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O Farol

A Sinopse e o Planejamento do Projeto

Bia Simonassi 2013

O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios do Project Management Institute divulgados em seu PMBOK.

PLANEJO

LOGO

EXISTO

A sinopse ou “project chart” ou “template” é a certidão de nascimento do projeto.

É a sinopse que oficializa a existência do projeto.

Antes dela, não existe projeto.

A sinopse é o documento oficial que apresenta o projeto e suas principais informações.

Antes da aprovação formal da sinopse, o que existe é um pré-projeto.

Pré-projeto são todas as informações e dados levantados para elaborar a sinopse do projeto.

A partir da sinopse, pode-se visualizar todo o desenvolvimento do projeto.

A partir da sinopse, é possível traçar um plano de ação para atingir o objetivo do projeto.

A partir da sinopse, é possível elaborar um plano de negócios, de marketing, de captação, comercial.

É a sinopse que dá o sinal verde para a execução do projeto.

A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.

Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial: tudo deve ser feito conforme pactuado.

Portanto, se houver dúvidas durante a execução do projeto, consulte a sinopse aprovada.

Por isso ĂŠ que, depois de aprovada, a sinopse nĂŁo pode mais ser alterada.

Um formulĂĄrio de sinopse ĂŠ composto por campos (partes) que descrevem o projeto.

A ordem e o nome dos campos pode variar, mas uma sinopse ĂŠ sĂł um formulĂĄrio.

Uma vez que vocĂŞ entende o significado de cada campo, preencher a sinopse fica fĂĄcil.

A sinopse ĂŠ preenchida em uma ordem e apresentada em outra.

Na apresentação da sinopse, a ordem dos campos depende do público-alvo.

Comece o preenchimento da sinopse pelo nome do projeto: use uma express達o curta e forte.

Nomes longos nunca s達o lembrados, d達o origem a apelidos e atrapalham a promo巽達o do projeto.

Como projetos são empreitadas únicas, os nomes também não devem se repetir.

Para resolver o problema de identidade dos projetos, usamos c贸digos.

Em seguida, defina a duração do projeto: data de início e fim no formato dd/mm/aaaa.

Todas os prazos, metas e atividades do projeto devem ocorrer dentro deste intervalo prĂŠ-fixado.

O escopo é uma breve descrição que delimita o que o projeto vai e o que ele não vai fazer.

O escopo do projeto cabe em um parรกgrafo que resume a iniciativa, em linhas gerais.

O objetivo (gol) está dentro do escopo (campo) do projeto mas eles não são sinônimos.

Para escrever o escopo complete a expressão: “Este projeto trata de...”

Se precisar, deixe claro, também, o “não-escopo”: “este projeto NÃO trata de...”

Todo projeto comeรงa com um alvo (objetivo) bem definido.

O objetivo ĂŠ o que o projeto pretende fazer, dito de forma objetiva, clara e cirĂşrgica.

O objetivo sempre começa com um verbo, no infinitivo, que indica ação:

criar, lanรงar, mudar, aperfeiรงoar, desenvolver, alcanรงar, descobrir, ultrapassar, conquistar...

A definição do objetivo é a parte crítica do planejamento e da sinopse.

Seguir adiante sem definir com clareza e precisão o objetivo do projeto é lançar mão da sorte!

Se o objetivo for mal definido, a sinopse e todo o planejamento ficam comprometidos.

O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso: “Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.

Enxergar direito o que vai ser feito, antes de iniciar o projeto, ĂŠ fator crĂ­tico de sucesso!

Se o objetivo n達o for claro, direto e preciso, o projeto pode sofrer de miopia.

Definir um objetivo mĂ­ope significa perder o foco do projeto e arriscar o insucesso.

Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaรงo sideral.

Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.

A outra tribo usou lรกpis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaรงo.

Para atingir um objetivo, ĂŠ preciso manter o foco no alvo do projeto.

Se houver desvios, o projeto pode não alcançar seu objetivo e não gerar os resultados esperados.

Objetivo mal definido ou mal compreendido ĂŠ meio caminho andado para o fracasso do projeto.

A partir do objetivo ĂŠ possĂ­vel definir o produto.

Produto ĂŠ o resultado do projeto bem-sucedido.

Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.

Produto é o resultado quantificável e mensurável que o projeto produz.

Produto ĂŠ tudo aquilo que comprova que o objetivo do projeto foi atingido.

Quanto mais tangĂ­vel for o produto, mais fĂĄcil serĂĄ encerrar o projeto.

Produto ĂŠ o resultado concreto do projeto que o cliente vai receber, se tudo der certo.

Entre objetivo e cliente existe uma ligação direta: a ponte que os une é o produto.

Cliente Ê o beneficiado pelo projeto. É o principal stakeholder.

confiança conquista respeito

realização pessoal (auto) estima

moralidade criatividade espontaneidade solução de problemas ausência de preconceito aceitação dos fatos amizade família intimidade

amor relacionamento

excreção

segurança

homeostase

vida saúde emprego recursos família propriedade

sexo

sono

comida

respiração

O projeto só existe porque o cliente tem necessidades a serem satisfeitas.

O cliente é a razão de existir do projeto.

Sem cliente não existe projeto algum.

É o cliente que define as especificações do produto e como o resultado do projeto deve ser.

É o cliente que determina se o resultado do projeto corresponde ao esperado ou não (validação).

As premissas são as condições prévias que devem ser atendidas antes de se iniciar o projeto.

A justificativa ĂŠ um conjunto de motivos que atraem as pessoas para aderirem ao projeto.

Boas justificativas trazem estatĂ­sticas, dados e fatos concretos que seduzem os stakeholders do projeto.

A justificativa ĂŠ o texto mais longo da sinopse e pode vir em forma de lista.

Para escrever a justificativa, pense nos stakeholders e complete a frase: “considerando que...�

A justificativa deve atender aos interesses dos stakeholders para que eles apoiem o projeto.

Stakeholders são pessoas (físicas e jurídicas) que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.

Identificar os obståculos ajuda a definir metas: resultados parciais na direção do objetivo.

As metas tambĂŠm podem ser determinadas a partir da EAP (WBS) do projeto.

A conclusão das metas leva à conclusão do objetivo e do projeto, por definição.

As metas sĂŁo as paradas intermediĂĄrias para se chegar a um destino (objetivo) final.

Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.

Metas devem ser quantificรกveis, conter um prazo e mencionar um responsรกvel para executรก-las.

A equipe é composta por funcionários responsáveis pelo cumprimento das metas do projeto.

A partir das metas, Ê possível fazer uma estimativa do orçamento do projeto.

O orçamento do projeto deve dar uma noção de grandeza do investimento no projeto.

Estime despesas por conta: fornecedores, viagens, consultorias, material, eventos, campanhas,

O retorno do investimento pode ser calculado e usado como justificativa: VPL, TIR, payback...

A sinopse finaliza com assinaturas, como um contrato, para selar um compromisso.

A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.

EXERCÍCIOS

Miopia de Objetivo 1 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Realizar um curso na empresa, em 2013

Miopia de Objetivo 2 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Atualizar o site da empresa, em 2013

Miopia de Objetivo 3 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Lançar um novo produto, em 2013

FIM