Klant in beeld: Hosokawa Micron

Marij (links) met enkele collega’s die ook regelmatig reizen boeken via UBI.

HOSOKAWA MICRON B.V. BOEKT ZAKELIJKE REIZEN VIA BOEKING-

STOOL UBI: ALLES OVERZICHTELIJK OP EEN RIJTJE

Hoewel ze zelf niet zakelijk reist, is Marij Peelen een belangrijke schakel in het boeken van zakenreizen voor de medewerkers van technologiebedrijf Hosokawa Micron B.V. Met collega’s vormt zij een soort “reisbureau” dat de zakelijke reizen voor de medewerkers boekt via Uniglobes boekingstool ‘UBI’, met waar nodig ondersteuning van het team van Uniglobe Two Travel uit Hoogeveen.

Marij werkt sinds 2007 als management-/HR-assistente voor de afdeling personeelszaken en de directie bij Hosokawa Micron, wereldleider in het leveren van procesoplossingen en -apparatuur voor de mechanische en thermische verwerking van droge en natte poeders. Denk hierbij aan poeders, pasteuze producten, slurries en vloeistoffen voor verschillende industrieën, zoals de chemie, metalen, voedingsmiddelen, veevoeders, cosmetica en farmacie. Het bedrijf is onderdeel van de gelijknamige Hosokawa Micron Group met een Japans moederbedrijf en zusterbedrijven in Duitsland, Engeland, Noord-Amerika en China. Daarnaast werkt het bedrijf met een wereldwijd agentennetwerk. “Dit zijn onze ogen en oren in de desbetreffende landen”, legt Marij uit.

“Je kunt je dus wel voorstellen dat er heel wat heen en weer gereisd wordt”, gaat Marij verder. “Voornamelijk om klanten van over de hele wereld te bezoeken voor salesbezoeken, of juist meer service-gericht. Dus verkopers, projectmanagers en servicemonteurs. Met name de servicemonteurs vertrekken op zeer korte termijn, wat best uitdagend kan zijn qua boeken. De klant belt met een probleem en dat moet zo snel mogelijk opgelost worden. Ook de directie vliegt een enkele keer per jaar richting Japan voor belangrijke meetings bij ons moederbedrijf.” De producten van Hosokowa worden wereldwijd verkocht. “Onze mensen vliegen voornamelijk binnen Europa, maar ook richting de Verenigde Staten, Japan, Zuid-Amerika of Azië.”

Meer overzicht

Deze reizen boekt Hosokawa Micron al een flink aantal jaren bij het Hoogeveense Uniglobe Two Travel. Marij en haar collega’s boeken dit via Uniglobes online boekingstool UBI. “In het verleden boekten wij de verre reizen via Uniglobe en de reizen die met een lowcost airline gemaakt konden worden rechtstreeks bij de maatschappij om kosten te besparen. Dat werd soms wat onoverzichtelijk. Nu brengen we alle boekingen onder bij Uniglobe (inclusief lowcost airlines) en hebben we toe-

“Collega’s hebben deze zomer hun vlucht gemist op Schiphol”

BOEKINGSTOOL UBI

UBI, de online boekingstool waar alle klanten van de Uniglobe-kantoren gebruik van kunnen maken, biedt één overzicht waar alle onderdelen van een zakenreis geboekt kunnen worden. Hiermee zoek, vergelijk en boek je vluchten, accommodaties, internationale treinen, autohuur en taxi’s in één platform. Zo vind je vluchten van honderden luchtvaartmaatschappijen, ook lowcost carriers zoals Transavia en easyJet. De best beschikbare tarieven vanuit een wereldwijd netwerk worden op een rijtje gezet en het reserveren van een stoel aan boord of het bijboeken van bagage kan online.

Deze omgeving wordt per bedrijf volledig op maat ingericht en houdt rekening met persoonlijke voorkeuren. Hierbij kan een reisbeleid (travel policy) geïntegreerd worden met waarschuwingen of restricties als een trip buiten de policy valt. Of stel duidelijke (pre-) acceptatieregels in zodat niets aan het toeval overgelaten kan worden, zoals wie mag reizen, tegen welke tarieven of voorwaarden en met welke luchtvaartmaatschappijen gevlogen wordt. UBI is een goed hulpmiddel voor bedrijven die het fijn vinden om hun reizen zelf te boeken. En waar nodig staan de Uniglobe Travel-experts klaar om te ondersteunen. Je boekt eenvoudig een zakelijke reis online, maar aanvragen kunnen net zo gemakkelijk naar voorkeur en op een gewenst moment uitgewerkt worden door de reisexperts. “Een fijn programma waar alles overzichtelijk bij elkaar staat”, aldus Marij van Hosokawa Micron.

gang tot de reportagetool voor een totaal overzicht op reizigersniveau. Wel boeken we nog steeds zoveel mogelijk zelf via UBI, omdat dit boekingskosten scheelt. Het team in Hoogeveen hebben we altijd achter de hand voor vragen, wat heel fijn is.” Naast het overzichtelijke aspect werd het bedrijf door het Uniglobe-kantoor gewezen op de zorgplicht die werkgevers dragen richting hun medewerkers, ook wel duty of care genoemd. “Het is nu overzichtelijk wie waar op welk moment is. Als ergens een calamiteit is, kunnen we snel handelen om ervoor te zorgen dat onze mensen snel terug in Nederland komen. Daar helpt Uniglobe waar nodig.”

Steeds meer in thuis

De kennis, behulpzaamheid en vriendelijkheid van de medewerkers bij Uniglobe Two Travel springt er voor Marij uit. “Als één van ons een vraag heeft over het boeken, kunnen we altijd bellen. Naar mate je meer werkt met de boekingstool, krijg je steeds meer door hoe het werkt. In het begin vond ik het best ingewikkeld. Er staat veel leeswerk over in welke gevallen een vlucht te wijzigen is of welke tarieven je het beste kunt kiezen. Inmiddels ben ik er meer in thuis”, vervolgt ze. “Daarnaast biedt UBI als groot voordeel PREPAID. Hierbij boeken we een hotel en worden de kosten vooraf via Airplus betaald. Mijn collega hoeft dan niet in het hotel zelf de kosten te betalen. Ook is het voor ons overzichtelijker dat alle kosten van een reis zo op één manier worden afgeschreven.”

Schiphol

De perikelen op Schiphol hebben voor zowel leisure als zakelijke reizigers problemen opgeleverd. Ook voor de medewerkers van Hosokawa Micron. “Verschillende collega’s hebben hun vlucht gemist in deze periode. Gelukkig konden ze na de security omboeken naar een vlucht later, maar daar moest wel erg lang op gewacht worden.” Als het even kan, kijken Marij en haar collega’s naar andere vertrekluchthavens voor de zakelijke reizen. “Toch besluiten we vaak vanaf Amsterdam te vertrekken als de vlucht qua tijd beter uitkomt. Dan proberen we eerder weg te gaan, zodat de vlucht niet gemist wordt.”

Wat voor Hosokawa Micron essentieel is bij het boeken van een zakelijke reis? “De kosten zo laag mogelijk houden, comfort voor de mensen en vluchten vinden die zo goed mogelijk passen in de wensen van de klant en de collega die reist. Uniglobe Two Travel is hier een hele fijne ondersteuning bij.”

PRIVÉVLIEGTUIG OP MAAT:

VAN ZAKENJET TOT SUPERJUMBO

Tekst: Klaas-Jan van Woerkom • Beeld: The Aviation Factory

Een zakenjet huren voor een lastminute vergadering in het buitenland, of een toestel charteren voor een incentivereis? Voor The Aviation Factory is het regelen van passend vervoer al bijna dertig jaar gesneden koek. “Wij brengen als vliegtuigmakelaar vraag en aanbod bij elkaar.”

“We hebben een goede reputatie opgebouwd als broker”, zegt Luc van de Logt, één van de partners van The Aviation Factory. Dagelijks stromen er tientallen aanvragen binnen voor het organiseren van een vlucht. “Als onafhankelijke bemiddelaar kunnen wij overal toestellen vandaan halen. We werken niet alleen met partijen als Transavia en TUI fly, maar met aanbieders uit heel Europa.” Zakenreisagenten weten de Belgische onderneming, die ook vestigingen heeft in Nederland en tal van andere landen, dan ook goed te vinden.

Flexibiliteit

Eén van de redenen dat zakenreisorganisaties aankloppen bij The Aviation Factory is volgens Van de Logt dat reguliere vluchten vaak niet aansluiten op de reisschema’s van de klant. “Dat geldt vooral voor incentives, maar ook directies van bedrijven, sportclubs, politici, Quote 500-leden en zelfs royals maken om die reden van onze diensten gebruik.”

Door een op maat gemaakt vliegschema gaat er zo min mogelijk tijd verloren, doordat de reiziger niet uren van tevoren op een luchthaven hoeft te zijn om in te checken of lang moet wachten op een aansluitende vlucht tijdens een overstap. “Door een eigen vliegtuig te huren ben je niet gewoonweg afhankelijk van de aankomst- en vertrektijden van een lijnvlucht.” Een ‘eigen’ vliegtuig biedt niet alleen maximale flexibiliteit, ook kan er ingespeeld worden op specifieke wensen. “In het geval van een zakenjet zijn er vaak veel meer luchthavens die gebruikt kunnen worden. Vaak liggen kleinere vliegvelden dichter bij de uiteindelijke eindbestemming dan grote hubs.”

The Aviation Factory doet overigens meer dan het regelen van alleen een vliegtuig met bemanning. “Parkeren op de luchthaven van vertrek, gebruik van de VIP-terminal, catering op maat, het bedrukken van de hoofdsteundekjes met het bedrijfslogo, we kunnen nagenoeg overal in voorzien en denken graag mee met de klant.”

Van de Logt stelt dat er voor elke groepsgrootte passend vervoer kan worden georganiseerd. “Of het nu om twee of tweehonderd reizigers gaat, door ons wereldwijde netwerk

“Sinds corona is de vraag naar zakenjets explosief gestegen”

van providers kunnen we allerlei vliegtuigtypes reserveren. Van een kleine privéjet tot bij wijze van spreken een Airbus A380, alles is mogelijk.”

Uitgebreid netwerk

The Aviation Factory heeft volgens Van de Logt een goede relatie met de Nederlandse Uniglobe-kantoren. “We werken veel met ze samen.” De meeste aanvragen komen per mail of WhatsApp binnen bij het team van de vliegtuigbroker. “Uiteraard kunnen zakenreisagenten ons ook bellen, maar dat gebeurt steeds minder. Het meeste contact verloopt digitaal.” Volgens Van de Logt is het beleid om elke aanvraag direct te beantwoorden en binnen 24 uur met een voorstel te komen. “Meestal staat in de aanvraag al om hoeveel reizigers het gaat, en op welke data en tijdstippen er gevlogen moet worden. Daardoor kunnen onze experts snel aan het werk.”

Zoals gezegd heeft het bedrijf al ruim twintig jaar ervaring met het zo snel mogelijk regelen van passend vervoer. “Voor zakenjets bestaat er een speciaal online systeem, waarin wij een aanvraag publiceren. Gerenommeerde exploitanten van dergelijke vliegtuigen krijgen daarvan een melding en kunnen meteen hun interesse tonen en een eerste prijsopgave sturen. Als het gaat om grote groepen, dan putten wij meestal rechtstreeks uit ons eigen netwerk en leggen wij contact met luchtvaartmaatschappijen of ACMI-providers, zoals TUI fly en Transavia. Vaak is het zo dat groepsreizen lange tijd, soms wel twee jaar, van tevoren worden georganiseerd, waardoor vervoerders ver vooruit moeten kijken in hun eigen vliegschema of er een toestel en bemanning beschikbaar zijn.”

Kostenplaatje

Wat kost dat nu eigenlijk, een privévlucht? “Dat is van veel factoren afhankelijk”, legt Van de Logt uit. “Om wat voor vliegtuig gaat het, wordt er in het hoog- of laagseizoen gereisd, wat zijn de wensen qua catering, op welke luchthaven wordt er gevlogen, hoeveel brandstof wordt er verbruikt op een vlucht, dat speelt allemaal mee. Door onze jarenlange ervaring kunnen wij de scherpst mogelijke tarieven hanteren én zorgen wij voor flexibele betalingsvoorwaarden. Sommige luchtvaartmaatschappijen willen soms namelijk wel tien tot dertig procent van de huursom vooraf aanbetaald zien. Dan heb je het over tienduizenden euro’s, terwijl de klant van het zakenreisbureau zijn reis pas één of twee jaar later wil maken en betalen.”

De kosten liggen dus naar verhouding flink hoger dan bij een lijnvlucht. “Daar staan de genoemde voordelen tegenover: maximale flexibiliteit en een vliegschema op maat.” Het is overigens de vraag hoe de kosten zich ontwikkelen. “Sinds corona is de vraag naar zakenjets explosief gestegen, en door personeelstekorten bij airlines is het aantal beschikbare grote vliegtuigen lager dan voorheen.”

“Vijf Boeing 737’s richting Albanië voor Conference League-finale”

Bijzondere momenten

Als vliegtuigmakelaar stelde The Aviation Factory samen met diverse Uniglobe-kantoren enkele bijzondere reizen samen. “Vooral reizen voor voetbalclubs staan mij bij”, zegt Van de Logt. Zo stond dit jaar Feyenoord in de finale van de Conference League, die werd gespeeld in Tirana. “Voor Uniglobe TwoTravel organiseerden wij vluchten voor het team, hun families en de business club. Vijf Boeing 737’s vol gingen er richting Albanië. Een mooie opdracht, die ik zelf van dichtbij mocht aanschouwen. Eerder regelden we al drie Airbus A320’s voor AZ, in samenwerking met Uniglobe THL Travel, toen de Alkmaarders in Engeland tegen Manchester United voetbalden in de groepsfase van de Europa League. Maar ook andere opdrachten waren bijzonder, zoals die van THL die een bekend advocatenkantoor als klant had die met het voltallige personeel een bedrijfsuitje op Mallorca wilden. Toen hadden we twee Boeing 737’s vol uitgelaten reizigers. De kortste vliegreis die we overigens hebben mogen doen was er eentje van St. Maarten naar Saba. Het ging om dertien passagiers die met een klein vliegtuigje de oversteek tussen de twee eilanden maakten. Die vlucht duurde zeven minuten…”