Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
Het toepassingsgebied en de regels met betrekking tot de vrijheid van ondernemen en de algemene verplichtingen van de onderneming worden aangegeven in het Wetboek van Economisch Recht en meer bepaald in boek II en III. Voor de definities vallen we terug op boek I.
1 De onderneming
1 Artikel I.1, 1° van het Wetboek van Economisch Recht definieert wie wel en wie geen onderneming is.
Een onderneming is elk van volgende organisaties:
iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent;
iedere rechtspersoon;
iedere andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid.
Zijn geen ondernemingen, behoudens andere wettelijke bepalingen die in een dergelijke toepassing voorzien:
iedere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die geen winstuitkering als doel heeft en die ook in feite geen uitkeringen verricht aan haar leden of aan personen die een beslissende invloed uitoefenen op het beleid van de organisatie; iedere publiekrechtelijke rechtspersoon die geen goederen of diensten aanbiedt op een markt; de Federale Staat, de gewesten, de gemeenschappen, de provincies, de hulpverleningszones, de prezones, de Brusselse Agglomeratie, de gemeenten, de meergemeentezones, de binnengemeentelijke territoriale organen, de Franse Gemeenschapscommissie, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
VOORBEELDEN
Vallen dus ook onder het ondernemingsbegrip: maatschappen (vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid); vzw’s; vrije beroepers; landbouwers.
Het formele criterium namelijk het uitoefenen van een economische activiteit is in het begrip onderneming doorslaggevend. Hoofdstuk
De invoering van een ruimer ondernemingsbegrip dat van toepassing is in de volledige economische wetgeving is een logische evolutie. Voor vrije beroepen en landbouwers en de vzw’s is het voor hun voortbestaan ook belangrijk dat er een positief saldo is op de economische activiteiten.
Ook valt te noteren dat de economische bedrijvigheid van de overheid in principe niet onder het ondernemingsbegrip valt. De politieke taak van de overheid en de overheidsinstellingen bestaat immers uit het behartigen van het algemeen welzijn, wat een economische activiteit uitsluit. Nochtans worden de verrichtingen van bepaalde overheidsbedrijven wel als economische activiteit beschouwd en dat op grond van de bijzondere wetten waarbij hun organisatie en de werking wordt geregeld.
VOORBEELDEN
De NMBS en bpost worden wel als onderneming beschouwd omdat zij als overheidsbedrijven een economische activiteit uitoefenen. Zij bieden uiteraard goederen en diensten aan op een markt.
Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) is een publiekrechtelijke rechtspersoon die geen goederen en diensten aanbiedt op de markt. Haar opdracht is te waken over de veiligheid in de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant. Zij wordt dus niet als onderneming beschouwd.
Sinds de datum van inwerkingtreding van de wet van 15 april 2018, dus vanaf 1 november 2018, moeten in alle wetten, tenzij anders bepaald, de begrippen ‘handelaar’ of ‘koopman’ worden verstaan als ‘onderneming’ in de zin van artikel I.1 van het Wetboek van Economisch Recht.
We merken op dat het begrip onderneming zoals in artikel I.1.1 WER bepaald, geldt voor zover er in een ander boek van het WER geen andere definitie wordt opgenomen.
2 Het vaststellen dat er sprake is van een onderneming heeft belangrijke gevolgen. Zo kunnen ondernemingen bijvoorbeeld failliet verklaard worden of in aanmerking komen voor de maatregelen waarin wordt voorzien door het insolventierecht. De onderneming is bovendien beschermd tegen oneerlijke praktijken van derden.
De bewijsmiddelen tegen ondernemingen zijn ook ruimer (zie het bewijs in ondernemingszaken). De geschillen worden behandeld voor een gespecialiseerde rechtbank, met name de ondernemingsrechtbank.
Er wordt ter bescherming van derden overigens een vermoeden gehanteerd dat elke verbintenis van de onderneming een ondernemingsactiviteit is en dit tot het tegendeel bewezen is.
2 De vrije en intellectuele beroepen
1 Er bestond lang geen algemene definitie voor een vrij of niet-commercieel beroep.
Thans is dat wel het geval. Meer bepaald stelt de wet dat de beoefenaar van een vrij beroep elke onderneming is wiens activiteit er hoofdzakelijk in bestaat om op onafhankelijke wijze en onder eigen verantwoordelijkheid intellectuele prestaties te verrichten waarvoor een voorafgaande opleiding en een permanente vorming is vereist en die onderworpen is aan een plichtenleer waarvan de naleving door of krachtens een door de wet aangeduide tuchtrechtelijke instelling kan worden afgedwongen (art. I.1.14° WER).
2
Hoofdstuk 1 Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
Er bestaat geen officiële opsomming van alle vrije beroepen. Men gaat wel uit van een aantal gezamenlijke kenmerken zoals het bestaan van een deontologische code en een wettelijke regeling voor toegang tot het beroep. Daarbij gaat het onder meer om diplomavereisten en het volgen van een verplichte vorming.
Zo zijn er bijvoorbeeld specifieke reglementeringen die bijzondere voorwaarden vastleggen voor de uitoefening van het beroep voor erkende accountants, fiscaal accountants, gecertificeerde accountants en gecertificeerde belastingadviseurs, gecertificeerde fiscaal accountants, vastgoedmakelaars, landmeters-experten, psychologen, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, bedrijfsrevisoren, wisselagenten en vermogensbeheerders, architecten, medische en paramedische beroepen (geneesheren, kinesitherapeuten, tandartsen, verpleegkundigen) en verzekeringstussenpersonen.
Voor al die beroepen werden ook specifieke beroepsfederaties opgericht. Een lijst met websites van die beroepsfederaties is terug te vinden bij het onlinemateriaal.
Er bestaat ook een federatie van vrije beroepen (https://www.federatievrijeberoepen.be/pubs.jsp).
3 Het statuut van de ondernemer
3.1 De toegang tot ondernemingsactiviteiten
3.1.1 De vrijheid van ondernemen
Elke burger is vrij om enige economische activiteit naar keuze uit te oefenen (art. II.3 WER).
Het merendeel van het regelgevend kader waarbinnen deze economische activiteit kan uitgeoefend worden, vinden we terug in Boek III van het WER, dat de vrijheid van vestiging, dienstverlening en algemene verplichtingen van de ondernemingen behandelt.
In de huidige tijd is het van belang te beklemtonen dat de vrijheid van ondernemen en van vrije – en eerlijke – mededinging een van de hoekstenen vormt van het economisch recht van de Europese Unie.
3.1.2 De juridische bevoegdheid
3.1.2.1 Handelingsbekwaamheid
Om ondernemingsactiviteiten te kunnen doen en dus om commerciële verbintenissen te kunnen aangaan, moet men juridisch bekwaam zijn. Dat houdt in dat men niet alleen rechtsbekwaam moet zijn, maar tevens handelingsbekwaam. Men moet dus bekwaam zijn om zijn rechten en plichten zelf en zelfstandig uit te oefenen (zie ROODHOOFT, J., Praktisch burgerlijk recht, het hoofdstuk 'Bekwaamheid van de persoon' en DANAU, C., DOM, P. en ROODHOOFT, J., Praktisch burgerlijk recht uitgediept).
Elke meerderjarige burger (vanaf de volle leeftijd van 18 jaar) is in principe volledig handelingsbekwaam (art. 488 oud BW). Op die regel bestaan wel een aantal uitzonderingen, onder andere voor wat betreft mensen met een geestesstoornis.
Signaleren we nog dat het huwelijk de handelingsbekwaamheid van de echtgenoten niet wijzigt (art. 212 oud BW) en dat iedere echtgenoot in principe het recht heeft een beroep uit te oefenen zonder de instemming van de andere echtgenoot (art. 216 oud BW).
3.1.2.2 Onverenigbaarheden
Een aantal burgers mag geen ondernemingsactiviteiten doen. Het betreft personen die in de samenleving bepaalde ambten bekleden, functies of beroepen uitoefenen in het algemeen belang. Het goed vervullen van die functies is nu eenmaal onverenigbaar met activiteiten met een economisch doel en winstbejag. Er kan immers sprake zijn van belangenvermenging.
Zo’n onverenigbaarheid treft alle personen die een rol spelen bij de rechtsbedeling, zoals de magistraten, advocaten, gerechtsdeurwaarders en notarissen en verder de personen in overheidsdienst.
VOORBEELD
Voor de operationele politiediensten gelden absolute beroepsonverenigbaarheden. Zo mogen zij als onderwijzend personeel bij een erkende rijschool geen praktisch onderricht geven op de openbare weg.
Magistraten kunnen geen deel uitmaken van een gemeenteraad.
Het beroep notaris is onverenigbaar met dat van ontvanger van de directe of indirecte belastingen of commissaris van politie.
Leden van de raad van bestuur of gemeenschapsafgevaardigden van de Vlaamse regering bij een overheidsinstelling, die ook ondernemer zijn, mogen geen ondernemingsactiviteiten uitvoeren met deze instelling. Zo mag een lid van de raad van bestuur van de VRT geen goederen of diensten leveren aan de VRT.
3.1.2.3 Verbodsbepalingen
Bij wijze van (bijkomende) sanctie, kan aan bepaalde personen door de rechter het verbod worden opgelegd om (verder) ondernemingsactiviteiten of bestuursfuncties uit te oefenen in sommige vennootschappen.
Overeenkomstig de wet van 2 juni 1998 (BS 22 augustus 1998) kunnen dergelijke ‘beroepsverboden’ om persoonlijk of door een tussenpersoon bepaalde bestuursfuncties of beroepen uit te oefenen worden opgelegd door de strafrechter aan personen, die veroordeeld zijn wegens een aantal misdrijven die verband houden met financiële fraude, valsheid in geschriften, omkoping van openbare ambtenaren, oplichting, bankbreuk …, evenals door de ondernemingsrechtbanken aan gefailleerden (met inbegrip van bestuurders en zaakvoerders van failliet verklaarde vennootschappen). De wet van 4 mei 2023 (BS 1 juni 2023) richt een Centraal register in voor bestuursverboden.
Een bestuursverbod opzoeken in het Centraal register kan via https://justban.just.fgov.be
De toegang is publiek en je kunt zoeken op naam en geboortedatum maar ook op ondernemingsnummer.
3.2 De formele verplichtingen van de onderneming
Het gaat hier over verplichtingen die van toepassing zijn voor ondernemingen in België. Als er afwijkingen zijn op de algemene regelgeving voor ondernemingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dan vermelden we dat.
3.2.1 Inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
1 Een onderneming moet zich voor aanvang van haar activiteiten inschrijven bij de zogenaamde Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De verplichting tot inschrijving is gebaseerd op de artikelen III.15 en volgende van het WER.
Hoofdstuk 1 Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
2 De inschrijving verloopt praktisch via de ondernemingsloketten, hetgeen vzw's zijn. Voor de inschrijving bij de KBO moeten alle inschrijvingsplichtige ondernemingen zich tot een ondernemingsloket wenden naar keuze.
Het ondernemingsloket vervult de volgende taken: inschrijven van de inschrijvingsplichtige ondernemingen bij de KBO; schrappen of wijzigen van hun gegevens; nagaan of aan alle voorwaarden en vergunningen die nodig zijn om een bepaalde activiteit of een bepaald beroep uit te oefenen, voldaan is; de toegang tot de gegevens over de ondernemingen verzorgen; het inschrijvingsrecht en de andere kosten innen.
3 Er zijn acht erkende ondernemingsloketten in België: Acerta ondernemingsloket vzw; Xerius ondernemingsloket vzw; Eunomia vzw; Formalis vzw; Securex ondernemingsloket – Go-Start vzw; Partena ondernemingsloket vzw; Liantis ondernemingsloket vzw; U.C.M. ondernemingsloket vzw.
Een adressenlijst van de erkende ondernemingsloketten is terug te vinden bij het onlinemateriaal.
4 De KBO is een federaal register
Dat centrale (elektronische) register is een gegevensbestand met informatie over bepaalde geregistreerde entiteiten. Het gaat onder andere om (art. III.16, § 1 WER):
1° elke natuurlijke persoon die verplicht is zich in te schrijven in de KBO. Dus iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent in België. Behalve de natuurlijke persoon waarvan de zelfstandige beroepsactiviteit bestaat uit het uitoefenen van één of meerdere bestuursmandaten (art. III. 49, § 2, 6° WER);
2° elke rechtspersoon naar Belgisch recht;
3° elke rechtspersoon naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikt over een zetel, een vestigingseenheid of een bijkantoor;
4° elke andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die verplicht is zich in te schrijven in de KBO;
5° elke vestiging, instantie en dienst naar Belgisch recht die opdrachten van openbaar nut of verbonden met de openbare orde uitvoert en over een eigen financiële en boekhoudkundige autonomie beschikt;
6° elke natuurlijke persoon, rechtspersoon naar buitenlands of internationaal recht of organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die zich op basis van een wettelijke verplichting moet registreren;
7° elke vestigingseenheid van de voorgaande ondernemingen (geregistreerde entiteiten) waar activiteiten worden uitgeoefend op een adres in België.
5 Een geregistreerde entiteit of vestigingseenheid wordt in de KBO ingeschreven en krijgt een uniek identificatienummer (art. III.17 WER).
Het doel van de KBO is de vereenvoudiging van de administratieve procedures. Het gaat uit van het principe van ‘de unieke inzameling van gegevens’ voor de entiteiten. Die moeten niet langer
dezelfde formaliteiten bij verschillende administraties vervullen. De KBO staat in voor de informatie-uitwisseling tussen de verschillende administraties.
De KBO is verbonden aan het Europees systeem van gekoppelde handels- en vennootschapsregisters (BRIS) voor uitwisseling van gegevens van bepaalde vennootschapsvormen. Dit kan enkel gebeuren binnen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft.
6 Bij inschrijving in de KBO zijn de volgende gegevens verplicht te vermelden (art. III.18 WER): de naam of de firmanaam; de nauwkeurige aanduiding van de adressen, van de maatschappelijke zetel en van de verschillende vestigingseenheden in België; de rechtsvorm; de rechtstoestand (minnelijk akkoord, ontbinding, stopzetting ...); de oprichtings- en de stopzettingsdatum van de geregistreerde entiteit of de vestigingseenheid; de identificatiegegevens van de oprichter, mandatarissen en lasthebbers van de geregistreerde entiteit; de economische activiteiten die de geregistreerde entiteit uitoefent en dit volgens de NACEBEL-lijst. Dit is de Europese lijst van activiteitsomschrijvingen, verder uitgediept en aangevuld door België. De NACE-code bestaat uit een nummer en een omschrijving. De volledige lijst is te raadplegen op de website van Statbel, het Belgisch statistiekbureau; andere basisidentificatiegegevens die verstrekt moeten worden op het ogenblik van de oprichting van de rechtspersoon; de aanduiding van de toelatingen, erkenningen en de vergunningen waarover de geregistreerde entiteit beschikt; in voorkomend geval, de verwijzing naar de website van de geregistreerde entiteit, haar telefoonnummer, haar faxnummer en haar e-mailadres; de gegevens betreffende de betaalrekeningen van de geregistreerde entiteit.
Die gegevens zijn een bron van – ook statistische – informatie voor de overheid en voor andere belanghebbenden, zoals schuldeisers, leveranciers en concurrenten.
De verplichting tot registratie is een middel om sluikhandel te bestrijden of te bestraffen.
7 Op het ogenblik van de inschrijving wordt een ondernemingsnummer of eventueel een vestigingsnummer toegekend. Dat: bevat tien unieke numerieke karakters, beginnend met 0 of 1; is niet overdraagbaar op een andere onderneming.
Sedert 19 september 2023 zijn de eerste ondernemingsnummers toegekend die beginnen met het cijfer 1. De bestaande ondernemingen die nog een nummer hebben dat begint met het cijfer 0, behouden dit ook.
Een vestigingseenheid (bv. een fabriek, een winkel, een verkooppunt of een kantoor) krijgt altijd een identificatienummer dat verschilt van het ondernemingsnummer van de onderneming waartoe zij behoort. Het vestigingsnummer staat niet op zichzelf, maar is verbonden met een ondernemingsnummer.
De toepassing KBO Public Search geeft de mogelijkheid om de NACEBEL-codes en andere bedrijfsgegevens van de eigen zaak maar ook van andere ondernemingen te controleren.
De beveiligde toepassing My Enterprise geeft een overzicht van de geregistreerde entiteiten en laat de onderneming toe om met behulp van het ondernemingsnummer en een token of ID de codes die onjuist of onvolledig zijn, te wijzigen.
(https://economie.fgov.be/nl/themas/ondernemingen/ kruispuntbank-van/my-enterprise)
Daarnaast is er nu ook de onlinedienst ‘Check inhoudingsplicht’ van de FOD Financiën. Hiermee kan iedereen de inhoudingsplicht (fiscaal en voor de sociale zekerheid) voor een onderneming checken en dit door eenvoudigweg het ondernemingsnummer in te vullen.
Zie https://www.checkinhoudingsplicht.be/ Het is belangrijk voor consumenten maar ook voor ondernemingen te weten of er fiscale en of sociale schulden zijn bij de onderneming waar je zaken wenst mee te doen of reeds doet.
8 De ondernemingen moeten hun ondernemingsnummer gebruiken in betrekkingen met andere ondernemingen alsook in betrekkingen met administratieve en gerechtelijke overheden. Bovendien moeten alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van inschrijvingsplichtige ondernemingen steeds het ondernemingsnummer vermelden. Dat geldt ook voor de door de onderneming gebruikte gebouwen, marktkramen en bepaalde vervoermiddelen, en de website en facebookpagina van de onderneming.
Bovenvermelde documenten moeten eveneens de domiciliëring en het nummer van ten minste één betaalrekening, waarvan de inschrijvingsplichtige onderneming houdster is bij een kredietinstelling gevestigd in de Europese Economische Ruimte, en waarop de Europese richtlijn met betrekking tot betalingsdiensten in de interne markt van toepassing is (art. III.25 WER) vermelden (Wet van 25 september 2022, BS 16 januari 2023).
9 De ambtshalve doorhaling
Wanneer er, ten gevolge van het niet vervullen van de verplichte formaliteiten door de geregistreerde entiteit, onjuiste of ontbrekende gegevens zijn in de KBO, kan er na een periode van 30 dagen (dit is de periode waarover de geregistreerde entiteit beschikt na het versturen van een schrijven van de KBO, om zich in orde te stellen) door de KBO overgegaan worden tot de ambtshalve doorhaling van de onjuiste gegevens
De doorhaling gebeurt op basis van een vonnis, een arrest, een onderzoeksverslag of een proces-verbaal van een politieambtenaar of door een ambtenaar gemandateerd door een dienst, overheid of een bestuur, dat de onjuistheid van het gegeven vaststelt.
Het is de bedoeling om de kwaliteit van de gegevens in de KBO te waarborgen en te verbeteren.
Sedert 1 januari 2024 is ook de niet-naleving van de UBO-formaliteiten (zie hieronder) een reden voor ambtshalve doorhaling van de geregistreerde entiteiten in de KBO.
De wet van 9 februari 2024 (BS 21 maart 2024) voorziet ook de ambtshalve doorhaling voor rechtspersonen met en zonder rechtspersoonlijkheid, in geval van sluiting van vereffening en van sluiting van faillissement, die drie maanden eerder werden uitgesproken.
Wanneer het gaat om doorhaling van gegevens die in het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt, dan wordt de doorhaling bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. (art. III.40 WER)
VOORBEELD
De KBO kan overgaan tot een ambtshalve wijziging van een adres (gebaseerd op een authentieke bron van adressen). Dit moet in de Bijlagen van het BS bekendgemaakt worden. De adreswijziging wordt tegenstelbaar aan derden.
Wanneer er ambtshalve doorhaling is omdat de geregistreerde entiteit haar jaarrekeningen niet heeft neergelegd, en de betrokken onderneming legt alsnog haar ontbrekende jaarrekeningen neer bij de NBB, dan wordt de intrekking van de doorhaling in het BS gepubliceerd.
Bij het onlinemateriaal is een voorbeeldbijlage (BS 5 augustus 2022) met intrekkingen van doorhalingen wegens niet neerlegging van de jaarrekeningen, terug te vinden.
10 Wie economische activiteiten uitoefent zonder regelmatige inschrijving bij de KBO, riskeert strafsancties.
De procesrechterlijke sanctie die bestond werd opgeheven. Die sanctie bestond erin dat een vordering vanwege een niet-geregistreerde entiteit of een vordering die gebaseerd is op een activiteit waarvoor de entiteit niet is ingeschreven, door de rechter onontvankelijk kan worden verklaard, zodat de eis niet kan worden behandeld.
Een niet-inschrijving in de KBO leidt dus niet meer automatisch tot onontvankelijkheid van de vordering. De niet-inschrijving is nu regulariseerbaar gemaakt. Dit betekent dat het aan de inschrijvingsplichtige onderneming is om haar inschrijving te bewijzen of om zich alsnog in te schrijven in de KBO binnen een door de rechtbank bepaalde termijn. Zo niet zal de rechtbank de vordering van de inschrijvingsplichtige alsnog onontvankelijk verklaren.
11 We vermelden hier nog even de verschillende extra stappen die een rechtspersoon moet ondernemen: vennootschappen en verenigingen zijn verplicht om ‘het centraal register bestuursverboden’ te raadplegen bij oprichting. Ook als ze bestuursleden benoemen moeten ze checken of er geen bestuursverbod is; vennootschappen en verenigingen moeten ook een verklaring neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, waarbij ze verklaren dat er tegen de personen die ze aanduiden als bestuurders geen veroordeling werd uitgesproken door een rechtscollege van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte.
Bij het onlinemateriaal is het standaardformulier dat de ondernemingsrechtbanken hiervoor ter beschikking stellen terug te vinden; statuten en oprichtingsakte opmaken, al dan niet met behulp van een notaris, en neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank; een uittreksel uit de oprichtingsakte moet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad; de griffie geeft die gegevens door aan de KBO, die een ondernemingsnummer toekent; met dat ondernemingsnummer (ontvangen via de griffie van de ondernemingsrechtbank) richt de rechtspersoon zich tot het ondernemingsloket; het ondernemingsloket gaat nu na of wel degelijk aan alle vestigingsvoorwaarden voldaan is. Als dat het geval is, dan zal zij de onderneming inschrijven als geregistreerde onderneming, vestigingsnummers toekennen en nota nemen van de activiteiten die de onderneming zal uitoefenen.
In het kader van de digitalisering van het proces van oprichting van vennootschappen en verenigingen zijn dit belangrijke toepassingen:
1 Via het platform Manage My Business van de Federatie van Notarissen (https://manage-my-business.be/over-startmybusiness/?lang=nl) kan een vennootschap (BV, NV of een CV) opgericht worden met de virtuele begeleiding van een notaris. Ook de oprichtingsakte kan van op afstand opgemaakt worden. Ook de statutenwijzigingen en de stopzetting van de vennootschap kan online gebeuren.
2 Voor de oprichting van een Vennootschap onder Firma, de Commanditaire vennootschap en een Vereniging Zonder Winstoogmerk (hier is geen notariële akte nodig) kun je het oprichtingsdossier volledig online indienen op de website van de Federale Overheidsdienst Justitie via de toepassing Just on Web (https://justonweb.be/companies). Fysieke verplaatsingen naar de Ondernemingsrechtbank zijn hier niet meer nodig.
3.2.2 Openen van een zakelijke
betaalrekening
Om het gebruik van giraal geld en het voorkomen van witwaspraktijken in België en ruimer binnen de Europese Economische Unie verder te bevorderen worden ondernemingen verplicht om houder te zijn van een betaalrekening bij een kredietinstelling gevestigd in de EER.
Het betreft hier de omzetting in het WER van de Richtlijn (EU) 2015/2366 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2015 betreffende betalingsdiensten in de interne markt.
Een betaalrekening (meestal een zichtrekening) is een basisbankdienst, die dient voor het beheer van geld via storting/afhaling en overschrijvingen. Zie ook het hoofdstuk Waardepapieren, betalingstechnieken en betalingsdiensten, 6.3 Betaalrekeningen en basisbankdienst.
Tegenwoordig is het vanzelfsprekend dat de burgers en de ondernemingen over één of meer financiële rekeningen beschikken.
3.2.3 Bekendmaken van het huwelijksovereenkomst
Ook ondernemingen staan met hun gehele vermogen in voor de betaling van hun schulden. De schuldeisers moeten precies weten op welke goederen uit dat vermogen zij bij wanprestatie van hun schuldenaar beslag kunnen leggen. Bij gehuwde ondernemers die een eenmanszaak hebben speelt het huwelijksvermogensrecht daarbij een grote rol.
De notaris doet een inschrijving (een registratie) van het huwelijksovereenkomst of samenlevingsovereenkomst (voor wettelijke samenwonenden) of een wijziging daarvan in het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten. Dit register is niet zomaar toegankelijk. Zo is het niet mogelijk om te zien onder welke huwelijksovereenkomst andere mensen gehuwd zijn. En een onderneming die een vordering heeft op een klant kan in het register bijvoorbeeld niet nakijken onder welke huwelijksovereenkomst die gehuwd is.
3.2.4 Een boekhouding voeren (art. III.82, § 1-III.95 WER)
1 Het WER bepaalt welke ondernemingen boekhoudplichtig zijn:
1° iedere onderneming die in België zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent;
2° iedere onderneming naar Belgisch recht;
3° iedere onderneming met in België gevestigde bijkantoren of centra van werkzaamheden;
4° de openbare instellingen naar Belgisch recht die opdracht vervullen van commerciële, financiële of industriële aard; Hoofdstuk 1
5° de instellingen, al dan niet met eigen rechtspersoonlijkheid die, met of zonder winstoogmerk, een commercieel, financieel of industrieel bedrijf uitoefenen en waarbij door een KB werd bepaald dat ze boekhoudplichtig zijn.
2 Elke boekhoudplichtige onderneming moet overeenkomstig het WER een boekhouding voeren die aangepast is aan de aard en de omvang van het bedrijf. (art. III.82, § 2 WER)
3 Iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent, iedere andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid, de maatschap, de vennootschappen onder firma en de commanditaire vennootschap met een omzet exclusief btw lager dan 500 000,00 euro mogen een vereenvoudigde boekhouding (bestaande uit een financieel dagboek, een inkoopboek en een verkoopboek) voeren en moeten geen rekeningstelsel hanteren. Zij moeten wel jaarlijks een inventaris maken van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen. Daarnaast moeten ze wel een interne jaarrekening opmaken volgens een bij KB vastgelegd microschema. Ze zijn niet verplicht om de jaarrekening openbaar te maken. Ook de verenigingen en stichtingen hoeven geen dubbele boekhouding te voeren (art.III. 85 WER). Een vereenvoudigde boekhouding is uitgesloten voor bepaalde sectoren zoals verzekeringen, kredietverrichtingen en beleggingen en beursverrichtingen.
4 De andere boekhoudplichtige ondernemingen moeten een dubbele boekhouding voeren en daarbij gebruikmaken van een minimaal wettelijk algemeen rekeningstelsel (MAR).
Zij moeten ook jaarlijks een inventaris en een interne jaarrekening opmaken. De kleine vennootschappen mogen voor die jaarrekening een verkort schema gebruiken.
Zowel de kleine als de grote vennootschappen die de rechtsvorm van een nv, een bv, of een cv hebben aangenomen, en sommige vzw’s zijn verplicht die jaarrekening ook openbaar te maken (neerlegging bij de NBB).
Voor de boekjaren die eindigen vanaf 1 januari 2020 zijn de modellen voor de jaarrekeningen voorzien in het WVV dwingend te gebruiken. Het volledig model voor grote vennootschappen, het verkort model voor kleine venootschappen en het micromodel voor microvennootschappen. (art. 1:25 WVV)
5 De Koning bepaalt een afzonderlijk minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel voor de verenigingen en de stichtingen. Hij stelt vast wat de rekeningen van dat stelsel moeten bevatten en hoe ze moeten worden gebruikt.
3.2.5 Voldoen
aan de vestigingswet
3.2.5.1 De vestigingswet en de bevoegdheden van de gewesten
Door de zesde staatshervorming van 1 juli 2014 werden de gewesten bevoegd voor de regelgeving met betrekking tot de vestigingswetgeving. Dat betekent dat zowel Wallonië, Brussel als Vlaanderen zelf bevoegd zijn voor de toepassing van de wetgeving voor de gereglementeerde beroepen en de algemene voorwaarden voor de basiskennis bedrijfsbeheer.
Concreet is het de ligging van het domicilieadres (eenmanszaken) of het adres van de maatschappelijke zetel (vennootschappen) die bepaalt onder welke reglementering (vestigingswet) de ondernemer valt.
Hoofdstuk 1 Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
VOORBEELD
Het domicilieadres of de maatschappelijke zetel van je vennootschap is in Antwerpen en je werkt als bouwbedrijf ook in Brussel. In dat geval is er geen vestigingswet op jouw onderneming van toepassing.
De Belgische regelgeving (vestingingswet bestond sinds 1958) was overigens in strijd met de Europese richtlijn 2013/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 20 november 2013 (die stelt: dat elke Europeaan op een gelijke basis een onderneming moet kunnen starten in elke lidstaat. Als een ondernemer zijn beroep wettelijk kan uitoefenen in ‘zijn land’, dan moet hij dat op dezelfde basis kunnen uitoefenen in een andere lidstaat). De regels in Vlaanderen waren dus strenger voor Belgische onderdanen dan voor EU-onderdanen.
3.2.5.2 De afschaffing van de vestigingswet voor gereglementeerde beroepen in Vlaanderen
In Vlaanderen werd de vestigingswet voor de gereglementeerde beroepen afgeschaft. Wie in Vlaanderen een zelfstandige activiteit als ondernemer in hoofd- of bijberoep wil uitoefenen moet geen bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer meer leveren. In Vlaanderen heb je ook geen attest van beroepsbekwaamheid meer nodig om een zaak te kunnen oprichten.
Het is aan de sectorfederaties om de kwaliteit van de uitoefening van het beroep te garanderen onder meer met opleidingen en kwaliteitslabels en externe controles. Dit alles zal dus van sector tot sector verschillen. Elke sector zal rekening kunnen houden met de evoluties binnen het beroep en de sector in zijn geheel.
VOORBEELD
Voor de dakwerken en ruwbouwactiviteiten moest men bewijs voorleggen van specifieke beroepskennis. Het is evident dat het kennen en kunnen toepassen van de gangbare normen bij die activiteit noodzakelijk is om de veiligheid van de bouwwerken te kunnen garanderen. Het is dus nu in Vlaanderen aan de bouwfederatie om dit via opleidingen, kwaliteitslabels en controles te bewaken.
Daarnaast worden een aantal kwaliteitsgaranties reeds vastgelegd in de milieuwetgeving, de wetgeving inzake voedselveiligheid en gezondheid.
3.2.5.3 De vestigingswet in het Brussels Gewest en Wallonië
In het Brussels Gewest blijft een bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer en van beroepskennis vooralsnog noodzakelijk.
In het Brussels Gewest is de vestigingswet dus niet afgeschaft. Op de website van het Brussels Gewest en de website van ondernemen in Brussel (https://economie-werk.brussels/beroepsbekwaamheid) kun je een overzicht vinden van alle gereglementeerde beroepen in Brussel en de aanvullende machtigingen en toelatingen die je nodig hebt voor bepaalde activiteiten zoals restaurateur, reisagentschappen of toeristische logies. De gereglementeerde beroepen zijn ingedeeld volgens de sectoren voeding, bouw, voertuigen, personenzorg en overige gespecialiseerde beroepen zoals installateurs-frigoristen en droogkuisers.
In Wallonië is de vestigingswet gedeeltelijk afgeschaft. Zo is er sinds 1 januari 2019 bijvoorbeeld geen bewijs van beroepskennis meer nodig voor slager-groothandelaar, droogkuis-verver, voetverzorger, masseur/masseuse en technicus in tandprothese.
3.2.5.4 Hoe het bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer aantonen in het Brussels en Waals
Gewest?
Omdat tot nu toe in het Waals Gewest (enkele uitzonderingen niet te na gesproken) en het Brussels Gewest het bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer van toepassing blijft, lichten we hieronder nog eens in grote lijnen toe hoe je basiskennis bedrijfsbeheer kunt bewijzen.
Het bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer kan worden geleverd door een getuigschrift of diploma of ook door praktijkervaring. In beginsel moet conform de wetgeving elke kmo, natuurlijke persoon of rechtspersoon die een activiteit uitoefent die in de KBO moet worden ingeschreven, bewijzen over een basiskennis van het bedrijfsbeheer te beschikken.
Het is niet noodzakelijk dat het zelfstandig ondernemingshoofd zelf een basiskennis bedrijfsbeheer heeft en bewijst. Dat kan ook een derde persoon zijn, die effectief het dagelijkse bestuur zal waarnemen, zoals de echtgeno(o)t(e), de wettelijk samenwonende, de partner waarmee hij minstens zes maanden samenwoont of de natuurlijke persoon die het dagelijks bestuur daadwerkelijk uitoefent.
Een aantal personen wordt vrijgesteld van het bewijs van de basiskennis van het bedrijfsbeheer en/of de beroepsbekwaamheid.
Er is geen bewijs vereist van de basiskennis van het bedrijfsbeheer voor kmo’s die op 1 januari 1999 al ingeschreven waren in het toenmalig handelsregister.
Een reeks andere beroepen zijn al onderworpen aan een reglementering. We denken daarbij aan accountants, bedrijfsrevisoren, architecten … Omdat die specifieke reglementeringen al voldoende garanties bieden voor hun competenties om het beroep uit te oefenen, zijn ze vrijgesteld van het bewijs basiskennis bedrijfsbeheer.
Er zijn ook een aantal uitzonderingen op het leveren van het bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer en beroepsbekwaamheid. De uitzondering geldt voor de overlevende echtgenoot, wettelijk samenwonende of (feitelijk) samenwonende gedurende minstens zes maanden. De uitzondering geldt ook wanneer een van de vernoemde personen ook bestuurder (of ander orgaan) van een vennootschap was.
Wanneer het ondernemingshoofd overlijdt, zijn zijn kinderen gedurende drie jaar vrijgesteld. Die periode van drie jaar begint ten vroegste te lopen vanaf hun achttiende verjaardag.
Bij een overname is de overnemer gedurende één jaar vrijgesteld.
Als een onderneming ten slotte de basiskennis bedrijfsbeheer en/of de beroepsbekwaamheid verliest, doordat bijvoorbeeld de bestuurder die ze bezat uit de onderneming stapt, dan heeft ze zes maanden de tijd om de situatie te regulariseren en m.a.w. een nieuw bewijs van basiskennis bedrijfsbeheer en/of de beroepsbekwaamheid te leveren.
3.2.6 Vergunningen en toelatingen aanvragen en specifieke regels
1 Soms heb je een of meerdere vergunningen of toelatingen nodig om een bepaald type activiteit op te starten. De grote groepen zijn: de omgevingsvergunningen (stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning); vergunningen inzake voedselveiligheid;
de groep van de socio-economische machtiging (afhankelijk van de handelsoppervlakte van je vestiging); de leurkaart voor ambulante handel met name huis-aan-huisverkoop; de specifieke activiteiten. Dit zijn specifieke richtlijnen en vergunningen voor bepaalde activiteiten, bv. voor personenvervoer.
VOORBEELD
Ook als je als onderneming voor het goede doel producten verkoopt, heb je een vergunning nodig. Dat is een vergunning voor niet-commerciële verkoop.
Een beenhouwer, een krantenwinkel, een tankstation en een foodtruck waar eetwaren worden verkocht, hebben een vergunning nodig van de eetwareninspectie van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen).
Om een stuk grond als parkeerplaats voor voertuigen in te richten of lichtreclames te plaatsen, heb je een stedenbouwkundige omgevingsvergunning nodig.
2 Voor de uitoefening van de vrije en intellectuele beroepen en voor banken en kredietinstellingen blijven specifieke regels van toepassing met betrekking tot het recht op vestiging. Zo wordt de toegang tot en de uitoefening van de vrije en intellectuele beroepen gereglementeerd en door de ordes en instituten bewaakt (bv. de Orde der Artsen, de Orde van Advocaten en het Instituut der Bedrijfsrevisoren).
3 Ter bescherming van het spaarderspubliek moeten banken en kredietinstellingen die hun werkzaamheden in België willen uitoefenen, een vergunning krijgen van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA). De FSMA houdt, naast de Nationale Bank van België (NBB), toezicht op de Belgische financiële sector. Op de website van de NBB worden onder de rubriek ‘financieel toezicht’ de kredietinstellingen weergegeven met een vergunning in België (wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen).
4 Wie geen burger is van de Europese Economische Ruimte en Zwitserland en toch in België een zelfstandige activiteit wil uitoefenen moet een verblijfsvergunning hebben en een beroepskaart aanvragen. Deze kaart is maximaal vijf jaar geldig en er is de mogelijkheid tot verlenging. Hierop zijn bij KB vastgelegde uitzonderingen mogelijk.
VOORBEELD
Oekraïense vluchtelingen genieten tijdelijke bescherming en ontvangen een verblijfskaart van beperkte duur (na registratie). Sedert 20 augustus 2022, zijn zij bij KB van 30 juli 2022, vrijgesteld van de beroepskaart. Zij kunnen dus als ondernemer aan de slag.
Door de regionalisering van de beroepskaarten hebben de gewesten de mogelijkheid om zelf aanpassingen te doen.
Op die manier heeft Vlaanderen door het decreet van 15 oktober 2021 (BS 12 November 2021) nieuwe toegangsvoorwaarden ingevoerd die gelden sedert 1 januari 2022. Het is de bedoeling om via de beroepskaart ondernemingen aan te trekken die een innovatieve, economische, sportieve, artistieke of culturele meerwaarde hebben voor Vlaanderen. De nieuwe beoordelingsvoorwaarden zoals zichzelf een minimumloon kunnen uitkeren, opleiding, jobcreatie in Vlaanderen, levensvatbaarheid van de onderneming, openbare veiligheid, enz. zorgen voor een vernieuwend en duidelijk wettelijk kader. De beroepskaarten zijn voor Vlaanderen ook maar voor 3 jaar geldig en kunnen worden verlengd.
De categorieën waarop het decreet zich richt zijn:
– Start-ups en scale-ups met een innovatief karakter, dus nieuwe technologie toegepast in bestaande producten.
–
–
Klassieke ondernemingen zoals een pitazaak of een restaurant, met als voorwaarden een startkapitaal van 18600 euro en de ondernemer moet een diploma van secundair onderwijs kunnen aantonen.
Speciale statuten: kunstenaars, sportcoaches. Hier is er advies nodig van de bevoegde Sport en Cultuurdiensten.
3.2.7 Een btw-nummer aanvragen
Zodra een onderneming een ondernemingsnummer krijgt, maar voor zij effectief haar activiteiten start, moet zij een btw-nummer aanvragen.
De wet zegt immers: ‘Eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig leveringen van goederen of diensten verricht, is in principe btw-plichtig' (art. 4 WBTW). Het is niet belangrijk of de activiteit , hoofdzakelijk of aanvullend wordt uitgeoefend of met of zonder winstoogmerk, of als hoofd of bijberoep. Het betreft hier dus zowel natuurlijke personen als rechtspersonen.
Concreet wil dat zeggen dat er een formulier (terug te vinden op de website https://financien.belgium. be/nl/ondernemingen onder de rubriek aanvang, wijziging en einde van de activiteit) ingevuld en ingediend moet worden bij het bevoegde btw-controlekantoor. De ondernemer kan die aanvraag zelf doen tegen betaling, het ondernemingsloket kan dat voor hem doen of een gemachtigde (bv. een accountant) kan de nodige stappen ondernemen.
VOORBEELD
Is de onderneming alleen in België btw-plichtig, dan moet btw 1234.567.899 genoteerd worden op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van de onderneming en op de website.
Is de onderneming niet btw-plichtig, dan volstaat de vermelding van het ondernemingsnummer 1234.567.899.
Is de onderneming btw-plichtig en heeft ze ook intracommunautaire verrichtingen, dan moet btw BE 1234.567.899 vermeld worden. Als het om een rechtspersoon gaat, dan wordt hier ook bv. RPR Antwerpen aan toegevoegd. Dus btw BE 1234.567.899 RPR Antwerpen. Kleine ondernemingen (omzet van maximaal 25 000,00 EUR) die kiezen voor de vrijstellingsregeling van btw mogen de letters BE niet vermelden, wel btw. Vanaf 1 januari 2025 kunnen zij ook vrijstelling krijgen in andere lidstaten van de EU. In dat geval vermelden ze BE 1234.567.899 EX.
3.2.8 Aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds
De zelfstandige ondernemer (persoon die in België een beroepsactiviteit uitoefent en die niet gebonden is door een arbeidsovereenkomst) moet de wetgeving inzake het sociaal statuut van de zelfstandigen naleven en aansluiten bij een sociale verzekeringskas van eigen keuze ofwel bij de Nationale Hulpkas voor Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (zie LAURYSENS, L., Praktisch sociaal recht, de hoofdstukken over 'Het sociaal statuut van de zelfstandigen'). Het Statuut Student Zelfstandige (statuut voor studenten die tijdens hun studies starten met een eenmanszaak of vennootschap) voorziet in voordelige tegemoetkomingen voor de betaling van sociale bijdragen aan een sociale verzekeringskas. Meer informatie kun je vinden op de website van de overheidsdienst Sociale zekerheid.
Hoofdstuk 1 Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
3.2.9 Registreren in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner)
De Belgische Antiwitwaswet van 18 september 2017 (BS 6 oktober 2017) kadert in de omzetting van de Europese Richtlijn 2015/849 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen en trusts zijn verplicht hun UBO’s of ‘uiteindelijke begunstigde’ te registreren in het UBO-register. Dat zijn de natuurlijke personen die eigenaar zijn van meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten van de vennootschap en de natuurlijke personen die zeggingschap hebben over de vennootschap door bv. een aandeelhoudersovereenkomst. In de vzw’s en stichtingen zijn de UBO’s in principe de leden van de raad van bestuur.
De gegevens die moeten worden geregistreerd, zijn: de naam, het rijksregisternummer, de geboortedatum, het adres waar de persoon verblijft, de nationaliteit en de omvang van aandelen of stemrechten. De gegevens worden bewaard tot tien jaar na het einde van de vennootschap.
Praktisch gebeurt de registratie op de website van de FOD Financiën. (https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register)
De verplichte registratie is dus een maatregel tegen witwassen, financiering van terrorisme en voor het opsporen van fiscale fraude.
Daarom hebben de fiscus en de politie onbeperkt toegang tot het register. Voor burgers is er een beperkte toegang omwille van de wet op bescherming van de privacy (GDPR).
3.2.10 Afsluiten van verzekeringen
Er zijn een aantal verzekeringen die de ondernemer, afhankelijk van de activiteit van de onderneming, verplicht moet afsluiten, zoals: de beroepsaansprakelijkheidsverzekering om zich te verzekeren tegen onopzettelijke schade door een contractuele of een beroepsfout voor advocaten, accountants, architecten of artsen; de verzekering tienjarige aansprakelijkheid voor architecten, aannemers en andere dienstverleners uit de bouwsector; de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering brand en ontploffing voor zaken die toegankelijk zijn voor het publiek (winkels, horecazaken, kantoorgebouwen met meer dan 500 m2 publieke ruimte).
De sancties kunnen bestaan in het verbod om het beroep of de activiteit nog uit te oefenen en een strafrechtelijke sanctie en/of boete. Verder loopt men het risico de slachtoffers zelf te moeten vergoeden.
Daarnaast zijn er ook verzekeringen die niet verplicht zijn maar wel aan te raden, bijvoorbeeld de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, een verzekering BA-uitbating en dies meer.
De FSMA, de overheidsinstelling die de financiële markten controleert, publiceert een lijst met alle wettelijk (wetten, decreten, ordonnanties, KB’s) verplichte verzekeringen per sector. (https://www.fsma.be/nl/lijst-van-de-verplichte-verzekeringen)
3.3 Enkele algemene verplichtingen van ondernemingen
1 In het WER wordt een algemene verplichting van informatie, transparantie en niet-discriminatie opgelegd aan ondernemingen (zie art. III.74 e.v. WER).
2 Een onderneming moet vooreerst informatie over zichzelf verstrekken aan klanten en die informatie op een eenvoudige wijze ter beschikking stellen. Het gaat daarbij onder andere over de naam, de rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer, de algemene voorwaarden, de eventuele contractuele garantie die gegeven wordt …
Op vraag van de klant moet nog bijkomende informatie worden verstrekt. Dat kan bijvoorbeeld gaan om: de manier waarop de prijs wordt berekend, zodat de afnemer de prijs kan controleren, of een voldoende gedetailleerde kostenraming als de precieze prijs van een goed niet kan worden gegeven; een verwijzing naar de geldende beroepsregels en de manier waarop in die regels inzage kan worden verkregen voor gereglementeerde beroepen; eventuele gedragscodes die op de onderneming van toepassing zijn alsook het adres waar zij elektronisch kunnen worden geraadpleegd en de beschikbare talen waarin deze codes kunnen worden geraadpleegd.
3 Daarnaast worden ook verplichtingen opgelegd van niet-discriminatie. Zo mogen de afnemers niet onderworpen worden aan discriminerende vereisten op grond van nationaliteit of woonplaats (art. III.81 WER).
3.4 De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR)
3.4.1 Wettelijke basis
De wettelijke basis is de Algemene Verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).
Een verordening bevat algemene en volledige reglementering die rechtstreeks van toepassing is in alle lidstaten van de EU. Er is dus geen aparte nationale wetgeving vereist. De Verordening is daadwerkelijk in voege getreden op 25 mei 2018.
Bij het online materiaal kun je de Verordening terugvinden.
We gaan in dit onderdeel in op de grote lijnen van de regelgeving in kwestie. Voor verdere informatie kun je ook altijd terecht op de website van de Europese commissie.
3.4.2 Wat is GDPR of AVG?
Dit is Europese wetgeving die de regels bevat in verband met de bescherming van natuurlijke personen, met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van persoonsgegevens (art. 1 AVG).
Onder persoonsgegevens verstaat men alle informatie waardoor iemand geïdentificeerd kan worden, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van de natuurlijke persoon (art. 4 AVG).
VOORBEELD
Soms worden de volgende persoonsgegevens gevraagd bij het maken van een account of het plaatsen van een bestelling op een webshop: je naam, je adres, je telefoonnummer, je leeftijd, of je gehuwd bent of niet, je e-mailadres, een foto van jezelf, een bankrekeningnummer.
Er zijn bepaalde persoonsgegevens die in de wetgeving extra beschermd worden, omdat het zogenaamde gevoelige gegevens zijn. Hiervoor voorziet GDPR in extra regels en dus bescherming.
VOORBEELD
Gevoelige gegevens zijn onder meer politieke opvattingen, religieuze overtuiging, lidmaatschap van een vakbond. Verder gaat het onder meer over gegevens over gezondheid, seksuele geaardheid of strafrechtelijke veroordelingen (art. 9 AVG).
De GDPR is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van de persoonsgegevens en op de verwerking van de persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen (art. 2 AVG).
De GDPR bevat dus regels over wat er mag gebeuren met persoonsgegevens, wat de toe te passen procedures zijn, maar ook hoe deze gegevens beschermd moeten worden.
3.4.3 Een aantal belangrijke regels en rechten van de betrokkene
1 Ondernemingen zijn verplicht om op een begrijpelijke en transparante wijze te informeren (informatierecht) hoe de persoonsgegevens van natuurlijke personen worden verzameld en hoe ze verwerkt worden. Daarnaast zijn ook het recht op inzage, het recht op correctie en wissen en het recht op bezwaar tegen een bepaald gebruik belangrijke rechten van de betrokkene dus van de personen van wie de persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden (Hoofdstuk III art. 12-22 AVG).
VOORBEELD
Je kunt aangeven dat je niet langer gepersonaliseerde aanbevelingen op een webshop wilt ontvangen. Dat wordt bijvoorbeeld voor kleding vaak gebruikt.
Je kunt ook aangeven dat je geen post meer wenst te ontvangen.
Je kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die een webshop van jou bezit.
2 Ondernemingen moeten als de persoon erom vraagt, de persoonlijke gegevens kunnen verwijderen, ook als de gegevens al zijn doorgespeeld of gedeeld met een derde partij (art. 17 AVG).
VOORBEELD
Je hebt je aangemeld bij een supermarktplatform voor levering van bestellingen aan huis. Je hebt een profiel aangemaakt en ook toestemming gegeven voor het bijhouden van je aankoopgeschiedenis. Dat is handig bij volgende bestellingen. Ook je locatiegegevens zijn dus bekend bij het platform. Je wil nu je toestemming voor deze gegevensverwerking intrekken en je gegevens laten verwijderen. Dat is de uitoefening van het recht op verwijdering, de webshop zal de gegevens moeten verwijderen.
3 Ondernemingen zijn verplicht om het verzamelen, het verwerken en het opslaan van de persoonsgegevens te beperken tot specifieke en gerechtvaardigde doelen. Zij moeten deze doelen duidelijk maken aan de persoon van wie de gegevens verzameld worden; de gegevens mogen dus niet verder gebruikt worden voor andere doeleinden (Hoofdstuk III art. 6-22 AVG).
VOORBEELD
In het kader van het algemeen belang en de gezondheid moeten apothekers persoonsgegevens met betrekking tot aankoop van door een arts voorgeschreven medicatie bijhouden. Dit is het farmaceutisch dossier. Het kan voor een individuele persoon belangrijk zijn dat de apotheek bij aankoop van een medicijn kan uitmaken of het mag gebruikt worden in combinatie met medicatie die de persoon al gebruikt. Dit is een gerechtvaardigd doel, waartegen geen bezwaar mogelijk is. De medicatiehistoriek moet ten minste 12 maanden bijgehouden worden. De apotheker kan ook je aankopen registreren zonder voorschrift van een arts, maar hier kun je wel bezwaar tegen maken.
4 Ondernemingen mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld (= opslagbeperking).
VOORBEELD
Een vakantiepark moet, wanneer het persoonsgegevens van de klant verkrijgt, in duidelijke en eenvoudige taal uitleggen waarom het die gegevens nodig heeft (het doel), hoe ze die wenst te gebruiken en hoelang ze bewaard zullen worden.
5 Ondernemingen moeten een lek in de gegevens binnen 72 uur melden aan de GBA, tenzij het lek geen gevaar inhoudt voor de persoonlijke gegevens die verzameld werden. Het is de onderneming die moet kunnen aantonen dat er geen gevaar was voor de persoonsgegevens (art. 33 AVG).
VOORBEELD
Op 1 augustus 2022 werd CASA NV (de interieurketen) slachtoffer van een cyberaanval met een lek in persoonsgegevens tot gevolg. Zij lanceerden op 2 augustus een persbericht en stuurden aan alle betrokkenen op 9 augustus 2022 een e-mail.
De inhoud van de e-mail van CASA NV is te bekijken bij het onlinemateriaal.
Een datalek kan ook ontstaan door het verlies van een USB-stick waarop niet-versleutelde privégegevens van klanten staan.
6 Personen kunnen met de GDPR hun persoonsgegevens eenvoudiger overdragen van het ene bedrijf naar het andere, wanneer zij dat wensen. Personen hebben het recht om hun persoonsgegevens in een gestructureerde vorm te verkrijgen (art. 20 AVG).
VOORBEELD
Als je van energieleverancier, van bank of van gsm-operator wilt veranderen, kunnen je persoonsgegevens ook eenvoudig rechtstreeks overgemaakt worden onder de beschermende regels van GDPR.
De wijze waarop een onderneming met de GDPR-regels omgaat, kun je terugvinden in hun privacybeleid. Het is dus aangewezen om dit privacybeleid eens na te lezen vooraleer je gegevens doorgeeft op bijvoorbeeld een website.
VOORBEELD
Hoe de webwinkel Bol.com met GDPR en dus met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je nakijken via: https://www.bol.com/nl/m/privacy-policy/.
3.4.4 Op welke ondernemingen is GDPR van toepassing?
Iedereen die persoonsgegevens verwerkt valt onder de GDPR. In het bijzonder zijn dus ook alle ondernemingen verplicht de regels van GDPR toe te passen.
De Verordening geeft de volgende definitie van onderneming: ‘een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent, ongeacht de rechtsvorm ervan, met inbegrip van maatschappen en persoonsvennootschappen of verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen’
3.4.5 Wie houdt toezicht op GDPR?
Elke lidstaat moet een toezichthoudende autoriteit aanstellen (hoofdstuk VI, AVG); dat is een onafhankelijke overheidsinstantie. In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) het onafhankelijk orgaan dat erop toeziet dat de bescherming van de persoonsgegevens correct verloopt. De GBA is opgericht door de wet van 3 december 2017.
3.4.6 De functionaris voor gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO) (art. 37-39 AVG)
De functionaris voor gegevensbescherming is de persoon in de onderneming die de toepassing van de GDPR moet controleren. Deze functionaris moet nagaan of de gegevens volgens de regels worden opgeslagen, verwerkt, gedeeld met partners enzovoort.
Niet alle ondernemingen moeten een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen, maar het mag altijd en is ook aan te raden.
De ondernemingen die met gevoelige persoonsgegevens werken en ondernemingen waarbij de dataverwerking vanwege de aard en de omvang en de doelen, stelselmatige observatie op grote schaal vereist, moeten een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen.
Een functionaris voor gegevensbescherming geeft de ondernemer zekerheid dat de regels opgevolgd worden en daarnaast kunnen ook hoge boetes voorkomen worden.
3.4.7 Het verwerkingsregister (art. 30 AVG)
Het verwerkingsregister documenteert hoe de onderneming de persoonsgegevens verwerkt. Het omvat een overzicht van alle datastromen, verwerkingsprocessen en beveiligingen van de persoonsgegevens. Bij controle door de GBA moet je het altijd kunnen voorleggen. Het moet bewaard worden op de maatschappelijke zetel.
Het verwerkingsregister is verplicht voor: alle ondernemingen met meer dan 250 werknemers; alle ondernemingen met minder dan 250 werknemers, die gevoelige persoonsgegevens verwerken, of structureel gegevens verwerken (dus niet toevallig of occasioneel) of die gegevens verwerken waarbij er risico is voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen.
3.4.8 Wat als bedrijven niet in orde zijn, welke sancties kunnen zij krijgen?
Inbreuken op de AVG worden in België beboet door de GBA, de toezichthoudende autoriteit (art. 51 AVG) met een maximumbedrag van 10 miljoen euro, of ingeval het om een onderneming Hoofdstuk 1 Vrijheid van ondernemen en algemene verplichtingen van de onderneming
gaat met een maximaal bedrag van 2 % van de totale wereldwijde omzet van het voorgaande boekjaar, indien dit bedrag hoger is dan 10 miljoen euro.
Wanneer de verplichting om de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming door te geven aan alle betrokkenen niet wordt nageleefd, wordt het plafond van de administratieve boetes verhoogd tot 20 miljoen euro en 4 % van de totale wereldwijde omzet van het voorgaande boekjaar (art. 83, 6 AVG).
Naast deze boetes zijn er ook nog andere maatregelen die de GBA kan nemen in het kader van haar corrigerende bevoegdheden. Zo kan zij onder meer een waarschuwing geven, of een berisping of een aanmaning.
VOORBEELD
De GBA heeft op 28 januari 2021 een boete van 50 000,00 EUR opgelegd aan de onderneming Family Service, die de ‘roze dozen’ verdeelt aan aanstaande moeders, wegens verschillende inbreuken op de AVG, waaronder een gebrek aan transparantie ten aanzien van haar klanten over haar handel in persoonsgegevens. Het bedrijf heeft zonder geldige toestemming gegevens van meer dan 1 miljoen klanten en hun kinderen gedeeld met zakenpartners (zie: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/handel-in-persoonsgegevens-de-gba-bestraft-het-aanbieden-vanroze-dozen).
De GBA heeft op 25 mei 2022 een boete van 50 000,00 EUR opgelegd aan de persgroep Roularta voor het beheer van cookies op de websites levif.be en knack.be. De boete heeft vooral betrekking op de wijze van verzamelen van de toestemming van de gebruiker voor het plaatsen van cookies op zijn apparaat, die niet aan alle voorwaarden van de AVG voldoet. Dit was de eerste beslissing die de GBA nam naar aanleiding van het onderzoek naar het beheer van cookies op de meest populaire Belgische perssites.
Via deze link kun je meer lezen over de regels rond gebruik van cookies: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/nieuws/2023/10/20/de-gba-publiceerteen-checklist-voor-het-correcte-gebruik-van-cookies