Duurzaam Inkopen – Durven en doen! Samenwerken aan ambitieuze en beheersbare doelen
Marco Barendse,
Beleidsmedewerker Tiel, oa. betrokken bij CROW GOW Opdrachtgever
Niels van Amstel,
‘Mede-trekker’ Centraal Team DDI Agentschap NL namens NL-Ingenieurs en Regiomanager Megaborn Begeleider ontwikkelen concrete vraagspecificatie en risicogestuurde aanbesteding
Hoe gedaan in Tiel? Zelfs al 2x in Tiel: • Georganiseerd • Gedurfd • Gedaan • Geslaagd UAV-GC van wijkgerichte totaal-reconstructies met maximale aandacht voor ketenaanpak, innovatie, duurzaamheid en communicatie. Zelfs met overheveling van risico’s.
2
Durven loslaten Ambitie, mensen betrekken, denken in behoefte/belangen... • Was: veel sturing op eindproduct in plaats van op doelen: o Onvoldoende ruimte voor creativiteit/integrale oplossingen o Duurzaam inkopen vaak beperkt tot ‘inkoopmoment’ o Onvoldoende ruimte voor ‘win-win-win’ (winst people-planet-profit) • Nu: Integraal beleid, ontwerp, aanbesteden en realiseren: o Denken vanuit doelen en functies, incl. kunst van het ‘beperken’ o Mensen en netwerken mobiliseren, concrete en praktische kennis en ervaring laten inbrengen, laten begeleiden/faciliteren o Tijd voor dialoog met markt over wensen, oplossingen en risico’s o Gunnen op partij (op de mensen!) die het best wil samenwerken aan beste oplossing o Uitgebreid tijd maken voor evaluatie met inschrijvers
3
Beter aansluiten op ambities Integrale aanpak + inzicht in keuzes geeft alle mensen duidelijkheid over doelen/nut/noodzaak/impact en voorkomt daarmee ruis, focusverlies en ‘ambitieerosie’
Max Duurzaam inkopen
Criteria Agentschap-NL
4
Functionele doelen vastleggen Belangrijk hulpmiddel: Systems Engineering
Praktisch handvat om te komen van abstracte landelijke, gebiedsgerichte en lokale doelen naar breed gedragen, gestructureerde en concrete vraagspecificaties met ruimte voor creativiteit en innovatie • Concreet + smart maken doelen: o Wat zijn de brede ambities? o Wat zijn de lokale ambities? o Wat zijn projectdoelen? •De kunst van het beperken: o Wat wil ik regelen? o Wat niet? Waar mag creativiteit/innovatie? o Wat in detail?
5
Stappen naar ‘max’ duurzaam
Conceptfase
ontwikkelfase
realisatiefase
gebruiksfase
• Input/output/inhoud
Belangrijk:
• Methodieken
- Inkopen betreft de gehele projectcyclus
• Meetinstrumenten
- Steeds ‘breed’ kijken en tegelijkertijd focussen
• Organisatievormen • Hulpmiddelen
- Vooruit denken en kijken én ook ‘terugvragen’
detailniveau
- Anderen betrekken en ‘doorvragen’
Duurzaam Inkopen
6
sloopfase
Relatie met huidige proces
conceptfase
Ontwikkelfase
realisatiefase
• Projectfocus • Vraagspecificatie • Beheersstrategie
detailniveau
• Marktbenadering
Vgl. stappen • SO • VO/ DO • UAV-gc vraagspec • Bestek/RAW
7
gebruiksfase
sloopfase
Hoe gedaan in Tiel? 2x in Tiel: • Bomenbuurt • Vogelbuurt • ‘SE-light’ • 50% t.o.v. raming voor aanleg en onderhoud • maximale hinder beperking • ruime scope en weinig wijzigingen • frequent overleg • goed gebruik collega’s, keten, kennis en netwerken • goed de regie houden
8
Stappen naar ‘max’ uitvraag
conceptfase
Ontwikkelfase
realisatiefase
• Projectfocus • Vraagspecificatie • Beheersstrategie
detailniveau
• Marktbenadering
9
gebruiksfase
sloopfase
Stappen naar ‘max’ innovatie
conceptfase
Ontwikkelfase • Projectfocus
Concreet + smart: realisatiefase gebruiksfase o Wat zijn de algemene ambities?
• Vraagspecificatie
o Wat zijn de ambities vanuit integrale gebiedsontwikkeling?
• Beheersstrategie
o Wat zijn de lokale ambities?
• Marktbenadering
o Wat zijn projectdoelen? o Hoe wil ik beheren? o Wat wil/kan ik zelf ontwerpen/realiseren?
detailniveau
o Wat wil ik van anderen weten? o Wat moeten zij van mij weten? De kunst van het beperken: o Wat wil ik regelen? o Wat niet? Waar laat ik ruimte voor innovatie? o Wat bepaal ik in detail?
10
sloopfase
Stappen naar ‘min’ eisen
conceptfase
Ontwikkelfase • Projectfocus
Concreet + smart + beperkt waar men kan beperken: realisatiefase gebruiksfase sloopfase o Algemene eisen aan riolering, materiaal veelal vrij gelaten. Als het maar voldoende stevig is
• Vraagspecificatie
o HWA afkoppelen, zonder oplossing te geven
• Beheersstrategie
o Wel afvoerpunt aangeven
• Marktbenadering
o Wel minimale diameter kolk ivm onderhoud aangeven o Waterpasserend ipv waterdoorlatend, maar hoe niet aangegeven o Exacte inrichting vrij, behalve vormgeving ‘Tielse kwadranten’ o Hergebruik vrij, als het niet teveel breuk is en niet teveel kleurverschil
detailniveau
o Communicatie van groot belang, hoe regelen? Hoe ontzorgen?
11
o Tijd en hinderbeperking wezenlijk, hoe regelen? Hoe risico beheersen?
people
planet
Gefocussed op kansen
12
• Wijkverbetering • Prettig wonen • Beperken overlast
…met lokale winst!
Waardering door gemeente Tiel: • Inschrijfsom + 10 jr. onderhoud • Ontwerp, uitvoering, beheer • Milieu-specificaties • Planning • Risicobeheersing
40% (profit) 20% (people + profit) 20% (planet) 5% (profit) 15% (people + profit)
• In Vogelbuurt: ook risico-overdracht en beheer en onderhoud gewaardeerd. Hoe weeg je dat? Conclusie: Door schaalgrootte, focus en ‘oplossingsruimte’: zeer aantrekkelijke prijs, snel voorproces, slim ontwerp, minimale overlast voor bewoners en ambities op peil gehouden!
13
Hoe nu verder?
Leerpunten: • Het is en blijft mensenwerk. Denk in mensen, niet in partijen. Communicatie, interesse in de andere en betrokkenheid zijn wezenlijk • Je blijft ontwikkelen tijdens aanbesteden, wees er open over. Zorg voor goede praktische kennis, gebruik netwerken, betrek mensen • Winnaars zijn pro-actief, vragen info op, komen met ideeën en trekken zaken naar zich toe, plaatsen zich prominent in organisatie en zorgen voor stabiliteit • Dialoog blijft ‘lastig’ voor mensen. Vragen stellen, ideeën verifiëren is beperkt gedaan. Teveel nog RAW-denken? • Deskundigheid, praktijkkennis en goed beeld van referentiekader is nodig. Waarderen is een ‘kunde’ • Winnaars stellen zich in op opdrachtgever en dragen goede risico’s en goede beheersmaatregelen aan ook met oog voor de opdrachtgever • Neem de tijd, de keten moet zich kunnen organiseren voor een goed ontwerp Meer informatie: www.megaborn.nl
14