ToolBox As Principais Ferramentas de Gest達o de Projetos
Bia Simonassi 2013
O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios do Project Management Institute divulgados em seu PMBOK.
“CÉREBRO: UM APARELHO COM O QUAL PENSAMOS QUE PENSAMOS.” Ambrose Bierce
A principal ferramenta do Gerente de Projetos ĂŠ sua competĂŞncia.
Competência é um conjunto de habilidades que forma um perfil específico.
Ferramenta 茅 um acess贸rio (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.
O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas pr贸prias habilidades.
PerĂodo do Projeto Planejado Realizado
metas Meta 1
Meta 2
Meta 3
Meta 4
Meta 5
tempo
A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos ĂŠ o famoso GrĂĄfico de Gantt.
Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).
Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiĂŞncia e da produtividade.
Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.
Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionĂĄrio, na ĂŠpoca em que foi proposto.
O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.
O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.
Inicialmente foi utilizado em grandes construçþes como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).
O gråfico sofreu evoluçþes com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.
O gráfico de Gantt é baseado na unidade básica de medida dos projetos: o tempo.
O gráfico de Gantt basicamente mostra uma foto da situação atual do projeto.
E destaca o que estรก em dia, o que estรก atrasado e o que estรก adiantado!
O gráfico de Gantt é uma espécie de calendário dinâmico.
No grĂĄfico, o tempo ĂŠ organizado em uma sequĂŞncia linear de atividades...
...onde a data de hoje ĂŠ sempre a referĂŞncia.
PLANEJADO
REALIZADO
O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.
Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).
Todo sistema de gestão de projetos é baseado no Gráfico de Gantt.
O Gantt pode ser feito no excell ou no MSProject: ambos mostram uma panor창mica do projeto.
Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.
A principal vantagem de fazer um software de projetos sob medida ĂŠ que...
...ele atende quase que perfeitamente a todas as necessidades dos usuรกrios.
A desvantagem de fazer o pr贸prio SW de projetos 茅 que ele pode acabar virando um Frankenstein.
Comprar um SW pronto pode trazer a ilusĂŁo do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...
...e a resistência a tudo que é novo e externo pode acabar atravancando a implementação.
Com o tempo, um software comprado pronto perde a aderĂŞncia com as necessidades internas.
E, em geral, tem limites claros e rígidos para customizações e adaptações.
EntĂŁo, o ideal ĂŠ construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.
O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.
Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.
E por falar em ferramenta, mapa mental é a representação gráfica de uma ideia.
Mapas mentais sĂŁo muito Ăşteis na fase de planejamento dos projetos.
Principalmente, quando ainda não está claro “o que será feito”, a partir da ideia inicial.
Ou a qualquer momento, para se ter uma panorâmica memorizåvel do projeto.
Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.
Com mapas mentais, pode-se planejar o conteĂşdo do projeto para definir metas, posteriormente.
O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.
De acordo com este fen么meno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...
...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.
A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:
...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...
...do seu grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da mem贸ria de cada um...
Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.
De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...
...de acordo com suas preferĂŞncias e habilidades pessoais.
A principal regra para fazer um mapa mental ĂŠ nĂŁo julguar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...
Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.
Mais tarde, haverå tempo suficiente para julgamento, racionalismo e edição do mapa.
O mapa mental nĂŁo obedece ao raciocĂnio linear ao qual estamos acostumados.
Ele funciona com base na associação de ideias que é um fenômeno não-linear da mente humana.
VocĂŞ pode criar mapas mentais sobre qualquer coisa, sozinho ou em grupo.
Você está pronto para criar um mapa mental, desde o início, agora mesmo?
Comece escrevendo ou desenhando a ideia principal no centro da pรกgina em branco.
Se não for no centro da página, você corre o risco de fazer algo linear e não um mapa mental.
A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.
Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, atÊ esgotarem todas as ideias.
Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair tambÊm, mas vai ficar limitado e incompleto...
...porque as cores ajudam seu cĂŠrebro a ampliar a capacidade de associar as ideias.
Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrar e anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!
Repita este processo atĂŠ vocĂŞ sentir que esgotou a primeira rodada.
Você pode repetir essas rodadas, com intervalos, até sentir que esgotou a inspiração.
Quando os braรงos coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braรงos.
Somente entĂŁo, vocĂŞ pode editar, organizar e ordenar as ideias que surgiram.
Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.
A EAP (ou WBS) é a representação gráfica de um projeto.
Ao contrĂĄrio do mapa mental, a EAP ĂŠ um estrutura linear que funciona bem para detalhar...
...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores atĂŠ que o trabalho fique claro.
MĂŠtodo cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...
...até que as partes fiquem de um tamanho perfeitamente executável e controlável.
EntĂŁo, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nĂvel da EAP.
Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, d茫o como resultado o pr贸prio objetivo.
Em seguida, desmembram-se as metas em tarefas menores, facilmente executรกveis.
Este sistema cartesiano de desmembramento pode ser feito atĂŠ o sexto nĂvel, sem susto.
Mas, em geral, basta desmembrar o objetivo em metas e as metas em tarefas (3 nĂveis).
O importante ĂŠ lembrar que a soma de todos os elementos do nĂvel de baixo deve ser igual...
...ao elemento do nĂvel exatamente acima, de forma que a soma das partes seja igual ao todo.
EXERCÍCIOS
Mapa Mental 1 MODO DE USAR: 1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas 2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços 3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir 4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços 5. Desenhe mais braços, se precisar 6. Repita a operação até esgotar sua inspiração 7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas
PLANEJAMENTO
Mapa Mental 2 MODO DE USAR: 1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas 2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços 3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir 4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços 5. Desenhe mais braços, se precisar 6. Repita a operação até esgotar sua inspiração 7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas
PROJETO
EAP 1 MODO DE USAR: 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta 2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração 3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas
CORPO HUMANO
EAP 2 MODO DE USAR: 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta 2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração 3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas
ESTÁDIO DE FUTEBOL
FIM