Este eBook faz parte do material didático da I Oficina de Planejamento e Projetos dos Diários Associados DF realizada pela GEPLAN, em Brasília, no ano de 2013.
AULA 7 de 8 Tópicos abordados durante esta aula: I.
Execução do projeto: ciclo PDCA e as características da fase de desenvolvimento
II.
Como acompanhar, controlar o progresso e corrigir o desenvolvimento do projeto,
de acordo com a sinopse e o plano de ação III.
Gráfico de Gantt: planejado x realizado
IV.
Status de Projetos: em andamento, concluído, paralisado, cancelado, atrasado
V.
O fim do projeto: validação dos produtos e procedimentos necessários para
encerrar a iniciativa com chave-de-ouro
ACTA NON VERBA Provérbio em Latim (Chega de blá blá blá)
Até aqui, falamos sempre de planejamento do projeto. O “P” do ciclo PDCA.
Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).
Uma vez que hรก um objetivo bem definido para ser cumprido dentro de um determinado prazo.
Uma vez que este objetivo foi confirmado na sinopse que foi aprovada e assinada.
Uma vez que as metas foram detalhadas, com prazos e responsåveis, no plano de ação.
Uma vez que todos os prazos foram negociados e acordados com os responsรกveis.
Ou seja, todos sabem o que, como e quando fazer. Todos sabem o que entregar para quem.
Todos sabem por que fazer e est達o motivados. Resta colocar a m達o na massa e executar o plano.
Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.
Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.
Ou seja, o “DCA” do ciclo PDCA começa praticamente ao mesmo tempo.
Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e comparรก-lo ao plano.
Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos jรก foram entregues.
Significa comparar o percentual do tempo que jรก passou versus o tempo que ainda resta.
Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e efetivamente utilizados.
Controlar o projeto significa verificar se as coisas est達o sendo feitas...
...dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.
Se houver desvios, ĂŠ preciso agir preventiva ou corretivamente.
Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...
...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.
Quanto mais experiente e entrosada for a equipe, menor será a intervenção do gerente do projeto.
Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...
...o gerente mantém o foco nas metas para garantir que o plano de ação está sendo seguido.
O gerente do projeto pode assumir (também) responsabilidaes específicas no plano de ação,...
...desde que ele consiga conciliar estas atividades com suas responsabilidades de gerente.
Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, ĂŠ preciso agir (corrigir).
Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.
A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.
Se a sinopse é um farol imóvel, o plano de ação é flexível e pode ser manipulado...
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
...para garantir que o objetivo do projeto serรก cumprido dentro do prazo, escopo e custo.
A principal ferramenta de controle ĂŠ o grĂĄfico de Gantt que compara planejado x realizado.
Cada meta e suas respectivas açþes aparecem representadas por barras na linha do tempo.
Ă€ medida que o tempo passa e a tarefa vai sendo executada, um percentual reflete o progresso.
Quando todas as ações estiverem 100% completadas, as metas também estarão.
Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.
E quando o objetivo do projeto Ê alcançado, a empreitada chega ao fim.
Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega seus produtos ao cliente.
Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos par창metros de qualidade.
É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).
Afinal, o projeto s贸 foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.
O problema acontece quando os produtos nĂŁo atendem Ă s expectativas do cliente.
Se as falhas forem detectadas a tempo, ĂŠ possĂvel corrigĂ-las e salvar o projeto.
Por isso ĂŠ que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.
Com o fim do projeto, o time se desfaz e as liçþes aprendidas são registradas e compartilhadas.
As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.
Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.
Projetos podem deixar processos como heranรงa mas devem encerrar suas atividades na data final.
O encerramento do projeto ĂŠ um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo
AlĂŠm de concluĂdo com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.
Paralizaçþes e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.
Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
EXERCÍCIOS
Apresentação dos Projetos MODO DE USAR: 1. Reescreva a sinopse do seu projeto usando o formulário padrão 2. Compare o conteúdo da versão inicial, entregue no início do curso, com a versão produzida agora, no fim do curso 3. Registre seus progressos pessoais e tire suas dúvidas antes da próxima aula 4. Prepare uma apresentação sobre seu projeto com base nas informações da sinopse: um powerpoint onde conste nome, período, escopo, objetivo, produtos, clientes, justificativa e metas 5. Entregue também uma imagem impressa que resuma seu projeto (mapa mental ou EAP) 6. Entregue o formulário da sinopse do projeto impresso, na hora de fazer sua apresentação 7. Os mapas e as EAPs serão expostos em um varal de projetos e as sinopses serão avaliadas individualmente com direito a feedback formal.
FIM Última aula: 29/5/2013 Apresentação das sinopses dos projetos de cada participante.