Gestão de Projetos

Gestão de

PROJETOS Teoria das Organizações

Bia Simonassi 2015

Esta car(lha faz parte do material didá(co da disciplina “Teoria das Organizações e os Processos Gerenciais”, do curso de pós-­‐graduação “Gestão da Comunicação”, promovido pelo CEUB nos dias 21, 27 e 28 de fevereiro de 2015.

Professora Bia Simonassi

OBJETIVO DA DISCIPLINA

Conhecer os an(gos e os novos modelos gerenciais.

BIBLIOGRAFIA BÁSICA

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR

METODOLOGIA

TEORIA ILUSTRADA (car:lhas e vídeos)

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

CARTILHAS SUGERIDAS

hXp://issuu.com/treebookgallery/docs

bia.simonassi@gmail.com Â

treebookgallery.blogspot.com.br Â

CONTEÚDO DESTA CARTILHA

• • • • • • • • • • • • • •

Conceito e Origens da Gestão de Projetos PMI, PMBOK e PMP: Carreira e Cer(ficação Conceito de Projetos e Processos Ciclo de Vida dos Projetos Planejamento de Projetos EAP e Mapas Mentais Sinopse de Projeto Miopia de Obje(vo Desenvolvimento de Projetos Plano de Ação e Método 5W2H Acompanhamento Físico de Projetos Situação (status) de Projeto e Gráfico de GanX Ação Preven(va e Ação Corre(va Encerramento de Projeto

Tudo que fazemos no trabalho ou é processo ou é projeto.

PDCA PDCA

Saber separar as duas coisas é essencial para gerenciá-­‐las adequadamente.

Uma organização saudável gerencia a quan(dade de processos e projetos...

...para se posicionar em um ambiente compe((vo, dinâmico e inovador.

Quanto mais projetos bem-­‐sucedidos, mais compe((va é a organização.

Quanto mais redondos os processos, mais sólida é sua produção/imagem.

A Gestão de Projetos surgiu em plena Guerra Fria entre EUA e URSS.

Quando as superpotências transformaram mísseis em sondas.

“Quem dominasse o espaço sideral dominaria a economia mundial”.

A URSS saiu na frente ao lançar os Sputniks 1 e 2, em 1957.

Abril de 1961: um russo foi o primeiro Homem a navegar no espaço sideral.

Iuri Gagarin, 27 anos, da Vostok 1: “A Terra é azul!”

A NASA foi criada em 1958 para “superar os feitos sovié(cos”.

Ela inventou uma nova metodologia para realizar coisas impossíveis.

Que combinava elementos de engenharia e administração.

Kennedy, em 1961: “Escolhemos ir para a Lua porque é DIFÍCIL!”

Em 1969, os americanos pisaram na Lua: “the eagle has landed”.

A Gestão de Projetos é uma evolução da Administração por Obje(vos.

A APO foi desenvolvida a par(r do modelo de Gestão de Sloan (GM).

E GanX inventou o gráfico u(lizado para gerenciar projetos.

FAYOL

SLOAM

GANTT

DRUCKER

Eis a paternidade da ciência Gestão de Projetos.

O Homem sempre fez projetos, mesmo que não soubesse disso.

PROJETO é uma palavra “pros(tuída” e usada para definir muitas coisas.

A definição que vamos adotar é a oficial do PMI, aceita no planeta todo.

A “bíblia” do Gerente de Projetos é o PMBOK que fornece os padrões.

O livro é vendido pelo PMI, que foi fundado em 1969, na Filadélfia (EUA).

O PMI é uma referência internacional em gerenciamento de projetos.

Está presente em 185 países e conta com 10 mil profissionais cer(ficados.

E passou a cer(ficar os profissionais, conforme padrões internacionais.

Para ser considerada um projeto, uma ideia precisa:

1) Demonstrar relação com algo rela(vamente inovador, inédito.

2) Obedecer a um prazo pra(camente irrevogável.

3) Com recursos rela(vamente limitados e preciosamente controlados.

Projeto é um esforço finito para criar algo único, inédito, espetacular.

Processos se repetem periodicamente, de preferência, do mesmo jeito.

Projetos e processos são conceitos diferentes e complementares.

O co(diano está para os processos e a melhoria está para os projetos.

Projetos transformam o impossível em uma equação.

Projetos aproximam o Homem do futuro.

Processo não cria, não melhora, não muda nada. Quem faz isso é projeto.

Os processos garantem a sobrevivência e a consolidação da organização.

Os projetos permitem saltos de melhoria e aperfeiçoamento.

PROJETOS de comunicação são os que aperfeiçoam a imagem da organização.

Os que melhoram sua capacidade de dialogar com os stakeholders.

PROCESSOS de comunicação são a(vidades recorrentes que...

...contribuem para a manutenção da imagem e da capacidade de dialogar.

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR:

1. Forme grupos de até 4 pessoas.

Anote os nomes dos par(cipantes.

2. Analise as situações hipoté(cas apresentadas a seguir.

3. Enquadre a situação como projeto ou processo.

4. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.

1

Leo é Diretor Financeiro do jornal local.

Vem enfrentando uma maré dixcil, mercado compe((vo, cheio de concorrentes novos, além de muita instabilidade. Para driblar a crise, Leo decidiu inves(r na metodologia de gerenciamento de projetos como estratégia de desenvolvimento empresarial. Selecionou um prestador de serviços especializado no assunto e vai começar a IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA pela capacitação das pessoas. Esperto esse Leo!

PROJETO

PROCESSO

2

Vitor é Gerente de Inovação e Tecnologia no jornal local. Desenvolveu um soyware de gestão de projetos a pedido do Diretor F i n a n c e i r o , q u e e s t á a p o i a n d o a implementação da metodologia de gerenciamento de projetos na organização.

O sistema vai ser publicado logos após os testes finais. A reunião de hoje é sobre a responsabilidade de cada funcionário no PLANO DE MANUTENÇÃO DO SOFTWARE. Grande Vitor!

PROJETO

PROCESSO

3

Ana Maria está muito feliz: acaba de saber que está GRÁVIDA DO PRIMEIRO FILHO. Apesar da inexperiência na maternidade, está animada. Já contou para a família e para as amigas, que deram muitas dicas para a “neo mamma”. Ela não sabe o que esperar da primeira gestação, mas o marido comprou alguns livros para entreter sua curiosidade. Será que vai ser menino ou menina? :)

PROJETO

PROCESSO

4

Dona Antônia é parteira. Já fez nascer tantas crianças que perdeu a conta. Vai fazer o parto do(a) filho(a) da Ana Maria, que está grávida do primeiro herdeiro. O nascimento de uma criança é sempre um evento emocionante para Dona Antônia, mas ela não se deixa levar pela emoção na hora H: TRABALHO DE PARTO é com ela! O mais incrível nesta história? Dona Antônia não tem filhos biológicos, embora considere seus filhos de coração todas as crianças que ajudou a nascer! Viva a Dona Antônia!:)

PROJETO

PROCESSO

5

José acabou de ser promovido gerente do seu setor e está muito feliz. Aumentou a responsabilidade, mas aumentou também o salário. É sua primeira experiência como gerente e sua primeira missão é MONTAR SUA EQUIPE DE TRABALHO. Além dele, serão mais cinco pessoas trabalhando diariamente. José decidiu começar o desafio pela descrição das atribuições de cada um.

Assim, José pode selecionar candidatos cujas habilidades atendam às necessidades da sua gerência.

PROJETO

PROCESSO

6

Maria foi contratada para fazer parte da equipe de trabalho do José. Ela vai assumir a posição de Analista. O salário não é grande coisa, mas ela vai “adquirir experiência para negociar um pagamento melhor, no futuro”.

A principal tarefa de Maria é cuidar da FOLHA DE PAGAMENTO da organização.

Tarefa simples, segundo ele. Certo...

PROJETO

PROCESSO

7

Ayrton pediu um emprés(mo no banco para CONSTRUIR SUA PRÓPRIA CASA. Ele não tem a menor experiência em construção civil, então contratou o cunhado, que tem uma empresa de construção, e pediu conselhos para um amigo engenheiro. Ele sabe que “obra sempre atrasa”, mas essa não pode atrasar, porque se a casa não ficar pronta na data marcada, sua noiva já ameaçou casar com outro! “Acelera, Ayrton!” :)

PROJETO

PROCESSO

8

Finalmente a irmã do Bernardo vai se casar (desencalhou!). Tanto que Bernardo foi contratado pelo futuro cunhado, o Ayrton, para CUIDAR DA OBRA DA CASA dos pombinhos. A empresa do Bernardo é pequena, mas ele tem ó(mos clientes e nunca fica sem trabalho: a agenda tem obras confirmadas para o ano inteiro.

Danado esse Bernardo! :)

PROJETO

PROCESSO

9

Marina é Web Designer e trabalha em uma agência de publicidade famosa. Sua função é fazer sites. Está iniciando a CONSTRUÇÃO DE UM SITE para um cliente muito exigente.

Ela já fez vários sites, de vários (pos, então não há grandes dificuldades na tarefa encomendada. A empresa tem até um procedimento para a construção de sites que ela deve considerar para não ferir nenhuma norma interna. Boa trabalho, Marina! :)

PROJETO

PROCESSO

10

Gabriel é gerente de comunicação do município. Recebeu a incumbência de cuidar do DESENVOLVIMENTO E LANÇAMENTO DO SITE DA PREFEITURA. Seguiu as normas internas de contratação e terceirizou o assunto para uma agência de publicidade especializada em construção de sites.

Gabriel é um cliente muito exigente e espera conseguir lançar o site no menor prazo possível. :)

PROJETO

PROCESSO

EXERCÍCIO INDIVIDUAL

MODO DE USAR:

1. Analise as situações hipoté(cas apresentadas a seguir.

2. Enquadre a situação como projeto ou processo e jus(fique a resposta.

3. Entregue suas respostas para a professora, dentro do prazo acordado.

A1

MONALISA está muito animada para p l a n e j a r o C A L E N D Á R I O PROMOCIONAL do shopping. Ela está cheia de ideias novas para a Páscoa, o dia das mães, a “volta às aulas”, o carnaval e Natal. Normalmente o p l a n e j a m e n t o d o c a l e n d á r i o promocional é realizado em setembro para dar tempo de providenciar tudo, até o ano seguinte. Par(cipam todos os gerentes e a condução da reunião é da diretoria de Marke(ng.

PROJETO

PROCESSO

A2

Próximo ano, o shopping não vai fazer o Natal tradicional com decoração e prêmios de acordo com o média do •quete de vendas. Tudo isso está previsto no calendário promocional. No próximo Natal, o shopping vai liderar uma AÇÃO SOCIAL DIFERENTE, envolvendo todas as comunidades carentes do DF, com o patrocínio do BRB. MONALISA foi indicada para cuidar do assunto...

PROJETO

PROCESSO

A3

Finalmente, RENATA vai LANÇAR O SITE do seu day spa! A microempresa vai muito bem e ela contratou uma agência especializada em sites, com a recomendação de respeitar um orçamento módico. O site vai dar maior visibilidade para os negócios, mas ela sabe que tem que fazer promoções para atrair e manter seus clientes. O site é só o começo... vai, Renata!

PROJETO

PROCESSO

A4

DAVI é recém-­‐formado como web designer e conseguiu estágio em uma agência de publicidade especializada e m s i t e s e i n t e r n e t . E l e e s t á par(cipando da equipe que está construindo o primeiro site do day spa da Renata. Seu chefe é bem experiente e a empresa tem até um procedimento para ELABORAÇÃO DE SITES. Assim fica fácil aprender! Boa sorte, Davi!

PROJETO

PROCESSO

A5

Chegou um memorando avisando que v ã o I N F O R M A T I Z A R T O D A A REPARTIÇÃO. Incluindo o setor onde trabalha RAFAEL, responsável pelo cadastro dos contribuintes. Sua ro(na compreende a inclusão de novos c a d a s t r o s e a v e r i fi c a ç ã o d e duplicidades. Com a informa(zação, t o d a e s s a t a r e f a p a s s a a s e r automa(zada. Vai sobrar mais tempo para navegar no facebook, hein?!

PROJETO

PROCESSO

A6

Chegou um memorando avisando que vão informa(zar toda a repar(ção.

Incluindo o setor onde trabalha RAFAEL, responsável pelo cadastro dos contribuintes. Sua ro(na compreende A INCLUSÃO DE NOVOS CADASTROS E A VERIFICAÇÃO DE DUPLICIDADES. Com a informa(zação, toda essa tarefa passa a ser automa(zada. Vai sobrar mais tempo para navegar no facebook, HEIN?!

PROJETO

PROCESSO

A7

O Ministério decidiu se CERTIFICAR NA ISO 9000. Foi uma decisão da nova diretoria, que é bem polí(ca e quer mostrar trabalho. A cer(ficação vai e x i g i r u m e s f o r ç o d e t o d a a organização e quem vai cuidar do assunto é o GABRIEL, Gerente de Comunicação. Vai que é sua, Gabriel!

PROJETO

PROCESSO

A8

O B a n c o d a c i d a d e r e s o l v e u comemorar seus 50 anos de existência INAUGURANDO A GERÊNCIA de microcrédito para micro e pequenas empresas. Com a inicia(va, o banco espera não só estreitar os laços com a classe empreendedora mas consolidar sua imagem como fomentador da economia local. O gerente da agência central, seu MEDEIROS, foi quem deu a ideia. Boa, Medeiros!

PROJETO

PROCESSO

A9

CIBELE foi promovida a Gerente de Comunicação do grupo imobiliário em que trabalha desde 2007 e a primeira encomenda que recebeu foi fazer uma NOVA CAMPANHA ins(tucional. O grupo costumar fazer uma campanha por ano na TV e no rádio, mas desta vez Cibele aposta também na mídia móvel e na internet. Dixcil vai ser convencer a diretoria, que é muito tradicional, e tem medo de inves(r...

PROJETO

PROCESSO

A10

ANA é jornalista e trabalha como assessora de imprensa da maior rede de varejo da região. Recentemente, a imagem da empresa foi afetada por uma denúncia anônima que acabou em multa ambiental. Desde o incidente, o volume de trabalho aumentou e as COLETIVAS E ENTREVISTAS têm lugar ca(vo em sua agenda semanal.

Coitada, da Ana...

PROJETO

PROCESSO

Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.

Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas •picos.

As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).

PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.

O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.

Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.

É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.

É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.

PDCA PDCA

Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.

A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.

A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.

Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.

A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.

É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.

Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.

O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.

O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.

É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.

Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.

Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.

Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.

Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.

Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...

Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.

A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.

Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.

Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.

Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.

Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:

Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...

Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.

Produto é o resultado do esforço do projeto.

É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.

Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.

SAIR DE BSB, às 4h

ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h

ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h

JANTAR EM BH, às 20h

ABASTECER EM BARBACENA, às 2h

CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE

Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).

O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.

Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.

Há outras informações necessárias para o bom planejamento do projeto.

MAPA MENTAL

CANVAS DE PROJETO

EAP – ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO (WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Use as ferramentas certas para planejar seu projeto.

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR:

1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes.

2. Verifique os obje(vos de projetos propostos a seguir.

3. Defina produtos ou resultados tangíveis que comprovem que o obje(vo foi a(ngido.

4. Compare suas respostas com as dos demais grupos.

5. O que podemos concluir, a par(r do exercício?

6. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.

1

ESTUDAR um novo idioma

2

APRENDER um novo idioma

3

ELABORAR o TCC da pós

4

APRESENTAR o TCC da pós

5

................ “aquela” promoção.

Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.

Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.

Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.

5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.

Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.

Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.

Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...

PRAZO

ESCOPO

CUSTO

...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.

Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...

...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.

Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-­‐lo, a tempo.

A ação pode ser preven(va ou corre(va.

A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.

Para acompanhar o projeto, pode-­‐se u(lizar o gráfico de GanX.

A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.

Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.

Existem muitos soywares para gerenciar projetos.

Mas o principal deles você já tem!

EXERCÍCIO EM GRUPO

MODO DE USAR:

1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes do grupo.

2. Analise as situações a seguir, conforme o modelo.

3. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto.

Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-­‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas.

4. Preencha as barras do gráfico de GanX, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas.

5. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas.

6. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)

7. Compare suas respostas com as dos demais grupos.

8. O que podemos concluir, a par(r do exercício?

9. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.

EXEMPLO INÍCIO

A

PROJETO

FIM

%

M1

100

M2

25

M3

0

M4

75

M5

0

M6

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

A

FIM

PROJETO

%

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

EXEMPLO INÍCIO

A

FIM

PROJETO

O projeto está atrasado!

% 33

M1

Meta concluída

100

M2

Atrasada

25

M3

Não iniciada

0

M4

Adiantada

75

M5

Não iniciada

0

M6

Não iniciada

0

HOJE

B

INÍCIO

PROJETO

FIM

%

M1

50

M2

0

M3

50

M4

75

M5

0

HOJE

C

INÍCIO

PROJETO

FIM

%

M1

25

M2

25

M3

25

M4

25

M5

25

HOJE

INÍCIO

D

FIM

PROJETO

%

M1

50

M2

25

M3

25

M4

25

M5

0

HOJE

INÍCIO

E

PROJETO

FIM

%

M1

100

M2

100

M3

75

M4

0

M5

0

HOJE

O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.

Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.

Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).

Afinal, o projeto existe para atender às necessidades do cliente.

No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.

Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.

O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria con•nua.

O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.

Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.

O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.

Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!

FIM

OBRIGADA!

bia.simonassi@gmail.com hXp://issuu.com/treebookgallery/docs

 Imagens da Internet 