Leanmanagement Toepassing KR8 methodiek tenderfase RWS en Markt Voorkomen van verspillingen in proces van informatievoorziening gedurende de tenderfase
18 januari 2013
KR8 bij werkgroep tenderfase (RWS/Markt) •
Door KR8 methodiek, handvatten om proces systematisch te verbeteren binnen eigen invloedssfeer.
•
Transparantie en vertrouwen gedurende geheel proces.
•
Vertegenwoordigers van aannemers en RWS in 3 KR8 sessies gekeken naar verspillingen in tenderfase: • Bart-Jan de Waard RWS • Dennis Hamacher BAM Infra • Ide Oost Ooms • Borne van Elteren Van der Ende • Richard Draer Van der Ende • Joris Schillemans VolkerInfra • Kars Quist VolkerRail
•
Conclusies worden door alle partijen gedeeld
2
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Tenderproces
Tenderdocumenten beschikbaar
Aanbieding
JA
Bijstellen tender
Tender uitwerken in tenderteam Vragen inlichtingen
3
NEE
Nota’s van inlichtingen en additionele info
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Probleem Wegens ontbreken van duidelijke definitie van informatiebehoefte en beschikbaarheid van informatie ontstaat aan beide zijden, zowel RWS als inschrijvers, een hoge mate van inefficiëntie tijdens de tenderfase: √ Uitgangspunten veranderen tijdens tenderfase (scope); √ Dataprioriteit en locatie van belangrijkste informatie waarop aanbieding gebaseerd moet worden is onduidelijk; √ Steeds opnieuw doorlopen van tenderproces door markt omdat relevante info in delen beschikbaar komt of omdat de scope wijzigt; √ Grote mate van irrelevante informatie KR8 verspillingen: Correctie, Overproductie en Overbewerking
4
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Inspanning in tenderfase
Inspanning tender
Inspanning 5 inschrijvers
Inspanning 1 inschrijver Inspanning RWS Tenderfase
Tenderdocumenten beschikbaar
Inschrijving
Tijd
voor inschrijvers
5
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Ideale situatie • Alle beschikbare relevante informatie tijdig bij alle inschrijvers en dataprioriteit ten behoeve van de inschrijving zijn bij beide partijen (RWS/markt) vòòr het op de markt komen van de tender bekend. • In de tenderfase komen geen scope en informatiewijzigingen meer op de top10 scope-informatie die bepalend is voor de aanbieding.
Doelstelling • 6 maanden voordat een contract op de markt komt, een “top 10 van dataprioriteit” afgestemd tussen RWS en potentiële inschrijvers.
6
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Oplossingen • Informatiebijeenkomst √ Vroege bijeenkomst waarin belangrijkste informatie voor aanbieding wordt afgestemd; √ Significante informatiewijzigingen of additionele informatie laat in de tenderfase verminderen; √ Na aanbesteding evaluatie van proces van informatievoorziening. • Uniformiteit en traceerbaarheid informatie √ Juiste informatieverwijzingen in tender en traceerbaar wijzigingenbeheer; √ Uniformiteit in informatie, standaardindeling van informatie, gelijke opbouw van bijlagen. 7
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Inspanning in tenderfase
Inspanning tender
Inspanning 5 inschrijvers
KR8 oplossing
Inspanning 1 inschrijver Inspanning RWS Tenderfase
Informatiebijeenkomst
Tenderdocumenten beschikbaar
Inschrijving
Tijd
voor inschrijvers
8
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013
Hartelijk dank,
Vragen?
9
Rijkswaterstaat KR8 sessie tenderfase
18 januari 2013