Publication du rapport d’évaluation final

œuvre par les unités de programme. L’ERC peut être utilisé pour suivre la mise en œuvre des engagements pris dans les réponses de la direction et des actions clés formulées.

Dans son rapport annuel, le BIE indique le nombre de réponses de la direction et d’actions clés finalisées, initiées, en dépassement de délai ou considérées comme n’étant plus applicables.

La Politique d’évaluation du PNUD requiert une réponse de la direction pour toute évaluation, quel que soit le statut de l’initiative évaluée. Le modèle de réponse de la direction figure en annexe.

Publication du rapport d’évaluation final

Tous les plans et rapports d’évaluation doivent être mis en ligne dans l’ERC33. L’ERC est un site d’information accessible à tous permettant de consulter les plans d’évaluation et les évaluations proprement dites. Certaines informations reprises dans l’ERC sont réservées à l’usage interne du PNUD et nécessitent une autorisation d’accès de la part du BIE. Chaque unité de programme peut nommer plusieurs points focaux pour l’ERC, qui posséderont différentes autorisations d’accès au site leur permettant de mettre des informations en ligne ou de consulter des données à des fins de contrôle.

Une autorisation d’accès est nécessaire pour mettre des plans d’évaluation, des cahiers des charges et des évaluations en ligne. En principe, les points focaux S&E (ou leurs équivalents) disposent de ce type d’accès en utilisant leur adresse électronique et leur mot de passe du PNUD.

Seuls les documents suivants doivent être mis en ligne pour les évaluations finalisées :

 Le cahier des charges final de l’évaluation, dans les deux semaines de sa finalisation ;  Le rapport d’évaluation final, dans les deux semaines de sa validation et finalisation.  Les annexes, en même temps que le rapport d’évaluation.

Il n’est pas nécessaire d’ajouter d’autres documents. Les rapports de démarrage et les pistes d’audit des évaluations ne doivent pas être publiés dans l’ERC. Les unités de programme doivent garder à l’esprit que l’ERC est public. Par conséquent, seuls des documents finaux doivent y être publiés. Les documents ne doivent pas contenir de commentaires ou de corrections, et doivent de préférence être mis en ligne au format PDF, bien que des documents Word soient également acceptables. Par conséquent :

 les pistes d’audit des évaluations ne doivent pas être publiées dans l’ERC ; et  les rapports de démarrage ne doivent pas être publiés séparément dans l’ERC.

Lorsqu’une évaluation est finalisée et a été mise en ligne, les informations précédemment introduites doivent être actualisées, notamment la date de finalisation, le budget de l’évaluation ainsi que les noms et fonctions des membres de l’équipe d’évaluation. Des informations supplémentaires sont disponibles dans le guide de l’utilisateur de l’ERC34 .

33 Voir https://erc.undp.org/ 34 Voir https://erc.undp.org/resources/docs/guidance/ERC-User-Guide.pdf

Recommandations, réponses de la direction et actions clés

Les informations suivantes doivent également être publiées dans l’ERC par le responsable de l’évaluation selon le calendrier ci-dessous :

 Recommandations de l’évaluation adressées au PNUD : mises en ligne dans l’ERC lors de la publication du rapport final (dans les deux semaines de la finalisation).  Réponses de la direction à l’évaluation : mises en ligne dans l’ERC dans les six semaines de la réception du rapport d’évaluation final.  Actions clés : mises en ligne dans l’ERC en même temps que les réponses de la direction.

Chaque recommandation doit être publiée individuellement dans l’ERC et non figurer dans un bloc de recommandations qui aurait été copié-collé. En effet, chaque recommandation ainsi que la réponse de la direction et les actions clés correspondantes font l’objet d’un suivi et de rapports séparés. Lorsque le cahier des charges demande à l’équipe d’évaluation d’établir les enseignements tirés, ceux-ci doivent également être publiés. Une page distincte est disponible à cet effet.