Manual de funciones secretaría relaciones internacionales UPEC by UPEC1

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA ESTATAL DEL CARCHI

FACULTAD DE COMERCIO INTERNACIONAL, INTEGRACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA EMPRESARIAL

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y MARKETING

PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES

ALUMNO: José Bolívar Ordoñez Charfuelán

TUTOR: Dr. Luis Sanipatín Ponce

TULCÁN - ECUADOR 2016-2017

ÍNDICE CAPITULO I ..................................................................................................... 6 1

El Problema ................................................................................................ 6 1.1

Planteamiento ...................................................................................... 6

1.2

Formulación del problema .................................................................... 7

1.2.1

Variable independiente .................................................................. 7

1.2.2

Variable dependiente ..................................................................... 7

1.3

Delimitación .......................................................................................... 7

1.4

Justificación .......................................................................................... 8

1.5

Objetivos .............................................................................................. 9

1.5.1

Objetivo General. ........................................................................... 9

1.5.2

Objetivos Específicos. ................................................................... 9

CAPITULO II .................................................................................................. 10 2.

Marco Teórico........................................................................................ 10 2.1

Antecedentes de la universidad. ........................................................ 10

2.1.1 Misión. ............................................................................................ 10 2.1.2

Visión. .......................................................................................... 11

2.1.3

Estructura Organizacional............................................................ 11

2.2

Fundamentación Científica ................................................................. 13

2.2.1

Definición de Organización Funcional ......................................... 13

2.2.2

Características de la Organización Funcional.............................. 13

2.2.3

Ventajas ....................................................................................... 13

2.2.4

Desventajas ................................................................................. 14

2.2.5

Definición de Manual de Funciones. ............................................ 14

2.2.6

Importancia Del Manual De Funciones. ....................................... 15

2.2.7

Objetivos Del Manual De Funciones. ........................................... 15

2.2.8

Características Del Manual De Funciones. .................................. 16 ii

2.2.9

Limitación de los manuales.......................................................... 18

2.2.10

Estructura Organizacional ........................................................ 19

2.2.11

Competencias........................................................................... 20

2.2.12

Administración de Personal. ..................................................... 20

2.2.13

Reclutamiento de Personal. ..................................................... 20

2.2.14

Selección del Personal. ............................................................ 21

2.2.15

Desempeño laboral del Capital Humano. ................................. 21

2.2.16

Habilidades. .............................................................................. 22

2.2.17

Trabajo en equipo..................................................................... 23

2.2.18

Comunicación ........................................................................... 23

2.3

Vocabulario Técnico ........................................................................... 24

CAPITULO III ................................................................................................. 26 3

Marco Metodológico.................................................................................. 26 3.1. Modalidad del proyecto de pasantías .................................................. 26 3.2. Tipos de Investigación ......................................................................... 26 3.3. Plan de procesamiento y análisis de la información ............................ 27 3.4. Métodos, técnicas e instrumentos de investigación ............................. 27

CAPITULO IV ................................................................................................. 28 4

Marco Administrativo ................................................................................ 28 4.1 Recursos ............................................................................................... 28 4.1.1

Humanos. .................................................................................... 28

4.1.2

Financieros. ................................................................................. 28

4.1.3

Técnicos. ..................................................................................... 28

4.2 4.4 4.5

Presupuesto ....................................................................................... 28 Bibliografía............................................................................................. 30 Anexos ............................................................................................... 32

CAPITULO V .................................................................................................. 33 iii

Propuesta ................................................................................................. 33 5.1

Desarrollo de la propuesta ................................................................. 33

5.1.1

Análisis situacional de la Comisión de R. I. De la UPEC. ........... 34

5.1.2

Eje estratégico para el análisis FODA. ........................................ 34

5.2

Identificación de la Comisión .............................................................. 35

5.2.1

Misión de la Comisión. ................................................................. 36

5.2.2

Visión de la Comisión. ................................................................. 36

5.2.3

Base legal .................................................................................... 36

5.2.4

Composición de Comisión De Relaciones Internacionales. ......... 37

5.2.5

Estructura Organizacional............................................................ 38

5.3

Manual de Funciones. ........................................................................ 39

5.3.1

Identificación Del Cargo. .............................................................. 39

5.3.2

Descripción De Funciones. .......................................................... 39

5.3.3

Perfil Requerido. .......................................................................... 39

5.4

Autoridad y Responsabilidades ......................................................... 40

5.5

Actualización del presente Manual ..................................................... 41

5.6

Diseño y propuesta del Manual de Funciones ................................... 42

5.7

Conclusiones Y Recomendaciones .................................................... 49

INDICE DE TABLAS Tabla 1 Matriz sobre manual de funciones ......................................................... 17 Tabla 2 presupuesto practicas pre-profesionales ............................................... 28 Tabla 3 cronograma de actividades .................................................................... 29 Tabla 4 fotografías de prácticas pre-profesionales ............................................. 32 Tabla 5 Análisis Foda ......................................................................................... 34 Tabla 6 Funciones principales de la comisión .................................................... 35 Tabla 7 integrantes de la Comisión de Relaciones Internacionales ................... 38

INDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Organigrama estructural UPEC aprobado por el CEES ................. 12 Ilustración 2 Organigrama estructural de la Comisión R.I ................................... 38

TEMA: Diseño de manual de funciones para Secretaría de la Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

CAPITULO I 1

1.1

El Problema

Planteamiento

La Universidad Politécnica Estatal del Carchi es una institución de Educación Superior pública, creada con la finalidad de prestar servicio a la población estudiantil del norte ecuatoriano y en especial a la zona fronteriza, con el objetivo, principal en la formación de profesionales en varias carreras de ingeniería. En la actualidad la UPEC, cuanta con varias áreas administrativas de régimen interno que desarrollan procesos inherentes en cada área, en el desarrollo de las practicas pre-profesionales en la Comisión de Relaciones Internacionales se detectó en base a la observación directa, la necesidad de desarrollar un manual de funciones para la secretaría, para mejorar el desempeño laboral de la persona que realiza esta actividad y los funcionarios que conforman la comisión, con el objetivo de maximizar las capacidades individuales y colectivas, permitiendo regular las actividades mediante aplicación de normas y reglas que se deben seguir, su aplicación será responsabilidad del presidente de la comisión, que además le servirá como guía de control y un método de organización. Otro de los antecedentes observados que generan una serie de inconvenientes por la falta de un manual de funciones en la secretaria es detallado a continuación; 

Desconocimiento de las funciones de la secretaría



Dificultades en el manejo de los sistemas de información y comunicación



Desconocimiento de las relaciones jerárquicas



Duplicidad de funciones en la dependencia.



Falta de planeación estratégica, lo que dificulta identificar de manera directa la misión, visión, y objetivos organizacionales. 6



Aplicación técnica de archivo.



Falta de profesionalización para la elaboración de documentos físicos y digitales

Se considera de mucha importancia diseñar e implementar el manual de funciones donde abarque todos los estándares y procedimientos para la toma de decisiones utilizando el ciclo administrativo como es; la planificación, organización, dirección y control de las actividades de la secretaría y una vez definido el manual en un documento sirva como guía para la consecución de los objetivos y metas de la comisión de Relaciones internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

1.2 Formulación del problema ¿La implementación del manual de funciones contribuye en el desempeño de las actividades en la secretaría de la Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi? Variables 1.2.1 Variable independiente Manual de funciones 1.2.2 Variable dependiente desempeño de las actividades en la secretaría

1.3 Delimitación Esta investigación se desarrolló en la Secretaría de Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, ubicada en la Ciudad de Tulcán, Provincia del Carchi. Actividades laborales desarrolladas son en modo de prácticas preprofesionales como requisito para obtener la ingeniería en Administración de

Empresas y Marketing con una duración de 240 horas desde el 01 de julio hasta el 13 de septiembre del 2016.

1.4 Justificación El diseño e implementación del manual de funciones para la secretaría de la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC, permitirá estandarizar las actividades diarias realizadas por la persona responsable de esta dependencia, demostrando actitudes y destrezas para desempeñar el cargo con respeto, pertenecía, y trabajo en equipo lo que contribuirá a la consecución de las metas y objetivos planteados por la comisión. El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en las instituciones públicas.. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico, facilitando la ubicación de documentos y el manejo de información. Este informe contiene una información de primera mano, capaz de ser utilizada en cualquier lugar que se requiera los servicios de una secretaria, su utilización brinda organización, distribución y administración de las actividades relacionados a su lugar de trabajo. Se recomienda a l0s administradores, ejecutivos y empresarios ser utilizado de una manera eficaz y eficiente para minimizar tiempos y costos de ejecución. Durante el tiempo que desarrolle las prácticas pre-profesionales obtuve grandes experiencias, aptitudes y destrezas laborales lo que me permitió aplicar los conocimientos concebidos durante mi etapa académica. Todo esto gracias al apoyo y colaboración del Dr. Luis Sanipatín Ponce, presidente de la Comisión, me permitió formar y fortalecer mis conocimientos para en un futuro formar mi propia empresa.

1.5 Objetivos 1.5.1 Objetivo General. Elaborar un manual de funciones para la secretaría de la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC, utilizando el método de observación directa para recopilar la información necesaria para diseñar una propuesta que sirva como guía en los procedimientos y funciones con el fin de mejorar del desempeño laboral dentro la Comisión. 1.5.2 Objetivos Específicos. -

Recopilar información secundaria y bibliografía que permita sustentar la elaboración del informe.

Establecer de manera formal las normas, funciones y competencias en la secretaría y sus integrantes de la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC.

Definir el perfil de cada puesto de trabajo para orientar la búsqueda del perfil adecuado para ocuparlo.

Realizar un manual de funciones documentado para la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC

CAPITULO II 2. Marco Teórico

2.1

Antecedentes de la universidad.

La Universidad Politécnica Estatal del Carchi, es una institución de Educación Superior pública, creada con la finalidad de prestar servicio a la población estudiantil de la zona norte del Ecuador principalmente a la provincia del Carchi. Según (Cabezas, 2015) La Universidad Politécnica Estatal del Carchi (UPEC) cuenta con el campus universitario ubicado al noroccidente de la ciudad de Tulcán, entre las avenidas Universitaria y Antisana. El actual rector de la universidad, Dr. Hugo Ruiz Enríquez, en su calidad de Diputado de la República, representando a la provincia del Carchi, presentó ante el Honorable Congreso Nacional del periodo 1994 – 1996 el Proyecto de Creación de la Universidad Tecnológica de la Integración (UTI). Después de muchas gestiones y largos debates en el pleno del Congreso, se logró su aprobación; emitiendo además el informe favorable del CONESUP para la Creación de la misma. Dentro de este contexto, Con la creación de la UPEC, y la necesidad de proyectar su imagen universitaria con otras instituciones de Educación Superior nacionales e internacionales, se aprobando la creación de la Comisión de Relaciones Internacionales para que desarrolle las funciones de intercambio académico, crear vínculos formales con instituciones de Educación Superior y firmas de convenios de cooperación y movilidad académica. 2.1.1 Misión. La Universidad Politécnica Estatal del Carchi es una institución de educación superior pública y acreditada, que satisface las demandas sociales a través de la formación de grado y posgrado, la investigación, la vinculación con la sociedad y la gestión, generando conocimientos que contribuyen al desarrollo económico, social, científico-tecnológico, cultural y ambiental de la región.

2.1.2 Visión. Ser una universidad sin fronteras geográficas, acreditada, líder en la formación integral y reconocida por su excelencia, calidad, transparencia y compromiso con el desarrollo de la región y del país.

2.1.3 Estructura Organizacional La Universidad Politécnica Estatal del Carchi, en su parte organizativa, administrativa y operativa ha establecido las líneas de autoridad y responsabilidad para cada uno de sus niveles jerárquicos. Sus departamentos y puestos de trabajo cuentan con infraestructura física adecuada y equipamiento tecnológico con el fin de crear el ambiente propicio para el desarrollo y necesidades de la comunidad universitaria.

Ilustraciรณn 1 Organigrama estructural UPEC aprobado por el CEES

2.2

Fundamentación Científica

2.2.1 Definición de Organización Funcional Según (Thompson, 2007). Este tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones, ha sido utilizado por muchas organizaciones desde mucho tiempo atrás para separar, distinguir y especializar a los subordinados en diferentes áreas funcionales de la empresa. 2.2.2 Características de la Organización Funcional 2.2.2.1

Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta

en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. 2.2.2.2

Línea directa de comunicación. Busca comunicarse directamente

y sin intermediarios, con la mayor rapidez posible entre los diferentes niveles.

2.2.2.3

Énfasis en la especialización. Especialización de todos los

departamentos a cargo. 2.2.3 Ventajas a) Proporciona el máximo de especialización a las diversas secciones, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. b) La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. c) Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias. d) Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

e) Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de expertos con que cuenta la organización.

2.2.4

Desventajas a) Subordinación múltiple: Dado que cada subordinado responde por sus funciones ante muchos supervisores, cada uno especialista en una determinada función, y dado que hay funciones que se superponen, existe el peligro de que el subordinado busque la orientación del especialista menos indicado para solucionar un problema. b) Tendencia a la competencia entre los especialistas: como los diversos cargos son especialistas en determinadas actividades. Tienden a imponer su punto de vista y su enfoque a la organización en los problemas que surgen. Esto conduce a la pérdida de la visión de conjunto de la organización. c) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores

2.2.5

Definición de Manual de Funciones.

Según (Gonzalez, 2012). El manual de funciones es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores. Se debe establecer con claridad responsabilidades y obligaciones para cada uno de los cargos que conlleva, sus requisitos, perfiles, además se debe incluir informes de labores elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se 14

indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. 2.2.6 Importancia Del Manual De Funciones. Según (Gonzalez, 2012). Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas herramientas el Manual de funciones cobra una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. Es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. 2.2.7 Objetivos Del Manual De Funciones. Según (Salas, 2010) El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos: -

Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.

Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.

Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

Según (Carpio, 2014); Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Plantea los siguientes objetivos: -

Equilibrar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándole lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

Facilitar las labores de auditoría, la evaluación de control interno y su vigilancia.

Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.

Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación a la organización.

Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo

Dentro de una organización se puede manifestar que existen varios objetivos que deben cumplirse en el interior de las organizaciones, estos apuntan a lograr la realización de las metas, brindando así un mayor grado de responsabilidad y ahorro de tiempo y recursos. 2.2.8 Características Del Manual De Funciones. Existe una metodología para realizar el manual de funciones, el cual debe cumplir aspectos importantes para su realización, (Carpio, 2014) enumera las siguientes características: a) Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. b) Hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios. 16

c) Satisfacer las necesidades reales de las empresas u instituciones. d) Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.

Matriz de manual de funciones I. RESUMEN DEL PUESTO

Tabla 1 Matriz sobre manual de funciones

UNIVERSIDAD POLITECNICA ESTATAL DEL CARCHI Comisión de Relaciones Internacionales

VERSION: 00

PAGINA

MANUAL DE FUNCIONES DIRECCION

CARGO NIVEL FUNCIONAL LINEA O DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO NUMERO DE CARGOS II. PERFIL REQUERIDO EDUCACION FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA Fuente: José Ordoñez

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES IV. RESPONSABILIDADES NIVEL ALTO MEDIO BAJO Bienes, Equipos y valores ¿cuáles? Documentación ¿cuál? Información confidencial Contacto Interno y externo Dirección y coordinación ¿de qué nivel jerárquico?

V. COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS LABORALES HUMANAS

2.2.9 Limitación de los manuales. Todo manual de funciones tiene limitaciones ya que están sujetos a cambios y modificaciones. a) Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. b) Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. c) Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 18

d) Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. e) e) Exigen un costo en su redacción y confección que se debe afrontarse. f) Exigen una permanente actualización. g) Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles

2.2.10

Estructura Organizacional

Según (Academia, 2014): "Para alcanzar los objetivos organizacionales es necesario estructurar la organización adecuándola a esos objetivos y a la situación de las condiciones específicas en que se encuentre". Este autor, reconoce la influencia del medio exterior sobre los resultados que se obtengan en la consecución de los objetivos, además concuerda con la interacción de aspectos de orden subjetivo y objetivo al plantear que la organización toma una mayor connotación cuando se trata de la organización del elemento vivo en su interacción con el resto de los recursos materiales y financieros en el desarrollo de los procesos organizacionales. 2.2.10.1. Organización Lineal. Según (Chiavenato, 2004): Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su

origen

la organización de los ejércitos de la antigüedad y en la

eclesiástica de la época medieval. El nombre de organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre el superior y los subordinados; de ahí su forma piramidal. Cada jefe recibe y trasmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son rígidas. Es una forma de organización característica de la empresa pequeña o de las entidades en etapas iniciales. Pág.137- 138. 2.2.10.2. Organización Funcional. Según (Chiavenato, 2004): “Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o de especialización de las funciones de cada tarea”. Pág. 139. 19

Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades. Para que la empresa cumpla con los objetivos propuestos y alcance el éxito esperado debe tener una estructura formal establecida con las respectivas funciones para cada departamento, las líneas de mando, sistemas de objetos y metas que se deberán cumplir en cada área. 2.2.11

Competencias.

Según (Alles, 2005): Define a la competencia como: “Las características de personalidad, devenidos comportamientos, que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo. Cada puesto de trabajo puede tener diferentes características en empresas y/o mercados diferentes.” Pág. 29. a)

Competencias Genéricas: son

comportamientos

asociados

con

desempeños comunes a diversas ocupaciones y ramas de la actividad productiva. a) Competencias

Específicas:

comportamientos

asociados

conocimientos de índole técnico vinculadas a un cierto lenguaje o función productiva.

2.2.12

Administración de Personal.

Según (Dessler, 2001); manifiesta que; La administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación

del

esfuerzo,

las

experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. 2.2.13

Reclutamiento de Personal.

Según (Chiavenato, 2004) define como; Un

conjunto

de técnicas y procedimientos que se proponen a traer

candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la organización. Para que el reclutamiento sea eficaz, debe atraer 20

un contingente suficiente de candidatos que abastezca de manera adecuada el proceso de selección. Pág. 128. El reclutamiento parte de las necesidades presentes y futuras de recursos humanos de la organización consiste en la investigación e intervención sobre las fuentes capaces de proveer a la organización del número suficiente de personas necesarias para la consecución de sus objetivos. Es una actividad cuyo objeto inmediato es atraer candidatos de entre quienes elegir a los futuros integrantes de la organización. 2.2.14

Selección del Personal.

Según (Chiavenato, 2004) manifiesta que; La selección del personal es buscar entre los candidatos reclutados, los más adecuados para los puestos disponibles con la intención de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de la organización, Pago, 144 Desde este punto de vista, la selección pretende solucionar dos problemas básicos: a. Adecuación de la persona al trabajo. b. Eficiencia y eficacia de la persona en el puesto. Sin embargo, hoy las organizaciones abandonan sus características burocráticas en favor de nuevos formatos de organización del trabajo. Los departamentos y puestos son reminiscencia del viejo modelo burocrático, y se les sustituye por unidades de negocios y equipos. Así, no siempre es el puesto el elemento básico de partida para elegir a los candidatos. 2.2.15

Desempeño laboral del Capital Humano.

Según (Stoner, 2013) afirma que; “El desempeño laboral es la manera como los miembros de la organización trabajan eficazmente, para alcanzar metas comunes, sujeto a las reglas básicas establecidas con anterioridad”. Se puede entender que el desempeño laboral hace referencia a la manera en que los empleados realizan de una forma eficiente sus funciones dentro de la empresa 21

o institución, con el único fin de alcanzar las metas y objetivos propuestos y así poner en alto el nombre de la institución, al igual que el de sus colaboradores.

2.2.16

Habilidades.

La habilidad se refiere a la capacidad de un individuo para desarrollar las diversas tareas de un puesto. Las habilidades globales de un individuo en esencia están compuestas de varios conjuntos de factores, habilidades intelectuales y físicas. 2.2.16.1 Habilidades Administrativas. Son formas a considerar que realizan los administradores en procura de sus las habilidades o capacidades para alcanzar exitosamente sus metas. 2.2.16.2. Habilidades Técnicas. Las habilidades técnicas constituyen la capacidad de aplicar el conocimiento especializado o experiencia. Todos los trabajos requieren de alguna experiencia especializada, y muchas personas desarrollan estas habilidades técnicas en el trabajo. 2.216.3. Habilidades humanas. La capacidad de trabajar con otras personas, comprenderlas y motivarlas, tanto individualmente como en grupos, Muchas personas son expertas desde un punto de vista técnico, pero incompetentes desde el punto de vista interpersonal. Por ejemplo, pueden ser oyentes pasivos, incapaces de las necesidades de otras personas, o tener dificultades para manejar conflictos. Los administradores llevan a cabo las cosas por medio de otras personas, es necesario que desarrollen sus habilidades humanas de comunicar, motivar y delegar. 2.2.16.4. Habilidades conceptuales. Los administradores deben tener la capacidad mental

de analizar

diagnosticar situaciones complejas. Éstas son las habilidades conceptuales. Por ejemplo, la toma de decisiones requiere que los administradores descubran los problemas, identifiquen opciones que puedan alternativas a fin de seleccionar la mejor. 22

corregirlos

y evalúen

estas

Los administradores pueden ser competentes a nivel técnico e interpersonal, pero pueden

fracasar

causa

incapacidad

para

procesar

interpretar racionalmente la información. 2.2.17

Trabajo en equipo.

Según (Coulter, 2010) diferencia a los grupos de trabajo por sus características propias y únicas; Los

grupos

trabajo

interactúan

básicamente

para compartir

información y para tomar decisiones que ayuden a cada miembro a hacer su trabajo de manera más eficiente y eficaz. No hay necesidad u oportunidad para que los grupos de trabajo se involucren en un trabajo colectivo que requiere un esfuerzo conjunto. Por otra parte, los equipos de trabajo son grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo común y especifico, utilizan su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua, junto con sus habilidades complementarias. Pág. 244. En si el trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. 2.2.18

Comunicación

Según (Chiavenato, Idalberto, 2014): Es el intercambio de información entre personas. Significa divulgar un mensaje o una información. Constituye uno de fundamentales

experiencia

humana

y de

los

procesos

la organización

social. La comunicación requiere de un código para formular un mensaje y enviarlo en forma de señal, por medio de un canal a un receptor que decodifica e interpreta su significado. En la comunicación personal directa hablada es decir, la conversación el lenguaje funciona como código, que es reforzado por elementos de comunicación no verbales. La comunicación interpersonal también se puede dar a distancia, a través de un escrito, el teléfono o internet, que no son otra cosa que medios para transmitir los mensajes. Pág. 94. 23

2.3

Vocabulario Técnico

a) Actividad: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada. b) Área: Parte de la institución en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad. c) Autoridad: Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. d) Coordinación: Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. e) Puesto: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia. f) Cadena De Mando: Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde el área del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento. g) Carga De Trabajo: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeño de un cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupación. h) Comunicación: Transmisión y recepción de información para el logro de una mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una organización. 24

i) Procedimiento de Trabajo: Sucesión ordenada de acciones concatenadas entre sí, que se constituye en función de una tarea específica. El procedimiento implica actividades del personal, determinación de tiempo para realizarlas, uso de recursos materiales y tecnológicos y un método de trabajo y de control para lograr oportunamente el resultado. j) Manual de Organización: Documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, marco jurídico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización. k) Norma: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular los procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas. l) Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación, así como líneas de mando. m) Procedimiento: Guía que señala la secuencia cronológica más eficiente para obtener mejores resultados en una acción concreta. n) Proceso: Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin o) Tarea: Unidad fundamental del trabajo en un proceso, se puede definir como una acción que produce una salida y que puede utilizar una o varias entradas. p) Gestión por procesos: Herramienta que permite examinar la dinámica de la empresa, teniendo en cuenta que ésta se crea con el objetivo de llevar a cabo un propósito, mediante la ejecución de una secuencia articulada de actividades (procesos).

CAPITULO III 3

Marco Metodológico

3.1. Modalidad del proyecto de pasantías

Para la elaboración del presente manual de funciones se llevó a cabo una investigación aplicada, exploratoria, descriptiva y documental; partiendo desde sus inicios el contacto con los funcionarios de la comisión de Relaciones Exteriores de la UPEC, para obtener los datos necesarios para identificar la situación actual de la Comisión. 3.2. Tipos de Investigación -

Investigación Aplicada: Se utilizó este tipo de investigación para conocer las actividades realizadas de manera empírica, permitiendo llevar a la práctica para construir los conocimientos de una manera más científica.

Investigación exploratoria: Para la elaboración del manual de funciones es necesario investigar los antecedentes primarios sobre otros casos de estudios que nos permita recopilar información necesaria para el desarrollo del informe.

Investigación Descriptiva: Se utiliza el método de análisis logrando caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalando características y propiedades; también puede servir para investigaciones que requieran un mayor nivel de profundidad.

Investigación documental: El uso de medios y fuentes secundarias como; Internet, archivos, tesis, documentos digitales y libros, constituyen una fuente de información para complementar nuestro trabajo investigativo.

Técnica utilizada: La utilización de técnicas de investigación permitirá obtener información más precisa para nuestro tema de estudio, para ello se utilizó lo siguiente:

Observación Directa: Esta técnica de investigación tiene gran aceptación. Esta técnica permite conocer, estudiar los fenómenos, los problemas internos y externos. 26

Además se aplicó al momento en el cual los funcionarios realizan sus actividades y posteriormente dar un seguimiento, el cual nos permitió conocer las diferentes actividades que requieren su mejora.

3.3. Plan de procesamiento y análisis de la información Se utilizará herramientas informáticas que permitan la validación y diseño de matrices como: Visio; además software y paquetes informáticos como office; Excel, Word, Power Point, lo que facilitará

el análisis de datos cualitativos

obtenidos en el desarrollo y ejecución del proyecto. 3.4. Métodos, técnicas e instrumentos de investigación Métodos teóricos. -

Histórico – Lógico.- Este método determina los cambios o etapas de un objeto de estudio y su evolución y desarrollo cronológico en un determinado período de tiempo.

Inductivo- Deductivo.- Este método parte de los archivos físicos que se encuentran disponibles en la secretaria de la comisión de Relaciones Internacionales, en donde se generará datos individuales.

Técnica. La técnica aplicada en el proyecto es la observación directa, y a partir de esto se generará datos para diseñar las matrices para realizar el manual de funciones. Instrumento de la investigación Las fichas de observación es un instrumento de investigación de campo. Se usan para registrar datos que aportan otras fuentes como son personas, grupos sociales o lugares donde se presenta la problemática.

CAPITULO IV 4

Marco Administrativo

4.1 Recursos 4.1.1 Humanos. En este proyecto intervendrá como recurso humano el estudiante de la carrera de Administración de empresas y marketing que realizará el desarrollo del mismo. 4.1.2 Financieros.

Para la elaboración de este proyecto se cuenta con el financiamiento directo tanto como en bienes y dinero en efectivo que dispone el ejecutor del proyecto. 4.1.3 Técnicos.

Los materiales y equipos que se va a utilizar para la realización de la investigación son; Computadora. Internet, memoria Flash, Libros, documentos y materiales de oficina. 4.2

Presupuesto Tabla 2 presupuesto practicas pre-profesionales

Detalle

Presupuesto

Papel (una resma)

3,50

Internet

20,00

Impresiones

9,00

Carátula en CD.

3,00

Copia de documentos

4,00

0.35

Anillados

3,00

Movilización (tiempo de ejecución)

54,00

Total Egresos

96,85

Fuente: José Ordoñez

4.3

Cronograma

Tabla 3 cronograma de actividades Actividades de prácticas pre-profesionales

1.-Asistencia a prácticas pre-profesionales 2.- Organización de archivos físicos y digitales 3.-Apoyo en el manejo y ejecución de eventos Nacionales e Internacionales Objetivo 1.- Recopilar información secundaria y bibliografía que permita sustentar la elaboración del informe. 1.-Buscar documentación requerida en Internet, tesis, documentos bibliográficos Objetivo 2.- Establecer las normas, funciones y competencias en la secretaría y sus integrantes de la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC. 1.- Modelo de investigación 2.- Tipos de investigación Objetivo 3.- Definir el perfil de cada puesto de trabajo para orientar la búsqueda del perfil adecuado para ocuparlo. 1.- Recolección de la Información 2.- Plan de procedimiento y análisis de información Objetivo 4.- Realizar un manual de funciones documentado para la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC 1.- Datos informativos 2.- Fundamentación 3.- Elaboración del informe Fuente: José Ordoñez

28/02/2017

01/02/2017

30-12-2016

01-12-2016

31-11-2016

NOVIEMBRE DICIEMBRE FEBRERO/17

01-11-2016

16-10-2016 31-10-2016

OCTUBRE

03-10-2016 15-10-2016

16-09-2016 30-08-2016

SEPTIEMBRE

01-09-2016 15-09-2016

16-08-2016 31-08-2016

AGOSTO

01-08-2016 15-08-2016

16-07-2016 29-07-2016

ACTIVIDADES

01-07-2016 15-07-2016

JULIO

4.4

Bibliografía

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4.5

Anexos

Tabla 4 fotografías de prácticas pre-profesionales

Fuente: José Ordoñez

CAPITULO V

5.1

Propuesta

Desarrollo de la propuesta

El desarrollo de las prácticas pre-profesionales en la Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC, por el tiempo establecido de 240 horas me permitió identificar que dentro del área de la Secretaria no dispone de un manual de funciones que identifique las actividades y normas específicas tanto como para la secretaria como para los demás integrante de la comisión. Además no cuenta con organización administrativa y académica definida dentro de la organización debido a que el presidente cuenta con múltiples tareas por desarrollar, lo que genera algunos contratiempos para la secretaria, otro de los problemas evidentes es la desorganización de la documentación en archivo debido a que no está estructurado sin una respectiva codificación homogénea. En algunos casos hay duplicidad de archivos; así mismo se pudo notar la presencia de documentos que no deberían estar archivados, generando así altos volúmenes de documentos innecesarios y que requieren su eliminación. El diseño de un manual de funciones para la secretaria podría

satisfacer los

requerimientos en materia de gestión y organización de documentos, con la determinación de políticas, reglamentos y normas que se debería adoptar en la dependencia, podría brindar un servicio de calidad y eficiencia hacia las necesidades de la comunidad universitaria. El correcto uso y éxito en la aplicación del manual de funciones en la secretaria de la comisión tiene un carácter transversal, ya que participan en el mismo tanto la secretaria como todas las personas que integran la dependencia, debido a que las actividades realizadas corresponde un trabajo en grupo para conservar de manera adecuada los documentos en un lugar determinado de manera, física y / o digitalmente, a fin de ser localizados de manera rápida y fácil para protegerlos de deterioro o de su extravío en algunos casos. 33

5.1.1 Análisis situacional de la Comisión de R. I. De la UPEC. Para el análisis situacional se aplica una herramienta diagnóstica que provee de los insumos necesarios para un proceso de planeación estratégica, proporcionando la información requerida para la implantación de acciones, medidas correctivas y la generación de nuevos proyectos de mejora. La formulación de este plan estratégico se fundamenta en los resultados de la aplicación de la técnica de diagnóstico FODA y que permite identificar todos los puntos clave para la toma de decisiones. 5.1.2 Eje estratégico para el análisis FODA. El análisis FODA, se realiza según el eje estratégico de gestión de la comisión; Tabla 5 Análisis Foda

FORTALEZAS -

Miembros de la comisión forman un equipo multidisciplinario. Ubicación geopolítica estratégica de la universidad Miembros de la comisión con experiencia en movilidad internacional Apoyo de las autoridades universitaria hacia la comisión

DEBILIDADES -

Alta rotación de miembros de la comisión Redes internacionales no articuladas a programas de movilidad internacional Normativa interna de la comisión sin aprobación. Falta del dominio de idioma ingles para realizar acercamiento con universidades americana y europeas. No cumplimiento de convenios internacionales.

OPORTUNIDADES -

Existencia de redes internacionales vinculadas a programas de movilidad académica para investigación y docencia a nivel latino americana Reconocimiento de la universidad en redes internacionales

AMENAZAS -

Redes internacionales fantasmas Docentes movilizados no dan cátedra internacional Estructura como comisión no permite ser un ente ejecutor si no de asesoría Desarticulación de las unidades académicas con la comisión para efectos de pasantías y giras internacionales

Injerencias de otras unidades administrativas y académicas en la comisión

Fuente: José Ordoñez

5.2

Identificación de la Comisión

Tabla 6 Funciones principales de la comisión

Identificación de la Comisión Nombre de la comisión:

COMISIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES

Objetivo de

Promover y gestionar las relaciones internacionales de la Institución

la Comisión:

con

otras universidades, organismos e instituciones educativas,

culturales, nacionales y del exterior. Funciones Principales 1 Impulsar convenios y programas de promoción social, cultural, con organismos internacionales, nacionales, organismos locales, provinciales, e internacionales; 2 Preparar programas y proyectos de intercambio científico, académico, y cultural, con universidades y organismos nacionales y del exterior; 3 Generar y mantener una base de datos pertinente con información de direcciones, líneas de acción y formatos de presentación, de organismos de cooperación nacionales, e internacionales, sobre convenios, programas, proyectos en ejecución y realizados; 4 Desarrollar programas de cooperación interinstitucional a nivel internacional en áreas de interés de la Universidad; 5 Gestionar y coordinar convenios de intercambio de docentes, estudiantes, y empleados con universidades nacionales y del exterior; 6 Socializar los informes a la comunidad universitaria y externa sobre programas y proyectos que la Universidad desarrolla en el marco de la cooperación internacional;

7 Efectuar

seguimiento

evaluación

convenios

proyectos

cooperación internacional; 8 Asesorar a las unidades académicas y administrativas de la Universidad, en la preparación de convenios; Fuente: José Ordoñez

5.2.1 Misión de la Comisión. Representar la Universidad Politécnica Estatal del Carchi como institución de Educación Superior Pública acreditada para promover e incrementar las actividades de cooperación e intercambio científico, educativo, cultural, técnico con otras instituciones de educación superior internacionales, así como fortalecer los vínculos con los organismos internacionales y redes de apoyo relacionados con la educación superior. 5.2.2 Visión de la Comisión. La comisión de Relaciones Internacionales se habrá consolidado como la unidad rectora e integradora de las

políticas de cooperación internacional del ámbito

educativo, cultural, científico, tecnológico, y de movilidad mediante el intercambio de experiencias educativas, que incorporadas al Sistema de Educación Superior, beneficien al colectivo UPEC y refirmen la condición de Institución de Educación Superior sin fronteras geográficas. 5.2.3 Base legal Estatuto General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi. Atribuciones La Universidad Politécnica Estatal del Carchi, Estatuto General de la UPEC. Resolución Nº 197-CSUP-2013, Consejo Superior Universitario Politécnico de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, se rige por la Constitución de la Republica, la Ley Orgánica de Educación Superior, las normas conexas que expidan el Consejo de Educación Superior, Consejo de Evaluación, Acreditación 36

y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior y la Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia y Tecnología e Innovación, el presente Estatuto, los reglamentos expedidos por los órganos propios de su gobierno y las resoluciones de sus autoridades. Las actividades propias de la UPEC, estarán encaminadas al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo de conformidad con la Ley.

TITULO II DE LA ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD CAPÍTULO I.- DE LOS NIVELES Art. 8.- La Universidad Politécnica Estatal del Carchi está estructurada por: Niveles directivos Niveles ejecutivos Niveles de apoyo y asesoramiento -

Comisión de Relaciones Internacionales

Comisión de evaluación interna

Comisión de Vinculación con la Colectividad

Comisión de Economía Y Finanzas

Etc.

5.2.4 Composición de Comisión De Relaciones Internacionales. Las actividades desarrolladas se controlan a través de la Comisión de Relaciones Internacionales cuya propuesta de acuerdos se trasladan al rectorado de la Universidad para su aprobación. Los miembros de esta Comisión son elegidos por el Rector de la universidad. Composición integrada por docentes que realizan actividades de gestión, dirección, asesoría y apoyo entre ellos se encuentran:

Tabla 7 integrantes de la Comisión de Relaciones Internacionales

N °

TOTAL

DENOMINACIÓN DE CARGO

NECESARIO

DIRECCIÓN Presidente de la Comisión de Relaciones Internacionales.

ASESORÍA

Vocales de asesoría 03

APOYO 3 Vocales de apoyo

OBSERVACIONES

Secretario (a) de la Comisión de Relaciones Internacionales.

Docente de cuarto nivel en diversas áreas relacionadas a la Gestión de Organizaciones o Relaciones internacionales Docentes o delegados de diferentes áreas y departamentos de la Universidad

Docentes o delegados diferentes áreas y departamentos de la Universidad

Asistente Administrativo de la Comisión.

Fuente: José Ordoñez

5.2.5 Estructura Organizacional Comisión de Relaciones Internacionales de la UPEC Ilustración 2 Organigrama estructural de la Comisión R.I

Fuente: José Ordoñez

5.3

Manual de Funciones. Para la elaboración del manual de funciones se definen de la siguiente manera:

5.3.1 Identificación Del Cargo. -

Nombre del cargo: Denominación otorgada al cargo dentro de la Universidad, según nombramiento y designación establecida por Estatutos, Consejo Directivo, y demás disposiciones internas de la Universidad

Nivel funcional Es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos tomando como base los niveles jerárquicos actuales establecidos en la Universidad: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Ejecutivo, Nivel Profesional, Nivel Asistencial y Nivel Operativo.

Dependencia: Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas en Estatutos, Acuerdos y demás disposiciones internas de la Universidad

Jefe

inmediato: Hace

referencia al

cargo de

persona

responsable de la Dependencia (Presidente, Director o Jefe, entre otros) a la cual se encuentra adscrito el trabajador. -

Naturaleza del cargo: Se refiere a sí el cargo es estatutario, es decir, señalado en los estatutos de la Universidad sino se denominará ordinario

Número de cargos: Corresponde al número de cargos por nombre y nivel asignados en cada dependencia

Resumen Del Cargo: Resume la razón de ser del cargo dentro de la Institución y las funciones en general.

5.3.2 Descripción De Funciones. Son las actividades y tareas generales y específicas realizadas por el trabajador en ejercicio del cargo. 5.3.3 Perfil Requerido. Se refiere a los requisitos académicos, de experiencia laboral y competencias (administrativas, laborales y humanas), establecidos por los Estatutos, los 39

acuerdos y demás disposiciones internas de la Universidad para el ejercicio del cargo. -

Educación: Corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para desempeñar el cargo.

Experiencia laboral: Se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de demostrar experticia general y/o específica requerida para el buen desempeño.

Los requisitos exigidos para “Educación” y “Experiencia laboral”, tendrán las siguientes equivalencias. -

Equivalencias: Cada año de experiencia laboral, podrá ser homologada por tres semestres de educación aprobados en áreas afines o relacionadas con el cargo. Estos deberán ser adicionales a los requeridos para el cargo.

La educación no podrá ser homologada, excepto para el nivel operativo, caso en el cual se homologará cada año de experiencia por cada año de estudio o educación. -

Competencias: Son aquellas condiciones que debe poseer un individuo para el desempeño eficaz y eficiente en un determinado contexto laboral, además de los conocimientos básicos y la experiencia.

5.4

Autoridad y Responsabilidades

El presente manual considera las funciones de acuerdo con el cargo y la dependencia en que este ubicado. No es el medio o instrumento para señalar los niveles de autoridad y responsabilidad, dado que estos se encuentran determinados en: -

La ley, para cargos que deben cumplir normatividad de carácter general

Los estatutos, en los que determinan los cargos de autoridad y responsabilidad primarios de la Universidad

La normatividad vigente que establece los órganos de asesoría y coordinación con funciones

de apoyo a las Unidades académico administrativas, de

vigilancia sobre el cumplimiento de la reglamentación vigente y toma de decisiones de interés general 40

normatividad

vigente

específica

sobre

estructura,

funciones

o responsabilidades de cada dependencia y/o cargo -

5.5

Los manuales de procedimientos

Actualización del presente Manual

Después de su aprobación, la coordinación de la actualización del presente manual será responsabilidad del departamento de Talento Humano. Existe responsabilidad de cada director o jefe de departamentos académicos, administrativos para solicitar al departamento de Talento Humano,

las

modificaciones que sean necesarias y pertinentes en cada una de sus dependencias a su cargo, de acuerdo con la rotación o reubicación de personal, traslado definitivo o nuevos empleos, entre otros. Las modificaciones se solicitarán únicamente sobre la “Descripción de las funciones”, las cuales se podrán adicionar, eliminar o modificar teniendo en cuenta su coherencia con la normatividad interna y externa vigente y el manual de procedimientos. Los elementos que componen el manual de funciones se definen de la siguiente manera.

5.6

Diseño y propuesta del Manual de Funciones

I. RESUMEN DEL PUESTO Presidente Comisión de Relaciones internacionales. Fomentar

Cooperación

Internacional entre

universidades

nacionales

Internacionales, apoyando las políticas de desarrollo institucional de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

UNIVERSIDAD POLITECNICA ESTATAL DEL CARCHI Comisión de Relaciones Internacionales PAGINA

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DIRECCION COMISION

CARGO

Presidente Comisión de Relaciones internacionales

NIVEL FUNCIONAL

Área Administrativa

LINEA O DEPENDENCIA

Asuntos Internacionales

JEFE INMEDIATO

Rector de la Universidad

NÚMERO DE CARGOS

1 II. PERFIL REQUERIDO

EDUCACIÓN

Poseer título superior universitario, Estudio de maestría

FORMACIÓN

Acreditar y/o demostrar conocimientos de idioma Ingles, Conocimientos básicos de herramientas informáticas (Word, Excel, Power point y Access).

HABILIDADES

Liderazgo, Capacidad de Dirección, Manejo de grupos, Toma de decisiones, Creatividad e innovación

EXPERIENCIA

Más de 5 años

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Rector y es responsable del cumplimiento de sus funciones, las cuales deberán ser canalizadas únicamente por vía rectorado. DURACIÓN Y REQUISITOS La designación del Presidente de la Comisión de Relaciones Internacionales compete exclusivamente al Rector. Para ocupar el cargo de presidente, se requiere ser ecuatoriano, poseer título de tercer nivel y gozar de buena reputación. FUNCIONES GENERALES a. Elaborar el Plan Operativo Anual de trabajo de cada año lectivo, y someterlo a consideración y aprobación del rector. b. Representar a la Comisión de Relaciones Internacionales. c. Planificar, coordinar, monitorear y evaluar las actividades programadas de la Universidad. d. Elaborar y proponer ante el rectorado los lineamientos de política en concordancia con la política general de la universidad en materia de Cooperación Técnica nacional e internacional. e. Gestionar, orientar, promover la preparación de la documentación para la suscripción de convenios, así como tener a su cargo el Protocolo de Suscripción en coordinación con la Secretaría General y las Unidades correspondientes de la universidad. f. Coordinar y supervisar las acciones de las facultades en las áreas de cooperación técnica nacional e internacional. g. Orientar a las dependencias de la universidad en el cumplimiento de las políticas, fines y objetivos de la cooperación técnica. h. Gestionar ante organismos públicos y privados, nacionales e internacionales, las oportunidades de cooperación, donaciones, becas integrales o parciales en el país o el extranjero, de estudios para el personal docente, administrativo y alumnos a favor de la Universidad. 43

Prestar asesoramiento y evacuar consultas de los organismos y dependencias de la Universidad, en las áreas de su competencia.

Coordinar con los Decanos, representantes de las Facultades, coordinadores de cada convenio, el requerimiento de ejecución del respectivo convenio, los mismos que informarán en forma periódica para la conformidad del Rector.

k. Otras funciones que le asigne el Rector inherentes al cargo.

IV. RESPONSABILIDADES NIVEL ALTO MEDIO BAJO Bienes, Equipos y valores ¿cuáles?

Documentación ¿cuál?

Información confidencial

Contacto Interno y externo

Dirección y coordinación ¿de qué nivel jerárquico?

V. COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Control directivo, toma de decisiones, liderazgo de personas, planeación y organización,

comunicación

efectiva oral y escrita y responsabilidad. LABORALES

HUMANAS

Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y

sentido de pertenencia, presentación

personal, tolerancia a la frustración. 44

I. RESUMEN DEL PUESTO Secretaria de la Comisión de Relaciones Internacionales Es responsabilidad de la Secretaría General definir e implementar criterios, sistemas, normas y métodos para el buen cumplimiento y desempeño de las diferentes acciones y funciones institucional. . UNIVERSIDAD POLITECNICA ESTATAL DEL CARCHI Comisión de Relaciones Internacionales PAGINA

MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE EJECUTIVO

CARGO

Secretaria

NIVEL FUNCIONAL

Asistente Ejecutivo

LINEA O

Asistente Comisión

DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO

Presidente de la Comisión II. PERFIL REQUERIDO

EDUCACION

Título de formación en secretariado Ejecutivo Bilingüe.

FORMACION

Acreditar y/o demostrar conocimientos de idioma Ingles, Conocimientos básicos de herramientas informáticas (Word, Excel, Power point y Access).

HABILIDADES

Calidad del trabajo, trabajo en grupo, confiabilidad, iniciativa, comunicación laboral, compromiso institucional, tratamiento de la información, cumplimiento de normas, relaciones interpersonales, aprendizaje continuo y autocontrol.

EXPERIENCIA

Dos años de experiencia específica o tres años de experiencia relacionada. 45

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES

a) Ser puntual en todas sus actividades y funciones. b) Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos. c) Recibir e informar asuntos que tenga que ver con la comisión, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. d) Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la comisión. e) Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la universidad. f)

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a su jefe inmediato de los compromisos y demás asuntos.

g) Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe inmediato. h) Demostrar mejora y aprendizaje continuo dentro de su lugar de trabajo. i)

Recibir,

radicar,

distribuir y archivar

todos los documentos y demás

correspondencia de la respectiva comisión. j) Velar

por

la adecuada

presentación de la respectiva área de trabajo,

manteniendo en completo orden el sitio de trabajo. k) Coordinar de conformidad con las instrucciones del superior inmediato, reuniones y eventos asistir,

llevando

que éste deba atender o a los cuales deba la

agenda correspondiente

recordando

los

compromisos adquiridos. l) Realizar a solicitud del superior inmediato, todas las labores y tareas que

sean necesarias para el cabal y total cumplimiento de las funciones

inherentes y a cargo de la respectiva comisión. m) Atender dictados y asistir al superior inmediato en todas las labores secretariales propias e inherentes a las funciones de la respectiva área de trabajo.

n) Citar a los vo ca les m iemb ro s de la com isión , docentes coordinadores y personal en general a las reuniones que sean programadas. o) Transcribir, digitar y redactar todo tipo de documentos relacionados con las funciones de la respectiva área, y que sean acordes a la naturaleza de su cargo (cartas, memorandos, circulares, etc.). p) Diligenciar todo tipo de formatos, formularios y demás documentos cuando haya lugar a ello,

y que sean inherentes y necesarios a las funciones

de la respectiva área. q) Atender a los usuarios externos e internos de la respectiva área en lo referente a las funciones a su cargo, así como orientarlos y brindarles información clara y oportuna cuando éstos lo requieran.

IV. RESPONSABILIDADES NIVEL ALTO MEDIO BAJO Bienes, Equipos y valores ¿cuáles?

Documentación ¿cuál?

Información confidencial

Contacto Interno y externo

Dirección y coordinación ¿de qué nivel jerárquico?

V. COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Toma de decisiones, liderazgo de

personas, planeación

y organización, comunicación efectiva oral y escrita y responsabilidad.

LABORALES

HUMANAS

Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrĂŠs, trabajo en equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia. Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos, compromiso y

sentido de pertenencia, presentaciĂłn

personal, tolerancia a la frustraciĂłn.

5.7

Conclusiones Y Recomendaciones

Conclusiones Al finalizar las practicas pre-profesionales en la secretaria de la Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, se llegó a la conclusión que resultan indispensables y fundamental mantener un manual de funciones dentro de la organización, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como financieros, ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento adquirido por la misma organización. Por otra parte se puede concluir que sin una estructura organizacional adecuada el personal difícilmente podrá contribuir al logro de los objetivos de la organización. Una organización será eficiente si su estructura está diseñada para cubrir sus necesidades. Mientras más clara sea la definición de un puesto y las actividades a realizar mejor será la comprensión de las relaciones de autoridad y las relaciones informales con otros puestos se evitarán conflictos y la productividad del personal aumentará. El objetivo principal de este proyecto es realizar una propuesta del Manual de funciones para la secretaria que permita documentar sus funciones, normas y reglamentos,

para

hacer

tangibles

transferibles

sus

conocimientos

experiencias. Como resultado de la investigación se pudieron identificar las principales funciones que se realizan dentro de la comisión, Además estas actividades se documentaron con el diseño del Manual de funciones; con esto se logró simplificar su análisis y hacerlas fácilmente transmisibles para los integrantes de la comisión de Relaciones Internacionales.

Recomendaciones La Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi. Tiene

gran

potencial

crecimiento,

esto debido a que no tiene

competencia directa. Se recomienda que la

Comisión de Relaciones Internacionales de la Universidad

Politécnica Estatal del Carchi tome en consideración la propuesta del Manual de funciones y lo aplique en la secretaria de la comisión, para que de esta manera se puedan estandarizar las operaciones realizadas y los servicios prestados

hacia la

comunidad universitaria. Es importante que se realicen las actualizaciones necesarias al mismo como resultado de la mejora o cambios que puedan ocurrir en la comisión, cabe recalcar que las organizaciones son entes dinámicos los cuales se encuentran en cambio constante por lo que cuando se requiera realizar los mismos es necesario que éstos se reflejen en el manual. Se recomienda que la comisión de Relaciones Internacionales adopte la propuesta de organigrama que contiene el Manual, aunque esta acción implique un gasto para la universidad al tener que contratar más personal, esto debe verse más como una inversión, ya que traerá beneficios al generar mayor eficiencia en los procesos debido a que los miembros de la organización tendrían bien definidas sus responsabilidades y no realizaría tareas que no les corresponden.