Gemeente Purmerend Herinrichting Koemarkt Keuzevrijheid bieden aan de burger 1
Centrumroute: Realisatie derde fase
Inhoud 1 2 3 4 5 6 7 8
Samenvatting Projecttypering Projectdoelen Werkwijze Resultaten FAQ’s Bijzonderheden Tips & ervaringen
3 4 5 6 8 9 11 12
1
Samenvatting Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Dit projectblad laat een geslaagde toepassing zien van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium van de laagste prijs. De opgave De gemeente Purmerend had reeds in 2006, bij de aanstelling van het college, het plan opgepakt om de Koemarkt te gaan herinrichten. De interne ontwerptrajecten kwamen niet tot een definitief uitvoeringsbesluit. Toen de festiviteiten voor het 600-jarig bestaan van Purmerend (2010) naderbij kwamen is besloten voor een procedure op basis van EMVI, waarin marktpartijen is gevraagd verschillende oplossingsvarianten aan te bieden, die ook tijdig gerealiseerd zullen zijn. De keuze voor EMVI Er is een aanbestedingsprocedure in gang gezet, waarbij een budgetplafond is gesteld en waarbij de partij met de kwalitatief beste aanbieding het werk mocht uitvoeren. De burgers van Purmerend kregen daarbij de beslissende stem. Daarbij was er behoefte aan onderscheidende aanbiedingen, zodat er iets te kiezen valt.
3
Centrumroute: Realisatie derde fase
Wat leverde het op? Het resultaat van de procedure was een oplossing, die door de aanvankelijk kritische burgers van Purmerend op handen wordt gedragen. Het nieuwe plein is zodoende inmiddels met grote trots in gebruik genomen door de burgers. Met deze aanpak is de target gehaald. Projectleider Piet Westgeest maakt duidelijk: “door het inschakelen van de markt is tijdwinst behaald”. Ook de communicatie met de stakeholders vergrootte het draagvlak en adviezen van omwonenden resulteerden in verrassende aanpassingen. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport ‘Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit’ (mei 2010).
2
Projecttypering Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd.
2.1
4
Typering algemeen
Projectnaam
Herinrichting Koemarkt Purmerend
Beschrijving/voorwerp van de opdracht
Openbare inschrijving voor Design & Construct opdracht voor de herinrichting Koemarkt.
Werkzaamheden in hoofdlijnen
• Uitwerken ontwerp • Uitvoering van de werkzaamheden • Onderhoud Het betreft hier de volgende deelproducten: • Ondergrondse infrastructuur: • Groenvoorzieningen • Verhardingswerken • Straatmeubilair • Voorzieningen t.b.v. brandweer en publiek • Bodemsanering
Projectomvang
€ 2,4 miljoen (excl. BTW)
Openbaar aanbestedingsplichtig
Nee, openbare inschrijving waarna gemeente 5 aanbieders selecteerde
Bouworganisatievorm
Design & Construct
Opdrachtgever
Gemeente Purmerend
Adres opdrachtgever
Purmersteenweg 42, 1441 DM Purmerend Telefoon: (0299) 452 452
Geïnterviewde
Piet Westgeest, interim manager
Opdrachtnemer
Combinatie Sturm - van de Veekens - MTD
Moment van gunning
1 oktober 2008
Start uitvoering
13 januari 2009
Einde contract
Opening Koemarkt voor publiek op 11 oktober 2009.
Actuele status (Mei 2010)
Opgeleverd ruim binnen de gestelde termijn.
Centrumroute: Realisatie derde fase
3
Projectdoelen Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Purmerend had behoefte aan een nieuw stadsplein, maar de gemeente kwam zelf niet tot een voor de inwoners en horecaondernemers bevredigend ontwerp. Ondertussen begon de tijd te dringen. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen succesbepalende factoren Interne ontwerptrajecten kwamen niet tot groen licht. Harde randvoorwaarde voor gereedkomen van het project was de start (1 januari 2010) van de festiviteiten in het kader van het 600-jarig bestaan van Purmerend. Aanbesteding op basis van EMVI heeft deze target haalbaar gemaakt. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Communicatie met de omgeving was zeer belangrijk. Horeca ondernemers wilden inspraak bij het ontwerp. Toegankelijkheid van het middenplein was van groot belang. Door de keuze uit de drie ontwerpen aan de bevolking en ondernemers van Purmerend over te laten is draagvlak gecreëerd en een belangrijke kwaliteitsslag gemaakt. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Met EMVI wordt de kennis van de marktpartijen benut. Door te kiezen voor Design & Construct zijn ontwerp en uitvoering in één hand. Voor de gemeente Purmerend was deze vorm van aanbesteden nieuw. Tevens was besloten de bevolking van Purmerend intensief te betrekken bij het ontwerp voor de nieuwe Koemarkt. Het streven was dan ook keuzemogelijkheden aan de burger te bieden. Dat is een belangrijke overweging geweest om voor EMVI te kiezen. Ten slotte was er tijdsdruk en het D&C contract heeft ontwerp en uitvoering kunnen versnellen.
5
Centrumroute: Realisatie derde fase
4
Werkwijze Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Naast het kiezen voor Design & Construct heeft het uitbesteden van de coördinatie aan een extern projectbureau, gezeteld op de markt zelf, een snelle besluitvorming mogelijk gemaakt. Dit hoofdstuk beschrijft de gehanteerde werkwijze. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming De gemeente Purmerend had reeds in 2006, bij de aanstelling van het college, het plan opgepakt om de Koemarkt te gaan herinrichten. De interne ontwerptrajecten kwamen niet tot een definitief uitvoeringsbesluit. Daar de festiviteiten voor het 600-jarig bestaan van Purmerend (2010) naderbij kwamen is besloten voor een procedure op basis van EMVI. Daarbij zijn eerdere gevoelens van scepsis bij de interne diensten van het gemeentelijk apparaat in de loop van het proces omgeslagen in enthousiasme en trots. 4.2
Aanbestedingsprocedure
4.2.1 Gekozen type procedure Gekozen is voor een niet-openbare aanbesteding met voorafgaande selectie. De volgende stappen zijn hierin opgenomen. • Uit een vrije aanmelding zijn de beste vijf inzenders geselecteerd. • Uitnodiging van deze vijf aanbieders voor het uitwerken van een VO. • Vervolgens zijn na uitwerking van voorlopig ontwerp na selectie, drie aanbieders uitgenodigd om verder te gegaan. Zij hebben zich onvoorwaardelijk akkoord verklaard met het maximale uitvoeringsbudget. • Uitnodiging van gemeente aan deze drie om een DO uit te werken. • Deze drie hebben een aanbieding op DO niveau uitgewerkt, dat is voorgelegd aan de bewoners van Purmerend. • In een referendum onder de burgers is het winnende ontwerp gekozen. Vereist was een opkomst van meer dan 20%.
6
Centrumroute: Realisatie derde fase
4.2.2 Aankondiging De opdracht is aangekondigd op Aanbestedingskalender.nl. 4.2.3 Selectieprocedure Er is sprake van een getrapte selectie. De procedure is gestart met een openbare inschrijving, waarna de gemeente vijf inschrijvers heeft uitgenodigd om een ontwerp (VO) te maken. 4.2.4 Dialoog/informatie uitwisseling Bij de ontwikkeling van het definitief ontwerp (DO) van de drie geselecteerde inschrijvers, ontstond een dialoog met burgers, ondernemers en de gemeente. Hierdoor raakte de toekomstige gebruikers van het marktplein betrokken bij het project en kreeg de inschrijver inzicht in de wensen van deze gebruikers. De betrokkenheid is terug te zien in het hoge opkomstpercentage van 44% bij het referendum. 4.2.5 Ontwerpvergoeding De inschrijvers welke een ontwerp mochten indienen, ontvingen een vergoeding van € 15.000 behalve de winnende partij. 4.3
EMVI Werkwijze
4.3.1 Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Oplossingsvrijheid is nodig om de opdrachtnemer de ruimte te bieden om tijdwinst te halen door slim te ontwerpen. Daar waar het interne ontwerpproces niet lukte om een breed gedragen ontwerp te ontwikkelen, lukte een marktpartij dit wel. Het vergroten van draagvlak was nodig, dit is gerealiseerd door goede communicatie op te zetten met zowel opdrachtgever als toekomstig gebruiker. Door het vooraf vaststellen van het budget was dit geen discussiepunt en konden beide partijen zich richten op het ontwerp.
4.3.2 EMVI gunningcriteria Gunning vindt plaats aan de aanbieding die de meeste stemmen van burgers krijgt. 4.3.3 EMVI afwegingsmodel Er is een budgetplafond gesteld, zodat alle aanbieders voor dezelfde som inschreven. Het gaat dus om de kwalitatief beste aanbieding voor een vast bedrag. 4.3.4 Meetbaar maken van criteria De aanbieders hebben een aantal minimale eisen meegekregen in hun opdracht. Die zijn uiteraard toetsbaar. 4.3.5 Beoordeling van de aanbiedingen De gemeente heeft de aanbiedingen getoetst op minimale eisen. Verder zijn de aanbiedingen beoordeeld door de burger, die uiteindelijk zijn keuze maakt. Zie onderstaande afbeelding uit de inschrijvingsleidraad. De aanbieding met de meeste stemmen is winnaar. In geval van gelijke stemmen is het laagste inschrijvingsbedrag maatgevend. 4.3.6 Keuze verhouding prijs/kwaliteit Aanbieding binnen budget was vereist. De directiebegroting heeft het kwaliteitsniveau en de minimumeisen bepaald. De keuze is daarna overgelaten aan de bevolking.
7
Centrumroute: Realisatie derde fase
4.4 Risicobeheersing De bouwcombinatie en de gemeente hebben na gunning gezamenlijk een risicoanalyse opgesteld met als doel vertraging in de voortgang van de werkzaamheden te vermijden. De gemeente heeft budget gereserveerd voor kleine aanpassingen. Verdere risico’s waarmee rekening is gehouden: • Weer • Leveranties materialen zoals natuursteen • Sanering • Archeologische vondsten De benodigde vergunningen (onder andere kapvergunningen) zijn door de gemeente geregeld. 4.5
Contractmanagement
4.5.1 Contractuele incentives In het contract met de aannemerscombinatie was een bonusregeling opgenomen voor vervroegde oplevering. Door het succesvol eerder opleveren van het project is de maximale bonus van € 15.000,- uitgekeerd door de gemeente. 4.5.2 Penalties bij niet voldoen contracteisen Geen.
5
Resultaten Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1
Waarom was dit project succesvol
5.1.1 Financieel • Het budgettair plafond heeft als gevolg gehad dat de aannemerscombinatie de kosten heeft weten te drukken zonder op kwaliteit in te leveren. • De aanbieding valt binnen het gestelde budget van € 2,6 miljoen. • De bonusregeling werkte stimulerend: het project werd eerder opgeleverd. • Verantwoordelijkheden liggen in hoge mate bij de opdrachtnemer. Van de post risico bij de gemeente is slechts een gering bedrag gebruikt. • De aannemerscombinatie heeft naast de gebruikelijke garantie het onderhoud voor 10 jaar aangeboden. 5.1.2 Kwaliteit van de inschrijvingen De stemming over dit project in Purmerend was uitermate positief. Bij de opening van de koemarkt stond iedereen te glunderen. Er was een prachtig ontwerp geleverd, en het was vakkundig gerealiseerd. Er was een breed gedragen trots onder de burgers. Dat maakt duidelijk dat er kwaliteit is geleverd. Ook is het project tijdig opgeleverd.
8
Centrumroute: Realisatie derde fase
5.2 Opgetreden projectverstoringen De herinrichting leidde tot een verrassing. Half maart stuitte de aannemer op de resten van een middeleeuws klosster. Na deze vondst heeft de archeologische werkgroep Purmerend de resten in kaart gebracht. Als blijvende herinnering zal in 2010 een plaquette “historische kloostermuur” worden vervaardigd en in de bestrating in het plein worden opgenomen. 5.2.1 Juridische complicaties Er zijn geen juridische complicaties opgetreden.
6
FAQ’s Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? In dit project is gebruik gemaakt van een getrapte selectie. In een eerstel selectie is m.b.v. omzeteisen en referenties het aantal gegadigden teruggebracht tot 5. In een tweede selectietrap zijn partijen uitgenodigd om hun visie uit te werken in een VO. Hiervoor was een ontwerpvergoeding beschikbaar. De (tweede) selectie vindt plaats aan de hand van mate waarin een VO naar het oordeel van de selectiecommissie voldoet en tegemoet komt aan de wensen en verwachtingen zoals neergelegd in het Programma voor het Ontwerp. Met andere woorden: de mate waarin een VO uitstijgt boven de in het Programma voor het Ontwerp neergelegde minimum kwaliteitseisen. De criteria waarop een VO wordt beoordeeld zijn: • De visie op de herinrichting van de Koemarkt • De kwaliteit van de openbare ruimte en het voorgestelde materiaalgebruik • De gebruiksmogelijkheden van de Koemarkt • De verwijzing naar de het verleden • De inpassing van een kunstobject en/of een fontein in het ontwerp De selectieaspecten zijn met punten beoordeeld door de selectiecommissie. De waardering door elk lid van de selectiecommissie op bovenstaande is als volgt: ‘matig’ = 3 punten ‘goed’ = 7 punten ‘uitstekend’ = 10 punten
9
Centrumroute: Realisatie derde fase
2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Een vastgestelde directiebegroting bepaalt het kwaliteitsniveau. Hierbinnen zullen de inschrijvers hun plannen moeten gaan uitwerken, de hoogste kwaliteit wint. Daarnaast stelt de opdrachtgever minimumeisen aan de mate van uitwerking van het VO en DO. Het technisch programma van eisen is gemaakt door de aannemerscombinatie op basis van zijn kennis en specialisme, de gemeente toetst dit. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Er moet ruimte voor onderscheidende oplossingen zijn. Projecten waar omgeving en communicatie een belangrijke rol spelen lenen zich blijkbaar ook uitstekend voor gunnen op basis van EMVI. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Het grootste voordeel was dat de burger kon kiezen uit onderscheidende oplossingen. De burgers kregen van de aanbieders bepaalde vormen van inspraak, waardoor er draagvlak ontstond bij de inwoners en horecaondernemers rond het marktplein. Dat heeft hier goed uitgepakt. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Noodzakelijk bij een aanbesteding van een D&C contract is dat de opdrachtgever niet bang is om de regie over het exacte eindproduct uit handen te geven. Er gaan meer verantwoordelijkheden naar de marktpartij, de uitvraag moet anders (functioneel) omschreven worden, en de opdrachtgever moet vooral niet op de stoel van de opdrachtnemer zitten. Dit vraagt ook de juiste mensen in het aanbestedingsteam.
6. Welke risico’s brengt gunnen op waarde met zich mee? • Een open vraag kan ook gemakkelijk leiden tot oplossingen waarvoor geen budget beschikbaar is. De oplossing met een budgetplafond heeft hier prima gewerkt. • Weerstand vanuit de eigen organisatie. Interne vakspecialisten voelen zich buiten spel gezet door verandering van rollen en verantwoordelijkheden. Hierdoor kan een projectteam geïsoleerd raken. • Vage omschrijvingen in het ontwerp. Wie gaat meerkosten betalen? 7. Risico’s naar de markt, hoe werkt dat? De rollen bij een D&C contract zijn anders dan in de traditionele situatie. De opdrachtgever dient vooraf te omschrijven welke beheersaspecten belangrijk zijn. Dan kan de inschrijver dit meenemen in zijn ontwerp. Veel risico’s in de uitvoering kunnen overgedragen worden aan de opdrachtnemer. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Elk aanbestedingsproces heeft zijn eigen specifieke aandachtspunten. Hier was dat in ieder geval ook de tijd en het benodigde draagvlak. Omdat de herinrichting van de Koemarkt haast had, heeft de gemeente samen met de opdrachtnemer maatregelen genomen om het proces te versnellen en vertragingen te voorkomen: • Zorg van de gemeente voor het verkrijgen van de benodigde vergunningen. • Voorbereiden van de communicatie met de omgeving. • Opzetten van een overlegstructuur die past binnen de verantwoordelijkheden van een Design & Construct aanpak. • Verbeteren van de kwaliteit binnen het ontwerp. • Opstellen van een risicoanalyse door de aannemerscombinatie en de gemeente gericht op het vermijden van vertraging in de voortgang. • Een bonusregeling voor eerder opleveren bleek een goede stimulans.
10
Centrumroute: Realisatie derde fase
Het draagvlak vroeg om goede communicatiemogelijkheden tussen de burger en aanbieders. Daarin heeft de gemeente gefaciliteerd. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Zorg voor een helder beoordelingsprotocol, zo mogelijk in stroomschema’s. Deze beoordelingsschema’s zijn ook opgenomen in de inschrijvings- en gunningleidraad. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Door de getrapte selectie zitten er in ieder geval ook partijen met een goede visie op het werk aan tafel. Verder hebben de door de gemeente gestelde minimum eisen een sturende werking.
7
Bijzonderheden Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
In dit hoofdstuk worden opvallende projectkenmerken met betrekking tot gunnen op waarde beschreven. Omschrijving Dit project maakt duidelijk hoe EMVI is ingezet in een politiek complexe omgeving met vele belanghebbenden rond de Koemarkt. Dit project maakt ook duidelijk dat ook MKB bedrijven kansrijk zijn bij het realiseren van EMVI aanbestedingen.
11
Centrumroute: Realisatie derde fase
8
Tips & ervaringen Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de betrokken partijen terug kijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties Formele evaluaties zijn niet beschikbaar. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever De opdrachtgever heeft te maken gekregen met zeer betrokken partijen, die hun kennis wilden inbrengen. Het is ook de stellige overtuiging van de projectleider dat aannemers vaak meer kennis in huis hebben, dan zij inbrengen. Om commerciële redenen stellen zijn hun gedrag bij. Bij de aanbieding zit een aanbieding voor 10 jaar onderhoud. Dat is optioneel. Als gemeente moet daar nog over worden beslist. Op deze wijze is in ieder geval gegarandeerd dat er een onderhoudsvriendelijk ontwerp ligt. Daarnaast ligt er een garantieperiode van 1 jaar. Communicatie met de omgeving was zeer belangrijk. Horeca ondernemers wilden inspraak bij het ontwerp. Toegankelijkheid van het middenplein was van groot belang. Door de keuze uit de drie ontwerpen aan de bevolking en ondernemers van Purmerend over te laten is draagvlak gecreëerd en een belangrijke kwaliteitsslag gemaakt. Er was ook tijdens de uitvoeringsfase sprake van een constructief samenspel van gemeente en de combinatie. Het omgevingsmanagement lag bij de combinatie, gesteund door gemeente. De bouwonderneming hield wekelijks een inloopuur. Bovendien zaten er communicatief vaardige mensen in de ploeg. Dat heeft prima gewerkt.
12
Centrumroute: Realisatie derde fase
8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) De winnende aanbieder is trots op zijn project. Hij heeft dit niet alleen in vele lezingen in het land bekend gemaakt, hij heeft er zelf een film over laten maken. De winnende combinatie bestond uit MKB aannemers gecombineerd met een landschaparchitecten bureau. De combinatie heeft veel tijd gestoken in het bespreken van kansen en risico’s. Dat levert uiteindelijk toch veel winstpunten in prijs en kwaliteit. Ook helpt dat om te komen tot een korte uitvoeringstijd. Er gaat gemakkelijk veel tijd zitten in een aanbieding. Binnen het consortium moet je daar vooraf goede afspraken over maken. Ook na gunning is opdrachtnemer en de gemeente gezamenlijk een risicoanalyse opgesteld gericht op het vermijden van vertraging in de voortgang van de werkzaamheden. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via www.leidraadaanbesteden.nl en de CROW publicatie ‘Gunnen op waarde’.