Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014
HOMENS TRABALHANDO
Bia Simonassi
Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.
AULA 7 de 10 A importância da comunicação para o gerenciamento do projeto A importância das reuniões de ponto de controle Como atualizar o cronograma? O que é e como elaborar um relatório de acompanhamento? Por que encerrar projetos? A importância de se registrar as lições aprendidas Encerramento administrativo O que é e como elaborar o termo de encerramento? O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.
ACTA NON VERBA Provérbio em Latim (Chega de blá blá blá)
Até aqui, falamos sempre de planejamento do projeto. O “P” do ciclo PDCA.
Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).
Uma vez que hรก um objetivo bem definido para ser cumprido dentro de um determinado prazo.
Uma vez que este objetivo foi confirmado na sinopse, que foi aprovada e assinada.
Uma vez que as metas foram detalhadas, com prazos e responsåveis, no plano de ação.
Uma vez que todos os prazos foram negociados e acordados com os responsรกveis.
Ou seja, todos sabem o que, como e quando fazer. Todos sabem o que entregar para quem.
Todos sabem por que fazer e est達o motivados. Resta colocar a m達o na massa e executar o plano.
Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.
Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.
Ou seja, o “DCA” do ciclo PDCA começa praticamente ao mesmo tempo.
Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e comparรก-lo ao plano.
Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos jรก foram entregues.
Significa comparar o percentual do tempo que jรก passou versus o tempo que ainda resta.
Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e efetivamente utilizados.
Controlar o projeto significa verificar se as coisas est達o sendo feitas...
...dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.
Se houver desvios, ĂŠ preciso agir preventiva ou corretivamente.
Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...
...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.
Quanto mais experiente e entrosada for a equipe, menor será a intervenção do gerente do projeto.
Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...
...o gerente mantém o foco nas metas para garantir que o plano de ação está sendo seguido.
O gerente do projeto pode assumir (também) responsabilidades específicas no plano de ação,...
...desde que ele consiga conciliar estas atividades com suas responsabilidades de gerente.
Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, ĂŠ preciso agir (corrigir).
Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.
A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.
Se a sinopse é um farol imóvel, o plano de ação é flexível e pode ser manipulado...
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
...para garantir que o objetivo do projeto serรก cumprido dentro do prazo, escopo e custo.
A principal ferramenta de controle ĂŠ o grĂĄfico de Gantt que compara planejado x realizado.
Cada meta e suas respectivas açþes aparecem representadas por barras na linha do tempo.
Ă€ medida que o tempo passa e a tarefa vai sendo executada, um percentual reflete o progresso.
Quando todas as ações estiverem 100% completadas, as metas também estarão.
Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.
E quando o objetivo do projeto Ê alcançado, a empreitada chega ao fim.
Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega seus produtos ao cliente.
Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos par창metros de qualidade.
É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).
Afinal, o projeto s贸 foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.
O problema acontece quando os produtos nĂŁo atendem Ă s expectativas do cliente.
Se as falhas forem detectadas a tempo, ĂŠ possĂvel corrigi-las e salvar o projeto.
Por isso ĂŠ que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.
Com o fim do projeto, o time se desfaz e as liçþes aprendidas são registradas e compartilhadas.
As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.
Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.
Projetos podem deixar processos como heranรงa e devem encerrar suas atividades na data final.
O encerramento do projeto ĂŠ um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.
AlĂŠm de concluĂdo com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.
Paralizaçþes e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.
Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
GRÁFICO DE GANTT MODO DE USAR: (exercício individual) Você é o gerente de um projeto e como parte de suas atribuições, elabora e divulga periodicamente relatórios de acompanhamento com base nas informações do plano de ação do projeto (controle de metas). 1.
2. 3. 4.
Analise o gráfico de Gantt que ilustra as situções hipotéticas apresentadas a seguir. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das atividades que compõem cada meta. Normalmente, usa-se 100% para representar as atividades concluídas, 0% para as atividades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as atividades parcialmente concluídas. Preencha as barras do gráfico de Gantt, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso arbitrados para as metas. Identifique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corretivas e/ou preventivas. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
M1
100
M2
25
M3
0
M4
75
M5
0
M6
0
HOJE
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
A
FIM
%
O projeto está atrasado!
33
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
01
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
B
FIM
%
M1
50
M2
0
M3
50
M4
75
M5
0
HOJE
02
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
C
FIM
%
M1
25
M2
25
M3
25
M4
25
M5
25
HOJE
03
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
D
FIM
%
M1
50
M2
25
M3
25
M4
25
M5
0
HOJE
04
GRÁFICO DE GANTT INÍCIO
PROJETO
E
FIM
%
M1
100
M2
100
M3
75
M4
0
M5
0
HOJE
CANVAS MODO DE USAR: 1. Forme os mesmos grupos de 4 pessoas das aulas anteriores. 2. Resgate o formulário Canvas de Projeto com a dimensão fundamental preenchida pelo grupo, na aula anterior. 3. Preencha os campos da dimensão executiva, após debate com o grupo. 4. Entregue o formulário para a professora. O trabalho será concluído nas próximas aulas.
05
Fim