Archivo General de la Nación República de Colombia
FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVÍSTICA
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PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
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PROBLEMAS DE CONSERVACIÓN
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Documento Electr贸nico
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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Para la Administración Para la Investigación Para la Comunidad y el Estado Para el Desarrollo Económico y Social Para el Desarrollo Científico y Tecnológico Para el Fomento de la Cultura y el Desarrollo de la Identidad Nacional
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CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS
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DOCUMENTO Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
SOPORTE
> FISICO > PAPEL
MEDIO
> DISEÑO > MANUSCRITO
INFORMACIÓN > CONTENIDO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
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Información registrada Un Asunto Específico Cualquier soporte Formato y fecha
Medio y lenguaje
Recibido o expedido en ejercicio de funciones Se conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestión.
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DOCUMENTO DE ARCHIVO ES..
“Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”.
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CLASES DE DOCUMENTOS SUSTANTIVO
FACILITATIVO
Se derivan de funciones específicas de la entidad.
Documentos comunes a todas las instituciones.
ORIGINAL
DE APOYO
Fuente primaria de información con todos los Documento generado por la misma rasgos y características que permiten oficina o por otras oficinas o garantizar su autenticidad e integridad instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
ACTIVO
SEMIACTIVO
INACTIVO
Con valores primarios y de uso frecuente
De uso ocasional con valores primarios
Ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios
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CLASES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ESENCIAL
Registro de información producida o recibida Vital para el funcionamiento de un por una entidad pública o privada en razón de organismo, contenido informativo y sus actividades o funciones. testimonial, garantiza reconstrucción de la historia institucional
HISTÓRICO Aquel por su significado jurídico, autográfico, rasgos externos y valor permanente se convierte en parte del patrimonio histórico.
DISPOSITIVOS Traen implícita una orden (Actos Administrativos)
MISIONALES
PUBLICO Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
DE ACTIVIDADES
Producido o recibido Sobre actividades realizadas en por una institución en cumplimiento de funciones razón de su objeto administrativas. social.
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EXPEDIENTE Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. EJEMPLOS: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS
ARCHIVO
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Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material… …acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión… …conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información (para las persona, institución y ciudadanos), o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
CLASES DE ARCHIVO
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Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
CICLO VITAL
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ARCHIVO TOTAL
Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
Valores Primarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Archivo Histórico
Valores Secundarios
Cultural Histórico Científico
FASES DE ARCHIVO
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ARCHIVO DE GESTIÓN: documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestión una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y de consulta. ARCHIVO HISTÓRICO: al cual se transfieren la documentación del archivo central que por decisión debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
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1. Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación. 2. Valor Jurídico: deriva derechos u obligaciones. 3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública. 5. Valor Contable: registros de ingresos y egresos. 6. Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.
VALORES PRIMARIOS
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
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1. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración. 2. Sirven como fuente primaria para la historia. 3.
Como testimonio de la memoria colectiva.
4. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.
VALORES SECUNDARIOS
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
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Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que pertenecen. Los documentos producidos por una institución, organismo, dependencia no deben mezclarse con los de otros. Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y el carácter seriado de sus documentos, el tramite documental. ...Orden original •Los últimos serán los primeros… •La forma en que suceden las cosas
Archivo General de la Nación República de Colombia Noviembre 18
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22
5
4 3
2 1
Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0
FONDO: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SECCIÓN: SECRETARIA GENERAL SUBSECCIÓN: GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS 211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestación de Servicios Rafael González No. de Expediente_________ Folios: __________ Fechas extremas: aaa/mm/dd a aaaa/mm/dd Inicial Final No. Carpeta________ No. De Caja________
Identificación
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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Totalidad de la documentación producida y recibida por una FONDO institución o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades. CLASES FONDO ABIERTO
FONDO Archivo Universidad Distrital
FONDO CERRADO
Fondo Banco Central Hipotecario Fondo Banco Cafetero Fondo Banco del Estado Presidencia de la República Ministerio de Hacienda Ministerio del Trabajo y Seguridad Social
FONDO MIXTO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES SECCIÓN
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En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
SECCIÓN DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1. 2. 3. 4. 5.
SUBSECCION Grupo de Talento Humano Grupo de Tesorería y Pagaduría Grupo de Contabilidad Grupo de Presupuesto Grupo de Servicios Generales
SECRETARÍA DE GOBIERNO
1. 2. 3. 4.
Inspecciones de Policía Inspección de Pesas y Medidas Inspección de Tránsito y Transportes Comisaría de Familia
VICE-RECTORIA FACULTAD DE EDUCACIÓN ACADÉMICA
1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2.
Programa de Idiomas Programa de Ciencias Sociales Programa de Educación Física Ingeniería de Minas Ingeniería Metalúrgica Ingeniería Ambiental Medicina Enfermería
FACULTAD DE INGENIERÍA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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Conjunto de unidades documentales de estructura y SERIE, SUBSERIE contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
SERIE ACTAS CONTRATOS PROYECTOS
SUBSERIES 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.
Actas de Junta Directiva Actas de Comisión de Personal Actas de Comité de Archivo Contratos de Arrendamiento Contratos de Consultoría Contratos de Compraventa Contratos de Prestación de Servicios Proyecto de Saneamiento Básico Proyectos de Intercambio Cultural Proyectos de Desarrollo Municipal
AGRUPACIONES DOCUMENTALES TIPO DOCUMENTAL
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Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento.
TIPOS DOCUMENTALES Factura - Resolución - Acuerdo - Circular - Memorando - Póliza - Acta de Inicio -
PROCESOS ARCHIVISTICOS
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de agrupaciones documentales de una institución.
1. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL 2. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 3. ORDENACIÓN DOCUMENTAL 4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de técnicas…
actividades
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administrativas
y
…tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades… …desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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Ciclo Vital & Programa de Gestión Documental 3ra. FASE
2da. FASE
1ra. FASE
Archivo Histórico Permanente Archivo Central (Intermedio)
Archivo de Gestión (Activo)
Disposición Final
Consulta y Conservación Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización
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Programa de Gesti贸n Documental
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¿Para qué el Programa de Gestión Documental?
Menores costos Reducción de papel = Menor espacio Facilidad de Manejo = Mejor Servicio Mayor transparencia = Mayor productividad
Herramientas de Control
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Cuadros de Clasificación Documental FONDO Servicio de Erradicación de la Malaria
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
Dirección 1000
SERIE *Res oluciones Dirección, * Circulares
Sección de ingenieria y operaciones con insecticidas 1100
* * * *
Sección de Epidemiologia 1200
* E-8 * E-10 * E-15
Sección de Entomologia 1300
* En-1 * En-4 * E-26 * En14 * Cuentas mensuales de pagaduria, Libros auxiliares de presupuesto, Nominas, Corresponden cia
Sección de Administración 1400
R-4 R-5 R-5A R-6 * E-9 * E-12
Herramientas de Control
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Tablas de Retenci贸n Documental Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.
Formato de Tabla de
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Entidad Productora: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 210
Oficina productora: Oficina Jurídica
RETENCIÓN Disposición Final CÓDIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS 210.01 CONTRATOS 210.01.01 PRESTACIÓN SERVICIOS •Solicitud del servicio •CDP •Ofertas •Documentos de existencia •Contrato •Actas (Inicio y Liquidación)
2
20
X
X
Microfilmar la totalidad de la serie y seleccionar un contrato por cada modalidad. Ley 80/93.
Tabla de Retención Documental
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Disposición Final de los Documentos Conservación Total
Microfilmación o Digitalización
Eliminación de Documentos
Selección Documental
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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Formato Único de Inventario Documental
Acuerdo 38 de 2002; Acuerdo 042 de 2002. Articulo 7.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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Ca t á l og o s: Uni d ad e Do c s um e nt a les
Guí Fon a: d os
Inv Doc entario ume Ser ntal: o A ies sun t os
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¡ G RACIAS POR SU ATENCIÓN !