Projetos na Prática

Bia Simonassi 2014

PROJETOS NA PRÁTICA

Este eBook faz parte do material didático da XXII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 28 e 29 de março e 11 e 12 de abril de 2014.

AULA 3 de 5 Tópicos abordados durante esta aula: Planejamento de projeto Sinopse de Projeto: escopo, objetivo, produtos, clientes, metas, justificativa, stakeholders, equipe, orçamento, período, nome do projeto, gerente...

Relação entre objetivo, metas e produtos Miopia de objetivo de projeto Acompanhamento físico de projetos Situação de projeto e Gráfico de Gantt O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios do Project Management Institute (PMBOK).

PROGRAMA Sexta 28 de março 19 às 22h30 Sábado 29 de março 9 às 12h30

Sexta 11 de abril 19 às 22h30 Sábado 12 de abril 9 às 12h30 14 às 17h30

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BIBLIOGRAFIA

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RECEITA PARA PASSAR NOTA FINAL = PTS EXERCÍCIOS + PTS TRABALHO 2

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Vir a todas as aulas Chegar na hora combinada Participar com perguntas e comentários Consultar a teoria publicada no blog Fazer todos os exercícios Entregar os exercícios dentro dos prazos Entregar o trabalho final dentro do prazo

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A principal ferramenta do Gerente de Projetos ĂŠ sua competĂŞncia.

Competência é um conjunto de habilidades, que forma um perfil específico.

Ferramenta 茅 um acess贸rio (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.

O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas pr贸prias habilidades.

Por definição, projetos exigem muito planejamento.

Do contrário, seriam processos (rotina).

O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.

Projetos são feitos por cabeças pensantes.

Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.

Todo projeto nasce, produz resultados, conforme previsto, e acaba na data marcada.

As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA.

PDCA ĂŠ a sigla para Planejar, Desenvolver, Controlar e Agir (corretiva ou preventivamente).

O ciclo PDCA forma uma espiral positiva, de baixo para cima, toda vez que se completa.

Esta espiral Ê uma mola com uma força traduzida pela Lei de Hooke.

É esta força potencial orgânica que está por trás do ciclo PDCA e que provoca a melhoria contínua.

É este mecanismo que produz a inovação e a mudança de patamar prometidas pelos projetos.

Toda vez que o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho da organização sobe.

A sinopse ou “project chart” é a certidão de nascimento do projeto.

Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial: tudo deve ser feito conforme pactuado.

Portanto, se houver dúvidas durante a execução do projeto, consulte a sinopse aprovada.

Mas, atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.

É a sinopse que dá o sinal verde para a execução do projeto.

A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.

Um formulĂĄrio de sinopse ĂŠ composto por campos (partes) que descrevem o projeto.

Todo projeto comeรงa com um alvo (objetivo) bem definido.

O objetivo ĂŠ o que o projeto pretende fazer, dito de forma objetiva, clara e cirĂşrgica.

O objetivo sempre começa com um verbo, no infinitivo, que indica ação:

criar, lanรงar, mudar, aperfeiรงoar, desenvolver, alcanรงar, descobrir, ultrapassar, conquistar...

A definição do objetivo é a parte crítica do planejamento do projeto.

Seguir adiante sem definir com clareza e precisão o objetivo do projeto é lançar mão da sorte!

Se o objetivo for mal definido, todo o planejamento do projeto fica comprometido.

O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso: “Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.

Enxergar direito o que vai ser feito, antes de iniciar o projeto, ĂŠ fator crĂ­tico de sucesso!

Se o objetivo n達o for claro, direto e preciso, o projeto pode sofrer de miopia.

Definir um objetivo mĂ­ope significa perder o foco do projeto e arriscar o insucesso.

Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaรงo sideral.

Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.

A outra tribo usou lรกpis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaรงo.

Para atingir um objetivo, ĂŠ preciso manter o foco no alvo do projeto.

Se houver desvios, o projeto pode não alcançar seu objetivo e não gerar os resultados esperados.

Objetivo mal definido ou mal compreendido ĂŠ meio caminho andado para o fracasso do projeto.

A partir do objetivo ĂŠ possĂ­vel definir os produtos que devem ser quantificados e detalhados.

Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.

Produto é algo mensurável e quantificável que comprova que o objetivo do projeto foi atingido.

Para cada produto prometido determine uma meta, pelo menos.

As metas sĂŁo as paradas intermediĂĄrias para se chegar a um destino (objetivo) final.

Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.

Objetivo, produtos e metas são as informações críticas do planejamento de projetos.

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR:

1. Forme grupos de atĂŠ 4 pessoas. Batize o grupo com um nome. Anote os nomes dos participantes.

2. Verifique os objetivos de projetos propostos a seguir.

3. Defina produtos ou resultados tangĂ­veis que comprovem que o objetivo foi atingido.

4. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.

5. Vale 2 pontos.

1

Lançar o site da organização

2

Desenvolver um novo produto ou serviรงo

3

Elaborar o TCC da p贸s

INTERVALO

A sinopse ĂŠ um contrato que finaliza com assinaturas para selar um compromisso.

A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.

Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.

O Plano de Ação é elaborado conforme método 5W2H, a partir das metas do projeto.

5W2H ĂŠ a sigla para What, Why, Who, When, Where, How e How much.

Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.

Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e comparรก-lo ao plano.

Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos jรก foram entregues.

Significa comparar o percentual do tempo que jรก passou versus o tempo que ainda resta.

Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e aqueles efetivamente utilizados.

Controlar o projeto significa verificar se as coisas est達o sendo feitas...

PRAZO

ESCOPO

CUSTO

... dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.

Se houver desvios, ĂŠ preciso agir preventiva ou corretivamente.

Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...

...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.

Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...

...o gerente mantĂŠm o foco nas metas para garantir que o plano estĂĄ sendo seguido.

Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, ĂŠ preciso agir (corrigir).

Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.

A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.

A principal ferramenta de controle ĂŠ o grĂĄfico de Gantt que compara planejado x realizado.

METAS Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta 4

Meta N

PERÍODO DO PROJETO PERÍODO PLANEJADO PERÍODO REALIZADO

HOJE

TEMPO

Cada meta aparece representada por uma barra na linha do tempo.

Ă€ medida que a meta vai sendo executada, um percentual reflete o seu progresso.

Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.

E quando o objetivo do projeto Ê alcançado, a empreitada chega ao fim.

Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega os produtos ao cliente.

Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos par창metros de qualidade.

É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).

Afinal, o projeto s贸 foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.

É preciso verificar a conformidade dos produtos, antes do fim do projeto.

Se as falhas forem detectadas a tempo, ĂŠ possĂ­vel corrigi-las e salvar o projeto.

Por isso ĂŠ que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.

Com o fim do projeto, o time se desfaz e as liçþes aprendidas são registradas e compartilhadas.

As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.

Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.

Projetos podem deixar processos como heranรงa e devem encerrar suas atividades na data final.

O encerramento do projeto ĂŠ um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.

AlĂŠm de concluĂ­do com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.

Paralizaçþes e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.

Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.

Para poder comemorar e divulgar o sucesso do projeto!

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado. Vale 2 pontos.

1.

2.

3.

4.

Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das atividades que compõem cada meta. Normalmente, usase 100% para representar as atividades concluídas, 0% para as atividades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as atividades parcialmente concluídas.

Preencha as barras do gráfico de Gantt, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas.

Identifique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corretivas e/ou preventivas.

Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)

EXEMPLO INÍCIO

PROJETO

A

FIM

%

M1

100

M2

25

M3

0

M4

75

M5

0

M6

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

PROJETO

A

FIM

%

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

PROJETO

A

FIM

%

O projeto está atrasado!

33

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

INÍCIO

PROJETO

B

FIM

%

M1

50

M2

0

M3

50

M4

75

M5

0

HOJE

INÍCIO

PROJETO

C

FIM

%

M1

25

M2

25

M3

25

M4

25

M5

25

HOJE

INÍCIO

PROJETO

D

FIM

%

M1

50

M2

25

M3

25

M4

25

M5

0

HOJE

INÍCIO

PROJETO

E

FIM

%

M1

100

M2

100

M3

75

M4

0

M5

0

HOJE

OBRIGADA!

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FIM