TENNISVERENIGING HOLY HUISHOUDELIJK REGLEMENT Rechten en verplichtingen der leden Artikel 1 De leden en introducé's zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur. Op de baan, alsmede bij deelname aan competitiewedstrijden en externe toernooien is correcte tenniskleding voorgeschreven. Artikel 2 De leden zijn verplicht de adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie te voldoen vóór 15 maart van het betreffende verenigingsjaar dat loopt van 1 januari t/m 31 december. Artikel 2.a 1. Alleen seniorleden kunnen zich aanmelden om bardienst te vervullen. 2. Bij verhindering moet het desbetreffende lid zelf voor een vervanger zorgen. Alleen seniorleden van de vereniging komen als vervanger in aanmerking. Dispensatie in uitzonderingsgevallen wordt verleend door de barcommissie. 3. Indien een lid zijn ingeroosterde bardienst niet vervult of doet vervullen, is het bestuur, na advies van de barcommissie, vrij om maatregelen te nemen in overeenstemming met de statuten en het Huishoudelijk Reglement. Artikel 3 De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn, tenzij door het bestuur anders bepaald. Artikel 4 Alle leden hebben het recht om per speelseizoen vijf maal iemand te introduceren, tegen een betaling van een jaarlijks door het bestuur vast te stellen vergoeding. Eén en dezelfde persoon mag maximaal vijf maal per jaar worden geïntroduceerd. Bij bijzondere gelegenheden en in bijzondere gevallen, beide ter beoordeling van het bestuur, is het bestuur bevoegd van de regeling betreffende de introductie af te wijken. Vergaderingen Artikel 5 De vergadering van het bestuur wordt gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding. Hij/zij is bevoegd de vergadering in overleg met de aanwezige bestuursleden te schorsen casu quo te verdagen.
2 Artikel 6 De bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen v贸贸r de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Artikel 7 Kandidaatstelling voor een door de Algemene Vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de Algemene Vergadering. Artikel 8 Een besluit van - of een benoeming door - de Algemene Vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt ter vergadering, is ongeldig. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen of een zodanig genoemde is gekozen, met tenminste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen. Deze uitzondering geldt niet voor voorstellen tot statutenwijziging of ontbinding der vereniging. Artikel 9 De agenda der Algemene Vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen v贸贸r de verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de sekretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Artikel 10 Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
3 Commissies Artikel 11 De vereniging kent permanente commissies, waaronder de technische commissie, de onderhoudscommissie, de redactiecommissie, de jeugdcommissie, de barcommissie en commissies ad hoc. De leden van de permanente commissies worden op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering benoemd. De voorzitters van de permanente commissies kunnen op uitnodiging van het bestuur als adviseur de vergaderingen van het bestuur bijwonen. Zij hebben een direct werkrelatie met de voorzitter van het bestuur of met een door hem aangewezen bestuurslid. Voor iedere permanente commissie kunnen taken en bevoegdheden bij bestuursbesluit worden gewijzigd, tenzij dat tot gevolg heeft dat van het door de Algemene Vergadering vastgestelde bestuursbeleid voor dat jaar in belangrijke mate wordt afgeweken. De commissies ad hoc worden door het bestuur, al dan niet op voorstel van de Algemene Vergadering benoemd ter realisering van incidentele opdrachten. De voorzitters van de commissies ad hoc hebben een direkte werkrelatie met de voorzitter van de vereniging of een door hem/haar aangewezen bestuurslid. In tussentijdse vakatures wordt zo spoedig mogelijk door het bestuur voorzien. Het bestuur legt hiervoor verantwoording af op de eerstkomende Algemene Vergadering. Artikel 12 De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor ĂŠĂŠn jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad. Artikel 13 Per commissie, zoals bedoeld in artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement, wordt een taakomschrijving gemaakt welke de goedkeuring van het bestuur behoeft. Jaarlijks worden deze taakomschrijvingen aan de Algemene Vergadering voorgelegd bij het agendapunt (her) benoeming of verkiezing van de commissies (artikel 12 van de statuten lid 2 sub j.). In de taakomschrijvingen dienen onder meer taken en bevoegdheden van de commissies geregeld te zijn. Artikel 14 Alle voor de leden relevante informatie wordt kenbaar gemaakte via een periodiek; het verenigingsblad, dat gerealiseerd wordt door de redaktiecommissie in overleg met de secretaris van het bestuur.
4 Besluitvorming Artikel 15 Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Artikel 16 Stemming over personen geschiedt, indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blancostemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven is het niet aangenomen. Artikel 17 In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de Algemene Vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. Bestuur Artikel 18 Het bestuur bestaat uit vijf leden, te weten een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een lid. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar. Zij kunnen één maal worden herkozen. Het bestuur kan een rooster van aftreden maken. De in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs treden jaarlijks af. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuur benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Een bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredenden of afgetredenen vindt plaats in de eerste Algemene Vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid dat is gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het bestuurslid waarvoor hij in de plaats is gekomen, volgens het rooster had moeten aftreden. Artikel 19 De vice-voorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.
5 Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Bestuursvergaderingen zijn ongeldig, indien niet tenminste de meerderheid van het totale aantal bestuursleden aanwezig is. Artikel 20 Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Artikel 21 Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder c der Statuten wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemene Vergadering. Verplichtingen van het bestuur Artikel 22 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: 1. namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen; 2. presentielijsten en notulen van alle Algemene Vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; 3. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt. Contributies Artikel 23 Zij die in de loop van het jaar als lid zijn aangenomen betalen de volledige contributie. Het bestuur kan in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke vrijstelling van betaling verlenen. Een zodanig besluit wordt met meerderheid van stemmen genomen. Het bestuur alsmede de commissies als bedoeld in artikel 11 van dit reglement zijn gerechtigd en verplicht aan een dergelijk besluit geen ruchtbaarheid te geven. Aanmeldingsformulier Artikel 24 Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. Slotbepalingen Artikel 25 Het zomerspeelseizoen wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur, doch zal als regel lopen van
6 1 maart tot 1 december. Artikel 26 In dit reglement alsook in de statuten is terwille van de eenvoud steeds het woord functionarissen slechts in de mannelijke vorm gebruikt. In alle functies kunnen zowel dames als heren benoemd worden Artikel 27 Het bestuur is bevoegd een ledenstop in te voeren. In dat geval worden adspirantleden in volgorde van hun aanmelding op een wachtlijst geplaatst. Artikel 28 Het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden gewijzigd door de Algemene Vergadering, conform het bepaalde in artikel 19 van de statuten, mits het voorstel daartoe tenminste twee weken van tevoren aan de leden ter kennis is gebracht. Artikel 29 In alle gevallen, waarin noch dit Huishoudelijk Reglement, noch de Statuten, noch andere regelingen voorzien, beslist het bestuur.
Bijgewerkt februari 2003