MANUAL DE PROJETOS DOS DIÁRIOS ASSOCIADOS

MANUAL DE PROJETOS Norma de Gerenciamento de Projetos dos Diários Associados

Brasília, março de 2013

Objetivo & Aplicação

O manual traz as normas atualizadas de Gerenciamento de Projetos aplicadas aos Diários Associados e serve como referência para o planejamento, execução, acompanhamento e conclusão dos projetos. Padroniza a práAca de Gerenciamento de Projetos na empresa com base nos fundamentos e princípios do PMI e do PMBOK e em experiências bem-sucedidas de mercado. Explicita as atribuições e as responsabilidades dos Sponsors, dos Gerentes, do Escritório e do Comitê de Projetos, desvenda a codificação e a classificação dos projetos, além de apresentar um glossário de termos. Elaborado com base nas normas vigentes na empresa, trata-se de uma atualização de ferramenta práAca ilustrada com fluxogramas que retratam os seguintes procedimentos e se referem aos seguintes formulários:

PROCEDIMENTOS

FORMULÁRIOS

Ciclo de Vida dos Projetos dos Diários Associados Como Elaborar o Termo de Aprovação de Projeto Como Elaborar o Plano de Ação de Projeto Como Elaborar a Matriz de Responsabilidades Como Acompanhar o Progresso do Projeto Como Concluir o Projeto Como e Porque Paralisar o Projeto Como e Porque Cancelar o Projeto Como e Porque Alterar o Escopo do Projeto Como e Porque Alterar o Período do Projeto Como e Porque Alterar o Custo do Projeto Como e Porque SubsAtuir o Gerente de Projeto

Termo de Aprovação de Projeto (Sinopse) Plano de Ação de Projeto Matriz de Responsabilidades Relatório de Resultados Parciais Relatório de Conclusão de Projeto Solicitação de Paralisação de Projeto Solicitação de Cancelamento de Projeto Solicitação de Alteração de Escopo de Projeto Solicitação de Alteração de Período de Projeto Solicitação de Alteração de Custo de Projeto Solicitação de SubsAtuição do Gerente de Projetos

Consulte o Manual de Projetos sempre que Aver dúvidas em algum dos tópicos enumerados. Para maior aproveitamento e para garanAr seu desempenho, inscreva-se em uma das Oficinas de Planejamento e Projetos, da DIPLAN.

Ciclo de Vida dos Projetos nos Diários Associados

INICIAÇÃO

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO E CONTROLE

IDEIA

ELABORAR PLANO DE AÇÃO DO PROJETO

ACOMPANHAR PROGRESSO DAS METAS

ELABORAR TERMO DE APROVAÇÃO DE PROJETO

ELABORAR MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

IMPLEMENTAR AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS

AVALIAR NECESSIDADES DE ALTERAÇÃO

REALIZAR REUNIÃO KICK OFF

ELABORAR RELATÓRIO DE RESULTADOS PARCIAIS

ENCERRAMENTO

VALIDAR ENTREGAS (PRODUTOS) COM CLIENTES

ELABORAR RELATÓRIO CONCLUSÃO PROJETO

OBTER APROVAÇÕES NECESSÁRIAS

DICA: O ciclo de vida dos projetos é conhecido como Ciclo PDCA e é ele que está por trás do mecanismo de melhoria congnua proporcionado pelo Gerenciamento de Projetos. Para saber mais sobre o ciclo de vida dos projetos consulte o eBook “F=kx Força ElásAca” da Oficina de Planejamento e Projetos.

Como Elaborar o Termo de Aprovação de Projeto

DIMENSÃO DE IDENTIFICAÇÃO

NOME DO PROJETO

SPONSOR DO PROJETO

GERENTE DO PROJETO

DIMENSÃO FUNDAMENTAL

DIMENSÃO ESTRATÉGICA

DIMENSÃO EXECUTIVA

PREMISSAS

METAS

JUSTIFICATIVA

EQUIPE

ESCOPO E NÃO ESCOPO

OBJETIVO

PRODUTOS E RESULTADOS STAKEHOLDERS

PERÍODO DO PROJETO

ORÇAMENTO

CLIENTES

DICA: O Termo de Aprovação de Projeto (Sinopse) é um formulário que contém as principais informações de planejamento da iniciaAva. Uma vez aprovado, não pode ser modificado. Para saber mais sobre como preencher o formulário consulte o ebook “O Farol”, da Oficina de Planejamento e Projetos.

Como Elaborar o Plano de Ação do Projeto

META 1

O QUÊ?

POR QUÊ?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

QUEM?

QUANDO?

O QUÊ?

POR QUÊ?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

QUEM?

QUANDO?

...

...

...

...

...

...

...

O QUÊ?

POR QUÊ?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

QUEM?

QUANDO?

O QUÊ?

POR QUÊ?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

QUEM?

QUANDO?

...

...

...

...

...

...

...

TERMO DE APROVAÇÃO DE PROJETO

META N

DICA: O Plano de Ação do Projeto é elaborado somente após a aprovação do Termo de Aprovação de Projeto (Sinopse), parAndo das metas aprovadas. De acordo com o método 5W2H, para cada meta, determina-se, pelo menos, uma ação que deve ser detalhada em “o que”, “quando”, “como”, “quem”, “onde”, “quanto” e “por que”. Antes de detalhar a próxima meta, cerAfique-se de o somatório das ações leva ao cumprimento da respecAva meta. Para saber mais sobre o Plano de Ação consulte o eBook “Cartesius” da Oficina de Planejamento e Projetos.

Como Elaborar a Matriz de Responsabilidades do Projeto

FULANO A QUEM?

FULANO B QUEM?

FULANO C QUEM?

AÇÃO 1.1 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

AÇÃO N.2 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

AÇÃO N.3 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

AÇÃO 1.2 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

AÇÃO N.1 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

AÇÃO 1.3 O QUÊ?

QUANDO?

COMO?

ONDE?

QUANTO?

POR QUÊ?

DICA: A Matriz de Responsabilidades nada mais é do que o Plano de Ação organizado por membros da equipes. Com os ações delegadas e os prazos acordados, é só montar a lista de responsabilidades de cada membro da equipe para poder acompanhar o trabalho de cada um. Com o trabalho dividido, fica mais fácil executar e controlar a produAvidade.

Como Acompanhar o Progresso do Projeto

HOJE Ação 1.1

META 1

25%

Ação 1.2

Ação 1.3

Atrasada (não iniciada)

25%

Atrasada

50%

Em andamento

PROGRESSO DO PROJETO

62,5% Ação n.1

META N

100%

Ação n.2

Ação n.3

100%

100%

100%

DICA: Para acompanhar o progresso do projeto, solicite que os responsáveis pelas ações informem o percentual de cumprimento das ações sob sua responsabilidade, com base no tempo decorrido e no prazo concordado. Determine o percentual de progresso das metas fazendo a média aritméAca das informações prestadas pela equipe e use o mesmo raciocínio para definir o progresso percentual do projeto. Para saber mais sobre o acompanhamento dos projetos consulte o eBook “Men at Work”, da Oficina de Planejamento e Projetos.

Como Concluir o Projeto

Produto A

CONCLUSÃO DO PROJETO E DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS E PRODUTOS

META 1

100% Produto B

PROGRESSO DO PROJETO

VALIDAÇÃO DO CLIENTE

100% Produto C META N

100% Produto D

ELABORAR RELATÓRIO CONCLUSÃO PROJETO

DICA: Para concluir o projeto cerAfique-se de que todas as metas foram cumpridas e todos os produtos foram entregues, dentro dos parâmetros de prazo, custo e qualidade. Valide oficialmente os resultados do projeto com o cliente, elabore o Relatório de Conclusão do Projeto, divulgue os resultados alcançados e registre as lições aprendidas. Para saber mais sobre o encerramento do projeto consulte o eBook “Men at Work”, da Oficina de Planejamento e Projetos.

Como e Porque Paralisar Temporariamente o Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE SOLICITAÇÃO DE PARALISAÇÃO

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Como e Porque Cancelar o Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE CANCELAMENTO DE PROJETO

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Como e Porque Alterar o Escopo do Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE ALTERAÇÃO DE ESCOPO

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Como e Porque Alterar o Período do Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE ALTERAÇÃO DE PERÍODO

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Como e Porque Alterar o Custo do Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE ALTERAÇÃO DE CUSTO

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Como e Porque Substituir o Gerente do Projeto MUDANÇAS NO MEIO AMBIENTE OU NO PLANO ESTRATÉGICO INDISPONIBILIDADE DE RECURSOS MUDANÇA DE ESCOPO DETERMINAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO DESCONFORMIDADE FINANCEIRA DESCONFORMIDADE DE PRODUTOS ATRASOS IRRECUPERÁVEIS SOLICITAÇÃO FORMAL DO CLIENTE

FATALIDADES

RESULTADOS PARCIAIS INACEITÁVEIS

LEVANTAMENTO DE DADOS

PEDIDO DE SUBSTITUIÇÃO DE GERENTE

APROVAÇÃO DO PEDIDO

DIVULGAÇÃO

Classificação e Codificação de Projetos

CLASSIFICAÇÃO PRIMÁRIA • •

CPR: Projeto CorporaAvo PDF: Projeto da Praça DF

CLASSIFICAÇÃO SECUNDÁRIA • • •

NNG: Projeto de Novos Negócios EOS: Projeto de Eficiência Operacional & Sinergia PPM: Projeto de Produto & Promoção

CODIFICAÇÃO Classificação Primária

Classificação Secundária

DICA: A classificação e a codificação do projeto são determinados pela GEPLAN.

Ano de Início do Projeto

Sequência Classificação Secundária

Sequência Geral do Por{ólio

Atribuições e Responsabilidades

SPONSOR 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Delimita e monitora o escopo do projeto; Designa o Gerente do projeto; Determina as Diretrizes Estratégicas do projeto; Apresenta o projeto à Diretoria buscando a sua aprovação; Representa e defende o projeto em diversas instâncias; Apóia o Gerente de Projetos na solução de conflitos; Exige a uAlização da metodologia de Gerenciamento de Projetos.

GERENTE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Elabora os documentos do projeto; Elabora o orçamento e controla os gastos do projeto; Monitora o progresso do projeto e o cumprimento das metas, conforme cronograma; Centraliza e transmite as informações do projeto; Negocia recursos com as áreas funcionais, incluindo a formação de equipes; UAliza a metodologia de Gerenciamento de Projetos.

Atribuições e Responsabilidades

ESCRITÓRIO DE PROJETOS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Gerenciar o por{ólio de projetos; Coletar, manter e divulgar informações sobre o progresso dos projetos; Assessorar gerentes de projetos no planejamento e no acompanhamento das iniciaAvas; Validar relatórios apresentados pelos Gerentes de Projeto; Analisar e encaminhar solicitações apresentadas pelos Gerentes de Projeto; Disponibilizar e manter metodologia e ferramentas de Gestão de Projetos; Prover e/ou propor capacitação em temas específicos da Gestão de Projetos; Difundir o conhecimento em Gestão de Projetos na organização.

PRODUTOS DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS • • • • • •

Relatórios periódicos de acompanhamento do por{ólio de projetos Relatórios periódicos de estagsAcas de assessoramento e consultoria interna Anuário do Escritório de Projetos (resultados consolidados) Calendário de oficinas de capacitação em Gestão de Projetos Registro e comunicação sistemáAca dos status dos projetos Kit de ferramentas e metodologias de Gestão de Projetos

Atribuições e Responsabilidades

COMITÊ DE PROJETOS 1.

2.

3.

Priorizar os projetos e definir o por{ólio anual de iniciaAvas Avaliar as necessidades de alteração nos Termos de Aprovação de Projetos Apreciar e deliberar sobre solicitações, relatórios e documentos encaminhados pelo Escritório de Projetos

COMPOSIÇÃO • • • •

Vice-Presidente (papel decisório) Diretorias ou seus representantes oficiais (papel deliberaAvo) Gerente de Planejamento (papel administraAvo) Analista de Planejamento e Projetos (papel execuAvo)

Glossário de Planejmento e Projetos

CLIENTES

Para quem o projeto irá entregar os produtos que deverão ser validados.

ESCOPO

Descrição genérica do projeto que delimita sua abrangência (este projeto trata de...).

EQUIPE

Funcionários que vão executar aAvidades do projeto, dentro de prazos concordados.

GERENTE DE PROJETO

Aquele que controla e responde pelo projeto. Veja suas atribuições e responsabilidades neste manual.

IDEIAS

Oportunidades que podem virar projetos.

JUSTIFICATIVA

MoAvos (fatos e dados) para obter a adesão dos clientes e dos stakeholders ao projeto.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Plano de ação do projeto organizado por responsáveis para facilitar a cobrança de resultados (%).

METAS

Resultados parciais quanAficados, que devem ser cumpridos dentro dos prazos, por um responsável, em prol do objeAvo do projeto.

Glossário de Planejmento e Projetos

NÃO ESCOPO

Aquilo que não será tratado no projeto.

NOME DO PROJETO

Duas ou três palavras que “vendem” o projeto.

OBJETIVO

O que, exatamente, o projeto pretende fazer, dentro dos limites do escopo.

ORÇAMENTO

EsAmaAva de custos do projeto calculado com base nas metas. O orçamento está dividido em composição do invesAmento e despesas após a implementação do projeto.

PERÍODO DO PROJETO

Duração da empreitada que vai do dia tal ao dia tal.

PLANO DE AÇÃO

Conjunto de metas detalhadas em uma planilha de ações, com prazos e responsáveis pelo seu cumprimento.

PORTFÓLIO

Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objeAvos de negócios estratégicos.

Glossário de Planejmento e Projetos

PREMISSAS

Condições prévias para realização do projeto sem as quais a empreitada nem deve ser iniciada.

PROCESSO

Coisas feitas frequentemente e de forma padronizada para manter roAnas essenciais.

PRODUTOS

O que o projeto vai produzir, se for bem-sucedido, a parAr do objeAvo. Aquilo que comprova tangivelmente que o projeto alcançou seu objeAvo.

PROGRAMA

Grupo de projetos que possuem alguma ligação e que são gerenciados de modo coordenado.

PROJETO

Esforço finito para produzir algo inédito.

REUNIÃO DE KICK OFF

Reunião entre o Gerente do Projeto e sua equipe para distribuição de responsabilidades específicas (ações que compõem as metas) e acordo sobre os prazo de cumprimento.

RELATÓRIO DE RESULTADOS PARCIAIS

Documento periódico divulgado entre os Stakeholders do projeto, que contém dados e fatos sobre o progresso de cada meta e suas respecAvas ações correAvas e prevenAvas.

Glossário de Planejmento e Projetos

RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DO PROJETO

Documento que encerra o projeto e traz os dados consolidados do projeto, os resultados e produtos aprovados pelo cliente (validação) e toda a prestação de contas, incluindo financeira, da empreitada.

SPONSOR

Aquele que defende o projeto em várias instâncias. Veja suas atribuições e responsabilidades neste manual.

STAKEHOLDERS

Pessoas (‚sicas ou jurídicas) que influenciam ou são influenciadas direta ou indiretamente no projeto.

TERMO DE APROVAÇÃO DE PROJETO

Documento oficial que contém os dados de planejamento do projeto.

Contatos

ESCRITÓRIO DE PROJETOS

Gerente:

VITOR BARAVELLI vitorbaravelli.df@dabr.com.br 3214 1220

Equipe Técnica:

JULIANE ALCÁCIO julianeramos.df@dabr.com.br 3214 1278

FABYOLA SIMONASSI fabyolasimonassi.df@dabr.com.br 3214 1360

LAURA ANGEL lauraangel.df@dabr.com.br 3214 1433

Estagiária

ISABELA CUNHA isabelacunha.df@dabr.com.br 3214 1433