TV HOLY Vademecum by TV HOLY

VADEMECUM TENNISVERENIGING HOLY

Februari 2010

INHOUDSOPGAVE 1

De vereniging - Administratieve gegevens - Doelstellingen en beleid - Organisatie en communicatie - Financien - Opening park - Leden van verdienste - Bardienst

Samenstelling bestuur, ledenadministratie en voorzitters commissies - Bestuur - Ledenadministratie - Clubhuisbeheerder - PR functionaris - Voorzitters commissies

Taakomschrijvingen - Bestuur - Ledenadministratie - Clubhuisbeheerder - Technische commissie - Jeugdcommissie - Onderhoudscommissie - Sponsorcommissie - Redactiecommissie Holyball - Barcommissie - Recreatiecommissie

Trainers/tennisleraren en lesmogelijkheden - Trainers - Lesmogelijkheden - Trainingsplan - Les aan de allerkleinsten (guppen)

5 5.1 5.2

Communicatie/Informatie Communicatie en overlegvormen Informatiebronnen

Contributie/Bijdragen

Activiteitenaanbod

Bijlagen: - Baanreglement - Baanindeling - Regels voor introduceren

Dit Vademecum bevat informatie met een min of meer duurzaam karakter zoals bijvoorbeeld van belang zijnde namen en adressen, samenstelling van bestuur en namen commissievoorzitters, beleidszaken en reglementen. Indien nodig wordt dit document aangepast. Het Vademecum is te zien op internet of verkrijgbaar bij de secretaris. Dit vademecum vervangt niet het

Informatieboekje, dat bedoeld is voor aspirant-leden en PR-doeleinden.

DE VERENIGING

Administratieve gegevens Tenaamstelling:

De vereniging draagt de naam: Tennisvereniging Holy, opgericht op 9 januari 1974

Vestigingsadres:

Willem de Zwijgerlaan 220 3136 AX Vlaardingen

Postadres:

Postbus 6042 3130 DA Vlaardingen

Telefoon:

010-474 1754

Girorekening:

3130795

E-mail adres:

secretaris@tvholy.nl

Web-pagina:

www.tvholy.nl

Doelstellingen en beleid Het doel van de vereniging is geformuleerd in artikel 3 van de statuten en behelst het beoefenen en bevorderen van de tennissport. Een aantal maatregelen voor het bereiken van het doel staan ook in artikel 3 genoemd. In aanvulling hierop zijn er nog de volgende beleidspunten: - In de ALV van 9 februari 2006 is besloten dat er maximaal 300 jeugdleden mogen zijn. (Voorheen was de verhouding tussen senioren jeugdleden: 2/3-1/3). Jeugdleden zijn: junioren (t/m 17 jaar), pupillen (t/m 10 jaar) en guppen. Guppen zijn kleine kinderen die alleen een woensdagmiddag lidmaatschap hebben en ook KNLTB lid zijn. - Recreatietennis en wedstrijdtennis zullen in gelijke mate worden georganiseerd. - Talentvolle leden, voornamelijk jeugd, worden deels met een financiĂŤle bijdrage van de vereniging in staat gesteld zich verder in de tennissport te bekwamen. Algemene beleidspunten zijn: - Het beleid is er op gericht, de bestaande leden te behouden en nieuwe leden te werven. - De noodzakelijke werkzaamheden worden in beginsel door alle leden van de vereniging verricht en zo weinig mogelijk door betaalde krachten. Besluiten Algemene Ledenvergadering en bestuur: - Tot 13.00 uur geldt er een alcoholschenkverbod en een totaal rookverbod in het clubhuis (ALV). - In principe mogen alleen Holyleden bardienst verrichten (bestuur). - Toernooien moeten minimaal kostendekkend zijn, inclusief de post voor baanhuur bij slecht weer (bestuur). 5

Bij geboorte wordt er een kaartje gestuurd. (bestuur). Opzegging van het lidmaatschap moet schriftelijk naar het postbusadres gestuurd worden: TV HOLY, Postbus 6042, 3130 DA VLAARDINGEN of per email naar ledenadmin@tvholy.nl worden opgezegd voor 1 december voorafgaande aan het nieuwe seizoen.Dus nooit telefonisch. De ledenadministratie zal altijd een bevestiging van ontvangst sturen hetzij schriftelijk of per email. BELANGRIJK: De ontvangstbevestiging is het bewijs dat is opgezegd. Dus men dient dit bewijs kunnen tonen zodat er geen misverstand kan ontstaan. BELANGRIJK: indien er voor 20 december nog geen ontvangstbevestiging is ontvangen dan dient men contact op te nemen met de ledenadministratie.

Organisatie en communicatie -

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met (het toezicht op) de uitvoering van het beleid en het doen van beleidsvoorstellen aan de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur benoemt uit zijn midden contactpersonen voor de permanente commissies en het ledensecretariaat; de voorzitter van de vereniging coördineert de PR-activiteiten van de vereniging. De permanente commissies beslissen zelfstandig binnen het door de algemene vergadering vastgestelde beleid en door het bestuur gegeven richtlijnen. Bij evenementen, waarbij meerdere commissies betrokken zijn, berust de coördinatie bij de commissie die het meest intensief betrokken is bij het betreffende evenement. Deze commissie benoemt een coördinator, die alle noodzakelijke maatregelen neemt om te bevorderen dat de afzonderlijke commissietaken op een juiste wijze op elkaar worden afgestemd. Per evenement wordt door de coördinator een draaiboek samengesteld, waarin de onderscheidende taken zijn beschreven. Belangrijke voorstellen van commissies worden in een eerstvolgende bestuursvergadering besproken (initiatief commissies).Bij het bespreken van belangrijke voorstellen in de bestuursvergadering, wordt/worden de voorzitter(s) van de betrokken commissie(s) daartoe uitgenodigd (initiatief bestuur). Acties of voorstellen met een beleidsmatig karakter, die nog geen goedkeuring van de algemene vergadering hebben verkregen, dienen aan het bestuur, respectievelijk aan de commissies te worden voorgelegd. Klachten van leden over acties en voornemens van commissies worden in eerste instantie opgenomen met en behandelt door de betreffende commissie(s).

Financiën -

Het bestuur stelt jaarlijks een sluitende begroting op. Deze wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. De goedgekeurde begrotingen van de commissies dienen als leidraad voor de totale verenigingsbegroting. Buiten de begroting vallende en onvoorziene uitgaven/kosten worden tijdig aan het bestuur gemeld, dat beslist over de uitgave van deze extra kosten. Extra benodigde financiën, bijvoorbeeld voor investeringen c.q. reserveringen, worden 6

bij voorkeur niet verkregen uit contributieverhogingen.

Opening park Het park is open van 1 maart tot 1 december, maar afhankelijk van de weersomstandigheden kan het park achtereenvolgens later opengaan of eerder dichtgaan.

LEDEN VAN VERDIENSTE

SPELDEN VAN VERDIENSTE

1985 1990 1991 1994 2002 2008

1988 1988 1991 1991 1991 1991 1992 1995 1996 1998 2002 2002 2004 2004 2007 2007 2007 2009 2010

Joop de Mos † Krijn van den Boogaart † Tineke van den Bergh Nora Mens Bert Blaauw Willem Kwakkelstein

Bardienst

Frank de Bruin Gerard Overdelinden † Dicky van der Meer Jan Mersch † Else Mersch Jeanne van der Zande Paul van der Knaap Cees Borsboom Jacques van Beers Conny Lugt Martin van Benthem Henk Jansen Thea Paulussen Aad Verwater Cor Bogerman Annemarie Bronwasser † Emile de Deckere Peter Hamstra Bart van Hasselt

De volgende leden zijn vrijgesteld van bardienst: leden van verdienste, trainers, leden van 80 jaar en ouder, rolstoelleden en door het bestuur vrijgesteld van bardienst. 2

SAMENSTELLING BESTUUR, LEDENADMINISTRATIE EN VOORZITTERS COMMISSIES

Bestuur Voorzitter Penningmeester Secretaris

Wilfried Salomons Hans van Unen Elma Aandeweg 7

Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid

Thea Paulussen Cees Aandeweg Jac’ks Verburgh

Ledenadministratie

Emile de Deckere

Clubhuisbeheerder

Alex Klock

PR functionaris

Reinoud Spliet

Voorzitters commissies Technische commissie Alg. Competitieleider Jeugdcommissie Onderhoudscommissie Groundsmen Sponsorcommissie Redactiecommissie Holyball Barcommissie Hans

Vacature Vacature Vacature (Aanspreekpunt: Frances Rietveldt) Ronald Jonkman Bert Bousché & Lex de Blok Fred van Wieringen Janke Kwakkelstein Fontijne

E-captain beheer

Cor Bogerman

Website beheer

Cees Aandeweg

Zie voor samenstelling commissies o.a. de “Voorstellen en toelichting behorende bij de agenda”van de Algemene Ledenvergadering.

TAAKOMSCHRIJVINGEN

Bestuur Het besturen van de vereniging in algemene zin, in het bijzonder: - Het bijeenroepen, leiden en notuleren van algemene vergaderingen. - Het doen van beleidsvoorstellen aan de algemene vergadering. - Het doen van voorstellen aan de algemene vergadering inzake het benoemen van bestuursleden, leden van (permanente) commissies en leden van verdienste/ereleden. - Het houden van vergaderingen met de voorzitters van de commissies. - Het instellen van commissies. - Het participeren in werkgroepen/commissies ad hoc. - Het uitbrengen van een jaarverslag. - Het opstellen van een jaarlijkse c.q. meerjaren begroting op basis van door de Algemene Vergadering goed te keuren beleidsvoorstellen. - Het jaarlijks presenteren van de balans en de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening). - Het aantekening houden van de vermogenstoestand van de vereniging en het bijhouden van een administratie van bezittingen en schulden. - Het afdragen van KNLTB-contributies. - Het verstrekken van ledenpasjes. - Het in en buiten rechte de vereniging vertegenwoordigen. - Het, met goedkeuring van de Algemene Vergadering, sluiten van (arbeids)overeenkomsten en het verrichten van rechtshandelingen als genoemd in artikel 10 van de Statuten. - Het coรถrdineren van: de nieuwjaarsreceptie, de introductie van nieuwe leden en de actievenavond - Het bijhouden van een "rooster van aftreden" van bestuursleden. - Het behandelen van klachten. - Het onderhouden van contacten met de KNLTB, andere tennisverenigingen, de media en sponsors. Ledenadministratie Het verzorgen van de ledenadministratie van de vereniging, in het bijzonder: - Het verstrekken van informatie over de vereniging, het toezenden van inschrijfformulieren en het Informatieboekje. - Het registreren van nieuwe leden. - Het verwerken van mutaties en deze doorgeven aan de KNLTB. - Controle KNLTB Holy-ledenlijst (vgl met eigen ledenlijst). - Het (doen) vervaardigen van introductiepasjes. - Het maken van de ledenlijst. - Het bijhouden van de verdeellijsten voor verspreiding van de Holyball. - Het verzorgen van attenties bij ziekte, geboorte, e.d. - Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de commissies. - Het opstellen van een jaarlijkse begroting. - Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. - Het leveren van bijdragen aan het clubblad de Holyball. 9

Het behandelen van voor de administratie relevante klachten. Het bijwerken van de JIBA-ledenlijst op grond van KNLTB-ledeninformatie.

Clubhuisbeheerder De clubhuisbeheerder is verantwoording verschuldigd aan het bestuur en is tevens lid van de barcommissie. De clubhuisbeheerder is in principe dagelijks aanwezig om zaken betreffende clubhuis/ bar/ keuken en terras te regelen die nodig zijn. -

Draagt zorg voor het nagaan van werkzaamheden in het clubhuis voor leden die bardienst hebben. (opstellen en bijhouden van werkzaamheden die regelmatig moeten gebeuren.) Draagt zorg voor het bijhouden van bardiensten en regelen van vervangende bardiensten (in overleg met het BC lid dat de bardiensten indeelt, zie barcommissie). Draagt zorg voor de afrekening van bardiensten in samenspraak met de penningmeester. Draagt zorg voor voldoende wisselgeld in de kassa. Draagt zorg voor de werkzaamheden van de interieurverzorgster. Draagt zorg voor afvoer van vuilnis en glas. Draagt zorg voor uitvoer van werkzaamheden m.b.t. evenementen. Draagt zorg voor binnen en buitenmeubilair. Draagt zorg voor onderhoud van apparatuur in het clubhuis. Draagt zorg voor de ontvangst en controle van goederen Draagt zorg voor de hygiënecode

Technische commissie Het verzorgen en beheren van alle technische zaken binnen de vereniging, in het bijzonder: - Het bestuur adviseren inzake geschiktheid en bekwaamheid van aspirant-trainers. - Het samenstellen van verenigings-competitieteams voor deelname aan de landelijkeen districtscompetitie. - Het leiden en begeleiden van competitieteams in coördinatie met de trainer(s). - Het coördineren van trainingen. - Het voorlichten en begeleiden van de voor training geselecteerde spelers. - Het hebben van inzage in de werkelijke speelsterkte van de leden in relatie met KNLTB-speelsterkte. Een en ander i.v.m. aanvraag speelsterktewijziging. - Het organiseren van toernooien. - Het organiseren van clubkampioenschappen. - Het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. - Het coördineren van evenementen c.q. het participeren in commissies ad hoc, die evenementen voorbereiden en begeleiden. - Het opstellen van een jaarlijkse begroting. - Het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan. - Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. - Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de overige commissies. 10

Het leveren van bijdragen aan het clubblad de Holyball. Het opstellen van het jaarlijkse Competitieboekje. Het behandelen van voor de commissie relevante klachten.

Jeugdcommissie -

Het in samenwerking met de Technische Commissie organiseren en coรถrdineren van jeugdactiviteiten, zoals: - Jeugdclubkampioenschappen - Juniorcompetities (zaterdag/zondag) - Mini-competitie - Holy Open jeugdtoernooi - PIP-toernooi - Bal- en slagvaardigheidsevenementen - Miniveldtennis - Trainingen (woensdagmiddag kinderen) Het deelnemen aan overleg met trainers en begeleiders inzake bovengenoemde activiteiten. Het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. Het opstellen van een jaarlijkse begroting. Het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan. Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de overige commissies. Het participeren in commissies ad hoc, die evenementen voorbereiden en begeleiden. Het leveren van bijdragen aan het clubblad de Holyball. Het behandelen van voor de commissie relevante klachten.

Onderhoudscommissie Het onderhouden en beheren van het tennispark, in het bijzonder: - Het onderhouden van de banen, het clubhuis, de afrastering, de oefenkooi, het parkeerterrein en de beplanting. Voor wat betreft het laatste voor zover hierin niet door de Gemeente Vlaardingen wordt voorzien. - Het onderhouden en het aanschaffen van materialen en gereedschappen. - Het houden van toezicht op het gebruik van de banen en de oefenkooi. - Het zorgdragen voor een goede beveiliging van het clubhuis. - Het onderhouden van contacten met leveranciers van materialen en parkvoorzieningen, zoals: de verlichting, de beregeningsinstallatie, CV-installatie, e.d. - Het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. - Het opstellen van een begroting. - Het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan. - Het coรถrdineren van evenementen c.q het participeren in commissies ad hoc, die evenementen voorbereiden en geleiden. - Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de overige commissies. - Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. - Het leveren van bijdragen aan het clubblad de Holyball. - Het behandelen van voor de commissie relevante klachten. 11

Sponsorcommissie Het werven van en onderhouden van contacten met sponsors, in het bijzonder: - Het afsluiten van contracten met (nieuwe) adverteerders in de Holyball. - Het afsluiten van contracten met windhoekhouders. - Het op peil houden van het aantal pak- en shirtsponsors. - Het actueel houden van de sponsormap. - Het mede verzorgen van het Holy Open toernooiboekje. - Het onderhouden van contacten met de sponsors, o.a. door het met regelmaat toezenden van informatie over de vereniging. - Het leveren van bijdragen aan de Holyball. - Het intern en extern bekendheid geven aan verenigingsactiviteiten, waarbij naamsbekendheid van de sponsors zal worden bevorderd. - Het extern bekendheid geven aan het bestaan van de vereniging d.m.v. het actueel houden van het informatieboekje en door het maken van persberichten, affiches, brochures, advertenties en interviews. - Het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan. - Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. - Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de overige commissies. - Het behandelen van voor de commissie relevante klachten. Redactiecommissie Holyball Het uitgeven van het clubblad de Holyball, in het bijzonder: - Het verzamelen van kopij, deze zonodig corrigeren, en het zorgdragen voor verwerking ervan. - Het bundelen en nieten van de gedrukte teksten/foto's. - het zorgdragen voor de distributie van het clubblad naar de verdeeladressen. - Het zorgdragen voor het regelmatig verschijnen van het clubblad. - Het deelnemen aan vergaderingen met het bestuur en de overige commissies. - Het participeren in commissies ad hoc, die evenementen voorbereiden en begeleiden. - Het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. - Het opstellen van een jaarlijkse begroting. - Het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan. - het opstellen en onderhouden van een draaiboek van werkzaamheden. - Het behandelen van voor de commissie relevante klachten. Barcommissie Het verzorgen en beheren van alle zaken betreffende de bar, in het bijzonder: - De inkoop van het assortiment. - Het jaarlijks overleg met het bestuur over assortiment en verkoopprijzen. - De organisatie van de bardiensten; 1. Voor aanvang van het nieuwe tennisseizoen de indeling van de bar- en keukendiensten in JIBA gereed zetten. 2. Indien nodig, wekelijks een herinneringsmailing versturen met behulp van een semiautomatisch softwaresysteem waarin vermeld een overzicht van nog openstaande bar12

en/of keukendiensten in de komende 10 dagen. 3. Het bijwerken van de actueel verrichtte bar- en keukendiensten na afloop van de maand bijwerken in JIBA. (1e keer begin mei, laatste keer begin december) 3. Na afloop van de maand (1e keer begin mei, laatste keer begin december) met behulp van een semi-automatisch softwaresysteem het overzicht produceren voor de uitbetaling aan de leden. Het doen van beleidsvoorstellen aan het bestuur. Regelmatig vergadering houden en tevens deelnemen aan vergaderingen van het bestuur met de commissies. Het opstellen van een activiteitenplan. Het opstellen van een jaarlijkse begroting. Het behandelen van klachten. Het participeren in evenementen.

Gebruik van het clubhuis door leden. Leden kunnen onder bepaalde voorwaarden het clubhuis gebruiken om een feestje te vieren. Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de barcommissie. Spelregels gebruik clubgebouw door leden. • Het bestuur moet altijd om toestemming gevraagd worden. • De persoon om wie het gaat dient TV HOLY - lid te zijn. • Consumpties worden uitsluitend via de bar afgenomen. • Let op: Het is niet toegestaan eigen sterke drank te schenken (er is geen vergunning) en het rookverbod binnen blijft ook van toepassing. TV Holy zal en kan nooit een vrijhaven worden voor besloten feestjes t.a.v. gebruik sterke drank en roken. Bij geconstateerde overtreding €150 boete. • Omvang van de in te zetten bardiensten in overleg met de barcommissie. • Er dient altijd minimaal iemand van de barcommissie aanwezig te zijn of een door het bestuur aangewezen persoon aanwezig te zijn. • Catering kan eventueel zelf verzorgd worden. Vooraf overleg hierover met de barcommissie. • Na gebruik dienen de pub, bar en keuken opgeruimd achtergelaten te worden. Versieringen e.d. moeten zijn verwijderd. Vuil en afval dienen te zijn afgevoerd in de container. • De vloer van het clubgebouw en de toiletten zullen door de interieurverzorgster schoongemaakt worden. Deze kosten zitten gedeeltelijk in het vaste bedrag van € 150,00 (Indien meer dan drie uur benodigd dan wordt dit als extra onkosten gefactureerd à € 15 per uur) • De aanvrager is verantwoordelijk voor de totale gang van zaken en verplicht zich bij schade deze voor 100% te vergoeden. • Een lid van de barcommissie maakt de eindafrekening op en stuurt deze op naar de penningmeester die op zijn beurt een rekening zal sturen naar de aanvrager. De eindafrekening dient binnen 10 werkdagen betaald te worden. NB: Men huurt het clubgebouw niet exclusief, dat wil zeggen dat leden altijd toegang hebben tot het clubgebouw. In het te betalen vaste bedrag van € 150,00 is inbegrepen: 13

1. Minimaal twaalf (12) uur inzet door barpersoneel en coördinatie. Bij minder uren, geen restitutie. Overschrijding van de 12 uur zal additioneel gefactureerd worden à € 7,50 per uur. 2. Drie uur schoonmaakkosten, elektra- en waterkosten etc. Vaste activiteiten. - Openingstoernooi - Holypot, rackettrekken op de dinsdagavond - Rackettrekken op de vrijdagochtend - Jaarlijkse familiedag - Uitwisselingen met clubs in de regio - Overige activiteiten P.M., bijvoorbeeld zo nu en dan zal worden nagegaan of er belangstelling is voor een laddercompetitie Het rackettrekken op de dinsdagavond acht het bestuur van groot belang voor de sfeer binnen de vereniging en voor de integratie van nieuwe leden. Er zijn op deze avond drie banen beschikbaar voor training/les. In principe is vrij spelen niet mogelijk. Werkwijze. - De organisatie van en, zo nodig, het verrichten van uitvoerende taken voor de evenementen. - Het opstellen van een jaarlijks activiteitenprogramma - Het opstellen van een jaarlijkse begroting. De diverse activiteiten worden in beginsel uitgevoerd op een kostendekkende basis. In verband met algemene kosten en eventuele risico’s krijgt de commissie de beschikking over een jaarbudget. - Het opstellen en onderhouden van een draaiboek van de evenementen - Het deelnemen aan vergaderingen met bestuur en commissies - Het doen van beleidsvoorstellen aan, of het bespreken van andere van belang zijnde onderwerpen, met het bestuur. - Het participeren in commissies ad hoc, die evenementen voorbereiden en begeleiden - Het leveren van tekstbijdragen aan het clubblad de Holyball - Het behandelen van voor de commissie relevante klachten.

TRAINERS/TENNISLERAREN EN LESMOGELIJKHEDEN

Trainers Aan de vereniging zijn de volgende trainers/tennisleraren verbonden: Richard van Werkhoven 06 - 224 56 897 Conny Lugt 010-4752742 Henny Magré 010-4603136 Daarnaast zijn er nog een aantal trainers die een beperkt aantal uren les geven. Vanaf 2009 worden de trainingen in het kader van het trainingsplan gegeven door Richard van werkhoven. De vaste trainers (Richard, Conny & Henny) zijn lid van TV Holy (BV 30-5-05). Lesmogelijkheden Door bovengenoemde trainers wordt lesgegeven aan de leden van de vereniging. De geldende lestarieven voor zowel senioren, junioren en pupillen zijn (tarieven 2010): Privé 1 persoon 15 lessen van 60 minuten € 560/640 Privé 2 personen 15 lessen van 60 minuten ad. € 280/320 per persoon Privé les 15 lessen van 30 minuten ad. € 280/320 per persoon Groepsles 4 personen 15 lessen van 60 minuten ad. € 140/160 per persoon Groepsles 4 personen 15 lessen van 90 minuten ad. € 210/240 per persoon Groepsles 4 personen 15 lessen van 120 minuten ad. € 280/320 per persoon NB. Eventuele wijziging in aantal lessen in overleg met de tennisleraar. Prijzen kunnen per trainer verschillen. Een les kan ook een half uur, anderhalf uur of twee uur duren. Nieuwe leden die les nemen krijgen dit altijd op ons park. Nieuwe jeugdleden die gaan deelnemen aan de training gedurende de winter krijgen voor de wintertraining geen subsidie en gaan lidmaatschapgeld betalen vanaf het nieuwe seizoen. Trainingsplan -

Binnen het kader van het trainingsplan wordt tennistraining georganiseerd voor: - juniorleden op alle niveaus, voor zowel recreatie- als wedstrijdtennis gedurende het winterseizoen; - categorie 3 tot 6 spelers, die deelnemen aan de landelijke competitie gedurende het winterseizoen; - geselecteerde juniorleden, gedurende het zomerseizoen; - de hoogste teams, gedurende de competitieperiode. 15

Les aan de allerkleinsten (guppen) Bal- en slagvaardigheidlessen worden gegeven voor de jongste en beginnende jeugd gedurende het winterseizoen. Kinderen tot en met het jaar waarin zij de leeftijd van acht jaar bereiken, bestaat de mogelijkheid om groepstraining te ontvangen, uitsluitend op de woensdagmiddagen van 13.00 tot 17.00 uur. 5

COMMUNICATIE/INFORMATIE

5.1

Communicatie en overlegvormen

5.1.1 De Algemene (leden) Vergadering Deze zgn. jaarvergadering wordt gewoonlijk éénmaal per jaar gehouden (art.11 Statuten). Het bestuur kan als zij dit wenselijk acht, evenals op verzoek van de leden, een extra algemene vergadering bijeenroepen (artikel 12 van de statuten). De notulen van de vergadering worden voorafgaande aan de volgende Algemene Vergadering aan de leden toegezonden. 5.1.2 De bestuursvergadering Deze vergadering wordt gewoonlijk éénmaal per maand gehouden. De agenda en het verslag van de vergadering worden aan de bestuursleden, alsmede aan de voorzitters van de permanente commissies ter kennisneming toegezonden. 5.1.3 De commissievergadering Deze vergadering wordt zo vaak gehouden als de respectievelijke commissie dit wenselijk acht. Het verslag van de vergadering wordt aan de commissieleden, alsmede aan het bestuur en de voorzitters van de overige commissies ter kennisneming toegezonden. 5.1.4 Het voorzittersoverleg Dit overleg wordt gewoonlijk tweemaal per jaar gehouden. Aan het overleg nemen deel: Het bestuur en de voorzitters van de permanente commissies, alsmede de ledensecretaris, de clubhuisbeheerder en de PRfunctionaris. 5.1.5 Districtsvergadering KNLTB Deze vergadering, waaraan alle tennisverenigingen in het district deelnemen, wordt tweemaal per jaar gehouden. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging in deze vergadering. De notulen van de vergadering worden aan het bestuur toegezonden. 5.1.6

Algemene Vergadering KNLTB Deze vergadering wordt gewoonlijk éénmaal per jaar gehouden. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging op deze vergadering. De notulen worden aan het bestuur toegezonden

5.2.

Informatiebronnen 16

5.2.1 De Statuten en het Huishoudelijk Reglement Hierin zijn de (bestaans)regels van de vereniging opgenomen, op grond waarvan Koninklijke goedkeuring aan de vereniging is verleend. 5.2.2 Het clubblad de Holyball Dit officieel orgaan van de vereniging verschijnt gewoonlijk vijfmaal per jaar t.b.v. alle leden, sponsors en de overige tennisverenigingen in Vlaardingen. 5.2.3 De website van TV HOLY (www.tvholy.nl) Hierop staat veel (vaste) informatie over de tennisclub, zowel voor Holyleden als voor niet-Holyleden. De website wordt ook gebruikt voor mededelingen op allerlei gebied, zoals over de competities en toernooien. Verder kunnen aspirant-leden zich via de website aanmelden voor de tennisvereniging. 5.2.4 Het vademecum Dit document bevat alle relevante informatie betreffende de vereniging en is op aanvraag beschikbaar voor alle leden. Alle informatie staat tevens vermeld op internet 5.2.5 Het Informatieboekje Dit boekje, hoofdzakelijk bestemd voor potentiĂŤle nieuwe leden, bevat in kort bestek informatie, die een toekomstig lid inzicht geeft in de meest relevante zaken van de vereniging. 5.2.6 De ledenlijst In deze jaarlijks op te stellen lijst, zijn alle leden van de vereniging opgenomen, verdeeld in senior-, junioren ondersteunende leden. Bovendien is deze lijst ook te vinden op de website. 5.2.7 Het competitieboekje In dit jaarlijks uit te geven boekje, zijn alle senior en juniorteams opgenomen, die aan de landelijke-, districts- en minicompetities deelnemen, alsmede de competitiedata waarop gespeeld wordt. Ook de gedrags- en kledingregels worden in dit boekje vermeld. 5.2.8 Het Holy Open boekje Dit boekje kan worden uitgegeven ter gelegenheid van het Holy Open toernooi en is in eerste instantie bedoeld voor de deelnemers aan dit toernooi. Naast de wedstrijdbepalingen treft men ook artikelen over de vereniging in dit boekje aan. Ook de sponsors, die de uitgave ervan mogelijk maken, worden hierin vermeld.

CONTRIBUTIES/BIJDRAGEN

Contributies in Euro (bedragen 2010) Seniorleden Dagleden (senioren)* Guppen (5 t/m 8 jaar) Pupillen (t/m 10 jaar) Junioren (t/m 17 jaar) Senior 80+ Senior 80+ Dagleden Rolstoeltennissers Studentenlid ** Zomerlid *** Ondersteunend lid Inschrijfgeld

157,50 117,50 75 75 105 75 50 60 75 30 25 0

* Dagleden kunnen spelen op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tot 18.00 uur en op woensdag tot 13.00 uur. Op feestdagen zijn zij niet speelgerechtigd. Deelname aan evenementen is mogelijk indien deze evenementen vallen binnen de hierboven genoemde speeluren. ** Dit tarief geldt alleen voor oud-juniorleden, die in verband met studie e.d. buiten de ouderlijke woonplaats zijn gaan wonen. Een studentenlid mag alleen spelen in het weekeinde vanaf vrijdag 19.00 uur en in de maanden juli en augustus. *** Van deze regeling kunnen o.a. familieleden van een lid van de vereniging gebruik maken gedurende de maanden juli en augustus. Ook anderen zonder familieleden bij Holy kunnen zomerlid worden (4-7-05). NB: Nieuwe jeugdleden die deelnemen aan de training gedurende de winter gaan lidmaatschapgeld betalen vanaf het nieuwe seizoen, maar krijgen voor de wintertraining geen subsidie. Contributiereductie Indien wonende op een adres wordt aan het vierde gezinslid een korting verleend van 25% en aan het vijfde of zesde gezinslid een korting van 50% van het laagste lidmaatschapbedrag (ALV 2003). Bijdrage introductie Introducé (per dag): € 3,00 Bardiensten en vergoeding De leden dienen minimaal drie keer bardienst te verrichten. Bij de contributie wordt hiervoor 3 x € 20 geheven. Dit bedrag wordt na het vervullen van de diensten terugbetaald. Indien men geen bardiensten wil verrichten, krijgt men dit bedrag niet terug. Dit wordt dan toegevoegd aan het budget om extra bardiensten te vergoeden. 18

Extra bardiensten kunnen voor â&#x201A;Ź 5 per uur worden gedaan. Opzeggingen - Het lidmaatschap moet schriftelijk worden opgezegd voor 1 december voorafgaande aan het nieuwe seizoen.Dus nooit telefonisch. En naar het postbusadres gestuurd te worden: TV HOLY, Postbus 6042, 3130 DA VLAARDINGEN of per email naar ledenadmin@tvholy.nl De ledenadministratie zal altijd een bevestiging van ontvangst sturen hetzij schriftelijk of per email. BELANGRIJK: De ontvangstbevestiging is het bewijs dat is opgezegd. Dus men dient dit bewijs kunnen tonen zodat er geen misverstand kan ontstaan. Indien er voor 20 december nog geen ontvangstbevestiging is ontvangen dan dient men contact op te nemen met de ledenadministratie. Ledenpasjes. We gebruiken de plastic ledenpasjes van de KNLTB. Voor pupillen en junioren zijn de foto's vijf jaar geldig. Voor senioren tot 50 jaar zijn ze tien jaar geldig en vanaf het 50e jaar hoeft er geen nieuwe pasfoto meer te worden ingeleverd. Na verlies kan een nieuw pasje via ledenadmin@tvholy.nl worden aangevraagd. Aangezien het enige tijd kan duren voordat de nieuwe ledenpas gemaakt is, kan van een tijdelijk pas gebruik worden gemaakt. Die is te verkrijgen bij de ledensecretaris. De borg hiervoor is â&#x201A;Ź 2. Wanneer de nieuwe pas binnen is, krijgt het lid hierover bericht en de tijdelijke pas kan dan bij de ledensecretaris worden omgeruild voor de nieuwe pas, waarbij de borg wordt terugbetaald. Indien men geen gebruik maakt van de tijdelijke pas is eventueel de nieuwe pas bij de bar, na afspraak hierover, te verkrijgen.

ACTIVITEITENAANBOD

Prestatief/recreatief, o.a. Trainingen Clinics Lessen Rolstoeltennis Competities - Landelijke competitie - Junioren (zondag) - Senioren (zondag) - Districtscompetitie - Junioren (zaterdag) - Senioren (zaterdag) - Dames (dinsdag) - Herfstcompetitie (zaterdag) - Nationale wintercompetitie: senioren - Minicompetitie: junioren (woensdag) - Toernooien - Openingstoernooi - K4 jeugdranglijsttoernooi - Holy Open - Clubkampioenschappen (jeugd/senioren) - “Old Smasherstoernooi” - “S(n)oezentoernooi” - Uitwisselingen met andere tennisverenigingen - Holypot/rackettrekken voor senioren (dinsdagavond) - Familie-introducédag - Bal- en slagvaardigheidmiddag - Spelregelmiddag KNLTB NB: niet alle tennisevenementen zijn hier vermeld, omdat ze niet elk jaar plaats vinden. -

Gezelligheid, o.a. -

Slotfeest competitie Feest einde zomerseizoen Disco-avond (jeugd) Actievenavond

BIJLAGEN

Baanreglement 1.

Gebruik afhangbord. Links ervan naast het beeldscherm de handleiding. Om te spelen is men verplicht de baan te reserveren door: Op het digitale afhangbord op een vrije baan te reserveren door de pasjes van de spelers door de kaartlezer te halen. Ook al zijn praktisch alle banen leeg dan toch afhangen.

De speeltijd voor dubbelspel is 45 minuten en voor het spelen van twee of drie personen 30 minuten. Controle via het digitale afhangsysteem.

Men mag uitsluitend een baan reserveren, wanneer men zelf op het tennispark aanwezig is en er tot het begin van de speeltijd blijft.

Wanneer een of meer bespeelbare banen vrij zijn mag men niet afhangen op een baan waarop gespeeld wordt.

Leden die les of training krijgen, mogen pas na afloop van de les respectievelijk training een baan reserveren.

Wanneer aan de voorwaarden genoemd onder 1 tot en met 5 niet wordt voldaan, kan de baanreservering worden geannuleerd.

In beginsel mogen competitiespelers, op de dag dat zij competitie spelen, niet reserveren. Niet-competitiespelers hebben dan namelijk voorrang.

Voor een gemengde baan mogen senioren, junioren en pupillen en elke combinatie ervan reserveren. Controle via het digitale afhangsysteem.

Op een seniorbaan moet de meerderheid van de spelers senior zijn.

10.

Na het spelen dient men de baan te vegen.

11.

Introduceren is in beginsel mogelijk (zie "Regels voor het introduceren").

12.

Dagleden mogen banen reserveren op werkdagen tot 18.00 uur, behalve op erkende feestdagen en op woensdag na 13.00 uur. Controle via het digitale afhangsysteem.

13.

Student-leden mogen banen reserveren op vrijdag vanaf 19.00 uur, in het weekeinde en in de maanden juli en augustus; guppen mogen in deze twee maanden tot 18.00 vrij spelen. Controle via het digitale afhangsysteem.

14.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. 21

Baanindeling. Algemeen voor de vrije baan Tot 18.00 uur zijn alle banen gemengde banen, d.w.z. senioren, junioren en pupillen kunnen op alle vrije banen spelen. Controle via het digitale afhangsysteem. Na 18.00 uur blijven de banen 4 en 7 gemengde banen (senioren juniorleden en pupillen) en worden de overige banen seniorbanen. Controle via het digitale afhangsysteem. Onderlinge competities, groepen, rackettrekken enz. waarbij beslag op banen wordt geclaimd, kan alleen in overleg met de Technische Commissie. Dinsdag. Vanaf 19.00 uur zijn alle banen, behalve drie lesbanen, gereserveerd voor de Holypot (rakettrekken, alleen seniorleden). Controle via het digitale afhangsysteem. Woensdag. Alle banen zijn vanaf 13.00 uur tot 17.00 uur gereserveerd voor guppen, pupillen en junioren. Controle via het digitale afhangsysteem. Vrijdag Vrijdagmorgen is een aantal banen gereserveerd voor het rackettrekken. Controle via het digitale afhangsysteem. Zaterdag, zondag en dinsdag In de competitieperiode en tijdens toernooien is er beperkte mogelijkheid om vrij te spelen. Zie de evenementenkalender voor in de Holyball. Lessen. Banen 1, 2 en 6 zijn gereserveerd voor tennislessen voor leden. Deze lessen staan aangegeven binnen het digitale afhangsysteem. Verlichting. In de speelperiode (maart-november) gaat de verlichting uiterlijk uit om 23.00 uur, behalve tijdens het Holy-Open toernooi. Op zondagavond is er geen verlichting. PIP-wedstrijden Baan 9 kan gereserveerd worden voor PIP-wedstrijden (jeugd). Controle via het 22

digitale afhangsysteem.

Regels voor introduceren 1

Introduceren is mogelijk met inachtneming van onderstaande regels: Introduceren is toegestaan, behalve: - in de competitieperiode (april t/m begin juni ) na 19.00 uur. - op competitiedagen. - tijdens toernooien.

Bij het introduceren is het baanreglement onverkort van kracht.

Introduceren kan uitsluitend geschieden door leden van de vereniging, die spelend lid zijn. Per spelend lid mag per dag niet meer dan één persoon geïntroduceerd worden.

Ieder spelend lid van de vereniging mag per kalenderjaar maximaal 5 maal een niet-lid introduceren. Voor .spelers in de categorie 1 t/m 4 geldt dat in verband met het geven van trainingsmogelijkheden 10 maal per kalenderjaar geïntroduceerd mag worden.

Eén en dezelfde persoon mag per kalenderjaar maximaal 5 maal geïntroduceerd worden.

De introducé dient bij de bar te worden aangemeld. Voor een introducé dient per dag een bedrag van € 12.50 te worden betaald waarvan na afloop €10 (borg) wordt teruggegeven. De introducé wordt ingeschreven en ontvangt na betaling een introductiepasje voor die dag. Let op: intropasje na afloop altijd direct weer inleveren aan de bar om de borg terug te krijgen. Niet teruggeven pasjes worden geblokkeerd in de computer.

Het introductiepasje genoemd onder 6, geldt uitsluitend op de dag waarop het is uitgegeven.

Bij opzettelijke overtreding van bovenstaande regels, zullen sancties in de vorm van een tijdelijk speelverbod worden genomen ten aanzien van het voor de introducé verantwoordelijk lid.

Indien er bij aanvang van het spelen geen bardienst is dient opgave en betaling na het spelen te worden voldaan.