Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vol.5

Sistema de Gestión de Calidad VAF Un nuevo estilo de gestión

Cartilla volumen 5 del SGC - VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad VAF Un nuevo estilo de gestión

CONTENIDO

Sistema de Gestión de Calidad -

Introducción

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Talento Humano

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Mercadeo Institucional

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Para tener en cuenta

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Lo aprendido en la cartilla pasada (vol. 4)

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Cartilla volumen 5 del SGC - VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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INTRODUCCIÓN

Sistema de Gestión de Calidad -

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En una época donde todo es tan cambiante, donde se está renovando constantemente en función del contexto de la organización, se habla del Liderazgo como una competencia que está en auge, y es precisamente la Vicerrectoría Administrativa y Financiera quien ha encaminado todos sus esfuerzos para hacer de este, un pilar en su estilo de gestión; responsabilidad que se designa al subproceso de Talento Humano, el cual garantiza un impacto positivo a la hora de conformar equipos de empleados calificados, comprometidos e involucrados con las metas de la institución.

Dando una mirada más amplia, se destaca el subproceso de la Gestión Administrativa, Mercadeo Institucional, el cual interactúa constantemente en la búsqueda del adecuado posicionamiento la Universidad de Santander a nivel regional y nacional. Se pensaría que no tienen mucho en común, ya que uno se encarga de gestionar el talento humano en la Universidad y al otro se le relaciona como un tema de captación de estudiantes, cuando en realidad el mercadeo es la especialidad que analiza no solo el comportamiento del mercado, sino también el comportamiento de los consumidores, que al fin y al cabo también son personas, así que se podría decir que el cliente final de ambos subprocesos son los seres humanos, con la diferencia de que uno es a nivel externo y el otro interno dentro de la Institución.

En el volumen 5 de la cartilla del SGC-VAF, se busca dar a conocer estos dos subprocesos, para que de esta manera la Vicerrectoría Administrativa y Financiera continúe comunicando asertivamente los diferentes requisitos del servicio de todos los procesos y/o subprocesos de su Sistema de Gestión de la Calidad, mediante el uso de los mecanismos de difusión internos establecidos, verificando la prestación del servicio en todos los niveles.

“El secreto de la alegría en el trabajo, está contenida en una palabra: excelencia. Saber cómo hacer algo así, es disfrutarlo”.

TALENTO HUMANO Compromiso del subproceso Proveer el talento humano, altamente calificado y motivado, que contribuya al logro de la misión y visión institucional, fomentando un adecuado clima organizacional, a través de políticas éticas y comportamientos socialmente responsables.

Alcance del subproceso Desde la selección y evaluación hasta la desvinculación del personal, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

SELECCIÓN CONTRATACIÓN INDUCCIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

APLICAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA EVITAR O AL MENOS MINIMIZAR LOS RIESGOS EN EL TRABAJO Y PROMOCIONAR LA SALUD ENTRE LOS TRABAJADORES

DINÁMICO

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ACTIVIDADES DE RECREACIÓN Y DEPORTE

ECONÓMICO

TALENTO HUMANO

BIENESTAR

SALARIOS INCENTIVOS Y PRESTACIONES SOCIALES

FORMATIVO

NORMATIVA

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PERSONAL

REGLAMENTOS Y POLÍTICAS DE MANEJO DEL PERSONAL

Pearl S. Buck “EL ÉXITO DE UNA EMPRESA ES EL REFLEJO DE LA ACTITUD, GRADO DE MOTIVACIÓN Y COMPROMISO DE LAS PERSONAS QUE LA FORMAN” Camilo Cruz

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BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS DE LA UDES

DATOS DE CONTACTO Bucaramanga: Laura Cecilia Contreras Niño Teléfono: 6516500 ext:1570 E-mail: jefetah@udes.edu.co Luis Felipe Muñoz Ariza Teléfono: 6516500 ext: 1571-1576-1578 Email: Sec.talentohumano@udes.edu.co

Valledupar: Astrid Rangel Ávila.

Teléfono:5730073 ext: 118 E-mail: arangel@valledupar.udes.edu.co José Carlos Rodríguez Gómez, Teléfono:5730073 ext: 118 - 119 E-mail: secretalentohumano@valledupar. udes.edu.co.

Horarios de Atención al Público: Bucaramanga: Lunes a Viernes 9:00 am a 12:00m 3:00pm a 7:00pm Cúcuta:

Un trabajador vinculado con la Universidad, contará con todos los beneficios establecidos por la legislación nacional. Afiliación a EPS,

Lunes a Viernes 8:00 am a 12:00m 2:00pm a 7:00pm

FONDO DE PENSIÓN Y CESANTÍAS, seleccionados

Valledupar:

por el trabajador. Afiliación a ARL y CAJA DE COMPENSACIÓN, seleccionados por la Universidad.

Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 12:00 m 2:00 pm a 6:00 p.m.

Sábados 8:00 a.m. a 12:00 m.

Descanso remunerado de Semana Santa. Vacaciones colectivas a fin de año.

Cúcuta: Karin Shirley Plata Rivera Teléfono 5791008 ext. 112 E-mail: coordhumano.cuc@cucuta.udes. edu.co

Reconocimiento del 100% del salario en pago de incapacidades, según condiciones establecidas en la reglamentación vigente.

Raul Granados Gómez Teléfono 5791008 ext. 154 E-mail: talentohumano@cucuta.udes. edu.co

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Espacios de proyección artística y deportiva.

Entorno seguro.

Promoción y prevención.

Desarrollo humano.

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Cursos varios con descuento para las categorias B y C. Descuento en Hospedaje sede recreacional Campo alegre.

Subsidios de desempleo.

Servicios de consultas gratuitas en la IPS NEUROTRAUMA CENTER, tales como Psicología, odontología y medicina general.

Para las mujeres, gratis toma de citología y examen de seno.

Precios especiales para servicios adicionales en la salud.

Descuento en el valor de la matrícula en programas de pregrado y posgrado, para cónyugue e hijos de trabajadores, teniendo en cuenta antiguedad.

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Para tener en cuenta: • Antes de iniciar labores, se debe contar con el examen físico ocupacional de Ingreso.

• La solicitud de certificaciones laborales se puede realizar a través de correo electrónico o diligenciando el formato físico de código TAH-FT-009-UDES, ubicado en: http://sgcvaf.udes.edu.co/index.php/component/phocadownload/category/85-formatos-talentohumano.

• Para solicitar recategorización docente se deben cumplir con los requisitos establecidos en el estatuto profesoral, y realizar la solicitud en las fechas establecidas institucionalmente en los meses de abril y noviembre de cada año; para mayor información sobre los requisitos puede consultar la página web de la Universidad en el siguiente link: http://www.udes. edu.co/la-universidad/estatutos-reglamentos-y-politicas.html.

• Seguros Bolívar es la ARL vigente en la UDES. • Realizar el reporte oportuno de accidentes laborales a Seguridad y Salud en el Trabajo en las extensiones 1580 y 1581. ¿Qué hacer en caso de un Accidente de Trabajo- AT? Al presentarse la ocurrencia del accidente de trabajo tenga en cuenta lo siguiente:

1. Reporte inmediatamente a su jefe inmediato y a Seguridad y Salud en el Trabajo el evento o en máximo dos días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente, utilice el formato SST-FT-003-UDES. 2. Siga las instrucciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y diríjase a la clínica que le indique según convenio de la ARL a la cual se encuentra afiliada la institución.

3. Una vez sea atendido, si se genera incapacidad repórtela a su jefe inmediato y a talento humano secr.talentohumano@udes.edu.co.

4. Si requiere de autorizaciones de exámenes de rayos x, medicamentos o citas con especialista y requiere apoyo, comuníquese con Seguridad y Salud en el Trabajo ext. 15801581.

5. Asista a todas las valoraciones post incapacidad con medicina laboral a las que sea citado según comunicación dada por SST.

• Es importante la participación activa de todos los trabajadores en las actividades de capacitación programadas.

• Reportar actos o condiciones inseguras al área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Instrucciones para reportar actos o condiciones inseguras al área de SST:

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1. Si identifica una condición o acto inseguro que ponga en riesgo el bienestar o seguridad suya, de un compañero o la institución, repórtelo al siguiente correo: saludocupacional@udes.edu.co a través del formato SSTFT-003-UDES “Reporte de incidentes, condiciones y actos inseguros”. www.udes.edu.co/sg-sst/868documentos. html 2. Seguridad y Salud en el Trabajo, confirmará vía correo electrónico el recibido y estado actual del reporte.

3. Según el tipo de reporte, se emitirá un plan de acción, responsable y fecha de ejecución, el cual se socializará con el responsable de realizar el reporte.

• La actualización de datos se debe realizar en el mes de Diciembre antes del receso vacacional.

Si usted ha sido delegado para realizar inspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo, debe tener en cuenta lo siguiente:

2. Realizar revisión de los puestos de trabajo, sillas, escritorios, estantes y archivadores.

3. Observar las condiciones de orden y aseo en toda el área.

4. Observar la condición del personal y tener en cuenta: posiciones (bípeda, sedente) si manipula cargas, que equipos o elementos utiliza y en qué estado se encuentra.

5. Verificar la existencia de elementos de atención para emergencia: extintor, botiquín, camilla, rutas de evacuación, señalización.

6. Para mayor información por favor consultar la guía de Inspecciones Planeadas SST código TAH-GU-001-UDES, la cual puede descargar en el siguiente enlace:

http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/component/phocadownload/category/105-guias-talento-humano.

1. Verificar las condiciones de pisos, paredes, techos, partes eléctricas, ventilación, puertas, iluminación y ventanas (Infraestructura).

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INFORMACIÓN MERCADEO INSTITUCIONAL Compromiso del subproceso El subproceso de Mercadeo Institucional está comprometido con el apoyo a los programas académicos de la Universidad de Santander para la captación de nuevos estudiantes en los programas de pregrado y posgrado, realizando promoción y divulgación de los mismos, a través de la asignación de recursos en estrategias de mercadeo y publicidad. También, nos encontramos comprometidos con la entrega de la información veraz y oportuna de los servicios institucionales de la Universidad, a la comunidad educativa y al público en general.

Alcance del subproceso Desde el diseño del plan de acción de mercadeo, hasta el desarrollo, ejecución y seguimiento al cumplimiento del plan de los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

DATOS DE CONTACTO Bucaramanga: Nadya Carolina Pérez Camacho Teléfono: 6 318179, 6516500 ext. 1590 E-mail: nperez@udes.edu.co

Cúcuta: Erika Guerrero Solano Teléfono: 579 03 11 PBX 5 79 1008 Celular: 301 240 99 76 E-mail: mercadeoinstitucionalcuc@cucuta. udes.edu.co

Valledupar: Yasenis Manjarrez Fragozo PBX: 5 74 25 77 Ext. 132 – 145 Teléfono: 574 00 73 Celular: 310 585 08 56 E-mail: ymanjarr@valledupar.udes.edu.co Línea gratuita nacional: 018000915007

HORARIOS DE ATENCIÓN Oficina Bucaramanga: Lunes a Viernes 8:00 a 1:00 PM 2:00 a 8:00 PM

Lunes a Viernes 8:00 AM a 12:00 AM 2:00 PM a 6:00 PM

Durante los meses de Enero, Mayo, Junio, Julio – Diciembre y por temporada de inscripciones el horario es:

Sábados 8:00 AM a 12:00 PM.

Lunes a Viernes 7:00 AM a 7:00 PM Sábados 8:00 AM a 12:00 AM

Contact Center:

Contact Center Bucaramanga:

Claudia Yaneth Torres Teléfono: 6 51 65 00 - Opción 0 Extensiones: 1500 – 1501 – 1502 – 1503 – 1504 Correo electrónico: contactcenter@udes.edu.co Correo electrónico: supervisor.contact@udes.edu.co PBX: 6516500 - Opción 1 - Extensiones: 1590 – 1591 – 1592 – 1593 – 1594 – 1595 – 1596 – 1600 – 1603 – 1604 – 1605 Celular Pregrado: 321 479 77 08 Celular Posgrado: 318 712 22 23 Correo Electrónico: mercadeoinstitucional@udes.edu.co

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Cúcuta:

Valledupar: Lunes a Viernes 8:00 AM a 12:00 AM 2:00 PM a 6:00 PM Sábados 8:00 AM a 12:00 PM.

Lunes a Viernes 8:00 AM a 12:00 AM 2:00 PM a 7:00 PM.

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deben realizarse a la Jefatura del subproceso en Bucaramanga y en el caso de los campus Cúcuta y Valledupar a las coordinadoras a cargo.

TIPS DEL SUBPROCESO

5.

1.

Es importante mantener informado al subproceso de Mercadeo Institucional acerca de la información relevante del programa, mejoras, cambios que se realicen a los planes de estudios, jornadas, centros de prácticas y demás información que sea empleada en el mercadeo y la publicidad de los programas académicos, canalizada a través de la oficina de Calidad Institucional y Planeación, de modo que la información publicada y suministrada en la atención al cliente sea veraz y actualizada.

2.

El mercadeo de los programas académicos y de la Universidad en general, es una actividad que compete a toda la comunidad educativa, en donde todos somos imagen institucional y voceros de la excelencia de nuestra organización.

3.

El mercadeo y publicidad de los programas académicos requiere de apoyo de los docentes, directivos, estudiantes y egresados de las diferentes carreras, quienes cuentan con la competencia disciplinar para promover el programa y despejar dudas de los interesados en el mismo; por este motivo es indispensable el acompañamiento en las actividades de promoción institucional que el subproceso desarrolle.

4.

El plan de material pop se realiza bajo una planeación anual que realiza el subproceso y en donde se tienen en cuenta las actividades de promoción institucional con colegios y futuros aspirantes, el programa de educación continúa proyectado, las visitas de directivos y pares académicos, todo con previa aprobación de la Dirección Administrativa. Las solicitudes contempladas anteriormente deben realizarse a la Jefatura de Mercadeo Institucional y a las Coordinaciones de los campus Cúcuta y Valledupar.

6.

Las piezas publicitarias que se desarrollen de la Universidad de Santander en general, deberán ser revisadas por la Jefatura de Mercadeo Institucional, quien verificará el cumplimiento a las políticas institucionales y a lo estipulado legalmente por el ministerio de educación.

7.

Los registros de interesados en los diferentes programas académicos serán cargados en el aplicativo CRM en el transcurso del año de acuerdo al periodo estimado para ingreso. Es indispensable mantener informado acerca de noticias del programa y demás información relevante a las bases de datos cargadas, así como el apoyo en el seguimiento en las temporadas de inscripciones a todos los interesados.

8.

Para el seguimiento de interesados se habilitarán extensiones telefónicas, para realizar llamadas a celular, esta gestión se solicita a la jefatura de MEI.

La publicidad pagada por la Universidad de Santander en los campus de Bucaramanga, Cúcuta, Valledupar y en la Unidad de Extensión Bogotá, es ordenada por el subproceso de Mercadeo Institucional; Todas las solicitudes para anuncios publicitarios

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PARA TENER EN CUENTA...

El material POP es básicamente cualquier objeto o cosa que tenga un logo o emblema que represente una marca, empresa u organización que requiera que un público determinado lo conozca.

•

Las estrategias de mercadeo y publicidad que la Universidad implementa se construyen y desarrollan en equipo con los programas académicos y el subproceso de Mercadeo Institucional.

• La invitación y programación de las actividades de mercadeo y publicidad serán notificadas por medio de correo electrónico con mínimo un día de anterioridad a los programas académicos para su participación.

• Cada semestre se realizará una reunión inicial de Mercadeo Institucional, en donde se presentará el plan de mercadeo y los planes de trabajo a los Directores y Docentes encargados del mercadeo del programa.

• Los registros de interesados en los diferentes programas académicos serán cargados en el aplicativo CRM en un plazo máximo de 20 días corrientes una vez culminado el evento, de modo que el programa inicie con la comunicación que persuada al futuro aspirante.

• Las solicitudes de material pop que hayan sido contempladas en la proyección del plan a inicio de año, deberán ser solicitadas por medio de correo electrónico con mínimo dos días de anterioridad al evento, en caso contrario se verifica el stop de inventario y se atiende la solicitud de acuerdo a la disponibilidad.

• El plan de medios está sujeto a aprobación de la Alta Dirección, quien además de determinar el rubro de inversión, determina las fechas de pauta.

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En los últimos 4 años se ha trabajo por la optimización del presupuesto asignado, logrando los resultados definidos por la Alta Dirección a un menor costo.

Gracias a la implementación del SGC-VAF el subproceso de Mercadeo Institucional cuenta con unos procedimientos definidos, estandarizados y organizados, que permiten una mejor gestión, operatividad y control de las actividades que el subproceso desarrolla.

Gracias a la formación del personal, la definición de perfiles y al diseño de los procedimientos enfocados al cliente, el subproceso cuenta con excelentes resultados en la medición de satisfacción al servicio y a las actividades de promoción que se desarrollan.

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RECORDEMOS QUE EN LA PASADA CARTILLA VOLUMEN 4, APRENDIMOS QUE:

SERVICIO A USUARIO

C. Todas las solicitudes deben ser entregadas en la oficina de Logística.

D. Las solicitudes con destino a impresión, solo serán atendidas una vez se reciban con aprobación presupuestal.

E. Las solicitudes que no requieren aprobación presupuestal son: diseño de banners, flayer virtuales, pop up, invitaciones virtuales y piezas en general para la web. No se incluyen revistas virtuales.

1. Para solicitar los servicios de Imprenta se debe: A. Las solicitudes se deben realizar por lo menos con 20 días hábiles de anticipación a la fecha en que se requiere.

F. Todo el intercambio de la información durante el proceso de diseño e impresión, se debe realizar mediante el correo institucional.

G. Toda la información contenida en las piezas publicitarias, es responsabilidad del solicitante y solo saldrán al público, una vez sean aprobadas por el mismo.

B. Si se solicitan formatos o diseños ya impresos anteriormente, es necesario enviar la muestra al diseñador asignado a la solicitud.

2. Los servicios que ofrece el subproceso de Servicio a Usuario: A. Mantenimiento Preventivo: Incluye las actividades de limpieza, lubricación y detección de fallas de los equipos de cómputo y periféricos, para lo cual se establece un cronograma de mantenimiento preventivo y finaliza con la aceptación y visto bueno por parte del usuario.

B. Servicios Correctivos: Está dirigido exclusivamente a la detección y corrección de fallas de los equipos de cómputo y periféricos, inicia con la recepción de la solicitud del servicio y finaliza con la aceptación y visto bueno por parte del usuario.

a. Videoconferencia. b. Instalación de equipos de cómputo y periféricos. c. Carga de tintas en impresoras con sistemas continuas. d. Cambio de tóner.

D. Asesoría y Concepto Tecnológico: La finalidad de este procedimiento es orientar a los usuarios sobre las adquisiciones de equipos de cómputo, periféricos y software.

E. Gestión del Software: Corresponde a la administración del software que la Universidad de Santander adquiere para el correcto funcionamiento de los equipos de cómputo y periféricos, así, como el software de uso académico.

C. Servicios de apoyo: A través de este servicio se orienta, se brinda información y se acompaña a los usuarios en temas como:

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El subproceso de Presupuesto, nos recuerda que: • Para el trámite de autorización de ejecución presupuestal, se deben anexar todos los documentos que respalden la solicitud en cumplimiento de los requisitos legales e institucionales contenidos en la Guía Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos VAF-GU-001-UDES. • Para la autorización presupuestal, la solicitud debe ser realizada mediante Requisición, con quince (15) días de antelación al requerimiento del bien y/o servicio, recuerde que en los demás subprocesos que ejecutan las solicitudes aprobadas también manejan tiempos de respuesta adicionales a los de Presupuesto.

• Para Solicitudes de compras de bienes o contratación de servicios, especificar claramente lo que se requiere en el campo de la requisición identificado como “DESCRIPCIÓN DEL BIEN, PRODUCTO O SERVICIO”.

para trámite de aprobación presupuestal, el tiempo de respuesta de presupuesto es siete (7) días.

CONTACTOS Calidad Administrativa y Financiera Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814

PQRSF

Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co

Para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones o actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, ingrese a nuestra página:

http://sgc-vaf.udes.edu.co

• Tener presente que los campos de las especificaciones técnicas y físicas de la solicitud, el valor unitario y el total según cantidades contemplados en la requisición, son necesarios para proceder a la aplicación del procedimiento de Aprobación Presupuestal, la ausencia de esta información es motivo de devolución de las solicitudes.

• Una vez su solicitud cumpla con los requisitos

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Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co

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