一年領導 分會之財務管理 會長的職責是瞭解分會的財務狀況。 而財務長的職責則是隨時提供並記錄最新財務資訊。 理事會則負責維持健全穩定的財務往來。 財務組織化 建立下列財務管理規範: 1、要求財務長每月核對銀行對帳單。 2、指定三人有權簽發支票——會長、財務長及另一人。規定每張支票上至少需有二人 簽字，會長必須是其中之一。分會對支票金額應該設限，當支票超過限度時，必需同 時有會長及財務長的簽字。 3、絕不先簽空白支票。 4、審核每張帳單後才可簽「付款」二字。（此項功能可交由財務委員會執行） 5、由理事會批准所有超過一定金額的帳單。 6、出席各種理事會、會員大會時，備妥一份書面財務表報告。 7、在合理、可接受的時間内支付所有帳單。 8、立即將所有的收入存入銀行。 9、分會之活動與計畫支出，另外開立單獨的帳戶，不要使用分會行政體系的帳戶。 10、每年向會員徵收一或二次會費。不接受會員每月分期付會費。 11、在合理範圍内，定分會會費標準。確定分會有能力支付地方、區域、國家總會、 世界總會之會費。 12、實施零基預算。由會費收入來支應所有的分會行政費用，並使每項活動在財務上 都能自給自足。 13、督導分會的基本會計程序。換言之，記錄全部收支總帳，並對每筆收入開列收 據。
財務預算 每個分會都需先做財務預算，預算直接與分會的工作計畫息息相關。如果是一項包含 在工作計畫中的活動，所產生的任何收入或支出費用，則此項活動應反映在分會預算 裡。分會的預算應由理事會在擬定工作計畫之同時隨之訂定。 以下是幫助你擬定並監督分會預算的幾項建議: 1、查明分會可由會費、利息、分會基金募集（財源開發活動）、捐助…等方面，獲得 多少收益。 2、確認各項支出，包括:應支出之分會、區會、國家總會及世界總會之會費。關於個 人、商業、社區、國際四大機會的活動、會訊製作、租金、郵資、及獎勵等務必要明 確。 3、牢記如果收入大於支出，表示此預算是妥當的。反之，則應縮減開支或增闢財源。 4、於年度中重新審核預算。建議訂定年中評估標準。 5、允許在預算中預留臨時費用。例如一筆臨時開支或新活動的支出，每當要支付增加 的新活動費用，或一筆臨時開支，都需經由理事會認可。 6、反映「年度現金流動」的預算規畫之後，準備對這一年的現金流動加以分析。 收入是否能在適當時機入帳，以期支付分會的應付帳款？ 規畫一個現金流動分析時，將預算項目分配於每月試算表中。列入每月預期的收支， 此一步驟可使你確認何時會有資金短缺或多餘的情形。 7、當你擬定的預算獲得理事會成員之認可後，將此預算書印送每位理事會成員。
財務報告 財務長有責任在每個會議中，向理事會及全體會員備妥並提交一份財務報表，這些報 吿應該是： 1、解釋支票簿上在今天以前的各項收支。財務長應於每月清查支票帳戶，並與銀行核 對帳單。 2、宣告分會目前財務狀況。確保你查核過所有的應收、應付帳款，並盤點財產淸單及 現款。 3、描述目前財務與預算中的財務二相比對的情形，並對主要的差異點逐一說明。 4、確定分會會完成年度財政稽核。
附加的建議 徵收會費 會費的徵收往往是許多分會普遍存在的問題。在此提供一些建議來幫助你的徵收工 作。 1、新會員一定待其繳淸會費後才能宣誓入會。 2、有繳清會費會員才被允許在會議中有表決權，以及參加全國區域及世界大會。 3、會務執行人員必須樹立榜樣迅速繳淸會費。 4、有的會員需要不斷的提醒，不要讓會員有機會說:「沒有人要求我啊！」 5、有些分會訂定會費預繳制度，即是會員必須在當年的年度大會（AGM）上預繳下一 年度的會費。 6、與銀行聯繫安排自動轉帳繳納會費系統。 7、加註解釋繳付會費的重要性；告訴會員他們可由納的會費中獲得那些回報。
基金募集活動 對許多分會而言，大部份的收入來自於基金的募集活動。其基金的形式各國均不相 同，各社區間也有差異。 下列是一些保證成功的共通法則: 1、按計畫程序確實執行。 2、查明在活動日期前後，沒有其他類似的活動舉行。 3、擴大宣傳，儘量使大多數的人以此活動為談論話題。 4、不要勉強尋求支持者。 5、舉辦獨特的活動，譬如在餐會時準備一些異國風味的儀式，或邀請一位廣受歡迎的 人演說，宣傳中是怎麼說的，你就必須怎麼做。 6、每位會員都應參與促銷活動。提供誘因，以刺激售票。 7、準時開始、準時結束。你在未來仍需要這些人的支持。 8、一項成功的活動能對接踵而來的其他活動產生良好影響。
財務贊助 許多分會都依靠業務團體的贊助。如果以專業化的方式去推動，贊助金還是容易募集 到的。多數公司都有「贊助費」這筆預算。 以下是一些能使你成功的建議: 1、時間的拿捏是非常重要的。在年度的開端就與贊助者接觸，那時預算中仍有餘錢。 要記住你是在和其他的民間社團或個人在共同競争此筆有限的款項。 2、贊助者最好能認同此項計畫。 3、你必須向贊助者表明:他的公司將因此舉而獲得那些回饋。 4、讓贊助者知道整個活動的進展。 5、邀請贊助者參與活動並在活動中公開表揚他。 6、建立與贊助者的關係 a、以感謝狀或紀念牌向贊助者致謝 b、在年終時，邀請贊助者到你的頒獎宴會，或其他適當場合。 c、寄贈分會會訊給贊助者。 d、讓贊助者知道他的贊助對整個社區的貢獻。 課程總講師: 王健強 總會資深講師
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