Leseprobe Hirt (Hrsg.): Event-Management

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Event-Management Mit Live-Kommunikation begeistern

Mit Praxisbeispielen und Checklisten Stephan

M. Hirt (Hrsg.)



eventszenen by undercover-berlin.com





Event-Management Mit Live-Kommunikation begeistern

Stephan M. Hirt (Hrsg.)

Versus · Zürich


Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publi­kation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte ­biblio­grafische Daten sind im Internet über dnb.dnb.de abrufbar.

Das Werk einschliesslich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. © 2013 Versus Verlag AG, Zürich Weitere Informationen zu Büchern aus dem Versus Verlag ­unter www.versus.ch Umschlaggestaltung: Anna Kiefer · Berlin Grafikdesign und Satz: Anna Kiefer und Daniel Vandré · Berlin Druck: Kösel · Krugzell Printed in Germany

Gedruckt auf BVS 150 g/m2 ISBN 978-3-03909-139-3


Geleitwort

Die Welt der Events, Tagungen und Incentives ist faszinie-

Dass dieses vorliegende Buch mit dem 25-jährigen Firmen-

rend, stimulierend und auch anspruchsvoll. Zu lernen, wie

jubiläum des von mir geführten Unternehmens zusammen­

man Menschen zusammenbringt, ihre Kommunikation akti-

fällt, freut mich natürlich ganz besonders, haben wir doch seit

viert und führt, und so mithilft, dass sie im Team erfolgreich

jeher Fachkenntnisse und Detailwissen gezwungener­massen

arbeiten können, ist mehr als nur eine Genugtuung. Es ist eine

vor allem im Ausland gesucht, vorab mittels enger Zusammen-

Berufung. Und deshalb wissen wir alle, die dieses Buch lesen

arbeit mit den grossen internationalen Branchen­verbänden

oder weiterempfehlen, von der Wichtigkeit des Lernens und

wie ICCA, SITE und MPI. Wir haben an Tausenden von

der Ausbildung.

Seminaren, Kongressen und Fachvorträgen teilgenommen und später auch selbst organisiert. Von diesem globalen

In meiner Funktion als Chairman der MPI sehe ich täglich,

Netzwerk und dessen Feedback haben wir immer ­profitieren

wie viele Anstrengungen es tatsächlich braucht, damit Events

können.

wirklich exzellent geplant und durchgeführt werden können. Und zwar nicht nur für zufriedene Endteilnehmer einer Ver-

Dieses Buch soll Appetit auf mehr geben: auf viele Gespräche

anstaltung, sondern ebenso für die Verantwort­lichen, welche

untereinander, auf interaktives Lernen und auf ­gemeinsames

das Risiko auf sich nehmen und letztlich auch die Bezahlung

Weiterentwickeln unseres spannenden Berufes.

des Events leisten. Dass dabei alle rechtlichen, ethischen und moralischen Grundsätze respektiert werden müssen,

Sébastien Tondeur

ist nicht nur selbstverständlich, sondern muss eben auch in

Chairman MPI (Meeting Professionals International)

diesen Lernprozess integriert werden. Denn Verantwortung

& CEO MCI Group

heisst auch Ausbildung kreieren, Ausbildung ­verlangen und Ausbildung weitergeben. Entsprechend gilt es auch, Stephan Hirts Anstrengungen, dieses vorliegende Buch zu schaffen, hervorzuheben. Es ist das erste Mal, dass ein solches Werkzeug explizit in der Schweiz herausgegeben wird. Die Arbeit soll aber auch Grundlage für einen intensiven und interaktiven Austausch in unserer Branche sein. Denn ein aktives Netzwerk unterstützt auto­ matisch den Aus- und Weiterbildungsprozess.


Vorwort

So viel Theorie wie nötig, so viel Praxis wie möglich Events ermöglichen wie kein anderes Kommunikations­ instrument den persönlichen Dialog und die direkte und inter­ aktive Begegnung. Sorgfältig geplant und umgesetzt, erzeugen sie magische Momente für Kunden, Geschäfts­partner und Mitarbeitende. Sie haben heute ihren festen Platz im Kommunikations-Mix von Unternehmen, staat­lichen Institutionen und Nonprofitorganisationen. In einigen Branchen sind sie sogar der wichtigste Posten im Kommunikationsbudget. Das vorliegende Lehrbuch ist diesem Spezialgebiet gewidmet und ideal für den Einsatz an Hochschulen, Weiterbildungskursen und für den gezielten Wissenszuwachs durch Selbststudium. Es wendet sich an Bachelor- und Master-Studierende der Fachrichtungen Marketing und Kommunikation, Führungskräfte aus Marketing/Kommunikation/PR, die einbezogen sind in Entscheide rund um Events, leistungsorientierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Branche – beispielsweise in Agenturen, bei Messefirmen und Event-Auftraggebern – sowie an Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger. Wie so viele Teildisziplinen des Marketings haben sich Events resp. Live Communication nicht aus der Theorie heraus entwickelt. Schrittgeberin war (und ist) vielmehr die Praxis mit ihrer permanenten Suche nach neuen, immer effektiveren und effizienteren Möglichkeiten der zielgruppengerichteten Kommunikation. Deshalb hat sich der Herausgeber bei der Konzeption des Buches leiten lassen vom Grundsatz „So viel Theorie wie nötig, so viel Praxis wie möglich“.


Erfahrene Autorinnen und Autoren aus der Event-Branche

in Form von Checklisten helfen, auch komplexe Event-Ideen

sorgen für den Brückenschlag in die Praxis, Hochschul­

erfolgreich umzusetzen.

dozierende liefern die theoretische Basis der jungen ­Disziplin. Die Praxisbeiträge beschreiben konkrete Frage­s tellungen

Das Buch gliedert sich in vier Teile: Im ersten, theoretischen

und Entscheidungssitationen, die sich in der täglichen

Teil werden Grundlagen des Event-Managements vermittelt,

Arbeit immer wieder stellen; die Beiträge der Hochschul­

in einem zweiten Teil praktische Fragen, die bei der Konzep-

dozierenden basieren auf mehrjähriger Forschungstätigkeit

tion und Realisation von Events zu klären sind, abgehandelt.

in den ­jeweiligen Gebieten.

Der dritte Teil beinhaltet aktuelle Praxisbeispiele, über die in der Branche gesprochen und in den Medien berichtet wurde.

Der Herausgeber hat Mitte der 90er Jahre zum ersten Mal

Abgeschlossen wird das Lehrbuch mit dem vierten Teil, der

das Thema „Event-Management“ auf die Stundentafel einer

Checklisten für die Konzeption, Planung, Durchführung,

Schweizer Hochschule gesetzt (in der Vollzeitausbildung und

Erfolgskontrolle und zu rechtlichen Aspekten beinhaltet.

als Nachdiplomstudium resp. Certificate of Advanced Studies CAS) und seither, zusammen mit unzähligen Dozierenden aus

Die Event-Branche der Schweiz ist von ihrer Grösse her

der Praxis, versucht, mehrere hundert Studierende für eine

überschaubar. Entsprechend klein ist der Absatzmarkt für

Tätigkeit in der Branche zu begeistern. Er bedankt sich an

ein Lehrbuch. Dass es trotzdem erscheinen konnte, verdankt

dieser Stelle für die vielen wertvollen Anregungen und Kom-

der Herausgeber der substanziellen Unterstützung zweier

mentare, die er seinerseits von den Studierenden über die

Branchenverbände (Expo-Event – Live Communication Verband

Jahre erhalten hat und die in die Konzeption des vorliegenden

Schweiz, Event Management Circle – Der Puls der Branche) und

Lehrbuchs eingeflossen sind.

der Hochschule Luzern (Institut für Tourismuswirtschaft).

Das Buch vermittelt die vielfältigen Grundlagen des Event-

Ein speziell grosses Dankeschön gebührt schliesslich ­allen

Managements. Es führt zu Handlungsempfehlungen auf der

Autorinnen und Autoren, die neben dem oft hektischen

strategischen und operativen Ebene. Neben dem theoreti-

Tages­geschäft Zeit für die Schreibtätigkeit finden mussten,

schen Basiswissen werden zentrale Fragen der Konzeption,

sowie der Lektorin, Sylvia Bendel Larcher, für das Zurück-

Planung, Durchführung und Kontrolle von Events sowie

binden sprachlichen Vergaloppierens und Anna Kiefer für das

volkswirtschaftliche und kundenverhaltensbezogene Aspekte

wunderschöne Layout.

behandelt. Aktuelle Fallbeispiele zeigen die konkrete Realisierung von Projekten auf, praxisorientierte Arbeitshilfen

Münchenstein, im August 2013 · Der Herausgeber


8

inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen

2. Anwendungen

13 – 21

113 – 120

Begriffe, Definitionen, Akteure, Relevanz • Stephan M. Hirt 23 – 27

Warum Events? Grundlegendes zur Wirkung • Dorothea Schaffner 29 – 50

Planen, umsetzen, dazulernen • Stephan M. Hirt 51 – 59

Grundlagen der Dramaturgie und Inszenierung • Ines Fischer Gull 61 – 67

Von „eventzentriert“ zu „teilnehmerzentriert“ – neue Chancen und Herausforderungen • Roland Köppel 69 – 72

Emotionale Intelligenz im Event-Management • Thomas Wüthrich 73 – 86

Integrierte Event-Kommunikation • Christina Spindler 121 – 130

Aus Sicht einer Agentur: Briefing, Konzeption, Realisation • Thomas Wüthrich 131 – 136

Erfolgskontrolle • Thomas Wüthrich 137 – 143

Live-Kommunikation: Rahmenbedingungen für erfolgreiche Markenerlebnisse • Pius Sidler 145 – 152

Dramaturgie und Inszenierung: Eintauchen in parallele Welten • Xavier Bellprat 153 – 160

Dreidimensional gestalten, stylen, kommunizieren • Roberto Lazzari 161 – 167

Catering • Jacky Donatz

Event-Scorecard und strategisches Event-­ Management-System für Destinationen • Jürg Stettler, Heinz Rütter, David Caliesch

169 – 176

87 – 98

177 – 186

Mobilitätsmanagement bei Veranstaltungen • Helmut Schad, Yann Stricker

Event-Architektur: Der bewusste Umgang mit dem Unbewussten • Christof Murer

99 – 108

187 – 194

Kommunikation in mittelgrossen Schweizer Unter­n ehmen – Bestandesaufnahme und Handlungs­e mpfehlungen • Michael Boenigk

E-Management – Management der Emotionen • Simon Ackermann

Sicherheit durch Risikomanagement • Pius Segmüller 195 – 204

Rechtsfragen• Matthias Ebneter 205 – 210

Qualität im Event-Management • Daniel Tschudy 211 – 216

Nachhaltigkeit im Event-Management • Gerrit Jessen, Matthias Kühne


9

217 – 232

305 – 307

233 – 238

309 – 313

Medienarbeit • Patrick Senn Sponsoring • Alexander Schmidt 239 – 245

Events und Social Media • Florian Wieser 247 – 251

Trends in der Live Communication • Simon Ackermann 253 – 256

Medienarbeit – Swiss Hotel Film Award • Patrick Senn Wie Finanzdienstleistungen und Infotainment zusammenkommen • Pius Sidler 315 – 320

Zirkusshow • Sylvia Stocker 321 – 331

Event-Architektur – Litill Island • Jan-Peter Keller

Messen und Ausstellungen • Andreas Messerli 257 – 261

Incentives • Daniel Tschudy

4. checklisten 334 – 335

To-do • Thomas Wüthrich 3. praxisbeispiele 265 – 267

336 – 337

Regieplan • Thomas Wüthrich

Amway China zu Besuch in der Schweiz • Sophie Deletraz

338 – 340

269 – 272

341 – 343

Roadshow „Smart, Urban Stage“ • Richard Staub

Arbeitsbudget • Thomas Wüthrich Rechtliche Aspekte • Matthias Ebneter

273 – 279

Von der Kunstmesse zum Kunstevent – Die Art Basel Miami Beach • Peter Vetsch

5. Anhang

281 – 285

346 – 347

Die Tagung „Translating Cultures: Swiss Chinese Explorations“ • Sophie Lamparter, Aida Suljicic 287 – 291

FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Südafrika 2010 • Rainer Quenzer 293 – 298

Outdoor-Testevents mit Kunden • Christian Gisi 299 – 303

Ausstellung Vincent van Gogh in Basel 2009 • Reto Rey

Web-Ressourcen 348 – 349

Bildnachweise 351

Dank



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