Bia Simonassi 2014
PROJETOS NA PRÁTICA
Este eBook faz parte do material didático da XXII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 28 e 29 de março e 11 e 12 de abril de 2014.
AULA 3 de 5 Tópicos abordados durante esta aula: Planejamento de projeto Sinopse de Projeto: escopo, objetivo, produtos, clientes, metas, justificativa, stakeholders, equipe, orçamento, período, nome do projeto, gerente... Relação entre objetivo, metas e produtos Miopia de objetivo de projeto Acompanhamento físico de projetos Situação de projeto e Gráfico de Gantt O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios do Project Management Institute (PMBOK).
PROGRAMA Sexta 28 de março 19 às 22h30 Sábado 29 de março 9 às 12h30
Sexta 11 de abril 19 às 22h30 Sábado 12 de abril 9 às 12h30 14 às 17h30
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BIBLIOGRAFIA
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RECEITA PARA PASSAR NOTA FINAL = PTS EXERCÍCIOS + PTS TRABALHO 2
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
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A principal ferramenta do Gerente de Projetos ĂŠ sua competĂŞncia.
Competência é um conjunto de habilidades, que forma um perfil específico.
Ferramenta 茅 um acess贸rio (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.
O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas pr贸prias habilidades.
Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).
O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.
Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.
Todo projeto nasce, produz resultados, conforme previsto, e acaba na data marcada.
As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA.
PDCA ĂŠ a sigla para Planejar, Desenvolver, Controlar e Agir (corretiva ou preventivamente).
O ciclo PDCA forma uma espiral positiva, de baixo para cima, toda vez que se completa.
Esta espiral Ê uma mola com uma força traduzida pela Lei de Hooke.
É esta força potencial orgânica que está por trás do ciclo PDCA e que provoca a melhoria contínua.
É este mecanismo que produz a inovação e a mudança de patamar prometidas pelos projetos.
Toda vez que o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho da organização sobe.
A sinopse ou “project chart” é a certidão de nascimento do projeto.
Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial: tudo deve ser feito conforme pactuado.
Portanto, se houver dúvidas durante a execução do projeto, consulte a sinopse aprovada.
Mas, atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.
É a sinopse que dá o sinal verde para a execução do projeto.
A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.
Um formulĂĄrio de sinopse ĂŠ composto por campos (partes) que descrevem o projeto.
Todo projeto comeรงa com um alvo (objetivo) bem definido.
O objetivo ĂŠ o que o projeto pretende fazer, dito de forma objetiva, clara e cirĂşrgica.
O objetivo sempre começa com um verbo, no infinitivo, que indica ação:
criar, lanรงar, mudar, aperfeiรงoar, desenvolver, alcanรงar, descobrir, ultrapassar, conquistar...
A definição do objetivo é a parte crítica do planejamento do projeto.
Seguir adiante sem definir com clareza e precisão o objetivo do projeto é lançar mão da sorte!
Se o objetivo for mal definido, todo o planejamento do projeto fica comprometido.
O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso: “Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.
Enxergar direito o que vai ser feito, antes de iniciar o projeto, ĂŠ fator crĂtico de sucesso!
Se o objetivo n達o for claro, direto e preciso, o projeto pode sofrer de miopia.
Definir um objetivo mĂope significa perder o foco do projeto e arriscar o insucesso.
Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaรงo sideral.
Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.
A outra tribo usou lรกpis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaรงo.
Para atingir um objetivo, ĂŠ preciso manter o foco no alvo do projeto.
Se houver desvios, o projeto pode não alcançar seu objetivo e não gerar os resultados esperados.
Objetivo mal definido ou mal compreendido ĂŠ meio caminho andado para o fracasso do projeto.
A partir do objetivo ĂŠ possĂvel definir os produtos que devem ser quantificados e detalhados.
Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.
Produto é algo mensurável e quantificável que comprova que o objetivo do projeto foi atingido.
Para cada produto prometido determine uma meta, pelo menos.
As metas sĂŁo as paradas intermediĂĄrias para se chegar a um destino (objetivo) final.
Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.
Objetivo, produtos e metas são as informações críticas do planejamento de projetos.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de atĂŠ 4 pessoas. Batize o grupo com um nome. Anote os nomes dos participantes. 2. Verifique os objetivos de projetos propostos a seguir. 3. Defina produtos ou resultados tangĂveis que comprovem que o objetivo foi atingido. 4. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado. 5. Vale 2 pontos.
1
Lançar o site da organização
2
Desenvolver um novo produto ou serviรงo
3
Elaborar o TCC da p贸s
INTERVALO
A sinopse ĂŠ um contrato que finaliza com assinaturas para selar um compromisso.
A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.
Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.
O Plano de Ação é elaborado conforme método 5W2H, a partir das metas do projeto.
5W2H ĂŠ a sigla para What, Why, Who, When, Where, How e How much.
Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.
Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e comparรก-lo ao plano.
Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos jรก foram entregues.
Significa comparar o percentual do tempo que jรก passou versus o tempo que ainda resta.
Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e aqueles efetivamente utilizados.
Controlar o projeto significa verificar se as coisas est達o sendo feitas...
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
... dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.
Se houver desvios, ĂŠ preciso agir preventiva ou corretivamente.
Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...
...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.
Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...
...o gerente mantĂŠm o foco nas metas para garantir que o plano estĂĄ sendo seguido.
Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, ĂŠ preciso agir (corrigir).
Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.
A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.
A principal ferramenta de controle ĂŠ o grĂĄfico de Gantt que compara planejado x realizado.
METAS Meta 1
Meta 2
Meta 3
Meta 4
Meta N
PERÍODO DO PROJETO PERÍODO PLANEJADO PERÍODO REALIZADO
HOJE
TEMPO
Cada meta aparece representada por uma barra na linha do tempo.
Ă€ medida que a meta vai sendo executada, um percentual reflete o seu progresso.
Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.
E quando o objetivo do projeto Ê alcançado, a empreitada chega ao fim.
Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega os produtos ao cliente.
Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos par창metros de qualidade.
É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).
Afinal, o projeto s贸 foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.
É preciso verificar a conformidade dos produtos, antes do fim do projeto.
Se as falhas forem detectadas a tempo, ĂŠ possĂvel corrigi-las e salvar o projeto.
Por isso ĂŠ que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.
Com o fim do projeto, o time se desfaz e as liçþes aprendidas são registradas e compartilhadas.
As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.
Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.
Projetos podem deixar processos como heranรงa e devem encerrar suas atividades na data final.
O encerramento do projeto ĂŠ um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.
AlĂŠm de concluĂdo com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.
Paralizaçþes e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.
Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso do projeto!
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado. Vale 2 pontos.
1.
2. 3. 4.
Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das atividades que compõem cada meta. Normalmente, usase 100% para representar as atividades concluídas, 0% para as atividades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as atividades parcialmente concluídas. Preencha as barras do gráfico de Gantt, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas. Identifique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corretivas e/ou preventivas. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
EXEMPLO INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
M1
100
M2
25
M3
0
M4
75
M5
0
M6
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
O projeto está atrasado!
33
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
INÍCIO
PROJETO
B
FIM
%
M1
50
M2
0
M3
50
M4
75
M5
0
HOJE
INÍCIO
PROJETO
C
FIM
%
M1
25
M2
25
M3
25
M4
25
M5
25
HOJE
INÍCIO
PROJETO
D
FIM
%
M1
50
M2
25
M3
25
M4
25
M5
0
HOJE
INÍCIO
PROJETO
E
FIM
%
M1
100
M2
100
M3
75
M4
0
M5
0
HOJE
OBRIGADA!
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FIM