Guía Eurodesk

INSTITUTO DE LA JUVENTUD

MINISTERIO DE IGUALDAD

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COOPERACIÓN INTERIOR Y EXTERIOR

GUÍA DEL PROGRAMA EURODESK El siguiente documento pretende servir como reglamento interno a todos los puestos locales de la red Eurodesk España.

I.

Estructura de Eurodesk España:

La red de Eurodesk se encuentra sustentada por 3 elementos: A. Organizaciones europeas: -

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Oficina Europea de Eurodesk: fundada en Bruselas en 1996 cuenta actualmente con 5 trabajadores a tiempo completo y 2 becarios, encargados de prestar apoyo a los Socios Nacionales, coordinar actividades, ayudar en el mantenimiento de la red y establece criterios de calidad y objetivos comunes (EYCA, EYF, ERICA,..).

AISBL: asociación internacional con carácter jurídico creada en 1998 para resolver el estatus legal de Eurodesk.

Comité Ejecutivo: elegido entre los Socios Nacionales, el comité se reúne 5 veces al año. Es el vínculo de contacto entre la Comisión Europea y los Socios Nacionales.

B. Los Socios Nacionales: Para que funcione Eurodesk es necesaria la participación de todos los Socios Nacionales, cuyas funciones principales son: -

Tareas administrativas: obtención de fondos de la Comisión.

Actividades en red: participación en la intranet de Eurodesk y dar formación.

Búsqueda y gestión de la información: traducción de la página Web. Gestión de la base de datos y del Portal Europeo de Juventud: revisar y actualizar contenidos y traducción de noticias de la página principal.

Promoción de Eurodesk y del Portal Europeo de Juventud.

C. Los Puestos Locales: Son las oficinas locales repartidas por pueblos y ciudades de toda Europa que dan a conocer a los jóvenes la información, tanto presencialmente como a través de las herramientas informáticas de Eurodesk. Los puestos locales reciben: -

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Documentación: criterios de calidad de Eurodesk, manual de Eurodesk, plan de trabajo en red, documentos para los seminarios y plan de actividades de los socios de Eurodesk.

Seminarios y cursos: el curso de aprendizaje incluye: breve introducción sobre Eurodesk, responsabilidades y atribuciones del Socio nacional, el día a día de trabajo en la red, herramientas de Eurodesk, cómo responder preguntas, estrategias de promoción y estrategias de cooperación. Además, una vez al año, se organiza un Seminario Internacional de Puestos locales y varias reuniones de coordinación a nivel nacional.

Comité Ejecutivo Eurodesk Bruselas (coordinación) Socios Nacionales (desarrollo) Puestos Locales (ejecución)

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II. Derechos y deberes de los puestos locales: Los puestos locales de Eurodesk en España tendrán derecho a: a. Obtener ayuda en tiempo real, intercambiar información con otros países, conocer de primera mano ofertas de trabajo o intercambios juveniles en toda Europa. b. Obtener la información recopilada sobre programas e iniciativas de carácter nacional, así como de organizaciones y personas de contacto y publicaciones de interés para los jóvenes. c. La difusión por parte del Instituto de la Juventud del servicio Eurodesk, de los puestos que lo ofrecen y de la información contenida en sus bases de datos. d. Los medios técnicos (software), manuales de usuario y material diverso para la óptima prestación del servicio. e. Obtener un servicio de asistencia técnica permanente. f. Asistir a cursos/seminarios de formación, tanto de manejo de herramientas informáticas, como de la manera de ofrecer y dar el servicio (cómo afrontar las demandas de información de los jóvenes, cómo trabajan otros puestos,…). g. El servicio de alerta sobre nuevas convocatorias, nuevos programas, etc.: 1) diario: noticias en First Class.

2) mensual: con la edición de un boletín que recoge una amplia variedad de noticias de interés para los jóvenes y aquellos que trabajan con y para ellos, en concreto: las últimas fechas límite de programas, novedades en Europa y novedades en España. h. Obtener traducciones y actualizaciones de la información relativa a programas e iniciativas europeos, así como de organizaciones y personas de contacto y publicaciones de interés para los jóvenes. i. El acceso a la página Web que contiene toda la información de bases de datos Eurodesk http://www.eurodesk.eu. j. Obtener material de difusión, que se pondrá a disposición de los puestos locales en reuniones y actos de difusión. k. La financiación a la asistencia a los seminarios de formación a los puestos locales que sean seleccionados según las características del mismo y las disponibilidades presupuestarias.

Los puestos locales de Eurodesk estarán obligados a: a. Responder las preguntas realizadas a través del Portal Europeo de Juventud a la red Eurodesk (carpeta “Spain” de First Class). b. Promover la información europea entre los jóvenes. c. Colaborar con otras organizaciones que trabajen con jóvenes. d. Participar en los seminarios y eventos organizados por INJUVE relativos al servicio Eurodesk. e. Recoger información de carácter local e incluirla en las carpetas disponibles en First Class a tal efecto si se considera que esa información cumple los criterios de estar dirigida a los jóvenes y tener una dimensión europea. f. Poner a disposición de los usuarios diversos medios de resolución de consultas. g. Responder a las demandas de información por parte de usuarios. Se exige un mínimo de 25 consultas al mes y la participación activa resolviendo al menos una duda a través de First Class por semana para considerar que el puesto Eurodesk se está rentabilizando. h. Dar difusión al servicio e información (prensa, publicaciones propias, ferias, etc.); i. Mandar los mensajes a las carpetas correspondientes para tal fin y nunca en envíos masivos: 1) General: cualquier consulta de caracter general relativa a Europa.

2) Mobility: consultas sobre viajes y estancias en otros países.

3) Partners: solicitudes de búsqueda de interlocutores.

4) Información en España: programas, becas y convocatorias de ámbito regional, nacional o internacional pero abiertas a todo el público.

5) Spain: resolución de cuestiones del Portal Europeo de Juventud.

6) Red en España: boletines y actividades del día a día de la red española.

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III.

Selección de nuevos puestos locales:

Los requisitos necesarios para ser aceptado un nuevo puesto local son: o o o

Ser una organización sin ánimo de lucro. Se estimarán solamente las peticiones de instituciones, ONGs y asociaciones.

Trabajar en el ámbito de información y juventud.

Estar en contacto directo con los jóvenes.

Además, tendrán prioridad las solicitudes que cumplan las siguientes condiciones: o o

Que se solicite para una zona geográfica (CCAA) donde Eurodesk no esté presente.

Que no existan otros puestos locales en la misma provincia.

En todo caso, se ofrecerá un funcionamiento a prueba de 3 meses. Transcurrido este tiempo se notificará la aceptación definitiva o la desestimación del mismo.

Los recursos necesarios que se exigirán a los nuevos puestos locales son: •

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Humanos: Consistente en la asignación al proyecto de personal que recibirá la formación adecuada, tanto de conocimiento del software como de la forma de dar el servicio a los jóvenes. El personal deberá implicarse de forma completa y estable en el proyecto para asegurar el buen desarrollo del mismo, con el objetivo de mantener el estándar de calidad ofrecido. Se exigirá conocimientos básicos de informática y nivel medio de inglés.

Técnicos: Los puestos locales deberán contar con acceso a Internet, así como un hardware de nivel medio.

La selección de los puestos locales se realizará una vez al año. Se podrá realizar una segunda selección si las necesidades de nuevos puestos locales lo requiere.

Existe un modelo de solicitud que deberá remitirse al Injuve para solicitar ser puesto local de Eurodesk.

IV.

Cese de puestos locales:

Las condiciones para el cese de un puesto local como miembro de Eurodesk serán: o o

No participación en la red en más de 3 meses sin causa justificada.

El no cumplimiento de los deberes relacionados en el apartado 2.

En cualquier caso, se notificará a la entidad responsable del puesto local por escrito. En caso de reincidir en los dos meses siguientes se procederá al cese del puesto.

V.

Incentivación de puestos locales:

Se establece un sistema de puntos con el que se premiará a los puestos locales según su actividad anual. Todos los puestos locales parten con 0 puntos y podrán sumar un punto cada mes, hasta un máximo de 10 puntos anuales. Las condiciones para obtener puntos son: -

Responder cuestiones específicas correspondientes a su Comunidad Autónoma en un plazo estimado inferior a 24 horas: 1 punto Mostrarse participativo en FirstClass: 1 punto

Aquel puesto local que se haya mostrado más activo en la red, se beneficiará de ciertos privilegios, en actividades, publicaciones, merchandising, asistencia a reuniones, etc.

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VI.

Socios Cooperantes:

Los socios cooperantes pueden constituirlos personas individuales u organizaciones que trabajen con jóvenes y deseen acceder a las fuentes de información europea sin necesidad de convertirse en puesto local (con sus obligaciones) de forma totalmente gratuita. Para hacerse “socio cooperante” debe enviarse una solicitud al Injuve indicando el puesto local al que se estará adscrito.

I. Qué beneficios tienen: a. b. c. d.

Búsquedas en la base de datos de Eurodesk (área pública); Enlaces sobre movilidad europea; Directorio de contacto con los puestos locales; Servicio interactivo de respuesta “Talk to us”:

* sugerir programas a añadir en la base de datos de Eurodesk; * sugerir nuevos enlaces para el Portal Europeo de la Juventud; e. Trabajo en red con otros trabajadores juveniles. f. Asistencia técnica del puesto local al que se adscriban. g. Recibir el boletín de novedades de Eurodesk de forma mensual.

II. Qué obligaciones tienen: Reuniones periódicas con el puesto local al que se encuentren adscritos para puesta en común de actividades realizadas y futuras.

VII.

Reglas de Oro de First Class: Reglas de Oro para usar la Intranet de EURODESK

• Muéstrese activo en la Intranet. La participación es más que la mera lectura de mensajes: contestar a los mensajes y crearlos es una indicación más de participación en la red. Los puestos locales tiene 24 horas para responder las cuestiones relacionadas con España, pasado este tiempo será los miembros de la Coordinación Nacional quienes respondan a la cuestión.

• No envíe el mismo mensaje a varias conferencias. Si su mensaje se dirige a más de 5 destinatarios, le aconsejamos que lo envíe a una conferencia y no a buzones individuales.

• Use el inglés en las conferencias comunes (Generalidades, Socios, Movilidad, Miembros de ED), y su propio idioma en las conferencias de su escritorio nacional.

• Su respuesta debe ser siempre objetiva, asequible para el usuario y personalizada.

• Escriba una línea de asunto adecuada a su mensaje.

• Use mayúsculas sólo al principio de una frase y en los nombres propios.

• Si olvidara enviar archivos adjuntos, reenvíe el mensaje con dichos archivos usando la funcionalidad de “Anular envío”.

• En su respuesta, cite la consulta o exprésela de otra forma.

• Piense en el tono: una declaración que a usted le parezca irónica puede ser entendida por otros como un sarcasmo o, peor aún, puede tomarse literalmente.

• Mantenga siempre actualizado su información personal.

Reglas de Oro para Atender Consultas del Público dentro de EURODESK •

Cada consulta recibe una respuesta adecuada dentro de la escala temporal apropiada (menos de 48 horas) pero puede existir más de una respuesta posible.

•

Cada respuesta se ajusta a las necesidades de quien la realiza, así que debe ser personalizada, precisa, neutral y comprensible.

•

Cada respuesta facilita a quien la realiza suficiente información.

•

En los casos en que sea posible, cada respuesta incluye un contacto nacional, regional o local al que pueda uno remitirse posteriormente.

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•

Compruebe siempre los URL mencionados en la respuesta. Cerciórese de que cada enlace vaya acompañado de una breve descripción informativa.

•

Añada siempre la firma de correo adecuada (PEJ o Eurodesk) al final de su mensaje.

•

Cerciórese de enviar su respuesta a la dirección de correo electrónico del autor de la consulta.

•

¡Lea siempre la respuesta antes de enviarla!

•

¡No envíe una respuesta que no le gustaría recibir!

VIII.

Charlas y seminarios:

El Injuve se compromete a mantener una serie de charlas y seminarios al año: A. Charlas: las condiciones para las charlas son: - Se atenderán las peticiones de los puestos locales según las condiciones del servicio y la participación activa del puesto local en la red.

- Deberá quedar siempre una persona en el Injuve para atender al resto de los puestos locales.

- Los puestos locales en todo caso deberán asumir todos los gastos que se originen al respecto (desplazamiento, alojamiento y manutención).

B. Seminarios: a lo largo del año se celebrarán, como mínimo: - Un seminario de buenas prácticas.

- Un seminario de actualización/iniciación a las herramientas Eurodesk.

- Dos asambleas de coordinación (una por semestre).

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