一年領導 分會之工作計劃管理 你的分會能經營到何種程度，以及如何能夠保証這會是成功的一年？你可在本文中 找到一些問題的答案。你也能在這些重要的管理領域中，習得管理體系及方法，來幫 助你的分會。分會理事會的責任是，決定適用於分會管理的委員會體系及工作方法。 計畫是成功之鑰，以有系統的方式，集中組織個人的努力成果，來達成總體目標。 一個優良的計畫，能更有效組織你的分會。經由適當的計畫，可使你的分會，以明確、 省力、有趣的方式來解決社區問題及達成會員的個別需求。 計畫的規劃 一套分會的工作計畫草圖，是會長的責任。規劃的整體過程中，不只包含會長、分會 會務執行人員，最終仍需全體分會成員的參與。計畫委員會應包含分會的所有會務執 行人員。 優良工作計畫之組成要素 一個青商分會欲實現其目標，最基本的方式，就是透過一項優良的工作計畫。你的 「年度工作計畫」對分會的幫助，就如同地圖之給旅行者一般。不同的是，你的路線 圖（工作計畫）是自己舖設的，就如你所經歷的計畫過程也是自己設計。工作計畫乃 是依照分會所定的時間表，去進行即將完成的活動之依範。 它所包含的組成要素有: 1、國際青商分會（世界總會）計畫指南。 2、分會年度預算建議書。 3、組織系統表。每年你都要將有關工作計畫的組織系統，加以評估、修訂。 4、活動程序表。當工作計畫完成之後，製一份能顯示出分會即將執行的活動、計畫 及會議簡表。此一簡明行事曆將是每位會員的最佳備忘錄。
分會計畫的七個基本步驟
1、設定分會目標。 2、確認問題或需求。 3、依有效資源，設定優先順序。 4、對每項優先順序設立、特定、明確之目標。 5、選定最佳計畫或方法，去達成每項目標。 6、追蹤考核各項優先順序、目標及計畫。 7、評估年度進展。 第一步:設定分會目標 計畫過程的第一步，是決定分會的總體目標。此目標應與分會會章相符合，並應與 分會宗旨習習相關。然而，隨著每年會長、理事會設計的不同活動，或許有些微之差 異。此一活動的最結果，應是達成分會期望之目標。以清晰、明確的方式敘述分會目 標，它將你的計畫過程提供一個好的開始。此一目標將指示你應努力之方向與工作重 心。 第二步:確認問題或需求 設定分會目標之後，隨之而來的計畫過程，就是著手進行確認會員自我訓練的需求； 社區現存的問題；分會管理系統與程序的優缺點以及分會之國際交流機會。 要正確執行此步驟，應具備二項重要因素: （一）熱誠與意志力，如此可客觀决定各種問題、需求與缺失； （二）明察秋毫，可確認實際的問題與需求。對重要問題發出疑問，此乃揭露每項問 題與需求的不二法門，如:什麼是形成需求的真正原因？欲回答此問題，就會迫使你去 確認實際的需求爲何。 第三步:依有效之資源設定優先順序 當確認了分會、國家及國際性的問題及需求之後，來設定其優先順序。
那些事列入第一優先？ 最需要緊急處理的方案為何？ 什麼是會員的主要興趣？ 會對社區或分會產生重大衝擊的是什麼？ 有無其他團體機構或組織，正對同樣的問題進行活動，或計畫在短期内執 行？ 是否要考慮「聯手」進行。
優先順序訂好後，下列重要因素亦應列入考慮: （一）要對能在目前或將來有效執行工作的人員做考量；
（二）執行人員不僅限於青商會員，也包含社區中有興趣解决問題及願意加入工作的 人。 大多數活動都需要經費；因此必須考慮財務資源及需求。這不僅指分會的銀行存款 或由財源開發計畫中所得的收入；外界的財務資源或基金都應列入考慮。 最重要的因素 最重要的單一考慮因素，就是會員的意願與興趣一一去解決不同的問題，並能符合 分會大部份的需要。如果會員有些意願及興趣，自然會樂意付出，事情就能獲得解決。 反之，如果會員對活動沒有興趣，選其爲第一優先則是浪費時間。此一問題對社區而 言是非常嚴重的。 在你的社區及分會中，必定有年輕人願意爲解決社區問題而工作。他們可激發其他 有志於此的年輕人，加入青商分會並協助工作。 如何選定各地區的優先順序？
會員的意願與興趣 可運用的人力 財務資源 確認各項需求的數量 對前項優先順序所做的必要承諾 分會的管理架構
第四步:對每項優先順序設立特定、明確之目標 優先順序設定後，就須為每項活動設立目標。對於每項活動，你期望的成就是什麼？ 衡量成果的標準何在？往往在設定目標的步驟中，許多人遭遇到困難，除非此一目標 是特定的、能明確辨識以及可衡量的，否則就不能稱之目標，充其量只是一個願望或 夢想。
幫助你目標設定的建議 1、目標是聲明你欲成就之事實。 2、目標是每個人的。愈多會員参與目標的設定，大家就愈能完全投入，共同完成此 目標。 3、目標是實際的。目標需有挑戰性，但不能是「無法達成」的。會員是評量目標是 否太高或太低的最佳人選。 4、目標須能反映進度。許多被設定爲優先的活動，無法在一年中完成時，分會必須 同時設立短程及長程目標。
成功是一段路程而非目的地。成功奠基於邁往目標的第一步。要達成長程目標，則 須訂立階段性目標，並預估完成日期，如此，達成總體目標的合理時間表即可產生。 5、必須目標具體、明確的寫下來。藉由文字表示出年度目標内發生的事實。文字可 使思考具體化，思考又能激勵行動。我們能預見想要成就的地步，也要防止阻擾我們 達成目標的障礙。 「我們要幫助青年」或「變得更與國際事務」都不是明確的特定目標，因其含糊不 清又無法測量。 「我們的分將在一月一日以前召募二十五位新會員」、「六月十五日以前籌辦一個 百名學生参加的演講比賽」、「在十一月二十五日以前與 OO 地方分會簽締盟合約」， 以上都是特定的明確的目標。 6、目標必須是可測量的。如果不設定衡量的標準，我們無法得知到底完成了多少程 度。一個具體的目標可以衡量我們的成就。 第五步:選定最佳計畫或方法去達成每項目標 目標設定後，要擬定計畫去完成。此計畫將包含一個為達成目標而設計的活動。活 動如同目標的車輪，有它就能載著會員向成功邁進。 計畫通常都有幾種可供選擇的方案。經由研究與策畫選出最佳方法，及討論時發展 出的可能執行方案。應用創造性思考，勿墨守成規，不該為了求變而排斥舊有的方案， 檢視現有的計畫與方法，以決定是否需要修正以達成目標。 當計畫及執行方案都決定之後，就要分配資源。分會可支配的基本資源有：金錢、 物質、時間及人員的才能。社區與分會資源亦應列入考慮。以你的國家總會及國際青 年商會組織為資源去發展你的計畫。國際青年商會務執行人員可提供多方面的專業知 識。告訴他們你的目標及需求，他們將會提供幫助，如果本人不能回答，也會介紹其 他的專家給你。 第六步：追蹤考核各項優先工作、目標及計畫 在現今快速變遷的社會中，我們必須留意週遭的世界，以前社會變遷對我們個人目 標的影響。為了個人的成功，必須隨時做自我評量。而分會的成功與否，亦維繫在它 能否持續不斷的做自我評估。 業經加入整體工作規劃的會員，應會熱心參與計畫的實施與執行。理事會的責任是時 時監督計畫的進展，以免偏離分會目標。 這項追蹤過程使計畫顯現出其該有的持續功能。除此之外，分會的考核亦相當重要。 如此可防止因紛雜的活動，所造成會務熱絡的假象。 追蹤考核應緊隨著最初的「分會基本計畫」的四項步驟來執行。運用最初討論時所 列出的重點，可使考核簡化。理想方式是：原先參與整體規劃的人員，應參與其特定 機會域的考核工作，務必留心檢視需求優先工作、目標、及計畫。
如果有另一項計畫與分會方針更吻合時，不要猶豫，立刻調整優先順序。「正確計 畫」的要素，就包含了在評估進度後，若結果顯示出計畫需增加或刪除時，應重新調 整目標。 第七步:評估年度進展 在計畫過程中，對每項優先的活動，應設立特定、明確及可測量之目標。衡量目標 的現況，能為你評估計量出截至目前爲止的進度。當每項計畫、目標都達成，以及各 項優先活動都解決後，要為其準備年終進度報告。 每個青商年度即將結束之際，會務執行人員與會員們都會對該分會的總體表現加以 評估，以決定下一年的進度。本年度的所有成就，應包含在此份進度報告中。最新的 會員需求分析，社區問題及管理系统程序之優缺點，都要在進度報告中顯示出來。 藉由這份書面的評估報告，奠定了下一年的基礎。隨後依此報告参考遵循的人，亦 能自你的經驗中獲，對已完成的工作加以評量，可使你在分析其成敗得失中汲取學習 經驗。 總結 確定方針 設定一個有特定目標的工作計畫 遵行工作計畫並監督進展情形 課程總講師: 王健強 總會資深講師
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