Projetos na Prática

GESTão de projetos

NA PRÁTICA M A N U A L B Á S I C O P A R A G E R E N C I A R P R O J E T O S

Bia Simonassi 2014

Esta car(lha faz parte do material didá(co da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014.

Professora Bia Simonassi

CONTEÚDO DESTA CARTILHA

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Ciclo de Vida dos Projetos Ciclo PDCA e Deming Planejamento de Projetos Sinopse de Projeto Miopia de Obje(vo Relação entre Obje(vo, Produtos e Metas Desenvolvimento de Projetos Plano de Ação e Método 5W2H Acompanhamento Físico de Projetos Situação (status) de Projeto e Gráfico de Ganc Ação Preven(va e Ação Corre(va Encerramento de Projeto

OBJETIVO DA DISCIPLINA Construir um esquema mental para entender a realidade e a aplicabilidade da Administração e da Gestão de Projetos.

METODOLOGIA LEITURA HORIZONTAL

TEORIA ILUSTRADA

EXERCÍCIOS ATIVIDADES DE FIXAÇÃO

TRABALHO FINAL

LEITURA VERTICAL

AGENDA DA DISCIPLINA

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BIBLIOGRAFIA BÁSICA

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR

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bia.simonassi@gmail.com Â

hDp://issuu.com/treebookgallery/docs Â

Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.

Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas opicos.

As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).

PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.

O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.

Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.

É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.

É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.

PDCA PDCA

Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.

A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.

A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.

Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.

A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.

É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.

Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.

O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.

O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.

É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.

Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.

Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.

Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.

Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.

Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...

Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.

A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.

Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.

Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.

Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.

Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:

Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...

Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.

Produto é o resultado do esforço do projeto.

É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.

Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.

SAIR DE BSB, às 4h

ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h

ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h

JANTAR EM BH, às 20h

ABASTECER EM BARBACENA, às 2h

CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE

Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).

O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.

Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR:

1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes.

2. Verifique os obje(vos de projetos propostos a seguir.

3. Defina produtos ou resultados tangíveis que comprovem que o obje(vo foi a(ngido.

4. Para cada produto, defina, pelo menos, uma meta.

5. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.

6. Vale 10 pontos.

1

Lançar o site da organização

Lançar o site da organização

2

Lançar um novo produto

Lançar um novo produto

3

Apresentar o TCC da pós

Apresentar o TCC da pós

Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.

Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.

Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.

5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.

Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.

Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.

Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...

PRAZO

ESCOPO

CUSTO

...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.

Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...

...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.

Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-­‐lo, a tempo.

A ação pode ser preven(va ou corre(va.

A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.

Para acompanhar o projeto, pode-­‐se u(lizar o gráfico de Ganc.

A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.

Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.

Existem muitos so{wares para gerenciar projetos.

Mas o principal deles você já tem!

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado.

Vale 10 pontos.

1. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto.

Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-­‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas.

2. Preencha as barras do gráfico de Ganc, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas.

3. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas.

4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)

EXEMPLO INÍCIO

A

PROJETO

FIM

%

M1

100

M2

25

M3

0

M4

75

M5

0

M6

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

A

FIM

PROJETO

%

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

A

FIM

PROJETO

O projeto está atrasado!

% 33

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

B

INÍCIO

PROJETO

FIM

%

M1

50

M2

0

M3

50

M4

75

M5

0

HOJE

C

INÍCIO

PROJETO

FIM

%

M1

25

M2

25

M3

25

M4

25

M5

25

HOJE

INÍCIO

D

FIM

PROJETO

%

M1

50

M2

25

M3

25

M4

25

M5

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HOJE

INÍCIO

E

PROJETO

FIM

%

M1

100

M2

100

M3

75

M4

0

M5

0

HOJE

O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.

Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.

Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).

Afinal, o projeto existe para atende às necessidades do cliente.

No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.

Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.

O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria cononua.

O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.

Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.

O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.

Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!

OBRIGADA!

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