Elementos esenciales de la planeaciรณn y la Administraciรณn por objetivos
Ninguna empresa puede hacer todo. Aun si tiene el dinero, nunca tendrรก suficiente personal adecuado. Tiene que establecer prioridades. Lo peor que se puede hacer es un poco de todo. Esto asegura que nada se lleve a cabo.
Es mejor elegir la peor prioridad que ninguna en absoluto (Peter Drucker).
¿QUÉ SE ENTIENDE POR PLANEACIÓN?
PLANEACIÓN
Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos; lo cual requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas.
Si se quiere que el esfuerzo del grupo sea efectivo, las personas deben saber lo que se espera que cumplan. ร sta es la funciรณn de la planeaciรณn, la base de todas las funciones gerenciales que consiste en seleccionar misiones y objetivos.
Enunciados claves de la PLANIFICACION :
• Planear es definir objetivos y determinar medios para alcanzarlos. • Analizar por adelantado posibles problemas y posibles soluciones. • Es definir los pasos necesarios para llegar a la solución.
• Es generar planes o cursos de acción para el logro de los propósitos.
Enunciados claves de la PLANIFICACION
• Permite el uso de herramientas. :
• La planeación y el control son inseparables. • Decide el que, como, cuando, quien, para que y donde. • Existen Planeación FORMAL INFORMAL
PREGUNTAS CLAVES EN LA PLANEACIÓN : Qué
Define lo que quiere hacerse. A lo que se desea dedicar esfuerzo y dinero.
Cómo
Define que actividades se van a realizar para que la empresa funcione
Cuándo Quién
Define el tiempo de inicio de la empresa Define quien o quienes van a iniciar la empresa
Para qué
Define lo que quiere obtener al crear la empresa
Dónde
Define el lugar para instalar la empresa
PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN
Utilización racional de recursos. Reducir niveles de incertidumbre. Preparar a la empresa ante contingencias. Mantener una mentalidad futurista (visión). Condicionar a la empresa al ambiente que lo rodea. Establecimiento racional de Toma de Decisiones. Reducir al mínimo los riesgos.
PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN
Toma de Decisiones basada en hechos no en emociones. Promover la eficiencia al eliminar la improvisación. Definir los elementos para llevar el control. Establecimiento de un esquema o modelo de trabajo (plan). Disminuir al mínimo problemas potenciales. Permitir al ejecutivo evaluar alternativas para la toma de decisiones
TIPOS DE PLANES
Misiones o propósitos: En la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa o de una parte de ésta.
Todo tipo de operación organizada tiene —o debería tener, si es coherente— una misión o un propósito.
La Misión Describe el rol que desempeña actualmente la organización para el logro de su visión, es la razón de ser de la empresa. Requisitos de validez y funcionalidad Amplia: en productos y expansión Motivadora: que inspire a los colaboradores Congruente: que refleje los valores de la empresa Preguntas básicas: ¿Qué es nuestro negocio? (necesidad satisface / pretende lograr /razón de su existencia) ¿Quién es nuestro cliente? (a quienes pretende alcanzar / a quién beneficia su acción) ¿Cómo vamos a satisfacer sus necesidades? (forma)
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Identifican los quehaceres de la organizaciĂłn, los tipos de clientes o destinatarios a los que sirve y las capacidades requeridas.
• Pueden incluir valores (pautas de comportamiento en esos quehaceres, para esos clientes) y fines (responsabilidad social)
MISIÓN DEL TEC •Contribuir al desarrollo integral del país •mediante la formación de recursos humanos, la investigación y la extensión •manteniendo el liderazgo científico-tecnológico y técnico, la excelencia académica y el estricto apego a las normas éticas, humanistas y ambientales •desde una perspectiva universitaria estatal de calidad y competitividad a nivel nacional e internacional
• Quehaceres • Destinatarios • Capacidades requeridas
MISIÓN DE DOS PINOS Producir, industrializar y comercializar en forma ética y profesional productos nutritivos de gran valor en la alimentación de nuestros consumidores actuales y potenciales, con la mejor calidad y nivel de servicio por medio de personas comprometidas con nuestros valores y con la mejor tecnología.
• Quehaceres • Destinatarios • Capacidades requeridas
EJEMPLO Juan es comerciante, vendedor de celulares, el tiene un buen local dentro de una avenida muy concurrente el cual le trae muchos beneficios en la venta de su producto. Un día, decide que es hora de hacer crecer su negocio, se sienta en una mesa y lo primero que hace es fijar la Visión y Misión de su empresa. • Visión: “Ser el mayor distribuidor a nivel nacional de teléfonos celulares.” • Misión: “Hacer crecer mi negocio año tras año” Una vez elaborado la Visión y Misión se pone a trabajar muy duro para lograrlo.
¿Es correcto el desarrollo de su Misión y Visión?
La Misión trazada por Juan es errónea pues supone una idea de egoísmo, de un beneficio propio y no da a conocer por ningún motivo el rol que desempeña la empresa para el logro de su visión, por lo tanto su Misión debería de ser: “Ser la empresa líder en comercialización de productos de tecnologías de comunicación, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, brindándoles un producto de calidad y con un excelente servicio.”
EJEMPLOS DE MISIÓN Google: Organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil. Misión Grupo ICE: Somos la Corporación propiedad de los costarricenses, que ofrece soluciones de electricidad y telecomunicaciones, contribuyendo con el desarrollo económico, social y ambiental del país.
EL PROCESO DE ELEGIR “HACIA DONDE VAMOS”, A PARTIR DE “QUIENES SOMOS” , “QUE HACEMOS” Y “CÓMO LO LOGRAMOS” CONSTITUYE EL ESTABLECIMIENTO DE LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN
Visión sin acción es un
sueño
Acción sin visión es una pesadilla (Proverbio Japonés)
Tienen 15 minutos para reunirse en los grupos de trabajo del simulador, investigar los elementos que debe llevar una misiรณn, y crear la de su negocio.
TIPOS DE PLANES
Objetivos o metas: Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad.
Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos al largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
TIPOS DE PLANES
Políticas: Las políticas son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.
TIPOS DE PLANES
Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades actuales o futuras.
Reglas: En las reglas se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.
TIPOS DE PLANES
Programas: Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.
Presupuestos: Un presupuesto es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos.
CATEGORÍA DE LOS PLANES
Por su amplitud: –Estratégicos: abarcan toda la organización, objetivos generales. – Tácticos: Abarca un área funcional, específicos. –Operativos: Definen la forma como se logran los objetivos.
CATEGORÍA DE LOS PLANES
Por plazo: – Corto: un año o menos – Mediano: de uno a tres años –Largo: periodos de mas de 4-5 años (la empresa puede valorar el plazo
CATEGORÍA DE LOS PLANES
Por su especificidad: – Direccionales: incluyen lineamientos generales. – Específicos: claramente definidos
CATEGORÍA DE LOS PLANES
Por su frecuencia: – Uso único: para una sola situación dan respuesta a decisiones no programadas. – Permanentes: guías para actividades permanentes
PASOS DE LA PLANEACIÓN
Los pasos prácticos que se listan a continuación y se representan en la figura son de aplicación general; sin embargo, en la práctica se debe estudiar lo factible que son los posibles cursos de acción en cada etapa.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1)DEFINICIÓN DE LAS OPORTUNIDADES
• Tener un conocimiento del Ambiente Interno: – Recursos Financieros – Físicos – Recursos Humanos – Tecnológicos • Puntos fuertes y débiles. • La estructura actual juega un papel clave en este proceso. • Participación en oportunidades accesibles que brinda el Ambiente Externo. • La planeación requiere de un diagnóstico realista de la situación de oportunidad. • Uso de herramientas para valorar
2) ESTABLECER OBJETIVOS:
• Objetivos. Son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. • Un objetivo es verificable cuando al final del período es posible determinar si el objetivo se cumplió. • Naturaleza de los objetivos (Enuncian resultados finales) – Jerarquía de objetivos. – Proceso de establecimiento de objetivos versus jerarquía organizacional. – Multiplicidad de objetivos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS:
Realizables Concretos Entendibles Medibles Comparables Ajustables Estar por escrito Acordes a la realidad actual
CÓMO ESTABLECER LOS OBJETIVOS:
Objetivos cuantitativos y cualitativos – Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. – Objetivo verificable responde a las preguntas: ¿Cuánto? ¿Qué? y ¿Cuándo?. – A veces es más difícil formular resultados en términos verificables, sobre todo en el caso del personal ejecutivo o del gobierno
CÓMO ESTABLECER LOS OBJETIVOS:
• Pautas para el establecimiento de objetivos – Establecer objetivos es sin duda una tarea difícil. – La lista de objetivos no debe ser muy larga, aunque debe contener las características básicas de lo que se quiere lograr.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS:
OBJETIVOS VERIFICABLES Y NO VERIFICABLES:
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
• Son objetivos de largo plazo, que orientarán el accionar • Son estados futuros deseados que se intentan alcanzar • Se recomienda derivarlos de los FCE • No son medios, si no fines; por ejemplo: – Aumentar las ventas – Aumentar posicionamiento – Aumentar eficiencia • La cuantificación de los objetivos se hace luego a través de metas e indicadores
3) DESARROLLAR PREMISAS • Una premisa es una suposición acerca del ambiente donde el plan debe desarrollarse. – Los pronósticos son de gran ayuda en el establecimiento de las premisas: (se debe tener un conocimiento general del entorno) • Tipos de mercado • Volúmenes de venta • Precios • Productos • Desarrollos técnicos • Costos, sueldos, impuestos – Considerar los Factores Críticos de Éxito que se presentan.
Determinar, evaluar y seleccionar un curso de alternativa(4-5-6)
• Es clave buscar y examinar cursos de acción de alternativas. – No consiste en eliminar alternativas y adoptar una que no tiene buena valoración. – El planeador debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.
Determinar, evaluar y seleccionar un curso de alternativa(4-5-6)
• La evaluación debe fundamentarse con el uso de herramientas. • Apoyarse en criterios de decisión ayuda bastante. • Se usa la ponderación de cada criterio para que la toma de decisión sea la correcta. •Se selecciona la alternativa que resulte más viable (pueden ser varias)
Formular planes derivados y cuantificarlos Presupuestariamente (7 y 8)
•Los planes requieren de apoyo constante y renovación. •Debe actualizarse y mantener muy activo para que funcione. •Los presupuestos se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecen estándares importantes contra los cuales el progreso de planeación puede medirse. •Debe existir una cohesión entre planes de corto plazo y los de largo plazo por su interacción.
LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
โ ข La Administraciรณn por Objetivos es un amplio sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemรกtica muchas actividades administrativas bรกsicas, y que persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales
BENEFICIOS DE LA APO –Mejoras
en la administración gracias a la planeación. –Precisión de los roles y estructuras organizacionales. –Estímulo del compromiso personal. – Desarrollo de controles eficaces.
DESVENTAJAS DE LA APO – Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO (Qué es?, Cómo funciona?, Por qué se aplica?). – La falla al ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos, es otro problema común. – Una dificultad más es establecer metas verificables. – Se corre el riesgo de subrayar objetivos a corto plazo. – Otro riesgo es el abuso de metas cuantitativas..
DESVENTAJAS DE LA APO – Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO (Qué es?, Cómo funciona?, Por qué se aplica?). – La falla al ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos, es otro problema común. – Una dificultad más es establecer metas verificables. – Se corre el riesgo de subrayar objetivos a corto plazo. – Otro riesgo es el abuso de metas cuantitativas..
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Elemento aglutinador que une a los otros sistemas e iniciativas dentro de la organización.
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
SIN ESTRATÉGIA
CON ESTRATÉGIA MISIÓN
(ACCIÓN) ESTADO ACTUAL
ESTADO DESEADO
(VISIÓN) Se persiguen objetivos individuales o departamentales HAY UNA DIRECCIÓN COMPARTIDA
PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
• Mejorar la posición de una organización – con una visión de largo plazo – en un sector competitivo – con el fin de responder las siguientes preguntas: • ¿Dónde se encuentra competitivamente la organización? • ¿ Que cambios importantes requiere? • ¿Hacia dónde debe ir? • ¿Cómo llegará allá
REQUISITOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
• Debe surgir como un proceso gerencial indispensable • Debe dejar de ser un ejercicio rígido anual para convertirse en una práctica incorporada a la vida cotidiana de la organización • Debe dar consistencia a las acciones en toda empresa • Enfocarse en el largo plazo (sostenibilidad de la organización) • Usar la imitación como una estrategia más, no como la única práctica
PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
MODELO DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
ANÁLISIS AMBIENTAL EXTERNO
• El propósito del análisis ambiental externo es crear una lista definida de oportunidades que podrían beneficiar a una organización y de las amenazas que deben evitarse.
PEST
LA CADENA DE VALOR • Hay una cadena de valor para cada negocio sustantivo • Se divide en actividades primarias y actividades de apoyo • La clave consiste en reunir y presentar información de la cadena de valor que permita determinar fortalezas y debilidades • Si el negocio cuenta con varias cadenas, es necesario analizar cada una por separado, principalmente desde la óptica de las actividades primarias
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UNA CADENA DE VALOR
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES PRIMARIAS: • Logística interna: – Recepción, almacenamiento y diseminación de insumos – Manejo y ahorro de materiales – Control de inventarios – Programación de vehículos – Devoluciones a los proveedores – Otras …
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES PRIMARIAS:
• Operaciones – Transformación de insumos en productos o servicios – Maquinado, empaque y embalaje – Mantenimiento del equipo de producción o servicio – Otras …
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES PRIMARIAS:
• Logística externa –Recopilación, almacenamiento y distribución física del producto a los compradores – Almacenamiento de producto terminado – Operación de vehículos de distribución – Procesamiento de pedidos y programación – Otras
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES PRIMARIAS: • Mercadeo – Publicidad – Promoción – Fuerza de ventas – Selección de canales de comercialización (¿cómo llegar al cliente?) – Determinación del precio o tarifa aplicable
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES PRIMARIAS: • Seguimiento de clientes – Servicios prestados por la organización a los clientes: • Atención posventa • Garantías • Mantenimiento de productos vendidos • Otros …
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES DE APOYO: • Administración de la Información y la Infraestructura • Administración general (¿Es óptima la estructura organizacional?) • Planificación (¿Se planifica adecuadamente?) • Contabilidad y finanzas (¿Se gestionan adecuadamente?) •Manejo de la tecnología de información (¿Hay sistemas de información?) • Otras …
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES DE APOYO: • Recursos humanos y capacitación – Búsqueda, selección y contratación (¿Se atrae al mejor personal?) – Entrenamiento y capacitación (¿Está bien capacitado el personal?) – Compensaciones (¿La gente está motivada con su salario?) – Desarrollo del Recurso Humano (¿Hay posibilidades de desarrollo del personal?) – Otras
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES DE APOYO: • Desarrollo de Innovación y Tecnología – Una amplia gama de actividades orientadas a mejorar el producto y el proceso – Por ejemplo: • Conocer mejores prácticas de competidores • Informarse constantemente sobre la tecnología de punta relativa al negocio • Realizar análisis de los procesos, con miras a mejorarlos
LA CADENA DE VALOR ACTIVIDADES DE APOYO: • Calidad y ambiente – Control de calidad – Metrología (llevar datos y mediciones) – Normalización (¿certificarse?) y búsqueda de la calidad total en todas las actividades de la empresa y de generadores de atributos competitivos – Gestión del ambiente y ecoeficiencia – Otras …
LA CADENA DE VALOR DE UNA PANADERIA
MATRIZ FODA: Diagnรณstico de factores internos y externos de la empresa. FORTALEZAS 1. 2. 3 4. 5. 6.
DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6.
OPORTUNIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6.
AMENAZAS 1. 2. 3. 4. 5. 6.
GENERACIÓN DE ESTRATÉGIAS CON BASE EN EL FODA
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MATRIZ MECA
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MUCHAS GRACIAS