ОСОБЛИВОСТІ
ФОРМУВАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СПАДКОВИХ СПРАВ
Правила формування справ встановлено розділом ХІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 року №3253/5 (далі - Правила). Формування спадкової справи передбачає группування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу та видано свідоцтво про право на спадщину. Формування спадкової справи здійснюється особисто нотаріусом, у провадженні якого знаходиться справа. У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, - копії з документів, оформлені та засвідчені в установленому порядку. Не допускається включення до спадкової справи документів, які не мають відношення до справи, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів документів. Під час формування спадкової справи перевіряються правильність оформлення документів, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, а у випадках, передбачених законодавством, копій документів, на підставі яких буде оформлюватись спадщина, наявність на документах печаток, підписів, реквізитів документа тощо. У спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадкових прав. Формування спадкової справи передбачає групування документів (заяви про прийняття спадщини; заяви про відмову від спадщини; заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від спадщини; заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину; заяви про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; заяви спадкоємця про одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі); претензії кредиторів, а також заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи; заяви про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною; заява виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень; заява відказоодержувача про відмову від заповідального відказування тощо), на підставі яких було відкрито спадкову справу та видано свідоцтво про право на спадщину записом в книзі обліку і реєстрації спадкових справ. Отже, спадкова справа завжди починається з одного з вищевказаних документів. Усі документи, що надходять до спадкової справи, заяви підшиваються до справи у хронологічному порядку (якщо спадкоємці подають заяви неодночасно, то заяви долучаються до справи за датами їх надходження). Запити нотаріуса та відповіді на них долучаються до справи з виконанням вимог п. 10.2 Правил (документ-запит документвідповідь). Кожний витяг зі Спадкового реєстру про реєстрацію свідоцтва про право на спадщину підшивається за відповідним свідоцтвом про право на спадщину. Заведення спадкової справи. При заведенні спадкової справи, їй присвоюється номер, який складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена. При цьому, при заведенні спадкової справи виготовляється титульний аркуш, на якому зазначити необхідну інформацію про спадкову справу згідно додатку № 33 до Правил станом на дату заведення справи, наприклад:
____________________________________________________________________________ (найменування державної нотаріальної контори, прізвище, ім'я, по батьков ____________________________________________________________________________ приватного нотаріуса, назва нотаріального округу) Індекс справи ________ СПАДКОВА СПРАВА № _________ до майна померлого______________________________ (число, місяць рік, ______________________________________________________ прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця) Почато: Закінчено: На _________ аркушах Строк зберігання ____________
- індекс спадкової справи (не заповнюється) - номер спадкової справи (за Книгою обліку і реєстрації спадкових справ) - дата смерті спадкодавця (число і рік арабськими цифрами, місяць словами) - ПІБ спадкодавця - дата заведення спадкової справи (число і рік арабськими цифрами, місяць словами) - дата закінчення с/справи (не заповнюється)
Індекс _________________ Спадкова справа № 1/2015 до майна померлої 10 жовтня 2014 року Іванова Івана Івановича Почато: 10 грудня 2014 року Закінчено: ________________
По закінченню спадкової справи на титульному аркуші додатково зазначається індекс справи передбачений номенклатурою справ та дата її закінчення (закриття). По закінченню спадкової справи на титульному аркуші (обкладинці справи) додатково зазначається індекс справи та дата її закінчення (закриття). Закриття спадкової справи
Справа вважається закінченою за датою видачі свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтва про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Усі інші заяви, що будуть подаватися після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатково (місцезнаходження такої справи в картонажі залишатиметься незмінним, тобто за датою закриття справи). Тобто, якщо свідоцтво про право на спадщину видано всім спадкоємцям у січні 2015 року, а після закінчення спадкової справи ці ж спадкоємці подали заяву (додатково) про видачу свідоцтва на інше майно та отримали свідоцтва. В цьому випадку спадкова справа вважається закінченою у січні 2015 р. та знаходиться у картонажі за січень 2015 р., а додаткові заяви та документи долучаються до цієї справи. Якщо свідоцтво видано не всім спадкоємцям, то спадкова справа не вважається закінченою та зберігається в наряді незакінчених спадкових справ разом з виданим свідоцтвом. На виконання вимог форм Книги обліку і реєстрації спадкових справ та Алфавітної книги обліку спадкових справ (додатки 7, 10 до Правил) у вказаних книгах проставляються дати видачі усіх свідоцтв. У Книзі обліку і реєстрації спадкових справ дати видачі свідоцтв повинні проставлятись в усіх записах про заяви про заведення спадкової справи та у записі про видачу свідоцтва. Якщо спадкоємець помер та не отримав свідоцтво, або питання вирішено в судовому порядку, то спадкова справа вважається закінченою за датою отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо. Ця дата зазначається на обкладинці спадкової справи, в Книзі обліку і реєстрації спадкових справ та Алфавітній книзі обліку спадкових справ. Така справа формується у картонну обкладинку та вміщується в картонаж. Відповідно до п. 12.4 Правил підшивання справ повинно виконуватись періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві. Оскільки згідно з вимогами п. 11.5 Правил кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), її формування повинно здійснюватись не пізніше, ніж через 3 місяці після її закриття, не повинна перевищувати 250 аркушів. При більшому обсязі документів справу ділять на самостійні томи Дата закінчення формування справи є датою списання спадкової справи в архів держнотконтори, приватного нотаріуса, яка повинна проставлятись у графі 9 „Дата списання спадкової справи в архів, номер спадкової справи” Книги обліку і реєстрації спадкових справ. Усі додатково видані свідоцтва разом з документами, на підставі яких вони видані, долучаються до основної справи у хронологічному порядку (після останньої сторінки справи). Нумерація аркушів у цьому випадку продовжується, тобто без літерного індекса (якщо останньою сторінкою справи був витяг зі Спадкового реєстру про реєстрацію виданого свідоцтва про право на спадщину - арк. 50. Наступною сторінкою буде заява про видачу "додаткового" свідоцтва - арк. 51 і т.д.). Про кількість долучених аркушів до спадкової справи (додатково видані свідоцтва) на обкладинці спадкової справи дописки робити не потрібно. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис (додаток 36 до Правил), нумерується, оформлюється титульним аркушем (додаток 33 до Правил) та прошивається.
Внутрішній опис спадкової справи У разі зміни складу документів спадкової справи (доповнення спадкової справи новими документами) приватним нотаріусом чи відповідальним за архів працівником
держнотконтори перевіряється правильність внесення змін до внутрішнього опису справи (п.11.8. Правил). Так як внутрішній опис має підсумковий запис про кількість внесених документів та дату складання, а документи долучаються після зазначеної дати, то фактично внести зміни до існуючого внутрішнього опису неможливо. Тому, рекомендовано вносити зміни до внутрішнього опису шляхом складання додаткового внутрішнього опису. Такий внутрішній опис виготовляється на окремому аркуші і має назву "Внутрішній опис спадкової справи (додатковий)". Нумерація документів, долучених до справи, у такому описі продовжується. В кінці додаткового внутрішнього опису, який складається за цією ж формою (додаток 36), знову робимо підсумковий запис, у якому зазначаємо загальну кількість документів спадкової справи, виданих свідоцтв, аркушів справи та аркушів внутрішнього опису (попереднього та додаткового в сумі), а також проставляємо дату переформування справи. Наприклад: до справи долучається 5 документів. З них: 1 заява про видачу та 1 свідоцтво про право на спадщину. Підсумковий запис до основного внутрішнього опису Разом 20 (двадцять) документів.
Підсумковий запис після додаткового внутрішнього опису Разом 29 (двадцять дев'ять) документів.
Разом 2(два) виданих свідоцтв про право на Разом 3 (три) виданих свідоцтв про право на спадщину. спадщину. Разом 0 (нуль) виданих свідоцтв про право на Разом 0 (нуль) виданих свідоцтв про право на частку частку у спільному майні подружжя. у спільному майні подружжя. Кількість десять).
аркушів
справи
210
(двісті Кількість аркушів п'ятнадцять).
справи
215
(двісті
Кількість аркушів внутрішнього опису 2 Кількість аркушів внутрішнього опису 4 (два). (чотири). Державний нотаріус (приватний нотаріус) ______ __________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата
Державний нотаріус (приватний нотаріус) ______ __________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата - після переформування справи
Засвідчувальний напис спадкової справи
Засвідчувальний напис складається за формою (додатком 38 до Правил). У разі долучення документів засвідчувальний напис складається знову з урахуванням змін та доповнень у спадковій справі: зазначається змінена кількість аркушів справи, аркушів внутрішнього опису та дата, яка повинна співпадати з датою, зазначеною в додатковому внутрішньому описі. Попередній засвідчувальний напис закреслюється (однією скісною рискою з верхнього лівого кута до нижнього правого кута і зберігається у справі). Новий засвідчувальний напис підшивається у справу після попереднього (доклеювання не допускається). ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ________ (РОЗДІЛУ ОПИСУ) У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ______________________________ (цифрами аркуша(ів), і словами) у тому числі: літерні аркуші __________________________________________________________; пропущені номери аркушів __________________________________________________ + аркушів внутрішнього опису _________________________________________________________________
Особливості фізичного стану та формування справи
Номери аркушів
1
2
Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) Дата
_______________ (підпис)
_____________________________ (розшифровка підпису)
Закінчені спадкові справи за один діловодний місяць вміщуються у картонаж (архівні папки) і формуються в справи (наряди). Кількість нарядів (картонажів, архівних папок) за один діловодний місяць визначається конторою чи приватним нотаріусом самостійно з урахуванням кількості закінчених спадкових справ. Закінчені спадкові справи, вміщені в картонаж, між собою не прошиваються. Обкладинки нарядів (картонажів, архівних папок) заповнюються згідно додатку 39 до Правил, та вказується порядковий номер тому та зазначаються крайні дати спадкових справ - найранішої справи і найпізнішої справи (визначається датою закриття спадкових справ в межах картонажу) та кількість спадкових справ, вміщених у картонаж. Число, місяць і рік позначаються арабськими цифрами. Креслимо і пишемо від руки світлостійким чорнилом або пастою, або заповнюємо типографську форму). На титульному аркуші додатково зазначається: - індекс справи - заголовок справи - номер тому - крайні дати справи - кількість аркушів
-
№ 02-14 за номенклатурою справ (п.11.4; п.12.4.7 Правил); СПАДКОВІ СПРАВИ, том № __(_) присвоюється картонажу, а не окремій спадковій справі; почато: відповідає даті закриття першої справи в межах картонажу, закінчено: відповідає даті закриття останньої справи в межах картонажу; - у зв’язку з тим, що додатком 39 до Правил передбачено зазначення саме кількості аркушів справи, вказується загальна кількість аркушів усіх спадкових справ, вміщених у картонаж.
Картонажі, архівні папки нумеруються валовою нумерацією в межах опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання. До кожного наряду (картонажу, архівної папки) на окремому аркуші за формою (додаток №34) складається внутрішній опис, що містить відомості про порядкові номери справ, індекс справ за номенклатурою державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, прізвища, імена, по батькові спадкодавців (не ініціали), заголовки документів, де зазначаються кожна спадкова справа та її номер, а також про дату заведення спадкової справи та про дату її закінчення, номери аркушів спадкової справи та примітки. У разі зміни складу документів спадкових справ (доповнення спадкової справи новими документами тощо) відповідальний за архів працівник у державній нотаріальній конторі чи приватний нотаріус перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи, внутрішнього опису, складеного до наряду, та наявність складених нових засвідчувальних написів до спадкової справи і документів обліководовідкового характеру (книги обліку та реєстрації спадкових справ, алфавітної книги спадкових справ).
Справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини). Справа (наряд), що містить документи щодо однієї спадкової справи також поділяється за граничною кількістю аркушів - 250. Підшивання і оформлення такої справи відбувається наступним чином. Обкладинка з відповідною інформацією (додаток 33 до Правил) оформляється до кожної одиниці зберігання. Нумерація томів та частин справи відбувається таким чином: оскільки справа є цілісною, один і той самий номер тому присвоюється кожній частині такої справи, поряд проставляється черговий номер частини справи з обов'язковим зазначенням у дужках номера останньої частини. Таким чином, на обкладинці вказується, наприклад: „Спадкова справа № 2/2014, частина 1 (2)” Внутрішній опис складається в одному примірнику і долучається до першої частини розділеної справи. У ньому зазначаються усі документи, долучені до усіх частин справи. Таким чином, до другої та наступних частин внутрішній опис не підшивається. Можна для зручності у внутрішньому описі зробити посилання на частини. Наприклад: № з/п 1
Заголовок документа 2
Дата і реквізити документа 3 Частина 1
Номери аркушів 4
Примітка 5
Частина 2 Нумерація аркушів справи (усіх частин) є валовою. Наприклад: останній документ, підшитий до першої частини – аркуш № 245. Аркуші документів, долучених до другої частини справи, нумеруються з № 246. Відповідні номери аркушів проставляються у графі 4 внутрішнього опису справи. Засвідчувальний напис підшивається до кожної одиниці зберігання. На обкладинці частини справи та у засвідчувальному написі зазначається кількість аркушів кожної частини, тобто щодо кожної одиниці зберігання окремо (вказується реальна кількість підшитих у частину аркушів). Наприклад:
У частині 2 справи підшито аркуші з № 246 по № 350. У засвідчувальному написі та на титульному аркуші частини справи зазначається кількість аркушів – 105.
У внутрішньому описі спадкових справ (нарядів), який складається до картонажу (додаток 34 до Правил), доцільно у графі „Примітка” зазначити, що спадкова справа складається з кількох частин. Окрім того, в описі спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання щодо
картонажу, до якого долучено спадкову справу, що складається з кількох частин: - у графі 6 „Кількість спадкових справ, які вміщені у картонаж, архівну папку” – зазначити кількість саме спадкових справ; - у графі 7 „Примітка” – вказати, наприклад: „Спадкова справа № 2/2014 складається з 2 частин”.
ВНУТРІШНІЙ ОПИС СПАДКОВОЇ СПРАВИ № з/п
Заголовок документа
1 1
2 Заява ПІБ про прийняття спадщини
2
Фотокопія свідоцтва про смерть ПІБ
3
Довідка з місця проживання
4
Заповіт
5
Інформаційна довідка з Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів Фотокопія паспорта ПІБ (спадкоємця)
6 7 8
Фотокопія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків спадкоємця Фотокопія свідоцтва про народження спадкоємця
9
Фотокопія свідоцтва про народження спадкодавця
10
Фотокопія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків спадкодавця Інформаційна довідка зі Спадкового реєстру (спадкові справи та видані на їх підставі свідоцтва про право на спадщину) Інформаційна довідка зі Спадкового реєстру (заповіти/спадкові договори) Витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі Запит
11
12 13 14
Дата і реквізити документа 3 11.04.2014 року № 15 14.11.2013 року Серія I-АМ № 282400 10.04.2014 року № 795 05.11.2013 року Р.№ 2239 11.04.2014 року №0000000
Номери аркушів
Примітка
4 1
5
10.10.2001 року, АА456789 10.10.2001 року
6
14.11.1984 року Серія I-АМ № 282400 20.11.1949 року Серія I-АМ № 282400 10.10.1998 року
8
2 3 4 5
7
9 10
11.04.2014 року №37141830
11
11.04.2014 року №37141857 11.04.2014 року № 37141915 11.04.2014 року №36/02-14
12 13 14
15
Відповідь на запит
16
Заява ПІБ про видачу свідоцтва про право на спадщину за заповітом Інформаційні довідки, витяги
17 18 19 20 21 22
Державний акт на право власності на земельну ділянку Витяг з Державного земельного кадастру про земельну ділянку Витяг з технічної документації з нормативної грошової оцінки земель Свідоцтво про право на спадщину за заповітом Витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі
20.12.2014 №36/01-01-1 25.07.2014 року №116 25.07.2014 року №116 25.07.2002 року ВН 11336 15.03.2014 року №11111111111 15.03.2014 року №11111111111 25.07.2014 року Р.№111 25.07.2014 року №0000000
15 16 17 18 19 20 21 22
Разом 22 (двадцять два) документів. Разом 1 (одне) виданих свідоцтв про право на спадщину. Разом 0 (нуль) виданих свідоцтв про право на частку у спільному майні подружжя. Кількість аркушів справи 22 (двадцять два) Кількість аркушів внутрішнього опису 1 (один) Приватний нотаріус _____________________________ дата
(розшифровка підпису)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС спадкових справ (нарядів) №
Індекс
Прізвище,ім’я,
Заголовок
з/п
справи
по батькові
документа
спадкодавця
(спадкова справа
Дата заведення спадкової
Дата закінчення спадкової справи
Номери
При-
аркушів мітка
справи
та її номер) 1
2
1
02-14
3 Іванов Василь Олексійович
4
5
6
7
Спадкова справа
25.09.2014
03.12.2014
1-27
№78/2014 2
02-14
Ковальчук Ольга Григорівна
Спадкова справа №16/2013
04.08.2013
04.12.2014
1-55
3
02-14
Дем’янов
Спадкова справа №84/2014
10.10.2014
05.12.2014
1-131
Віктор Петрович
Разом 3 (три) спадкових справи Кількість аркушів внутрішнього опису 1 (один) Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку і реєстрації спадкових справ проведено. Приватний нотаріус
____________
(розшифровка підпису)
05 грудня 2014 року Відповідальна особа державного нотаріального архіву (Головного управління юстиції)
__________ (підпис)
_______________________ (розшифровка підпису)
Дата СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Головного Управління юстиції _____________№______________
ПОГОДЖЕНО Завідувач державного нотаріального архіву ___________________________ (підпис) (розшивровка підпису) Дата
8