Event-Management Mit Live-Kommunikation begeistern
Mit Praxisbeispielen und Checklisten Stephan
M. Hirt (Hrsg.)
eventszenen by undercover-berlin.com
Event-Management Mit Live-Kommunikation begeistern
Stephan M. Hirt (Hrsg.)
Versus · Zürich
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über dnb.dnb.de abrufbar.
Das Werk einschliesslich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. © 2013 Versus Verlag AG, Zürich Weitere Informationen zu Büchern aus dem Versus Verlag unter www.versus.ch Umschlaggestaltung: Anna Kiefer · Berlin Grafikdesign und Satz: Anna Kiefer und Daniel Vandré · Berlin Druck: Kösel · Krugzell Printed in Germany
Gedruckt auf BVS 150 g/m2 ISBN 978-3-03909-139-3
Geleitwort
Die Welt der Events, Tagungen und Incentives ist faszinie-
Dass dieses vorliegende Buch mit dem 25-jährigen Firmen-
rend, stimulierend und auch anspruchsvoll. Zu lernen, wie
jubiläum des von mir geführten Unternehmens zusammen
man Menschen zusammenbringt, ihre Kommunikation akti-
fällt, freut mich natürlich ganz besonders, haben wir doch seit
viert und führt, und so mithilft, dass sie im Team erfolgreich
jeher Fachkenntnisse und Detailwissen gezwungenermassen
arbeiten können, ist mehr als nur eine Genugtuung. Es ist eine
vor allem im Ausland gesucht, vorab mittels enger Zusammen-
Berufung. Und deshalb wissen wir alle, die dieses Buch lesen
arbeit mit den grossen internationalen Branchenverbänden
oder weiterempfehlen, von der Wichtigkeit des Lernens und
wie ICCA, SITE und MPI. Wir haben an Tausenden von
der Ausbildung.
Seminaren, Kongressen und Fachvorträgen teilgenommen und später auch selbst organisiert. Von diesem globalen
In meiner Funktion als Chairman der MPI sehe ich täglich,
Netzwerk und dessen Feedback haben wir immer profitieren
wie viele Anstrengungen es tatsächlich braucht, damit Events
können.
wirklich exzellent geplant und durchgeführt werden können. Und zwar nicht nur für zufriedene Endteilnehmer einer Ver-
Dieses Buch soll Appetit auf mehr geben: auf viele Gespräche
anstaltung, sondern ebenso für die Verantwortlichen, welche
untereinander, auf interaktives Lernen und auf gemeinsames
das Risiko auf sich nehmen und letztlich auch die Bezahlung
Weiterentwickeln unseres spannenden Berufes.
des Events leisten. Dass dabei alle rechtlichen, ethischen und moralischen Grundsätze respektiert werden müssen,
Sébastien Tondeur
ist nicht nur selbstverständlich, sondern muss eben auch in
Chairman MPI (Meeting Professionals International)
diesen Lernprozess integriert werden. Denn Verantwortung
& CEO MCI Group
heisst auch Ausbildung kreieren, Ausbildung verlangen und Ausbildung weitergeben. Entsprechend gilt es auch, Stephan Hirts Anstrengungen, dieses vorliegende Buch zu schaffen, hervorzuheben. Es ist das erste Mal, dass ein solches Werkzeug explizit in der Schweiz herausgegeben wird. Die Arbeit soll aber auch Grundlage für einen intensiven und interaktiven Austausch in unserer Branche sein. Denn ein aktives Netzwerk unterstützt auto matisch den Aus- und Weiterbildungsprozess.
Vorwort
So viel Theorie wie nötig, so viel Praxis wie möglich Events ermöglichen wie kein anderes Kommunikations instrument den persönlichen Dialog und die direkte und inter aktive Begegnung. Sorgfältig geplant und umgesetzt, erzeugen sie magische Momente für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende. Sie haben heute ihren festen Platz im Kommunikations-Mix von Unternehmen, staatlichen Institutionen und Nonprofitorganisationen. In einigen Branchen sind sie sogar der wichtigste Posten im Kommunikationsbudget. Das vorliegende Lehrbuch ist diesem Spezialgebiet gewidmet und ideal für den Einsatz an Hochschulen, Weiterbildungskursen und für den gezielten Wissenszuwachs durch Selbststudium. Es wendet sich an Bachelor- und Master-Studierende der Fachrichtungen Marketing und Kommunikation, Führungskräfte aus Marketing/Kommunikation/PR, die einbezogen sind in Entscheide rund um Events, leistungsorientierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Branche – beispielsweise in Agenturen, bei Messefirmen und Event-Auftraggebern – sowie an Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger. Wie so viele Teildisziplinen des Marketings haben sich Events resp. Live Communication nicht aus der Theorie heraus entwickelt. Schrittgeberin war (und ist) vielmehr die Praxis mit ihrer permanenten Suche nach neuen, immer effektiveren und effizienteren Möglichkeiten der zielgruppengerichteten Kommunikation. Deshalb hat sich der Herausgeber bei der Konzeption des Buches leiten lassen vom Grundsatz „So viel Theorie wie nötig, so viel Praxis wie möglich“.
Erfahrene Autorinnen und Autoren aus der Event-Branche
in Form von Checklisten helfen, auch komplexe Event-Ideen
sorgen für den Brückenschlag in die Praxis, Hochschul
erfolgreich umzusetzen.
dozierende liefern die theoretische Basis der jungen Disziplin. Die Praxisbeiträge beschreiben konkrete Frages tellungen
Das Buch gliedert sich in vier Teile: Im ersten, theoretischen
und Entscheidungssitationen, die sich in der täglichen
Teil werden Grundlagen des Event-Managements vermittelt,
Arbeit immer wieder stellen; die Beiträge der Hochschul
in einem zweiten Teil praktische Fragen, die bei der Konzep-
dozierenden basieren auf mehrjähriger Forschungstätigkeit
tion und Realisation von Events zu klären sind, abgehandelt.
in den jeweiligen Gebieten.
Der dritte Teil beinhaltet aktuelle Praxisbeispiele, über die in der Branche gesprochen und in den Medien berichtet wurde.
Der Herausgeber hat Mitte der 90er Jahre zum ersten Mal
Abgeschlossen wird das Lehrbuch mit dem vierten Teil, der
das Thema „Event-Management“ auf die Stundentafel einer
Checklisten für die Konzeption, Planung, Durchführung,
Schweizer Hochschule gesetzt (in der Vollzeitausbildung und
Erfolgskontrolle und zu rechtlichen Aspekten beinhaltet.
als Nachdiplomstudium resp. Certificate of Advanced Studies CAS) und seither, zusammen mit unzähligen Dozierenden aus
Die Event-Branche der Schweiz ist von ihrer Grösse her
der Praxis, versucht, mehrere hundert Studierende für eine
überschaubar. Entsprechend klein ist der Absatzmarkt für
Tätigkeit in der Branche zu begeistern. Er bedankt sich an
ein Lehrbuch. Dass es trotzdem erscheinen konnte, verdankt
dieser Stelle für die vielen wertvollen Anregungen und Kom-
der Herausgeber der substanziellen Unterstützung zweier
mentare, die er seinerseits von den Studierenden über die
Branchenverbände (Expo-Event – Live Communication Verband
Jahre erhalten hat und die in die Konzeption des vorliegenden
Schweiz, Event Management Circle – Der Puls der Branche) und
Lehrbuchs eingeflossen sind.
der Hochschule Luzern (Institut für Tourismuswirtschaft).
Das Buch vermittelt die vielfältigen Grundlagen des Event-
Ein speziell grosses Dankeschön gebührt schliesslich allen
Managements. Es führt zu Handlungsempfehlungen auf der
Autorinnen und Autoren, die neben dem oft hektischen
strategischen und operativen Ebene. Neben dem theoreti-
Tagesgeschäft Zeit für die Schreibtätigkeit finden mussten,
schen Basiswissen werden zentrale Fragen der Konzeption,
sowie der Lektorin, Sylvia Bendel Larcher, für das Zurück-
Planung, Durchführung und Kontrolle von Events sowie
binden sprachlichen Vergaloppierens und Anna Kiefer für das
volkswirtschaftliche und kundenverhaltensbezogene Aspekte
wunderschöne Layout.
behandelt. Aktuelle Fallbeispiele zeigen die konkrete Realisierung von Projekten auf, praxisorientierte Arbeitshilfen
Münchenstein, im August 2013 · Der Herausgeber
8
inhaltsverzeichnis
1. Grundlagen
2. Anwendungen
13 – 21
113 – 120
Begriffe, Definitionen, Akteure, Relevanz • Stephan M. Hirt 23 – 27
Warum Events? Grundlegendes zur Wirkung • Dorothea Schaffner 29 – 50
Planen, umsetzen, dazulernen • Stephan M. Hirt 51 – 59
Grundlagen der Dramaturgie und Inszenierung • Ines Fischer Gull 61 – 67
Von „eventzentriert“ zu „teilnehmerzentriert“ – neue Chancen und Herausforderungen • Roland Köppel 69 – 72
Emotionale Intelligenz im Event-Management • Thomas Wüthrich 73 – 86
Integrierte Event-Kommunikation • Christina Spindler 121 – 130
Aus Sicht einer Agentur: Briefing, Konzeption, Realisation • Thomas Wüthrich 131 – 136
Erfolgskontrolle • Thomas Wüthrich 137 – 143
Live-Kommunikation: Rahmenbedingungen für erfolgreiche Markenerlebnisse • Pius Sidler 145 – 152
Dramaturgie und Inszenierung: Eintauchen in parallele Welten • Xavier Bellprat 153 – 160
Dreidimensional gestalten, stylen, kommunizieren • Roberto Lazzari 161 – 167
Catering • Jacky Donatz
Event-Scorecard und strategisches Event- Management-System für Destinationen • Jürg Stettler, Heinz Rütter, David Caliesch
169 – 176
87 – 98
177 – 186
Mobilitätsmanagement bei Veranstaltungen • Helmut Schad, Yann Stricker
Event-Architektur: Der bewusste Umgang mit dem Unbewussten • Christof Murer
99 – 108
187 – 194
Kommunikation in mittelgrossen Schweizer Untern ehmen – Bestandesaufnahme und Handlungse mpfehlungen • Michael Boenigk
E-Management – Management der Emotionen • Simon Ackermann
Sicherheit durch Risikomanagement • Pius Segmüller 195 – 204
Rechtsfragen• Matthias Ebneter 205 – 210
Qualität im Event-Management • Daniel Tschudy 211 – 216
Nachhaltigkeit im Event-Management • Gerrit Jessen, Matthias Kühne
9
217 – 232
305 – 307
233 – 238
309 – 313
Medienarbeit • Patrick Senn Sponsoring • Alexander Schmidt 239 – 245
Events und Social Media • Florian Wieser 247 – 251
Trends in der Live Communication • Simon Ackermann 253 – 256
Medienarbeit – Swiss Hotel Film Award • Patrick Senn Wie Finanzdienstleistungen und Infotainment zusammenkommen • Pius Sidler 315 – 320
Zirkusshow • Sylvia Stocker 321 – 331
Event-Architektur – Litill Island • Jan-Peter Keller
Messen und Ausstellungen • Andreas Messerli 257 – 261
Incentives • Daniel Tschudy
4. checklisten 334 – 335
To-do • Thomas Wüthrich 3. praxisbeispiele 265 – 267
336 – 337
Regieplan • Thomas Wüthrich
Amway China zu Besuch in der Schweiz • Sophie Deletraz
338 – 340
269 – 272
341 – 343
Roadshow „Smart, Urban Stage“ • Richard Staub
Arbeitsbudget • Thomas Wüthrich Rechtliche Aspekte • Matthias Ebneter
273 – 279
Von der Kunstmesse zum Kunstevent – Die Art Basel Miami Beach • Peter Vetsch
5. Anhang
281 – 285
346 – 347
Die Tagung „Translating Cultures: Swiss Chinese Explorations“ • Sophie Lamparter, Aida Suljicic 287 – 291
FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Südafrika 2010 • Rainer Quenzer 293 – 298
Outdoor-Testevents mit Kunden • Christian Gisi 299 – 303
Ausstellung Vincent van Gogh in Basel 2009 • Reto Rey
Web-Ressourcen 348 – 349
Bildnachweise 351
Dank