Manual de ingreso si activos fijos y bienes de control

UNIVERSIDAD POLITECNICA ESTATAL DEL CARCHI

Facultad de Comercio Internacional, Integración, Administración y Economía Empresarial

Escuela de Administración de Empresas y Marketing

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES DIRECCIÓN FINANCIERA BODEGA TEMA: “Manual de ingresos al Sistema Integrado de Información Módulo de Activos Fijos y Bienes de Control”

NOMBRE:

Mireya Nataly Montenegro Estrada TUTORA: Msc. Sonia Malquin

TULCÁN – ECUADOR

AÑO 2017

INDICE 1. Informe de prácticas pre profesionales ............................................................. 4 1.1.- Planteamiento .............................................................................................. 4 1.2.- Formulación ................................................................................................. 5 1.3.- Delimitación ................................................................................................. 5 1.4.- Justificación ................................................................................................. 5 1.5.- Objetivos ...................................................................................................... 6 1.5.1.- Objetivo General. ................................................................................... 6 1.5.2.- Objetivos Específicos. ........................................................................... 6 2.1.- Antecedentes de la empresa ....................................................................... 7 2.2.- Fundamentación Científica .......................................................................... 9 2.2.1 Administración ......................................................................................... 9 2.2.2 Importancia de la administración: ............................................................ 9 2.2.3 Proceso administrativo: .......................................................................... 10 2.2.4 Definición de manual. ............................................................................ 11 2.2.5 Objetivos del manual ............................................................................. 11 2.2.6 Importancia de un manual. .................................................................... 11 2.2.7 Clasificación de manuales. .................................................................... 12 2.2.4 Estructura de un manual ........................................................................ 14 2.2.5 Ingreso y registro de bienes de larga duración y bienes de control ....... 15 2.2.6 Bienes de larga duración. ...................................................................... 15 2.3.- Vocabulario Técnico .................................................................................. 20 2.4 Variables: ..................................................................................................... 22 2.4.1 Variable Independiente: ............................................................................ 22 2.4.2 Variable Dependiente: ............................................................................... 22 3.1.- Modalidad del Proyecto de Pasantías ........................................................ 23 3.2.- Tipos de Investigación ............................................................................... 23 3.3.- Plan de Procesamiento y Análisis de la Información ................................. 24 3.4.- Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación ................................. 25 4.1.- Recursos: ................................................................................................... 26 4.2.- Presupuesto ............................................................................................... 26 1

4.3.- Cronograma: .............................................................................................. 28 4.4 Bibliografía ...................................................................................................... 29 4.5.- Anexos: ...................................................................................................... 32 4.5.1 Fichas de Observación: ............................................................................ 32 5.1.- Desarrollo de la Propuesta ........................................................................ 34 5.1.5 PROCEDIMIENTO ....................................................................................... 37 CONCLUSIONES.................................................................................................. 51 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 51

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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Descripción del procedimiento .......................................................... 15 Ilustración 2 Usuario .............................................................................................. 38 Ilustración 3 Gestión financiera ............................................................................. 39 Ilustración 4 Gestión de activos fijos ..................................................................... 40 Ilustración 5 Gestión de bienes de control ............................................................ 40 Ilustración 6 Módulo de mantenimiento ................................................................. 41 Ilustración 7 Registro de activos............................................................................ 41 Ilustración 8 Tipo de operación ............................................................................. 42 Ilustración 9 Registro de activos............................................................................ 42 Ilustración 10 Observación .................................................................................... 43 Ilustración 11 Ingreso de características ............................................................... 43 Ilustración 12 Características ................................................................................ 44 Ilustración 13 Centro de costo ............................................................................... 45 Ilustración 14 Asignación de características ......................................................... 45 Ilustración 15 Valores personalizados ................................................................... 46 Ilustración 16 Asignación valor personalizado....................................................... 46 Ilustración 17 Número de serie.............................................................................. 47 Ilustración 18 Etiqueta ........................................................................................... 47 Ilustración 19 Asignación de bienes ...................................................................... 48 Ilustración 20 Asignación de custodios ................................................................. 49 Ilustración 21 Acta de entrega ............................................................................... 50

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Recursos .................................................................................................. 26 Tabla 2 Presupuesto ............................................................................................. 27 Tabla 3 Cronograma ............................................................................................. 28 Tabla 4 Actividades ............................................................................................... 32 Tabla 5 Bodega-Almacén universitario .................................................................. 32 Tabla 6 Bodega-Suministros de aseo ................................................................... 32 Tabla 7 Bodega-herramientas ............................................................................... 33 Tabla 8 Nombres en el SI ...................................................................................... 38 Tabla 9 Registro en Excel ..................................................................................... 43

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1. Informe de prácticas pre profesionales Tema: Manual de ingresos de activos fijos y bienes de control al sistema integrado de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi para mejorar la administración de bodega.

CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1.- Planteamiento En la dependencia de Bodega de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, se lleva un registro tanto de bienes de larga duración como de bienes de control, para lo cual se realiza actualmente primero con una constatación física, por consiguiente se asigna un precio y finalmente se ingresa al sistema integrado que posee la Universidad, sin embargo la dependencia no cuenta con un documento que respalde cada actividad a desarrollarse, lo que implica que funcionarios de la dependencia realicen una inducción a las personas que se incorporen. No obstante a pesar de dicha inducción no existe una guía que sirva como consulta para ejecutar dicho proceso.

Por esta razón es indispensable contar con un manual de ingresos puesto que servirá de apoyo para que el trabajo sea eficiente y eficaz. El presente manual permite al Talento Humano que se incorpore conocer cuál es el proceso para el correspondiente registro ya sea de activos fijos o bienes de control al sistema integrado, para llevar un control sistematizado que permita evidenciar cuales son los bienes que posee la institución. Así mismo contribuye a llevar un registro con transparencia y planificación donde constara la información exacta y verídica.

Para esto también es importante considerar que a través de la Administración de Bodegas permite planificar, prever las necesidades de los demás departamentos.

Sin olvidar que la bodega o almacén es el organismo primordial de una institución porque en ella se custodia todas las adquisiciones que posteriormente se entregara a los demás departamentos, a través de estrategias de administración en la bodega las mismas que permitirán ahorrar tiempo, es decir el Talento Humano podrá ser 4

más productivo e incluso eliminar los tiempos de espera para los solicitantes de suministros de oficina, herramientas o equipos de computación, generando así más rapidez y eficacia.

1.2.- Formulación Para la presente investigación se ha determinado la siguiente problemática. ¿Ineficiente manual de ingreso al sistema integrado de la UPEC influye en la productividad de la dependencia de bodega?

1.3.- Delimitación El presente manual se desarrollara en la ciudad de Tulcán en la Universidad Politécnica Estatal del Carchi enfocado a la dependencia de Bodega durante las prácticas pre profesionales del año 2016.

1.4.- Justificación El presente proyecto tiene como finalidad y está encaminado a brindar una herramienta que permita un adecuado ingreso de bienes de larga duración como de bienes de control, que ayudara a los administrativos y colaboradores que laboren dentro de la dependencia de Bodega-UPEC un ingreso de manera adecuada dichos activos.

De igual forma la presente investigación propone la creación de un manual de ingresos de activos fijos y bienes de control al sistema integrado, tanto en el módulo de activos fijos y bienes de control, con el fin de llevar un control sistematizado de los bienes que posee la universidad.

Es importante señalar que este manual tendrá lineamientos exactos donde se detallara cada actividad que se debe realizar para registrar los bienes que ingresan a Bodega y así establecer custodios que se hagan responsables de los mismos.

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Por consiguiente se complementara con políticas que permitirán a la dependencia mejorar la distribución y la productividad disminuyendo retrasos en la entrega de actas, pedidos a los respectivos departamentos.

A través de esta investigación se pretende lograr resultados favorables tanto para la estudiante que ha realizado las prácticas y también para la dependencia, por cuanto servirá como una guía donde se puede mejorar la atención y productividad evitando errores que retrasen el ingreso de los bienes que posee la Universidad.

Finalmente la elaboración de este manual permitirá disminuir errores en los ingresos, generando más productividad, con lo cual se evitara retrasos en la entrega y etiquetado de los bienes.

1.5.- Objetivos 1.5.1.- Objetivo General.

Elaborar un manual de ingresos que permita ejecutar un registro adecuado de las transacciones en el sistema integrado para generar procesos claros y eficaces dentro de la dependencia de bodega.

1.5.2.- Objetivos Específicos. 

Fundamentar teóricamente a cerca de los parámetros que servirán de apoyo para el diseño del manual y el mejoramiento de la administración de bodega.



Conocer cuál es el manejo del sistema integrado en cada uno de los módulos y analizar las características previas de cada activo para evitar errores en las transacciones.



Diseñar el manual de ingresos con lineamientos específicos para ingresar correctamente los bienes en la gestión financiera.

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CAPITULO II MARCO TEÓRICO 2.1.- Antecedentes de la empresa Según (Suplemento Institucional, 2010) menciona que el Proyecto de Ley de creación de la UPEC fue presentado ante el Congreso Nacional, en mayo del 2003, por el diputado de Carchi de ese entonces, Dr. Hugo Ruíz Enríquez.

Después en diciembre del 2005 el Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP) emitió el informe favorable para la creación de la UPEC, que después de someterse al procedimiento correspondiente, en marzo del 2006, el Presidente de la Republica, Alfredo Palacio, dispuso la promulgación de la ley, publicada con número 2006-36 en el segundo suplemento del Registro Oficial número 244 del 5 de abril del 2006, día histórico en que las aspiraciones y luchas del pueblo carchense de más de cuarenta años se hicieron realidad.

La institución empezó a funcionar en una oficina prestada en el edificio del Gobierno Municipal del cantón Tulcán. En el mes de diciembre del 2010 inauguro su moderno campus universitario Hoy las nuevas generaciones de la UPEC y la sociedad en general disfrutan de condiciones de comodidad, modernas y equipadas acorde a la tecnología más adecuada para la formación profesional.

(EcuadorUniversitario, s.f.) menciona: La universidad Politécnica Estatal del Carchi en tan corto tiempo de fructífera existencia, ya está en la misma categoría de la Universidad Central, de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, de la Universidad de Cuenca, de la Universidad del Azuay, de la Universidad Nacional de Loja, de la Escuela Superior Politécnica del Chimborazo, de la Universidad Técnica de Ambato y de la Universidad Técnica del Norte, instituciones de educación superior que tienen un indiscutible prestigio nacional e internacional.

La Universidad Politécnica Estatal del Carchi tiene como misión comprometerse en desarrollar y transmitir el conocimiento dentro de los principios de tolerancia, respeto, libertad e independencia que deben impregnar todas las relaciones, 7

actividades e iniciativas. Dentro de este marco, el desarrollo de su actividad está basado en dos principios básicos: la orientación al entorno y la calidad. La calidad implica que los procesos de docencia, investigación y servicios son dirigidos y gestionados siguiendo un modelo de mejora de la calidad.

La Universidad Politécnica Estatal del Carchi es una institución de educación superior comprometida en su función social integral; es una universidad sin fronteras que le apunta a la calidad, a la diversificación disciplinar en concordancia con la realidad circundante. Contribuye en el desarrollo y la integración de la comunidad carchense, fronteriza y del Ecuador.

Como se menciona es una Universidad cuyo principal objetivo es educar para tener un mejor desarrollo del Cantón de la provincia del país a través de profesionales que generen fuentes de empleo y se desempeñen diferentes áreas, otorgándole a la universidad profesionales de alto desempeño.

Sin embargo dentro de la Institución existen diferentes departamentos que son de apoyo para el funcionamiento adecuado así tenemos la máxima autoridad como el rectorado, vicerrectorado, la dirección administrativa quien se encarga de reclutar, seleccionar y capacitar al talento humano adecuado para que labore con calidad y excelencia, así mismo cuenta con un departamento financiero que se encarga de que los recursos sean distribuidos de manera eficiente. Dentro del departamento financiero se encuentra la dependencia de Bodega dirigida por el Ingeniero Elio Nixon Urgilés quien desempeña sus funciones como guardalmacén, quien ha dedicado varios años de servicio a la institución, en sus inicios compartió la oficina con adquisiciones es decir funcionaban en la misma oficina, sin embargo la Universidad ha ido creciendo como también sus necesidades es por esta razón que actualmente son oficinas independientes, de igual manera a través del trabajo y gestión el jefe de bodega y sus colaboradores mantienen un control sistemático de todos los bienes que posee e ingresan a la universidad brindando así un servicio oportuno y adecuado.

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La bodega es un pilar importante en la UPEC es el corazón de la institución debido a que provee de materiales de oficina, herramientas, suministros de aseo a toda la Universidad. Esta dependencia cuenta con el Almacén Universitario el mismo que posee todos los materiales de oficina y computación. Así mismo el almacenamiento de herramientas de trabajo que se las facilita a los compañeros de mantenimiento para que ejecuten el trabajo dentro y fuera de las instalaciones que posee dicha institución. Sin olvidar los suministros de aseo para los auxiliares de servicios quienes se encargan de mantener la limpieza de la Universidad.

Es así como la dependencia de Bodega dirigida por el Ingeniero Elio Urgilés y sus colaboradores proveen a todas las dependencias los suministros y herramientas para que se pueda ejecutar el trabajo que cada funcionario desempeña con responsabilidad.

2.2.- Fundamentación Científica Para el presente manual de ingresos es necesario considerar diferentes artículos los mismos que permitirán sustentar la importancia de utilizar un proceso administrativo que conlleve a una organización de procesos sólida, de igual forma donde se refleje el adecuado e idóneo registro, uso y manejo de activos fijos y bienes de control dentro de una institución pública.

2.2.1 Administración Según (Münch, 2010), considera: “La administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización.”

2.2.2 Importancia de la administración:

De igual forma el mismo autor menciona: La administración es una actividad indispensable en cualquier organización, de hecho es la manera más efectiva para garantizar su competitividad.

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Por consiguiente es necesario analizar cada uno de los siguientes elementos: • Objetivos: La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.

• Eficiencia: Se obtiene cuando se logran los objetivos en tiempo y con la máxima calidad.

• Competitividad: Es la capacidad de una organización para generar productos y/o servicios con valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características y calidad, con respecto a los de otras empresas de productos similares.

• Calidad: Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos.

• Coordinación de recursos: Es cuando se optimizan los recursos necesarios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la administración.

• Productividad: Implica la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos. En este sentido, la productividad es la relación que existe entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio y los resultados obtenidos. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. De esta forma se aplica la administración como disciplina.

La importancia de la administración es indiscutible debido a que reporta múltiples ventajas: • A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.

• De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier organización.

• Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en el mercado.

2.2.3 Proceso administrativo: Fayol citado en (Idalberto, 2008), menciona: El acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración, es decir, las funciones del administrador son: 10



Planeación: Avizorar el futuro y trazar el programa de acción.



Organización: Construir las estructuras material y social de la empresa.



Dirección: Guiar y Orientar al personal.



Coordinación: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos



Control: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

2.2.4 Definición de manual.

Según (Benjamín, 2009), menciona: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

2.2.5 Objetivos del manual 

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.



Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal.



Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.



Servir como una fuente de información para conocer la organización.



Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

2.2.6 Importancia de un manual.

Así mismo (Torres, 2014), considera: Los manuales son un instrumento importante en la administración persiguen la eficacia y eficiencia en la ejecución del trabajo asignando al personal para 11

alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación.

2.2.7 Clasificación de manuales.

De igual forma el autor (Benjamín, 2009), considera una clasificación básica: Por su naturaleza o área de aplicación: 

Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.



Macroadministrativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización.



Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específica. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

Por su contenido 

De organización: Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.



De procedimientos: Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización. Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente. La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el 12

desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. 

De políticas: Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad; responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y mejora, y referencias normativas.



De puestos: También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización



De técnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.



De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.

Por su ámbito 

Generales: Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.



Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.



Enfoque: Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad, que son los de uso más generalizado en las organizaciones.

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Para la presente propuesta se utilizara la clasificación por su contenido tomando como referencia el manual de técnicas “Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones” (Benjamín, 2009)

2.2.4 Estructura de un manual El autor (Benjamín, 2009), considera los siguientes lineamientos para la estructura de un manual: 

Índice o contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.



Prólogo, introducción o ambos: El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización. La introducción es una breve explicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

Por consiguiente así mismo la subsecretaria de administración finanzas acota lo siguiente: 

Objetivo del manual: Aquí se debe definir el propósito final que se persigue con la implantación del instrumento. La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; señalar el qué y para qué servirá el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.



Alcance: En este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento, es decir, a quiénes afecta o qué límites e influencia tiene.



Descripción del procedimiento: Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que deberán agruparse en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde

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y cuándo se hace, a través de la narrativa de las etapas que constituyen las diferentes fases del procedimiento.

Ejemplo: Ilustración 1 Descripción del procedimiento

Fuente: http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7462.pdf

2.2.5 Ingreso y registro de bienes de larga duración y bienes de control.

(Blum, 2014), en la resolución N° CGAFN-2014-336 menciona sobre el ingreso y registro de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control que pueden obtenerse por adquisición, comodato, donación o cualquier otra forma valida de adquisición de dominio, debiéndolos valorar, codificar e incorporarlos en el Registro de Inventarios inmediatamente después de recibidos.

De igual forma es indispensable conocer que para el presente manual es necesario identificar los tipos de bienes existentes como son los activos fijos (bienes de larga duración) y bienes de control, los mismos que contienen características innatas que serán identificados con un código único y exclusivo.

2.2.6 Bienes de larga duración.

Para ello (Cordero, 2012), menciona que los bienes de larga duración serán considerados como activos fijos siempre que cumplan con todos y cada uno de los siguientes requisitos: 15

a. Bienes de propiedad de la Universidad. b. Destinados para actividades administrativas, pedagógicas o productivas. c. Costo de adquisición igual o mayor a 100 dólares.

Este tipo de bienes serán ingresados dentro del módulo de activos fijos, con las características que le correspondan. Por ejemplo se considera activos fijos a estación de trabajo en “U”, sillón gerencial, archivador cuatro gavetas, computadores de escritorio o portátiles entre otros.

2.2.7 Bienes sujetos a control.

De la misma manera existen Bienes Sujetos a Control aquellos con un costo de adquisición inferior a cien dólares, serán considerados bienes sujetos a control: silla pluma, basureros, butacas alpha, pizarrones, discos duros entre otros.

Para esto es necesario realizar un registro como lo manifiesta (Blum, 2014) en la resolución mencionada anteriormente se considera el registro contable de los bienes donde serán legalizados mediante una acta entrega-recepción, suscrita por el responsable de la Unidad de Gestión de Almacén y el/la servidor/a que los usara y custodiara.

Cada uno de estos bienes activos o de control será necesario realizar un registro en el sistema de inventarios que maneja la universidad como es el sistema integrado de información, el cual genera una etiqueta para dicho bien que se le denomina la codificación e identificación. “El responsable del Área de Gestión de Almacén realizara la codificación e identificación individual de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control”.

Así mismo al custodio de estos bienes receptara un acta de entrega donde se detalle el código del activo, la descripción completa de las características del bien, departamento al que corresponde, la observación donde se registra las referencias 16

de la compra como el número de factura y a qué departamento va a ser asignado y el valor del bien.

Para designar el precio correcto la dependencia cuenta con bases de datos tanto de muebles de oficina, equipos informáticos, vehículos y de todos aquellos muebles que dispone la Universidad para evitar conjeturas y así otorgarle un precio revalorizado que es el caso de los bienes que actualmente la dependencia está realizando.

Sin embargo cabe destacar que en el caso de compra se realiza un ingreso con el precio de la factura al que fue adquirido el bien.

Considerando que dentro del ingreso al sistema integrado es necesario nombrar un custodio. El guardalmacén de la UPEC emitirá actas de entrega tanto para activos fijos y bienes de control en el cual constara un centro de costo un responsable que será el custodio principal que se hará cargo de los bienes de uso y manejo, para ello se ha considerado la siguiente información:

2.2.8 Asignación de custodios.

(Pólit, 2015), afirma en el acuerdo N° 027-CG-2015: Que, el artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone en el primer inciso que “Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos”.

Es decir los funcionarios de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi se deberán hacer responsables por los activos fijos y bienes de control que cada dependencia tenga a su cargo cumpliendo las siguientes obligaciones:

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a. Firmar el acta de entrega recepción como señal de conformidad respecto de las condiciones de los bienes recibidos para su uso, control y custodia. b. Denunciar inmediatamente ante la autoridad competente la desaparición por hurto, robo o cualquier otro hecho análogo de los bienes que están bajo su custodia. c. Solicitar al departamento de inventarios la transferencia temporal o definitiva de bienes.

Por medio de esta conceptualización se entiende que el adecuado ingreso, manejo y uso de bienes de control y de larga duración es importante, por cuanto existe un organismo regulatorio como la Contraloría General del Estado que verificara cada transacción este correctamente y así mismo a través de esta información se podrá establecer mejoras.

2.2.9 Estrategias de mejora.

De igual forma dentro de la dependencia de bodega es necesario establecer estrategias de mejora que ayuden a generar un control más exhaustivo para contribuir al desarrollo y administración de la dependencia.

Es por ello que (Hurtado, 2011) considera que: La bodega o también llamada almacén, es el sitio donde se guardan o almacenan los inventarios y bienes de la empresa, para su posterior utilización. La bodega, es el corazón de una empresa. La piedra angular de todo negocio. Es el sitio donde se encuentra el capital de una compañía. La bodega, es una de las áreas más importantes de una empresa.

Según (Reyes, 2011) menciona que la administración es un “Conjunto sistemático de reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

Por consiguiente (Saéz, 2009) declara que la administración de bodegas es “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación

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de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas”.

También (Saéz, 2009) comenta: La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.

Considerando que los objetivos de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de existencias, todos ellos en pro de conseguir que los ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente. (Salazar, 2016) Por consiguiente es necesario analizar la codificación de estanterías o pasillos como lo aclara (Salazar, 2016) Toda ubicación que se encuentre en el almacén debe poseer su respectiva codificación (única) que la diferencie de las restantes. El método de codificación que se utilice es decisión propia de la empresa, ya que no existe un estándar de codificación perfecto para todas las empresas.

Las ubicaciones en la zona de almacenamiento pueden codificarse de la siguiente manera: Codificación por estantería: Cada estantería tendrá asociada una codificación correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también estarán identificados con numeración correlativa, así como las alturas de la estantería, empezando por el nivel inferior y asignando números correlativos conforme se asciende en altura.

Para esto a través de estrategias se establecerá normas necesarias para mejorar el desempeño. Así mismo (Gestiopolis , 2016) considera el término estrategia es de origen griego. Estrategeia. Estrategos o el arte del general en la guerra, procedente de la fusión de dos palabras: stratos (ejército) y agein (conducir, guiar). Es el proceso a través del cual una organización formula objetivos, y está dirigido a la 19

obtención de los mismos. Estrategia es el medio, la vía, es el cómo para la obtención de los objetivos de la organización.

Por consiguiente Idalberto Chiavenato define a la estrategia como: “El curso de acción que la organización elige, que proporcionara ganancias y ventajas, a la vez una estrategia es elegir entre varias alternativas la más conveniente”.

El establecimiento de estrategias para la Bodega de la UPEC permitirá que el Talento Humano que se incorpore identifique de manera rápida donde están los suministros de oficina, para despachar los pedidos para las demás dependencias de manera productiva.

Así mismo estas estrategias contribuirán a que el almacenaje de los materiales esté correctamente ubicados, para eliminar espacios ociosos manteniendo a la vista los suministros que con frecuencia solicitan las demás dependencias.

Finalmente la realización de estas estrategias facilitara un mejor desempeño dentro de la dependencia.

2.3.- Vocabulario Técnico 1. Actas: (Tareas, 2011), menciona: “Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de los bienes que ingresan a formar parte de la Universidad.”

2. Custodio Administrativo: (Universitario, 2011), afirma: “Es el responsable directo del uso, custodia y conservación de los bienes recibidos para el desempeño de sus funciones” 3. Sistema Integrado: (Untiveros, 2011), menciona : ” Es un software de aplicación de uso específico que se compone de varios módulos también llamados subsistemas que operan coordinadamente mejorando los niveles de eficiencia y productividad”.

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4. Módulos: Según (Alegsa, 2010) declara que “un módulo es un software que agrupa un conjunto de subprogramas y estructuras de datos”.

5. Gestión Financiera: (Aula.mas, s.f.), menciona: La gestión financiera consiste en administrar los recursos que se tienen en una empresa para asegurar que serán suficientes para cubrir los gastos para que esta pueda funcionar. De esta manera podrá llevar un control adecuado y ordenado de los ingresos y gastos de la empresa.

6. Centro de costo: (Pymes y Autonomos, 2016), declara: “Un centro de costes representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen costes, agrupando estos en unidades de decisión, control y responsabilidad”.

7. Baja de bienes (Universidad Nacional San Marcos, s.f.), menciona “La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza.”

8. Guardalmacén Es el encargado en bodegas públicas o privadas. Es también el responsable de las mercaderías o efectos en los mismos guardados.

9. Acta de Recepción: Es un documento donde se detalla las actividades es decir aquella donde se formaliza la entrega de un bien o una actividad terminada.

10. Comodato Según (Salvador, 2009), declara: “El comodato, que se llama también préstamo de uso “el comodato es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o raíz, para que haga uso de ella”.

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11. Unidad de Medida Según el (Portal Educativo, 2014): La medida es el número de veces que la magnitud contiene a la unidad, en el sistema integrado se elegirá la unidad que corresponde tanto para bienes de control y de larga duración.

12. Codificación (Aula.mas, s.f.): La codificación es el proceso de poner juntos los segmentos de sus datos que parecen ilustrar una idea o un concepto (representados en su proyecto como nodos). De esa forma, la codificación es una forma de hacer abstracción a partir de los datos existentes en sus recursos para construir un mayor entendimiento de las fuerzas que intervienen.

13. Eficacia Alcanzar objetivos y resultados. Un trabajo eficaz es provechoso y exitoso.

14. Eficiencia Ejecutar bien y correctamente las tareas. El trabajo eficiente es un trabajo bien ejecutado.

15. Proceso administrativo Es el nombre que se le da al conjunto de funciones administrativas, incluyendo la planeación, la organización, la dirección y el control.

2.4 Variables: 2.4.1 Variable Independiente: Manual de ingreso al sistema integrado de la UPEC 2.4.2 Variable Dependiente: Mejoramiento de la productividad de la dependencia de Bodega.

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CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO

3.1.- Modalidad del Proyecto de Pasantías En el presente informe de prácticas pre profesionales se aplicara la modalidad cualitativa, debido a que aplicara diferentes tipos de investigación como son la observación, trabajo de campo y la investigación descriptiva las mismas que ayudaran a identificar las variables para así encaminar a una propuesta de valor valida.

3.2.- Tipos de Investigación Para el presente informe se utilizara los siguientes tipos de investigación los mismos que aportaran de manera significativa al desarrollo de la propuesta.

3.2.1 Investigación descriptiva.

(Academia.edu.ec, 2015), menciona que la investigación descriptiva: Se refiere a la etapa preparatoria del trabajo científico que permite ordenar el resultado de las observaciones de las conductas, las características, los factores, los procedimientos y otros variables de fenómenos y hechos. Esta investigación permitirá describir todas aquellas actividades primordiales para ingresar los activos fijos y bienes de control al sistema integrado, así mismo se puede describir como se encuentra actualmente la bodega y establecer estrategias de mejora.

3.2.2 Investigación de campo.

La Investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos.

Según (El Pensante, 2016) declara que la Investigación de Campo se basa en un tipo de investigación, en la cual el investigador acude directamente al ámbito en 23

donde se desarrolla o produce el fenómeno, a fin de hacer una aproximación de tipo exploratoria, en donde trata de explicar y describir los elementos o características vistas a simple vista, con el objetivo de identificar algún tipo de patrón que ayude a su estudio a realizar predicciones con respecto al comportamiento del objeto de estudio.

A través de esta investigación se establece un vínculo dentro de la Universidad para palmar de manera directa cuales son las características innatas que poseen los bienes, así mismo a través de este tipo de investigación permite evidenciar cuales son las características que tienen los diferentes lugares de almacenamiento.

3.2.3 Investigación exploratoria.

Se aplica a través de la investigación en fuentes secundarias para diseñar un manual de funciones y de igual manera establecer las correspondientes estrategias para la dependencia.

3.2.4 Investigación bibliográfica.

Se utilizará este tipo de investigación para fundamentar acerca de cómo elaborar el manual y de igual manera establecer estrategias para ello se ha considerado documentos, libros, artículos páginas web que han permitido establecer la propuesta de valor.

3.3.- Plan de Procesamiento y Análisis de la Información A través de fichas de observación se establecerá las principales actividades para el diseño del manual sin dejar de lado ninguna característica, puesto que así se evitara conjeturas y el cometimiento de errores.

Por consiguiente también se fundamentara a través del trabajo de campo, ya que es una de las principales actividades de bodega de esta manera se podrá estar en contacto directo con los bienes y así analizar las características innatas de cada bien, para evitar errores en la asignación de códigos que identifiquen cada bien de larga duración o de control.

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De igual forma a través de las actividades diarias se ha podido observar cuales son las falencias en el momento de realizar un pedido lo cual permitirá establecer estrategias de mejora.

3.4.- Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación Para el presente informe se ha tomado en cuenta los siguientes métodos técnicas e instrumentos que permitirán recoger información de manera clara y precisa.

“La observación es el proceso de mirar detenidamente en sentido amplio, el experimento, el proceso de someter conductas de algunas cosas o condiciones manipuladas de acuerdo a ciertos principios para llevar a cabo la observación “(Pardinas, 2005) El método a utilizarse es por medio de la observación y a través de la técnica de la visualización de transacciones anteriores registradas para continuar con los mismos lineamientos para el registro de las operaciones.

De igual forma el presente propuesta se apoyara en fuentes secundarias con material bibliográfico que servirá de base para establecer lineamientos en cuanto al manual y a las correspondientes estrategias.

Finalmente los instrumentos a utilizar son: 

Fichas de observación



Internet

25

CAPITULO IV MARCO ADMINISTRATIVO 4.1.- Recursos: Para el manual de ingresos es necesario utilizar tecnología y útiles de oficina como son internet, un computador, un cuaderno, esferos, resaltadores, lápices y borrador.

Recursos indispensables para el cumplimiento de la propuesta que contribuirá en la mejora de la dependencia de Bodega.

Tabla 1 Recursos Recursos Tecnológicos

Recursos materiales

Computador

Valor

Internet

10

Impresora

5

Cuadernos, esferos, lápiz

2,50

Borrador resaltador

1,00

Total

18,50 Elaborado por: Mireya Montenegro Estrada

4.2.- Presupuesto Para el presente informe de prácticas pre profesionales se ha estimado el siguiente presupuesto. Sin embargo cabe señalar que hay materiales que entrega la dependencia los mismos que no se ha considerado un valor para asignar dentro del presupuesto que se detalla a continuación.

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Tabla 2 Presupuesto PRESUPUESTO DEL INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES OBJETIVOS ACTIVIDADES RECURSOS VALOR Fundamentar teóricamente a Recolección de información Materiales cerca de los parámetros que en fuentes secundarias servirán de apoyo para el Procesar la información Internet 12 diseño del manual y el adecuada establecimiento de estrategias Copias 0,3 de administración de la bodega. Realizar las citas textuales correspondientes Conocer cuál es el manejo del sistema integrado en cada uno de los módulos.

Diseñar el manual de ingresos con lineamientos específicos para ingresar correctamente los bienes en la gestión financiera.

Diseño de fichas de Observación módulo activos fijos y bienes de control.

Ingreso al Sistema Integrado

Impresiones

0,5

Internet

1

Analizar la información de las Impresiones fichas de observación

1,1

Elaborar el manual de ingresos Entrega del informe a la tutora y jede de la dependencia

Internet

12

Impresiones

7,5

Anillado Cd Impresión en CD Total

1,25 0,6 4 40,25

Elaborado por: Mireya Nataly Montenegro

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4.3.- Cronograma: Tabla 3 Cronograma OBJETIVOS

ACTIVIDADES

Fundamentar teóricamente a cerca de los parámetros que Recolección de información en servirán de apoyo para el diseño del manual y el fuentes secundarias establecimiento de estrategias de administración de la Elegir la información adecuada bodega.

Conocer cuál es el manejo del sistema integrado en cada uno de los módulos.

Diseñar el manual de ingresos con lineamientos específicos para ingresar correctamente los bienes en la gestión financiera.

Presentar el manual a la tutora y al jefe de la dependencia.

Realizar las citas textuales correspondientes Diseño de fichas de Observación Ingreso al Sistema Integrado Analizar la información de las fichas de observación Elaborar el manual de ingresos Entrega del informe a la tutora y jede de la dependencia

TIEMPO Septiembre Octubre Noviembre X X X X X X X X X

Elaborado por: Mireya Nataly Montenegro

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4.4 Bibliografía (8 de Diciembre de 2010). Obtenido de Suplemento Institucional.

(2015). Obtenido de Academia.edu.ec: http://www.academia.edu/5075869/CLASES_Y_TIPOS_DE_INVESTIGACI ON_Y_SUS_CARACTERISTICAS (8 de Agosto de 2016). Obtenido de Gestiopolis : http://www.gestiopolis.com/unconcepto-de-estrategia/ Alegsa, L. (mayo de 2010). Alegsa.com.ar. Obtenido de http://www.alegsa.com.ar/Dic/modulo.php Aula.mas. (s.f.).

Blum, G. (29 de Diciembre de 2014). Resolucion de Bienes de larga duracion.

Obtenido de http://www.presidencia.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/04/a3_2_Resolucion_Bienes_larga_duraci on.pdf Cordero, C. (12 de Noviembre de 2012). Instructivo para la Administracion y Control de Bienes de Larga Duracion. Obtenido de http://www.uazuay.edu.ec/documentos/instructivo_administracion_control_b ienes.pdf EcuadorUniversitario. (s.f.).

El Pensante. (2016). Obtenido de https://educacion.elpensante.com/lainvestigacion-de-campo-que-es-y-en-que-consiste/ Hurtado, L. (Marzo de 2011). Administracion Estratégica de Bodegas. Obtenido de http://www.lacamara.org/website/images/Seminarios/Material/MARZO2011/ m-administracion-bodegas-29-03-11.pdf mas, A. (s.f.).

Pólit, C. (25 de Agosto de 2015). Contraloria. Obtenido de http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/Acuerdo027-CG2015ReglamentoGeneralparaAdministracinUtilizacinyControlBienesSP.pdf Portal Educativo. (2014). Obtenido de Portal Educativo: http://www.portaleducativo.net/cuarto-basico/550/Unidades-de-medida-delongitud-volumen-masa-tiempo 29

Pymes y Autonomos. (2016). Obtenido de http://www.pymesyautonomos.com/fiscalidad-y-contabilidad/como-definircentros-de-costes-en-una-empresa Reyes, A. (Marzo de 2011). Obtenido de http://www.lacamara.org/website/images/Seminarios/Material/MARZO2011/ m-administracion-bodegas-29-03-11.pdf SaĂŠz, C. (2009). Administracion y Funcionamiento de la Bodega. Obtenido de http://www.2learn.net/diplomados/diplomados/bodega/BODEGAS/Modulo1.pdf Salazar, B. (2016). Obtenido de Ingenieria Industrial: http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/dise%C3%B1o-y-layout-dealmacenes-y-centros-de-distribuci%C3%B3n/ Salvador, U. d. (Junio de 2009). Clasificacion de Contratos Civiles. Obtenido de http://clasificaciondecontratoscivil.blogspot.com/ Tareas, E. d. (Marzo de 2011). Enciclopedia de Tareas. Obtenido de Enciclopedia de Tareas: http://www.enciclopediadetareas.net/2011/03/el-actaconcepto.html Universidad Nacional San Marcos. (s.f.). Obtenido de http://www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/Glosario/indb.htm Universitario, C. (31 de mayo de 2011). Consejo Universitario. Obtenido de Consejo Universitario: http://dspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/21171/1/REGLAMENT O%20INTERNO%20PARA%20LA%20CUSTODIA%20DE%20BIENES%20 Y%20RENDICI%C3%93N%20DE%20CAUCIONES%2031-05-2011.pdf Untiveros, M. (4 de Agosto de 2011). Slideshare. Obtenido de Slideshare.com: http://es.slideshare.net/miriam1785/sistemas-integrados-8768534

30

REFERENCIAS WEB 1. http://www.turismo.gob.ec/wp-content/uploads/2016/06/REGLAMENTOGENERAL-PARA-LA-ADMINISTRACION-UTILIZACION-MANEJO-YCONTROL-DE-LOS-BIENES-Y-EXISTENCIAS-DEL-SECTOR-PUBLICO.pdf 2. http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/Acuerdo027-CG2015ReglamentoGeneralparaAdministracinUtilizacinyControlBienesSP.pdf 3. http://www.finanzas.gob.ec/normativa-de-contabilidad-gubernamental/ 4. http://www.seguridad.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/03/acuerdo025_cge.pdf 5. http://www.finanzas.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/03/A2_MANUAL_PROCEDIMIENTOS_INV ENTARIOS_DEFINITIVO.pdf 6. http://www.presidencia.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2012/09/Instructivo-para-el-Control-yAdministracion-de-Bienes.pdf 7. http://www.uazuay.edu.ec/documentos/instructivo_administracion_control_bi enes.pdf 8. https://educacion.elpensante.com/la-investigacion-de-campo-que-es-y-enque-consiste/ 9. http://metodologia02.blogspot.com/p/tecnicas-de-la-investigacion.html 10. http://www.2learn.net/diplomados/diplomados/bodega/BODEGAS/Modulo1.p df 11. http://www.industrias.ec/archivos/file/SEMINARIOS/OCTUBRE/CURSO%20 BODEGAS%20OCTUBRE.pdf 12. http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_ AUTOINSTRUCCION.pdf 13. http://www.lacamara.org/website/images/Seminarios/Material/MARZO2011/ m-administracion-bodegas-29-03-11.pdf 14. http://datateca.unad.edu.co/contenidos/242005/Archivos_2014_2/Unidad_do s/LIBROG_2.pdf 15. http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7462.pdf

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4.5.- Anexos: 4.5.1 Fichas de Observación: Ingreso de Activos fijos y Bienes de Control Tabla 4 Actividades Nombre del Proceso

Actividades

Ingreso de Activos Fijos 1. Ingreso al Sistema 2. Levantamiento de Información 3. Base de Datos (Precios) 4. Asignación de Precios 5. Ingreso al Módulo de Activos fijos/Bienes de Control 5. Asignación de Activos Fijos/Bienes de Control 6. Impresión de Etiquetas 7. Impresión de Actas de Entrega 8. Etiquetado

Elaborado por: Mireya Nataly Montenegro

Área: Bodega-Almacén Universitario Tabla 5 Bodega-Almacén universitario N° Pregunta 1 ¿Están rotuladas las estanterías?

2 ¿Los materiales están correctamente clasificados?

3 ¿Tiene fácil acceso?

Si No Medida correctiva X Rotular las estanterías X Ordenar y clasificar x

Fuente: Administración de Bodegas

Área: Bodega-Suministros de Aseo Tabla 6 Bodega-Suministros de aseo N° Pregunta 1 ¿Existe orden en la bodega suministros de aseo? ¿Los suministros están separados por tipo de 2 producto? ¿Está correctamente distribuido los espacios de 3 almacenamiento?

Si No x

Medida correctiva Ordenar

X

Clasificar

X

Distribución de almacenaje

Fuente: Administración de Bodegas

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Área: Bodega-Herramientas Tabla 7 Bodega-herramientas N Pregunta ° 1 ¿Existe un registro de salidas de herramientas?

Si No

Medida correctiva

x

Diseñar un registro.

2 ¿Están rotuladas las estanterías? ¿Está correctamente distribuido los espacios de 3 almacenamiento?

X X

Rotular Distribución de almacenaje

Fuente: Administración de Bodegas

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CAPITULO V PROPUESTA 5.1.- Desarrollo de la Propuesta

5.1.1 Titulo de la propuesta.

Procedimiento para ingreso de Activos Fijos y Bienes de Control al Sistema Integrado de Información de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

5.1.2 Introducción.

El presente manual de técnicas para ingreso de activos fijos y bienes de control se plantea con el único fin de brindar una herramienta de trabajo, para que el Talento Humano que se incorpore a la dependencia conozca cual es el proceso a considerar al momento de introducir todas aquellas características que poseen los bienes. De esta manera evitar errores y hacer más efectivo el trabajo.

Según Benjamín Franklin considera que los manuales son requisitos indispensables para trasmitir el conocimiento. Es por esta razón que se ha considerado esta pauta y así hacer más dinámico el trabajo, contribuyendo de manera oportuna al desarrollo de la dependencia.

El presente manual tendrá actividades claras y precisas las mismas que podrán ser seguidas sin ninguna dificultad para el desempeño del trabajo.

De igual manera a través del trabajo de campo actividad primordial dentro de la dependencia se podrá conseguir experticia la misma que facilitara tener un conocimiento más amplio para la asignación tanto de características como de precios.

Finalmente el presente manual servirá como instrumento para ser más productivo y eficiente en el desempeño diario de las correspondientes actividades.

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5.1.3 Alcance.

El presente manual está dirigido a los servidores que laboren en la dependencia de bodega quienes tienen bajo su responsabilidad el ingreso de bienes de larga duración como bienes de control, para llevar un registro sistemático y contribuir al uso, custodio y cuidado de los bienes públicos.

5.1.4 Objetivos Objetivo General: Diseñar un manual de ingresos en el Sistema Integrado de Información que permita estandarizar los procesos para llevar un registro sistemático de los bienes que posee la Universidad.

Objetivos Específicos: 

Analizar las características de la Gestión Financiera de los módulos de Activos Fijos y Bienes de control.



Clasificar los bienes a través de las dos categorías activos fijos y bienes de control para evitar errores en el ingreso al sistema.



Determinar para cada bien características únicas que identifiquen el bien para ingresarlo al sistema integrado.



Describir las actividades de forma clara que permita evidenciar el correcto ingreso de los bienes de cada área o departamento.

5.1.5 MARCO LEGAL Para el presente manual de ingresos se ha tomado en cuenta la siguiente normativa legal que fundamenta el desarrollo del manual de ingresos de activos fijos y bienes de control. 

REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN, UTILIZACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES Y EXISTENCIAS DEL SECTOR PÚBLICO SEGÚN Acuerdo N° 027-CG-2015

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5.1.5 POLITICAS DE MEJORA PARA LA ADMINISTRACION DE BODEGA A través del análisis de las fichas de observación y la investigación se ha determinado las siguientes políticas: 1. Distribuir mejor los espacios del almacén Universitario, por medio de rotulación en las estanterías metálicas lo que facilitara reducir espacios de almacenaje.

2. Rotular las estanterías con los suministros que más salida tienen, para que el talento Humano que se incorpore a la dependencia encuentre de manera rápida los materiales para cumplir con la requisición de los materiales.

3. Colocar por separado los materiales de oficina que se podría denominar sección útiles de oficina. Así mismo establecer una sección solo con equipos de computación y finalmente una sección de libros y revistas.

4. Las

adquisiciones que

se

recepten

en

bodega

serán

colocadas

inmediatamente sin embargo es necesario cumplir con el principio de manejo de inventario como es primeras en entrar, primeras en salir.

5. Colocar un extinguidor dentro de Almacén Universitario como medida de seguridad para evitar cualquier percance.

BODEGA SUMINISTROS DE ASEO Para la bodega de suministros de aseo se plantea las siguientes estrategias 1. Establecer secciones para separar cada suministro y así evitar que se dañe por diferentes sucesos.

2. Realizar un control semestral para verificar que los productos estén en buen estado, para evitar los desperdicios.

3. Rotular con señales de advertencia que son productos inflamables donde se especifique los riesgos que se ocasionaran si no está debidamente manipulados.

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BODEGA HERRAMIENTAS DE MANTENIMIENTO 1. Diseñar un formato que repose en esta bodega donde conste la fecha la descripción del artículo que se facilita el responsable y la firma tanto de entrega como de devolución de la herramienta, a través de este indicador permitirá verificar en qué estado devuelven los empleados las herramientas.

2. Determinar secciones para colocar las herramientas de acuerdo a su uso y manejo y de esta forma hacer más ágil la entrega.

3. Rotular las estanterías con un código principal que ayude a identificar donde están ubicadas las herramientas.

Finalmente se concluye que la inducción a cada una de estas bodegas permitirá al Talento Humano que labora dentro de la dependencia ser más dinámico al momento de ejecutar la entrega de una requisición de materiales, así se contribuirá a ser más productivo y eliminar los tiempos muertos de búsqueda de los suministros.

5.1.5 PROCEDIMIENTO A través del Sistema Integrado de Información permitirá ingresar al módulo de activos fijos y bienes de control llevando un registro adecuado, para controlar el inventario de los bienes que posee la Universidad.

Paso 1. Autorización de un Usuario: Permitirá acceder al sistema integrado. De igual forma el ingreso al Sistema Integrado de Información será a través del navegador Internet Explorer.

Paso 1.1. Iniciar sesión: Se procede a abrir el navegador Internet Explorer en el cual se iniciara sesión con su usuario y su contraseña, así mismo ubicara en la base de datos la palabra UPEC.

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Ilustración 2 Usuario

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.2 Identificar el tipo de bien: En el registro de levantamiento de información donde consta los bienes colocar si es activo o bien de control, para evitar errores en el ingreso al sistema integrado.

NOTA: Una vez iniciado sesión en el sistema integrado se verificara que tipo de bien se va a registrar es importante destacar que la dependencia le proveerá una base de datos donde consta el código ítem, nombre ítem, nombre de la etiqueta y el código con el cual se genera la etiqueta ya sea en activos fijos o bienes de control.

Tabla 8 Nombres en el SI CODIGO ITEM

ITEM SISTEMA INTEGRADO

38121001002

ANAQUEL MODULAR

472110216

RUTEADORES ACCESS POINTS

CLASE CLASE DE BIEN DE NOMBRE ETIQUETA ACTIVO FIJO CONTRO L MODULAR MIXTO TIPO 1 007 (ANTIGUO) ACCESS POINT

100

Fuente: Bodega-UPEC

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Paso 1.3 Elección del Módulo: Dentro del icono Inicio, elegir gestión financiera y luego clic en el módulo de activos fijos/ módulo bienes de control, se aplicara el mismo proceso para los dos casos.

Ilustración 3 Gestión financiera

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.4. Selección activos fijos o bienes de control: Aquí se desplegara un menú, donde se elegirá el módulo de activos fijos si el bien supera un valor superior a los 100 dólares.

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Ilustración 4 Gestión de activos fijos

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.5. Módulo de Bienes de Control: Si fuere el caso que el bien sea menor a 100 dólares se elige la gestión de los bienes de control.

Ilustración 5 Gestión de bienes de control

Fuente: Sistema Integrado UPEC

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Paso 1.6 Elección del Módulo Mantenimiento: Dentro del módulo de activos fijos / bienes de control existe un menú con diferentes comandos para lo cual se elige mantenimiento.

Ilustración 6 Módulo de mantenimiento

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.6 Registro de Activos: Posteriormente en este comando desplegara un menú donde se selecciona la opción registro activos por otros ingresos.

Ilustración 7 Registro de activos

Fuente: Sistema Integrado UPEC

NOTA: Al momento de seleccionar esta pestaña se mostrara un cuadro de dialogo en el que permitirá registrar diferentes campos: dentro del tipo de operación donde se registra de acuerdo a la transacción que se realice se registrara por compra cuando existan facturas, por donación cuando otras instituciones realicen una

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transferencia a las dependencias de la Universidad o por toma física cuando exista levantamiento de información de todo el mobiliario existente en la institución.

Ilustración 8 Tipo de operación

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.7 Posteriormente se completa los diferentes campos como son el destino que se selecciona Bodega UPEC y clic en guardar para que automáticamente se coloquen los otros campos vacíos, es fundamental llevar un registro en Excel para cuando se efectué la asignación de los bienes no exista errores y se pueda evidenciar el número de transacción que se ha realizado.

Ilustración 9 Registro de activos

Fuente: Sistema Integrado UPEC

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Tabla 9 Registro en Excel

DEPARTAMENTO RESPONSABLE N° DE TRANSACCION N° ACTA DE ENTREGA 1410103.008.0157 1410107.003.0043

BIENES ACTIVOS EDIFICIO DE AULAS N° 2 PRIMER PISO AULA N° 104 2813 2880 MESA PROFESOR PROYECTOR DIGITAL

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.8 Ingreso de Observaciones: Aquí se indica la observación donde se especificara de que edificio, departamento u oficina corresponde el bien a registrarse.

Ilustración 10 Observación

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.9 Ingreso de Características de los bienes: Seguidamente se procede a registrar los bienes se especifica en la descripción cuantas unidades son de los activos y el precio que le corresponde.

Ilustración 11 Ingreso de características

Fuente: Sistema Integrado UPEC

43

Además en la parte derecha se visualiza las siguientes letras: 

La letra I. es para designar el centro de costo.



Letra Pr. Es para designar las partes por lo general es utilizada para las partes del computador ya sea portátil o de escritorio.



Letra Cr. Sirve para colocar las características del bien como color, tamaño, material.



Letra Et. Sirve para visualizar la etiqueta, sin embargo si no está designado el centro de costo la etiqueta aparecerá en blanco, de igual forma por cada bien ingreso se genera una etiqueta, es decir 10 computadores se designara 10 etiquetas.

Ilustración 12 Características

Fuente: Sistema Integrado UPEC

NOTA: Así mismo dentro de esta pantalla se presenta la letra I o centro de costo, donde se registra los activos y genera el código único y exclusivo a través de la selección de la clase de activo, el centro de costo, la fecha de compra y la fecha de registro, y el nombre de la etiqueta con la cual se imprimirá para este bien. De igual forma es necesario llenar el campo del CUR que es el COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO.

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Ilustración 13 Centro de costo

Fuente: Sistema Integrado UPEC

El sistema integrado de la Universidad permite ingresar las características que posee cada bien por ejemplo color, tamaño, material que permiten una identificación y control más efectivo.

Ilustración 14 Asignación de características

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Así mismo existen bienes que poseen números de series que no constan en el sistema integrado, para lo cual elegimos valor personalizado.

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Paso 1.10 Ingreso de valores personalizados: En el módulo de activos y bienes de control, elegir mantenimiento y luego clic en Activos fijos/ bienes de control, se desplegara una pantalla completa con el resumen completo del bien.

Ilustración 15 Valores personalizados

Fuente: Sistema Integrado UPEC

En la parte del código digitaremos el código del bien que se quiere registrar el valor personalizado, luego clic en características, se desplegara lo siguiente: Ilustración 16 Asignación valor personalizado

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Clic en valor personalizado y digitamos el número de serie, después clic en guardar y al final se visualizara en ese activo las características correspondientes de forma idónea.

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Ilustración 17 Número de serie

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.10 Etiqueta: Finalmente se visualizara el código de barras a través de la etiqueta que le corresponde a ese bien.

Ilustración 18 Etiqueta

Fuente: Sistema Integrado UPEC

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES DE CONTROL Para continuar con el proceso de ingreso de los activos fijos y bienes de control, es necesario asignar un responsable de dichos bienes para ello se procede de la siguiente manera.

Paso 1.11 Asignación de Bienes: Elegir dentro del comando mantenimiento el módulo correspondiente activos fijos/ bienes de control, y seleccionar entrega inicial.

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Ilustración 19 Asignación de bienes

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Paso 1.12. Asignación de Custodios: Se desplegara un menú donde llenara los campos como son el centro de costo o el de compra en cuanto a activos y bienes de control revalorizados se elige Universidad Politécnica Estatal del Carchi, sin embargo cuando es por compra se coloca el departamento que realizo la orden de compra.

De igual forma el destino se colocara donde se receptaran los bienes, es decir el departamento que va hacer uso del bien. Se elige a la persona o empleado quien va a ser el responsable. Finalmente en el campo código se digita el número que se va a asignar por ejemplo: 1410103.008.0151 conjuntamente aparecerá el nombre de ese código y clic en asignar.

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Ilustraciรณn 20 Asignaciรณn de custodios

Fuente: Sistema Integrado UPEC

Finalmente se visualizara las actas de entrega de la siguiente manera tanto de bienes de control, como de activos fijos las mismas que serรกn entregadas a los custodios principales para que se hagan responsables de los bienes que poseen dentro de cada dependencia.

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Ilustraciรณn 21 Acta de entrega

Fuente: Sistema Integrado UPEC

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CONCLUSIONES Se concluye que a través del manual de ingresos permitirá a la dependencia tener un instrumento de apoyo para el ingreso adecuado de los bienes que posee la universidad.

El manual de ingreso servirá de consulta para los colaboradores de la dependencia y así se evitara errores y retrasos en el ingreso de bienes.

Por consiguiente a través de esta herramienta facilitara mejorar la productividad y eficacia en el desempeño del trabajo puesto que contribuirá al logro de objetivos planteados por la dependencia.

Finalmente se concluye que a través del buen uso de este manual permitirá establecer lineamientos de apoyo para la ejecución correcta de las actividades dentro de la dependencia.

RECOMENDACIONES Se recomienda usar el presente manual para evitar errores en los ingresos de los bienes ya sean activos fijos y de control.

Así mismo se recomienda realizar una inducción previa para evitar cualquier confusión en el registro de los activos.

Finalmente se recomienda actualizar cualquier actividad que sea implementada al software o así mismo la base de datos que posee la dependencia para evitar errores.

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