magazine 0112

Wekelijks magazine bij jouw krant • 1 december 2018

SLECHT RAPPORT VOOR HET KLASSIEKE FUNCTIONERINGSGESPREK

P. 3 - Acht op de tien bedienden krijgen een functioneringsgesprek Maar wie is er nog blij mee?

P. 6 - Hifluence in Kontich Hier evalueren de collega’s elkaar

P. 7 - Functioneringsgesprek voor de boeg?

Met deze tips ben je voorbereid

1 december 2018 - vacature.com

2

Acht op de tien bedienden krijgen een functioneringsgesprek Maar wie is er nog blij mee?

Het is weer die tijd van het jaar: wie braaf is krijgt lekkers, wie stout is de roe. Nee, we hebben het hier niet over de nakende komst van de goedheiligman, maar over de functionerings- en evaluatiegesprekken waar de agenda's in december traditioneel bol van staan. Gezien de weerzin waarmee veel werknemers én leidingge venden zich daar telkens weer naartoe slepen, vinden sommige experts dat die hun beste tijd nu wel hadden. Of blijft het op de werkvloer toch zinvol om aan het einde van een jaar even terug en/of vooruit te blikken?

Tekst: PIET VERBEEST

Omdat veel mensen de termen verwarren, even het verschil tussen beide begrippen duiden. Een functioneringsgesprek is idealiter een open en opbouwende dialoog over de dagelijkse samenwerking tussen medewerker en leidinggevende. Eerlijke en wederzijdse feedback zorgt ervoor dat beiden verder in hun rol kunnen groeien.

Een evaluatiegesprek draait daarentegen volledig rond de prestaties van de medewerker: haalde hij in de voorbije periode de vooropgestelde doelstellingen? Daarbij gaat het sowieso om eenrichtingsverkeer: vooral de leidinggevende is dan aan het woord. De medewerker geeft alleen de nodige verduidelijking als hem daarom wordt gevraagd.

formele beoordelingsgesprekken kaderen in een strategisch performance managementsysteem", vindt Thomas Van Waeyenberg. "Naast een goede planning vraagt dat ook om een systematische tussentijdse opvolging. De rol van de leidinggevende is daarbij cruciaal. Die moet de lijnen logisch uitzetten, zodat zijn mensen weten waarop ze precies beoordeeld zullen

METEN IS WETEN Tot zover de theorie. In de praktijk blijken de beoordelingsprocedures die we moeten ondergaan velen van ons eigenlijk maar matig te bevallen. "De mensen vinden het wel degelijk nuttig en belangrijk om op tijd en stond betrouwbare prestatie-informatie te krijgen", zegt THOMAS VAN WAEYENBERG, postdoctoraal onderzoeker in de onderzoeksgroep HRM en Organisatiemanagement aan de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de UGent. "Alleen klagen ze over de manier waarop: dat die jaargesprekken vaak te laat worden georganiseerd, te bureaucratisch zijn, in een artificiële setting plaatsvinden, onredelijk veel tijd kosten en een te grote focus leggen op financiële beloningen."

Het loopt dus niet bepaald gesmeerd.

Wat kunnen we daaraan doen? "Om echt resultaats- en ontwikkelingsgericht te kunnen werken, moeten de

Frank Van Massenhove

Leidinggevenden die alleen maar geïnteresseerd zijn in de cijfers, zijn ongetwijfeld blij met zo'n formalistisch evaluatiesysteem.

worden en welke concrete doelstellingen ze moeten halen. Daarnaast moet hij zichtbaar gemotiveerd zijn om zijn leiderschap op te nemen. En tot slot moet hij effectief de ruimte krijgen om zijn team goed te kunnen begeleiden."

Professor ADELIEN DECRAMER vult aan: "Als je als werkgever een systeem ontwikkelt dat puur op controle gericht is, dan kan dat onmogelijk tot betere resultaten leiden. Hét cement tussen de behoeftes van de organisatie en de prestaties van haar medewerkers is voortdurende en liefst informele waarderende feedback door de leidinggevende. Zeker in een innovatieve context, waar mensen zich per definitie kwetsbaar moeten opstellen om de nodige vooruitgang te boeken, is een wederzijds vertrouwen essentieel.

1 dec 2018 - vacature.com

3

Een valkuil waar verantwoordelijken beter ook niet in trappen, is de neiging om medewerkers tegen elkaar af te wegen. De meeste mensen willen hooguit vergeleken worden met de persoon die ze vroeger waren en willen daarbij te horen krijgen dat ze al een hele weg hebben afgelegd. Verder willen ze in de eerste plaats eerlijk behandeld worden. Missen ze die elementaire morele rechtvaardigheid, dan kan dat al een eerste stap richting burn-out zijn."

NIETS WERKT VOOR IEDEREEN Sowieso is lang niet iedereen fan van ‘het systeem’ op zich. FRANK VAN MASSENHOVE, voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid en tien jaar geleden nog overheidsmanager van het jaar, liet al vaker blijken wat hij van het officiële evaluatiesysteem bij de overheid vindt. In zijn ogen houdt het geen steek om alle ambtenaren jaarlijks op identiek dezelfde manier door te lichten. "Deze nutteloze en voor iedereen frustrerende geld- en tijdverslindende machinerie werd in de vorige legislatuur ingevoerd om alle ambtenaren een gelijke behandeling te garanderen.

Elke organisatie heeft nu eenmaal haar eigen cultuur.

Je moet je procedures daar gericht op afstemmen.

Zoals het nu loopt, zijn evaluaties bijna een ritueel geworden. Terwijl iedereen met gezond verstand gewoon snapt dat het absurd is om tot het einde van het jaar te wachten om een probleem aan te kaarten of om een compliment te geven."

"Eigenlijk gaat de hele discussie

4

vacature.com - 1 dec 2018

over functionerings- en evaluatiegesprekken vooral over het soort van leiderschap dat je in je organisatie wil. Leidinggevenden die amper naar hun mensen omkijken en alleen maar geïnteresseerd zijn in de cijfers, zijn ongetwijfeld blij met zo'n formalistisch evaluatiesysteem. Ze volgen de regeltjes. Maar uiteindelijk schiet

niemand daar iets mee op. Onze FOD kiest bewust voor een heel ander type leider: iemand die dag in dag uit dichtbij zijn mensen staat, ziet het meteen als iemand problemen heeft en gaat na hoe hij hem vooruit kan helpen. Zo'n coachend, motiverend leiderschap is wel alleen mogelijk als de groep niet te groot is. Onze teams

tellen bewust hooguit 12 tot 15 man.

Dat laat onze chefs ook toe om waakzaam te zijn als iemand boven zijn toeren draait en regelrecht op een burn-out afstevent. Die continue opvolging brengt veel rust in de groep.

De overgrote meerderheid van onze mensen weten van zichzelf dat ze goed bezig zijn en gaan fluitend naar

"Medewerkers krijgen het liefst voortdurende en informele waarderende feedback door de leidinggevende." - Adelien Decramer

20% van de CEO’s niet blij met evaluatiesysteem Een jaarlijks functioneringsgesprek is in veel bedrijven de standaard. Dat blijkt uit een bevraging (eind 2017) van Acerta bij 400 ondernemingen. In 80% van de bedrijven gaan bedienden jaarlijks op de koffie voor een goed gesprek.

Bij arbeiders ligt dat aantal lager (60%). Waarom bedrijven functioneringsgesprekken organiseren? 55% van de CEO’s en hr-managers ziet het als een uitgekiend moment om feedback te geven op de prestaties van het voorbije jaar. Voor 28% is dat zelfs het belangrijkste doel. Ongeveer 20% geeft aan tijdens het gesprek vooral vooruit te kijken naar het komende jaar.

Tot slot blijkt 20% van de CEO’s en hr-managers niet helemaal blij met het evaluatiesysteem dat ze vandaag hanteert. Ze vinden het belangrijk om te evalueren, maar hebben nog niet de juiste formule in huis om het maximum uit een functioneringsgesprek te halen.

Tekst: LUDOVIC VANHEE

hun jaargesprek. Op veel andere plekken doen mensen dat eerder met lood in de schoenen."

De leidinggevenden van de FOD Sociale Zekerheid concentreren zich bij hun formele evaluaties uiteindelijk vooral op het handvol medewerkers dat echt niet goed presteert. "We doen alles wat we kunnen om hen nog te redden", verduidelijkt Frank Van Massenhove. "Maar wie drie maanden na een negatieve evaluatie onvoldoende verbetering vertoont, moeten we jammer genoeg laten gaan. Bij ons staan de teams namelijk zelf in voor de onderlinge werkverdeling. Als iemand de boel moedwillig saboteert, kunnen de collega's niet anders dan de chef in te lichten. En die moét vervolgens wel reageren, anders riskeert hij op zijn beurt een sanctie. Wij werken namelijk met een 180°-evaluatie: elke leidinggevende wordt door zijn directe chef en door zijn medewerkers beoordeeld én evalueert tegelijk ook zichzelf. Op basis daarvan wordt dan een aangepast ontwikkelingsprogramma opgesteld. Aan positieve evaluaties hangen bij ons in principe geen expliciete beloningen vast. Ik vind dat trouwens niet gezond, want het veroorzaakt onvermijdelijk jaloezie en afgunst. Presteert iemand buitengewoon goed, dan is dat wellicht gewoon een indicatie dat die stilaan

toe is aan een grotere uitdaging.”

LIEVER INFORMEEL Bedrijven huren pedagoog, talent- en burn-out coach LUK DEWULF in om individuele gesprekken te voeren met de medewerkers die dat wensen.

Samen zoeken ze dan uit of die persoon in zijn huidige job wel voldoende zijn ei kwijt kan. "Ik vind het daarbij vooral belangrijk om het onder-

Organisaties denken nog te vaak dat medewerkers die perfect uitwisselbare klonen zijn de beste prestaties halen.

Luk Dewulf scheid te maken tussen competenties en talenten. Het eerste is iets waar je goed in bent, maar niet noodzakelijk veel plezier aan beleeft. Een talent daarentegen is iets wat je graag doet en waar je dus ook voldoening uit put.

Het probleem met formele jaargesprekken is dat doorgaans vooral feedback wordt gegeven op functiegebonden competenties, die je zogezegd nog verder moet ontwikkelen.

Maar wie zegt dat iedereen een job op dezelfde manier moet invullen? Organisaties denken nog te vaak dat

medewerkers die perfect uitwisselbare klonen zijn de beste prestaties halen. Maar het ideale team is een groep van mensen die stuk voor stuk in iets anders uitblinken en elkaar voortdurend bijspringen. Een beleid dat uitgaat van het talent van de medewerkers en hen de vrijheid geeft om in overleg met de collega's zelf hun weg te bepalen werkt echt het meest motiverend."

"Als mensen dag in dag uit op informele wijze met elkaar omgaan, is een officieel functionerings- of evaluatiegesprek eigenlijk niet eens meer nodig", vat Luk Dewulf samen. "In een gezonde leer- en feedbackcultuur is er gewoon constant interactie. Een probleem is natuurlijk dat veel leidinggevenden in de praktijk geen of amper tijd hebben om écht met hun mensen bezig te zijn. Als je bij wijze van spreken maar eens om de drie weken op de vloer komt, heb je gewoon geen idee hoe iemand zich voelt en of die wel optimaal presteert. Dan moét je wel naar het mechanisme van het jaargesprek teruggrijpen. Maar ook dan heeft lang niet iedereen daar echt baat bij. Wie bijvoorbeeld al 20 jaar hetzelfde doet en al die tijd nauwelijks de kans kreeg om te evolueren, hoeft van zo'n geïsoleerde babbel geen duurzame verandering te verwachten. Gras groeit nu eenmaal niet harder door eraan te trekken."

1 dec 2018 - vacature.com

5

Bij Hifluence in Kontich evalueren de collega’s elkaar én bepalen ze elkaars loon

“LAAT MENSEN BAAS ZIJN OVER HUN EIGEN LEVEN” Steeds meer bedrijven stappen af van het traditionele functioneringsgesprek. Zo ook Hifluence in Kontich, waar ze sinds enige tijd een toch wel aparte aanpak na streven. Zo werken ze voor evaluaties met zogenaamde peerreviewsen wordt er in teamverband beslist wie wat verdient.

Tekst: LOES LIEMBURG - Foto: LIES WILLAERT

“Noem ons maar de consultants van de toekomst”, zegt NICK VAN LANGENDONCK, zaakvoerder van Hifluence. “We helpen middelgrote en grote bedrijven innoveren met digitale technologie en nieuwe manieren van samenwerken die de mens centraal zetten. We bouwen met Hifluence een organisatie die als doel heeft het menselijk potentieel te ontwikkelen. Nu zie je nog vaak het tegenovergestelde: mensen werken zich te pletter tot ze een burn-out hebben.”

6

vacature.com - 1 dec

Hoe sluit jullie evaluatiesysteem daarop aan?

“Elk kwartaal hebben we een zogenaamde ‘Hi-day’. Dan bespreken we samen hoe we onze dromen aan het realiseren zijn en hoe we daar in het volgende kwartaal verder aan gaan bouwen. Een onderdeel van zo’n dag zijn peerreviews (methode om de kwaliteit van werk te verbeteren, verifiëren of controleren door het werk te onderwerpen aan de kritische blik van een aantal gelijken, meestal vakgenoten of collega's, nvdr). We gaan dan in groep babbelen over een colle-

ga, diegene zit net buiten de groep met de rug ernaartoe. Alle positieve feedback en werkpunten worden op een groot blad geschreven. Na tien minuten komt de persoon weer in de groep, dan bespreken we het resultaat en kan iemand zijn doelen of wensen noteren (zoals opslag of een opleiding). Dat blad wordt de basis van een ontwikkelingsplan.”

Hoe pakken jullie de verloning aan?

“We hebben eerst geëxperimenteerd met volledige vrijheid. Elke medewerker bepaalde met een team van vijf hoeveel hij verdient. Dat werkte redelijk goed. We zijn medewerkers gaan opleiden in financieel management, en overgestapt op volledige transparantie. Een bug was dat er geen lijn zat in wat vergelijkbare mensen in team A en team B verdienden. Er waren te grote verschillen. Daarom hebben we loonschalen ingevoerd.”

Waarom zijn jullie daarmee begonnen?

“Mensen maken de hele dag beslissingen, bijvoorbeeld hoeveel ze voor een

huis willen betalen, maar op het werk beslist plots iemand anders over hun geld. Dat vinden we vreemd. We geloven dat mensen de baas moeten zijn over hun eigen leven. We zijn tevreden met de resultaten op de korte termijn: de processen en de verloning werken.

En op de lange termijn is het doel dat mensen zichzelf ontwikkelen, bijleren en met elkaar in discussie gaan. Door mensen te betrekken in het proces leren ze dingen die anders bij HR zitten.

Het vraagt energie, maar het resultaat van de menselijke ontwikkeling is groot.”

Zijn de collega’s er ook tevreden over?

“Ja, ze willen niets anders meer. In de afgelopen twee jaar verlieten twee mensen ons, maar zijn er zeven bijgekomen. Onze aantrekkingskracht voor talent neemt dus toe. Het kan wel overweldigend zijn natuurlijk. In het begin was er veel weerstand tegen de transparante lonen. Maar na de nodige coaching en training in financieel beheer, vindt iedereen het logisch.”

TOCH NOG OP FUNCTIONERINGSGESPREK? MET DEZE TIPS BEN JE OPTIMAAL VOORBEREID Tekst: LOES LIEMBURG

1.

WEET HOE HET WERKT Allereerst moet je weten hoe de functioneringsgesprekken verlopen in jouw bedrijf. Hoeveel gesprekken vinden er plaats, wie neemt het initiatief, wat wordt er besproken, welke documenten moeten er ingevuld worden? Vicky Van Acker, HR consultant bij SD Worx, legt uit dat het functioneringsgesprek vaak deel is van een jaarlijkse performantiecyclus waarin drie gesprekken plaatsvinden. “Eerst het planningsgesprek, waarin besproken wordt welke doelstellingen je dit jaar wil halen. Dan het functioneringsgesprek om te kijken hoe ver je staat. Dat kan één keer per jaar maar ook vaker. Tot slot het evaluatiegesprek: heb je de doelstellingen gehaald?”

2.

BEGINNEN MET HET EINDE IN ZICHT “Bedenk van tevoren welke boodschap je wil achterlaten,” benadrukt Van Acker. “Wat is voor jou de essentie? Vertaal die naar de topics die besproken worden.” Kijk per topic hoe je er vandaag in staat en wat je verwachtingen naar de toekomst zijn. Zoals de waarden van de organisatie: pas je nog in de cultuur of is deze sterk aan het veranderen? Neem je competenties eens onder de loep: mis je bepaalde vaardigheden, welke dingen wil je leren? Hoe verloopt de samenwerking met collega’s, leidinggevende en klanten? Lig je op schema met je objectieven, en zo nee, is dat te verklaren?

3.

DENK NA OVER JE LOOPBAAN

4.

STA OPEN VOOR KRITIEK

Ook je loopbaan wordt besproken.

“Waar sta je in je carrière, wat ambieer je? Kijk daarbij breder dan alleen je kansen op promotie. Ben je met de juiste zaken bezig, kun je de competenties ontwikkelen om jouw ambitie waar te maken? Heb je genoeg intellectuele uitdaging?”

Bereid je voor op negatieve feedback. “Hoe beoordeel je je eigen functioneren? Ben je een goede collega? Wat zou je leidinggevende kunnen aanhalen? Kritiek mag best even binnenkomen, je mag de tijd vragen om het te kunnen plaatsen.

Vraag ook om uitleg. Krijg je negatieve feedback die je terecht vindt, durf dat dan te zeggen en zie het als een leermoment”, legt Van Acker uit.

En als je zelf feedback geeft? “Gebruik altijd voorbeelden en spreek in de ik-vorm. Bij SD Worx werken wij met de 4 G’s om feedback te geven: benoem het Gedrag dat iemand stelt, wat daarvan het Gevolg is, welk Gevoel dat jou geeft en wat het Gewenste gedrag is.”

5.

MAAK ER EEN OPEN DIALOOG VAN Evalueer tot slot het gesprek zelf. Was het een goede babbel? Heb je alles kunnen zeggen? “Als het gesprek pas laat op gang kwam, of als de kritiek te hard binnenkomt, vraag dan om een tweede afspraak. Durf dat te doen, want het functioneringsgesprek moet niet snel afgevinkt worden, maar een open dialoog tussen twee professionals zijn,” besluit Van Acker.

MEER TIPS NODIG?

In onze gratis gids "Het functioneringsgesprek: tips voor een zinvol gesprek" helpen we je met je voorbereiding. Je kan die gratis downloaden via www.vacature.com/nl-be/tools-testen.

COLOFON Redactie 02 490 10 87, redactie.vacature@vacature.com Advertenties 02 490 10 78, commercieel@vacature.com Ordering 02 490 10 61, ordering@vacature.com VU Ruben Van Goethem Content Manager Roxanne Claessens Eindredactie Katrien Brys Vormgeving Bob Haentjens Redactie Hermien Vanoost, Piet Verbeest, Joni Horemans, Matthias Van Milders Sales Marijke Van Impe Ordering An Parewijck

Ontdek nog meer op facebook.com/vacaturedotcom of volg ons op Twitter via @vacaturedotcom en Instagram via instagram.com/vacaturedotcom.

1 dec 2018 - vacature.com

7

1 december 2018 - vacature.com

8

9

vacature.com - 1 december 2018

1 december 2018 - vacature.com

10

11

vacature.com - 1 december 2018

1 december 2018 - vacature.com

12

13

vacature.com - 1 december 2018

1 december 2018 - vacature.com

14

1 december 2018 - vacature.com

15