Revista SGC-VAF vol.3

Sistema de Gestión

de la Calidad VAF Un nuevo estilo de gestión

Cartilla volumen 3 del SGC-VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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Tabla de Contenido

Pร G.

Introducciรณn

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Proceso de Gestiรณn Documental

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Requisitos para el trรกmite de comunicaciones

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Ciclo vital del documento

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subproceso Activos Fijos

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En la pasada cartilla volumen 2

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Informaciรณn de contacto

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Introducción La Vicerrectoría Administrativa y Financiera dando continuidad a sus actividades de gestión planificadas, en este tercer volumen, proporciona orientación sobre el proceso de Gestión Documental y el subproceso de Activos Fijos, quienes forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad VAF. Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, se ha concebido la gestión documental como el conjunto de normas y técnicas que permiten a la institución administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cuotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En lo que a seguridad se refiere, se destacan dos funciones de la gestión documental, una es garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y la segunda, restringir el acceso a la documentación, solamente a las personas autorizadas.

Hoy, la dinámica en las empresas, leyes y procedimientos, han generado la necesidad de administrar de manera confi-

able y eficiente una de las partes más importantes del balance contable: El Activo Fijo. Los Activos Fijos en la Universidad de Santander, forman parte de la Gestión Financiera y se definen dentro del Sistema de Gestión de Calidad VAF, como un subproceso responsable de identificar y contar con la información precisa de los bienes que componen la Institución, disponiendo de sus principales datos, como, código (incluso a nivel del número de parte/componente) descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil y depreciación entre otros.

De esta manera la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se compromete en un propósito común, en metas de rendimiento y en una metodología común. Por lo tanto, el trabajo en equipo es una gran oportunidad para compartir conocimientos, aprender, desaprender, descubrir, generar soluciones, resolver retos y sobre todo adquirir sentido de responsabilidad.

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Proceso Gestión Documental 1 Nuestro Compromiso

2 Nuestro Alcance

3 Datos de Contacto

Gestionar la estandarización de los documentos y registros, del archivo y la correspondencia en la UDES y establecer los controles para garantizar la adecuada administración y protección del patrimonio documental.

Desde la recepción, creación, modificación, anulación, aprobación y control de los documentos y registros requeridos para el adecuado desempeño de los diferentes procesos de la Institución, hasta el archivo, preservación y conservación de los documentos, en los campus de Bucaramanga, Valledupar, Cúcuta.

Bucaramanga

Esperanza Rojas Rojas erojas@udes.edu.co tel. 6516500 ext. 1650

Cúcuta:

Carmen Julia Ramírez Villamizar gestiondocumental@cucuta.udes.edu.co tel. (7) 579 10 08 ext. 149

Valledupar:

Diana Marcela Vásquez Sierra gestiondocumental@valledupar.udes.edu.co tel. (5) 573 00 73 ext. 128

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Horario de Atención

Bucaramanga y Cúcuta Lunes a viernes 8:00 Am a 12:00 PM 2:00 pm a 7:00 PM

Valledupar

Lunes a viernes 8:00 Am a 12:00 PM 2:00 pm a 6:00 PM Sábados 8:00 AM a 12:00 PM

5 Tips del Proceso

ALGUNOS TIPS IMPORTANTES DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA LA FOLIACIÓN:

Es el acto de enumerar cada folio que conforma un expediente.

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¿Qué se debe foliar?

Se debe foliar los documentos inscritos en listados guías de series, aquellos que por los resultados de su valoración interna o por requisito de Ley requieren ser conservados en Archivo Central o Archivo Histórico, aquellos que se someterán a procesos de reproducción (digitalización, por ejemplo).

EL INVENTARIO DOCUMENTAL:

Corresponde al formato GED-FT-005-UDES, es utilizado para identificar y registrar la documentación que se produce en cada área de trabajo y su lugar de conservación, se lleva de forma digital y debe mantenerse actualizado para responder auditorías o ser impreso para efectos de entrega de puesto de trabajo.

El formato de inventario documental también se utiliza para registrar la documentación que se transfiere al Archivo Central.

RADICACIÓN:

Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, empiezan a regir a partir del día siguiente de radicado el documento.

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Requisitos para el trámite de comunicaciones • Las notas internas y circulares se realizan utilizando los formatos GED-FT-005-UDES Y GED-FT-016-UDES respectivamente.

• Las comunicaciones para despacho deben registrarse en el formato control entrega correspondencia a distribuidor interno GED-FT-022-UDES para formalizar su entrega en el área de correspondencia.

• Atender el horario de trámite de las comunicaciones determinado en cada Campus.

Bucaramanga:

8:30 – 11:00 y de 2:00 -3:00 p.m.

Cúcuta:

8:00 – 12:00 y de 2:00 - 3:00 p.m.

Valledupar:

8:30 – 11:00 y de 2:00 - 3:00 p.m

Beneficios de la organización de archivos • Facilita el acceso a la información para la toma de decisiones.

• Propicia la centralización y control de los documentos producidos y recibidos.

• Brinda evidencia de la actuación administrativa según función.

• Garantiza el trámite oportuno de trámites.

• Optimiza los espacios asignados.

• Favorece el control del acceso y la consulta.

• Permite identificar los documentos de conservación y disposición final.

• Ayuda a consolidar el patrimonio documental institucional.

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¿Sabías que?

Ciclo vital del documento “Principio archivístico que establece que los documentos de archivo atraviesan por distintas fases, similares a las de los organismos biológicos (nacen, viven y tienen un destino final), es decir que tienen una creación, una de tramitación o vigencia y finalmente una disposición final (conservación total, selección o eliminación).

Según la etapa en que se encuentren los documentos, constituirán una denominación: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.” (Archivo General de la Nación,2016).

Imagen tomada de Prisma soluciones en información

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Ruta de implementaciรณn de lineamientos en gestiรณn documental 1.

Formulaciรณn del lineamiento institucional

2.

Aprobaciรณn del lineamiento

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Socializaciรณn

4.

Acompaรฑamiento

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Seguimiento de verificaciรณn al cumplimiento

6.

Retroalimentaciรณn de los resultados

7.

Reconocimiento

8.

Toma de acciones

Subproceso Activos Fijos 1 Nuestro Compromiso

Mantener el registro, clasificaciรณn, asignaciรณn, la custodia, verificaciรณn y establecimiento de control de los activos fijos existentes dentro de nuestra Instituciรณn, y brindar informaciรณn oportuna de los activos fijos de cada una de las dependencias cuando lo soliciten.

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2 Nuestro Alcance

3 Datos de Contacto

Inicia con el reconocimiento y termina con el seguimiento y verificación del activo en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

Bucaramanga

Ruth Yaneth Dávila Cote activosfijos@udes.edu.co tel. 6516500 ext. 1670

Cúcuta:

Adriana Acuña Rincón aacuna@cucuta.udes.edu.co tel. (7) 579 10 08 ext. 4670

Valledupar:

Yoleima Gonzalez Zequeira ygonzalez@valledupar.udes.edu.co tel. (5) 573 00 73 ext. 3139

4 Horario de Atención

Bucaramanga y Cúcuta Lunes a viernes 8:00 Am a 12:00 PM 2:00 pm a 7:00 PM

Valledupar

Lunes a viernes 8:00 Am a 12:00 PM 2:00 pm a 6:00 PM Sábados 9:00 AM a 12:00 PM

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Tips del Proceso

1. Puede solicitar nuestros servicios a través del aplicativo “Planta Física, Logística y Activos Fijos” que se encuentra en la página web de nuestra institución o a los correos: activosfijos@udes.edu.co en Bucaramanga, ygonzalez@valledupar.udes.edu.co en Valledupar y aacuna@cucuta.udes.edu.co en Cúcuta.

Los servicios que ofrecemos son: • Reasignación de activos fijos.

• Actualización del inventario de activos a cargo.

• Verificación de inventarios de activos fijos a cargo.

• Baja de activos fijos.

• Devolución de activos fijos.

• Traslados temporales.

• Asignación de activos fijos.

2. Los activos personales que ingresan para uso de la Universidad deben reportarse a Activos Fijos para el registro respectivo, adjuntando soporte que demuestre la propiedad.

3. Comunique todos los movimientos de activos fijos como: traslado temporal o definitivo, devolución, cambio de responsable o ubicación.

4. Cuando se presente un hurto de activos fijos, presente la denuncia ante la autoridad competente dentro de los 2 días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho, informe al subproceso de Logística la situación presentada, adjuntando el denuncio y envíe copia de este documento a: activosfijos@udes.edu.co 5. Es muy importante que califique la prestación del servicio solicitado a través del aplicativo, para poder determinar la calidad del servicio prestado por el subproceso.

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1. Ingreso y Registro de Activo Fijos

¿Sabías que?

Se refiere a los activos que ingresan a través de una compra (equipos, muebles, lotes, edificios) equipos o muebles que llegan en donación, activos fijos muebles que llegan por convenio con la información y soportes recibidos se registran en el sistema y se actualiza el inventario de activos fijos.

2. Novedades de Activos de Activos Fijos Se refiere a: Cambio de responsable, cambio de ubicación, solicitud de reasignación de activos fijos, devolución de activos fijos en desuso, baja de un activo por daño, baja de un activo por hurto, salida de un activo por reparación o mantenimiento y salida de un activo para un evento.

Cada vez que reportan una novedad se procede a realizar el ajuste en el sistema y se actualiza en inventario a cargo de cada responsable.

Los mantenimientos, reparaciones y salidas para eventos, se registran en el Formato Movimiento de activos ACF-FT-001-UDES. 3. Toma Física de Inventarios Es la verificación de los inventarios de activos fijos por responsable y ubicación, se realiza en los casos de traslado, vinculación o desvinculación de personal, por solicitud del jefe inmediato o responsable del área, de acuerdo al cronograma de inventario de activos fijos. Con las novedades detectadas se actualiza el inventario personal de activos fijos.

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En la pasada cartilla volumen 2, aprendimos del subproceso de presupuesto que:

Recordemos que...

Para el trámite de autorización de ejecución presupuestal, se deben anexar todos los documentos que respalden la solicitud en cumplimiento de los requisitos legales e institucionales contenidos en la Guía Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos VAF-GU-001-UDES. Para la autorización presupuestal, la solicitud debe ser realizada mediante Requisición, con quince (15) días de antelación al requerimiento del bien y/o servicio.

Para solicitudes de compras de bienes o contratación de servicios, especificar claramente lo que se requiere en el campo de la requisición identificado como “descripción del bien, producto o servicio”.

Tener presente que los campos de las especificaciones técnicas y físicas de la solicitud, el valor unitario y el total según cantidades contemplados en la requisición, son necesarios para proceder a la aplicación del procedimiento de Aprobación Presupuestal, la ausencia de esta información es motivo de devolución de las solicitudes.

Una vez su solicitud cumpla con los requisitos para trámite de aprobación presupuestal, el tiempo de respuesta es siete (7) días.

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De igual manera, resaltamos dentro de los tips para un mejor servicio del subproceso de compras que:

Recordemos que...

Los tiempos en el procedimiento de Gestión de Compras se consideran hábiles.

Es necesario que la cotización de referencia que se adjunta a la requisición para solicitar la aprobación presupuestal coincida con los valores, características de los productos y/o servicios determinados en el formato de requisición para la compra. Con este documento podemos validar que el producto que se está cotizando sea exactamente lo que se necesita, que el proveedor está legalmente constituido y que los valores de los productos se encuentran bien escritos.

Todos los campos de la requisición deben ser diligenciados para garantizar una comunicación efectiva de los requerimientos de las diferentes compras a ejecutar.

El subproceso de compras informará a cada solicitante las fechas de entrega, el proveedor seleccionado y quedará atento a cualquier retroalimentación que requiera el solicitante.

Para el caso de los pedidos de insumos de aseo, cafetería, útiles de oficina y papelería, las dependencias deben hacer el pedido los primeros 5 días hábiles de cada mes.

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PQRS

Para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones, actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, ingresa a nuestra página:

http://sgc-vaf.udes.edu.co

Calidad Administrativa y Financiera Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814

Contacto

Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co