Este eBook faz parte do material didático da I Oficina de Planejamento e Projetos dos Diários Associados DF realizada pela GEPLAN, em Brasília, no ano de 2013.
AULA 4 de 8 T贸picos abordados durante esta aula: I.
Gantt, WBS (EAP), Excel, MSProject, MooV, Outros
II.
Mapas mentais e projetos
III.
Os bastidores dos softwares de gest茫o de projetos: ofertas comerciais
e sistemas feitos sob medida
“CÉREBRO: UM APARELHO COM O QUAL PENSAMOS QUE PENSAMOS.” Ambrose Bierce
A principal ferramenta do Gerente de Projetos ĂŠ sua competĂŞncia.
Competência é um conjunto de habilidades que forma um perfil específico.
Ferramenta 茅 um acess贸rio (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.
O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas pr贸prias habilidades.
PerĂodo do Projeto Planejado Realizado
metas Meta 1
Meta 2
Meta 3
Meta 4
Meta 5
tempo
A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos ĂŠ o famoso GrĂĄfico de Gantt.
Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).
Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiĂŞncia e da produtividade.
Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.
Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionĂĄrio, na ĂŠpoca em que foi proposto.
O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.
O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.
Inicialmente foi utilizado em grandes construçþes como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).
O gråfico sofreu evoluçþes com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.
O gráfico de Gantt é baseado na unidade básica de medida dos projetos: o tempo.
O gráfico de Gantt basicamente mostra uma foto da situação atual do projeto.
E destaca o que estรก em dia, o que estรก atrasado e o que estรก adiantado!
O gráfico de Gantt é uma espécie de calendário dinâmico.
No grĂĄfico, o tempo ĂŠ organizado em uma sequĂŞncia linear de atividades...
...onde a data de hoje ĂŠ sempre a referĂŞncia.
PLANEJADO
REALIZADO
O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.
Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).
Todo sistema de gestão de projetos é baseado no Gráfico de Gantt.
O Gantt pode ser feito no excell ou no MSProject: ambos mostram uma panor창mica do projeto.
Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.
A principal vantagem de fazer um software de projetos sob medida ĂŠ que...
...ele atende quase que perfeitamente a todas as necessidades dos usuรกrios.
A desvantagem de fazer o pr贸prio SW de projetos 茅 que ele pode acabar virando um Frankenstein.
Comprar um SW pronto pode trazer a ilusĂŁo do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...
...e a resistência a tudo que é novo e externo pode acabar atravancando a implementação.
Com o tempo, um software comprado pronto perde a aderĂŞncia com as necessidades internas.
E, em geral, tem limites claros e rígidos para customizações e adaptações.
EntĂŁo, o ideal ĂŠ construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.
O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.
Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.
E por falar em ferramenta facilitadora, mapa mental é a representação gráfica de uma
Mapas mentais sĂŁo muito Ăşteis na fase de planejamento dos projetos.
Principalmente, quando ainda não está claro “o que será feito”, a partir da ideia inicial.
Ou a qualquer momento, para se ter uma panorâmica memor(iz)åvel do projeto.
Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.
Com mapas mentais, pode-se planejar o conteĂşdo do projeto para definir metas, posteriormente.
O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.
O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.
De acordo com este fen么meno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...
...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.
A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:
...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...
...do seu grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da mem贸ria de cada um...
Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.
De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...
...de acordo com suas preferĂŞncias e habilidades pessoais.
A principal regra para fazer um mapa mental ĂŠ nĂŁo julguar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...
Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.
Mais tarde, haverå tempo suficiente para julgamento, racionalismo e edição do mapa.
O mapa mental não é um raciocínio linear ao qual estamos acostumados.
Ele funciona com base na associação de ideias que é um fenômeno não-linear da mente humana.
VocĂŞ pode criar mapas mentais sobre qualquer coisa, sozinho ou em grupo.
Você está pronto para criar um mapa mental, desde o início, agora mesmo?
Comece escrevendo ou desenhando a ideia principal no centro da pรกgina em branco.
Se não for no centro da página, você corre o risco de fazer algo linear e não um mapa mental.
A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.
Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, atÊ esgotarem todas as ideias.
Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair tambÊm, mas vai ficar limitado e incompleto...
...porque as cores ajudam seu cĂŠrebro a ampliar a capacidade de associar as ideias.
Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrar e anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!
Repita este processo para todos os braços coloridos atÊ você sentir que esgotou a primeira rodada.
VocĂŞ pode repetir essas rodadas de 15 minutos, com intervalos, atĂŠ sentir que esgotou a
Quando os braรงos coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braรงos.
Somente entĂŁo, vocĂŞ pode editar, organizar e ordenar as ideias que surgiram.
Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.
A EAP (ou WBS) é a representação gráfica de um projeto.
Ao contrĂĄrio do mapa mental, a EAP ĂŠ um estrutura linear que funciona bem para detalhar...
...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores atĂŠ que o trabalho fique claro.
MĂŠtodo cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...
...até que as partes fiquem de um tamanho perfeitamente executável e controlável.
EntĂŁo, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nĂvel da EAP.
Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, d茫o como resultado o pr贸prio objetivo.
Em seguida, desmembram-se as metas em tarefas menores, facilmente executรกveis.
Este sistema cartesiano de desmembramento pode ser feito atĂŠ o sexto nĂvel, sem susto.
Mas, em geral, basta desmembrar o objetivo em metas e as metas em tarefas (3 nĂveis).
O importante ĂŠ lembrar que a soma de todos os elementos do nĂvel de baixo deve ser igual...
...ao elemento do nĂvel exatamente acima, de forma que a soma das partes seja igual ao todo.
EXERCÍCIOS
Mapa Mental 1 MODO DE USAR: 1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas 2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços 3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir 4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços 5. Desenhe mais braços, se precisar 6. Repita a operação até esgotar sua inspiração 7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas
PLANEJAMENTO
Mapa Mental 2 MODO DE USAR: 1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas 2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços 3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir 4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços 5. Desenhe mais braços, se precisar 6. Repita a operação até esgotar sua inspiração 7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas
PROJETO
EAP 1 MODO DE USAR: 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta 2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração 3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas
CORPO HUMANO
EAP 2 MODO DE USAR: 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta 2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração 3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas
ESTÁDIO DE FUTEBOL
Tarefa de Casa MODO DE USAR: 1. Faça o mapa mental do seu projeto, conforme as instruções recebidas durante a aula 2. Desenhe ou escreva a ideia central do seu projeto no centro 3. Anote ou desenhe nos braços as ideias correlatas que surgirem 4. Crie novos braços, se for peciso 5. Entregue seu mapa mental na próxima aula.
Tarefa de Casa MODO DE USAR: 1. Faça a EAP do seu projeto, a partir do objetivo 2. Coloque as metas no segundo nível e as tarefas no terceiro 3. Desenhe mais “post its”, se for o caso, ou use post it de verdade 4. Lembre-se de testar se as partes menores, somadas, correspondem à parte maior logo acima 5. Entregue a EAP do seu projeto na próxima aula
FIM Próxima aula: 9/5/2013 Conteúdo: Sinopse de projeto: O que é? Para que serve? Como funciona? Elementos, modelos , exemplos. Elementos da Sinopse: nome do projeto, código, tipo, responsável, contato, escopo e não-escopo, objetivo, produtos/resultados, clientes, justificativa, stakeholders, estratégias, metas, cronograma, equipe, orçamento, etc...