FONDOS ACUMULADOS CON ÉNFASIS EN ARCHIVOS DE ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN SUPRESION O FUSIÓN
Aspectos Constitucionales Arts. 8, 15, 20, 23, 72, 74 Ley 594 de2000. Arts. 2,11,12,13,14,15,16, 20,27.
Decreto 254 de 2000, Arts. 36 - 39
Acuerdos Archivo General de la Nación
Circular 07 de2002 D.A.F.P. –A.G.N.
Circular 04 de2003 D.A.F.P. - A.G.N.
Ley 734 de2002.
D.S.P.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS, LEY 594 DE 2000
Artículo 2°: Ámbito de aplicación, todas las entidades públicas y las entidades privadas quecumplen funciones públicas. Artículo 11: Obligatoriedad dela conformación dearchivos públicos. Artículo 12: Responsabilidad dela administración pública. Artículo 13: Instalaciones para archivos. Artículo 14: Propiedad manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Artículo 15: Responsabilidad especial de los servidores públicos. Artículo 16: Obligaciones delos funcionarios a cuyo cargo estén los archivosdelasentidades públicas. POSICIÓN DE GARANTE. SECRETARIOS GENERALES.
D.S.P.
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000
Artículo 20: Supresión, fusión o privatización deentidades públicas. Lasentidadespúblicas que sesuprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades queasuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo, Las entidades públicas quese privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. POSICIÓN DE GARANTE: Liquidadores y comités de archivo de lasentidadescomprometidos.
D.S.P.
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000
Artículo 27: Acceso y consulta de losdocumentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentosdearchivos públicosy a quese lesexpida copia delos mismos, siempre que dichos documentosno tengan carácter reservado conforme a la constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre y demás derechos consagrados en la constitución y las leyes. D.S.P.
DECRETO 254 de 2000
Por el cual seexpideel régimen para la liquidación de entidades públicasdel orden nacional Artículo 2° literal g) La adopción inmediata delas medidasnecesariaspara asegurar la conservación y fidelidad detodos losarchivosdela entidad y, en particular, deaquellosquepuedan influir en la determinación deobligacionesa cargo dela misma.
D.S.P.
DECRETO 254 de 2000
Artículo 36 indica entreotros, queel acta final deliquidación deuna entidad, debecontener “como mínimo los siguientes asuntos..F) manejo y conservación delos archivos y memoria institucional.....”
Artículo 39 ARCHIVOS los archivos dela entidad en liquidación se conservarán conformea lo dispuesto por el Archivo General dela Nación. Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos dela entidad, el fondo requerido para atender los gastos deconservación, para estosefectos, se hará con prioridad sobrecualquier otro gasto o pago dela masa dela entidad en liquidación.
D.S.P.
ACUERDO 041 DE 2002
POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE ENTIDADES QUE SE LIQUIDACIÓN, FUSIONEN O PRIVATICEN Y SE DESARROLLA EL ARTÍCULO 20 Y SU PARAGRÁFO, DE LA LEY 594 DE 2000. . PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO, PREVIENDO LOS RECURSOS NECESARIOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Y SU TRANSFERENCIA AL A.G.N D.S.P.
ACUERDO 041 DE 2002
INVENTARIO DE LOS PROCESOS JUDICIALES Y RECLAMACIONES DE CARÁCTER LABORAL Y CONTRACTUAL.
EL ARCHIVO DE PROCESOS Y DE RECLAMACIONES Y SUS SOPORTES - ENTES NACIONALES ENTREGAR A MININTERIOR DEBIDAMENTE INVENTARIADOS Y BASE DE DATOS.
CUANDO LA ENTIDAD TENGA A SU CARGO EL PAGO DE PENSIONES DEBERA ENTREGAR LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS MAGNETICOS CON LOS EQUIPOS CORRESPONDIENTES E INFORMACIÓN BASE DE L CÁLCULO ACTUARIAL.
D.S.P.
ACUERDO 041 DE 2002
EN PRIVATIZACIÓN - EL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO DEBE CORRESPONDER AL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SE ENTREGARÁN A LA ENTIDAD PRIVADA QUE SE CREE. LOS DOCUMENTOS HISTÓRICOS SE TRANFERIRÁN, AL MINISTERIO O AL ORGANISMO DE LA ENTIDAD TERRITORIAL AL CUAL ESTABAN ADSCRITAS O VÍNCULADAS. INTERVENIDAS- LA HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD Y EL INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS-PARA CONTROL
D.S.P.
ACUERDO 041 DE 2002
PLAN DE TRABAJO DEBE INCLUIR: ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL DE LA ENTIDAD QUE SE LIQUIDE. PROCESOS DE CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN INVENTARIO ( ACUERDO 038 DE 2002) VALORACIÓN DOCUMENTAL ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ENTREGA Y RECEPCIÓN-FIRMAS RESPONSABLES ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN
D.S.P.
ACUERDO 041 DE 2002
COTEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS A ENTREGAR Y RECIBIR INVENTARIO HACE PARTE DEL ACTA. LA ENTIDAD RECEPTORA DEBERA CONTAR CON INFRAESTRUCTURA PERSONAL PARA ATENDER EL SERVICIO DE CONSULTA. ENTREGA POR INVENTARIO DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR EL ACUERDO 038 DE 2002) PUBLICIDAD DE LA HISTÓRIA INSTITUCIONAL, DEL INVENTARIO, ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
D.S.P.
ACUERDO 015 DE 2002 ADICIONA EL ACUERDO 041 DE 2003
PARAGRÁFO TERCERO: EL COMITÉ DE ARCHIVO SERÁ CONVOCADO POR EL GERENTE LIQUIDADOR Y ESTARÁ INTEGRADO POR ESTE SERVIDOR PÚBLICO Y POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD QUE RECIBIRÁ LA DOCUMENTACIÓN.
EL GERENTE LIQUIDADOR, PRESIDIRÁ LAS SESIONES Y, CUANDO LO CONSIDERE CONVENIENTE, PODRÁ LLAMAR A PARTICIPAR A SUS INMEDIATOS COLABORADORES, QUIENES ASISTIRÁN CON DERECHO A VOZ PERO SIN VOTO.
LAS ACTAS DE LAS SESIONES EN LAS EN QUE CONSTEN LAS DECISIONES TOMADAS SERÁN REMITIDAS A LOS JEFES DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES, PARA LOS FINES DE CONTROL QUE LES ASISTEN A DICHOS CARGOS. POSICION DE GARANTES - GERENTES LIQUIDADORES -JEFES DE ARCHIVO Y JEFES DE CONTROL INTERNO.
D.S.P.
ACUERDO 02 DE 2004. POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS 1. AMBITO DE APLICACIÓN - ENTES PÚBLICOS Y ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. 2. DEFINICIONES DE TERMINOS Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. 3. ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS: CONFORMACION DE ACHIVOS DE GESTION Y RESPONSABLES PRIMERA ETAPA: COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL. SEGUNDA ETAPA: DIAGNOSTICO- ORGANIZACIÓN, RECUPERACIÓN, SOPORTES, FECHAS, VOLUMEN. TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DESCRIPCIÓN, DEPURACIÓN, SEPARACIÓN DOCUMENTACIÓN AFECTADA BIOLÓGICAMENTE, PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
D.S.P.
ACUERDO 02 DE 2004. POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS CUARTA ETAPA: VALORACIÓN DOCUMENTAL- TIEMPOS DE RETENCIÓN -TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL- COMITÉ DE ARCHIVO Y EVALUADOR FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VS. OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS, TIEMPOS, DISPOSICIÓN FINAL. POSICIÓN DE GARANTE: COMITÉ DE ARCHIVO, COMITÉ EVALUADOR
D.S.P.
CIRCULAR DAFP – AGN 07 DE 2002. Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidadesdela Rama Ejecutiva del Orden Nacional Las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional deben tener sus archivos ajustados a la ley general de archivos y a las pautas y normas técnicas generales de conservación de archivos adoptados por el Archivo General de la Nación. Para tal efecto es necesario, reiterar a los Secretarios Generales o quien haga sus veces de las entidades u organismos destinatarios de la presente circular la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y que además son responsables de su organización y debida conservación física, así como de la prestación de los servicios de archivo. Para el cabal cumplimiento de esta labor se requiere la aplicación de las Tablas de Retención Documental. El incumplimiento de estas obligaciones podrá enmarcarse dentro de las faltas del régimen disciplinario.
D.S.P.
CIRCULAR DAFP – AGN 04 DE 2003. POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES CADA EXPEDIENTE DE HISTORIA LABORAL DEBE CONTENER: Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación de nombaramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo Documentos de identificación Formato unico de hoja de vida (DAFP) Soportes de estudios y experiencias laborales Acta de posesión Certificados de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales. Declaraciones de bienes y rentas Certificado de aptitud laboral (examen medico de ingreso) Afiliaciones a EPS, ARP, Pension, Cesantías, caja compensación. Actos adminstrativos de situaciones administrativas: vacaciones, licencias, ascensos, traslados, encargos, aucencias temporales, sanciones, inscripción carrera adminsitrativa, pagos prestaciones, evaluación del desempeño, renuncias, insubsistencias, reintegros, reincorporaciones entre otros de acuerdo a la naturaleza de la entidad.
D.S.P.
Ley 190 de1995 ESTATUTO ANTICORRUPCION
ART. 27 Crea un nuevo tipo penal… …utilización indebida de información privilegiada. ART 258 Y 420 C.P.
ART. 79. Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los documentos públicos a la ciudadanía o medios de comunicación.
D.S.P.
LEY 734 DE 2002 Art. 34. POSICIÓN DE GARANTE.
Deber de cumplir y hacer cumplir las normas. (N.1) Custodiar y cuidar la documentación e información. (N.5) Responder por la conservación de los documentos. (N.22) D.S.P.
LEY 734 DE 2002 ART. 35 PROHIBICIONES
Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación de los servicios a que está obligado. ( N.7)
Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitud de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento(N8.)
D.S.P.
•LEY 734 DE 2002 ARTÍCULO 35 •PROHIBICIONES •Ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones ( N.13) •Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, o archivos a personas no autorizadas( N.21)
D.S.P.
LEY 734 DE 2002 Artículo 40. Conflicto de intereses. Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido.
D.S.P.
CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES PARA TIEMPOS DE RETENCION EN LA T.R.D – T.V.R. EN ASPECTOS CONTABLES ART. 134- D.2649/93 - OBLIGA A RETENER 20 AÑOS, D.2620/93 BAJA A 10 AÑOS SI MICROFILMA. CODIGO DE COMERCIO ART. 60 – 10 AÑOS ESTATUTO TRIBUTARIO ART 817, LEY 788 ART. 86 - 5 AÑOS EN PENAL ART. 83 – 5 A 20 AÑOS EN CIVIL ART .2536
- 20-10 AÑOS- Ley 791 de2002
DISCIPLINARIO 5 AÑOS Y 1O AÑOS EN DICIPLINARIOS CONTRACTUAL ART.55 LEY 80 /93 HISTORIAS LABORALES 8O AÑOS VIGENCIAS ADMINISTRATIVAS VALORES PRIMARIOS – VALORES SECUNDARIOS
D.S.P.