trabalho: a agenda tem obras confirmadas para o ano inteiro. Danado esse Bernardo! :)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
09
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Marina é Web Designer e trabalha em uma agência de publicidade famosa. Sua função é fazer sites. Está iniciando a CONSTRUÇÃO DE UM SITE para um cliente muito exigente. Ela já fez vários sites, de vários tipos, então não há grandes dificuldades na tarefa encomendada. A empresa tem até um procedimento para a construção de sites que ela deve considerar para não ferir nenhuma norma interna. Boa trabalho, Marina! :)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
PROJETO OU PROCESSO
10
MODO DE USAR: (exercício individual) 1. Leia e analise a situação apresentada. 2. Escolha o ícone que melhor representa a situação: projeto ou processo? 3. Justifique sua escolha.
Gabriel é gerente de comunicação do município. Recebeu a incumbência de cuidar do DESENVOLVIMENTO E LANÇAMENTO DO SITE DA PREFEITURA. Seguiu as normas internas de contratação e terceirizou o assunto para uma agência de publicidade especializada em construção de sites. Gabriel é um cliente muito exigente e espera conseguir lançar o site no menos prazo possível. :)
JUSTIFICATIVA
PROJETO
PROCESSO
Fim