ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЗАПИСІВ В ЖУРНАЛІ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА В ЖУРНАЛІ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ. Дані рекомендації розроблені на основі та з врахуванням: - Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (надалі – Типова інструкція); - Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року № 55 (надалі – Стандарт); - Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (надалі Правила). Згідно п. 8 «Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції» Правил реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення або надходження до приватного нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах. Враховуючи норми Типової інструкції та Правил реєстрації підлягають: - документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в роботі, що надійшли на адресу нотаріуса, незалежно від способу їх надходження; - усі найважливіші вхідні та вихідні документи; - найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників). Перед проведенням реєстрації документів має відбуватись їх попередній розгляд. І саме на стадії попереднього розгляду документів здійснюється відбір документів, які не потребують реєстрації. Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно з примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації, наведеним у додатку 28 Правил, а саме ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що не підлягають реєстрації 1. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний. 2. Графіки, наряди, заявки, рознарядки. 3. Інформація, надіслана до відома. 4. Тарифи (копії). 5. Поздоровчі листи і запрошення. 6. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 7. Квартальні звіти. 8. Форми статистичної звітності.
Вхідні документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса, приймаються особою, відповідальною за діловодство, і мають реєструватись лише один раз у день їх надходження, або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а вихідні – у день підписання документу. Важливо! Документи надіслані, або такі, що передаються електронною поштою у сканованій формі, реєструються із зазначенням електронної адреси відправника та адресата (п. 163 Типової інструкції). На замітку! Конверти слід зберігати і додавати до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи. Внутрішні документи (накази, доповідні записки, заяви працівників тощо) та вихідні документи реєструються в день їх підписання. Реєстрація документів здійснюється в: журналі реєстрації вхідних документів; (додаток 19 до Правил) журналі реєстрації вихідних документів; (додаток 20 до Правил) Важливо! Журнали реєстрації вхідних документів та реєстрації вихідних документів не є перехідними. У журналі реєстрації вхідних документів підлягають реєстрації: - заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину, заяви спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), заяви про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, заяви виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, заяви другого з подружжя про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладення заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення суду і слідчих органів про накладення арешту та інші, якщо вони надійшли поштою або подані нотаріусу кур'єром до дня вчинення нотаріальної дії, - заяви батьків про надання згоди неповнолітній дитині на відчуження майна, - заява одного з подружжя про згоду на розпорядження майном, - заява від співвласника про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, - заяви про скасування заповіту або довіреності тощо, реєструються незалежно від того, чи були вони подані нотаріусу особисто або повіреною особою, кур'єром, чи надійшли поштою. Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений/ удова/удівець), викладаються на окремому аркуші і не підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів. Обов’язково в журналі реєстрації вхідних документів реєструються заяви про прийняття працівників на роботу та їх звільнення.
Журнал реєстрації вхідних документів Правилами ведення нотаріального діловодства затверджено форму журналу реєстрації вхідних документів, що відображена в Додатку 19. ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів -----------------------------------------------------------------| Дата |Кореспондент, | Короткий | Резолюція | Позначка | |надходження |дата та індекс| зміст |або кому і | про | | та | одержаного | | коли | виконання | | індекс | документа | |направлено | документа | | документа | | | документ | | |------------+--------------+------------+-----------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Графа 1 «Дата надходження та індекс документа» В цій графі відображається дата надходження документа, яка згідно Стандарту та Типової інструкції, зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. При цьому число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.11.2015 та його реєстраційний індекс, який складається з порядкового номеру, що відповідає номеру за журналом реєстрації вхідних документів, та індексу справи - номеру справи (наряду за номенклатурою справ). Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. На замітку! Згідно п.п. 34, 165 Типової інструкції послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватись залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи вихідний. Зокрема: для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи за номенклатурою справ. Наприклад: 10/01-01, де 10 – порядковий номер, 01-01 – індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності – індекс справи за номенклатурою справ та порядковий номер. Наприклад: 01-16/21, де 01-16 – індекс справи, 21- порядковий номер. Графа 2 «Кореспондент, дата та індекс одержаного документа» В Графі 2 зазнається кореспондент, тобто повне найменування юридичної особи/назва установи або прізвище, ім’я та по-батькові фізичної особи, від якої надійшов документ. Як правило, інформація про кореспондента переноситься з бланка, на якому оформлено документ, яка включає також місцезнаходження/реєстрації (проживання) кореспондента. Крім того, в даній графу потрібно перенести відомості з реквізитів (дата документа і реєстраційний індекс документа), оформлених кореспондентом (автором документа). Звичайно ж, що датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційний індекс – індекс, наданий документу за журналом реєстрації вихідних документів установи – автора документу. Графа 3 «Короткий зміст» В цю графу переносяться відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документу» і записується короткий зміст документа, який має відображати достатню інформацію для ідентифікації документа. Якщо в установі-адресанті до документу не оформлено
заголовок до тексту, то при попередньому розгляді відповідного документу потрібно уважно ознайомитись з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок. Графа 4 «Резолюція або кому і коли направлено документ» В цій графі проставляється резолюція, тобто коротке рішення щодо виконання документа, яке по своїй суті закріплює розпорядження нотаріуса щодо питання чи інформації, відображеної в документі. Резолюція повинна бути чіткою, короткою, конкретною та складатися з таких елементів, які відображаються у давальному відмінку: що доручається – характер і порядок виконання; термін виконання, дата прийняття резолюції. Наприклад, якщо це Узагальнення якості організації нотаріальної діяльності, Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, то в даній графі ми зазначаємо: «взяти до відома та врахувати в роботі», з проставлянням дати. Загальна вказівка в даній графі виражається словами: відповідь надати до (дата); інформацію підготувати до (дата); взяти до відома та врахувати в роботі (дата). На замітку! За загальним правилом, передбаченим п. 40 Типової інструкції Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк доручення, підпис керівника, дата. При реєстрації заяв, які подаються при посвідченні договорів, відкриття спадкової справи, прийнятті працівників на роботу, резолюція в даній графі не проставляється. Графа 5 «Позначка про виконання документа» В цій графі проставляється відмітка про виконання документа після його вивчення і опрацювання та направлення його до відповідної справи за номенклатурою справ. Така відмітка має містити відомості про дату виконання документа, особливості виконання документа, як наприклад: «взято до відома та враховано в роботі»; «відповідь надано»; «інформація надіслана». Після зазначених відомостей у цій графі зазначається індекс справи за типовою номенклатурою справ, де зберігатиметься зазначений документ, а також у разі, якщо документ потребує відповіді у зазначений в документі строк, зазначається вихідний номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів. Варто зазначити, що у порушення п.8.14 розділу VIII Правил ведення нотаріального діловодства при веденні журналів вхідної кореспонденції нотаріусами не завжди у гр. 5 зазначаються позначки про «виконання документу». Приклади заповнення журналу реєстрації вхідних документів 1. Приклади реєстрації листа управління юстиції, надісланого до відома та врахування в роботі Дата надходження та індекс документа 1 12.01.2015 12/01-02
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа 2 Головне територіальне управління юстиції у Вінницькій області м. Вінниця, вул. Хмель-ницьке шосе, буд. 7 11.01.2015 № 17-02/125
Короткий зміст 3 Інформаційний лист щодо зобов’язання нотаріусів області посилити контроль за дотриманням вимог п. 2.3. Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, забезпечення
Резолюція або кому і коли направлено документ 4 Взяти до відома та врахувати в роботі 12.01.2015
Позначка про виконання документа 5 12.01.2015 сп. 01-02 взято до відома та враховано в роботі
18.01.2015 13/01-01
Головне територіальне управління юстиції у Вінницькій області м. Вінниця, вул. Хмель-ницьке шосе, буд. 7 17.01.2015 № 117/5/0-12 Іванов Микола Іванович, м. Вінниця, вул. Соборна, буд. 158, кв. 3 20.01.2015 р. № 56
20.01.2015 14/02-03
25.01.2015 15/02-14
2.
Коваленко Оксана Петрівна, Російська Федерація, м. Москва, вул. Алеї, буд. 17 28.12.2014 р. № 125-04
своєчасного та точного внесення даних про їх використання Наказ Головного територіального управління юстиції у Вінницькій області «Про затвердження графіку роботи виїзних громадських приймалень на І квартал 2015 року»
Взяти до відома та врахувати в роботі 18.01.2015
Заява, якою він дає згоду його дружині Івановій Ларисі Петрівні на продаж та укладення договору купівлі-продажу квартири за № 3 в житловому будинку за № 158 по вул. Соборній в м. Вінниці, за ціну та на умовах на її розсуд Заява, якою вона відмовляється від спадщини, яка залишилася після смерті 02 листопада 2014 року її матері Коваленко Віри Михайлівни, яка мешкала та була зареєстрована за адресою: м. Вінниця, вул. Постишева, буд. 20
18.01.2015 сп. 01-01 взято до відома та враховано в роботі
20.01.2015 сп. 02-03 р. № 58 (зазначається номер договору в якому зберігається дана заява)
25.01.2015 сп. 02-14 с/с № 15/2014
Приклад реєстрації листа управління юстиції, який потребує надання відповіді
Дата надходження та індекс документа 1 25.07.2015 89/01-16
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа 2 Головне територіальне управління юстиції у Вінницькій області м. Вінниця, вул.
Короткий зміст 3 Лист щодо надання інформації про бажання пройти навчання роботі з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно, що
Резолюція або кому і коли направлено документ 4 Інформацію надати до 30.07.2015
Позначка про виконання документа 5 29.07.2015 інформація надана сп. 01-16 вих. № 58
Хмель-ницьке шосе, буд. 7 24.07.2015 № 1217/5/0-15
3. Дата надходження та індекс документа 1 08.02.2015 24/01-17
надає Вінницька філія ДП «Національні інформаційні системи»
Приклад реєстрації заяви про прийняття на роботу Кореспондент, дата та індекс одержаного документа 2 Петренко Руслана Миколаївна м. Вінниця, вул. Іванова, буд. 6. кв. 2 08.02.2015
Короткий зміст 3 Заява про прийняття її на посаду секретарем (помічником) нотаріуса в умовах повного робочого дня з 08 лютого 2015 року
Резолюція або кому і коли направлено документ 4
Позначка про виконання документа 5 08.02.2015 сп. 01-17
На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп згідно додатку 30 Правил ведення нотаріального діловодства. У штампі вказуються найменування контори, архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи (наряду) за номенклатурою справ).
ПРИКЛАДИ ПРОСТАВЛЯННЯ ВІДМІТОК НА ВХІДНИХ ДОКУМЕНТАХ
Приватний нотаріус Вінницького міського нотаріального округу Іванова С. В. Дата 07.11.2015 Індекс 39/01-02
Якщо документ надісланий до відома не реєструється в журналі вхідних документів, тобто ті листи, які зазначені в примірному переліку Додатку 28, то проставляння відмітки про виконання за правилами, передбаченими п. 8.14 Правил здійснюється наступним чином: До справи № 01-02 Взято до відома 22.09.2015 Приватний нотаріус підпис
Приватний нотаріус Вінницького міського нотаріального округу Іванова С. В. Дата 10.09.2015 Індекс 86/01-16
До справи № 01-16
Підготувати відповідь до 08.09.2015 01.09.2015 Приватний нотаріус підпис
Журнал реєстрації вихідних документів Правилами ведення нотаріального діловодства затверджено форму журналу реєстрації вихідних документів, що відображена в Додатку 20. ЖУРНАЛ реєстрації вихідних документів -----------------------------------------------------------------|Дата та індекс|Кореспондент|Короткий зміст| Позначка про | | документа | | | виконання документа | |--------------+------------+--------------+---------------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | ------------------------------------------------------------------
Графа 1 «Дата та індекс документа» В цій графі відображається дата вихідного документа, номер, що відповідає номер справи (наряду за номенклатурою справ) та порядковому номеру журналу у відповідності з п.п. 34, 165 Типової інструкції. Графа 2 «Кореспондент» У Графі 2 зазначається повне найменування юридичної особи/назва установи або прізвище, ім’я та по-батькові фізичної особи, якій надсилається документ. Інформація про кореспондента включає також місцезнаходження/реєстрації (проживання) кореспондента. Графа 3 «Короткий зміст» В даній графі записується короткий зміст документа, який має відображати достатню інформацію для ідентифікації документа із зазначенням його заголовку. Графа 4 «Позначка про виконання документа» В цій графі нотаріусом зазначається коротка відмітка про виконання документа, яка позначається одним словом «виконано», після якої проставляється дата виконання документа, яка має співпадати з датою підписання/відправлення документа, а також індекс справи за типовою номенклатурою справ, де зберігатиметься другий примірник виконаного документу. 1. Приклад реєстрації листа-відповіді (на приклад 2 зазначений вище, а саме листа управління юстиції, який потребує надання відповіді) Дата та індекс документа 1 29.07.2015 01-16/58
Кореспондент
Короткий зміст
2 Головне територіальне управління юстиції у Вінницькій області м. Вінниця, вул. Хмельницьке шосе, буд. 7
3 Відповідь на лист № 1217/5/0-15 від 24.07.2015 щодо бажання пройти навчання роботі з Державним реєстром речових прав на рухоме майно, що надає Вінницька філія ДП «Національні інформаційні
Позначка про виконання документа 4 виконано 29.07.2015 сп. 01-16
системи»
У відповідності до п.п. 10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, до справ долучаються документи лише одного діловодного року, не дозволяється підшивати у справи невиконані документи; не допускається доручення до справ документів, які не мають відношення до справи, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів; листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документомзапитом. 2. Приклад реєстрації запису щодо надання копії з інвентарної справи для оформлення спадкової справи Дата та індекс документа 1 16.03.2015 02-14/17
Кореспондент
Короткий зміст
2 КП «Вінницьке міське бюро технічної інвентаризації» м. Вінниця, вул. Соборна, буд. 64
3 Лист про надання інформації з інвентарної справи про зареєстровані правовстановлювані документи, що підтверджують право власності Петренко Ганни Петрівни, померлої 25 лютого 2014 року, на квартиру за № 125 в житловому будинку № 52 по вул. Нагірній в м. Вінниці
Підготувала: Приватний нотаріус Вінницького міського нотаріального округу Сорочинська Ірина Георгіївна
Позначка про виконання документа 4 виконано 16.03.2015 сп. 02-14