Este eBook faz parte do material didático da I Oficina de Planejamento e Projetos dos Diários Associados DF realizada pela GEPLAN, em Brasília, no ano de 2013.
ULA 5 de 8 ópicos abordados durante esta aula:
Sinopse de projeto: O que é? Para que serve? Como funciona? Elementos, modelos e exemplos
. Elementos da Sinopse: Nome do projeto, Código, Tipo, Responsável, Contato, Escopo Não-escopo, Objetivo, Produtos/Resultados, Clientes, Justificativa, Stakeholders, Estratégias,
Metas, Cronograma, Equipe, Orçamento e Outros
PLANEJO
LOGO
EXISTO
A sinopse ou “project chart” ou “template” é a certidão de nascimento do projeto.
É a sinopse que oficializa a existência do projeto. Antes dela, não existe projeto.
A sinopse é o documento oficial que apresenta o projeto e suas principais informações.
Antes da aprovação formal da sinopse, o que existe é um pré-projeto.
Pré-projeto são todas as informações e dados levantados para elaborar a sinopse do projeto.
A partir da sinopse, pode-se visualizar todo o desenvolvimento do projeto.
A partir da sinopse, é possível traçar um plano de ação para atingir o objetivo do projeto.
A partir da sinopse, é possível elaborar um plano de negócios, de marketing, de captação, comercial.
É a sinopse que dá o sinal verde para a execução do projeto.
A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.
Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial: tudo deve ser feito conforme pactuado.
Portanto, se houver dúvidas durante a execução do projeto, consulte a sinopse aprovada.
Por isso ĂŠ que, depois de aprovada, a sinopse nĂŁo pode mais ser alterada.
Um formulĂĄrio de sinopse ĂŠ composto por campos (partes) que descrevem o projeto.
A ordem e o nome dos campos pode variar, mas uma sinopse ĂŠ sĂł um formulĂĄrio.
Uma vez que vocĂŞ entende o significado de cada campo, preencher a sinopse fica fĂĄcil.
A sinopse ĂŠ preenchida em uma ordem e apresentada em outra.
Na apresentação da sinopse, a ordem dos campos depende do público-alvo.
Comece o preenchimento da sinopse pelo nome do projeto: use uma express達o curta e forte.
Nomes longos nunca s達o lembrados, d達o origem a apelidos e atrapalham a promo巽達o do projeto.
Como projetos são empreitadas únicas, os nomes também não devem se repetir.
Para resolver o problema de identidade dos projetos, usamos c贸digos.
Em seguida, defina a duração do projeto: data de início e fim no formato dd/mm/aaaa.
Todas os prazos, metas e atividades do projeto devem ocorrer dentro deste intervalo prĂŠ-fixado.
O escopo é uma breve descrição que delimita a abrangência do projeto.
O escopo do projeto cabe em um parรกgrafo que resume a iniciativa, em linhas gerais.
O objetivo (gol) está dentro do escopo (campo) do projeto mas eles não são sinônimos.
Para escrever o escopo complete a expressão: “Este projeto trata de...”
Se precisar, deixe claro, também, o “não-escopo”: “este projeto NÃO trata de...”
Todo projeto comeรงa com um alvo (objetivo) bem definido.
O objetivo ĂŠ o que o projeto pretende fazer, dito de forma objetiva, clara e cirĂşrgica.
O objetivo sempre começa com um verbo, no infinitivo, que indica ação:
criar, lanรงar, mudar, aperfeiรงoar, desenvolver, alcanรงar, descobrir, ultrapassar, conquistar...
A definição do objetivo é a parte crítica do planejamento e da sinopse.
Seguir adiante sem definir com clareza e precisão o objetivo do projeto é lançar mão da sorte!
Se o objetivo for mal definido, a sinopse e todo o planejamento ficam comprometidos.
O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso: “Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.
Enxergar direito o que vai ser feito, antes de iniciar o projeto, ĂŠ fator crĂtico de sucesso!
Se o objetivo n達o for claro, direto e preciso, o projeto pode sofrer de miopia.
Definir um objetivo mĂope significa perder o foco do projeto e arriscar o insucesso.
Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaรงo sideral.
Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.
A outra tribo usou lรกpis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaรงo.
Para atingir um objetivo, ĂŠ preciso manter o foco no alvo do projeto.
Se houver desvios, o projeto pode não alcançar seu objetivo e não gerar os resultados esperados.
Objetivo mal definido ou mal compreendido ĂŠ meio caminho andado para o fracasso do projeto.
A partir do objetivo ĂŠ possĂvel definir os produtos que devem ser quantificados e detalhados.
Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.
Produto é o resultado quantificável e mensurável que o projeto produz.
Produto ĂŠ tudo aquilo que comprova que o objetivo do projeto foi atingido.
Quanto mais tangĂvel for o produto, mais fĂĄcil serĂĄ encerrar o projeto.
Produto ĂŠ o resultado concreto do projeto que o cliente vai receber, se tudo der certo.
Entre objetivo e cliente existe uma ligação direta: a ponte que os une é o produto.
Cliente Ê o beneficiado pelo projeto. É o principal stakeholder.
confiança conquista respeito
realização pessoal (auto) estima
moralidade criatividade espontaneidade solução de problemas ausência de preconceito aceitação dos fatos amizade família intimidade
amor relacionamento
excreção
segurança
homeostase
vida saúde emprego recursos família propriedade
sexo
sono
comida
respiração
O projeto só existe porque o cliente tem necessidades a serem satisfeitas.
O cliente é a razão de existir do projeto. Sem cliente não existe projeto algum.
É o cliente que define as especificações do produto e como o resultado do projeto deve ser.
É o cliente que determina se o resultado do projeto corresponde ao esperado ou não (validação).
As premissas são as condições prévias que devem ser atendidas antes de se iniciar o projeto.
A justificativa ĂŠ um conjunto de motivos que atraem as pessoas para aderirem ao projeto.
Boas justificativas trazem estatĂsticas, dados e fatos concretos que seduzem os stakeholders do projeto.
A justificativa ĂŠ o texto mais longo da sinopse e pode vir em forma de lista.
Para escrever a justificativa, pense nos stakeholders e complete a frase: “considerando que...�
A justificativa deve atender aos interesses dos stakeholders para que eles apoiem o projeto.
Stakeholders são pessoas (físicas e jurídicas) que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.
Identificar os obståculos ajuda a definir metas: resultados parciais na direção do objetivo.
As metas tambĂŠm podem ser determinadas a partir da EAP (WBS) do projeto.
A conclusão das metas leva à conclusão do objetivo e do projeto, por definição.
As metas sĂŁo as paradas intermediĂĄrias para se chegar a um destino (objetivo) final.
Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.
Metas devem ser quantificรกveis, conter um prazo e mencionar um responsรกvel para executรก-las.
A equipe é composta por funcionários responsáveis pelo cumprimento das metas do projeto.
A partir das metas, ĂŠ possĂvel fazer uma estimativa do orçamento do projeto.
O orçamento do projeto deve dar uma noção de grandeza do investimento no projeto.
Estime despesas por conta: fornecedores, viagens, consultorias, material, eventos, campanhas,
O retorno do investimento pode ser calculado e usado como justificativa: VPL, TIR, payback...
A sinopse finaliza com assinaturas, como um contrato, para selar um compromisso.
A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.
EXERCÍCIOS
Miopia de Objetivo 1 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possĂveis para o objetivo proposto
Realizar um curso na empresa, em 2013
Miopia de Objetivo 2 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possĂveis para o objetivo proposto
Atualizar o site da empresa, em 2013
Miopia de Objetivo 3 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto
Lançar um novo produto, em 2013
Plano de Metas 1 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no círculo 2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto 3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo
Publicar um livro, até 2014
meta
prazo
responsável
Plano de Metas 2 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no círculo 2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto 3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo Escalar o Monte Roraima, até 2014
meta
prazo
responsável
Plano de Metas 3 MODO DE USAR: 1. Leia o objetivo do projeto no círculo 2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto 3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo
Construir um jardim, em 2013
meta
prazo
responsável
Tarefa de Casa MODO DE USAR: 1. Defina o escopo, o objetivo, os produtos, os clientes e os demais campos da sinopse do seu projeto 2. Verifique se o escopo descreve o projeto em linhas gerais e se começa com a expressão “este projeto trata de...” 3. Verifique se é necessário determinar o não-escopo do projeto 4. Verifique se o objetivo começa com um verbo no infinitivo que indica ação 5. Verifique se os produtos estão alinhados ao objetivo e se estão suficientemente detalhados 6. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo 7. Verifique se as datas das metas cabem dentro do período do projeto 8. Verifique se a justificativa considera o ponto de vista e os interesses dos stakeholders do projeto, se está em forma de lista e se começa com a expressão “considerando que...” 9. Verifique se o orçamento está dividido por contas 10. Apresente suas dúvidas na próxima aula
FIM Próxima aula: 16/5/2013 Conteúdo: Método cartesiano de solução de problemas, Como elaborar o plano de ação do projeto e o método 5W2H