Impressie Herfst-hub/Werkconferentie ‘Samen aan de slag met prestatiecontracten’ Op 20 en 21 september vond alweer de derde bijeenkomst van de Kennishub Nieuwe Onderhoudscontracten plaats van dit jaar. Na de lente-hub, die georganiseerd werd door de Vereniging van Waterbouwers en Bouwend Nederland, en de zomer-hub, georganiseerd door UNETO-VNI en NL Ingenieurs, was bij deze ‟Herfst-hub‟ de beurt aan Rijkswaterstaat. De Kennishub is ondergebracht bij Vernieuwing Bouw. Voor meer informatie over de Kennishub kunt u kijken op www.vernieuwingbouw.nl/kennishub/.
Verslag 20 september: ‘Ontwikkelingen RWS in relatie tot prestatiecontracten’ Nadat de ongeveer 100 gasten vanuit vooral de Markt en een klein deel Rijkswaterstaat welkom was geheten door dagvoorzitter Theo Aarsen van Rijkswaterstaat, kwamen op deze avondsessie van de Herfst-hub verschillende sprekers aan het woord. Een nieuwe relatie opdrachtgever -opdrachtnemer De eerste spreker van de dag was de HID van Dienst Infrastructuur Cees Brandsen. Zijn verhaal stond in het teken van het samenwerken in de keten, met nadruk op de nieuwe relatie die ontstaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hoe kunnen Rijkswaterstaat en de markt vormgeven aan een constructieve samenwerking? Markt, tenzij Dhr. Brandsen geeft eerst een kort overzicht van de ontwikkelingen binnen Rijkswaterstaat op het gebied van „Markt, tenzij‟ van 2003 tot nu. Daarbij sprak hij onder meer over reorganisatie en krimp; de verschuiving van „technische discipline‟ richting een netwerk -en procesgeoriënteerde organisatie; de steeds grotere nadruk op publieksgeoriënteerdheid (verkeersmanagement en weginspecteurs); en de verschuiving in de keten van „uitvoerend‟ naar „regisserend‟, waarbij een integrale ketenbenadering cruciaal is. De RWS Inkoopstrategie van 2008-2012 voorziet momenteel in de opschaling, integratie en bundeling van losse overeenkomsten in meerjarige contracten. Daarnaast vindt ook een transitie plaats van een „directieve‟ naar „gelijkwaardige‟ OG-ON relatie (UAV-GC). Daarbij wordt onder meer gebruikgemaakt van incentives en prestatiemeting. Deze groei en ontwikkelingen zetten zich door in het nieuwe ondernemingsplan 2012-2015. Daarin wordt voorzien in een verdergaande integratie van vast en variabel onderhoud. Ook stelt Rijkswaterstaat zich ten doel een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de Markt die het gevolg is van de verschuiving van taken van Rijkswaterstaat naar de Markt. Investeren in personeel en disciplines is daarbij cruciaal.
Samen in transitie Gezien de bovengenoemde ontwikkelingen is het duidelijk dat de „nieuwe‟ prestatiecontracten voor vast (en klein variabel) onderhoud zeer belangrijk zijn voor Rijkswaterstaat. Het doel van deze contracten is dat de marktpotentie effectiever benut wordt en dat er meer verantwoordelijkheid en ruimte komt voor inventiviteit vanuit de markt. Er is daarbij ook sprake van een verschuiving in het overdrachtsmoment van Opdrachtgever naar Opdrachtnemer. Voorheen zat dit vlak voor de uitvoering maar dat is nu eerder in het proces. :
OG Behoefte
Proces
ON Uitvoering
Overdracht Dit betekent dat we samen in transitie zijn. Om deze op een goede manier te realiseren, hebben Rijkswaterstaat en de markt elkaar nodig. Het is een gezamenlijke uitdaging en een gedeelde verantwoordelijkheid, maar het gaat nu nog niet altijd goed. In de praktijk blijken zowel op de werkvloer als bij het management vaak de juiste mindset én de juiste ondersteuning te ontbreken. Daarom is er binnen Rijkswaterstaat véél aandacht voor de nieuwe relatie OG – ON (SCB, werken met IPM-rollen) en voor de competenties van in te zetten mensen. De relatie met de markt wordt geïntensiveerd door voorafgaand aan aanbestedingstrajecten onder meer goede marktconsultaties te organiseren (per project), maar ook thema-avonden en algemene en individuele inlichtingen op alle organisatieniveaus. En tijdens projecten blijft de communicatie open en transparant door bijvoorbeeld het houden van Project Start-up, Follow-up, teamsessies en evaluaties.
Anticiperen op veranderend beleid De tweede spreker was Robbert de Ridder, Directeur Assetmanagement van Volker Infra. Hij lichtte toe hoe Volker Wessels en de werkmaatschappijen hebben geanticipeerd op de veranderingen in het beleid van onder andere Rijkswaterstaat. Integrale voorbereiding en aansturing VolkerInfra is een jonge organisatie die speciaal is opgericht om te anticiperen op de nieuwe wijze van uitvragen van opdrachtgevers als Rijkswaterstaat. Het is een samenwerkingsorganisatie over de werkmaatschappijen heen, die zorg draagt voor een verbeterde integrale voorbereiding en aansturing van de grote infrastructurele projecten. Om dit te kunnen bereiken wordt gewerkt met: samenwerking tussen de drie belangrijkste clusters, namelijk tendermanagement, contractmanagement en assetmanagement; resultaat gestuurd beleid, waarin alle actoren dezelfde richting op gaan; een eenduidige aanpak op het gebied van integraal management, zodat er een eenheid ontstaat; een efficiënte en daadkrachtige aanpak van tenders en projecten.
Dit geven zij vorm door van mono naar multidisciplinair (integraal) te gaan denken en dit binnen de eigen organisatie ook te organiseren. Woorden als anticiperen, ontzorgen, gezamenlijk processen en systemen inrichten, en kennis delen staat daarbij centraal. VolkerInfra investeert daarbij continu in de kennis en kunde van zijn mensen. *** Kennismanagement bij Rijkswaterstaat In vervolg op het verhaal van VolkerInfra vertelde Jean Luc Beguin, Hoofd Ingenieur Directeur Rijkswaterstaat, hoe bij Rijkswaterstaat wordt omgegaan met kennis. Binnen Rijkswaterstaat is een kennisboom in kaart gebracht voor het primaire proces met hierbij behorende kennisvelden. Hierbij is, door gebruik te maken van de kenniskleurmethodiek, een link gemaakt met HRM strategisch personeelsmanagement. Nu de taken verschuiven, als gevolg van de doorontwikkeling van de veranderingen bij Rijkswaterstaat, is het nu tijd om de dialoog aan te gaan over benodigde kennis. Welke kennis heeft Rijkswaterstaat in huis en welke kennis is er nog nodig? Maar ook: wat heeft de markt nodig aan kennis als gevolg van de verschuivende rollen. Dit kan alleen in kaart worden gebracht door hierover een dialoog op te starten en een gezamenlijke inventarisatie uit te voeren. Dhr. Beguin zag de Herfst-hub als aftrap hiervoor, met een nadere invulling tijdens de workshop over dit onderwerp op 21 september. *** Paneldiscussie De avond werd afgesloten met een paneldiscussie o.l.v. Theo Aarsen. Het panel bestond uit: Pim van der Knaap-Boskalis Rob Snijders-Arcadis Jan Huijbers- van den Herik Wies Vonck-Rijkswaterstaat Louis Schouwstra-Rijkswaterstaat Zaken die in de paneldiscussie en interactie uit de zaal aan de orde kwamen waren onder andere:
denk bij onderhoud ook aan partijen (derden) die eigen belangen hebben, zoals waterschappen, provincies. Dit is nu onvoldoende geborgd. Hier zou ook een rol kunnen liggen voor het bedrijfsleven. De markt zou graag samen met Rijkswaterstaat een nadrukkelijker rol kunnen vervullen in Omgevingsmanagement; het ingenieurs- of adviesbureau in de rol van Managing Agent (MA) leverde flinke discussies op. Sommigen zagen een sterke toegevoegde waarde. Het concept bewijst zichzelf momenteel al in de praktijk bij een aantal contracten. Anderen vreesden voor „uurtje factuurtje‟ bij de advies/ ingenieursbureaus en dat er dan nog een extra bijkomend (eigen) belang wat als ongewenst ervaren wordt; de aanwezige marktpartijen pleiten voor vroegtijdiger inschakeling. Een project begint vaak pas als alles gedefinieerd en besproken is. Je kunt veel eerder een marktpartij betrekken en gebruik maken van diens kwaliteit. Dit geldt met name bij aanlegprojecten. Voor onderhoudscontracten wordt de transitieperiode van 2 maanden als te kort ervaren.
geef aandacht aan goede areaalgegevens. Realiseert Rijkswaterstaat zich voldoende dat deze gegevens straks de verantwoordelijkheid van de marktpartij worden? Prestatiecontracten worden het middel om de totale objectstructuur goed op te zetten en daarna weer over te dragen aan de nieuwe ontzorger voor het areaal. tijdens de scopebepaling moet bekeken worden wat in de opdracht het meest risicovol is en daarmee het zwaarst weegt. Als dit vooral installaties zijn dan zou een installatieaannemer in de toekomst best de hoofdcontractant van integrale projecten kunnen zijn. **********
Verslag 21 september: ‘Inhoudelijke verdieping van de prestatiecontracten’ De tweede dag van de Herfst-hub stond in het teken van inhoudelijke verdieping. Voor dit deel van de werkconferentie kwam gedeeltelijk een nieuwe groep deelnemers ten tonele, namelijk de mensen die in de praktijk met prestatiecontracten bezig zijn. In totaal waren er 60 deelnemers, vooral vanuit de markt die ook op werkvloerniveau bezig zijn met deze contracten. Plenaire sessie Na een korte terugblik op dag één van de Herfst-hub en de belangrijkste conclusies daarvan, startte een plenair gedeelte over de geest van prestatiecontracten en wat er van elkaar wordt verwacht. Joris Volwerk, projectleider assetmanagement Rijkswaterstaat (marktinschakeling), lichtte toe wat de geest van prestatiecontracten is, op welke manier prestatiecontracten bijdragen aan de doestellingen van RWS en wat er van elkaar wordt verwacht wanneer RWS zich inleeft in het ISO kwaliteitscertificaat van de Opdrachtnemers. De reden voor RWS om prestatiecontracten toe te passen is: - Focus klant op het maatschappelijk resultaat (prestatiesturing) - Risicobeheersing in netwerk presteren (stabiliteit, betrouwbaarheid) - Verhogen doelmatige inzet middelen - Optimaliseren inzet/benutting van kennis en kunde markt En ook: - Beheerst „stapsgewijs‟ ontwikkelen van klant en opdrachtnemers in nieuwe rol - Introduceren van uniform en eenduidig instrumentarium in B&O sector (SCB, Systems Engineering, etc) - Aansluiting B&O met Aanleg (Life-cycle management) Quizzz Vervolgens moesten de deelnemers in groepen ook actief aan de slag met het uitwerken van een aantal cases. De insteek hierbij is hoe je bij werken onder kwaliteitsborging risico‟s identificeert, verhelpt en in de toekomst voorkomt/beheerst en de interactie daarbij met de klant (Rijkswaterstaat). De cases werden vervolgens, na een korte pauze met een kopje koffie, interactief teruggekoppeld onder leiding van Mireille Götz, projectleider van de invoering van de nieuwe prestatiecontracten. Hierna volgde een quiz over de verwachtingen ten aanzien van rolinvulling bij een prestatiecontract. De quizvragen hebben betrekking op situaties die in de dagelijkse praktijk zich voordoen. Ook hier is de risicoverdeling erg belangrijk, gerelateerd aan de ISO en ook de UAV-GC. Opvallend is dat na 3 vragen de meerderheid van de deelnemende partijen niet meer in de race zit. Dit is een belangrijk signaal, waarin beide partijen nog verder in zullen gaan investeren.
Awards Wat de deelnemers niet wisten, was dat er een jury was ingesteld om de uitwerkingen van de stellingen te beoordelen op 3 categorieën namelijk: de slimste vondst; positief kritisch nadenken; het meest originele antwoord. Na de quizzz was het de schone taak aan de jury om de 3 “awards” toe te wijzen. Leon van den Bos, Rijkswaterstaat kreeg, als 1 van de 2 overgebleven kandidaten van de quizzz, de prijs voor de slimste vondst. De doorslag lag in het meest „slimme‟ antwoord tussen beiden heren. Carlos Mollet van de firma van Oord viel in de prijzen in de categorie „positief kritisch meedenken‟. Hij was namelijk de enige die het woord „eindgebruiker‟ in de mond nam. Bij het voorleggen van een aantal cases ging de discussie veelal over wiens verantwoordelijkheid het was en wie de kosten voor rekening moest gaan nemen. Maar Carlos Mollet dacht het gaat aan het eind van de rit toch om wie er uiteindelijk over die weg heen rijdt, namelijk de eindgebruiker! Robert van Doorn, van Gebr. Van Doorn, spande de kroon met het meest originele antwoord door de prestatiecontracten - en hiermee de relatie OG en ON - te vergelijken met een Chinees afhaalrestaurant. De buffetvraag komt vanuit het district. Er wordt door de balie van het contractteam bekeken of het buffet hierop in is gesteld. Weet wat het antwoord is en reageer hier vervolgens op vanuit eigen verantwoording en proces. Workshops Na de lunch, altijd een goed netwerkmoment waar mensen bij elkaar spiegelen en antwoorden zoeken op vragen, gingen de deelnemers weer inhoudelijk aan de slag. Er waren 5 workshops in 3 rondes:
Gegevens benodigd om te komen tot een goede tender (werkgroep RWS marktdag 2010 vormgegeven met de markt); Leon van de Bos (RWS) en Karst Quist (Volker Infra) Verbeteren emvi en selectiecriteria voor prestatie contracten (werkgroep RWS marktdag vormgeven met de markt); Anita Holst (Vernieuwing bouw) en Mireille Götz (RWS) Kennis aan de kant van opdrachtgever en opdrachtnemer en achterliggende keten; Hedy Hoogkamer (RWS) en Jaap Poot (RWS) Werken onder kwaliteitsborging. Wat mag en moet je van elkaar verwachten? Leo van Es (RWS) Duurzaamheid. Is een ON intrisiek gemotiveerd om duurzaam te werken? Joris Vijverberg (RWS)
****** Conclusie In de workshops hebben intensieve en actieve discussies plaatsgevonden. Bij de afsluitende terugkoppeling kwam nadrukkelijk naar voren dat deze twee dagen ineen open dialoog met elkaar is gesproken en dat er ruimte en mogelijk is geboden om alle punten op tafel te brengen. Ook heeft de Markt aangegeven graag vaker met Rijkswaterstaat is dit soort settings, los van een specifiek contract, de dialoog en interactie aan te willen gaan. Ook is de optie genoemd om de Quizzz van de ochtend te gebruiken tijdens de inlichtingenrondes, om meer scherpte te krijgen in de risicoverdeling.
Tot slot is geïnventariseerd wat input moet zijn voor een WinterHub, met als resultaat:
hoe wordt creativiteit behouden in het kader van een kosten besparende overheid. Hier ligt een uitdaging voor zowel de OG, die minder budgetten krijgt (lees de miljoenen-nota) en de markt die toch wil blijven innoveren (uitdaging voor efficiency); wat is dat nu toch dat huisvaderschap? Waar begint en eindigt het en hebben beide partijen hier wel een zelfde beeld bij? OMS en BMS wat wordt gevraagd maar ook wat wordt verlangd. Wat heeft RWS nodig om te zorgen voor goede areaal kennis (denk eens aan complexiteit van W&D systemen of installatie problematiek bij sluizen) om te zorgen dat een nieuwe “ontzorger” over 5 jaar aan het werk aan kan nemen; Wat zijn de verbeterpunten ten aanzien van een volgend prestatiecontract? ******* Met dank voor alle input, energie en enthousiasme.