การวางแผนภาษี อากร โดย นายนพดล ธีรวงศ์อนันต์ นายบดินทร์ เจริ ญพารากุล นางสาวปิ ยานุช นามวงศ์ นางสาวพรสิรี ทับทิมหิน
51233948 51233997 51239028 51239077
ปัญหาพิ เศษนี้ เป็ นส่วนหนึ่ งของการศึกษาตามหลักสูตร บริ หารธุรกิ จบัณฑิ ต สาขาวิ ชาการบัญชีบริ หาร คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
พ.ศ. 2554
ปัญหาพิเศษ ของ
นายนพดล ธีรวงศ์อนันต์ นายบดินทร์ เจริ ญพา
51233948 รากุล 51233997
นางสาวปิ ยานุช นามวงศ์
51239028
นางสาวพรสิรี ทับทิมหิน
51239077
เรื่ อง การควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม
ได้รับการตรวจสอบและอนุมตั ิ ให้เป็ นส่วนหนึ่งของการศึกษาตาม หลักสูตรบริ หารธุรกิจบัณฑิต สาขาการบัญชีบริ หาร เมื่อวันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2555 อาจารย์ที่ปรึ กษาปัญหาพิเศษ (อาจารย์พีรญา พงษ์ปรสุวรรณ์ , บธ.ม.) อาจารย์ผปู้ ระสานงานรายวิชา (ผูช้ ่วยศาสตราจารย์พชั นิจ เนาวพันธ์ , บธ.ม.)
การควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา: กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม Internal Control Following COSO Concept Case Study: Accounting Division The Government Pharmaceutical Organization
โดย นายนพดล ธีรวงศ์อนันต์
51233948
นายบดินทร์ เจริ ญพารากุล
51233997
นางสาวปิ ยานุช นามวงศ์
51239028
นางสาวพรสิรี ทับทิมหิน
51239077
ปัญหาพิเศษฉบับนี้เป็ นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรบริ หารธุรกิจบัณฑิต คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ พ.ศ. 2554
I นพดล ธีรวงศ์อนันต์ และคณะ 2554: การควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา องค์การเภสัชกรรม ปริ ญญาบริ หารธุรกิจบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชีบริ หาร อาจารย์ที่ปรึ กษาปัญหาพิเศษ: อาจารย์พีรญา พงษ์ปรสุวรรณ์, บธ.ม. 151 หน้า
ปัญหาพิเศษเรื่ องการควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา กองบัญชี องค์การเภสัช กรรม วัตถุประสงค์เพื่อศึกษาลักษณะโครงสร้างการบริ หารองค์กร ระบบปฏิบตั ิงานการควบคุม ภายใน และเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาในการปรับปรุ งระบบควบคุมภายใน ศึกษาจากแหล่งข้อมูล ปฐมภูมิที่ได้จากการสัมภาษณ์ แหล่งทุติยภูมิ จากการค้นคว้าเอกสาร บทความทางวิชาการ หนังสือ วิทยานิพนธ์และงานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง จากผลการศึกษากองบัญชีองค์กรภาครัฐแห่งหนึ่งตามแนวคิด COSO โดยสามารถแยก ออกเป็ น 5 องค์ประกอบดังนี้ ด้านสภาพแวดล้อมการควบคุมมีทุกครบทุกองค์ประกอบย่อย เช่น ความซื่อสัตย์และจริ ยธรรม โครงสร้างองค์กร การมอบอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ด้านการ ประเมินความเสี่ยง มีการระบุปัจจัยหรื อโอกาสที่ทาให้เกิดความเสี่ยง มีท้งั ความเสี่ยงจากลักษณะ ธุรกิจและจากการควบคุมภายใน มีวิธีลดความเสี่ยงที่ให้อยูใ่ นระดับที่ยอมรับได้และการโอนความ เสี่ยงให้บุคคลภายนอก โดยการจ้างที่ปรึ กษาจากบุคคลภายนอก ด้านกิจกรรมการควบคุม มีการ แบ่งแยกหน้าที่ การกาหนดอานาจในการอนุมตั ิ การจากัดการเข้าถึงทรัพยากรและทรัพย์สิน เพื่อลด ความเสี่ยงและข้อผิดพลาด ด้านข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร มีการปรับปรุ งระบบสารสนเทศ ให้เป็ นประโยชน์ มีการสื่อสารข้อมูลทั้งจากระดับบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน การสื่อสารกับ บุคคลภายนอก ด้านการติดตามประเมินผล ได้มีการติดตามและประเมินผลโดยกองบริ หารความ เสี่ยงและการควบคุมภายใน มีการรายงานผลต่อผูบ้ ริ หารโดยตรงในกรณี ขอ้ บกพร่ องร้ายแรง จากวิธีปฏิบตั ิการควบคุมภายในของกองบัญชีองค์กรภาครัฐแห่งหนึ่งซึ่งจากการศึกษา พบว่า เป็ นไปตามหลักการควบคุมภายในตามแนวคิด COSO ทาให้การดาเนินงานเป็ นไปอย่างมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล
II
กิตติกรรมประกาศ ปั ญ หาพิ เ ศษเล่ ม นี้ ส าเร็ จ ลุ ล่ ว งได้ด้ว ยความกรุ ณ าจากอาจารย์พี ร ญา พงษ์ป รสุ ว รรณ์ อาจารย์ที่ ป รึ ก ษาปั ญ หาพิ เ ศษที่ ไ ด้ก รุ ณ าให้ ค าแนะน าในด้า นต่ า งๆพร้ อ มทั้ง ตรวจทานแก้ไ ข ข้อบกพร่ องและข้อเสนอแนะ และมอบกาลังใจในการทางานปั ญหาพิเศษเล่มนี้ จนสาเร็ จสมบูรณ์ คณะผูจ้ ดั ทาขอกราบขอบพระคุณเป็ นอย่างสู งไว้ ณ โอกาสนี้ ขอกราบขอบพระคุณพนักงานกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ที่ให้ขอ้ มูลในการศึกษาการ ปฏิบตั ิงานที่เกิดขึ้นจริ งในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ขอขอบพระคุ ณ หอสมุ ด มหาวิ ท ยาลัย เกษตรศาสตร์ วิ ท ยาเขตศรี ร าชาและหอสมุ ด มหาวิทยาลัยบูรพา ที่ได้ให้ความอนุเคราะห์ แหล่งข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับวิทยานิพนธ์ ขอกราบขอบพระคุ ณ คุ ณ พ่ อ คุ ณ แม่ และครอบครั ว ที่ ใ ห้ ก ารส่ ง เสริ มสนั บ สนุ น ด้านการศึกษาและให้กาลังใจดีๆ โดยเสมอมา ขอขอบพระคุณครู อาจารย์ประจาสาขาการบัญชี บริ หาร ตลอดจนครู อาจารย์ทุกท่านที่ได้ ประสิ ทธิ์ ประสาทวิชาความรู ้ มอบความรู ้ ความเข้าใจดี ๆ และให้คาปรึ กษาในการจัดทารายงาน ปั ญหาพิเศษเล่มนี้ ขอขอบคุ ณเพื่อนๆ ในกลุ่ ม สาขาการบัญชี บ ริ หารที่ ช่วยสร้ า งบรรยากาศในการทางาน ปัญหาพิเศษ มีความมานะพยายามจนรายงานปั ญหาพิเศษเล่มนี้สาเร็ จลุล่วงได้ คณะผูจ้ ดั ทา กุมภาพันธ์ 2555
III
สารบัญ หน้ า บทคัดย่อ
I
กิตติกรรมประกาศ
II
สารบัญ
III
สารบัญรู ปภาพ
V
บทที่ 1 บทนา ที่มาและความสาคัญของปัญหา
1
วัตถุประสงค์ของการศึกษา
2
ขอบเขตของการศึกษา
3
วิธีการศึกษา
3
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
3
บทที่ 2 แนวคิด ทฤษฎี และงานวิจัยทีเ่ กีย่ วข้ อง แนวคิดการควบคุมภายในของ COSO
5
แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
56
งานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง
82
บทที่ 3 กรณีศึกษา ประวัติองค์การเภสัชกรรม
100
โครงสร้างองค์กร
104
การควบคุมภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม
126
IV
สารบัญ (ต่ อ) หน้ า บทที่ 4 ผลการศึกษา สภาพแวดล้อมของการควบคุม
141
การประเมินความเสี่ ยง
145
กิจกรรมการควบคุม
147
สารสนเทศและการสื่ อสาร
148
การติดตามประเมินผล
149
บทที่ 5 สรุ ปและข้ อเสนอแนะ สรุ ป
152
ข้อเสนอแนะ
155
บรรณานุกรม ภาคผนวก ภาคผนวก ก คู่มือการควบคุมภายใน ภาคผนวก ข ระเบียบคณะกรรมการตรวจสอบเงินแผ่นดิน ภาคผนวก ค ข้อบังคับองค์การเภสัชกรรม ภาคผนวก ง การประเมินระบบการควบคุมภายในด้วยตนเอง
156
V
สารบัญรู ปภาพ ภาพที่
หน้ า
2-1 แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบการควบคุมภายใน
58
2-2 ตัวอย่างมูลค่าความเสี ยหายและความถี่
64
2-3 ระดับความเสี่ ยงต่อองค์กร
65
บทที่ 1 บทนำ ทีม่ ำและควำมสำคัญของปัญหำ เนื่ อ งจากในปั จ จุ บ ัน แนวโน้ ม ภาวะเศรษฐกิ จ ได้เ ปลี่ ย นแปลงไป จากสถานการณ์ ทางการเมือง และภัยธรรมชาติ ซึ่ งภาคการเกษตรและอุตสาหกรรมได้รับผลกระทบอย่างรุ นแรง ทั้งทางตรงและทางอ้อม และในปั จจุบนั ประเทศไทยยังประสบปั ญหาอุทกภัยอย่างรุ นแรงซึ่ งส่ งผล อย่า งมากกับ เศรษฐกิ จในประเทศ และส่ ง ผลโดยตรงต่ ออุ ตสาหกรรมยารั ก ษาโรค นอกจากนี้ การบริ หารงานที่ไม่มีความโปร่ งใส หรื อการมีระบบการควบคุมภายในที่ไม่เพียงพอ ซึ่ งได้สะท้อน ทางผลประกอบการหรื อรายงานทางการเงิน ส่ งผลให้ภาคธุ รกิจพยายามหาวิธีบริ หารจัดการต่าง ๆ เพื่อใช้ทรัพยากรที่มีอยูอ่ ย่างจากัดให้เกิดประสิ ทธิ ภาพ และมีประสิ ทธิ ผลสู งสุ ด สภาพแวดล้ อ มที่ มี ก ารแข่ ง ขั น และความเสี่ ยงจากปั ญ หาที่ เ กิ ด ขึ้ นอย่ า งต่ อ เนื่ อ ง มีการปรับเปลี่ ยนโครงสร้ าง แนวคิดการบริ หาร และเทคนิ คการบริ หารงาน เพื่อการปรับตัวให้ เหมาะสมกับสถานการณ์ในปั จจุบนั โดยการบริ หารจัดการที่ดีจาเป็ นต้องมีกระบวนการกากับดูแล ที่ดี ซึ่ งวิธีการหนึ่ งที่สาคัญในกระบวนการกากับดูแลก็คือการควบคุมภายใน ผูบ้ ริ หารขององค์การ จาเป็ นต้องมีเครื่ องมือในการสร้างความมัน่ ใจเพื่อให้องค์การมีการควบคุมภายในที่ดี ซึ่ งการจะสร้าง ความมั่น ใจให้ เ กิ ด ขึ้ นนั้ น องค์ ก ารจะต้อ งมี ก ารควบคุ ม ภายใน (Internal
Control) ที่ ดี
การควบคุมภายใน เป็ นกระบวนการที่ผบู้ ริ หารและบุคลากรขององค์ก ารจัดให้มีข้ ึน เพื่อสร้าง ความมัน่ ใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดาเนินงานขององค์ก ารจะบรรลุผลสาเร็ จตามวัตถุประสงค์ ที่ ก าหนดไว้ต ามค าจ ากั ด ความของการควบคุ ม ภายใน
ได้ ก ล่ า วถึ ง เรื่ องวัต ถุ ป ระสงค์
ของการดาเนินงานซึ่งอาจจาแนกวัตถุประสงค์ของการดาเนินงาน คือประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิ ผล ของการดาเนินงาน ความน่าเชื่ อถือของรายงานทางการเงิน และการปฏิบตั ิตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
2 องค์การเภสัชกรรมซึ่ งดาเนิ นธุ รกิ จในฐานะรัฐวิสาหกิจ โดยระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่ า ด้ว ยการบริ หารกิ จ การบ้า นเมื อ งและสั ง คมที่ ดี ซึ่ งในส่ ว นของรั ฐ วิ ส าหกิ จ ได้ ก าหนดไว้ ในหลักเกณฑ์และแนวทางการกากับดูแลที่ดีในรัฐวิสาหกิจ โดยมีระเบียบคณะกรรมการตรวจเงิ น แผ่ น ดิ น ว่ า ด้ ว ยการก าหนดมาตรฐานการควบคุ ม ภายใน ประกาศในราชกิ จ จานุ เ บกษา โดยกาหนดให้หน่ วยรับตรวจ (หน่ วยงานภาครัฐ) นามาตรฐานนี้ ไปใช้ ซึ่ งระเบียบคณะกรรมการ ตรวจเงิ นแผ่นดิ นว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุ มภายในนั้นไม่ครอบคลุ มเท่าที่ ควร และ ยังขาดความทันสมัย ด้วยเหตุน้ ีจึงมีการ นาแนวคิดและโครงสร้างของการควบคุมภายในที่เหมาะสม กับโลกธุ รกิจยุคใหม่ ซึ่ งเป็ นแนวคิดที่ได้จากการศึกษาวิจยั และพัฒนา ของคณะทางานจากสถาบัน วิช าชี พ ที่ เ กี่ ย วข้องด้า นการควบคุ ม ภายใน และการตรวจสอบทางการบัญ ชี และการเงิ น หรื อ เรี ยกย่อๆว่า COSO (Committee of Sponsorint Organization of the Treadway Commission) ด้วยเหตุน้ ีคณะผูจ้ ดั ทาจึงทาการศึกษาการควบคุมภายในของ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม เพื่อนามาเปรี ย บเที ย บกับ แนวทางการควบคุ มภายในตามแนว COSO ให้เห็ นถึ งแนวทางปฏิ บตั ิ ที่เหมาะสมที่สุดในการปฏิบตั ิการควบคุมภายใน วัตถุประสงค์ ของกำรศึกษำ ปั ญ หาพิ เ ศษ เรื่ อง การควบคุ ม ภายในตามแนวคิ ด COSO กรณี ศึ ก ษา กองบัญ ชี องค์การเภสัชกรรม คณะผูจ้ ดั ทาได้วางวัตถุประสงค์ของการศึกษาไว้ดงั นี้ 1. เพื่อศึกษาลักษณะโครงสร้างการบริ หารงานของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม 2. เพื่อศึกษาการปฏิบตั ิงานการควบคุมภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม 3. เพื่ อแก้ไ ขปั ญหาและเสนอแนะแนวทางในการปรั บ ปรุ ง ระบบการควบคุ ม ภายใน ของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม
3 ขอบเขตของกำรศึกษำ การศึ กษาครั้ ง นี้ ได้ศึก ษาการควบคุ มภายในตามแนวคิ ด COSO กรณี ศึ กษา กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม โดยศึกษาถึงสภาพและปั ญหาการปฏิบตั ิงานการควบคุมภายในของกองบัญชี องค์ ก ารเภสั ช กรรมและแนวทางการปฏิ บ ัติ ง านของพนั ก งานเกี่ ย วกั บ การควบคุ ม ภายใน ขององค์การเภสัชกรรม โดยใช้แนวทางตามระเบี ยบคณะกรรมการตรวจเงิ นแผ่นดิ นว่าด้วยการ กาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 วิธีกำรศึกษำ การศึ ก ษาเรื่ องการควบคุ มภายในตามแนวคิ ด COSO กรณี ศึ ก ษา กองบัญชี องค์ก าร เภสัชกรรม มีวธิ ีการศึกษาและค้นคว้าโดยทาการศึกษาในระดับ ปฐมภูมิโดยการสัมภาษณ์พนักงาน และระดับ ทุ ติ ย ภู มิ โ ดยการศึ ก ษาค้น คว้า ข้อ มู ล จากเอกสาร บทความทางวิ ช าการ หนัง สื อ วิทยานิพนธ์ และงานวิจยั ที่มีความเกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน ประโยชน์ ทคี่ ำดว่ำจะได้ รับ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากปั ญหาพิเศษ เรื่ อง การควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีดงั นี้ 1. ท าให้ท ราบถึ ง โครงสร้ า งการบริ ห ารงานและแนวทางการปฏิ บ ัติ อ ย่า งเป็ นระบบ ขององค์การเภสัชกรรม 2. ทาให้ทราบถึงการปฏิบตั ิงานการควบคุมภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม
4 3. ทาให้สามารถวิเคราะห์ ถึงปั ญหาและแนวทางแก้ไขปั ญหาในการปฏิบตั ิงานเกี่ ยวกับ การควบคุมภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม และนาไปปรับปรุ งและพัฒนา การควบคุมภายในให้มีประสิ ทธิภาพ 4. ท าให้ ส ามารถน าความรู้ ที่ ไ ด้ จ ากการศึ ก ษามาเป็ นแนวทางในการประยุ ก ต์ ใช้ในการปฏิบตั ิงานในอนาคต
บทที่ 2 แนวคิด ทฤษฎี และงานวิจัยทีเ่ กีย่ วข้ อง ปั ญหาพิเศษ เรื่ องการควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา กองบัญชี องค์การ เภสัชกรรม ได้ศึกษาแนวคิด ทฤษฎี และงานวิจยั ที่เกี่ ยวข้อง เพื่อความเข้าใจในการศึกษาโดยได้ นาเสนอรายละเอียดในแนวคิด ทฤษฎี และงานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง ดังนี้ 1. แนวคิดการควบคุมภายในของ COSO 2. แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน 3. งานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง แนวคิดการควบคุมภายในของ COSO ในปั จจุบนั การควบคุมภายในมีความสาคัญกับกิ จการไม่ว่าจะเป็ นองค์กรของภาครัฐและ ภาคเอกชน เพื่ อ ประสิ ท ธิ ภ าพการปฏิ บ ัติ ง านของพนัก งานและสามารถเป็ นหลัก ขององค์ก ร ในการประเมินการควบคุมภายในทางด้านการเงินและการบริ หารงาน ความหมายของการควบคุมภายใน จากการศึกษาเกี่ ยวกับการควบคุ มภายในได้มีผใู ้ ห้ความหมายเกี่ ยวกับการควบคุ มภายใน ไว้ดงั นี้
6 จันทนา สาขากร นิ พนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะและศิล ปพร ศรี จนั่ เพชร (2550:2-2) ได้กล่าวไว้ ว่ า คื อ แผนจัด หน่ ว ยงาน วิ ธี ป ฏิ บ ัติ ง านที่ ป ระสานสั ม พัน ธ์ ก ัน และมาตรการต่ า งๆ ที่ กิ จ การ กาหนดขึ้ น และถื อปฏิ บตั ิ ภายในองค์กร เพื่อปกปั กรั กษาทรั พย์สินของกิ จการ รวมทั้งสอบทาน ความถูกต้องและเชื่อถือได้ของข้อมูลทางบัญชี เพิ่มพูนประสิ ทธิ ภาพในการดาเนินงาน และส่ งเสริ ม ให้มีการดาเนินงานตามนโยบายที่ฝ่ายบริ หารได้กาหนดไว้ ตลาดหลัก ทรั พ ย์แห่ ง ประเทศไทย (2549:2) ให้ ค วามหมายว่า กระบวนการ ซึ่ งได้รั บ การออกแบบไว้โดยคณะกรรมการบริ ษทั ผูบ้ ริ หารขององค์กร โดยมีวตั ถุประสงค์หลักเพื่อให้เกิ ด ความมัน่ ใจอย่างสมเหตุสมผลในเรื่ องดังต่อไปนี้ 1. ด้า นการด าเนิ น งาน การควบคุ ม ภายในมุ่ ง หมายให้ ป ฏิ บ ัติ ง านเกิ ด ประสิ ท ธิ ภ าพ ประสิ ทธิ ผล และคุ ม้ ค่า ด้วยการกากับการใช้ทรัพยากรทุกประเภทขององค์การทั้งคน เงิน เวลา ทรัพย์สิน วัสดุ เครื่ องมือ เครื่ องใช้ ให้เป็ นไปอย่างมีประสิ ทธิ ภาพ 2. ด้านการรายงานทางเงิน รายงานหรื องบการเงิ น ไม่วา่ จะเป็ นรายงานที่ใช้ภายในหรื อ ภายนอกองค์กร ต้องมีความเชื่ อถือได้ และทันเวลาเพื่อให้เป็ นรายงานที่นาเสนอของ สารสนเทศที่มีคุณภาพเหมาะสมสาหรับการนาไปใช้เป็ นข้อมูลประกอบการพิจารณา และการตัดสิ นใจทางธุ รกิจของนักบริ หาร เจ้าหนี้ ผูถ้ ือหุ น้ และผูล้ งทุนโดยทัว่ ไป 3. ด้า นการปฏิ บ ัติ ใ ห้ เ ป็ นไปตามกฎ ระเบี ย บ และนโยบาย การปฏิ บ ัติ ง าน หรื อ การดาเนิ นธุ รกิ จสอดคล้อง หรื อเป็ นไปตามบทบัญญัติ หรื อข้อกาหนดของกฎหมาย นโยบาย ข้อบังคับ ระเบียบ โครงการหรื อแผนงาน มติคณะกรรมการบริ ษทั ผูบ้ ริ หาร หรื อองค์กรบริ หารอื่นที่เกี่ยวข้อง นิ พนั ธ์ เห็ นโชคชัยชนะและศิลปพร ศรี จนั่ เพชร (2552:5-8) ได้กล่าวว่า นโยบาย วิธีการ ปฏิบตั ิหรื อการกระทาใดๆ ซึ่ งผูบ้ ริ หารของกิ จการกาหนดขึ้น เพื่อช่วยให้กิจการบรรลุถึงเป้ าหมาย
7 และวัต ถุ ป ระสงค์ ที่ ต้ ัง ไว้ไ ด้ ส าเร็ จ ซึ่ งจะท าให้ เ กิ ด ความมั่ น ใจเท่ า ที่ จ ะสามารถท าได้ ว่ า การดาเนิ นธุ รกิ จเป็ นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิ ทธิ ภาพ ซึ่ งรวมถึงการปฏิบตั ิตามนโยบายของ ผูบ้ ริ ห าร การป้ องกันรั ก ษาทรั พ ย์สิ น การป้ องกันและการตรวจพบการทุ จริ ต และข้อผิด พลาด ความถูกต้องและความครบถ้วนของการบันทึกบัญชี และการจัดทาข้อมูลทางการเงินที่เชื่ อถือได้ อย่างทันเวลา พยอม สิ งห์ เสน่ ห์ (2548:6-2) ได้ก ล่ า วว่า นโยบายและวิธีก ารที่ ได้วางไว้ส าหรับปฏิ บตั ิ ในกิ จ การเพื่ อ ที่ จ ะให้ ไ ด้รั บ ความมั่น ใจอย่ า งสมเหตุ ส มผลว่ า กิ จ การจะสามารถด าเนิ น การ ให้ บ รรลุ ถึ ง วัต ถุ ป ระสงค์ ที่ ไ ด้ ก าหนดไว้ ดั ง นั้ น การศึ ก ษาให้ ท ราบถึ ง ความหมายของ การควบคุมภายในก็จาเป็ นจะต้องศึกษาถึงวัตถุประสงค์ควบคู่กนั ไป การควบคุมภายในที่กิจการจัด ให้มีข้ ึนมีวตั ถุประสงค์อนั สาคัญ ดังต่อไปนี้ คือ 1. เพื่อดูแลรักษาทรัพย์สิน 2. เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของข้อมูลทางบัญชี 3. เพื่อเพิ่มประสิ ทธิ ภาพของการทางาน 4. เพื่อส่ งเสริ มให้มีการปฏิ บตั ิตามนโยบายของผูบ้ ริ หาร ข้อบังคับ และระเบียบปฏิ บตั ิ ของกิจการ รวมทั้งข้อกาหนดของกฎหมาย เมธากุ ล เกี ย รติ ก ระจาย (2552:4-1) ให้ ค วามหมายว่ า นโยบายและวิ ธี ก ารปฏิ บ ัติ ซึ่ งผูบ้ ริ หารของกิ จการกาหนดขึ้นเพื่อช่ วยให้บรรลุ วตั ถุประสงค์ของผูบ้ ริ หารที่จะทาให้เกิดความ มัน่ ใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดาเนิ นดาเนิ นธุ รกิ จเป็ นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิ ทธิ ภาพ ซึ่ ง รวมถึ งการปฏิ บตั ิตามนโยบายของผูบ้ ริ หาร การป้ องกันรักษาทรัพย์สิน การป้ องกันและการตรวจ
8 พบการทุจริ ตและข้อผิดพลาด ความถูกต้องและความครบถ้วนของการบันทึกบัญชี และการจัดทา ข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้อย่างทันเวลา สุ ชาย ยังประสิ ทธิ์ กุล (2552:2-1) ให้ความหมายว่า นโยบายและวิธีการปฏิบตั ิ ซึ่ งผูบ้ ริ หาร ของกิ จการกาหนดขึ้ นเพื่ อช่ วยให้บรรลุ วตั ถุ ป ระสงค์ข องผูบ้ ริ หารที่ จะให้เกิ ดความมัน่ ใจเท่ า ที่ สามารถทาได้ว่า การดาเนิ นธุ รกิ จเป็ นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิ ทธิ ภาพซึ่ งรวมถึ งการปฏิ บตั ิ ตามนโยบายของผูบ้ ริ หาร การป้ องกันทรัพย์สิน การป้ องกันและการตรวจพบทุจริ ตและข้อผิดพลาด ความถูกต้องและครบถ้วนของการบันทึกรายการบัญชี และการจัดทาข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้ อย่างทันเวลา อุษณา ภัทรมนตรี (2552:6-2) ได้ให้ความหมายว่า คื อ กระบวนการปฏิ บตั ิงานที่ มีผลต่อ ทุกคนตั้งแต่คณะกรรมการองค์การ ฝ่ ายบริ หารทุกระดับ และพนักงานทุกคนในองค์กร สร้ างขึ้ น เพื่อสร้างความมัน่ ใจอย่างสมเหตุผลเกี่ยวกับการบรรลุวตั ถุประสงค์ 3 ด้าน ดังนี้ 1. ประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผลของการปฏิบตั ิงาน 2. ความเชื่อถือได้ของรายงานทางการเงินการบัญชี 3. การปฏิบตั ิตามกฎหมายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง กล่ า วโดยสรุ ป นโยบายและวิ ธี การปฏิ บ ั ติ ง าน ซึ่ งผู ้ บ ริ หารก าหนดขึ้ นเพื่ อ ให้ บรรลุ วตั ถุ ประสงค์ที่กาหนดไว้ ทาให้การดาเนิ นงานเป็ นไปอย่างมี ระเบี ยบและมี ประสิ ทธิ ภาพ เพื่อรักษาทรัพย์สินของกิ จการ การป้ องกันและการตรวจพบทุ จริ ตข้อผิดพลาด ความถูกต้องและ การครบถ้วนของการบันทึกรายการ และการจัดทาข้อมูลทางการเงินที่น่าเชื่อถือได้ทนั เวลา
9 องค์ ประกอบการควบคุมภายใน ณฐพร พันธุ์อุดุม และคณะผูเ้ ขียน (2549: 37-112) กล่ าวว่า องค์ประกอบการควบคุ ม ภายใน จาแนกออกเป็ น 5 องค์ประกอบที่เกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กนั องค์ประกอบทั้ง 5 นี้ มาจากวิถีทางที่ ผูบ้ ริ หารดาเนินธุ รกิจ และเชื่อมโยงเข้าเป็ นอันหนึ่งอันเดียวกับกระบวนการทางการบริ หาร 1. สภาพแวดล้ อมการควบคุมภายใน สภาพแวดล้อมการควบคุ ม เป็ นปั จจัยที่ ร่วมกันส่ ง ผลให้เกิ ดมาตรการหรื อ วิธีการควบคุมขึ้นในองค์กร หรื อทาให้บุคลากรให้ความสาคัญกับการควบคุ มมากขึ้น หรื อท าให้ ก ารควบคุ ม ที่ มี อ ยู่ น้ ั นได้ ผ ลตามวัต ถุ ป ระสงค์ ดี ข้ ึ น สภาพแวดล้ อ ม ของการควบคุ มภายในสะท้อนให้เห็นทัศนคติ และการรับรู้ถึงความสาคัญของการ ควบคุ ม ภายในของบุ ค ลากรระดับ ต่ า งๆในองค์ก ร นับ ตั้ง แต่ ค ณะกรรมการบริ ษ ัท ฝ่ ายบริ หาร เจ้าของ และพนักงานโดยทัว่ ไป สภาพแวดล้อ มภายนอกองค์ก าร ประกอบด้ว ยปั จ จัย ต่ า งๆที่ อ ยู่ ภ ายนอก องค์การที่สาคัญ ดังนี้ 1.1
สภาพการเมื องการปกครอง อันประกอบด้วย แนวนโยบายการเมื อ งของ รัฐบาล กฎหมายระเบียบ ข้อบังคับ กฎหมายภาษีอากรต่างๆ เป็ นต้น นโยบาย การเมืองมักมีผลกระทบโดยตรงต่อการดาเนินธุ รกิจขององค์กร
1.2
สภาพเศรษฐกิจ ไม่ว่าจะเป็ นอัตราดอกเบี้ย อัตราเงินเฟ้ อ ภาวะการจ้างงานใน ประเทศ อานาจการใช้จ่ายของผูบ้ ริ โภค รายได้ประชาชาติ อัตราแลกเปลี่ ยน ล้วนเป็ นสิ่ งที่ธุรกิจต้องให้ความสนใจ เพราะการเปลี่ยนแปลงในเรื่ องดังกล่าว มักมีผลกระทบต่อความสาเร็ จของธุ รกิจ
10 1.3
การเปลี่ยนแปลงทางด้านสังคมและวัฒนธรรม ทัศนคติ ค่านิ ยม ความต้องการ และลักษณะเฉพาะของคนในสังคม เป็ นตัวกาหนดรู ปแบบสิ นค้าและบริ การ ซึ่ ง ผูท้ าธุ ร กิ จ ต้อ งท าความเข้า ใจเพื่ อตอบสนองความต้องการที่ เปลี่ ย นไป อย่างทันเวลา
1.4
การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ผลจากความเจริ ญทางวิทยาศาสตร์ ทาให้เกิด ระบบและกระบวนการใหม่ๆขึ้น เพื่อปรับปรุ งการผลิตสิ นค้าและบริ การ และ รู ปแบบการจัดจาหน่าย รวมถึงการเพิ่มประสิ ทธิ ภาพในการทางานขององค์กร อิ ท ธิ พ ลการเปลี่ ย นแปลงดัง กล่ า ว ท าให้ อ งค์ก รต้อ งพยายามปรั บ เปลี่ ย น ระบบงานให้ทนั สมัยอยูต่ ลอดเวลา เพื่อสามารถแข่งขันกับคู่แข่งขันได้
1.5
กระแสโลกาภิวตั น์ อิทธิ พลจากการก้าวเข้าสู่ ยุคโลกาภิวตั น์ ทาให้ทุกองค์การ ต้องเร่ งปรับปรุ งระบบงานและวิถีการดาเนิ นธุ รกิจเพื่อให้ทนั สมัย ทันต่อการ เปลี่ยนแปลงที่เข้ามาอย่างรวดเร็ วในทุกรู ปแบบ
1.6
การเปลี่ ย นแปลงในความต้อ งการของลู ก ค้า การปรั บ ตัว ของคู่ แ ข่ ง ขัน การหาแหล่งวัตถุ ดิบอย่างต่อเนื่องในราคาที่ควบคุมได้ การจัดหาแรงงานที่มี คุณภาพ สภาพแวดล้อมภายในองค์ก ร ประกอบด้วยอิ ท ธิ พลที่ อยู่ภายในองค์กร ซึ่ ง
ได้แก่ ผูถ้ ือหุ ้นหรื อเจ้าของกิจการ คณะกรรมการบริ ษทั ลูกจ้าง และวัฒนธรรมองค์กร สภาวะหรื อปั จจัยต่างๆภายในองค์กร ซึ่ งมีผลต่างๆภายในองค์กร เช่น พฤติกรรมของ บุ ค ลากร ระบบการปฏิ บ ัติ ง านและอื่ น ๆ สภาพแวดล้อ มการควบคุ ม ยัง ท าให้ เ กิ ด มาตรการหรื อวิธีการควบคุมต่างๆขึ้นในองค์กร รวมทั้งยังช่วยเสริ มสร้างบรรยากาศใน การท างาน ท าให้บุ ค ลากรในองค์ก รตระหนัก ถึ ง ความส าคัญ ของระบบงานและ
11 การควบคุ ม ภายในมากขึ้ น เป็ นแรกจู ง ใจให้ บุ ค ลากรปฏิ บ ัติ ต ามระเบี ย บและ การควบคุมภายในที่มีอยู่ เพื่อให้บรรลุวตั ถุประสงค์ที่กิจการตั้งไว้มากขึ้น ปัจจัยต่างๆของสภาพแวดล้อมการควบคุม ความชื่ อสัตย์สุจริ ตและจรรยาบรรณในการดาเนิ นธุ รกิ จ วัตถุ ประสงค์ของ องค์การ วิธีการที่องค์การจะดาเนิ นงานให้บรรลุวตั ถุประสงค์ ขึ้นอยูก่ บั ประสบการณ์ การตัดสิ นใจ ทางเลือกและแบบแผนการดาเนินงานของผูบ้ ริ หาร ที่ส่งผลต่อมาตรฐาน การท างาน พฤติ ก รรมต่ า งๆในการปฏิ บ ัติ ง านของคนในองค์ ก ร ชื่ อ เสี่ ย งที่ ดี ข อง องค์การเป็ นสิ่ งที่ มีความสาคัญและมี คุณค่า องค์กรที่ มีชื่อเสี ยงดี ความคาดหวังจาก สาธารณชนในเรื่ องมาตรฐานการปฏิ บ ัติ ง าน ความชื่ อ สั ต ย์สุ จริ ตและความมี จรรยาบรรณของผู้บ ริ หาร เป็ นผลพวงมาจากวัฒ นธรรมองค์ก าร หมายรวมถึ ง มาตรฐานพฤติกรรมและจริ ยธรรม จรรยาบรรณ และการสื่ อสารภายในองค์ก ารที่จะทา ให้เกิดพฤติกรรม ดังกล่าวขึ้น 2. ประเมินความเสี่ ยง ความเสี่ ยง คือ เหตุการณ์หรื อสถานการณ์ใดก็ตามที่มีความไม่แน่นอนซึ่ งอาจ เกิดขึ้นและมีผลทาให้องค์การหรื อกิจการไม่สามารถดาเนิ นงานให้บรรลุวตั ถุประสงค์ หรื อเป้ าหมายที่ต้ งั ไว้ได้ ความเสี่ ย งของธุ รกิ จ คื อ การที่ กิ จการไม่ สามารถจัดการความสู ญเสี ยหรื อ เสี ยโอกาสที่พึงมีต่อธุ รกิจ เนื่องจากไม่ดาเนินการจัดการความเสี่ ยงอย่างเหมาะสม และ ทาให้องค์ก ารเสี ยโอกาสหรื อได้รับความเสี ย หายอื่ นๆอันอาจแก้ไขได้ยาก หรื อใน บางครั้งอาจมีผลกระทบสาคัญต่อความอยูข่ ององค์กร
12 ปัจจัยเสี่ ยง ความเสี่ ย งในระดับ กิ จการ (Entity-wide level) สามารถเกิ ดขึ้ นได้ท้ งั จาก ปั จจัยภายนอกและปั จจัยภายในที่มากระทบ ต่อไปนี้ เป็ นตัวอย่างของปั จจัยภายนอก และภายในที่มีผลกระทบต่อความเสี่ ยงขององค์กร ปัจจัยภายนอก เช่น 1. การเปลี่ ย นแปลงที่ ส าคัญ ทางเศรษฐกิ จ อาจท าให้ ต้อ งปรั บ เปลี่ ย นวิ ธี ก าร ทางการเงิ น เช่ น การเกิ ดตลาดทุ น ตลาดเงิ นใหม่ ๆขึ้ นอาจจาเป็ นต้องวิเคราะห์ แหล่งเงินทุนใหม่ 2. การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยี ซึ่งมีผลทาให้ตอ้ งปรับเปลี่ยนวิธีการผลิตหรื อ ระบบการจัดหาใหม่ 3. ข้อกาหนดของรัฐบาล ซึ่ งมีผลกระทบต่อการดาเนินงาน เช่น การตั้งคณะกรรมการ กากับดูแลในกิจการต่างๆเป็ นต้น 4. การเปลี่ ย นแปลงด้า นการเมื อ งการปกครอง ซึ่ งมี ผ ลต่ อ แนวนโยบายของรั ฐ กฎหมาย ระเบียบข้อบังคับต่างๆ ซึ่ งมีผลต่อการดาเนินกิจการขององค์กร 5. จานวนคู่ แข่ ง ที่ มี ม ากขึ้ น ท าให้อ งค์ก รจ าเป็ นต้อ งสอบทานนโยบายด้า นราคา ส่ วนแบ่งตลาด การวางตาแหน่งของสิ นค้า และรายการสิ นค้า 6. กฎหมายใหม่ๆที่ผ่านรัฐสภาและมีผลบังคับใช้ อาจทาให้ตอ้ งปรับเปลี่ยนวิธีการ และกลยุทธ์ใหม่ เพื่อให้เป็ นไปตามกฎหมาย
13 7. ความคาดหวังของชุมชน 8. ผลของการรณรงค์ป ระชาสั ม พันธ์ ข องสื่ อต่า งๆ ท าให้เกิ ดการเปลี่ ย นแปลงใน พฤติกรรมของผูบ้ ริ โภค 9. การเปลี่ ย นแปลงทางวัฒ นธรรมและสั ง คม ท าให้ เ กิ ด การเปลี่ ย นแปลงให้ ด้า นความต้อ งการและความคาดหวัง ของลู ก ค้า ในตัว สิ น ค้า หรื อ บริ ก าร ซึ่ งมี ผลกระทบต่อการตลาด รู ปลักษณ์ผลิตภัณฑ์หรื อแบบของบรรจุภณั ฑ์ ปั จจัยภายใน เช่น 1. วัฒนธรรมและจรรยาบรรณองค์ก ร ซึ่ งรวมถึ งความซื่ อสัตย์และจริ ยธรรมของ ผูบ้ ริ หาร องค์กรที่ผนู้ าขาดความซื่ อสัตย์และขาดจริ ยธรรม ย่อมมีความเสี่ ยงสู งที่ จะท าให้เกิ ดผลเสี ย หายต่อองค์กรมากกว่า องค์กรที่ มี ผูน้ าที่ มี ความซื่ อสั ตย์และ มีจริ ยธรรมสู ง 2. การบริ ห ารทรั พ ยากรบุ ค คล ซึ่ งรวมถึ ง คุ ณ ภาพของบุ ค ลากรที่ ว่ า จ้า งเข้า มา ตลอดจนนโยบายการฝึ กอบรมที่ ใ ช้ มี ส่ ว นส าคัญ ในการสร้ า งจิ ต ส านัก ของ ความรับผิดชอบในหน้าที่และระบบการควบคุมภายใน 3. ความสลับซับซ้อนของระบบการปฏิ บตั ิงาน หากซับซ้อนมากโอกาสในการเกิ ด ข้อผิดพลาดก็จะสู งขึ้นด้วย 4. โครงสร้างองค์กรและขนาดของหน่ วยงาน หน่วยงานใหญ่ที่มีกิจกรรมมากย่อมมี โอกาสผิดพลาดสู งกว่าหน่วยงานเล็ก
14 5. การเปลี่ ยนแปลงระบบการประมวลข้อมูลซึ่ งทาให้ระบบการควบคุ มแตกต่างไป จากเดิมมาก 6. การเติบโตอย่างรวดเร็ วขององค์กร ทาให้ผบู ้ ริ หารมุ่งจัดการด้านการปฏิ บตั ิงาน ตามแผนงาน ซึ่งทาให้มีเวลาน้อยในการจัดวางระบบงานให้ดี 7. การเปลี่ ยนแปลงตัวบุ คคลทั้งระดับบริ หารระดับปฏิ บตั ิ งาน ทาให้ระดับการให้ ความสาคัญต่อการควบคุมภายในของบุคคลเหล่านั้นเปลี่ยนไป 8. ความกดดั น ที่ ผู้บ ริ หารได้ รั บ ในการปฏิ บ ั ติ ห น้ า ที่ ใ ห้ บ รรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ หากเคร่ งเครี ยดมากเกินไปโอกาสผิดพลาดย่อมสู ง 9. ความยากง่ ายในการอนุ ญาตให้บุคลากรซึ่ งดารงตาแหน่ งหน้าที่ ต่างๆกัน เข้าถึ ง ข้อมูล และทรั พย์สินต่า งๆ ของบริ ษทั ย่อมกระทบต่อความเสี่ ยงที่ จะเกิ ดการนา ข้อมูลหรื อทรัพย์สินไปใช้ในทางมิชอบการซื้ อและการควบรวมกิจการ 10. ระยะทางของสานักงานใหญ่และสาขาอาจห่ างไกลกันมาก ทาให้การกากับดูแล หย่อนยานหรื อไม่ทวั่ ถึง ความสั มพันธ์ ของความเสี่ ยงกับการควบคุมภายใน เพื่อให้เกิ ดความเข้าใจในเรื่ องสัม พันธ์ ของปั จจัยเสี่ ยงต่ างๆกับการควบคุ ม ภายใน อาจจาแนกลักษณะความเสี่ ยงทั้งจากภายนอกและภายในองค์กรได้ดงั นี้ ความเสี่ ยงจากลักษณะธุ รกิ จ (Inherent Risk) หรื อความเสี่ ยงสื บเนื่ องเป็ น ความเสี่ ย งที่ มี อ ยู่ โ ดยธรรมชาติ ใ นธุ ร กิ จ หรื อ กิ จ กรรมแต่ ล ะอย่า ง เมื่ อ ใดก็ ต ามที่
15 ตัดสิ นใจที่ จะทาธุ รกิ จหรื อกิ จกรรมนั้นๆ ความเสี่ ยงดังกล่ าวปรากฏอยู่ เช่ น กิ จการ ทาธุ รกิ จค้า ขายกับต่า งประเทศ มี รายได้เป็ นเงิ นตราต่างประเทศจานวนมาก ย่อมมี ความเสี่ ยงในเรื่ องอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ ความเสี่ ย งจากการควบคุ มภายใน (Control Risk) เป็ นความเสี่ ย งที่ แม้ว่า องค์ก ารจะได้จ ัด ให้ มี ร ะบบการควบคุ ม ภายในไว้แ ล้ว ก็ ต าม ก็ ย งั ไม่ อ าจป้ องกัน ข้อ ผิ ด พลาดในส่ ว นที่ เ กิ ด จากความเสี่ ย งอื่ น ๆ ได้ ท้ ัง หมด ความเสี่ ยงนี้ เกิ ด ขึ้ น เนื่องจากว่าระบบการควบคุมที่ภายในองค์กรจัดให้มีข้ ึนเพื่อลดความเสี่ ยงจากลักษณะ ธุ รกิ จ ยังมีขอ้ บกพร่ องหรื อข้อระบบการควบคุ มภายในที่จดั ไว้เป็ นระบบที่ดี แต่ไม่มี การปฏิบตั ิตามระบบที่มีอยูน่ ้ นั ทาให้เกิดความเสี ยหายขึ้น 3. กิจกรรมการควบคุม การควบคุมภายในด้านการบริ หารจัดการในกิจกรรมด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1. การจัดการ 2. การบริ หารทรัพยากรบุคคล 3. การปฏิบตั ิตามจ้อกาหนด 4. การเงิน
16 การจัดการ การจัดการ หมายถึ ง กระบวนการวางแผน กาหนดนโยบาย เป้ าหมายการจัด องค์การ การสั่งการกากับ การประเมินผลการปฏิบตั ิงาน และปรับปรุ งการดาเนินงาน ให้ทนั กับการเปลี่ยนแปลงอยูเ่ สมอ ความเสี่ ยงด้ านการจัดการ เมื่อโครงสร้าง ขั้นตอน และกิ จกรรมการควบคุมที่จะก่อให้เกิดการปฏิบตั ิให้ เป็ นไปตามจรรยาบรรณ กฎระเบียบ และนโยบายไม่มีประสิ ทธิ ผล จะทาให้องค์การ ไร้ ทิ ศ ทาง และมี ก ารปฏิ บ ัติ ที่ ไ ม่ ถู ก ต้อ งซึ่ งก่ อ ให้ เ กิ ด ผลกระทบต่ อ ชื่ อ เสี ย งและ ภาพพจน์ขององค์กร เมื่ อ พนั ก งานไม่ ต ระหนัก ถึ ง ความรั บ ผิ ด ชอบของตนต่ อ การปฏิ บ ัติ ต าม นโยบาย แผนงานและเป้ าหมาย จะทาให้พนักงานไม่เกิ ดความพยายามในการที่ จะ ปฏิบตั ิเพื่อให้บรรลุเป้ าหมายที่กาหนดไว้ แนวทางการควบคุมภายในด้านการจัดการ ประกอบด้วย 1. กาหนดจรรยาบรรณในการดาเนิ นธุ รกิจ เช่น ให้ความเป็ นธรรมแก่ผเู ้ กี่ ยวข้องกับ ธุ รกิจ 2. จัดองค์กรที่เหมาะสม และปรับปรุ งให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงอยูเ่ สมอ 3. กาหนดขอบเขตหน้าที่ และอานาจในการดาเนินการให้ชดั เจน
17 4. กาหนดนโยบาย และเป้ าหมายประจาปี 5. นาแนวคิดและวิธีการใหม่ๆ มาปรับใช้กบั องค์กรอย่างเหมาะสมและต่อเนื่ อง เช่น กิจกรรมกลุ่มคุณภาพ การรื้ อปรับระบบ ฯลฯ 6. กาหนดแผนงานต่างๆ ทั้งระยะสั้นและระยะยาว และปรั บปรุ งให้สอดคล้องกับ สภาพการณ์อยูเ่ สมอ 7. นาระบบงบประมาณ คู่ มื อหรื อ มาตรฐานการปฏิ บ ัติง านมาใช้อ ย่า งเหมาะสม ในทุกหน่วยงาน 8. กาหนดระเบียบ ประกาศ คาสั่ง ในเรื่ องต่างๆ ไว้เป็ นลายลักษณ์อกั ษรอย่างชัดเจน 9. การจัดคนให้เหมาะสมกับงานพร้อมกับพัฒนาบุคคลากรให้สอดคล้องกับแผนงาน ระยะยาว 10. สร้างบรรยากาศในการทางานเป็ นทีม ให้ทุกคนรู้สึกเหมือนหนึ่งคนในครอบครัว เดียวกัน 11. มีการรายงานผลการปฏิบตั ิงานต่างๆ เป็ นระยะๆ เพื่อวัดผลการดาเนินงานที่ผา่ นมา และนามาปรับปรุ งให้ดีข้ ึน การบริ หารทรัพยากรบุคคล การบริ หารทรั พ ยากรบุ ค คล หมายถึ ง กระบวนการก าหนดอัตราก าลัง พล การสรรหา คัดเลือก และบรรจุบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงานเข้าปฏิบตั ิงานใน
18 องค์การ รวมถึ ง การพิจารณาค่าจ้าง ผลประโยชน์ตอบแทน สวัสดิการและการพัฒนา บุคคลให้มีทกั ษะ ความรู ้ความสามารถที่สอดคล้องไปกับการเจริ ญเติบโตขององค์การ แนวทางการควบคุมภายในด้านการบริ หารทรัพยากรบุคคลในที่น้ ีจะกล่าวถึง 1. การบริ หาร 2. อัตรากาลังพล 3. การคัดเลือกและบรรจุพนักงาน 4. การประเมินผลการปฏิบตั ิงาน 5. การบริ หารค่าจ้าง 6. การพัฒนาและฝึ กอบรม 7. สวัสดิการ 8. แรงงานสัมพันธ์ 9. ข้อมูลพนักงาน
19 ความเสี่ ยงด้ านการบริหารทรัพยากรบุคคล 1. ผังองค์กร คาบรรยายลักษณะงาน และขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบที่ไม่ชดั เจน ทาให้พนักงานไม่เข้าใจบทบาทและหน้าที่ ของตนทาให้เกิ ดการทางานซ้ าซ้อน หรื อไม่ได้งาน 2. อัต ราก าลัง พลไม่ เ พี ย งพอ ท าให้ พ นัก งานท างานหนัก เกิ น ไป ซึ่ งจะส่ ง ผลให้ การปฏิบตั ิงานมีขอ้ ผิดพลาด ขวัญและกาลังใจตกต่าและงานไม่มีคุณภาพ 3. พนัก งานเป็ นทรั พ ยากรอันมี ค่ า ต่ อองค์ก ร ดัง นั้น องค์ก รจึ ง ต้องมี ม าตรการใน การสรรหาคัดเลื อกบุ คคลให้เหมาะสมกับ งาน มาตรการในการคัดเลื อกไม่ ไ ด้ มาตรฐานย่อมส่ งผลให้ได้คนที่ไม่มีคุณภาพมาปฏิบตั ิงาน 4. เมื่อพนักงานไม่ได้รับการฝึ กอบรมทักษะอย่างเพียงพออาจจะทาให้พนักงานไม่ ตระหนักถึงความรับผิดชอบ การปฏิบัติตามข้ อกาหนด การปฏิ บ ัติต ามข้อ ก าหนดในที่ น้ ี หมายถึ ง การปฏิ บ ัติ ใ ห้ถู ก ต้อ ง ระเบี ย บ ข้อกาหนดของกฎหมาย ตลอดจนกฎเกณฑ์ขอ้ บังคับของหน่วยงานกากับดูแล ความเสี่ ยงของการไม่ ปฏิบัติตามข้ อกาหนด 1. เมื่อมีการปฏิ บตั ิที่ไม่ถูกต้องตามข้อกาหนด ย่อมก่อให้เกิ ดผลกระทบต่อองค์การ เช่น
20 1.1
ถู ก ลงโทษจากหน่ ว ยงานที่ มี ห น้ า ที่ ก ากับ ดู แ ล เช่ น ตลาดหลัก ทรั พ ย์ สานักงาน ก.ล.ต. หรื อธนาคารแห่งประเทศไทย
1.2
เมื่ อถู กลงโทษก็จะมีประวัติการกระทาผิด ย่อมมี ผลกระทบต่อองค์การ ในการขออนุ ญาตทาธุ รกิจใหม่ๆ หรื อการขออนุ ญาตตั้งสานักงาน สาขา หรื อบริ การ เป็ นต้น
1.3
ทาให้มีผลกระทบด้านการเงินของบริ ษทั เช่น บริ ษทั ต้องจ่ายค่าปรับเป็ น จานวนสู งทาให้เสี ยโอกาสเพิ่มรายได้ในการขยายธุ รกิจ
1.4
ในกรณี บริ ษทั อาจถูกลูกค้าฟ้ องร้องเรี ยกค่าเสี ยหาย จากการไม่ปฏิบตั ิตาม ข้อกาหนด หากมีผลทาให้ลูกค้าได้รับความเสี ยหายด้วย
2. เมื่อพนักงานไม่ได้รับการอบรมอย่างเพียงพอ หรื อไม่ถูกต้อง อาจทาให้พนักงาน ไม่ตระหนักถึ งความรั บผิดชอบของตนต่อการปฏิ บ ตั ิ ให้ถูก ต้องตามข้อกาหนด จนทาให้เกิดการปฏิบตั ิที่ไม่ถูกต้องเกิดขึ้น 3. ถ้า เจ้า หน้ า ที่ ก ากับ ดู แ ลการปฏิ บ ัติ ง านที่ ไ ด้ รั บ การแต่ ง ตั้ง จากผู ้บ ริ หารไม่ มี คุ ณสมบัติที่ดีพอหรื อไม่มีความเป็ นอิ สระในการกากับดู แลรักษาการปฏิ บตั ิ งาน ก็จะมี ผลให้การป้ องกันการปฏิ บตั ิ ที่ไม่ถูกต้องตามข้อกาหนดของกฎหมายและ กฎเกณฑ์ข ้อ บัง คับ ของหน่ วยงานก ากับ ดู แล และกระบวนการก ากับ ดู แลไม่ มี ประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผล 4. หากไม่ ส ามารถแก้ไ ขการปฏิ บ ัติ ที่ ไ ม่ ถู ก ต้องได้ท ันที หรื อในเวลาที่ เ หมาะสม อาจท าให้ ห น่ ว ยงานของรั ฐ ซึ่ งมี ห น้า ที่ ก ากับ ดู แ ล ต าหนิ ห รื อ มี ค วามเห็ น ว่ า การก ากับ ดู แลการปฏิ บ ัติตามข้อก าหนด โดยฝ่ ายบริ ห ารขององค์ก ารนั้นไม่ มี
21 ประสิ ทธิ ภาพผลทาให้หน่วยงานของรัฐต้องเข้ามาควบคุม หรื อกากับดูแลองค์การ หรื อบริ ษทั นั้นอย่างใกล้ชิด แนวทางการควบคุมภายในของการปฏิบัติตามข้ อกาหนด 1. การกาหนดและแถลงนโยบายในการปฏิ บตั ิ ให้เป็ นไปตามข้อกาหนด นโยบาย ดั ง กล่ า วควรระบุ ว่ า การด าเนิ นธุ รกิ จ ขององค์ ก รต้ อ งปฏิ บ ั ติ ใ ห้ ถู ก ต้ อ ง ตามข้อกาหนด 2. สร้ า งทัศ นคติ ใ ห้ พ นัก งานทุ ก คนเห็ น ว่า เป็ นหน้า ที่ และความรั บ ผิด ชอบของ พนักงานทุกคนในการปฏิบตั ิให้ถูกต้องตามข้อกาหนด 3. สร้ า งสรรค์ใ ห้ ก ารปฏิ บ ัติ ง านตามมาตรฐานที่ ก าหนดของพนัก งานกลายเป็ น ส่ วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร 4. มีแผนการปฏิบตั ิเพื่อให้เป็ นไปตามข้อกาหนด และได้รับการอนุ มตั ิโดยผูบ้ ริ หาร ระดับสู ง โดยในแผนปฏิบตั ิน้ นั มีการกาหนดในเรื่ องดังต่อไปนี้ 4.1
การจัดโครงการองค์กรเพื่อให้มีการดูแลการปฏิบตั ิงาน
4.2
กาหนดบุ ค คลผูม้ ี ค วามรู ้ ประสบการณ์ และคุ ณสมบัติที่เหมาะสมเพื่ อ มีหน้าที่การกากับดูแล ซึ่ งอาจแบ่งแยกตามกิจกรรมหรื อหน่วยงานเพื่อให้ พนักงานได้ทราบว่าข้อกาหนดตามที่ได้กาหนดไว้
22 5. ข้อก าหนดตามกฎหมาย ข้อก าหนดของกฎหมายและกฎเกณฑ์ ข้อบัง คับ ของ หน่ วยงานกากับดู แล ได้ถูกกาหนดไว้ในกระบวนการปฏิ บตั ิ หรื อกาหนดไว้ใน คู่มือการปฏิบตั ิของแต่ละสายงานและมีการปรับให้เป็ นปั จจุบนั อยูเ่ สมอ 6. กาหนดเป็ นนโยบายหรื อมาตรการอย่างชัดเจนให้ทุกสายงานทราบว่าในกรณี ที่มี การออกผลิ ต ภัณ ฑ์ หรื อบริ การรู ป แบบใหม่ ๆ ต้อ งมี ก ารขอความเห็ น จาก ผูเ้ ชี่ยวชาญทางกฎหมาย เพื่อพิจารณาถึงข้อจากัดที่อาจเกิดขึ้น 7. มี บุ ค ลากรที่ มี ค วามรู ้ ค วามสามารถ และมี คู่ มื อ เพื่ อ การปฏิ บ ัติ ง านให้ ถู ก ต้อ ง ข้อกาหนด 8. การให้ขอ้ มูลข่า วสาร และการสื่ อสารภายในองค์กรเกี่ ยวกับข้อกาหนดเป็ นไป อย่างถูกต้องชัดเจน และต่อเนื่อง 9. มีการติดตามและประเมินผล ซึ่ งอาจกระท าได้โดยการประเมินการปฏิ บตั ิตาม ข้อ ก าหนด โดยผู ้ป ฏิ บ ัติ ง านที่ อ ยู่ใ นสายงานนั้น ๆ ซึ่ งอาจท าในลัก ษณะของ Compliance Checklist หรื อการกากับติดตาม และประเมินผลโดยผูต้ รวจสอบ หรื อเจ้าหน้าที่กากับดูแลการปฏิบตั ิงาน (Compliance Officer) 10. จัดให้มีระบบการรายงานที่พนักงานสามารถรายงานการกระทาที่ผิดข้อกาหนด โดยปราศจากความกลัวอันตรายและภัยอันตราย 11. สอบทานรายงานการตรวจสอบของผูส้ อบบัญชี ภายนอก หรื อหน่ วยงานของรั ฐ ซึ่ งมีหน้าที่กากับดูแล เช่น กรมสรรพากร ธนาคารแห่งประเทศไทย หรื อสานักงาน ก.ล.ต. แล้วพิจารณาว่ามีการกระทาฝ่ าฝื นข้อกาหนด ซึ่ งเป็ นเหตุการณ์ที่บริ ษทั คาด ไม่ถึงมาก่อนหรื อไม่อะไรเป็ นสาเหตุพ้ืนฐานของการฝ่ าฝื นข้อกาหนด พร้ อมทั้ง
23 พิจารณาว่าเพราะเหตุใดระบบกากับดูแลของบริ ษทั หรื อกิจกรรมการควบคุมที่ได้ วางไว้ จึงไม่สามารถตรวจพบเหตุการณ์ดงั กล่าวได้ การปฏิบัติตามเงื่อนไขทีก่ าหนดในบัตรส่ งเสริมการลงทุน การปฏิ บตั ิตามเงื่ อนไขที่ กาหนดในบัตรส่ งเสริ มการลงทุ นเป็ นตัวอย่างหนึ่ ง ของการปฏิ บตั ิตามข้อกาหนด องค์กรจาเป็ นต้องปฏิ บตั ิ ตามเงื่ อนไขในบัตรส่ งเสริ ม การลงทุนเพื่อให้ได้สิทธิ ประโยชน์ครบถ้วน เช่ น สิ ทธิ ประโยชน์ทางด้านภาษี อากร ในขณะเดี ยวกันเพื่อป้ องกันความเสี่ ยงอันเนื่ องมาจากการไม่ปฏิบตั ิตามข้อกาหนดใน บัตรส่ งเสริ มการลงทุน เช่น อาจต้องเสี ยค่าปรับเป็ นจานวนสู ง หรื อเมื่อถูกลงโทษก็จะ มีประวัติการทาผิดอันอาจมีผลกระทบต่อองค์กรในด้านการขอบัตรส่ งเสริ มการลงทุน หรื อใบอนุญาตอื่นๆ ในการทาธุ รกิจใหม่ๆ ต่อไปนี้ จะกล่าวถึ งแนวทางการควบคุ มภายในด้านการปฏิ บตั ิ ตามเงื่ อนไขที่ กาหนดในบัตรส่ งเสริ มการลงทุนซึ่ งเป็ นตัวอย่างหนึ่งในการปฏิบตั ิตามข้อกาหนด แนวทางการควบคุมภายในของการปฏิบัติตามเงื่อนไขในบัตรส่ งเสริมการลงทุน 1. สาระส าคั ญ ต่ า งๆของโครงการ เช่ น ขนาดของเงิ น ลงทุ น ที่ ต้ ั ง โรงงาน ขบวนการผลิต ชนิ ดของผลิตภัณฑ์ และอื่นๆที่บริ ษทั ดาเนิ นการต้องเป็ นไปตาม เงื่ อ นไขในบั ต รส่ งเสริ ม หากไม่ ส ามารถปฏิ บ ั ติ ไ ด้ ต้ อ งได้ รั บ อนุ ม ั ติ จ าก คณะกรรมการส่ งเสริ มฯ 2. สิ ทธิ ประโยชน์และเงื่ อนไขที่กาหนดในบัตรส่ งเสริ มฯ ควรเป็ นไปตามหนังสื อ แจ้งมติและหรื อหนังสื อตอบรั บการแก้ไข/ทักท้วงจากคณะกรรมการส่ งเสริ มฯ และถ้าไม่ถูกต้อง บริ ษทั ได้ทาหนังสื อแก้ไขต่อคณะกรรมการส่ งเสริ มฯแล้ว
24 3. เมื่ อบริ ษทั ต้องการเปลี่ ยนแปลงการปฏิ บตั ิ ที่ เกี่ ย วกับ สาระส าคัญของโครงการ ที่กาหนดในบัตรส่ งเสริ มฯ เช่น การย้ายโรงงานเปลี่ยนแปลงอัตราการถือหุ ้นของ คนต่างชาติ ชนิ ดของผลิ ตภัณฑ์ กรรมวิธีการผลิ ต ปริ มาณการผลิ ต การส่ งออก หรื ออื่นๆ ต้องได้รับการอนุมตั ิจากคณะกรรมการส่ งเสริ มฯ 4. การปฏิ บ ัติ ต ามเงื่ อ นไขต่ า งๆ ที่ ร ะบุ เ พิ่ ม เติ ม ในบัต รส่ ง เสริ มฯ เช่ น มู ล ค่ า การส่ งออก การนาเข้าซึ่ งเงิ นตราต่างประเทศ สัดส่ วนการใช้วตั ถุ ดิบในประเทศ เงินลงทุน การจ้างแรงงาน และอื่นๆ เป็ นไปอย่างถูกต้อง หากไม่สามารถปฏิบตั ิได้ ต้องได้รับอนุมตั ิจากคณะกรรมการส่ งเสริ มฯ 5. เมื่อได้รับอนุ มตั ิจากคณะกรรมการส่ งเสริ มฯให้เปิ ดดาเนิ นการแล้ว บริ ษทั ต้องส่ ง รายงานผลการปฏิ บ ตั ิ ง านตามโครงการ และส่ ง เอกสารแจ้ง ฐานะการเงิ นและ ผลการดาเนินงานภายในเวลาที่กาหนด 6. เครื่ องจักรที่ นาเข้าจากต่างประเทศ และนาเข้ามาใช้ในโครงการส่ งเสริ มฯ ควร ได้รับการยกเว้นหรื อความลดหย่อนภาษีและอากรขาเข้าหากไม่ได้มีการใช้สิทธิ ดังกล่าว ควรมีการติดตามหาสาเหตุ 7. การใช้เครื่ องจักรผลิตผลิตภัณฑ์อนั นอกเหนื อจากการที่ได้รับส่ งเสริ มฯต้องได้รับ อนุมตั ิจากคณะกรรมการส่ งเสริ มฯ 8. การจัดทาบัญชี สิ นทรั พ ย์ถ าวรของเครื่ องจักรที่ ไ ด้รับการส่ ง เสริ ม ฯควรระบุ ใ ห้ ทราบว่าเป็ นสิ นทรัพย์ที่อยูเ่ งื่อนไขการส่ งเสริ มการลงทุน 9. การใช้สิทธิ ย กเว้นหรื อลดหย่อนภาษี และอาการขาเข้าสาหรับวัตถุ ดิบและวัส ดุ จาเป็ นต่อการผลิตที่ได้รับตามบัตรส่ งเสริ มฯ เป็ นไปอย่างครบถ้วน
25 10. การใช้สิทธิ ยกเว้นหรื อลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคลของบริ ษทั เป็ นไปตามสิ ทธิ ที่ ได้รับ และอยูภ่ ายในเวลาที่กาหนดตามบัตรส่ งเสริ ม กฎหมายภาษีอากร การปฏิ บ ัติต ามประมวลกฎหมายภาษี อ ากรเป็ นการปฏิ บตั ิ ใ ห้ถู ก ต้องตาม ข้อกาหนดของประมวลกฎหมายภาษี อากรที่ เกี่ ยวข้อง เช่ น ภาษี เงิ นได้หัก ณ ที่ จ่า ย ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีเงิ นได้นิติบุคคล ภาษีโรงเรื อน ภาษีบารุ งท้องที่ และภาษีป้าย ใน ขณะเดี ย วกันควรมี ก ารวางแผนด้า นภาษี (Tax Planning) เพื่อให้องค์ก ารได้รับ ประโยชน์สูงสุ ด ความเสี่ ยงของการไม่ ปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอากร 1. ถ้าไม่มีการวางแผนด้านบัญชี อาจทาให้องค์กรเสี ยผลประโยชน์ที่ควรจะได้ 2. เมื่ อ มี ก ารปฏิ บ ั ติ ที่ ไ ม่ ถู ก ต้ อ งตามกฎหมายภาษี อ ากรแล้ ว อาจก่ อ ให้ เ กิ ด ความเสี ยหายหรื อผลกระทบต่อองค์กร ดังนี้ 2.1
ถู ก ลงโทษจากหน่ ว ยงานที่ ก ากับ ดู แล เช่ น กรมสรรพากร ส านัก งาน ก.ล.ต.
2.2
ส่ ง ผลกระทบทางด้า นการเงิ น เช่ น อาจต้องจ่ า ยค่ า ปรั บเป็ นจานวนสู ง ซึ่งอาจทาให้เสี ยโอกาสการเพิ่มรายได้ในการขยายธุ รกิจ
26 แนวทางการควบคุมภายในด้ านกฎหมายภาษีอากร 1. เรื่ องทัว่ ไป 1.1
มี ก ารวางแผนทางด้า นภาษี เพื่ อ ให้อ งค์ก รได้รั บ ประโยชน์ สู ง สุ ด ซึ่ ง อาจทาได้โดย 1.1.1 ปรึ กษาหรื อใช้ผเู้ ชี่ยวชาญทางภาษีอากร 1.1.2 สอบทานอัตราค่าเสื่ อมราคาและนโยบายการตัดค่าใช้จ่ายรอการ ตัดจ่ายว่าเอื้อประโยชน์ทางด้านภาษีอากรหรื อไม่ 1.1.3 สอบทานการรับรู ้ รายได้และค่าใช้จ่ายในระยะเวลาที่เหมาะสม หากมีสิทธิ ประโยชน์ทางภาษีเกี่ยวกับการส่ งเสริ มการลงทุนให้ ร่ วมพิจารณาด้วย
1.2
ใบอนุ ญาตต่างๆ มีการจัดทาทะเบียนคุ ม เพื่อใช้ในการต่ออายุและชาระ ค่าธรรมเนียม
2. ภาษีเงินได้หกั ณ ที่จ่าย 2.1
การจ่ า ยเงิ น ได้แ ละผลประโยชน์ อื่ น ใดที่ ต้อ งเสี ย ภาษี ใ ห้ ก ับ พนัก งาน ต้อ งหั ก ภาษี ณ ที่ จ่ า ย และออกหนัง สื อ รั บ รองการหั ก ภาษี ณ ที่ จ่ า ย ให้ครบถ้วนตามกฎหมายกาหนด
27 2.2
การจ่ายเงิน เช่ น วิทยากรภายนอก ค่าเช่าทรัพย์สิน ค่าโฆษณา ค่าวิชาชี พ อิสระ และเงินปั นผล ฯลฯ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย และออกหนังสื อรับรอง การหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ครบถ้วนตามกฎหมายกาหนด
2.3
การหักภาษี เงิ นได้ ณ ที่จ่าย และการนาส่ งต้องบันทึกในบัญชี พิเศษตาม แบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกาหนด
3. ภาษีมูลค่าเพิ่ม 3.1
จัดทารายงานสิ นค้า และวัตถุ ดิบ รายการภาษีซ้ื อ-ขาย ฯลฯ ตามประกาศ อธิบดีกรมสรรพากร
3.2
เจ้าหน้าที่ผรู้ ับผิดชอบมีการสอบทานความสมบูรณ์ของใบกากับภาษี
3.3
การนาส่ งภาษีมูลค่าเพิ่มทันตามเวลาที่กฎหมายกาหนด
3.4
จานวนเงินในแบบแสดงรายงานเพื่อเสี ยภาษีตรงกับรายงานภาษีซ้ื อ-ขาย
4. ภาษีเงินได้นิติบุคคล 4.1
รายได้และค่าใช้จ่ายที่นาไปคานวณกาไรสุ ทธิ เพื่อเสี ยภาษีเงินได้นิติบุคคล เข้าหลักเกณฑ์ตามประมวลรัษฎากร
4.2
การคานวณกาไรสุ ทธิ เป็ นไปตามประมวลรัษฎากร เช่ น รายการที่ไม่ให้ ถือเป็ นรายจ่ายตามประมวลรัษฎากร
28 4.3
มี ก ารปรั บ ปรุ ง ก าไรสุ ท ธิ เพื่ อ ยืน ภาษี เงิ น ได้ใ ห้ ถู ก ต้องตามที่ ก ฎหมาย กาหนด เช่น ค่าเสื่ อมรถยนต์
5. ภาษีโรงเรื อน ภาษีบารุ งท้องที่ ภาษีป้าย 5.1
มี ก ารท าทะเบี ย นคุ ม รายการที่ ต้อ งเสี ยภาษี ป้ าย และจัด เก็ บ ส าเนา ใบประเมินภาษีบารุ งท้องที่ และภาษีโรงเรื อนและที่ดินให้ครบถ้วน
การบัญชี การควบคุ ม บัญ ชี หมายถึ ง การจัด องค์ ก ร วิ ธี ก าร และมาตรการต่ า งๆ ที่นามาใช้ใ นการป้ องกันทรั พ ย์สิ นให้ป ลอดภัย จากการทุ จริ ตผิดพลาดทั้ง ปวงและ เพื่อให้ขอ้ มูลทางบัญชีมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ระบบการควบคุมภายในด้านบัญชีที่ดี สามารถป้ องกันทรั พย์สินขององค์กรจากการทุ จริ ตผิดพลาดและทาให้รายการบัญชี ถูกต้อง และเชื่อถือได้ แนวทางการควบคุมภายในของกิจกรรมด้ านบัญชี 1. ฝ่ ายจัดการของบริ ษ ัทมีหน้าที่ รับผิดชอบขั้นพื้นฐานเกี่ ยวกับความเชื่ อถื อได้ของ ข้อมูลในงบการเงิน 2. ฝ่ ายจัดการมี หน้า ที่ ความรั บผิดชอบในการจัดการท าบัญชี และงบการเงิ นตาม พ.ร.บ.การบัญชี และมาตรฐานการบัญชี รายงานของผูส้ อบบัญชี รับอนุ ญาตไม่ สามารถมาแทนที่ความรับผิดชอบของฝ่ ายจัดการได้
29 3. ระบบการควบคุ ม ภายในที่ ดีและมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ ส าหรั บ การบัญ ชี ก ารเงิ นนั้น ประกอบด้วย 3.1
นโยบายการบัญชีที่เหมาะสมกับสถานการณ์
3.2
ระบบบัญชีที่ดี และอานาจดาเนินการ
3.3
ระบบการรักษาทรัพย์ขององค์กร
3.4
การจัด การงบการเงิ น ที่ เ ปิ ดเผยข้อ มู ล อย่ า งเพี ย งพอ เข้า ใจง่ า ยและ หลีกเลี่ยงการเสนอข้อมูลที่ก่อให้เกิดการเข้าใจผิด
4. วิ ธี ก ารบัญ ชี ที่ อ งค์ ก รเลื อ กใช้ ค วรเหมาะสมกับ ธุ ร กิ จ ของตนโดยเฉพาะและ ถือปฏิบตั ิตามหลักการบัญชีที่รับรองทัว่ ไป การเงิน การเงิ น หมายถึ ง กระบวนการบริ ห ารและวางแผน ด้า นการรั บ -จ่ า ยให้ เหมาะสมกับธุ รกิ จของบริ ษทั อย่างทันเวลาและมีตน้ ทุนต่ า รวมทั้งความสามารถให้ การจัด หาเงิ นได้จ ากแหล่ ง ที่ ป ระหยัด ที่ สุ ด โดยมี วตั ถุ ป ระสงค์ใ ห้เกิ ดสภาพคล่ อ ง ที่พอเหมาะ และมีความเสี่ ยงน้อยที่สุด
30 แนวทางการควบคุมภายในของกิจกรรมด้ านการเงิน 1. มีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่ วยงานผูร้ ับ-จ่ายเงินหน่วยงานตรวจสอบ การรับ-จ่ายเงิน หน่วยงานบริ หารการเงินและหน่วยงานการบัญชี สามารถตอบยัน ตัวเลขกันได้ 2. การแบ่ ง ประเภทเอกสาร การรั บ -จ่ า ยเงิ น ให้ เ หมาะสม พร้ อ มทั้ง มี เ อกสาร ประกอบการจ่ายเงินให้ถูกต้องครบถ้วน 3. มีการกาหนดคู่มือการปฏิบตั ิงานด้านการเงิน พร้อมทั้งกาหนดผูม้ ีอานาจอนุ มตั ิใน แต่ละวงเงินในแต่ละเรื่ อง 4. มี ก ารถื อ เงิ น สดในมื อ โดยก าหนดวงเงิ น ที่ เ หมาะสมกับ การใช้ ง านโดยเน้ น การไม่ถือเงินสดมากเกินความจาเป็ น 5. การรั บ เงิ น ของบริ ษ ทั ก าหนดให้เ ป็ นลัก ษณะการรั บ เช็ ค สั่ ง จ่ า ยในนามบริ ษ ัท ขีดคร่ อมเฉพาะต้องนาฝากเข้าบัญชี ของบริ ษทั โดยผ่านธนาคาร และการรั บเงิ น ต้องออกใบเสร็ จรั บ เงิ น ซึ่ ง มี ก ารลงเลขที่ ล่ วงหน้า ใบเสร็ จรั บ เงิ น ฉบับ นั้นจะ สมบูรณ์เมื่อเช็คผ่านธนาคาร เรี ยบร้อยแล้ว 6. การจ่ายเงิ นชาระหนี้ หรื อชาระค่าผูกพันต่างๆต้องมีเอกสารการจ่ายเงิ น พร้ อมทั้ง หลักฐานประกอบให้สมบูรณ์ตามระบบการปฏิบตั ิงานของบริ ษทั โดยจ่ายเป็ นเช็ค ผ่ า นธนาคารซึ่ งเป็ นเช็ ค ขี ด คร่ อ มเฉพาะทุ ก ครั้ ง และการจ่ า ยเงิ น ต้อ งได้ รั บ ใบเสร็ จรับเงิน ที่ถูกต้องสมบูรณ์ก่อนจึงจะถือว่าหลักฐานประกอบการจ่ายเงินชุ ด นี้สมบูรณ์
31 7. มี ก ารก าหนดนโยบายในการบริ หารและวางแผน การรั บ -จ่ า ยให้เหมาะสมกับ ธุ รกิจของบริ ษทั อย่างทันเวลาและมีตน้ ทุนต่า 4. สารสนเทศและการสื่ อสาร ข้อมูลสารสนเทศ เป็ นสิ่ งจาเป็ นสาหรับการบริ หารงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งใน ปั จ จุ บ ัน ซึ่ ง เป็ นยุ ค ของผูท้ ี่ ส ามารถได้ข ้อ มู ล ข่ า วสารที่ ร วดเร็ วถู ก ต้อง จะสามารถ ช่ ว งชิ ง โอกาสได้ ก่ อ นผู ้อื่ น มี ค วามส าคัญ ต่ อ การปฏิ บ ัติ ง านของผู ้บ ริ หารและ ผูป้ ฏิ บ ัติ ง านในทุ ก ระดับ เนื่ อ งจากใช้ข้อ มู ล ในการวางแผน สั่ ง การ ควบคุ ม การ ดาเนินงานทั้งในระยะสั้น และระยะยาว แนวทางการควบคุมด้ านสารสนเทศและการสื่ อสาร 1. องค์การควรสรรหาข้อมู ลจากแหล่ งภายใน และภายนอก เพื่อจัดทารายงานต่ อ ผูบ้ ริ หารที่ จาเป็ นเกี่ ยวกับการประเมิ นผลการดาเนิ นงาน และวัตถุ ประสงค์ของ กิจการ และจัดให้มีกิจกรรมเพื่อให้แน่ใจในเรื่ องต่อไปนี้ 1.1
มี ก ารจัด หาข้อ มู ล ส าคัญ จากภายนอก เช่ น ข้อ มู ล ด้ า นอุ ต สาหกรรม เศรษฐศาสตร์ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลการปฏิบตั ิงาน
1.2
มีการจัดทาข้อมูลภายในที่สาคัญอย่างสม่าเสมอ ซึ่ งเป็ นประโยชน์ต่อการ ประเมินการบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์กร
1.3
ผูบ้ ริ ห ารได้รั บ ข้อ มู ล ที่ ส าคัญ ต่ อ งานในความรั บ ผิ ด ชอบ เช่ น ข้อ มู ล สารสนเทศเป็ นปั จจุบนั เพื่อให้ผบู้ ริ หารสามารถติดตามผล และตัดสิ นใจ
32 ได้อย่างทันเวลา และมีประสิ ทธิ ผล รวมทั้งตอบสนองต่อปั จจัยภายนอก ได้ 2. การพัฒนาและปรับปรุ งระบบสารสนเทศสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์โดยเชื่ อมโยง ระบบสารสนเทศให้สัมพันธ์กบั วัตถุประสงค์ระดับหน่ วยงานและระดับกิจกรรม และผูบ้ ริ หารกาหนดความต้องการข้อมูล และจัดลาดับความสาคัญของข้อมูล 3. องค์กรควรจัดให้มีวิธีปฏิบตั ิในการสื่ อสาร เพื่อให้พนักงานทราบถึงหน้าที่ และ ความรั บ ผิ ด ชอบเกี่ ย วกับ การควบคุ ม ภายในอย่า งมี ป ระสิ ท ธิ ผ ลและจัด ให้ มี กิจกรรมเพื่อให้แน่ใจในเรื่ องต่อไปนี้ 3.1
ช่ อ งทางการสื่ อ สารที่ เ ป็ นทางการ และไม่ เ ป็ นทางการ การประชุ ม การฝึ กอบรม การควบคุมดูแลงาน
3.2
พนักงานทราบวัตถุ ประสงค์ของกิ จกรรมที่รับผิดชอบ และทราบหน้าที่ ของตน รวมทั้งวิธีการปฏิบตั ิงานเพื่อให้บรรลุวตั ถุประสงค์
3.3
พนักงานทราบผลกระทบในหน้าที่ ของตนที่ มีต่อพนัก งานคนอื่ น และ ผลกระทบจากหน้าที่งานคนอื่นที่มีต่อตน
4. องค์กรควรจัดให้มีการสื่ อสาร เพื่อให้พนักงานรายงานกรณี มีขอ้ สงสัยเกี่ ยวกับ พฤติกรรมที่ไม่สุจริ ต โดยพิจารณาถึ งเรื่ องการจัดตั้งคณะกรรมการ หรื อบุคคลใน ระดับสู งที่ทาหน้าที่รับหนังสื อร้ องเรี ยน จะต้องทาให้เกิดช่ องทางสะดวกใจที่จะ ใช้ช่องทางในการติดต่อสื่ อสารนี้เมื่อจาเป็ น และมีมาตรการป้ องกันพนักงานที่แจ้ง การประพฤติมิชอบจากการถูกกลัน่ แกล้ง
33 5. องค์ ก รควรก าหนดวิ ธี ป ฏิ บ ัติ ใ นการติ ด ต่ อ สื่ อ สาร เพื่ อ ให้ พ นัก งานสามารถ ปฏิ บตั ิงานในหน้าที่ความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิ ทธิ ผล และจัดให้มีกิจกรรม เพื่อให้แน่ใจในเรื่ องต่อไปนี้ 5.1
การให้ขอ้ มูลที่ มีประโยชน์ต่อการปฏิ บตั ิ งานอย่างเพียงพอและทันเวลา เพื่อสามารถปฏิบตั ิงานได้อย่างมีประสิ ทธิ ผล
5.2
ก า ร แ จ้ ง ข้ อ มู ล เ กี่ ย ว กั บ น โ ย บ า ย แ ล ะ วิ ธี ป ฏิ บั ติ ง า น ร ว ม ทั้ ง การเปลี่ยนแปลงในกฎระเบียบให้พนักงานทราบ
5.3
การจัดให้มีการประชุมพนักงานเป็ นประจา
6. องค์กรควรกาหนดวิธีปฏิบตั ิในเรื่ องต่อไปนี้ 6.1
มีการจัดทา และเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดาเนิ นงานและการปฏิบตั ิ ตามกฎระเบียบ
6.2
มีการรายงานข้อมูลที่จาเป็ นทั้งภายใน และภายนอกให้ผบู ้ ริ หารทราบ
6.3
มีระบบการติดต่อสื่ อสารทั้งภายใน และภายนอกอย่างเพียงพอ เชื่ อถือได้ และทันเวลา
6.4
มี ก ารจัด เก็ บ เอกสารการบั น ทึ ก บัญ ชี อ ย่ า งครบถ้ ว น สมบู ร ณ์ แ ละ เป็ นระเบียบ
34 6.5
มีการแจ้งให้พนักงานทราบถึงปั ญหา และจุดอ่อนของการควบคุมภายใน และแนวทางในการแก้ไข
6.6
มีการสื่ อสารให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนถึ งพฤติกรรมที่เป็ นที่ยอมรับ และไม่ยอมรับ และมาตรการลงโทษ
6.7
การสร้างกลไกลให้พนักงานเสนอความเห็นในการปรับปรุ งงาน
6.8
การให้รางวัล หรื อชมเชยพนักงานที่ให้ขอ้ เสนอแนะที่เป็ นประโยชน์
7. องค์กรควรจัดให้มีช่องทางการสื่ อสารกับกลุ่มบุคคลภายนอกองค์กร เช่ น ลูกค้า ผูข้ าย และจัดให้มีกิจกรรม เพื่อให้แน่ใจในเรื่ องต่อไปนี้ 7.1
การยอมรับฟังรายการปั ญหาที่เกิดจากสิ นค้า บริ การ และอื่นๆ
7.2
การตอบสนองต่ อข้อแนะนาที่ ไ ด้รับ จากกลุ่ ม บุ ค คลต่ า งๆ เช่ น ท าการ รวบรวมข้อ เสนอแนะ และข้อ เรี ย กร้ อ งที่ ไ ด้รับ เสนอให้ หน่ ว ยงานที่ เกี่ยวข้องและดาเนินการตามควร ติดตามผลการปฏิบตั ิตามข้อเสนอแนะ
8. องค์ ก รควรจั ด ให้ มี ก ารสื่ อสารให้ ก ลุ่ ม บุ ค คลภายนอกทราบถึ ง มาตรฐาน ด้านจริ ยธรรมขององค์กร 8.1
มาตรฐานทางด้านจริ ยธรรมได้นามาใช้ในการดาเนินธุ รกิจในแต่ละวัน
8.2
ผูบ้ ริ หารสื่ อสารให้บุคคลภายนอกทราบถึ งมาตรฐานด้านจริ ยธรรมเป็ น ระยะๆ
35 5. การติดตามประเมินผล การติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน หมายถึ ง กระบวนการในการเฝ้ า สังเกต สอดส่ องดูแลหรื อสอบทาน และประเมินคุณภาพผลงานหรื อผลการปฏิบตั ิตาม ระบบการควบคุ มภายในที่ กาหนดไว้ อย่างต่อเนื่ อง สม่ าเสมออยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ มั่น ใจว่ า ระบบการควบคุ ม ภายในที่ ก าหนดไว้ย ัง คงมี ค วามเหมาะสมเพี ย งพอ มีการปฏิบตั ิตามนั้นจริ ง และก่อให้เกิดประสิ ทธิ ภาพตามที่คาดไว้ รวมทั้งปรับปรุ งตาม การเปลี่ยนแปลงอยูเ่ สมอ การประเมินผลการควบคุมภายในควรดาเนินการขั้นตอนที่สาคัญ ดังนี้ 1. การก าหนดขอบเขตและวัตถุ ป ระสงค์ข องผลการประเมิ นผล ผูป้ ระเมิ นควร ก าหนดขอบเขตและวัต ถุ ป ระสงค์ ก ารประเมิ น ให้ แ น่ ชัด อาจจะก าหนดตาม ความต้อ งการของฝ่ ายบริ หารองค์ก ร ตามข้อก าหนดของสถาบัน ผูก้ ากับ ดู แ ล ตามแผนงานของผูต้ รวจสอบ ตามผลการประเมิ น ความเสี่ ย งหรื อ ตามความ ประสงค์ข องผูป้ ระเมิ นเอง แต่ ก ารประเมิ น ครั้ งแรกควรจะมี ก ารประเมิ นการ ควบคุ ม ภายในทั่วทั้ง องค์ก รและประเมิ นทุ ก องค์ป ระกอบตามโครงสร้ า งของ การควบคุมภายใน ในส่ วนการประเมินครั้งต่อไป ควรมีการจัดลาดับความสาคัญ ตามความเสี่ ยงของเรื่ องหรื อกิจกรรม กิ จ กรรมที่ ค วรได้รั บ การประเมิ น คื อ กิ จ กรรมที่ มี ค วามเสี่ ย งสู ง ที่ มี สาระส าคัญต่ อองค์ก ร ในปั จจุ บ ันยัง นิ ย มการประเมิ น เพื่ อการปรั บ ปรุ ง งานที่ จะเพิ่มคุณค่าต่อองค์กร เนื่องจากทาให้องค์กรมีความสาเร็ จมัน่ คงในระยะยาว 2. การศึกษาทาความเข้าใจโครงสร้ างของการควบคุ มภายใน การทาความเข้าใจ ภารกิจและลักษณะการดาเนิ นงานขององค์กร ตลอดจนวัตถุประสงค์ วิธีการ และ
36 รู ปแบบของระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่ ว่าทางานจริ งอย่างไร เมื่อเปรี ยบเทียบ กับการทางานตามที่ ได้ออกแบบไว้ ความเข้าใจนี้ เป็ นประโยชน์ในการกาหนด เรื่ องหรื อประเด็นสาคัญที่ควรประเมิน ในการดาเนิ นงานขั้นตอนนี้ ผูป้ ระเมินพึงตระหนักถึ งความเป็ นปั จจุบนั และลักษณะของการจัดเก็บเอกสารที่ เกี่ ยวข้องกับการควบคุ มภายในของแต่ละ องค์กรแตกต่างกัน ขึ้นอยูก่ บั ลักษณะขนาด และความซับซ้อนของการดาเนินงาน บางองค์กรในบางครั้งอาจมี การมี การกาหนดการควบคุ มภายในในรู ปแบบของ ขนบธรรมเนี ยม ระเบี ย บปฏิ บ ั ติ สื บต่ อ กั น มา โดยไม่ มี ก ารบั น ทึ ก เป็ น ลายลักษณ์อกั ษร 3. การจัดแผนการประเมิน ผูป้ ระเมินควรนาผลการศึกษาโครงสร้ า งการควบคุ ม ภายในมาจัด ท าแผนการประเมิ น ควบคุ ม ภายใน เพื่ อ ให้ ส ามารถด าเนิ น การ ประเมิ นผลได้อย่า งเป็ นระบบ เป็ นขั้น ตอน และมี ก ารประสานงานกัน อย่า งดี จัด ประชุ ม ผูท้ ี่ เ กี่ ย วข้อ งเพื่ อ ขอความเห็ น เกี่ ย วกับ แผนและรายละเอี ย ดในการ ทดสอบ เทคนิคที่อาจนามาพิจารณานามาใช้ในการประเมินผล 3.1
การสอบทานเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่ประเมิน
3.2
การสัมภาษณ์หรื อสอบถามข้อมูลจากผูป้ ฏิบตั ิงานในระดับต่างๆ
3.3
การสังเกตการปฏิบตั ิงานจริ งว่าเป็ นไปตามการวบคุมภายในที่ได้กาหนด ไว้โดยถูกต้องสม่าเสมอหรื อไม่
37 3.4
การตรวจสอบข้อมูลหรื อรายงานที่ตอ้ งจัดทาตามระบบการควบคุมภายใน ควรเลื อ กใช้เ ทคนิ ค และวิ ธี ก ารในการประเมิ น ให้ เ หมาะสมที่ สุ ด กับ
สถานการณ์ที่จะประเมิน โดยอาจเลือกใช้เทคนิ คหลายอย่างควบคู่กนั ไปเพื่อให้ เกิดประโยชน์สูงสุ ด การได้เห็นสภาพจริ งในการทางาน มีส่วนช่วยให้การประเมิน มีประสิ ทธิผล 4. การทดสอบการควบคุ ม
อาจแบ่ ง เป็ นขั้น ตอนส าคัญ ได้ 2 ขั้น ตอน คื อ
การทดสอบขั้นต้น และการทดสอบขั้นสุ ดท้าย 4.1
การทดสอบขั้น ต้น
การประเมิ น ความเพี ย งพอ ของโครงสร้ า ง
การออกแบบการควบคุ ม และการทดสอบความมีอยู่จริ ง การปฏิ บตั ิงาน จริ งของการควบคุม ซึ่ งเป็ นส่ วนสาคัญของการประเมินประสิ ทธิ ภาพของ การควบคุม ในขั้น แรกควรมี ก ารรวบรวมข้อ มู ล ก่ อ นว่ า โครงสร้ า งของ การควบคุมภายในที่ฝ่ายบริ หารกาหนดหรื อออกแบบไว้มีความเพียงพอ เหมาะสม และมีการปฏิ บตั ิจริ งหรื อไม่ ซึ่ งสามารถเลื อกใช้เทคนิ คต่างๆ ในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนามาประกอบการประเมิน หากผลการประเมิน ในขั้ นต้ น พบว่ า การออกแบบโครงสร้ า งและองค์ ป ระกอบของ การควบคุ ม ภายใน ไม่ อ ยู่ ใ นระดับ ที่ น่ า พอใจ ผู ้ป ระเมิ น ก็ อ าจมุ่ ง ไป ทดสอบขั้น สุ ดท้ า ยอย่ า งละเอี ย ดเพื่ อ ค้ น หาสาเหตุ แ ละผลกระทบ ที่อาจเกิดขึ้น โดยไม่จาเป็ นต้องทดสอบการปฏิบตั ิตามการควบคุมนั้น 4.2
การทดสอบขั้นสุ ดท้าย เป็ นการทดสอบเพื่อประเมินประสิ ทธิ ผลของ การควบคุ ม เป็ นการทดสอบเพื่อให้ท ราบว่า ระบบการควบคุ มภายใน
38 ที่ มี อ ยู่ แ ละใช้ ง านจริ ง ได้ ส ร้ า งความมั่ น ใจอย่ า งสมเหตุ ส มผลใน ความสาเร็ จตามวัตถุประสงค์ที่กาหนดไว้หรื อไม่ การทดสอบขั้น สุ ด ท้า ยเพื่ อ ประเมิ น ประสิ ท ธิ ผ ลของการควบคุ ม อาจท าโดยอาศัย ข้อ มู ล หลัก ฐานและผลการทดสอบที่ ผ่ า นมาในขั้น ต้น ผูป้ ระเมินอาจใช้วธิ ี ขยายผลการประเมินในขั้นต้น หรื อเลือกใช้วิธีการทดสอบ หรื อ ก า ร ป ร ะ เ มิ น อื่ น เ พื่ อ ใ ห้ ไ ด้ ห ลั ก ฐ า น ที่ เ พี ย ง พ อ ที่ จ ะ ส รุ ป ว่ า การควบคุมภายใน นั้นได้สร้ างความมัน่ ใจในความสาเร็ จตามวัตถุประสงค์ ที่กาหนดไว้หรื อไม่ 5. การสรุ ปผลการประเมิ นการควบคุ มภายในเป็ นเรื่ องละเอี ยดอ่อนและขึ้ นอยู่ก ับ ดุ ล พิ นิ จ ของผู้ป ระเมิ น ที่ ต้อ งพิ จ ารณาด้ ว ยความระมัด ระวัง รอบคอบเยี่ ย ง ผู้ป ระกอบวิ ช าชี พ ผู้ป ระเมิ น ควรสรุ ปผลการประเมิ น การควบ คุ ม ภายใน โดยพิจารณาจากข้อมูลหลักฐานและผลการทดสอบที่ ผ่านมาทั้งหมด และสรุ ป ความเห็นเกี่ยวกับเรื่ องสถานการณ์ ซึ่ งสมควรมีรายงานให้ผบู ้ ริ หารในระดับสู งขึ้น ไป หรื อผู ้ที่ น้ า ที่ รั บ ผิ ด ชอบเพื่ อ ปรั บ ปรุ งแก้ ไ ข ข้ อ เสนอแนะต่ า งๆ ควร การพิจารณาอย่างระมัดระวังรอบคอบทั้งจากผูป้ ระเมิ น ผูร้ ั บการประเมิ น และ ผูเ้ ชี่ ยวชาญ เหมาะสมสามารถปฏิบตั ิได้ และประโยชน์ที่ได้รับจะคุม้ ค่ากับต้นทุน ที่เสี ยไป องค์ ประกอบของการบริหารความเสี่ ยงระดับองค์ กร ความหมายและวัตถุประสงค์ของการบริ หารความเสี่ ยงระดับองค์กร (อุทุมพร ธรรมสนอง 2551: 8-12 อ้างถึง จันทนา สาขากร และคณะ) การบริ หารความเสี่ ยงองค์กร (Enterprise Risk Management : ERM) หมายถึง กระบวนการที่ฝ่ายบริ หารและบุคลากรขององค์กรนามาใช้ในการ กาหนดยุทธศาสตร์ และในการปฏิ บ ตั ิ ง านขององค์กร โดยกระบวนการดัง กล่ าวสามารถระบุ
39 เหตุ การณ์ สาคัญซึ่ งอาจนามาซึ่ งผลดี หรื อความเสี่ ย งที่ มี ผลกระทบต่อองค์กร รวมทั้งสามารถ จัด การความเสี่ ย งดัง กล่ า วให้ อ ยู่ใ นระดับ ที่ อ งค์ก รสามารถยอมรั บ ได้ ทั้ง นี้ เพื่ อ ให้ ส ามารถ บรรลุวตั ถุประสงค์ 4 ประการ ต่อไปนี้ 1. วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ (Strategic : S) เป็ นวัตถุประสงค์ระดับสู ง และสัมพันธ์กบั การสนับสนุนพันธกิจ โดยองค์กรจะต้องมียทุ ธศาสตร์ ในการดาเนินงาน โดยผูบ้ ริ หาร มีหน้าที่กาหนดยุทธศาสตร์ ตลอดจนวางแผนด้านอื่นๆให้กบั องค์กร ซึ่ งการกาหนด ยุทธศาสตร์ น้ นั จะเป็ นการกาหนดกว้างๆ และสะท้อนให้เห็นถึงความพยายามของ ผูบ้ ริ หารในการสร้างประโยชน์และคุณค่าให้กบั องค์กร 2. วัตถุประสงค์การดาเนินการ (Operations : O) เป็ นวัตถุประสงค์ของการใช้ทรัพยากร อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ ประสิ ทธิผล และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุ ด 3. วัตถุประสงค์การรายงาน (Reporting : R) เป็ นวัตถุประสงค์เพื่อความเชื่ อถือได้ของ การรายงาน โดยองค์กรจะต้องมีการรายงานข้อมูลต่างๆ ที่สาคัญ และรายงานนั้น จะต้องมีความถูกต้องครบถ้วน และเชื่อถือได้ 4. วัตถุประสงค์การปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ (Compliance : C) เป็ นวัตถุประสงค์ที่มุ่งให้มี การปฏิบตั ิตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ าเสมอ รวมทั้งมีการปฏิบตั ิ ตามนโยบายและวิธีการปฏิบตั ิงานต่างๆ ที่องค์กรได้กาหนดขึ้น องค์ประกอบของการบริ หารความเสี่ ยงระดับองค์กร ประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 8 องค์ประกอบ ดังนี้ 1. สภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment) สภาพบรรยากาศภายในองค์ก าร ในการบริ ห ารระดับ สู ง ที่ มี อิ ท ธิ พ ลต่ อ ทุ ก คนในองค์ ก ร
และเป็ นพื้ น ฐานของ
40 การกาหนดเกณฑ์หรื อนโยบายการบริ หารความเสี่ ยงและองค์ประกอบอื่ นๆ ของ การบริ หารความเสี่ ย งทั้ง หมดโดยสภาพแวดล้อ มภายในประกอบด้วยปั จจัย ต่ า งๆ ดังต่อไปนี้ 1.1
ความซื่ อสัตย์และจรรยาบรรณ ผูบ้ ริ หารจะต้องมีการประชาสัมพันธ์ภายใน องค์กร เพื่อให้พนักงานได้ตระหนักถึงความสาคัญในการปฏิบตั ิหน้าที่ดว้ ย ความซื่ อสัตย์และมีจรรยาบรรณ และต้องแสดงออกอย่างสม่ าเสมอทั้งโดย คาพูดและการกระทาอย่างชัดเจนว่า ต้องการให้องค์กรยึดมัน่ ในมาตรฐาน จรรยาบรรณขั้นสู ง
1.2
โครงสร้างการจัดองค์กร ขึ้นอยูก่ บั ขนาดองค์กรและลักษณะธุ รกิจเป็ นสาคัญ โครงสร้างขององค์กรสามารถช่วยในการวางแผนงาน สั่งการ และควบคุมการ ปฏิบตั ิงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ ว และมีประสิ ทธิ ภาพ นอกจากนี้ ยงั รวมถึง การจัดแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน 3 ด้านออกจากกัน คือ การอนุมตั ิ หรื อให้ความเห็นชอบ การจดบันทึกข้อมูล และการดูแลรักษาทรัพย์สินของ องค์กร เพื่อลดจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายใน
1.3
ความรู้ ความสามารถของบุคลากร ฝ่ ายบริ หารจะต้องกาหนดระดับความรู ้ ความสามารถที่จาเป็ นสาหรับการปฏิบตั ิงานแต่ละอย่าง เพื่อใช้เป็ นเกณฑ์ใน การพิจารณาบรรจุแต่งตั้งพนักงานให้เหมาะสมกับหน้าที่และความรับผิดชอบ โดยมีเครื่ องมือสาคัญ คือ การจัดทาคาพรรณนาลักษณะงาน (Job description)
1.4
นโยบายและวิธี บริ หารงานด้านบุคลากร ผูบ้ ริ หารควรให้ความสาคัญกับ นโยบายและวิธีปฏิบตั ิในส่ วนที่เกี่ยวกับการว่าจ้าง การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ การประเมินผลการปฏิ บตั ิงาน การเลื่ อนชั้นเลื่ อนตาแหน่ ง และการจ่าย
41 ค่าตอบแทนและผลประโยชน์อื่น เพื่อช่วยลดข้อบกพร่ องในสภาพแวดล้อม ภายในขององค์กร 1.5
ปรัชญาและรู ปแบบการทางานของผูบ้ ริ หาร ทัศนคติและรู ปแบบการทางาน ของผูบ้ ริ หารแต่ละคนย่อมไม่เหมื อนกัน ทาให้มีผลสาคัญต่อการควบคุ ม ภายในและการบริ หารความเสี่ ยงขององค์กร เพราะผูบ้ ริ หารมีหน้าที่โดยตรง ในการจัดให้มีนโยบาย มาตรการ และวิธีการควบคุมภายใน
1.6
การมอบหมายอานาจหน้าที่ และความรั บผิดชอบ บุ คลากรทุ ก คนต้องมี ความเข้าใจชัดเจนถึงขอบเขต อานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ รวมถึ ง ความสัมพันธ์ เกี่ ยวเนื่ องระหว่างงานของตนเองกับงานของผูอ้ ื่ น เพื่อเป็ น แนวทางในการปฏิบตั ิงานและป้ องกันมิให้เกิดความซ้ าซ้อน หรื อการละเว้น การปฏิบตั ิงานด้านใดด้านหนึ่ง
1.7
คณะกรรมการบริ หารหรื อคณะกรรมการการตรวจสอบ เป็ นผูม้ ีอิทธิ พลสาคัญ ต่อสภาพแวดล้อมภายในขององค์กรและแนวทางการปฏิบตั ิงานของผูบ้ ริ หาร โดยคณะกรรมการการตรวจสอบต้อ งมี ค วามเป็ นอิ ส ระจากฝ่ ายบริ ห าร มีความรู ้และมีประสบการณ์ในธุ รกิจนั้นๆ
2. การกาหนดวัตถุ ประสงค์ (Objective Setting) เป็ นองค์ประกอบพื้นฐานสาคัญใน การนาไปสู่ ความสาเร็ จ โดยฝ่ ายบริ หารจะต้องกาหนดวัตถุประสงค์ท้ งั ในด้านกลยุทธ์ ด้านการดาเนินงาน ด้านการรายงาน และด้านการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ ซึ่ งจะต้องมี ความสอดคล้องและเป็ นไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อให้องค์กรบรรลุวตั ถุประสงค์ที่ได้ วางไว้ โดยผูบ้ ริ หารต้องมัน่ ใจว่าวัตถุประสงค์ที่ได้กาหนดขึ้น อยูบ่ นพื้นฐานที่เป็ นจริ ง สามารถวัดผลสัมฤทธิ์ ได้และมีความชัดเจน
42 3. การระบุเหตุการณ์ (Event Identification) ฝ่ ายบริ หารต้องระบุเหตุการณ์ต่างๆ ที่อาจจะ เกิ ดขึ้ นและส่ งผลกระทบต่อวัตถุ ประสงค์ขององค์กร ซึ่ งการระบุ เหตุ การณ์ น้ ี อาจ เป็ นไปทั้ง ผลดี หรื อผลเสี ย ดังนั้นเพื่ อประโยชน์ ต่อการระบุ เหตุ ก ารณ์ ที่ อาจจะมี ผลกระทบที่สาคัญ ผูบ้ ริ หารต้องตระหนักถึงความสาคัญ และทาความเข้าใจกับปั จจัย ทั้งจากภายในและภายนอก รวมทั้งเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่ งเป็ นผลมาจากปั จจัยเหล่านั้น 4. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) เป็ นกระบวนการที่ใช้ในการระบุและ วิเคราะห์ความเสี่ ยงที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์กร โดยผูบ้ ริ หาร จะต้องพิจารณาโอกาสที่จะเกิดของเหตุการณ์ และระดับความรุ นแรงของผลกระทบ 5. การตอบสนองความเสี่ ยง (Risk Response) มาตรการการจัดการและการกระทาตอบต่อ ความเสี่ ยงที่ฝ่ายบริ หารมี เพื่อให้ระดับความเสี่ ยงคงอยูใ่ นระดับที่ยอมรับได้ ซึ่ งวิธีการ จัดการกับความเสี่ ยงโดยทัว่ ไปมีดงั นี้ 5.1
การยอมรับความเสี่ ยง (Risk Acceptance) เป็ นการตกลงกันที่จะยอมรับความ เสี่ ยงที่เกิดขึ้น เนื่องจากไม่เกิดความคุม้ ค่าในการจัดการหรื อป้ องกันความเสี่ ยง ที่ตอ้ งเสี ยค่าใช้จ่ายในการสร้างระบบควบคุม แต่อย่างไรก็ตามหากหน่วยงาน เลือกที่จะบริ หารความเสี่ ยงด้วยวิธีน้ ี ก็จะต้องมีการติดตามเฝ้ าระวังความเสี่ ยง อย่างสม่าเสมอ
5.2
การลดหรื อการควบคุมความเสี่ ยง (Risk Reduction) เป็ นการปรับปรุ งระบบ การทางานหรื อการออกแบบวิธีการทางานใหม่ เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดความ เสี ยหายหรื อลดผลกระทบที่อาจเกิ ดขึ้นจากความเสี่ ยงให้ลดลงอยู่ในระดับที่ หน่ วยงานยอมรั บได้ เช่ น การจัดอบรมเพิ่ มทักษะในการทางานให้ก ับ พนักงาน การจัดทาคู่มือหรื อวิธีการทางาน เป็ นต้น
43 5.3
การกระจายความเสี่ ยง หรื อ การโอนความเสี่ ยง (Risk Sharing) เป็ น การกระจาย หรื อ ถ่ า ยโอนความเสี่ ย งให้ ห น่ ว ยงานอื่ น ช่ ว ยแบ่ ง ความ รับผิดชอบไป เช่ น การทาประกันภัย หรื อการประกันทรัพย์สินกับบริ ษทั ประกันภัย หรื อการจ้างบริ ษทั ภายนอกมาจัดการในงานบางอย่างแทน เป็ นต้น
5.4
การหลีกเลี่ยงความเสี่ ยง (Risk Avoidance) เป็ นการจัดการกับความเสี่ ยง ระดับสู งมาก และหน่ วยงานไม่อาจยอมรับความเสี่ ยงได้ จึงต้องตัดสิ นใจ ยกเลิกโครงการหรื อกิจกรรมที่จะก่อให้เกิดความเสี่ ยงนั้นไป
6. กิ จกรรมควบคุ ม (Control Activities) เป็ นนโยบายและวิธีการปฏิ บตั ิงานตามการ ตอบสนองความเสี่ ยงที่กาหนดขึ้น เพื่อสร้างความมัน่ ใจว่ามีการนาไปปฏิบตั ิจริ งอย่าง มีประสิ ทธิ ผลทัว่ ทั้งองค์กรและทุ กระดับ และสาเร็ จตามระยะเวลาที่ กาหนด ซึ่ ง กิจกรรมการควบคุมโดยทัว่ ไปแบ่งเป็ น 4 ประเภทคือ การควบคุมเพื่อการป้ องกัน การ ควบคุมเพื่อให้ตรวจพบ การควบคุ มเพื่อการแก้ไข และการควบคุมเพื่อแนะนาวิธี ปฏิ บ ตั ิ ง านกิ จ กรรมการควบคุ ม ต้อ งจัด ให้ มี อ ยู่ใ นทุ ก หน้า ที่ แ ละทุ ก ระดับ ของการ ปฏิบตั ิงานในองค์กรเนื่ องจากการดาเนิ นงานด้านใดด้านหนึ่ งล้วนมีความสาคัญต่อผล ความสาเร็ จขององค์กร ดังนั้นในการปฏิ บตั ิ งานทุกด้านจะต้องจัดให้มีกิจกรรมการ ควบคุมอย่างเหมาะสมเพียงพอกับระดับความเสี่ ยงต่อความผิดพลาดหรื อความเสี ยหาย โดยกิจกรรมการควบคุมที่สามารถนาไปใช้ได้ในระดับต่างๆ ขององค์กร ได้แก่ 6.1
การก าหนดนโยบายและวิ ธี ป ฏิ บ ัติ ที่ ชัด เจน
เพื่ อ ใช้ เ ป็ นแนวทางใน
การปฏิบตั ิงาน และเป็ นเครื่ องมือในการควบคุม ติดตามและประเมินผล 6.2
การแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม โดยหลักการคือการจัดแบ่งหน้าที่ระหว่าง บุคคลหรื อหน่วยงาน เพื่อป้ องกันการทุจริ ตหรื อข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิ ดขึ้น
44 และช่ วยให้เกิ ดประสิ ท ธิ ภาพในการทางานโดยมี ก ารสอบยันความถู กต้อง สมบูรณ์ระหว่างกัน 6.3
การอนุ ม ัติร ายการ เพื่ อ ช่ ว ยให้ ม ั่นใจว่า รายการและเหตุ ก ารณ์ ที่ เกิ ด ขึ้ น มีการสอบทานและควบคุมโดยผูม้ ีอานาจ
6.4
การมี ร ะบบหลัก ฐานเอกสารที่ เ หมาะสมเพี ย งพอ
การด าเนิ น งานหรื อ
ระบบงานใดที่มีความสาคัญ ควรมี การจัดทาหลักฐานที่ เป็ นเอกสารหรื อ เป็ นหนังสื อ เพื่อช่วยให้เกิดการควบคุมที่มีประสิ ทธิ ภาพและเกิดความมัน่ ใจ ว่ารายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นมีการบันทึกอย่างครบถ้วน 6.5
การควบคุมทรัพย์สินและการประมวลผลข้อมูล การควบคุ มทรัพย์สินเป็ น การป้ องกันการสู ญหาย หรื อการถูกโจรกรรม โดยทรัพย์สินขององค์กร ควรมี การเก็ บ รั ก ษาอย่ า งดี แ ละมี ม าตรการป้ องกั น การขโมยหรื อ มี ก ารวางแผนป้ องกัน ความเสี ย หายที่ อ าจจะเกิ ด ขึ้ น
ส่ ว นการควบคุ ม
การประมวลผล เริ่ มตั้งแต่การบันทึกข้อมูล การสอบยันข้อมูล การเก็บรักษา ข้อมูลที่สาคัญ รวมไปถึ งการออกแบบและการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ในการประมวลผลข้อมูล 6.6
การสอบทานโดยผูบ้ ริ หาร หมายถึง กิจกรรมการควบคุมที่ผบู ้ ริ หารเป็ นผูใ้ ช้ โดยการวิ เ คราะห์ เ ปรี ยบเที ย บผลการปฏิ บ ัติ ง านจริ งกั บ แผนงานและ งบประมาณที่กาหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้เห็นภาพรวมของปั ญหา และนามา พิจารณาแก้ไขในการปฏิบตั ิงานต่อไป
7. ระบบสารสนเทศและการสื่ อสาร ( Information and Communication) เป็ นส่ วนสาคัญ ที่องค์กรจะต้องมีการสื่ อสารข้อมูลสารสนเทศขององค์กรอย่างเหมาะสม และทัว่ ถึ ง
45 บุคลากรทุ กระดับที่ เกี่ ยวข้อง เพื่อให้การบริ หารความเสี่ ยงเกิ ดความสาเร็ จตรงตาม วัตถุประสงค์ที่วางไว้ 8. การติดตามผล (Monitoring) การควบคุมภายในขององค์กรใดองค์กรหนึ่งจะสมบูรณ์ ไม่ได้หากขาดการติดตามและประเมินผล เนื่องจากความมีประสิ ทธิ ผลของมาตรการ และระบบการควบคุมภายในแปรเปลี่ยนไปได้เสมอ จึงจาเป็ นต้องมีระบบการติดตาม ผลเพื่อประเมินกรอบงานและองค์ประกอบให้เหมาะสม ทันสมัย และมีประสิ ทธิ ภาพ อยูเ่ สมอ องค์ป ระกอบของการบริ หารความเสี่ ย งระดับ องค์ก ร แบ่ ง เป็ น 8 ด้า นใหญ่ (สุ ช าย ยังประสิ ทธิ์ กุล (2552: 2-2) กล่าวดังนี้ 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถึง ทัศนคติโดยรวม การตระหนักและการปฏิบตั ิ ของกรรมการและผูบ้ ริ หารเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในและความสาคัญของระบบ การควบคุมภายในที่มีต่อกิจการ สภาพแวดล้อมเป็ นสิ่ งที่จะกาหนดแนวทางหรื อสิ่ งที่จะชักจูงบุคคลากรของ องค์ ก รให้ ม าเกี่ ย วข้ อ งกั บ การควบคุ ม ภายในและจะเป็ นรากฐานที่ ส าคัญ ต่ อ องค์ประกอบอื่นๆ ของการควบคุมภายใน ปั จจัยที่แสดงถึงสภาพแวดล้อมการควบคุม ได้แก่ ความซื่ อสัตย์และจริ ยธรรม ความรู้ ทักษะ และความสามารถ คณะกรรมการบริ หารหรื อคณะกรรมการตรวจสอบ ปรัชญาการบริ หารและรู ปแบบการปฏิ บตั ิงาน โครงสร้ างการจัดการองค์กร วิธีการ มอบอานาจและความรับผิดชอบ นโยบายด้านทรัพยากรมนุษย์
46 2. การก าหนดวัต ถุ ป ระสงค์จ ะต้อ งถู ก ก าหนดขึ้ น มาก่ อ นที่ ผูบ้ ริ ห ารจะสามารถบ่ ง ชี้ เหตุการณ์ ที่อาจเป็ นไปได้ที่จะกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ที่เลือกนั้นสนับสนุ น และสอดคล้องกับพันธกิจขององค์กร และระดับความเสี่ ยงที่ยอมรับได้ 3. การระบุ เหตุ ก ารณ์ ฝ่ ายบริ ห ารควรระบุ เหตุ ก ารณ์ ที่ เ ป็ นปั จจัย เสี่ ย งทั้ง ภายในและ ภายนอกซึ่ งมี ผ ลกระทบ ต่ อ การบรรลุ ว ตั ถุ ป ระสงค์ข ององค์ก ร โดยพิ จ ารณาทั้ง ความเสี่ ยงและโอกาส ที่จะเป็ นช่องทางย้อนกลับไปสู่ กระบวนการในการกาหนดกล ยุทธ์และวัตถุประสงค์ของผูบ้ ริ หาร 4. การประเมินความเสี่ ยง ความเสี่ ยงเป็ นเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่จะทาให้กิจการไม่ บรรลุ วตั ถุ ประสงค์ที่วางไว้ ดังนั้น ในการควบคุมภายในจึงมีความจาเป็ นที่จะต้องมี การประเมิ นเพื่ อให้ทราบว่า กิ จการมี ค วามเสี่ ย งในเรื่ องใดบ้างหรื อมี ค วามเสี่ ย งใน ขั้นตอนใด เพื่อกิ จการจะได้มีการกาหนดมาตรการควบคุ มที่เหมาะสม อย่างต่อเนื่ อง และสม่าเสมอ เพื่อป้ องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบตั ิงาน การดาเนิ นงานหรื อ รายงานทางการเงิ น หรื อ เกิ ด ความเสี ย หายต่ อ ทรั พ ย์สิ น การประเมิ น ความเสี่ ย งมี ขั้นตอนที่ ส าคัญ ดัง นี้ การระบุ ค วามเสี่ ย ง การประเมิ นความเสี่ ย ง และการบริ หาร ความเสี่ ยงหรื อความเปลี่ยนแปลง 5. การตอบสนองความเสี่ ยง ฝ่ ายบริ หารควรเลื อกวิธีการตอบสนองต่อความเสี่ ยง และ พัฒ นากลยุ ท ธ์ ก ารจัด การหรื อ แผนการปฏิ บ ัติ ก าร ในการจัด การกับ ความเสี่ ย งที่ เหลืออยู่ ให้อยูใ่ นระดับและเกณฑ์ความคลาดเคลื่อนที่องค์กรยอมรับได้ 6. กิจกรรมการควบคุม นโยบายหรื อวิธีการปฏิ บตั ิที่ฝ่ายบริ หารกาหนดขึ้นและนามาใช้ เพื่อให้บรรลุวตั ถุประสงค์ของกิจการ ทาให้ลดหรื อป้ องกันความเสี่ ยงหรื อข้อผิดพลาด ที่อาจจะเกิด
47 วิธีการควบคุมที่สาคัญ 6.1
การรายงาน การสอบทาน และการอนุมตั ิการกระทบยอด
6.2
การตรวจสอบความถูกต้องทางตัวเลขทางการบันทึกรายการ
6.3
การกาหนดนโยบายและวิธีปฏิบตั ิงานที่ชดั เจน
6.4
การจัดให้มีการสอบทานโดยผูบ้ ริ หารระดับกลาง
6.5
การควบคุมระบบงานและสภาพแวดล้อมการประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์
6.6
การจัดให้มีการสอบทานบัญชีคุมยอดและงบทดลอง
6.7
การแบ่งแยกหน้าที่
6.8
ดัชนีวดั ผลการดาเนินงาน
6.9
การอนุมตั ิและการควบคุมหลักฐานเอกสาร
6.10
การเปรี ยบเทียบผลการตรวจสอบนับเงินสด หลักทรัพย์ และสิ นค้าคงเหลือกับ ยอดคงเหลือทางบัญชี
6.11
การจากัดการเข้าถึงสิ นทรัพย์และข้อมูล
48 7. ข้ อมูลสารสนเทศและการสื่ อสารในองค์ กร 7.1
ข้อมู ล สารสนเทศ ในการปฏิ บ ตั ิ ง านของเจ้า หน้า ที่ ทั้ง ระดับ ผูบ้ ริ หารหรื อ ระดับ ผูป้ ฏิ บ ัติง าน มี ค วามจ าเป็ นที่ จ ะต้อ งใช้ข ้อ มู ล สารสนเทศที่ เกี่ ย วกับ รายการทางบัญชี หรื อการเงิน หรื อข้อมูลสารสนเทศด้านอื่นๆ ทั้งภายในและ ภายนอกในการพิจารณาสั่งการหรื อเป็ นเครื่ องชี้นาในการปฏิบตั ิงาน
7.2
การสื่ อ สารเป็ นการจัด ระบบการส่ ง ข้อ มู ล สารสนเทศในเรื่ อ งต่ า งๆ ที่ ไ ด้ จัดเตรี ยมไว้อย่างดี ให้เฉพาะแก่ บุคคลหรื อหน่ วยงานต่างๆ ที่ เกี่ ยวข้องหรื อ ควรต้องได้รับทราบถึงข้อมูลสารสนเทศแต่ละเรื่ องนั้นๆ เพื่อประกอบในการ ตัดสิ นใจในเรื่ องต่างๆ
8. การติดตามและประเมินผล การติ ด ตามและประเมิ น ผลเป็ นองค์ประกอบหนึ่ งของการควบคุ ม ภายใน เพื่อให้มนั่ ใจว่าระบบการควบคุมภายในของกิจการ ยังคงประสิ ทธิ ผลอยู่ การติดตามผล เป็ นการติดตามเพื่อพิจารณามาตรการหรื อระบบการควบคุ ม ภายในที่มีอยูก่ าหนด ออกแบบ หรื ออยูร่ ะหว่างการดาเนินการ การประเมินผล เป็ นการประเมินผลมาตรการหรื อระบบการควบคุมภายในที่ ได้ใช้ไปแล้วเป็ นระยะเวลาหนึ่ งว่ายังเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่ เปลี่ ยนไป หรื อไม่
49 การควบคุมภายในขั้นพืน้ ฐาน อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 6-24 - 6-29) กล่าวว่า การควบคุ มขั้นต่ าที่ กิจการควรมีเป็ น การควบคุ มขั้นเริ่ มต้น เมื่ อกิ จการประเมิ นความเสี่ ยงแล้ว หากพบความเสี่ ยงใดที่ สูงกว่าระดับที่ ยอมรับได้ ผูบ้ ริ หารต้องพิจารณาเพิ่มวิธีการจัดการความเสี่ ยงหรื อเพิ่มกิจกรรมควบคุมให้เหมาะสม การกาหนดว่าการควบคุมใดเป็ นการควบคุ มขั้นพื้นฐาน ต้องพิจารณาจากผูบ้ ริ หาร คณะกรรมการ ผูเ้ ชี่ยวชาญ 1. การกาหนดรายงานผลงานตามหน้ าทีค่ วามรับผิดชอบ 1.1
การปฏิ บ ั ติ ง านสมั ย ใหม่ เน้ น การปฏิ บ ั ติ ง านที่ มี เ จ้ า ของ ผู ้รั บ ผิ ด ชอบ เพี ย งคนเดี ย ว ซึ่ ง ผูร้ ั บ ผิดชอบนั้นควรรายงานผลการปฏิ บตั ิงานตามหน้าที่ ความรับผิดชอบตนต่อผูบ้ ริ หาร อย่างสม่าเสมอ
1.2
รายงานดัง กล่ า วควรได้รับ การรายงานอย่า งมัน่ ใจว่า รายงานอย่า งถู ก ต้อ ง ครบถ้วนเชื่อถือได้ และเป็ นไปตามรู ปแบบวิธีการที่กาหนด
1.3
ควรใช้เป็ นตัววัดผลงานในการประเมินติดตามผลการปฏิบตั ิงานจริ ง
2. การกาหนดอานาจและระดับในการอนุมัติ 2.1
อานาจในการอนุ ม ตั ิ หรื อ ความเห็ นชอบในการปฏิ บ ตั ิ ง านตามระดับ ต่ า งๆ ควรมอบหมายให้มีผรู ้ ับผิดชอบอย่างเหมาสม
2.2
มี ก ารสอบทามและรายงาน เพื่อประเมิ นว่าไม่มี การใช้อานาจเกิ นขอบเขต ที่ได้รับอนุมตั ิ
50 3. การสอบทานรายงานด้ านรายได้ และค่ าใช้ จ่ายทีส่ าคัญ 3.1
รายได้และค่าใช้จ่ายสาคัญขององค์การต้องมี การรายงานและการสอบทาน ความถู ก ต้อ งโดยอาจขอค ายื น ยัน และการสุ่ ม ตรวจสอบเปรี ย บเที ย บกับ แผนงานและเอกสารหลักฐานซึ่ งควรมีอย่างที่ถูกต้องครบถ้วน มาจากแหล่ง ที่มีน้ าหนักน่าเชื่อถือ ทราบที่มาและที่ไปของเอกสาร
3.2
มี ก ารสอบทานให้ ม นั่ ใจว่า การรั บ การจ่ า ยเงิ นเป็ นไปตามระเบี ย บวิ ธี ก าร ที่กาหนด ผ่านระบบที่ปลอดภัย
3.3
มี ก ารเก็ บ รั ก ษาเงิ น และจัด การการเงิ น ให้ ป ลอดภัย การแบ่ ง แยกหน้ า ที่ ผูท้ ารายงานออกจาก ผูอ้ นุ มตั ิ หรื อผูป้ ฏิ บตั ิงาน รวมทั้งมีการยืนยันยอดและ การสุ่ มตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าเป็ นบางครั้ง
4. การสอบทานเอกสารการจัดซื้อ 4.1
การจัดซื้ อเป็ นกิ จการสาคัญที่ควรได้รับการควบคุ มเป็ นพิเศษ การออกแบบ เอกสารการจัดซื้ อ
4.2
ผู ้บ ริ ห ารควรก าหนดผู ้มี ห น้ า ที่ ใ นการสอบทานเอกสาร และการพิ สู จ น์ ความถูกต้องของการอนุมตั ิ จานวนที่ได้รับ ราคา ให้เป็ นคนละคนกับผูจ้ ดั ซื้ อ
4.3
การจ่ายเงินต้องจ่ายจากเอกสารอินวอยซ์ตน้ ฉบับและประทับตรา จ่ายแล้ว
4.4
การจ่ายเงิ นงวดสุ ดท้ายควรตรวจสอบให้มนั่ ใจในความครบถ้วนของสิ นค้า และบริ การที่ได้รับตามเงื่อนไขสัญญา
51 4.5
ควรกาหนดให้ผเู ้ กี่ยวข้องลงนามยืนยันในเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น การลงนาม รับจ่ายทันทีเมื่อเกิ ดรายการ และจัดเก็บเอกสารให้สะดวกต่อการพิสูจน์และ ยืนยันกับรายงานที่เกี่ยวข้อง
5. การสอบทานกระบวนการจัดซื้อและการจัดการสิ นค้ า 5.1
ควรมีหลักการในการแบ่งแยกหน้าที่ในการอนุ มตั ิ การจัดซื้ อ การจัดเก็บ และ การเบิ ก จ่ า ยสิ น ค้า และวัต ถุ ดิ บ รวมทั้ง มั่น ใจว่ า มี ก ารบัน ทึ ก บัญ ชี ใ นงาน ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง ทันกาล
5.2
องค์ก ารควรจากัดผูม้ ี อานาจอนุ ม ตั ิ ก ารจัดซื้ อ รวมทั้ง กาหนดขอบเขตและ ระดับ วงเงิ น ควรจัด ท าบัญ ชี ร ายชื่ อ ผูม้ ี อ านาจและระดับ การอนุ ม ัติ บัญ ชี ดังกล่าวต้องทาให้เป็ นปั จจุบนั และมีการสอบทานเป็ นระยะ
5.3
การจัดซื้ อควรกาหนดให้มีวิธีการคัดเลื อกให้จดั ซื้ อได้ในราคา จานวน และ หากเป็ นสิ นค้าใหม่ควรมีการสอบทานคุณภาพสิ นค้าก่อนการอนุมตั ิ
5.4
สิ นค้าควรจัดเก็บในที่ปลอดภัย การเข้าถึงคลังสิ นค้า วัตถุดิบ ควรจากัดเฉพาะ ผูม้ ีหน้าที่เกี่ยวข้อง
5.5
ควรมี ก ารจัด ประเภทการควบคุ ม และการบัน ทึ ก บัญ ชี ต ามความส าคัญ หากเหมาะสมสิ นค้าที่ มีความสาคัญควรมี การควบคุ มและบันทึ กบัญชี อย่าง ต่อเนื่อง
52 6. การควบคุมวัตถุดิบและบริการไปให้ ค่ ูสัญญาและสาขา 6.1
การจัดส่ งวัตถุ ดิบและการบริ การไปให้คู่สั ญญาหรื อสาขา ควรควบคุ มการ ปฏิ บตั ิ ตามเงื่ อนไขสัญญาอย่างเคร่ งครั ด เพื่อป้ องกันการถู กปรั บ หรื อเสี ยง ความพึงพอใจ
6.2
มี ก ารบัน ทึ ก การยืน ยัน รั บ -ส่ ง เป็ นระยะๆและจัด ท ารายงานระหว่า งกาล เกี่ยวกับจานวน ราคาก่อนสัญญาจะสิ้ นสุ ด
7. การควบคุมและบริหารสั ญญา 7.1
รู ปแบบและข้อความของสั ญญาควรกาหนดอย่า งระมัดระวัง รอบคอบจาก ผูเ้ ชี่ ยวชาญ การประกาศความประสงค์ตามสัญญา ควรกระทาอย่างเปิ ดเผย ประกอบด้วยเงื่อนไขสัญญา คุณลักษณะของสิ่ งที่ตอ้ งการ
7.2
องค์ก ารไม่ ค วรด าเนิ นการใดๆจนกว่า มี ก ารลงนามในสัญ ญา ยกเว้นเรื่ อ ง เร่ งด่วนได้รับอนุมตั ิจากผูบ้ ริ หาร หากเป็ นไปไม่ได้ ควรมีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ เพื่อรับผิดชอบการปฏิบตั ิตามสัญญาตั้งแต่ตน้ จนจบ
7.3
สั ญ ญาการซ่ อ มแซมและบ ารุ ง รั ก ษาทั่ว ไปที่ มี ร ะยะสั ญ ญายาว เจ้า หน้า ที่ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตามผลปฏิบตั ิงานตามสัญญาไม่ควรเป็ นผูเ้ ลือกสัญญา
7.4
ควรมี วิ ธี ป ฏิ บ ัติ ง านในการตรวจรั บ มอบตามสั ญ ญา จ านวนงานที่ เ สร็ จ ควรเป็ นไปตามระยะเวลาสัญญา และสอบทานจานวนงานที่เสร็ จตามเงื่อนไข การช าระเงิ น กับ เอกสารอิ นวอยซ์ ที่ เ รี ย กเก็ บ พนัก งานที่ ตรวจรั บ งานงวด สุ ดท้ายไม่ควรเป็ นบุคคลเดียวกับผูเ้ ริ่ มต้น
53 7.5
ผูล้ งนามการจ่ายเงินควรไปตรวจงานเป็ นระยะๆ เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของ งวดงานและงวดเงิน
7.6
สัญญาระยะสั้นสาหรับงานที่เกิดซ้ าๆ ควรเปลี่ ยนเป็ นสัญญาระยะยาวที่มีการ แข่งขันคัดเลือกคู่สัญญา
8. การควบคุมอาคาร เครื่องมือและอุปกรณ์ 8.1
องค์ ก ารควรก าหนดประเภทและราคาที่ ค วรบัน ทึ ก บัญ ชี เ ป็ นทรั พ ย์สิ น การจัดประเภททรัพย์สินตามความสาคัญและมูลค่า มีการจัดทาทะเบียนบัญชี สิ นทรัพย์
8.2
องค์ก ารควรก าหนดให้ มี ก ารตรวจนับ ทรั พ ย์สิ น และสิ น ทรั พ ย์ที่ เ คลื่ อ นที่ ได้เป็ นระยะ
8.3
องค์ก ารใช้หลัก การแบ่ ง แยกหน้า ที่ ระหว่า งผูด้ ู แลรั ก ษาสิ นทรั พ ย์ออกจาก ผูบ้ นั ทึกทะเบียนบัญชี รวมทั้งทรัพย์สินที่มีราคาแพงหรื อมีสภาพคล่อง ควรมี การควบคุมและการดูแลรักษาเป็ นพิเศษ
8.4
การแยกทรั พ ย์สิ น ที่ ร อจาหน่ า ยออกจากทรั พ ย์สิ น ใช้ง าน การควบคุ ม การ จาหน่ายทรัพย์สินและการนาส่ งรายได้
8.5
การประกันภัย ทรั พ ย์สิ นตามผลการประเมิ น ความเสี่ ย งในจ านวนที่ จ ะลด ผลกระทบ
54 9. การควบคุมการจ่ ายเงินเดือน 9.1
การทางานล่วงเวลาและงานพิเศษต้องได้รับการอนุมตั ิ
9.2
การแบ่งแยกหน้าที่ของผูบ้ นั ทึก ประมวลผลแยกจากผูอ้ นุมตั ิ
9.3
มีการสุ่ มสอบบัญชีการจ่ายเงินเป็ นระยะให้ตรงกับจานวนผูป้ ฏิบตั ิงานจริ ง
9.4
ควรมีวิธีการจ่ายเงิ นเดือนที่ปลอดภัย เช่น การจ่ายผ่านระบบธนาคาร รวมทั้ง สอบทานการเก็บรักษาเช็คเงินเดือนที่ไม่มีผมู ้ ารับ
10. การควบคุมการบริหารด้ านภาษีอากร 10.1
ฝ่ ายบริ หารควรวางแผนการบริ หารภาษีอากร ให้เกิ ดประโยชน์สูงสุ ด หรื อ การปฏิบตั ิตามประมวลรัษฎากร เพื่อไม่ตอ้ งถูกปรับหรื อเสี ยชื่อเสี ยง
10.2
ภาษีหกั ณ ที่จ่าย การสอบทานจานวนที่หกั และการนาส่ ง
10.3
การสอบทานกระทบยอดภาษี ซ้ื อ ภาษี ขายกับยอดซื้ อ ยอดขาย ภาษี เงิ นได้ นิ ติ บุ ค คล ควรมี ก ารสอบทานเอกสารที่ เกี่ ย วข้อ งว่า เป็ นไปตามรู ป แบบที่ กาหนดตามประมวลรัษฎากรไม่มีรายจ่ายต้องห้าม การเก็บเอกสารภาษีตาม ระยะเวลาและวิธีการที่ประมวลรัษฎากรกาหนด
55 11. การจัดสภาพแวดล้ อมการควบคุมของระบบคอมพิวเตอร์ 11.1
ในกรณี ที่องค์การประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ ต้องมีการจัดสภาพแวดล้อม การควบคุ ม และมี วิ ธี การควบคุ ม ด้ า นคอมพิ ว เ ตอร์ และการรั ก ษา ความปลอดภัยระบบคอมพิวเตอร์ เป็ นพิเศษ อย่างเข้มแข็ง
11.2
การกาหนดระดับอนุ ญาตการเข้าถึงระบบสารสนเทศแบบจากัดเฉพาะเจาะจง และตามฐานความจาเป็ น
11.3
การสร้ า งระบบร่ อ งรอย การบัน ทึ ก ทะเบี ย นผู ้เ ข้า ระบบและระบบงาน อัตโนมัติ
11.4
มีการควบคุมการใช้รหัสผ่าน การห้ามใช้รหัสผ่านร่ วมกัน มีการเปลี่ยนแปลง รหั ส ผ่ า นเป็ นระยะ หากมี ก ารเปลี่ ย นแปลงหน้ า ที่ ข องผู้ที่ ไ ด้รั บ อนุ ม ัติ จะต้องเปลี่ยนหรื อระงับการใช้รหัสผ่านเดินทันที
11.5
การควบคุมการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลงระบบงานอย่างมีมาตรฐาน
11.6
มี ก ารกาหนดการควบคุ ม ทัว่ ไปและการควบคุ มระบบงานที่ สาคัญ รวมทั้ง มีการสอบทานการปฏิบตั ิตามและความทันสมัยของการควบคุมอย่างต่อเนื่อง
11.7
การทาสาเนาแฟ้ มคอมพิวเตอร์เป็ นระยะ
11.8
การมีแผนป้ องกันเหตุฉุกเฉิ นและการหยุดชะงักทางธุ รกิจ
56 12. การป้องกันและการควบคุมการทุจริต 12.1
ฝ่ ายบริ หารมีหน้าที่รับผิดชอบที่จะกาหนดการควบคุมที่จะป้ องกันและค้นพบ การทุจริ ตสาคัญที่เกิดขึ้นอย่างทันกาล รวมทั้งการทุจริ ตในการจัดทาบัญชีและ งบการเงิน
12.2
ฝ่ ายบริ ห ารควรจัด ท านโยบายเกี่ ย วกับ ข้อ ห้ า มเกี่ ย วกับ การทุ จ ริ ต รวมทั้ง อธิ บายตัวชี้ วดั การทุ จริ ต สัญญาณการทุ จริ ตประเภทต่างๆให้พนักงานและ ผูเ้ กี่ยวข้องทราบ เพื่อสอดส่ องไม่ให้เกิดขึ้น
12.3
การมี ช่ องทางการสื่ อสาร การแจ้งผูบ้ ริ หารที่ มีอานาจเมื่ อพบสัญญาณหรื อ สถานการณ์ที่อาจเปิ ดโอกาสการทุจริ ต การประพฤติมิชอบ หรื อความเสี ยหาย สิ้ นเปลือง เพื่อแก้ไขสถานการณ์เหล่านั้นอย่างทันกาล
12.4
การปฏิ บ ัติ ต ามระเบี ย บวิ ธี ก ารต่ า งๆ ที่ ก าหนดเป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษรเพี ย ง ประการเดียว อาจไม่เพียงพอที่จะป้ องกันการทุจริ ต การควบคุ มอย่างไม่เป็ น ทางการ เช่ น การควบคุ มจากจิตใต้สานึ ก การสร้างบรรยากาศจากระดับ สู ง รวมทั้งการสื่ อสารและแสดงตัวอย่างให้พนักงาน ทราบว่าฝ่ ายบริ หารจริ งจัง ในการกาจัดการทุจริ ต
แนวคิดเกีย่ วกับการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน คณะกรรมการตรวจเงิ นแผ่นดิ น สานักงานตรวจเงิ นแผ่นดิ น (2544: 11-25) มาตรฐาน การควบคุ ม ภายในที่ ค ณะกรรมการตรวจเงิ นแผ่นดิ นก าหนดประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ ที่มีความเชื่อมโยงและเกื้อกูลกัน คือ
57 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) 2. การประเมินความเสี่ ยง ( Risk Assessment ) 3. กิจกรรมการควบคุม ( Control Activities ) 4. สารสนเทศและการสื่ อสาร (Information and Communications ) 5. การติดตามประเมินผล ( Monitoring ) องค์ประกอบทั้ง 5 ประการ มี ความเกี่ ยวเนื่ องสัมพันธ์กนั โดยมี สภาพแวดล้อมของ การควบคุมเป็ นรากฐานที่จะทาให้องค์ประกอบอื่น ๆ ดารงอยูไ่ ด้อย่างมัน่ คง สภาพแวดล้อมที่เอื้อ ต่อการควบคุมภายในเป็ นพื้นฐานสาคัญทาให้มีการปฏิบตั ิตามองค์ประกอบอื่น ๆ องค์ประกอบ ทั้ง 5 นี้ จะถื อว่าเป็ นมาตรฐานการควบคุ มภายใน เนื่ องจากเป็ นสิ่ งจาเป็ นในการดาเนิ นงาน ตามภารกิ จขององค์กรให้บรรลุ ตามวัตถุ ประสงค์และเป้ าหมายที่กาหนดและยังเป็ นองค์ประกอบ ขั้นพื้นฐานที่ จาเป็ นสาหรั บการควบคุ มภายใน ซึ่ งจะเป็ นรากฐานไปสู่ การบรรลุ วตั ถุ ประสงค์ ของหน่วยงาน 3 ประการ คือ 1. เกิดประสิ ทธิ ผลและประสิ ทธิ ภาพของการดาเนินงาน 2. สร้างความเชื่อถือของรายงานทางการเงิน 3. ทาให้มีการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ
58
ภาพที่ 2-1 แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบการควบคุมภายใน 1. สภาพแวดล้ อมของการควบคุม (Control Environment) มาตรฐาน : ผูก้ ากับดูแล ฝ่ ายบริ หาร และบุคลากรของหน่ วยรับตรวจต้อง สร้ า งบรรยากาศของการควบคุ ม เพื่ อ ให้ เ กิ ด ทัศ นคติ ที่ ดี ต่ อ การควบคุ ม ภายใน โดยส่ ง เสริ มให้บุคลากรทุ กคนในหน่ วยรั บตรวจเกิ ดจิ ตสานึ กที่ ดีใ นการปฏิ บตั ิ งาน ใน ค ว า ม รั บผิ ด ช อ บ แ ล ะ ต ร ะ ห นั ก ถึ งค ว า ม จ า เป็ น แ ล ะ ค ว าม ส า คั ญ ข อ ง การควบคุมภายใน รวมทั้งดารง รักษาไว้ซ่ ึงสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถึง ปั จจัยต่างๆ ซึ่ งร่ วมกันส่ งผลให้ มี ก ารควบคุ ม ขึ้ นในหน่ ว ยรั บ ตรวจหรื อท าให้ ก ารควบคุ ม ที่ มี อ ยู่ ไ ด้ ผ ลดี ข้ ึ น ในกรณี ตรงข้ามสภาพแวดล้อมอาจทาให้การควบคุ มย่อหย่อนลงได้ ตัวอย่างปั จจัย เกี่ ยวกับสภาพแวดล้อมของการควบคุ ม เช่ น ปรัชญาและรู ปแบบการทางานของ ผูบ้ ริ หาร ความซื่ อสัตย์และจริ ยธรรม ความรู้ ทักษะและความสามารถของบุคลากร โครงสร้างการจัดองค์กร การมอบอานาจและหน้าที่ความรับ ผิดชอบ นโยบายและ วิธีบริ หารด้านบุคลากร เป็ นต้น สภาพแวดล้ อ มการควบคุ ม เป็ นเรื่ องเกี่ ย วกับ การสร้ า งความตระหนั ก (Control Consciousness) และบรรยากาศ ของการควบคุมในหน่วยงาน ให้บุคลากรใน
59 หน่ วยงาน เกิ ดจิตสานึ กที่ดีในการปฏิบตั ิงานตามความรับผิดชอบโดยเน้นการสร้าง บรรยากาศ โดยผูบ้ ริ หารระดับสู ง (Tone at the top) การควบคุ มด้านนี้ แบ่งเป็ น การควบคุมโดยสร้างจิตสานึ กและคุณภาพ (Soft Controls) ที่มองเห็ นไม่ได้ เช่ น ความซื่ อสัตย์ความโปร่ งใส การมีผนู้ าดี ความมีจริ ยธรรม เป็ นต้น และการควบคุม โดยกาหนดโครงสร้าง นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบตั ิ (Hard Controls) ที่เป็ นหลักฐาน มองเห็นได้ สภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี คือ สภาพแวดล้อมที่ทาให้บุคลากรในองค์ก าร มีความรับผิดชอบและเข้าใจขอบเขตอานาจหน้าที่ของตนเอง และบุคลากรดังกล่าว จะต้องมี ความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จาเป็ นต้องใช้ในการปฏิบตั ิงานตามที่ ได้รับมอบหมายอย่างเพียงพอ นอกจากนี้ บุคลากรดังกล่าวจะต้องยอมรับและปฏิบตั ิ ตามนโยบายและแนวทางการปฏิบตั ิงาน รวมถึงข้อกาหนดด้านจริ ยธรรมที่กาหนด เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการควบคุมเป็ นองค์ประกอบที่มีผลกระทบอย่าง มากต่อกิ จกรรมทั้งหมดที่เกิ ดขึ้ นในองค์กรและการตัดสิ นใจของฝ่ ายบริ หาร ดังนั้น สภาพแวดล้อมของการควบคุมจึงเป็ นรากฐานที่สาคัญขององค์ประกอบอื่น ๆ ของ การควบคุมภายใน สภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดีจะเป็ นการสร้างบรรยากาศให้ บุคลากรทุก คนได้ตระหนัก ถึ งความจาเป็ นและความสาคัญของการควบคุ มภายใน ซึ่ งจะเอื้ ออานวยให้เกิ ดโครงสร้ างของการควบคุ มภายในและวินัยของบุ คลากรใน การยอมรับการควบคุมภายในที่องค์กรได้กาหนดขึ้น ผูก้ ากับดูแลและ/หรื อฝ่ ายบริ หารควรมีบทบาทในการส่ งเสริ มและสนับสนุ น ให้เกิดสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดีโดย 1. จัดท าข้อกาหนดด้านจริ ย ธรรม และแจ้งให้เจ้า หน้า ที่ ทุ ก คนทราบว่า การปฏิบตั ิหน้าที่ดว้ ยความซื่ อสัตย์ และมีจริ ยธรรมมีความสาคัญอย่างยิ่ง
60 รวมทั้งผูบ้ ริ หารควรทาตัวให้เป็ นแบบอย่าง ทั้งโดยคาพูดและการกระทา อย่างสม่าเสมอ 2. กาหนดนโยบาย มาตรฐาน และแนวทางการปฏิบตั ิงาน แล้วแจ้งให้ บุคลากรทุกคนในองค์กรทราบ 3. ก าหนดโครงสร้ า งการจั ด องค์ ก รให้ มี ส ายการบั ง คั บ บั ญ ชาและ ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรที่เหมาะสม ชัดเจน และ สอดคล้องกับขนาดและการดาเนินงานขององค์กร 4. กาหนดให้มีเอกสารกาหนดคุณลักษณะเฉพาะตาแหน่ง (Job Description) ซึ่ งระบุลกั ษณะงานของบุคลากรทุกตาแหน่งหน้าที่ และระดับของความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จาเป็ นต้องใช้ในแต่ละงานอย่างชัดเจน รวมทั้ง มอบหมายอ านาจหน้า ที่ แ ละความรั บ ผิด ชอบให้แก่ บุ ค ลากรในแต่ ล ะ ตาแหน่งอย่างเหมาะสม 5. ก าหนดให้มี น โยบายและแนวทางการปฏิ บ ัติง านเกี่ ย วกับ การบริ ห าร ทรัพยากรบุคคล เช่นการสรรหาบุคลากร การฝึ กอบรมและการพัฒนา บุคลากร การเลื่ อนขั้นเงินเดือน การเลื่อนตาแหน่ง และการประเมินผล การปฏิบตั ิงานของบุคลากรอย่างชัดเจนและเป็ นธรรม 6. กาหนดบทลงโทษทางวินยั อย่างชัดเจนและเหมาะสม ในกรณี ที่บุคลากร ในองค์กรได้กระทาการที่เป็ นการฝ่ าฝื นนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบัง คับ แนวทางการปฏิ บตั ิงาน หรื อข้อกาหนดด้านจริ ย ธรรมที่ กาหนดไว้
61 ผูก้ ากับดู แลควรรั บผิดชอบต่อการพิจารณาอนุ มตั ิ นโยบาย กลยุทธ์ และ โครงสร้างการจัดองค์กรตามที่ฝ่ายบริ หารเสนอ ศึกษาทาความเข้าใจเกี่ยวกับความเสี่ ยง ที่ มี ผ ลกระทบต่ อการดาเนิ นงานและก าหนดระดับ ความเสี่ ย งที่ ส ามารถยอมรั บ ได้ กากับดูแลให้มนั่ ใจว่าฝ่ ายบริ หารได้ดาเนิ นการอย่างเพียงพอและเหมาะสมในการระบุ วิเคราะห์ ติ ดตามและควบคุ มความเสี่ ย ง และก ากับ ดู แลให้ฝ่ ายบริ หารติ ดตาม ประเมินผลการควบคุมภายในที่ได้กาหนดไว้ ฝ่ ายบริ หารควรรั บ ผิ ด ชอบต่ อ การบริ หารงานให้ เป็ นไปตามนโยบายและ กลยุ ท ธ์ ต ามที่ ผู ้ก ากั บ ดู แ ลได้ ใ ห้ ค วามเห็ น ชอบและก าหนดนโยบายเกี่ ย วกั บ การควบคุ ม ภายในอย่า งเหมาะสม รวมทั้ง ติ ดตามประเมิ นผลการควบคุ ม ภายใน ที่ได้กาหนดไว้ ปรัชญาและรู ปแบบการทางานของผูบ้ ริ หาร มีผลกระทบต่อสภาพแวดล้อม ของการควบคุ ม โดยเป็ นตัวกาหนดระดับความเสี่ ยงขององค์กรให้อยู่ในระดับ ที่ ยอมรั บได้ และมี ผลต่อทัศนคติ ตลอดจนมี ผลต่อระบบสารสนเทศ การบัญชี การบริ หารบุคคล การติดตามผล การตรวจสอบและ การประเมิ นผลซึ่ งมี ผลต่อ การควบคุ มภายใน ผูบ้ ริ หารจึ งต้องเลื อกปรั ชญาและวิธีการทางานที่ เหมาะสมกับ สถานการณ์และรับผิดชอบต่อผลที่เกิดขึ้น 2. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) มาตรฐาน : ฝ่ ายบริ หารต้องประเมิ นความเสี่ ยงทั้งจากปั จจัยภายในและ ภายนอกที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจอย่างเพียงพอ และ เหมาะสม
62 ความเสี่ ยง หมายถึง โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด ความเสี ยหาย การรั่วไหล ความสู ญเปล่ า หรื อเหตุ ก ารณ์ ซ่ ึ ง ไม่ พึ ง ประสงค์ที่ ท าให้ง านไม่ ป ระสบความส าเร็ จ ตามวัตถุประสงค์และเป้ าหมายที่กาหนด การประเมินความเสี่ ยง หมายถึง กระบวนการที่ใช้ในการระบุและวิเคราะห์ ความเสี่ ยงที่ มีผลกระทบต่อการบรรลุ วตั ถุ ประสงค์ขององค์กร รวมทั้งการกาหนด แนวทางที่จาเป็ นต้องใช้ในการควบคุมความเสี่ ยง หรื อการบริ หารความเสี่ ยง การก าหนดวัตถุ ป ระสงค์ (Objectives Setting) เป็ นเงื่ อนไขที่ จาเป็ น ประการแรกสาหรับ การควบคุ มภายใน ถ้าหน่ วยรั บ ตรวจไม่มี วตั ถุ ประสงค์และ เป้ าหมายในการดาเนินงาน ก็ไม่มีความจาเป็ นต้องมีการควบคุมภายใน ในเบื้องต้น ทุ ก องค์ก รจะต้อ งก าหนดภารกิ จ เพื่ อ ก าหนดทิ ศ ทางในการดาเนิ นงานขององค์ก ร หลัง จากนั้นผูบ้ ริ หารควรก าหนดวัตถุ ป ระสงค์ข ององค์ก รให้ส อดคล้องกับ ภารกิ จ ที่ได้กาหนดไว้ โดยทัว่ ไปวัตถุประสงค์ขององค์กรอาจแบ่งออกได้เป็ น 2 ระดับ คือ 1. วัตถุ ประสงค์ใ นระดับองค์ก ร (Entity – level objectives) เป็ น วัตถุ ป ระสงค์ของการดาเนิ นงานในภาพรวมขององค์ก ร โดยทัว่ ไป วัต ถุ ป ระสงค์ใ นระดับ องค์ก รจะระบุ ไ ว้ใ นแผนกลยุท ธ์
และแผน
การปฏิ บตั ิงานประจาปี ขององค์กรเช่ นเดี ยวกับ ภารกิ จ (Mission)และ กลยุทธ์ในภาพรวมขององค์กร 2. วัตถุ ประสงค์ในระดับกิ จกรรม (Activity – level objectives) เป็ น วัต ถุ ป ระสงค์ข องการด าเนิ น งานที่ เ ฉพาะเจาะจงลงไปส าหรั บ แต่ ล ะ กิ จ กรรมที่ อ งค์ ก รก าหนดเพื่ อ ให้ บ รรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ ข ององค์ ก าร ซึ่ งวัตถุ ประสงค์ของแต่ละกิ จกรรมจะต้องสนับสนุ นและสอดคล้องกับ วัตถุประสงค์ในระดับองค์กร
63 การกาหนดวัตถุประสงค์ ขององค์ กรควรมีลาดับขั้นตอน ดังต่ อไปนี้ 1. กาหนดภารกิจขององค์กร 2. กาหนดวัตถุประสงค์ในระดับองค์กรให้สอดคล้องกับภารกิจที่กาหนดไว้ 3. กาหนดกิจกรรมที่ทาให้บรรลุวตั ถุประสงค์ในระดับองค์กร 4. กาหนดวัตถุประสงค์ในระดับกิจกรรม วัตถุ ประสงค์ที่กาหนดขึ้นในแต่ละระดับ ควรมีการกาหนดเป้ าหมายและ ตัวชี้วดั ความสาเร็ จที่ชดั เจนและสามารถวัดผลได้ ระบบการควบคุ ม ภายในที่ ดี จ ะต้อ งให้ ค วามมัน่ ใจอย่ า งสมเหตุ ส มผลว่ า สามารถช่วยให้องค์กรบรรลุวตั ถุประสงค์ดา้ นการดาเนิ นงาน การรายงานทางการเงิน การปฏิบตั ิตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ที่ตอ้ งปฏิบตั ิท้ งั 3ด้านดังกล่าว เป็ นเป้ าหมายของ การควบคุ ม ภายใน ดัง นั้น วัตถุ ป ระสงค์ข ององค์ก รจึ ง ควรระบุ ไ ว้ด้ว ยว่า แต่ ล ะ วัตถุประสงค์ที่กาหนดเป็ นวัตถุประสงค์การควบคุมภายในด้านใด ตามมาตรฐานฯ กาหนดให้ฝ่ายบริ หารต้องประเมินความเสี่ ยง เพื่อให้ทราบว่า การด าเนิ น งานขององค์ก รมี ค วามเสี่ ย งที่ ส าคัญ ในเรื่ อ งใดและในขั้น ตอนใดของ การปฏิ บ ัติ ง านที่ มี ผ ลกระทบต่ อ วัต ถุ ป ระสงค์
เป้ าหมาย
หรื อ ผลส าเร็ จ ของ
การปฏิบตั ิงาน การทราบจุ ดเสี่ ยงที่ สาคัญจะเป็ นประโยชน์ในการกาหนดแนวทาง การควบคุมเพื่อป้ องกันหรื อลดความเสี่ ยงตามระดับของความเสี่ ยง เช่น มีความเสี่ ยง มากควบคุ ม มาก
ซึ่ งจะท าให้ เ กิ ด ความมั่น ใจตามสมควรว่า ความเสี ย หายหรื อ
ความผิดพลาดจะไม่เกิดขึ้น หรื อหากเกิดขึ้นจะอยูใ่ นระดับที่สามารถยอมรับได้
64 ขั้นตอนในการประเมินความเสี่ ยงประกอบด้ วย 1. การระบุปัจจัยเสี่ ยง (Risk Identification) ความเสี่ ยงมีสาเหตุจากปั จจัยทั้งภายใน และภายนอกปั จจัยเหล่านี้ มีผลกระทบต่อวัตถุประสงค์และเป้ าหมายขององค์การ หรื อผลการปฏิบตั ิงาน ทั้งในระดับองค์กรและระดับกิ จกรรม ในการระบุปัจจัย เสี่ ย งฝ่ ายบริ หารจาเป็ นต้องตั้ง ค าถามว่า มี เหตุ ก ารณ์ ใ ด หรื อกิ จกรรมใดของ กระบวนการปฏิ บตั ิงานที่อาจเกิ ดความผิดพลาด ความเสี ยหาย และการไม่บรรลุ วัตถุประสงค์ที่กาหนด รวมทั้งมีทรัพย์สินใดที่จาเป็ นจะต้องได้รับการดูแลป้ องกัน รักษา เช่น ความเสี่ ยงจากการจัดซื้ อจัดจ้างในราคาแพง, ความเสี่ ยงจากการจัดซื้ อ พัสดุที่มีคุณภาพต่ากว่าข้อกาหนด เป็ นต้น 2. การวิเคราะห์ความเสี่ ยง (Risk Analysis) หลังจากระบุปัจจัยเสี่ ยงแล้ว ขั้นต่อไป คือ การวิ เ คราะห์ ค วามเสี่ ย งหรื อ ผลกระทบของความเสี่ ย งต่ อ องค์ก ร
เทคนิ ค
การวิ เ คราะห์ ค วามเสี่ ยงมี ห ลายวิ ธี เ พราะการวัด ความเสี่ ยงเป็ นตัว เลขว่ า มี ผ ลกระทบต่ อ องค์ก รเท่ า ไรนั้น เป็ นสิ่ ง ที่ ท าได้ย าก โดยทัว่ ไปจะวิเ คราะห์ ความเสี่ ยงโดยประเมิ นนัยสาคัญหรื อผลกระทบของความเสี่ ยง (Materiality) และ ความถี่ ที่จะเกิ ดหรื อโอกาสที่จะเกิ ดความเสี่ ยง (Frequency) โดยการใช้วิธีการ ให้คะแนน ดังนี้
ภาพที่ 2-2 ตัวอย่างมูลค่าความเสี ยหายและความถี่
65 ผูบ้ ริ หารควรให้ความสาคัญต่อความเสี่ ยงที่มีระดับสู งและมีโอกาสเกิดขึ้น สู งแต่อาจลด ความสนใจต่อความเสี่ ยงที่มีระดับต่าและโอกาสจะเกิ ดความเสี่ ยง มีนอ้ ย การวิเคราะห์ความเสี่ ยงของสองจุดนี้ ตอ้ งใช้วิจารณญาณอย่างมากว่า ควร อยู่ร ะดับ ใด เพราะการวัดผลความเสี่ ย งท าได้ย าก โดยอาจพิ จ ารณาจาก ความสัมพันธ์ระหว่างโอกาสที่จะเกิดความเสี่ ยง และผลกระทบของความเสี่ ยงต่อ องค์กรว่าก่อให้เกิดระดับของความเสี่ ยงในระดับใด ซึ่ งอาจแสดงได้ดงั นี้
ภาพที่ 2-3 ระดับความเสี่ ยงต่อองค์กร นอกจากการใช้ แ นวทางในการวิ เ คราะห์ ค วามเสี่ ย งตามแผนภาพ ข้างต้นแล้ว ในทางปฏิบตั ิฝ่ายบริ หารควรพิจารณาถึงปั จจัยอื่นๆประกอบ อาทิ ความเสี่ ยงบางประเภทอาจมีโอกาสที่จะเกิดสู งมากถึ งแม้ผลเสี ยหายที่เกิ ดขึ้นจาก ความเสี่ ยงดังกล่าวในแต่ละครั้งมีจานวนเงิ นน้อย แต่ในภาพรวมอาจก่อให้เกิ ด ผลเสี ยหายอย่างมีสาระสาคัญต่อองค์กรได้ 3. การบริ หารความเสี่ ยง (Risk Management) เมื่อทราบความเสี่ ยงที่มีนยั สาคัญและ โอกาสที่ จะเกิ ดความเสี่ ยงแล้วควรวิเคราะห์สาเหตุที่ทาให้เกิ ดความเสี่ ยง และ พิ จารณาว่า จะยอมรั บ ความเสี่ ย งนั้นหรื อ จะก าหนดกิ จกรรมการควบคุ ม ต่ า งๆ เพื่อป้ องกัน หรื อลดความเสี่ ยงให้อยู่ในระดับที่สามารถยอมรับได้ระดับดังกล่าว ผูบ้ ริ หารมีหน้าที่และความรับผิดชอบกาหนดขึ้น แต่ท้ งั นี้ ตอ้ งพิจารณาถึงค่าใช้จ่าย
66 หรื อต้ น ทุ น ในการจั ด ให้ มี กิ จ กรรมการควบคุ ม กั บ ประโยชน์ ที่ จ ะได้ รั บ จากกิจกรรมควบคุมว่าคุม้ ค่าหรื อไม่ ผูบ้ ริ หารที่ให้ความสาคัญกับการประเมินความเสี่ ยงอย่างสม่าเสมอ และ ปรั บเปลี่ ย นการควบคุ ม ภายในให้เหมาะสมกับ ความเสี่ ย งที่ เปลี่ ยนไปอยู่เสมอ ย่อมถือได้วา่ ปฏิบตั ิหน้าที่ผบู ้ ริ หารอย่างเหมาะสมและถือเป็ นองค์ประกอบสาคัญ อย่างหนึ่ งของการควบคุ มภายใน การก าหนดวิธีการควบคุ มเพื่อป้ องกันหรื อ ลดความเสี่ ยง ฝ่ ายบริ หารควรพิจารณาว่า ความเสี่ ยงที่เกิ ดขึ้นนั้นเป็ นความเสี่ ยง ในลักษณะใด 3.1 กรณี เ ป็ นความเสี่ ย งเกี่ ย วกับ องค์ ก รโดยรวมมัก เกิ ด จากปั จ จัย ภายนอก ซึ่ งมิได้อยูภ่ ายใต้การควบคุมของฝ่ ายบริ หาร การป้ องกัน หรื อลดความเสี่ ยง กระทาได้โดยการบริ หารความเสี่ ยง เช่ น ความเสี่ ยงจากการเปลี่ ยนแปลง ระบบอั ต ราแลกเปลี่ ย นเงิ น ตราต่ า งประเทศอาจบริ หารความเสี่ ยง โดยการจัด ท าสั ญ ญาซื้ อ ขายเงิ น ตราต่ า งประเทศล่ ว งหน้ า หรื อ พิ จ ารณา หาแหล่งเงินกูภ้ ายในประเทศทดแทน เป็ นต้น 3.2 กรณี เป็ นความเสี่ ยงเกี่ยวกับการควบคุมภายใน ซึ่ งเกิดจากปั จจัยภายในซึ่ งอยู่ ภายใต้การควบคุมของฝ่ ายบริ หาร การป้ องกันหรื อลดความเสี่ ยงกระทาได้ โดยจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมอย่างเพียงพอและเหมาะสม เช่น ความเสี่ ยง จากการจัดซื้ อพัสดุ ในราคาแพงแต่คุณภาพต่ า อาจจัดให้มี กิจกรรมควบคุ ม เกี่ยวกับการจัดซื้ อให้รัดกุมมากขึ้น เช่น การกาหนดนโยบายการคัดเลือกผูข้ าย ที่ดีที่สุดทั้งในเรื่ อง คุณภาพและราคา การกาหนดวงเงินการอนุ มตั ิจดั ซื้ อให้ เหมาะสม
การจัด ท าทะเบี ย นประวัติ ผู้ข าย
รวมทั้ง สถิ ติ ร าคาและ
ปริ ม าณการจัดซื้ อ การแบ่ ง แยกหน้า ที่ ตามหลัก การควบคุ มภายในที่ ดี การกาหนดให้มีการสับเปลี่ยนหมุนเวียนเจ้าหน้าที่จดั ซื้ อ เป็ นต้น
67 3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) มาตรฐาน : ฝ่ ายบริ หารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมที่มีประสิ ทธิ ภาพ และ ประสิ ท ธิ ผล เพื่อป้ องกันหรื อลดความเสี ยหาย ความผิดพลาดที่ อาจเกิ ดขึ้ นและ ให้สามารถบรรลุผลสาเร็ จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน สาหรับกิ จกรรม การควบคุมในเบื้องต้นจะ ต้องแบ่งแยกหน้าที่งานภายในหน่วยรับตรวจอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ งมีหน้าที่เป็ น ผูร้ ับผิดชอบปฏิบตั ิงานที่สาคัญหรื อ งานที่เสี่ ยงต่อความเสี ยหายตั้งแต่ตน้ จนจบ แต่ถา้ มีความ จาเป็ นให้กาหนดกิจกรรม การควบคุมอื่นที่เหมาะสมทดแทน กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายและวิธีการต่าง ๆ ที่ฝ่ายบริ หาร กาหนดให้บุคลากรของหน่ วยรั บตรวจปฏิ บตั ิ เพื่อลดหรื อควบคุ มความเสี่ ยง
และ
ได้รับ การสนองตอบ โดยมี ก ารปฏิ บ ตั ิ ต ามตัว อย่า งกิ จกรรมการควบคุ ม
เช่ น
การสอบทานงาน การดูแลป้ องกันทรัพย์สิน และการแบ่งแยกหน้าที่เป็ นต้น การควบคุมสามารถแบ่งเป็ น 4 ประเภท คือ 1. การควบคุมแบบป้ องกัน (Preventive Control) เป็ นการควบคุ มเพื่อป้ องกันหรื อ ลดความเสี่ ยงจากความผิดพลาด ความเสี ยหาย เช่น การแบ่งแยกหน้าที่การงาน การควบคุมการเข้าถึงทรัพย์สิน 2. การควบคุ ม แบบค้นพบ (Detective Control) เป็ นการควบคุ มเพื่ อค้นพบ ความเสี ยหาย หรื อความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว เช่น การสอบทานงาน การสอบ ยันยอด การตรวจนับพัสดุ เป็ นต้น
68 3. การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control) เป็ นวิธีการควบคุมที่กาหนดขึ้นเพื่อ แก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้อง หรื อเพื่อหาวิธีแก้ไขไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ า อีกในอนาคต 4. การควบคุ มแบบส่ งเสริ ม (Directive Control) เป็ นวิธีการควบคุมที่ส่งเสริ มหรื อ กระตุ ้นให้เกิ ดความส าเร็ จตามวัตถุ ป ระสงค์ที่ต้องการ เช่ น การให้รางวัล แก่ผมู ้ ีผลงานดี การควบคุมทั้ง 4 แบบมีผลต่อประสิ ทธิ ผลของการควบคุมภายใน การควบคุม แบบป้ องกันนิยมว่าเป็ นการควบคุมด้านคุณภาพ และเสี ยค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการควบคุม แบบค้นพบหรื อแบบแก้ไ ขปั ญหาที่ เกิ ดขึ้ นแล้ว แต่ ก ารควบคุ ม แบบค้นพบหรื อ แบบแก้ไ ขยัง คงความส าคัญในการเป็ นหลัก ฐานยืนยันการท างานของการควบคุ ม แบบป้ องกันว่าได้ผลจริ งและป้ องกันความสู ญหายของทรัพย์สินได้จริ ง การควบคุม แบบส่ งเสริ มนิ ยมว่าเป็ นวิธีที่ดีและทันสมัยเพราะมีผลด้านบวกต่อการสร้างขวัญและ กาลังใจของผูป้ ฏิบตั ิงาน การจัดให้ มีกจิ กรรมการควบคุม กิ จ กรรมการควบคุ ม ควรเป็ นส่ วนหนึ่ ง ของการปฏิ บ ตั ิ ง านโดยแทรกหรื อ แฝงอยูก่ บั การปฏิ บตั ิงานปกติ เช่ น การวางแผน การปฏิบตั ิตามแผน การสอบทาน การดูแลป้ องกันรักษาทรัพย์สินขององค์กรกิ จกรรมการควบคุ มมีอยู่ในทุกระดับของ การปฏิ บ ตั ิง าน เช่ น การให้ความเห็ นชอบ การอนุ มตั ิ การสอบยันยอดและ การกระทบยอด
การสอบทานผลการปฏิ บ ัติ ง าน
การรั ก ษาความปลอดภัย
การจดบันทึ กกิ จกรรมต่าง ๆ รวมทั้งการรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่ เกี่ ยวข้อง ซึ่ งเป็ นหลักฐานแสดงการปฏิ บตั ิ กิจกรรมนั้น ๆ กิ จกรรมการควบคุ มอาจประยุกต์ ใช้ในสภาพแวดล้อมของระบบงานคอมพิวเตอร์ หรื อในระบบงานที่ทาด้วยมือ และ
69 กิ จกรรมควบคุ มอาจแยกตามวัตถุ ประสงค์ของการควบคุ ม เช่ น วัตถุประสงค์เพื่อ ความมัน่ ใจว่าการประมวลผลข้อมูลถูกต้องสมบูรณ์ ต า ม ม า ต ร ฐ า น ฯ ก า ห น ด ใ ห้ ฝ่ า ย บ ริ ห า ร จั ด ใ ห้ มี กิ จ ก ร ร ม ค ว บ คุ ม ที่ มี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ
ประสิ ท ธิ ผ ลเพื่ อ ให้อ งค์ก รบรรลุ ผ ลส าเร็ จ ตามวัต ถุ ป ระสงค์
ของการควบคุมภายใน ฝ่ ายบริ หารจึงควรจัดให้มีกิจกรรมควบคุ มในทุกหน้าที่ และ ทุ ก ระดับ ของการปฏิ บ ัติ ง านตามความจ าเป็ นอย่ า งเหมาะสมรวมเป็ นส่ ว นหนึ่ ง ของการปฏิ บตั ิงานปกติ และควรหลี กเลี่ ยงการกาหนดกิ จกรรมการควบคุ มที่ เกิ น ความจ าเป็ น ซึ่ ง กิ จ กรรมการควบคุ ม จะมี ม ากหรื อ น้อ ยเพี ย งใดขึ้ นอยู่ก ับ ระดับ ความเสี่ ยงที่สามารถยอมรับได้ และผลของการประเมินความเสี่ ยงและความคุ ม้ ค่า ต่อไปนี้เป็ น ตัวอย่างกิจกรรมการควบคุมที่ปฏิบตั ิโดยปกติขององค์กรทัว่ ไปซึ่ งจะเป็ น ประโยชน์ กบั ฝ่ ายบริ หารในการพิ จารณาจัดให้มี กิจกรรมการควบคุ ม ในหน่ วยงาน ที่รับผิดชอบ 1. การอนุ มตั ิ ในการดาเนิ นงานของทุ กองค์กรฝ่ ายบริ หารไม่สามารถดาเนิ นงาน ให้ บ รรลุ ต ามวัต ถุ ป ระสงค์ ข ององค์ก รที่ ไ ด้ก าหนดไว้โ ดยล าพัง
จึ ง จ าเป็ น
ต้อ งมอบหมายให้ บุ ค ลากรระดับ รองลงมาปฏิ บ ัติ แ ทนโดยการมอบอ านาจ ในการมอบอานาจให้แก่บุคลากรในระดับต่าง ๆ นั้น ควรกาหนดขอบเขตระดับ ของอ านาจในการอนุ ม ัติ ใ ห้ ชั ด เจนเป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษรและควรสื่ อสาร ให้บุคลากรทราบทัว่ กัน ผูท้ ี่ได้รับมอบหมายอานาจหน้าที่ให้เป็ นผูอ้ นุ มตั ิควร สอบทานความเพียงพอของเอกสารประกอบการขออนุ มตั ิ ว่าถู ก ต้องเหมาะสม และเป็ นไปตามกฎหมาย ระเบียบ นโยบาย และแนวทางการปฏิบตั ิงานที่เกี่ยวข้อง และมีวงเงิ นที่อนุ มตั ิอยูภ่ ายใต้ขอบเขตอานาจที่ตนสามารถอนุ มตั ิได้ รวมทั้งควร สอบถามเกี่ ย วกั บ รายการที่ ผิ ด ปกติ จ ากผู ้ ที่ เ กี่ ย วข้ อ งก่ อ นลงนามอนุ ม ั ติ ให้ ด าเนิ น การ
นอกจากนี้ ผู ้ที่ มี อ านาจอนุ ม ัติ ไม่ ค วรลงนามอนุ ม ัติ ใ น
แบบฟอร์ มเปล่าหรื อแบบฟอร์ มที่ไม่มีขอ้ มูลรายการที่ขออนุมตั ิอย่างเพียงพอ
70 2. การสอบทานงาน การสอบทานรายงานและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ โดยฝ่ ายบริ หาร เป็ นกิ จกรรมการควบคุ มที่ สาคัญที่ ควรกระทาอย่างต่อเนื่ องโดยสม่ าเสมอ และ ควรบันทึกผลการสอบทานการปฏิ บตั ิงานและสถานการณ์ ที่ฝ่ายบริ หารจาเป็ น ต้อ งติ ดตามแก้ไ ขเป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษร ซึ่ งการสอบทานผลการปฏิ บ ัติ ง าน ของฝ่ ายบริ หารในแต่ระดับอาจมุ่งเน้นให้ความสนใจในประเด็นที่แตกต่างกัน 2.1
การสอบทานโดยผูบ้ ริ หารสู งสุ ด ผูบ้ ริ หารสู งสุ ดควรมุ่งเน้นให้ความสนใจ กับ การบรรลุ ว ตั ถุ ป ระสงค์ข ององค์ก รในภาพรวมและวัต ถุ ป ระสงค์ ที่ ส าคัญ ขององค์ก ร
โดยการเปรี ย บเที ย บข้อ มู ล ผลการด าเนิ น งาน
ในภาพรวมของงวดปั จจุบนั กับ งบประมาณ เป้ าหมายตามแผนงาน ประมาณการ และเปรี ยบเทียบกับผลการดาเนิ นงานในงวดก่อน หรื อ การดาเนินงานขององค์กรอื่นที่เปรี ยบเทียบกันได้ หรื อตัวชี้วดั ความสาเร็ จ อื่น ๆ เพื่อให้เห็นภาพรวมของการดาเนิ นงานว่าเป็ นไปตามวัตถุประสงค์ และเป้ าหมายที่กาหนดไว้หรื อไม่ และชี้ ให้เห็นถึ งสถานการณ์ที่ผิดปกติ หรื อผลการปฏิ บตั ิงานที่ไม่เป็ นไปตามที่คาดการณ์ไว้ ซึ่ งผูบ้ ริ หารสู งสุ ด ควรให้ความสนใจและติดตามแก้ไข 2.2
การสอบทานโดยผูบ้ ริ หารระดับรองลงมา ผูบ้ ริ หารระดับรองลงมาหรื อ ผูบ้ ริ หารระดับกลางเป็ นผูม้ ีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะงานด้านใดด้านหนึ่ ง ภายในองค์กรตามที่ ได้รับ มอบหมายจากผูบ้ ริ หารสู ง สุ ดจึ ง ควรมุ่ งเน้น สอบทานผลการปฏิ บตั ิงานที่เกิ ดขึ้นจริ งในหน่ วยงานหรื อกิ จกรรมที่ตน รับผิดชอบเปรี ยบเที ยบกับเป้ าหมายตามแผนงานที่ได้กาหนดไว้ และ วิเคราะห์หาสาเหตุของความแตกต่างที่มีสาระสาคัญที่เกิดขึ้น รวมทั้งสอบ ทานการปฏิบตั ิงานจริ งกับระเบียบและวิธีการปฏิบตั ิต่างๆ การสอบทาน ควรเข้ม งวดหรื อ กระท าบ่ อยครั้ งมากน้อยเพี ย งใดขึ้ น กับ ลัก ษณะและ ระดับความเสี่ ยงของงานนั้น ๆ
71 3. การดูแลป้ องกันทรัพย์สิน เป็ นการจากัดการเข้าถึงทรัพย์สินที่มีความเสี่ ยง เช่ น เงินสด ทรัพย์สินที่มีค่า เอกสารหลักฐานและระบบงานที่สาคัญ ข้อมูลสารสนเทศ ที่เป็ นความลับขององค์กร เป็ นต้น เพื่อป้ องกันการสู ญหาย การทุจริ ต และ การนาไปใช้ประโยชน์โดยผูท้ ี่ไม่มีอานาจหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง ฝ่ ายบริ หารควรจัดให้ มีการดูแลรักษาทรัพย์สินอย่างรัดกุมและเพียงพอ การดูแลป้ องกันรักษาทรัพย์สิน ที่ดี คือ การควบคุมการเข้าถึงทรัพย์สินนั้น เช่น การเก็บเงินสดและของมีค่า ในเซฟที่ปลอดภัย การใส่ กุญแจห้องเก็บพัสดุหรื อตูเ้ ก็บเอกสารหลักฐานที่สาคัญ การใช้ระบบรักษาความปลอดภัยโดยใช้การ์ ดหรื อแผงสัญญาณการใช้รหัสผ่าน การจัดเวรยามรักษาความปลอดภัย เป็ นต้น นอกจากนี้ ฝ่ ายบริ หารควรกาหนดให้ มีการจัดทาทะเบียนทรัพย์สินและให้มีการตรวจนับทรัพย์สินเป็ นระยะ ๆ โดย บุคคลที่ไม่มีอานาจหน้าที่เกี่ยวกับการจัดหาและดูแลรักษาทรัพย์สิน นั้น ๆ และ เปรี ยบเทียบผลที่ได้จากการตรวจนับกับทะเบียนทรัพย์สิน หากมีผลต่างเกิดขึ้น ควรติ ดตามหาสาเหตุ แล้วดาเนิ นการตามควรแก่ กรณี
และปรับปรุ งทะเบียน
ทรัพย์สินให้ถูกต้อง รวมทั้งควรวิเคราะห์ว่ากิ จกรรมการควบคุ มที่มีอยู่เป็ นไป โดยขาดประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผลหรื อไม่เพื่อแก้ไขปรับปรุ ง 4. การบริ หารทรั พ ยากรบุ ค คลอย่ า งมี ป ระสิ ท ธิ ผ ล
เป็ นสิ่ ง จ าเป็ นที่ ท าให้
การดาเนิ นงานบรรลุ ผ ลส าเร็ จตามวัตถุ ป ระสงค์และเป็ นส่ วนสาคัญของระบบ การควบคุ มภายใน เช่ น การมี โครงสร้ างการจัดองค์กรมี การกาหนดหน้า ที่ ความรับผิดชอบที่ชดั เจน มีผปู ้ ฏิบตั ิงานที่มีความรู ้ความชานาญและเหมาะสมกับ งาน
มี ก ารฝึ กอบรมเพื่ อ ความมั่น ใจว่า มี ก ารพัฒ นาบุ ค ลากรให้ เ กิ ด ความรู ้
ความช านาญ มี สิ่ งจูงใจในการทางาน มีการประเมินผลการปฏิ บตั ิงานและ ดาเนิ นการตามผลของการประเมินโดยมีระบบการให้ผลตอบแทนแก่ผทู ้ ี่มีผลงาน ซึ่ งจะช่ วยให้บุคลากรเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างผลงานของตนกับความสาเร็ จ ขององค์การซึ่ งเป็ นสิ่ งสาคัญของการบริ หารทรัพยากรมนุษย์
72 5. การบันทึกรายการ เหตุ การณ์ อย่างถู กต้องและทันเวลา รายการทางธุ รกรรม ที่เกิ ดขึ้ นควรมี การจดบันทึ กทันทีเพื่อประโยชน์ในการควบคุ ม การปฏิ บตั ิงาน และ เพื่ อ การวิ นิ จ ฉั ย สั่ ง การของฝ่ ายบริ ห าร
การบัน ทึ ก รายการดัง กล่ า ว
รวมถึงการจดบันทึกรายการที่มีความสาคัญ การจัดทาบัญชี การเงิ น กิ จกรรม ที่ ส าคัญ ควรได้รั บ การอนุ ม ัติ ก่ อ นด าเนิ น การและจัด ท าโดยผูท้ ี่ มี อ านาจและ ดาเนินการภายใต้ขอบเขตอานาจที่ได้รับมอบหมาย 6. การกระทบยอดเป็ นกิ จกรรมการควบคุ มที่ ช่วยให้เกิ ดความมัน่ ใจว่าการบันทึ ก รายการต่ า งๆที่ เ กิ ด ขึ้ นเป็ นไปอย่ า งถู ก ต้อ งและครบถ้ว น
ตัว อย่ า งของ
การกระทบยอด ได้แก่ 6.1
การเปรี ยบเทียบรายการในบัญชี ทรัพย์สินที่มีอยู่ เช่น การเปรี ยบเทียบ ปริ มาณ สิ นค้าที่ตรวจนับได้กบั ปริ มาณที่ปรากฏในทะเบียนคุมสิ นค้า
6.2
การเปรี ย บเที ย บรายการในบัญชี ก ับ ข้อมู ลที่ ไ ด้รับ จากภายนอก เช่ น การจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
6.3
การเปรี ยบเทียบรายการในบัญชี กบั ทะเบียนคุ ม เช่ น การเปรี ยบเทียบ บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัวกับบัญชีคุมลูกหนี้และเจ้าหนี้
6.4
การเปรี ย บเที ย บยอดรวมของรายการในบัญ ชี ห นึ่ งกับ ยอดรวมของ รายการในอี กบัญชี หนึ่ งที่ มี ความสัม พันธ์ กนั เช่ น การเปรี ยบเทีย บ ยอดรวมของเงิ น สดรั บ จากการรั บ ช าระหนี้ ในทะเบี ย นเงิ น สดรั บ กับ ยอดรวมของรายการรับชาระหนี้ในบัญชี ลูกหนี้รายตัว
73 สิ่ งสาคัญที่ สุดของการกระทบยอด คือ การดาเนิ นการแก้ไขผลต่า ง ที่เกิ ดขึ้น การกระทบยอดจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร หากมีการค้นพบ ผลต่างจากการกระทบยอดแต่ไม่มีการดาเนิ นการแก้ไขผลต่างดังกล่ าว ดังนั้น ในการกระทบยอดทุ กครั้ งควรจัดทาเป็ นลายลักษณ์ อกั ษร หากพบว่ามี ผลต่าง เกิ ดขึ้ นควรติ ดตามหาสาเหตุ และดาเนิ นการตามควรแก่ ก รณี และท าการแก้ไ ข ให้ถูกต้อง 7. การควบคุมระบบสารสนเทศ อาจจาแนกเป็ นการควบคุมทัว่ ไป และการควบคุม เฉพาะระบบงานการควบคุ มทัว่ ไป เป็ นการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบตั ิงาน ของศูนย์ขอ้ มู ล การจัดหา และดูแลรัก ษาซอฟท์แวร์ ระบบงาน การรั กษา ความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล และระบบงานต่าง ๆ รวมถึงการพัฒนาและ ดู แลรั ก ษาระบบงานที่ อยู่ใ นระบบสารสนเทศขององค์ก ร ส่ ว นการควบคุ ม เฉพาะระบบงาน
เป็ นการควบคุ ม ที่ อ อกแบบขึ้ น มาเพื่ อ ใช้ส าหรั บ ควบคุ ม
การประมวลผลของระบบงาน
เพื่ อ ให้ เ กิ ดความมั่น ใจว่า ข้อ มู ล ที่ ผ่า นเข้า สู่
ระบบงานดัง กล่ า วได้รับ การบัน ทึ ก การประมวลผล และการรายงาน อย่างถูกต้องและครบถ้วน การควบคุ ม ระบบสนเทศรวมถึ ง การแบ่ ง แยกหน้ า ที่ ใ นหน่ ว ยงาน อย่างเหมาะสม โดยไม่ มอบหมายให้บุ คคลใดบุ คคลหนึ่ ง ปฏิ บตั ิ งานเกี่ ย วกับ การประมวลผลข้อมูลที่สาคัญหรื อเสี่ ยงต่อความเสี ยหายตั้งแต่ตน้ จนจบ เว้นแต่ กรณี จาเป็ นควรมีวธิ ีการอื่นที่เหมาะสมทดแทน การควบคุ มทัว่ ไปและการควบคุ มเฉพาะระบบงาน จะมีความเชื่ อมโยง และสั ม พันธ์ ก ันหากองค์ก รไม่ ก าหนดให้มี ก ารควบคุ ม ทัว่ ไปไว้อย่า งเพี ย งพอ ย่ อ มมี ผ ลท าให้ ก ารควบคุ ม เฉพาะระบบงานไม่ ส ามารถด าเนิ น ไปอย่ า งมี ประสิ ทธิ ผลได้ เนื่ องจากการควบคุมเฉพาะระบบงานจะถูกกาหนดขึ้นมาภายใต้
74 สมมติ ฐานที่ ว่า การควบคุ มทัว่ ไปมี การดาเนิ นไปอย่างเหมาะสมและสามารถ ให้ขอ้ มูลย้อนกลับได้ในทันทีเกี่ยวกับความผิดพลาดของข้อมูล รู ปแบบของข้อมูล ที่ ไ ม่ ถู ก ต้องและการเข้า ถึ ง ข้อ มู ล โดยผูไ้ ม่ มี อานาจหน้า ที่ ที่ เกี่ ย วข้อง ดัง นั้น การควบคุ ม ทั่ ว ไปจึ ง เป็ นการควบคุ ม ที่ ส นั บ สนุ น ให้ ก ารควบคุ ม เฉพาะ ระบบงานดาเนิ นไปอย่างมี ประสิ ทธิ ผ ล และการควบคุ ม ทั้ง 2 ประเภทนี้ เป็ นสิ่ ง จ าเป็ นที่ จ ะท าให้ เ กิ ด ความมัน่ ใจว่า การประมวลผลข้อ มู ล สารสนเทศ เป็ นไปอย่างถูกต้อง และครบถ้วน เนื่ องจากการประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ โดยคอมพิ ว เตอร์ เ ป็ นกระบวนการหนึ่ งที่ มี ก ารเปลี่ ย นแปลงทางเทคโนโลยี อย่า งรวดเร็ ว ในขณะที่ องค์ก รต้อ งพัฒ นาการควบคุ มระบบสารสนเทศให้ มีประสิ ทธิ ผลอยูเ่ สมอ ดังนั้น หากมีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีจะมีผลทาให้ เกิ ดการเปลี่ ยนแปลงในกิ จกรรมการควบคุ มบางอย่าง แต่จะไม่มีผลกระทบต่อ ข้อกาหนดพื้นฐานของการควบคุม 8. การแบ่งแยกหน้าที่ ความรั บผิดชอบของงานที่ เสี่ ยงต่อความเสี ยหายจาเป็ นต้อง มีการแบ่งแยกหน้าที่เพื่อป้ องกันหรื อลดความเสี่ ยงจากข้อผิดพลาดหรื อการทุจริ ต โดยหลักการฝ่ ายบริ หารควรแบ่งแยกหน้าที่ 8.1
การรออนุมตั ิรายการ หรื อ การให้ความเห็นชอบ
8.2
การประมวลผล หรื อ การบันทึกรายการ
8.3
การดูแลรักษาทรัพย์สินที่เกี่ยวข้อง หน้าที่ท้ งั 3 ไม่ควรให้บุคคลคนเดียวปฏิบตั ิงานเหล่านั้นตั้งแต่ตน้ จนจบ
อย่ า งไรก็ ต ามหากองค์ ก รมี ข ้อ จ ากัด ด้า นบุ ค ลากรท าให้ ไ ม่ ส ามารถแบ่ ง แยก หน้า ที่ งานดัง กล่ าวได้ ควรก าหนดกิ จกรรมอื่ นทดแทน เช่ น กาหนดให้มี
75 การสอบทานรายละเอี ย ดของกิ จกรรมต่ า ง ๆ เพิ่ ม ขึ้ น หรื อก าหนดให้ มี การควบคุมดูแลโดยใกล้ชิด นอกจากนี้ อาจกาหนดให้มีการสับเปลี่ยนหน้าที่งาน ระหว่างบุคลากรภายในองค์กรเป็ นครั้งคราวโดยเฉพาะหน้าที่งานที่มีความเสี่ ยง ต่อการเกิ ดข้อผิดพลาดหรื อความเสี ยหายแก่องค์กรเพื่อมิให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ ง กระท าการอัน ไม่ เ หมาะสมหรื อ ทุ จ ริ ต โดยอาศัย ระยะเวลาที่ ท างานต่ อ เนื่ อ ง ในหน้าที่งานเดิมเป็ นเวลานาน เกี่ ย วกับ ความขัด แย้ง ระหว่า งผลประโยชน์ ส่ ว นตนกับ ผลประโยชน์ ส่ วนรวม (Conflict of Interest) ซึ่ งหมายถึง สถานการณ์ที่บุคคลหนึ่งมีบทบาท หน้าที่ และหรื อความสั มพันธ์ อื่นที่ มีวตั ถุ ป ระสงค์หรื อผลประโยชน์ข ดั แย้ง กับ บทบาทหน้าที่ในองค์กร ทาให้การปฏิบตั ิงานของบุคคลผูน้ ้ นั ขาดความเป็ นอิสระ และเป็ นกลาง ความขัดแย้งอาจเกิดขึ้นจากผลประโยชน์ส่วนตัวไม่สอดคล้องกับ ผลประโยชน์ขององค์กร จึ งทาให้บุคคลนั้นต้องอยู่ในสภาวการณ์ ที่ตอ้ งเลื อก ทางใดทางหนึ่ ง ซึ่ งอาจไม่ก่อให้เกิ ดประโยชน์สูงสุ ดต่อองค์กร และอาจนาไป สู่ การทุจริ ตและประพฤติมิชอบ เช่น บุคลากรขององค์กรเข้าไปเป็ นคู่สัญญาหรื อ มี ส่ ว นได้ เ สี ยในสั ญ ญาที่ ท ากับ องค์ ก ร
หรื อเป็ นหุ ้ น ส่ ว นหรื อผู ้ถื อ หุ ้ น
ในห้างหุ ้นส่ วนหรื อบริ ษทั ที่ เข้าเป็ นคู่ สัญญากับองค์กร เป็ นต้น ฝ่ ายบริ หาร จึ ง ควรก าหนดข้อ ห้า มเกี่ ย วกับ การ ขัดแย้ง ทางผลประโยชน์ ดัง กล่ า วไว้ใ น ข้อกาหนดด้านจริ ยธรรม และทั้งฝ่ ายบริ หาร และบุคลากรทุกคนในองค์ก ารต้อง หลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ดว้ ย 9. การจัดทาเอกสารหลักฐาน การดาเนิ นงาน หรื อระบบงานใดที่มีความสาคัญ จาเป็ นต้องจัดทาหลักฐาน เป็ นเอกสารหรื อ หนังสื อไว้ เช่ น โครงสร้ าง การควบคุมภายใน การดาเนิ นงานหรื อระบบงานที่สาคัญ คาสั่งนโยบาย หรื อ คู่ มื อ การปฏิ บ ัติ ง านซึ่ งควรมี ค วามถู ก ต้อ งครบถ้ ว นและมี ไ ว้พ ร้ อ มส าหรั บ การนาไปใช้ได้ตลอดเวลา และจัดระบบการดูแลให้คู่มือนั้นเป็ นปั จจุบนั อยูเ่ สมอ
76 4. สารสนเทศและการสื่ อสาร (Information and Communications) มาตรฐาน : ฝ่ ายบริ หารต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างเพียงพอ และสื่ อสาร ให้ฝ่ ายบริ หารและบุ คลากรอื่ นๆที่ เหมาะสมทั้ง ภายในและภายนอกหน่ วยรั บตรวจ ซึ่ งจาเป็ นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรู ปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน และข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ เกี่ ยวกับการดาเนิ นงานของหน่ วยรับตรวจ ไม่ว่าเป็ นข้อมูลจากแหล่งภายใน หรื อ ภายนอก ในการดาเนิ นงานองค์ก รจาเป็ นต้องมี การสื่ อสารข้อมูล เกี่ ยวกับ เหตุ ก ารณ์ ต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกหน่ วยงาน ซึ่ งต้องเป็ นข้อมูลที่เกี่ยวข้อง น่ าเชื่ อถื อ ทันเวลา และเป็ นข้อมูลที่ หน่ วยงานต้องการเพื่อช่ วยให้สามารถบรรลุ วตั ถุ ประสงค์ ที่กาหนด ผูบ้ ริ หารระดับต่าง ๆ จึงจาเป็ นต้องได้รับ ข้อมูลทั้งด้านการดาเนิ นงานและ ด้ า นการเงิ น เพื่ อ พิ จ ารณาว่ า การด าเนิ น งานได้ เ ป็ นไปตามแผนกลยุ ท ธ์ แ ละ แผนการปฏิ บ ัติ ง านประจ าปี
และบรรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ ใ นการใช้ ท รั พ ยากร
อย่างมี ประสิ ท ธิ ผ ลและประสิ ทธิ ภาพหรื อไม่ ตัวอย่างเช่ น ข้อมูลการดาเนิ นงาน ซึ่ งต้อ งน ามาใช้ จ ัด ท ารายงานการเงิ น จะรวมถึ ง ข้อ มู ล ต่ า งๆ
ด้ า นการจัด ซื้ อ
ค่าใช้จ่าย ต่าง ๆ รายการอื่น ๆ เกี่ยวกับทรัพย์สินถาวร สิ นค้าคงคลังหรื อพัสดุคงคลัง และลูกหนี้ นอกจากนี้ ยงั จาเป็ นต้องมีขอ้ มูลการปฏิ บตั ิงานเพื่อประกอบการพิจารณา ว่าองค์กรได้ปฏิ บตั ิ ตามระเบี ยบ กฎหมาย และข้อบังคับต่าง ๆ หรื อไม่ ข้อมูล ด้านการเงินเป็ นที่ตอ้ งการของผูใ้ ช้ท้ งั ภายในและภายนอก ข้อมูลเหล่านี้ เป็ นสิ่ งจาเป็ น เพื่อใช้จดั ทางบ การเงินเพื่อรายงานต่อบุคคลภายนอก และเป็ นข้อมูลที่จาเป็ นต้องใช้ จัด ท ารายงานประจ าวัน เพื่ อ ใช้ต ัด สิ น ใจในการบริ ห ารงาน
จึ ง ควรจัด ให้ มี
ข้อมูล ข่าวสารที่ เกี่ ยวข้องและแจกจ่ายข้อมู ลในรู ปแบบที่ เหมาะสมและทันเวลาให้
77 ฝ่ ายบริ หารและบุ คลากรซึ่ งจาเป็ นต้องใช้ขอ้ มูลข่าวสารนั้นเพื่อช่ วยให้ผูร้ ับสามารถ ปฏิบตั ิหน้าที่ของตนได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ การสื่ อสารที่มีประสิ ทธิ ผลควรเป็ นไปอย่างกว้างขวาง มีการสื่ อสารข้อมูล ทั้งจากระดับบน ลงล่างจากระดับล่างขึ้นบน และในระดับเดี ยวกันภายในองค์การ นอกเหนื อ จากการสื่ อสารภายในองค์ ก รแล้ ว ควรมี ก ารสื่ อสารที่ เ พี ย งพอกั บ บุ ค คลภายนอกองค์ ก รด้ ว ยเพื่ อ ให้ ส ามารถรั บ ข้อ มู ล จากผู ้มี ส่ ว นเกี่ ย วข้อ งหรื อ มีส่วนได้ส่วนเสี ยจากภายนอกเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อหน่วยงาน 5. การติดตามประเมินผล (Monitoring) มาตรฐาน : ฝ่ ายบริ หารต้องจัดให้มีการติดตามประเมินผล (Monitoring) โดยการติ ด ตามผลในระหว่ า งการปฏิ บ ัติ ง าน (Ongoing
Monitoring)
และ
การประเมิ น ผลเป็ นรายครั้ ง (Separate Evaluation) อย่า งต่ อ เนื่ อ งและสม่ า เสมอ เพื่อให้ความมัน่ ใจว่า 1. ระบบการควบคุมภายในที่วางไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิ ทธิ ภาพ และ มีการปฏิบตั ิจริ ง 2. การควบคุมภายในดาเนินไปอย่างมีประสิ ทธิ ผล 3. ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานอื่นๆ ได้รับการปรับปรุ ง แก้ไขอย่างเหมาะสมและทันเวลา 4. การควบคุ ม ภายในได้รั บ การปรั บ ปรุ ง แก้ไ ขให้ ส อดคล้องกับ สถานการณ์ ที่เปลี่ยนแปลงไป
78 การติดตามประเมินผล หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบตั ิงาน และประเมินประสิ ทธิ ผลของการควบคุ มภายในที่วางไว้อย่างต่อเนื่ องและสม่ าเสมอ โดยการติดตามผล ในระหว่างการปฏิบตั ิงาน (Ongoing Monitoring) หรื อในระหว่าง การออกแบบการควบคุมภายในและการประเมินผลเป็ นรายครั้ง (Separate Evaluation) ซึ่ งแยกเป็ นการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self Assessment) และ การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ (Independent Assessment) 5.1
การติดตามผลในระหว่างการปฏิ บตั ิงาน (Ongoing Monitoring) โดยทัว่ ไป การควบคุ ม ภายในจะได้ รั บ การออกแบบเพื่ อ ให้ เ กิ ด ความมั่น ใจว่ า มี การติ ดตามผลอย่างต่อเนื่ องรวมเป็ นส่ วนเดี ยวกันและอยู่ในการดาเนิ นงาน ด้ า นต่ า งๆ
ตามปกติ ข ององค์ ก าร การติ ด ตามผลมั ก อยู่ ใ นรู ป
กิ จกรรมการบริ หารมี และการกากับดู แลโดยปกติ เช่ น การเปรี ยบเทียบ การสอบยัน
และกิ จ กรรมอื่ น ซึ่ งเป็ นการปฏิ บ ัติ ง านตามหน้า ที่ ป ระจ า
ของบุคลากรในองค์กร จุดสาคัญที่ควรติดตามผล 5.1.1 สภาพแวดล้อมของการควบคุม ฝ่ ายบริ หารควรติดตามผลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุม เพื่ อ ความมัน่ ใจว่า
หัว หน้า ส่ ว นงานทุ ก ระดับ ได้ด ารงรั ก ษาไว้
ซึ่ งมาตรฐาน จริ ยธรรม และส่ งเสริ มให้เจ้าหน้าที่ มีศีลธรรมอันดี หัวหน้าส่ วนงานในองค์กรทุกระดับควรติดตามผลเพื่อความมัน่ ใจว่า เจ้าหน้าที่มีความรู้ ความสามารถ และได้รับการฝึ กอบรมที่เพียงพอ ผู ้ บ ริ ห า ร มี ส ไ ต ล์ แ ล ะ ป รั ช ญ า ก า ร บ ริ ห า ร ที่ เ ห ม า ะ ส ม กั บ
79 สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ ที่จะส่ งเสริ มให้ภารกิ จขององค์การ บรรลุผล 5.1.2 ความเสี่ ยงและโอกาสจะเกิดความเสี่ ยง หัวหน้าส่ วนงานต่าง ๆ ในองค์กร ควรติดตามผลเกี่ยวกับ สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์ก ร เพื่ อให้ส ามารถระบุ การเปลี่ ยนแปลงของความเสี่ ยงและโอกาสจะเกิดความเสี่ ยงใหม่ ๆ หากมีการเปลี่ยนแปลงความเสี่ ยงควรดาเนินการตามความเหมาะสม กับความเสี่ ยงนั้น ถ้าความเสี่ ยงนั้นมีสาระสาคัญมากควรรายงานให้ ฝ่ ายบริ หารทราบและฝ่ ายบริ หารควรรั บ รู ้ ว่ า การล่ า ช้ า ของ การตอบสนองเกี่ ยวกับการเปลี่ ยนแปลงของความเสี่ ยงอาจมี ผลให้ เกิดการเสี ยหายต่อองค์กรได้ 5.1.3 กิจกรรมการควบคุม ควรจัด กิ จ กรรมการควบคุ ม ขึ้ น เพื่ อ เป็ นการป้ องกัน หรื อ ลดความเสี่ ยงจากเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่อาจจะเกิดขึ้น อย่างไร ก็ตามกิ จกรรมการควบคุ มอาจจะไร้ ผล ถ้ามีการ สมรู ้ ร่วมคิดกัน ตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปเพื่อการทุจริ ต ดังนั้นฝ่ ายบริ หารจึงควรกาหนด วิ ธี ก ารติ ด ตามผล
ของการปฏิ บ ัติ ต ามกิ จ กรรมการควบคุ ม
การติดตามผลที่ดีจะทาให้มีโอกาสแก้ไขปั ญหาที่เกิดขึ้นของกิจกรรม การควบคุ ม รวมทั้ง ท าให้มีก ารควบคุ ม ความเสี่ ยงก่ อนที่ เหตุ การณ์ ที่ไม่พึงประสงค์น้ ีเกิดขึ้น
80 5.1.4 สารสนเทศและการสื่ อสาร หัวหน้าหน่ วยงานต่าง ๆ ในองค์กรควรติ ดตามผลเพื่ อ ความมัน่ ใจว่า เจ้าหน้า ที่ ในความรั บผิดชอบได้รับข่าวสารข้อมู ล เพียงพอ ทันกาลและเหมาะสม 5.2
การประเมิ นรายครั้ ง (Separate Evaluations) วัตถุ ป ระสงค์มุ่ งเน้นไปที่ ประสิ ทธิ ผลของการควบคุม ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ งที่กาหนดโดยขอบเขต และความถี่ ใ นการประเมิ น รายครั้ งขึ้ น อยู่ก ับ การประเมิ น ความเสี่ ย งและ ประสิ ทธิ ผลของวิธีการติดตามผลอย่างต่อเนื่ องเป็ นหลัก การประเมินรายครั้ง อาจทาในลักษณะของการประเมินการควบคุ มด้ วยตนเอง (Control SelfAssessments)
ซึ่ งกลุ่ ม ผู ้ป ฏิ บ ั ติ ง านในส่ วนงาน หรื อส่ วนงานเป็ น
ผูป้ ระเมิ นประสิ ทธิ ผลของการควบคุ มภายในของส่ วนงานนั้นๆเอง และ การประเมินการควบคุมโดยอิสระ (Independent Control Assessments) ซึ่ ง ประเมิ น โดยผู ้ไ ม่ มี ส่ ว นเกี่ ย วข้อ ง โดยตรงกั บ การด าเนิ น งาน
เช่ น
การประเมินผลโดย ผูต้ รวจสอบภายในหรื อผูต้ รวจสอบภายนอก 5.2.1 การประเมินการควบคุ มด้วยตนเอง (Control Self-Assessment) เป็ นกระบวนการประเมิ นผลโดยการก าหนดให้ก ลุ่ ม ผูป้ ฏิ บ ัติง าน ในส่ วนงานนั้นเข้ามามี ส่วนร่ วมในการประเมินการควบคุ มภายใน ของส่ วนงานนั้น ๆ โดยร่ วมกันพิจารณาถึงความมีประสิ ทธิ ผลของ ส่ วนงานในด้านการดาเนิ นงาน การรายงานทางการเงิ น และ การปฏิบตั ิตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติคณะรัฐมนตรี และ วิ เ คราะห์ ค วามเสี่ ยงที่ มี ผ ลกระทบต่ อ การบรรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ ในด้านต่าง ๆ เพื่อปรับปรุ งกระบวนการและกิจกรรมการควบคุมที่มี อยู่ใ ห้มี ป ระสิ ท ธิ ภ าพและประสิ ท ธิ ผ ลมากยิ่ ง ขึ้ น และพิ จารณา
81 ลดกิ จก รรมก ารควบคุ มที่ ท าใ ห้ ก ารด าเนิ นงานล่ า ช้ า ไม่ มี ประสิ ท ธิ ภ าพและไม่ ก่ อ ให้ เ กิ ด ความเสี่ ย งที่ จะเกิ ด ขึ้ น จากการลด ภาระการควบคุมภายในนั้น การประเมินการควบคุมด้วยตนเองเป็ น เกณฑ์พ้ืนฐานของการประเมินผลเนื่ องจากการประเมินการควบคุ ม ด้ ว ยตนเองจะช่ ว ยให้ ผู ้ บ ริ หารค้ น พบปั ญหาที่ เ กิ ด ขึ้ นก่ อ นมี การประเมิ นการควบคุ ม อย่า งเป็ นอิ ส ระ ซึ่ งจะท าให้สามารถลด ความเสี ยหายที่อาจเกิ ดขึ้นจากปั ญหาดังกล่าวได้ ดังนั้นฝ่ ายบริ หาร จึงควรกาหนดให้มีการประเมินการควบคุมด้วยตนเองทัว่ ทั้งองค์การ 5.2.2 การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ (Independent Assessments) เป็ นการประเมิ น ผลที่ ก ระท าโดยผู ้ที่ ไ ม่ มี ส่ ว นเกี่ ย วข้อ งโดยตรง กับการดาเนิ นงานเพื่อให้เกิ ดความมัน่ ใจว่าการประเมินผลได้ดาเนิ น ไปอย่างเที่ ยงธรรม การประเมินผลอย่างเป็ นอิสระอาจกระทาโดย ผูต้ รวจสอบภายในและผูต้ รวจสอบภายนอก และ/หรื อที่ปรึ กษา ภายนอก ซึ่ งผูบ้ ริ หารอาจใช้ประโยชน์จากการประสานงานระหว่าง หน่วยงานตรวจสอบภายในขององค์กรกับผูต้ รวจสอบภายนอกและ/ หรื อที่ ปรึ ก ษาภายนอก เพื่ อให้ก ารวิเคราะห์ ก ารดาเนิ นงานของ องค์การเป็ นไปตามเป้ าหมายและมี ความเที่ ย งธรรมมากขึ้ น การ ประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระไม่ควรเป็ นกิจกรรมการควบคุมที่ ทดแทนการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง แต่ควรจะเป็ นกิจกรรมที่ ช่วยเสริ มและสนับสนุนการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง 5.3
ความรับผิดชอบของผูบ้ ริ หารต่อการติดตามประเมินผล ผูบ้ ริ หารต้องจัดให้ มีการติดตามผล (หมายถึ ง การประเมินมาตรการ หรื องานที่ อยู่ระหว่าง การออกแบบ หรื ออยูร่ ะหว่างการดาเนิ นงาน) และการประเมินผล (หมายถึง การประเมินมาตรการ หรื องานที่ได้ใช้ไปแล้วเป็ นระยะเวลาหนึ่งและสมควร
82 ได้รับการประเมินว่ายังมีความเหมาะสมกับสิ่ งแวดล้อมต่างๆ ที่เปลี่ยนไปอีก หรื อไม่) โดยกาหนดให้มี การติดตามผลเกี่ ย วกับ ความมี ป ระสิ ทธิ ผ ลของ การควบคุมภายในอย่างต่อเนื่ อง และกาหนดให้การติดตามผลเป็ นส่ วนหนึ่ ง ของการปฏิ บตั ิ งานประจาวัน นอกจากนี้ ต้องจัดให้มี ก ารประเมิ นผลทั้ง การประเมินการควบคุ มด้วยตนเอง และการประเมิ นการควบคุ มอย่างเป็ น อิสระ โดยบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และทักษะอย่างเพียงพอ และ กาหนดให้รายงานเกี่ยวกับความไม่มีประสิ ทธิ ผลของระบบการควบคุมภายใน โดยตรงต่ อผูบ้ ริ หารและคณะกรรมการตรวจสอบ (ถ้ามี ) อย่า งเพี ย งพอ และทันกาล จุดอ่อน ข้อบกพร่ อง หรื อปั ญหาที่พบในระหว่างการติ ดตามผล อย่ า งต่ อ เนื่ อ งและการประเมิ น รายครั้ งจะต้ อ งได้ รั บ การสื่ อสารไปยัง ผูท้ ี่รับผิดชอบหน้าที่น้ นั ๆ และผูบ้ งั คับบัญชาที่เหนือผูน้ ้ นั ขึ้นไปอย่างน้อย งานวิจัยทีเ่ กี่ยวข้ อง การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดด้ านการควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของ ธนาคารออมสิ น นพวรรณ ฟูติตระกูล (2544) มีวตั ถุประสงค์เพื่อการเปรี ยบเทียบแนวคิดด้านการควบคุม ภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารออมสิ นที่ใช้ปฏิบตั ิอยู่ในปั จจุบนั วิธี การศึ กษาเป็ นการเปรี ยบเที ย บในแต่ละองค์ประกอบของการควบคุ มภายในตามแนวคิด COSO ได้แก่ สภาพแวดล้อมของการควบคุม การประเมินความเสี่ ยง กิจกรรมการควบคุมสารสนเทศและ การสื่ อสาร และการติดตามและประเมินผล เพื่อให้ทราบถึงความแตกต่างและความคล้ายคลึงกัน
83 สภาพแวดล้อมของการควบคุมตามแนวคิดของ COSO และระบบการควบคุมภายในของ ธนาคารออมสิ นมีความแตกต่าง คือ แนวคิ ดของ COSO เน้นที่การกาหนดวิธีการจัดบรรยากาศ การควบคุ มภายในองค์กรโดยบุคคล เพื่อให้เกิ ดความเข้าใจและมีจิตสานึ กที่ดีในการควบคุ มและ การปฏิบตั ิงานตามความรับผิดชอบ แต่ระบบการควบคุมของธนาคารออมสิ นไม่ได้กาหนดวิธีการ ชัดเจนในการสร้างบรรยากาศการควบคุม หรื อมาตรการสร้างความเข้าใจให้บุคลากรมีจิตสานักที่ดี ในการควบคุ ม รวมถึ งการขาดแคลนบุคลากรที่เกี่ ยวข้องกับการบัญชี ของสานักงานสาขา ยังไม่มี ความรู ้ แ ละทัก ษะที่ เ หมาะสมกับ ปริ ม าณงานและความซับ ซ้อ นของกิ จกรรมและระบบงานที่ เกี่ ย วข้อ ง แต่ เ มื่ อ พิ จ ารณาปั จ จัย อื่ น ๆ เช่ น ปรั ช ญาและรู ป แบบการบริ ห ารงานด้า นบุ ค ลากร โครงสร้ างการจัดองค์กรความรู ้ ความสามารถที่เหมาะสมกับงานของบุคลากรและการตรวจสอบ ภายใน พบว่าไม่มีความแตกต่าง ในส่ วนของการประเมินความเสี่ ยง ทั้งแนวคิด COSO และวิธีปฏิบตั ิของธนาคารออมสิ น เน้นการประเมิ นและการบริ หารความเสี่ ย งทางธุ รกิ จเหมื อนกัน ยกเว้นธนาคารออมสิ นที่ ไ ม่ มี การบริ หารความเสี่ ยงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น ไม่มีการจัดทาแบบทดสอบ หรื อกาหนดวิธีการ เพื่อให้ทราบว่าบุคลากรใหม่มีความเข้าใจและปฏิบตั ิตามวัฒนธรรมขององค์กร หรื อมีการวิเคราะห์ผลกระทบที่มีต่อการดาเนินงานเมื่อมีการมอบหมายงานใหม่ ในกรณี ที่พนักงาน คนเก่าถูกย้าย ปลด หรื อลดขนาดโครงสร้างองค์กร ส าหรั บ กิ จ กรรมการควบคุ ม ตามแนวคิ ด ของ COSO และระบบการควบคุ ม ภายใน ของธนาคารออมสิ น ไม่มีความแตกต่างกันในการกาหนดนโยบายเพื่อลดหรื อควบคุ มความเสี่ ยง และผูบ้ ริ หารของธนาคารเป็ นผูน้ าในการจัดทานโยบาย แผนงาน ตลอดจนถึงงบประมาณ และ ประมาณการผลการดาเนิ นงาน มีการกาหนดให้กิจกรรมการควบคุมอยู่ในทุกหน้าที่และทุกระดับ ของการปฏิ บ ตั ิงานในธนาคาร อาทิ การอนุ มตั ิ การมอบอานาจ การตรวจสอบ การกระทบยอด การป้ องกันดูแลทรัพย์สิน เป็ นต้น ยกเว้นการใช้เครื่ องมือในการประเมินผลแนวคิด COSO เน้นใน การนาเอาเครื่ องมือในการควบคุ มและประเมินผลสมัยใหม่มาให้ ได้แก่ ดัชนี วดั ผลการปฏิบตั ิงาน บัตรบันทึ กคะแนนสมดุ ลและการเปรี ยบเที ยบกับวิธีที่ดีที่สุด แต่ธนาคารออมสิ นยังใช้เครื่ องมื อ
84 วัดผลทางการเงินแบบเดิม ได้แก่ งบประมาณ ระบบต้นทุน และการวิเคราะห์อตั ราส่ วนทางการเงิน ต่างๆ ในส่ วนของสารสนเทศและการสื่ อสาร ทั้งแนวคิ ด COSO และวิธี ปฏิ บตั ิของธนาคาร ออมสิ นให้ความสาคัญกับการมีระบบสารสนเทศที่ดี มีการจัดหาบุคลากรที่มีความรู ้ ความสามารถ และประสบการณ์ทางวิชาชีพ มีการจัดหาเครื่ องมือเครื่ องใช้ เทคโนโลยีและมีการพัฒนาระบบงาน ทั้งเอกสาร ระบบบัญชี และระบบการประมวลผลข้อมูลเพื่อการบริ หารอื่นๆ สาหรับการติดตามและประเมิ นผล แนวคิดของ COSO และแนวทางปฏิบตั ิของธนาคาร ออมสิ น มี ค วามคล้ า ยคลึ ง กัน ในระบบการติ ด ตามและประเมิ น ผล มี ก ารจัด ท ารายงานผล การปฏิ บ ัติ ง านและมี ผู ้รั บ ผิ ด ชอบต่ อ ความถู ก ต้อ งของรายงาน เพื่ อ เสนอให้ ก ับ ผู ้บ ริ ห ารใน การติ ดตามผลการดาเนิ น งาน ส่ ว นการประเมิ นผลการปฏิ บตั ิ งานได้จดั ให้มี ก ารตรวจสอบใน ประกอบด้วยพนักงานจากฝ่ ายตรวจสอบภายในที่ความรู้ ทักษะและความสามารถในการตรวจสอบ ผลการปฏิ บ ตั ิ แต่ ก ารปฏิ บ ตั ิ ง านตรวจสอบภายในแต่ ล ะครั้ งจะมี ผ ลกระทบกับ การปฏิ บ ัติง าน ประจาวัน การศึกษาเปรี ยบเทียบแนวคิดด้านการควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุม ภายในของธนาคารออมสิ นนี้ มีประโยชน์ต่อผูท้ ี่เกี่ยวข้องไม่วา่ จะเป็ น พนักงานหรื อผูบ้ ริ หารเพื่อให้ ทราบถึ ง ความแตกต่ า งและคล้า ยคลึ ง กันของแนวคิ ด การควบคุ ม ภายในสมัย ใหม่ แ ละระบบที่ ธนาคารใช้ปฏิ บตั ิ อยู่ เพื่อนามาใช้พิจารณาถึ งแนวทางปฏิ บตั ิ ที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและ รู ป แบบการด าเนิ น ธุ ร กิ จ ของธนาคารออมสิ น ซึ่ งจะส่ ง ผลให้ ก ารด าเนิ น งานของธนาคาร มีประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผล
85 การศึ กษาเปรี ยบเทียบแนวคิดด้ านการควบคุ มภายใน COSO และระบบการควบคุมภายในของ ธนาคารเพื่อ การเกษตรและสหกรณ์ ก ารเกษตรควบคุ ม ภายในของธนาคารเพื่อ การเกษตรและ สหกรณ์การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชียงใหม่ ทิพย์สุดา เมฆฉาย (2550) การศึกษาค้นคว้ามีวตั ถุประสงค์เพื่อศึกษาเปรี ยบเทียบแนวคิด ด้านการควบคุมภายในของ COSO กับระบบการควบคุมภายในของธนาคารเพื่อการเกษตรและ สหกรณ์ การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชี ยงใหม่ และเพื่อศึ ก ษาความรู ้ ค วามเข้า ใจของพนัก งาน ธนาคารเกี่ ยวกับการควบคุ มภายในของการปฏิ บตั ิอยู่ในปั จจุบนั โดยแบ่งหัวข้อการเปรี ยบเที ยบ ตามองค์ป ระกอบของการควบคุ มภายในตามแนวคิ ดของ COSO ได้แก่ สภาพแวดล้อมของ การควบคุ ม การประเมิ น ความเสี่ ย ง กิ จ กรรมควบคุ ม ข้อ มู ล สารสนเทศและการสื่ อ สาร และ การติดตามพบว่ามีความคล้ายคลึงและแตกต่างกันดังต่อไปนี้ องค์ประกอบที่ 1 สภาพแวดล้อมของการควบคุมตามแนวคิด COSO และระบบการควบคุม ภายในของธนาคารเพื่ อ การเกษตรและสหกรณ์ ก ารเกษตร สาขาฮอต จัง หวัด เชี ย งใหม่ มีความคล้ายคลึงกันจากปั จจัยในด้านสภาพแวดล้อม เช่น โครงสร้างการจัดการองค์กร ปรัชญาและ รู ปแบบการทางานของผูบ้ ริ หาร ความรู้ ทักษะและความสามารถของพนักงาน การมอบอานาจและ ความรับผิดชอบ การมีส่วนร่ วมของพนักงาน ผูบ้ ริ หารปฏิบตั ิตนเป็ นตัวอย่างแก่พนักงานและมีการ ส่ งเสริ มให้พนักงานมีจริ ยธรรม มีความซื่อสัตย์ ความไว้ใจได้ ความโปร่ งใสในการทางาน เป็ นต้น องค์ประกอบที่ 2 การประเมินความระบบการคุมภายในของธนาคารเพื่อการเกษตรและ สหกรณ์การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชี ยงใหม่ มีความคล้ายคลึ งกับแนวคิ ดของ COSO คือ มีการดาเนิ นการในด้านการประเมินความเสี่ ย ง การระบุปัจจัย เสี่ ยง การวิเคราะห์ความเสี่ ย ง การก าหนดวิ ธี ป้ องกัน หรื อลดความเสี่ ย งที่ อ าจเกิ ด ขึ้ น
ซึ่ งธนาคารเพื่ อ การเกษตรและ
สหกรณ์การเกษตร สาขาฮอดจังหวัดเชี ยงใหม่ มีการประเมินการควบคุมภายในโดยแบ่งออกเป็ น 2 ระดับ ได้แก่ การประเมินการควบคุมด้วยตนเอง โดยให้ส่วนงานผูป้ ฏิบตั ิเป็ นผูป้ ระเมิน และ
86 การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ โดยให้ส่วนงานตรวจสอบภายในหรื อผูต้ รวจสอบภายนอก เป็ นผูป้ ระเมิน องค์ประกอบที่ 3 กิ จกรรมควบคุ ม ของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชี ยงใหม่ มีความคล้ายคลึงกับแนวคิดของ COSO โดยธนาคารมีการกาหนด นโยบาย
วิ ธี ป ฏิ บ ัติ ง านโดยมี ก ารจัด ท าขั้น ตอนการปฏิ บ ัติ ง านและคู่ มื อ ในการปฏิ บ ัติ ง าน
ในกิจกรรมต่าง ๆ จัดทาระเบียบ ข้อบังคับในการปฏิบตั ิงานของธนาคาร ในการปฏิบตั ิงานของ พนักงานมีการแบ่งแยกหน้าที่และมีการสอบทานการปฏิบตั ิงานโดยผูบ้ ริ หารและหัวหน้าส่ วนงาน มี วิธีการในการป้ องกันรั กษาทรั พย์สินที่ ส าคัญ มีการจัดทาแผนการปฏิ บตั ิงานในกรณี ฉุกเฉิ น ที่ไม่สามารถคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า เป็ นต้น องค์ประกอบที่ 4 ข้อมูลสารสนเทศและการสื่ อสารของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชี ยงใหม่มีความคล้ายคลึ งกับแนวคิดของ COSO ธนาคารได้ให้ ความสาคัญเกี่ยวกับความเชื่ อถือได้ของสารสนเทศ โดยจัดให้มีระบบสารสนเทศที่ดี มีบุคลากรที่มี ความรู้ ความสามารถในการปฏิบตั ิงาน และมีการจัดระบบเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ที่ ส าคัญ โดยมี ก ารก าหนดรหั ส และก าหนดระดับ ของบุ ค คลในการเข้า ถึ ง ระบบงานต่ า งๆ การเปิ ดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะในการปรับปรุ งของสาขา และ มีการรับข้อเสนอแนะจากภายนอกองค์กรเพื่อนาข้อมูลที่ได้มาปรับปรุ งการดาเนินงานของสาขา องค์ประกอบที่ 5 การติดตามและประเมินผลของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชี ยงใหม่มีความคล้ายคลึ ง กับแนวคิ ดของ COSO ธนาคาร มีการกาหนดระยะเวลาในการติดตามผลในการปฏิ บตั ิงานและจัดทารายงานเปรี ยบเทียบแผนงาน และผลการดาเนิ นงานรวมถึ งการชี้ แจงสาเหตุที่เบี่ยงเบนจากแผนและวิธีการแก้ไขการดาเนิ นงาน ของสาขาที่ไม่เป็ นไปตามแผนงาน การแก้ไข ติดตามผล และจัดทารายงานข้อบกพร่ องของธนาคาร มี ก ารก าหนดขั้นตอนในการติ ดตามและแก้ไ ขข้อบกพร่ อง มี ก ารตรวจสอบและประเมิ นผล
87 การปฏิบตั ิงานโดยฝ่ ายตรวจสอบของธนาคาร แต่การปฏิบตั ิงานตรวจสอบภายใน พนักงานเห็นว่า มีผลกระทบต่อการปฏิบตั ิงานของพนักงาน และจากการศึกษาพนักงานของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชียงใหม่ มีความรู ้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบควบคุมภายในของธนาคารเป็ นอย่างดีทราบว่า ธนาคารมี วิธี ก ารปฏิ บ ตั ิ เกี่ ย วกับ การควบคุ ม ภายในและพนัก งานให้ค วามส าคัญ ในการปฏิ บ ัติ ของธนาคาร ปัญหาของการควบคุมภายในทางการบัญชี ของสหกรณ์ การเกษตรในจังหวัดพิษณุโลก อนุ สอน เทพสุ วรรณ์ (2551) ศึกษาครั้งนี้ มีวตั ถุ ประสงค์เพื่อศึกษาปั ญหาของการควบคุ ม ภายในทางการบัญชี สหกรณ์การเกษตรในจังหวัดพิษณุ โลก เพื่อให้ทราบถึงปั ญหา อุปสรรค และ แนวทางในการพั ฒ นางานการควบคุ ม ภายในทางการบั ญ ชี ของสหกรณ์ การเกษตร ในจังหวัดพิษณุโลก ผลการศึ ก ษาพบว่ า มี ปั ญ หาการควบคุ ม ภายในระดั บ มากในเรื่ องการขาดความรู้ ในการซื้ อสิ น ทรั พ ย์ถ าวรประเภทเทคโนโลยี และมี ปั ญหาการควบคุ ม ภายในระดับ ปานกลาง ในเรื่ องการไม่ทบทวนความเสี่ ยงทีอาจเกิดขึ้นจากการดาเนิ นงานอย่างสม่าเสมอ การบันทึกรายงาน การประชุ มไม่สมบูรณ์ ได้ไม่ครบถ้วน ในการเก็บรักษาเงินสดไม่มีระบบการรักษาความปลอดภัย ที่ ดี และไม่ มี ก ารตรวจนับเงิ นสดคงเหลื อประจาวันให้ตรงกันกับ รายงานการรั บ เงิ นประจาวัน ไม่มีการทบทวนหลักทรัพย์ค้ าประกันของพนักงานที่ทาหน้าที่เกี่ ยวกับเงินสด การจัดเก็บเอกสาร ไม่ ส มบู ร ณ์ หรื อไม่ ไ ด้ จ ัด ท าอย่ า งครบถ้ ว น สิ นค้ า เสื่ อมคุ ณ ภาพ และล้ า สมัย การละเลย การตรวจสอบสิ นค้ า คงคลั ง อย่ า งสม่ า เสมอ การสู ญหายของสิ นทรั พ ย์ ถ าวร การละเลย การตรวจสอบลูกหนี้เงินให้กยู้ มื และไม่มีแผนการติดตามแก้ไขลูกหนี้คา้ งชาระ
88 ในการศึ ก ษาครั้ งนี้ พบว่ า ระบบการควบคุ ม ภายในทางการบัญ ชี เ ป็ นเครื่ องมื อ ของ ฝ่ ายบริ หารที่จะช่วยป้ องกันความเสี ยหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับกิจการได้อย่างดี แต่ในทางปฏิบตั ิแล้ว ยังพบปั ญหาในหลายกิ จกรรมทางการบัญชี ซึ่ งเกิ ดจากพนักงานไม่ปฏิ บตั ิ ตามระบบการควบคุ ม ภายใน และกิ จการไม่ มี บ ทลงโทษแก่ ผูท้ ี่ ไ ม่ ป ฏิ บ ตั ิ ตามอย่า งเข้ม งวด ซึ่ ง ปั จ จัย เหล่ า นี้ ส่ ง ผลให้ การควบคุมภายทางการบัญชีไม่มีประสิ ทธิ ภาพ การวิเคราะห์ ประสิ ทธิภาพการควบภายใน กรณีศึกษาสหกรณ์โคนมในจังหวัดนครราชสี มา อภิ ญ ญา เปิ นสู งเนิ น (2551) การวิ จ ั ย ครั้ งนี้ มี ว ัต ถุ ป ระสงค์ เ พื่ อ 1. ศึ ก ษาระดั บ การควบคุ มภายในด้านการบริ หารและด้านการบัญชี ของสหกรณ์ โคนมในจังหวัดนครราชสี มา 2. ศึกษาผลการปฏิบตั ิงานตามระบบการควบคุมภายในของสหกรณ์โคนมในจังหวัดนครราชสี มา และ3. วิ เ คราะห์ ป ระสิ ท ธิ ภ าพการควบคุ ม ภายในของสหกรณ์ โ คนมในจัง หวัด นครราชสี ม า ผลจากการวิจยั พบว่า 1. ระดั บ การควบคุ ม ภายในด้ า นการบริ หารตามความเห็ น ของประธานกรรม การอยู่ ใ นระดั บ ดี ตามความเห็ น ของผู ้ส อบบั ญ ชี อ ยู่ ใ นระดั บ พอใช้ ส าหรั บ ด้านการบัญชี ตามความเห็ นของหัวหน้า ฝ่ ายบัญชี อยู่ในระดับดี ตามความเห็ นของ ผู ้ส อบบัญ ชี อ ยู่ ใ นระดับ พอใช้ เมื่ อ พิ จ ารณาระดั บ การควบคุ ม ภายในโดยรวม ตามความเห็ น ของประธานกรรมการและหั ว หน้ า บั ญ ชี อ ยู่ ใ นระดั บ ดี และ ตามความเห็นของผูส้ อบบัญชีอยูใ่ นระดับพอใช้ ผลการวิ เ คราะห์ ร ะดับ การควบคุ ม ภายในด้า นการบริ ห ารโดยรวม พบว่า ประธานกรรมการส่ ว นใหญ่ มี ค วามเห็ น ว่า การควบคุ ม ภายในอยู่ ใ นระดับ ดี แ ละ ผูส้ อบบัญชีมีความเห็นว่าการควบคุมภายในอยูใ่ นระดับพอใช้ โดยมีความเห็นในเรื่ อง ความซื่ อสั ต ย์ แ ละจริ ยธรรม การจั ด การองค์ ก ารและการมอบหมายงาน การบริ หารบุคคล การตรวจสอบภายใน การรายงานและการประเมินผล
89 ผลการวิเคราะห์ระดับการควบคุมภายในด้านการบัญชี โดยรวม พบว่า หัวหน้า ฝ่ ายบัญชี ส่วนใหญ่มีความเห็ นว่า การควบคุ มภายในอยู่ในระดับดี และผูส้ อบบัญชี ส่ วนใหญ่มีความเห็นว่าการควบคุ มภายในอยู่ในระดับพอใช้ โดยมีความเห็นในเรื่ อง เงิ นสดและเงิ นฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ การจัดซื้ อ รายได้ สิ นค้า ที่ดิน อาคารและ อุปกรณ์ และสมาชิกและทุนเรื อนหุน้ 2. ผลการปฏิ บ ตั ิ ง านตามระบบการควบคุ มภายในของสหกรณ์ โคนมขนาดใหญ่ ม าก อยูใ่ นเกณฑ์พอใช้ 3 สหกรณ์ และอยูใ่ นเกณฑ์ควรปรับปรุ ง 3 สหกรณ์ สหกรณ์โคนม ขนาดใหญ่มากอยู่ในเกณฑ์ดี 2 สหกรณ์ อยู่เกณฑ์พอใช้ 1 สหกรณ์ และอยู่ในเกณฑ์ ควรปรับปรุ ง 1 สหกรณ์ 3. ประสิ ทธิ ภ าพการควบคุ ม ภายในของสหกรณ์ โ คนมในจัง หวัด นครราชสี มา ไม่ดี 8 สหกรณ์ และประสิ ทธิภาพการควบคุมภายในดี 2 สหกรณ์ สภาพและปัญหาของระบบควบคุมภายใน ศึกษากรณี: บริษัท ไปรษณีย์ไทย จากัด ถิ ร าวุ ฒิ ทองทรง (2547)
การศึ ก ษาสภาพและปั ญ หาของระบบควบคุ ม ภายใน
เป็ นการวิจยั เชิ งสารวจ แบบสุ่ มตัวอย่าง คานึ งถึ งโอกาสความน่ าจะเป็ น โดยใช้การเลื อกตัวอย่าง แบบชั้นภูมิ และใช้การเลื อกกลุ่ม กลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการวิจยั เป็ นพนักงาน บริ ษทั ไปรษณี ยไ์ ทย จากัด จานวน 356 คน เครื่ องมื อที่ ใช้ในการเก็ บรวบรวมข้อมู ลใช้แบบสอบถามวิเคราะห์ ขอ้ มู ล โดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ สาเร็ จรู ป คานวณหาค่าเฉลี่ ย ค่าส่ วนเบี่ ยงเบนมาตรฐาน ค่า t-test และ F-test บริ ษัท ไปรษณี ย ์ ไ ทย จ ากั ด
ที่ มี ส ถานภาพส่ ว นบุ ค คล ได้ แ ก่ ต าแหน่ ง และ
ด้า นหน่ ว ยปฏิ บ ัติ ง านที่ สั ง กัด ที่ แ ตกต่ า งกัน มี ค วามเห็ น เกี่ ย วกับ สภาพและปั ญ หาของระบบ ควบคุมภายใน โดยรวมแตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญที่ระดับ .05 ซึ่ งเป็ นไปตามสมมติฐานที่ต้ งั ไว้
90 ผลการวิ เ คราะห์ ข ้อ มู ล พบว่า ความคิ ด เห็ น โดยรวมของพนัก งานเกี่ ย วกับ สภาพของ ระบบการควบคุ มภายในทั้ง 5 ด้าน เมื่อพิจารณาเป็ นรายด้าน สามารถเรี ยงลาดับสภาพที่ปฏิบตั ิ จ า ก ม า ก ไ ป ห า น้ อ ย ต า ม ค ว า ม คิ ด เ ห็ น ข อ ง พ นั ก ง า น บ ริ ษั ท ไ ป ร ษ ณี ย์ ไ ท ย จ า กั ด คื อ ด้า นกิ จ กรรมควบคุ ม ด้า นสภาพแวดล้ อ มของการควบคุ ม ด้า นการประเมิ น ความเสี่ ย ง ด้านสารสนเทศและการสื่ อสารและด้านการติดตามประเมินผล พนั ก งานบริ ษั ท ไปรษณี ย์ ไ ทย จ ากั ด ที่ มี ส ถานภาพส่ วนบุ ค คลของพนั ก งาน บริ ษัท ไปรษณี ย ์ ไ ทย จ ากัด ได้ แ ก่ ต าแหน่ ง และหน่ ว ยปฏิ บ ัติ ง านที่ สั ง กัด ที่ แ ตกต่ า งกั น มี ค วามคิ ด เห็ น เกี่ ยวกั บ ปั ญหาของระบบการควบคุ ม ภายในโดยรวมไม่ แ ตกต่ า งกั น อย่างมีนยั สาคัญทางสถิติระดับ 0.05 ซึ่ งไม่เป็ นไปตามสมมติฐานที่ต้ งั ไว้ ผลการวิ เ คราะห์ ข ้ อ มู ล พบว่ า ความคิ ด เห็ น โดยรวมเกี่ ย วกั บ ปั ญหาของระบบ การควบคุมภายใน ทั้ง 5 ด้าน เมื่อพิจารณาเป็ นรายด้าน สามารถเรี ยงลาดับสภาพที่ปฏิบตั ิจากมาก ไปหาน้อยตามความคิ ดเห็ นของพนัก งาน บริ ษ ทั ไปรษณี ย ์ไ ทย จากัด คื อ ด้า นสภาพแวดล้อม ของการควบคุม ด้านสารสนเทศและการสื่ อสาร ด้านการประเมินความเสี่ ยง ด้านกิ จกรรมควบคุ ม และด้านการติดตามประเมินผล การพัฒนาระบบควบคุมภายในของสถานศึกษาขั้นพืน้ ฐานสั งกัดสานักงานคณะกรรมการการศึกษา ขั้นพืน้ ฐาน อัจฉรา นิ ย มาภา (2550) การศึ ก ษาการพัฒนาระบบควบคุ ม ภายในของสถานศึ ก ษา ขั้น พื้ น ฐานสั ง กัด ส านัก งานคณะกรรมการการศึ ก ษาขั้น พื้ น ฐาน
กระทรวงศึ ก ษาธิ ก าร
โดยใช้รูปแบบการวิจยั เชิ งบรรยาย เก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ ผทู ้ รงคุ ณวุฒิที่เกี่ ยวข้อง กั บ การควบคุ ม ภายในของสถานศึ ก ษาขั้ น พื้ น ฐาน และสอบถามความคิ ด เห็ น ผู ้บ ริ หาร โรงเรี ยนเกี่ ยวกับสภาพและปั ญหาการควบคุ มภายใน นามาเป็ นข้อมูลในการออกแบบระบบใหม่ และตรวจสอบระบบโดยผูท้ รงคุณวุฒิ
91 ผลการวิจยั สรุ ปได้วา่ ระบบการควบคุมภายในของสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน สังกัดสานักงาน คณะกรรมการ การศึ ก ษาขั้นพื้ น ฐาน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ คื อ การจัดสภาพแวดล้อ ม การประเมินความเสี่ ยง การจัดกิจกรรมการควบคุม การจัดทาข้อมูลและสารสนเทศ และการติดตาม ประเมินผล ซึ่ งแต่ละองค์ประกอบมีรายละเอียด วิธีดาเนิ นการที่ได้รับการตรวจสอบเป็ นที่รับรอง จากผูท้ รงคุณวุฒิ โดยมีค่าเฉลี่ยความคิดเห็นอยูใ่ นเกณฑ์เหมาะสมมากที่สุด และมีค่าส่ วนเบี่ยงเบน มาตรฐานอยูใ่ นเกณฑ์เหมาะสมมากที่สุด องค์ประกอบดังกล่าวมีรายละเอียดดังนี้ 1. องค์ประกอบด้านปั จจัยนาเข้า คือ หลัก การการควบคุ มภายใน และวัตถุ ประสงค์ ของการควบคุมภายใน 2. องค์ประกอบด้านกระบวนการ คือ การจัดสภาพแวดล้อมการควบคุ ม การประเมิน ความเสี่ ย งการจัดกิ จกรรมการควบคุ ม การจัดท าสารสนเทศและการสื่ อสาร และ การติดตามประเมินผล 3. องค์ประกอบด้านปั จจัยส่ งออก คือ การปฏิบตั ิงานที่มีประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผล 4 องค์ ป ระกอบด้ า นข้อ มู ล ป้ อนกลับ
คื อ ผลการประเมิ น และการปรั บ ปรุ ง
การควบคุมภายใน 5. องค์ประกอบด้านสภาพแวดล้อมของระบบ คือ การจัดสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินการควบคุมภายในของระบบสารสนเทศทางการบัญชี การไฟฟ้าส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนือ (เชียงใหม่ ) คมสั น ต์ จัน ทร์ ชั ย (2553) การประเมิ น การควบคุ ม ภายในของระบบสารสนเทศ ทางการบัญชี การไฟฟ้ าส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนือ (เชี ยงใหม่) จากการที่การไฟฟ้ าส่ วนภูมิภาค
92 ได้นาเทคโนโลยี ส ารสนเทศเข้า มาใช้ง าน โดยมี ก ารพัฒ นาโปรแกรมที่ เ กี่ ย วข้องกับ การบัญ ชี เพื่ อ ใช้ ใ นองค์ก รโดยบุ ค คลของการไฟฟ้ าส่ ว นภู มิ ภ าคเองร่ ว มกับ การน าระบบคอมพิ ว เตอร์ ซอฟต์แวร์ สาเร็ จรู ป (SAP) ที่ สามารถเชื่ อมโยงระบบการท างานทัว่ ทั้ง องค์กรได้อย่างอัตโนมัติ มาดาเนิ นการ เพื่อให้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของการไฟฟ้ าส่ วนภูมิภาค สามารถเชื่ อมโยง การทางานที่มีขอ้ มูลจานวนมากและเพิ่มขึ้นของข้อมูลอย่างต่อเนื่ องได้ ซึ่ งเป็ นเรื่ องที่มีความสาคัญ และส่ ง ผลกระทบโดยตรงกับ ข้อ มู ล ทางบัญ ชี ซ่ ึ งถื อ ว่ า เป็ นข้อ มู ล ที่ ส าคัญ ดัง นั้น จึ ง เป็ นเหตุ ให้มีการศึกษาเกี่ยวกับการประเมินการควบคุมภายในของระบบสารสนเทศทางการบัญชี การไฟฟ้ า ส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนื อ (เชี ยงใหม่) โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อศึกษาถึงการประเมินการควบคุม ภายในของระบบสารสนเทศทางการบัญชี การไฟฟ้ าส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนื อ (เชี ยงใหม่) โดยศึ ก ษาจาก หัวหน้าแผนกบัญชี ป ระมวลผล และพนักงานในแผนกบัญชี ใ นสัง กัดการไฟฟ้ า ส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนือ (เชียงใหม่) ผลการศึ ก ษาพบว่ า ระดั บ การประเมิ น การควบคุ ม ภายในของระบบสารสนเทศ ทางการบัญชี การไฟฟ้ าส่ วนภูมิภาค เขต 1 ภาคเหนือ (เชียงใหม่) ซึ่ งแบ่งออกเป็ น การควบคุมทัว่ ไป และการควบคุ ม ระบบงาน ส่ ว นใหญ่ มี ร ะดับ การควบคุ ม ภายในระบบสารสนเทศการบัญ ชี ที่ดีพอสมควร การควบคุ ม ทั่ว ไป ส่ ว นใหญ่ มี ก ารควบคุ ม ภายในที่ ดี พ อสมควร โดยการควบคุ ม ด้านซอฟต์แวร์ ระบบมีระดับการปฏิ บตั ิการควบคุ มภายในสู งที่ สุด คือเน้นที่พ นักงานผูม้ ี หน้าที่ ดู แ ลระบบคอมพิ ว เตอร์ ใ ห้ ก ับ แผนกบัญ ชี ไ ม่ มี ห น้ า ที่ เ กี่ ย วกับ การเขี ย นโปรแกรมหรื อ แก้ไ ข โปรแกรมที่มีใช้งานในแผนกบัญชี การควบคุ ม ระบบงาน ด้ า นการตรวจสอบควบคุ ม การบั น ทึ ก ข้ อ มู ล เข้ า มี ร ะดั บ การควบคุมภายในสู งที่สุด คือเน้นที่การตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกรหัสข้อมูล
93 การประเมินผลการควบคุมภายในทางการบัญชี ของเหมืองแม่ เมาะ การไฟฟ้าฝ่ ายผลิตแห่ งประเทศ ไทย อุทุมพร ธรรมสนอง (2551) มีวตั ถุ ประสงค์เพื่อประเมินถึงความเพียงพอและเหมาะสม ของการควบคุมภายในทางการบัญชีของเหมืองแม่เมาะ การไฟฟ้ าฝ่ ายผลิตแห่ งประเทศไทย โดยทา การประเมิ น การควบคุ ม ใน
8
องค์ป ระกอบตามแนวทางการบริ ห ารความเสี่ ย งองค์ก ร
(Enterprise Risk Management : ERM) ซึ่ งประกอบด้วยสภาพแวดล้อมภายใน การกาหนด วัตถุประสงค์ การระบุเหตุการณ์ การประเมินความเสี่ ยง การตอบสนองความเสี่ ยง กิ จกรรม การควบคุม ระบบสารสนเทศและการสื่ อสาร และการติดตามประเมินผล เพื่อใช้เป็ นแนวทางใน การพิจารณาแก้ไ ขปรั บ เปลี่ ย นระบบการควบคุ ม ภายในให้มี ค วามเหมาะสมและสอดคล้องกับ สถานการณ์ ปั จจุ บนั อันจะส่ ง ผลให้การดาเนิ นงานเกิ ดประสิ ท ธิ ภาพสู งสุ ด โดยดาเนิ นการ เก็ บ รวบรวมข้อ มู ล จากแบบสอบถามที่ ใ ห้ ก ั บ ผู ้ป ฏิ บ ัติ ง านทุ ก คนในกองบัญ ชี แ ละการเงิ น เหมืองแม่เมาะ จากการศึกษาพบว่า การควบคุมภายในทางการบัญชี ของเหมืองแม่เมาะ การไฟฟ้ าฝ่ ายผลิต แห่ งประเทศไทยมีความควบคุมภายในที่เพียงพอและเหมาะสมแล้ว ในด้านสภาพแวดล้อมภายใน มีระดับ การดาเนิ นการที่ ดีพ อใช้ คื อมี ก ารจัดโครงสร้ างองค์ก รและสายงานการบังคับบัญชา ที่ชดั เจนและเหมาะสมกับขนาดและลักษณะการดาเนิ นงานขององค์กร มีการสร้างจิตสานึ กและ บรรยากาศของการควบคุ ม ภายใน โดยมี การจัดทาข้อกาหนดด้านจริ ย ธรรมและจรรยาบรรณ ของการไฟฟ้ าฝ่ ายผลิ ตแห่ งประเทศไทย เพื่อเป็ นแนวทางที่พึงปฏิบตั ิ ไว้อย่างชัดเจน และยังมี การแจ้งให้พนักงานทุ กคนได้รับทราบและถื อปฏิ บตั ิ อย่างทัว่ ถึ งกัน มี การจัดแบ่งหน้าที่ แต่ล ะ ตาแหน่งงาน โดยกาหนดระดับความรู ้ ความสามารถ (Competency) ที่จาเป็ นในการปฏิบตั ิงาน แต่ ล ะตาแหน่ งและมี โครงการพัฒนาบุ ค ลากรตั้งแต่ แรกเข้า จนถึ ง วัยก่ อนเกษี ย ณอายุ รวมถึ ง มีการมอบหมายอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบตามความเหมาะสมและให้อานาจการตัดสิ นใจ ในการปฏิบตั ิงานกับพนักงานตามความเหมาะสมกับตาแหน่งหน้าที่ นอกจากนั้นแล้วผูบ้ ริ หารยังให้ ความสาคัญกับงานทางด้านบัญชี และการเงิ น และงานของผูต้ รวจสอบภายในและผูต้ รวจสอบ
94 ภายนอก รวมทั้งงานของผูป้ ระเมิ นและศึ กษาวิเคราะห์อื่น และมีการปรึ กษาและแลกเปลี่ ยน ความคิดเห็นกันอย่างสม่าเสมอ และการศึกษาครั้งนี้ ยงั พบจุดอ่อนของการควบคุมภายในที่มีระดับ การควบคุ ม ที่ ย ัง ไม่ เ พี ย งพอ
ต้อ งปรั บ ปรุ ง ในเรื่ องของจ านวนบุ ค ลากรที่ ย ัง ไม่ เ พี ย งพอ
ในการปฏิ บตั ิงาน ซึ่ งจุ ดอ่อนนี้ หน่ วยงานได้ปรับปรุ งแก้ไขแล้วโดยการจัดทากรอบอัตรากาลัง เพื่อเสนอส่ วนกลาง และทาการเกลี่ ย คนภายในกองบัญชี และการเงิ นไปท างานในส่ วนที่ ขาด เพื่อรอการสรรหาจากส่ วนกลาง ด้านการกาหนดวัตถุ ประสงค์มีการควบคุ มภายในที่เพียงพอแล้ว โดยมีระดับการควบคุ ม ที่ดีพอใช้ คือมีการกาหนดวัตถุประสงค์ระดับสายงาน ระดับฝ่ าย และระดับกิจกรรมที่มีความชัดเจน สอดคล้องกัน และมี ค วามเชื่ อมโยงกับวัตถุ ประสงค์ของการไฟฟ้ าฝ่ ายผลิ ตแห่ ง ประเทศไทย ในการที่จะทางานให้สาเร็ จด้วยงบประมาณและทรัพยากรที่มีอยูอ่ ย่างเหมาะสม และมีการชี้ แจง วัตถุประสงค์ให้บุคลากรทุกระดับทราบและเข้าใจตรงกัน ด้านการระบุเหตุการณ์มีการควบคุมภายในที่เพียงพอแล้ว โดยมีระดับการควบคุมที่ดีพอใช้ คือ มีการพิจารณาทั้งความเสี่ ยงที่อาจจะเกิดขึ้นจากปั จจัยภายในและปั จจัยภายนอกด้านการประเมิน ความเสี่ ยงมีระดับการดาเนิ นการที่ดีพ อใช้ โดยมีก ารจัดประชุ มเพื่ อหารื อและวิเคราะห์ ระดับ ความสาคัญและโอกาสที่จะเกิดความเสี่ ยง รวมถึงประเมินนัยสาคัญหรื อผลกระทบของความเสี่ ยง ที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างสม่าเสมอ ด้านการตอบสนองความเสี่ ยงมี การควบคุมภายในที่เพียงพอแล้ว โดยมี ระดับการควบคุม ที่ดีพอใช้ คือมีการจัดทาแผนและระเบียบวิธีปฏิบตั ิในการบริ หารความเสี่ ยงในกระบวนการทางาน และมี การติ ดตามผลการปฏิ บตั ิ ตามวิธีการควบคุ มที่ กาหนดขึ้ นด้านกิ จกรรมการควบคุ มมี ระดับ การดาเนินการที่ดีมาก โดยพบว่าหน่วยงานมีการกาหนดกิจกรรมควบคุมไว้ในการปฏิบตั ิงานด้าน ต่างๆ และมีนโยบายและระเบียบคาสั่งของการไฟฟ้ าฝ่ ายผลิตแห่งประเทศไทย เกี่ยวกับ
วิธี
ปฏิบตั ิงานที่ถูกต้องเพื่อให้เกิดความมัน่ ใจว่าเมื่อมีการปฏิ บตั ิตามแผนงานและระบบงานที่กาหนด ไว้จะสามารถลดความเสี่ ยงในการปฏิบตั ิงานได้
95 ด้า นสารสนเทศและการสื่ อ สารมี ร ะดับ การด าเนิ น การที่ ดี พ อใช้
โดยหน่ ว ยงานมี
ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดาเนินงานอย่างเพียงพอ คือมีการสื่ อสารไปยังผูใ้ ช้ภายในหน่วยงาน เพื่อช่ วยให้สามารถปฏิ บตั ิ หน้าที่ตามความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ และมีการพัฒนา ระบบสารสนเทศอย่างสม่ าเสมอ นอกจากนั้นแล้วยังจัดช่ องทางการสื่ อสารเพื่อให้พนักงานแจ้ง ข้อสงสัยและเสนอความคิดเห็นในการดาเนินงานอย่างเต็มที่ดา้ นการติดตามและประเมินผลมีระดับ การด าเนิ นการที่ ดีม าก โดยหน่ วยงานมี ก ารติ ดตามและประเมิ นผลการควบคุ ม ภายในและ ประเมินคุ ณภาพของการปฏิ บตั ิงาน โดยการประเมินการควบคุ มโดยตนเองของพนักงานเป็ น ครั้งคราว และมีการประเมินโดยผูต้ รวจสอบภายในที่เป็ นอิสระและรายงานโดยตรงต่อผูบ้ ริ หาร ระดับสู งสุ ด แนวทางการดาเนินงานการควบคุมภายในของศู นย์ การศึกษาพิเศษประจาจังหวัด พนารัตน์ วสุ วฒั นศรี (2551) แนวทางการดาเนินงานการควบคุมภายในของศูนย์การศึกษา พิเศษประจาจังหวัด มีจุดมุ่งหมายเพื่อศึกษาสภาพและปั ญหาการดาเนินงานการควบคุมภายในและ เพื่อกาหนดแนวทางดาเนินงานการควบคุมภายในของศูนย์การศึกษาพิเศษประจาจังหวัด ผลการวิจยั พบว่า การดาเนินงานการควบคุมภายในของศูนย์การศึกษาประจาจังหวัด พบว่า สภาพการดาเนิ นงานการควบคุ มภายในโดยภาพรวมเห็ นว่าด้านสภาพแวดล้อมการควบคุ มอยู่ใน ระดั บ การด าเนิ น งานมากกว่ า ด้ า นอื่ น รองลงมาได้ แ ก่ ด้ า นสารสนเทศและการสื่ อสาร ด้านการประเมิ นความเสี่ ยงมี ปัญหาด้านอื่ น รองลงมาได้แก่ ด้านกิ จกรรมการควบคุ ม เนื่ องจาก ด้า นสภาพแวดล้อมการควบคุ ม เกิ ดจากการบริ หารงานและจัดกิ จกรรมต่ า งๆภายในหน่ วยงาน จะต้องปฏิ บ ตั ิ ตามนโยบาย ระเบี ย บ และข้อบัง คับ ต่ างๆ ตามที่ ค ณะผูบ้ ริ หารและบุ ค คลากรใน หน่วยงานร่ วมกันกาหนดขึ้น เพื่อใช้เป็ นแนวทางให้มีความถูกต้องโปร่ งใส สามารถตรวจสอบได้ อีกทั้งช่วยป้ องกัน หรื อลดความผิดพลาด ความเสี ยหาย การรั่วไหล หรื อการทุจริ ตภายในหน่วยงาน
96 ผลการประเมินความเหมาะสมแนวทางการดาเนินงานควบคุมภายในของศูนย์ศึกษาพิเศษ ประจาจังหวัดทั้ง 5 ด้านพบว่า การกาหนดนโยบาย วิสัยทัศน์ การจัดโครงสร้ างการบริ หารงาน การก าหนดสายบัง คับ บัญชาภายในหน่ วยงานให้ชัดเจน และจะต้องมี ก ารพัฒนาทัก ษะความรู ้ ความสามารถที่เหมาะสมและจาเป็ นสาหรับการปฏิบตั ิงานแต่ละประเภท มีการชี้ แจง ซักซ้อมหรื อ ทาความเข้าใจถึงแนวทางการทางาน ผูบ้ ริ หารและบุคลากรควร ศึกษาวิธีการบริ หารและควบคุ ม ความเสี่ ยงร่ วมกัน โดยการประชุ มชี้ แจงบุ ค ลากรเพื่อก าหนดตัวบ่งชี้ ในการปฏิ บตั ิ งานของและ กิ จ กรรมที่ ค วรประเมิ น ความเสี่ ย งและจัด การควบคุ ม ภายในร่ ว มกัน ตลอดจนส่ ง เสริ มหรื อ กระตุน้ บุคลากรปฏิบตั ิหน้าที่ให้สาเร็ จตามวัตถุ ประสงค์ เช่น การให้รางวัลแก่ผมู ้ ีผลงานดีเด่นและ พัฒ นารู ปแบบการด าเนิ น งานให้ เ หมาะสมกั บ สถานการณ์ ปั จ จุ บ ัน อยู่ เ สมอ โดยจั ด ให้ มี ช่องทางการสื่ อสารเพื่อให้ทราบความคิดเห็นหรื อเรื่ องร้องเรี ยนเกี่ยวกับการปฏิบตั ิงานในเรื่ องต่างๆ จากบุ ค คลภายนอกที่ เกี่ ย วข้อง อี ก ทั้ง ส่ ง เสริ ม ให้บุ ค คลในองค์ก รได้รับ ข่ า วสารต่ า งๆ เกี่ ย วกับ การควบคุ มภายใน จัดให้มีการติ ดตามละประเมินผลการจัดกิ จกรรมควบคุ มอย่างเป็ นระบบและ น าผลที่ ไ ด้ม าปรั บ ปรุ ง พัฒ นากิ จ กรรมการควบคุ ม ให้ มี ป ระสิ ท ธิ ภ าพมากยิ่ ง ขึ้ น ซึ่ งรวมถึ ง การรายงานผลการปฏิ บ ัติ ง านให้ ผู ้บ ั ง คั บ บั ญ ชาทราบทุ ก ขั้น ตอนเพื่ อ ให้ ก ารบริ หารงาน บรรลุวตั ถุประสงค์ตามที่กาหนดไว้ได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพและคุณภาพต่อไป การบริหารการควบคุมภายในของกระทรวงมหาดไทยจังหวัดนครราชสี มา วิยดา ปานาลาด (2548) ศึกษาการบริ หารการควบคุ มภายในของกระทรวงมหาดไทย จั ง หวั ด นครราชสี มา โดยมี ความมุ่ ง หมายเพื่ อ ศึ ก ษาการบริ หารการควบคุ มภายใ น ของกระทรวงมหาดไทยและเพื่อศึกษาปั ญหาในการนาการบริ หารการควบคุ มภายในมาปฏิ บตั ิ ของกระทรวงมหาดไทยจังหวัดนครราชสี มา การบริ ห ารการควบคุ ม ภายในมาปฏิ บ ัติข องกระทรวงมหาดไทยจัง หวัดนครราชสี ม า ผูบ้ ริ หารให้ความสาคัญต่อการบริ หารการควบคุ มภายในโดยรวมอยู่ในระดับมาก เมื่อพิจารณา เป็ นรายด้าน พบว่า
97 ด้านสภาพแวดล้อมการควบคุม ให้ความสาคัญกับทุกข้อ โดยเรี ยงลาดับจากมากไปหาน้อย ดัง นี้ การก าหนดโครงสร้ า งองค์ก รและสายการบัง คับ บัญชาในหน่ ว ยงานต้อ งมี ค วามชัด เจน การแสดงแผนผังขององค์กรที่ถูกต้องและเป็ นปั จจุบนั ให้ บุคลากรทุกคนในหน่ วยงานทราบ และ การจัดให้มีการฝึ กอบรมตามความต้องการของบุคลากรอย่างสม่าเสมอในทุกๆตาแหน่งหน้าที่ ด้านการประเมินความเสี่ ยง ให้ความสาคัญกับทุกข้ออยู่ในระดับมาก โดยเรี ยงลาดับจาก มากไปหาน้อย ดัง นี้ ด้า นผูบ้ ริ หารทุ ก คนต้องประชุ ม ร่ วมกันในการก าหนดความเสี่ ย งจากการ ปฏิ บตั ิ งานของแต่ละฝ่ าย บุคลากรทุกคนในหน่ วยงานต้องมีส่วนร่ วมและยอมรั บในการกาหนด วัตถุประสงค์ และการให้บุคลากรทุกระดับในหน่วยงานต้องมีส่วนร่ วมในการวิเคราะห์ความเสี่ ยง ในหน้าที่ที่ปฏิบตั ิอยู่ ด้านกิ จกรรมการควบคุม ให้ความสาคัญทุกข้ออยูใ่ นระดับมาก โดยเรี ยงลาดับจากมากไป หาน้อ ย ดัง นี้ การมี ม าตรการติ ด ตามและตรวจสอบให้ ก ารด าเนิ น งานของหน่ ว ยงานเป็ นไป ตามกฎ ระเบี ยบ ข้อบังคับ และมติ คณะรั ฐมนตรี การกาหนดขอบเขตอานาจหน้าที่ ของผูบ้ ริ หาร แต่ ล ะระดับ ไว้เ ป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษร และการให้ บุ ค ลากรทุ ก คนทราบและเข้า ใจวัต ถุ ส งค์ ของกิจกรรมการควบคุม ด้า นสารสนเทศและการสื่ อสาร ให้ค วามส าคัญทุ ก ข้ออยู่ใ นระดับ มาก โดยเรี ย งล าดับ จากมากไปหาน้อย ดังนี้ การจัดระบบการจัดเก็บเอกสารประกอบการจ่ายเงินและการบันทึกบัญชี ไว้ ครบถ้วน สมบูรณ์ และเป็ นหมวดหมู่ การจัดระบบการรายงานข้อมูลต่างๆ ที่จาเป็ นทั้งจากภายใน และภายนอกให้ ผู ้บ ริ หารทุ ก ระดับ ทราบ การแจ้ง ในบุ ค ลากรทราบปั ญ หาและจุ ด อ่ อ นของ การควบคุมภายในที่เกิดขึ้น และแนวทางแก้ไขทราบ ด้านการติดตามประเมินผล ให้ความสาคัญทุกข้ออยู่ในระดับมาก โดยเรี ยงลาดับจากมาก ไปหาน้อย ดังนี้ การกาหนดให้ผบู ้ ริ หารต้องรายงานต่อผูก้ ากับดูแลโดยเร็ ว หากพบว่าทุจริ ตหรื อ
98 สงสั ย ว่า ทุ จ ริ ตมี ก ารไม่ ป ฏิ บ ตั ิ ตามกฎระเบี ย บ กรณี ผ ลการดาเนิ นงานไปเป็ นไปตามเป้ าหมาย ให้มีการแก้ไขอย่างทันกาล การกาหนดให้มีการายงานแก่ผบู ้ งั คับบัญชาโดยตรง การวิ เ คราะ ห์ ปั ญหาในการน าการบริ หารการควบคุ มภาย ในมาปฏิ บั ติ ของ กระทรวงมหาดไทย จั ง หวัด นครราชสี มา มี ปั ญ หาอยู่ ใ นระดั บ ปานกลาง เมื่ อ พิ จ ารณา เป็ นรายด้าน พบว่า ด้า นสภาพแวดล้อมการควบคุ ม มี ปั ญหาอยู่ใ นระดับ กลาง โดยเรี ย งล าดับ จากมากไป หาน้อย ดังนี้ บุ คลากรในหน่ วยงานไม่ไห้ค วามสนใจต่อผังองค์กรในสายบังคับบัญชาแสดงไว้ บุคลากรในหน่วยงานปฏิบตั ิงานไม่ตรงตามตาแหน่งและการฝึ กอบรมแล้วไม่นามาปฏิบตั ิงานจริ ง หรื อผูเ้ ข้าอบรมไม่ตรงกับงานที่ปฏิบตั ิ ด้า นกิ จกรรมการควบคุ ม มี ปั ญหาอยู่ใ นระดับ กลาง โดยเรี ย งล าดับ จากมากไปหาน้อย ไม่มีการมอบหมายงาน และกาหนดบุคลากรปฏิบตั ิหน้าที่เป็ นลายลักษณ์อกั ษร การสอบทานไม่ สามารถด าเนิ น การได้ อ ย่ า งต่ อ เนื่ อ งและสม่ า เสมอกิ จ กรรมการควบคุ ม ที่ ไ ม่ ส อดคล้ อ งกับ ความเสี่ ยงที่พบในการประเมินความเสี่ ยง ด้านสารสนเทศและการสื่ อสาร มีปัญหาอยูใ่ นระดับปานกลาง โดยเรี ยงจากมากไปหาน้อย การไม่ จดั ช่ องทางให้บุ ค ลากรสามารถแสดงความคิ ดเห็ นในด้า นต่า งๆ ของหน่ วยงานได้ และ การรายงานข้อมูลที่สาคัญๆ แต่ไม่ได้แจ้งให้ผบู ้ ริ หารทุกระดับทราบ และมีปัญหาอยู่ในระดับน้อย ได้แก่ ขาดระบบการติ ดต่อสื่ อสารทั้งภายนอกและภายใน เพื่อรายงานข้อมูลต่างๆ อย่างเพียงพอ ครบถ้วน ถูกต้อง และทันเวลา บุคลากรไม่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับปั ญหาจุดอ่อนของการควบคุมภายใน ที่ เกิ ดขึ้ น และแนวทางการแก้ไขและการรายงานข้อมูลต่างๆ ต่อผูบ้ ริ หารจะรายงานเพียงข้อมู ล ที่ผบู ้ ริ หารเท่านั้น
99 ด้า นการประเมิ นความเสี่ ย ง โดยอยู่ใ นระดับ น้อย เมื่ อ พิ จารณาเป็ นรายข้ออยู่ใ นระดับ ปานกลาง คือ การไม่เห็นความสาคัญในการจัดให้มีเอกสารที่ระบุวตั ถุประสงค์และเป้ าหมายรวมทั้ง ทิ ศ ทางการด าเนิ น งานของหน่ ว ยงาน และอยู่ใ นระดับ น้อ ย โดยเรี ย งจากมากไปหาน้อ ย ดัง นี้ การประเมิ น ความเสี่ ย งแค่ ภ ายในหน่ ว ยงานอย่ า งเดี ย ว แต่ ไ ม่ ม องความเสี่ ย งจากภายนอก ที่จะเกิ ดขึ้นกับหน่ วยงาน การไม่เข้าใจในการประเมินความเสี่ ยงของบุคลากรและบุคลากรทุกคน ในหน่วยงานไม่มีส่วนร่ วมในการวิเคราะห์ความเสี่ ยง ด้านการติดตามประเมินผล โดยอยูร่ ะดับน้อย เมื่อพิจารณาเป็ นรายข้ออยูใ่ นระดับปานกลาง โดยเรี ยงลาดับจากมากไปหาน้อย ดังนี้ ตัวชี้ วดั ในการประเมินผลไม่ชดั เจน การไม่แจ้งให้บุคลากร ทุ ก คนในหน่ ว ยงานทราบและเข้า ใจบทบาทหน้ า ที่ ข องตนเกี่ ย วกับ การควบคุ ม ภายใน และ การประเมินผลแล้วไม่ได้มีการปรบปรุ งแก้ไขตามข้อเสนอแนะที่แจ้งไว้
บทที่ 3 กรณีศึกษา การศึกษาปั ญหาพิเศษ เรื่ อง การควบคุมภายในตามแนวคิด COSO กรณี ศึกษา กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม โดยทาการศึกษาจากข้อมูลในระดับปฐมภูมิและทุติยภูมิ ซึ่ งทาการศึกษาค้นคว้า ข้อมูลจากวิทยานิ พนธ์ ที่มีความเกี่ยวข้องกับการควบคุ มภายในและสัมภาษณ์ ขอ้ มูลจากพนักงาน ในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ประวัติองค์ การเภสั ชกรรม ก่อน พ.ศ. 2480 ยารักษาโรคแผนปั จจุบนั ที่ใช้ในประเทศไทย ต้องสั่งซื้ อมาจากต่างประเทศ แทบทั้งสิ้ น ยังไม่มีโรงงานสาหรับผลิ ตยาขึ้ นใช้เองภายในประเทศอย่างเป็ นระบบอุตสาหกรรม ดร.ตั้ว ลพานุ ก รม ในสมัย ด ารงต าแหน่ ง อธิ บ ดี ก รมวิ ท ยาศาสตร์ กระทรวงเศรษฐการ ก่ อ ตั้ง กองเภสัชกรรมขึ้นในปี 2480 เพื่อศึกษาวิเคราะห์วจิ ยั ทางเภสัชกรรมและวิจยั สมุนไพรที่ใช้ทาเป็ นยา ซึ่งได้พิจารณาเห็นว่าประเทศไทยต้องสั่งซื้ อยาแผนปั จจุบนั มาจากต่างประเทศ มีจานวนเพิ่มมากขึ้น ทุกปี ตัวยาหลายชนิ ดทามาจากสมุนไพรที่มีอยู่ภายในประเทศ เพียงแต่ยงั ขาดโรงงานที่จะผลิ ตให้ เป็ นยาเข้า มาตรฐานเภสั ช ตารั บ จึ ง มี ค วามมุ่ ง มัน่ ที่ จะคิ ดจัด สร้ า งโรงงานเภสั ช กรรมขึ้ น โดยมี วัตถุประสงค์เพื่อส่ งเสริ มอุตสาหกรรมภายในประเทศให้เจริ ญก้าวหน้ายิง่ ขึ้น เพื่อเป็ นการประหยัด เงินที่ตอ้ งสั่งยาจากต่างประเทศให้ลดน้อยลงและเพื่อจะได้มียาสารองไว้ใช้ในประเทศ ป้ องกันการ ขาดแคลน แม้ในยามคับขัน และได้เริ่ มสร้ างโรงงานเภสัชกรรมขึ้นในที่ดิน ซึ่ งเช่ าจากสานักงาน ทรัพย์สินส่ วนพระมหากษัตริ ยท์ ี่ตาบลพญาไท มีเนื้อที่ 47 ไร่ เมื่อเดือนมกราคม 2482 ในระยะแรกโรงงานเภสัชกรรมผลิ ตยาออกจาหน่ ายรวม 25 ชนิ ด ได้แก่ ยาฉี ด 3 ชนิ ด ยาเม็ด 7 ชนิด ทิงเจอร์ 9 ชนิ ด ยาสกัด 1 ชนิด ยาสปิ ริ ต 1 ชนิ ด รวมกับยาที่เคยผลิตมาก่อน ตั้งแต่
101 กรมวิทยาศาสตร์ ยงั เป็ นศาลาแยกธาตุอีก 4 ชนิ ด คือ ยารักษาโรคเรื้ อนจากน้ ามันกระเบา 3 ชนิ ด ยาสกัดวิตามินบี จากราข้าว 1 ชนิด เนื่ องจากการดาเนิ นงานโรงงานเภสัชกรรม มีลกั ษณะเป็ นธุ รกิจจัดรู ปการบริ หาร แยกจาก กรมวิทยาศาสตร์ โดยมีคณะกรรมการอานวยการซึ่ งแต่งตั้งโดยการอนุ มตั ิของคณะรัฐมนตรี ทา หน้าที่กาหนดนโยบายและควบคุมกากับการ ดร.ตั้ว ลพานุ กรม ได้ดารงตาแหน่งประธานกรรมการ อานวยการคนแรก และได้เจรจาทาความตกลงขอกูเ้ งิ นจากกระทรวงการคลังจานวน 5 แสนบาท อัตราดอกเบี้ยร้ อยละ 5 ต่อปี กาหนดชาระเงิ นคืนภายใน 10 ปี เพื่อนามาเป็ นเงิ นทุนหมุนเวียน ในการดาเนินงาน ในปี 2485 มีการปรับปรุ งกระทรวงทบวงกรม และได้มีการจัดตั้งกระทรวงสาธารณสุ ขขึ้น โรงงานเภสัชกรรมต้องพ้นจากการสังกัดในกรมวิทยาศาสตร์ กระทรวงเศรษฐการ โดยถูกโอน มาเป็ นแผนกหนึ่ ง ของกองเภสัช กรรม กรมวิท ยาศาสตร์ ก ารแพทย์ กระทรวงสาธารณสุ ข เมื่ อ วันที่ 7 เมษายน 2485 วันที่ 24 มิ ถุ น ายน 2485 ได้มี พิ ธี เปิ ดโรงงานเภสั ชกรรม อย่า งเป็ นทางการ โดยมี พ.อ.ช่วง เชวงศักดิ์สงคราม รัฐมนตรี วา่ การกระทรวงสาธารณสุ ขเป็ นประธานในพิธี สงครามที่เกิ ดขึ้นมาตั้งแต่ ปลายปี 2484 ทวีความรุ นแรงยิ่งขึ้น กองทัพฝ่ ายสัมพันธมิตร ได้ส่งเครื่ องบินเข้ามาทิ้งระเบิดโจมตีกองทัพทหารญี่ปุ่นในกรุ งเทพฯ ประชาชนต้องอพยพหนี ภยั ออกไปอยู่ น อกเมื อ ง โรงงานเภสั ช กรรมก็ ต้อ งอพยพทรั พ ย์สิ น บางส่ ว น และย้า ยการผลิ ต บางประเภทไปผลิตอยูท่ ี่วดั บางเดื่อ จังหวัดปทุมธานี โรงงานเภสัชกรรมซึ่ งดาเนิ นการมาไม่นานนัก ไม่อาจจัดการเครื่ องจักรที่ใช้ในการผลิ ต ตามโครงการที่วางไว้ จึงต้องพยายามจัดหาและคัดแปลงเครื่ องมือที่ทาขึ้นในประเทศมาใช้ เพราะ การขาดแคลนวัตถุดิบ จึงต้องพยายามจัดหาและทาวัตถุดิบขึ้นใช้เอง
102 โดยโรงงานเภสัชกรรมก็สามารถผลิตเคมีภณั ฑ์และยาจากวัตถุดิบที่หาได้ในประเทศขึ้นใช้ เองได้หลายชนิ ดเช่ น Sodium Choride สาหรั บทาน้ าเกลื อฉี ด Chloroform สาหรับดมสลบ Morphine Codeine Ethyl Alcohol และ Insulin เป็ นต้น ช่วยให้มียาไว้ใช้ในราชการ และบริ การ ประชาชนบรรเทาความขาดแคลนยาในภาวะสงครามได้ เ ป็ นอัน มากสมตามเจตนารมณ์ ของ ฯพณฯ ดร.ตั้ว ลพานุกรม ผูใ้ ห้กาเนิดโรงงานเภสัชกรรม เมื่อกิจการของโรงงานเภสัชกรรมมัน่ คงดีแล้ว กองโอสถศาลา กรมวิทยาศาสตร์ การแพทย์ ซึ่ งมีภารกิจสาคัญในการจัดซื้ อยาและเวชภัณฑ์จาหน่ ายให้แก่ส่วนราชการ และปรุ งยาตาราหลวง ออกจาหน่ ายจึงได้มอบหน้าที่การผลิตยาตาราหลวงให้แก่โรงงานเภสัชกรรม โดยกองโอสถศาลา เป็ นผูจ้ าหน่ายด้านเดียว ปี 2489 โรงงานเภสัชกรรมได้เริ่ มดาเนิ นการผลิตยาป้ องกันโรค ประเภทชีววัตถุ ขึ้นเป็ น ชนิดแรก คือ วัคซี นป้ องกันไข้ทรพิษ (Smallpox Vaccine) โดยได้จดั สร้างอาคารผลิ ตขึ้น ด้วยเงิน ของโรงงานเภสัชกรรม เป็ นเงิ น 97,000 บาท และ ได้ผลิ ตวัคซี น ท็อกซอยด์ และเซรุ่ มเพิ่มขึ้ น อีกหลายชนิดในเวลาต่อมา วันที่ 13 กันยายน 2495 ได้มีพระราชกฤษฎีการจัดวางระเบียบราชการกรมวิทยาศาสตร์ การแพทย์ ในกระทรวงสาธารณสุ ข พ.ศ. 2495
ให้ โ รงงานเภสั ช กรรม พ้น จากสั ง กัด ใน
กองเภสัชกรรม กรมวิทยาศาสตร์ การแพทย์ ในฐานะเป็ นรัฐวิสาหกิจ บริ หารงานโดยคณะกรรมการ อานวยการ ซึ่ งคณะรัฐมนตรี แต่งตั้ง และอยู่ภายใต้การดูแลของกระทรวงสาธารณสุ ข ซึ่ งตาแหน่ ง "ผูจ้ ดั การ" ได้เปลี่ยนชื่อเป็ น "ผูอ้ านวยการ" โรงงานเภสัชกรรม ดาเนิ นกิ จการมาเป็ นเวลา 20 ปี จากผลการจาหน่ ายในปี เริ่ มแรก ประมาณ 1 แสนบาท ได้เพิ่มขึ้นเป็ น 11.05 ล้านบาท ในปี 2502 และมีกาไรจากการดาเนิ นงาน ตลอดมาทุกปี แต่ตอ้ งประสบกับภาวะขาดทุ นในปี 2503 ติ ดต่อกันมาถึ ง 2504 แม้ว่ายอด การ จาหน่ายจะเพิ่มขึ้นทุกปี ก็ตาม
103 ฯพณฯ พระบ าราศนราดู ร รั ฐ มนตรี ว่ า การกระทรวงสาธารณสุ ข และด ารงต าแหน่ ง ประธานกรรมการอานวยการโรงงานเภสัช กรรม จึ งได้แต่งตั้งคณะกรรมการพิ จารณาปรั บปรุ ง กิจการด้านการบริ หารและวิชาการของโรงงานเภสัชกรรม และคณะกรรมการอานวยการ โรงงาน เภสัชกรรมได้แต่งตั้ง นายแพทย์จิตต์ เหมะจุ ฑา เป็ นผูอ้ านวยการโรงงานเภสัชกรรม และให้มา ปฏิบตั ิหน้าที่เต็มเวลา จึงทาให้มีการปฏิบตั ิงานที่ใกล้ชิด และเอาใจใส่ ปรับปรุ งอย่างจริ งจังมากขึ้น ทาให้กิจการดีข้ ึนตามลาดับ ในช่วงเวลาที่ผา่ นมาในการจาหน่ายยาให้แก่ส่วนราชการนั้น เมื่อโรงงานเภสัชกรรมผลิตยา แล้วจะจาหน่ายให้กองโอสถศาลา กองโอสถศาลาจึงนาไปจาหน่ายให้แก่ส่วนราชการอีกทอดหนึ่ ง ซึ่งเป็ นการดาเนินงานอย่างซ้ าซ้อนและสิ้ นเปลืองค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควรจะเป็ น คณะกรรมการพิจารณาปรั บปรุ งกิ จการด้านบริ หารและวิชาการของโรงงานเภสัชกรรม จึ ง สรุ ปข้อ พิ จ ารณาว่ า ควรรวมงานของกองโอสถศาลากับ โรงงานเภสั ช กรรมเข้า ด้ ว ยกัน โดยกรรมการสาธารณสุ ขได้มีคาสั่งให้รวมกิจการตั้งแต่วนั ที่ 1 ตุลาคม 2506 เป็ นต้นไป สมเด็จพระศรี นคริ นทราบรมราชชนนี ผูส้ าเร็ จราชการแทนพระองค์ ทรงพระกรุ ณาโปรด เกล้า ฯ ลงพระปรมาภิ ไ ธย ตราพระราชบัญญัติ องค์ก ารเภสัชกรรม พุ ทธศัก ราช 2509 ให้ไ ว้ ณ วันที่ 5 สิ งหาคม 2509 องค์การเภสัชกรรมจากการรวมกิจการของโรงงานเภสัชกรรม และกองโอสถศาลาจึงถื อ ก าเนิ ด ขึ้ นนั บ แต่ บ ั ด นั้ น และได้ เ ริ่ มด าเนิ น กิ จ การในฐานะองค์ ก ารเภสั ช กรรม ตั้ งแต่ วันที่ 1 ตุลาคม 2509 เป็ นต้นมา
โครงสร้ างองค์ กร
105 ลักษณะโครงสร้ างการบริหารงานองค์ การเภสั ชกรรม การบริ หารงานขององค์การเภสัชกรรมหลัก สามารถแบ่งได้ 2 ฝ่ าย คือ ฝ่ ายบริ หาร ได้แก่ ผู ้อ านวยการ รองผู ้อ านวยการ ผู ้ช่ ว ยผู ้อ านวยการ ผู ้เ ชี่ ย วชาญพิ เ ศษและผู ้เ ชี่ ย วชาญ10 และ ฝ่ ายปฏิบตั ิการซึ่ งสามารถแบ่งออกเป็ น 5 กลุ่มย่อยๆดังนี้ 1. กลุ่มภารกิจบริ หาร ซึ่ งประกอบด้วย สานักอานวยการ สานักบริ หารยุทธศาสตร์ และ ฝ่ ายทรัพยากรบุคคล 1.1
ส านั ก งานอ านวยการ ประกอบด้ ว ย กองอ านวยการ กองกฎหมาย กองประชาสัมพันธ์ กองเทคโนโลยีสารสนเทศ กองธุ รกิจร่ วมทุน กองบริ หาร ความเสี่ ยงและการควบคุมภายใน ซึ่ งแต่ละกองจะแยกการปฏิบตั ิงานออกเป็ น แต่ละแผนกดังนี้ 1.1.1 กองอ านวยการ ประกอบด้ว ย แผนกสารบรรณ แผนกบริ ห ารงาน การประชุม แผนกเลขานุการ 1.1.2 กองกฎหมาย ประกอบด้ว ย แผนกนิ ติ ก าร แผนกนติ ก รรมสั ญ ญา แผนกอรรถคดี 1.1.3 กองประชาสั ม พัน ธ์ ประกอบด้ว ย แผนกแผนงานประชาสั ม พัน ธ์ แผนกสารนิเทศ แผนกโสตทัศนูปกรณ์ แผนกงานโครงการ 1.1.4 กองเทคโนโลยี ส ารสนเทศ ประกอบด้ ว ย แผนกระบบงานขาย แผนกระบบงานบัญ ชี แผนกระบบงานผลิ ต แผนกปฏิ บ ัติ ก าร คอมพิวเตอร์ แผนกสารสนเทศการบริ หาร
106 1.1.5 กองธุ ร กิ จ ร่ วมทุ น ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งานบริ ห ารวิ ช าการ กลุ่ มงาน ธุ รการ กลุ่มงานติดตามและพัฒนาธุ รกิจ 1.1.6 กองบริ ห ารความเสี่ ย งและควบคุ ม ภายใน ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งาน บริ หารความเสี่ ยง กลุ่มงานระบบควบคุมภายใน 1.2
สานักบริ หารยุทธศาสตร์ ประกอบด้วย กองนโยบายยุทธศาสตร์ กองแผนงาน และงบประมาณ กองประเมินและติดตาม 1.2.1 กองนโยบายยุ ท ธศาสตร์ ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งานประชาสั ม พัน ธ์ สนับสนุนนโยบาย กลุ่มงานสื่ อสารกลยุทธ์และการจัดการองค์ความรู้ 1.2.2 กองแผนงานและงบประมาณ ประกอบด้ ว ย กลุ่ ม งานจั ด ท า แผนยุทธศาสตร์ กลุ่มงานประสานจัดทาแผนงบประมาณ 1.2.3 กองประเมิ น และติ ด ตาม ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งานประเมิ น ผลตาม แผนยุทธศาสตร์ กลุ่มงานติดตามผลตามแผนผูบ้ ริ หารระดับสู งสุ ด
1.3
ฝ่ ายทรั พ ยากรบุ คคล ประกอบด้วย กองการเจ้าหน้าที่ กองพัฒนาบุ คลากร กองตอบแทนและสิ ทธิ ประโยชน์ กองแรงงานสั ม พั น ธ์ แ ละวิ นั ย กองการแพทย์และอนามัย 1.3.1 กองการเจ้าหน้าที่ ประกอบด้วย แผนกอัตรากาลัง แผนกงานบุคคล 1.3.2 กองพัฒนาบุคลากร ประกอบด้วย แผนกแผนงานฝึ กอบรมและพัฒนา แผนกฝึ กอบรม แผนกห้องสมุด
107 1.3.3 กองตอบแทนและสิ ท ธิ ป ระโยชน์ ประกอบด้ว ย แผนกเงิ น เดื อ น แผนกสวัสดิการและสิ ทธิประโยชน์ 1.3.4 กองแรงงานสัมพันธ์และวินยั ประกอบด้วย กลุ่มงานแรงงานสัมพันธ์ กลุ่มงานวิจยั 1.3.5 กองการแพทย์ แ ล ะ อนามั ย ประ กอบด้ ว ย แผนกเวช ปฏิ บั ติ แผนกทันตกรรม 2. กลุ่มภารกิจการเงิน ซึ่ งประกอบด้วย ฝ่ ายบัญชีและการเงิน 2.1
ฝ่ ายบัญชีและการเงิน ประกอบด้วย กองบัญชี กองบัญชีตน้ ทุน กองการเงิน กองงบประมาณ 2.1.1 กองบัญชี ประกอบด้วย แผนกบัญชี ลูกหนี้ ภาครั ฐ แผนกบัญชี ลูกหนี้ ภาคเอกชน แผนกบัญชีเจ้าหนี้ แผนกบัญชีทวั่ ไป 2.1.2 กองบัญชี ตน้ ทุน ประกอบด้วย แผนกบัญชี ตน้ ทุนผลิตยา แผนกบัญชี ต้นทุนผลิตชีววัตถุและกอง–การพิมพ์ แผนกบัญชีสินค้า 2.1.3 กองการเงิ น ประกอบด้ว ย แผนกบริ หารการเงิ น แผนกการเงิ น แผนกควบคุมเครดิตและติดตามหนี้สิน แผนกตรวจจ่าย 2.1.4 กองงบประมาณ ประกอบด้วย แผนกจัดทางบประมาณ แผนกบริ หาร งานงบประมาณ
108 3. กลุ่มภารกิ จการผลิต ซึ่ งประกอบด้วย ฝ่ ายผลิ ตยา โรงานผลิตยาปฏิชีวนะ ฝ่ ายชี ววัตถุ ฝ่ ายเภสัชเคมีภณั ฑ์ และฝ่ ายเทคโนโลยีและวิศวกรรม 3.1
ฝ่ ายผลิ ต ยา ประกอบด้ ว ย กองบริ หารการผลิ ต กองเภสั ช กรรม 1 กองเภสัชกรรม 2 กองเภสัชกรรม 3 กองเภสัชกรรม 4 กองเภสัชกรรม 5 3.1.1 กองบริ ห ารการผลิ ต ประกอบด้ว ย แผนกแผนงานการผลิ ต แผนก ธุรการ แผนกพัฒนาระบบผลิต 3.1.2 กองเภสั ช กรรม 1 ประกอบด้ว ย แผนกยาเม็ ด 1
แผนกแคปซู ล
แผนกบรรจุยาเม็ด 1 3.1.3 กองเภสัชกรรม 2 ประกอบด้วย แผนกยาเม็ด 2 แผนกเคลื อบเม็ด แผนกบรรจุยาเม็ด 3.1.4 กองเภสัชกรรม 3 ประกอบด้วย แผนกยาเม็ด 2 แผนกปราศจากเชื้ อ 1 แผนกปราศจากเชื้อ 2 3.1.5 กองเภสัชกรรม 4 ประกอบด้วย แผนกต้านยาไวรัสเอดส์ 3.1.6 กองเภสัชกรรม 5 ประกอบด้วย แผนกยาน้ า 1 แผนกยาน้ า 2 แผนบรรจุ ยาน้ า 1 แผนกบรรจุยาน้ า 2 แผนกยาลดกรด แผนกผงน้ าตาลเกลือแร่ 3.2
โรงานผลิ ตยาปฏิ ชี วนะ ประกอบด้วย กลุ่ มการผลิ ต 1 กลุ่ มการผลิ ต 2 กลุ่มควบคุมคุณภาพ
109 3.3
ฝ่ ายชี ววัตถุ ประกอบด้วย งานบริ หารการผลิ ตชี ววัตถุ กองผลิ ตวัคซี นจาก แบคที เ รี ย กองผลิ ต วั ค ซี นจากไวรั ส กองเซรุ่ ม กองบรรจุ ชี ววั ต ถุ กองสัตว์ทดลอง 3.3.1 กองผลิตวัคซี นจากแบคทีเรี ย ประกอบด้วย แผนกผลิตวัคซี นไอกรน และอหิวาต์ แผนกผลิตวัคซีนคอตีบและบาดทะยัก แผนกวัคซีนผสม 3.3.2 กองผลิตวัคซีนจากไวรัส ประกอบด้วย แผนกผลิตวัคซี นเจ แผนกบรรจุ วัคซีนเจ 3.3.3 กองเซรุ่ ม ประกอบด้ว ย แผนกผลิ ต เซรุ่ ม แก้พิ ษ งู แผนกผลิ ต แอนติ ท็อกซิน แผนกผลิตพลาสมา 3.3.4 กองบรรจุ ชี ว วัต ถุ ประกอบด้ว ย แผนกบรรจุ ว คั ซี น ป้ องกัน โรคตับ อักเสบ แผนกบรรจุวคั ซีนรวม แผนกบริ การการผลิต 3.3.5 กองสัตว์ทดลอง ประกอบด้วย แผนกสัตว์ทดลอง 1 แผนกสัตว์ทดลอง2 แผนกสัตว์ทดลอง 3
3.4
ฝ่ ายเภสั ช เคมี ภ ัณ ฑ์ ประกอบด้ ว ย กองงานประกั น คุ ณ ภาพกลุ่ ม ธุ ร กิ จ กองสนับสนุ นการผลิ ต กองผลิ ตภัณฑ์ธรรมชาติ กองผลิ ตวัตถุ ดิบเคมีภณ ั ฑ์ กองเภสัชภัณฑ์ 3.4.1 กองงานประกัน คุ ณ ภาพ ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งานประกัน คุ ณ ภาพ กลุ่มงานตรวจสอบคุณภาพ
110 3.4.2 กองสนับสนุ นการผลิ ต ประกอบด้วย กลุ่ ม งานธุ รการและแผนงาน การผลิต กลุ่มงานคลังพัสดุ กลุ่มงานวิศวกรรม 3.4.3 กองผลิตภัณฑ์ธรรมชาติ ประกอบด้วย กลุ่มงานวัตถุดิบสมุนไพร กลุ่ม งานผลิตตัวยาสมุนไพร กลุ่มงานผลิ ตภัณฑ์ธรรมชาติ-ผลิตภัณฑ์เสริ ม อาหารและอื่นๆ 3.4.4 กองผลิตวัตถุดิบเคมีภณ ั ฑ์ ประกอบด้วย กลุ่มงานผลิ ตตัวยาสาคัญ กลุ่มงานผลิตเคมีภณั ฑ์และบรรจุภณั ฑ์ 3.4.5 กองเภสัชภัณฑ์ ประกอบด้วย กลุ่มงานผลิตเภสัชภัณฑ์ กลุ่มงานผลิ ต ชุดตรวจวินิจฉัย 3.5
ฝ่ ายเทคโนโลยีและวิศวกรรม ประกอบด้วย กองบ ารุ งรั กษาเครื่ องจัก รกล กองสนั บ สนุ น และบริ การโรงงาน กองวิ ศ วกรรม กองการพิ ม พ์ กอง ความปลอดภัยและสิ่ งแวดล้อม 3.5.1 กองบ ารุ งรั ก ษาเครื่ องจัก รกล ประกอบด้ว ย แผนกแผนงานและ บ ารุ ง รั ก ษาป้ องกัน แผนกซ่ อ มบ ารุ ง เครื่ อ งจัก รกลการผลิ ต แผนก ซ่อมบารุ งเครื่ องจักรกลโรงงาน แผนกซ่ อมบารุ งเครื่ องมือวิทยาศาสตร์ และระบบอัตโนมัติ 3.5.2 กองสนับสนุ นและบริ การโรงงาน ปรกอบด้วย แผนกธุ รการและจัดหา พัสดุช่าง แผนกอาคารและโรงงานช่าง แผนกไฟฟ้ ากาลัง
111 3.5.3 กองวิศวกรรม ประกอบด้วย แผนกออกแบบและพัฒนาอุตสาหกรรม แผนกสอบเทียบและตรวจสอบความถูกต้อง แผนกบริ การและจัดการ ด้านพลังงานโรงงาน 3.5.4 กองการพิ ม พ์ ประกอบด้ว ย แผนกแผนงานการพิ ม พ์ แผนกสร้ า ง แบบพิมพ์ แผนกงานพิมพ์ แผนกจัดการสิ่ งพิมพ์ 3.5.5 กองความปลอดภัย และสิ่ ง แวดล้อ ม ประกอบด้ว ย กลุ่ ม งานจัด การ ข้อมูลข่าวสารและสถิติ กลุ่มงานความปลอดภัยและอาชี วอนามัย กลุ่ม งานสิ่ งแวดล้อมและสุ ขาภิบาล 4. กลุ่มภารกิจการตลาด ซึ่ งประกอบด้วย ฝ่ ายการตลาด และฝ่ ายบริ หารพัสดุ 4.1
ฝ่ ายการตลาด ประกอบด้วย กองธุ รกิ จต่างประเทศ กองบริ หารลูกค้าสัมพันธ์ กองการตลาด 4.1.1 กองธุ รกิจต่างประเทศ ประกอบด้วย กลุ่มงานขายต่างประเทศ กลุ่มงาน การตลาดต่างประเทศ กลุ่มงานธุ รการต่างประเทศ 4.1.2 กองบริ หารลูกค้าสัมพันธ์ ประกอบด้วย กลุ่ มงานลูกค้าสัมพันธ์ กลุ่ ม งานศูนย์บริ การลูกค้า 4.1.3 กองการตลาด ประกอบด้วย แผนกวางแผนการตลาดภาครัฐและเอกชน แผนกวิจยั และข้อมูลการตลาด แผนกสื่ อสารการตลาด
112 4.2
ฝ่ ายบริ ห ารพัส ดุ ประกอบด้ว ย กองบริ ห ารผลิ ต ภัณ ฑ์ กองจัด ซื้ อ ทั่ว ไป กองจัดซื้ อและสารองวัตถุดิบ กองจัดซื้ อและและสารองบรรจุภณั ฑ์ 4.2.1 กองบริ หารผลิ ตภัณฑ์ ประกอบด้วย กลุ่ ม งานบริ หารผลิ ตภัณฑ์ใ หม่ กลุ่มงานบริ หารผลิตภัณฑ์ 4.2.2 กองจัด ซื้ อ ทั่ว ไป ประกอบด้ ว ย แผนกจัด ซื้ อ 1
แผนกจัด ซื้ อ 2
แผนกจัดซื้ อ 3 แผนกคลังพัสดุ 4.2.3 กองจัด ซื้ อ และส ารองวัต ถุ ดิ บ ประกอบด้ว ย แผนกจัด ซื้ อ วัต ถุ ดิ บ แผนกสารองวัตถุดิบ 1 แผนกสารองวัตถุดิบ 2 แผนกสารองวัตถุดิบ 3 5. กลุ่มภารกิจวิชาการ ซึ่ งประกอบด้วย ฝ่ ายประกันคุณภาพ และสถาบันวิจยั และพัฒนา 5.1
ฝ่ ายประกัน คุ ณ ภาพ ประกอบด้ว ย กองบริ หารเอกสารประกันคุ ณภาพ กองมาตรฐานการผลิต กองมาตรฐานวัตถุดิบ กองมาตรฐานผลิตภัณฑ์ 5.1.1 กองบริ หารเอกสารประกันคุ ณภาพ ประกอบด้วย แผนกแผนงานและ ทะเบียนยา แผนกศูนย์ควบคุมเอกสาร 5.1.2 กองมาตรฐานการผลิ ต ประกอบด้ ว ย แผนกพัฒ นาวิ ธี วิ เ คราะห์ แผนกพัฒนากระบวนการผลิต 5.1.3 กองมาตรฐานวัต ถุ ดิ บ ประกอบด้ ว ย แผนกมาตรฐานวัต ถุ ดิ บ 1 แผนกมาตรฐานวัตถุดิบ 2
113 5.1.4 กองมาตรฐานผลิ ตภัณฑ์ ประกอบด้วย แผนกมาตรฐานผลิ ตภัณฑ์ 1 แผนกมาตรฐานผลิตภัณฑ์ 2 แผนกตรวจสอบความคงตัวของยา 5.2
สถาบันวิจยั และพัฒนา ประกอบด้วย กลุ่มสนับสนุ นงานวิจยั กลุ่ มวิจยั และ พั ฒ นาเภสั ช กรรม กลุ่ ม วิ จ ั ย เภสั ช เคมี ภ ั ณ ฑ์ กลุ่ ม วิ จ ั ย อุ ต สาหกรรม เทคโนโลยี ชี ว ภาพ กลุ่ ม วิ จ ัย วิ ท ยาศาสตร์ ก ารแพทย์ กลุ่ ม วิ จ ัย มาตรฐาน สมุนไพร กลุ่มศึกษาชีวสมมูล
บทบาทและหน้ าที่ องค์การเภสัชกรรมได้กาหนดหน้าที่การปฏิบตั ิงานของแต่ละตาแน่งหน้าที่ไว้อย่างชัดเจน ตามผังหน้าของบุคลากรโดยจะแยกออกเป็ นแต่ละฝ่ ายต่างๆ แต่จะทาการศึกษาของฝ่ ายบัญชี การเงิน ซึ่ งจะแยกหน้าที่การทางานออกเป็ นแต่ละกอง ดังนี้ กองบัญชี แผนกบัญชีลูกหนี้ภาครัฐ มีหน้าที่ดงั นี้ 1. ทาหนังสื อแจ้งลูกหนี้ภาครัฐ 2. ทาหนังสื อแจ้งลูกหนี้ภาครัฐ (กรณี ลดหนี้) 3. จัดทา Draft Maintenance ลูกหนี้ภาครัฐ 4. จัดทาบัญชีแสดงหนี้สิน 5. จัดทาการสรุ ปยอดลูกหนี้คงเหลือ
114 6. กระทบยอด AR กับระบบ GL แผนกบัญชีลูกหนี้ ภาคเอกชน มีพนักงานประจา 4 คน ลูกจ้าง 3 คน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ทาหนังสื อแจ้งลูกหนี้ภาคเอกชน 2. การติดตามหนี้ลูกหนี้เอกชนขายเชื่อ 3. การติดตามหนี้ลูกหนี้เอกชนขายเชื่อ(กรณี ชาระหนี้เกินDue) 4. ตรวจสอบบัตรลูกหนี้ภาคเอกชน 5. การควบคุมลูกหนี้ที่เกิดจากการขาย โดยกองธุ รกิจต่างประเทศ 6. ตั้งสารองหนี้สูญประจาปี แผนกบัญชีเจ้าหนี้ มีพนักงานประจา 4 คน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. จัดทาบัญชีซ้ื อเชื่อ 2. จัดทาบัญชีเพิ่มหนี้-ลดหนี้ 3. การคุมยอดเจ้าหนี้การค้า 4. จัดทารายงานปรับปรุ งภาษี
115 5. จัดทาบัญชีชาระเจ้าหนี้ แผนกบัญชีทวั่ ไป มีพนักงานประจา 8 คน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ตรวจสอบการจ่ายเงินเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ทรัพย์สินและจ่ายอื่นๆ 2. ตรวจสอบรายได้อื่นและเงินรับอื่นๆ 3. ตรวจสอบการจ่ายเงินยืมทดรองและเงินรองจ่าย 4. ตรวจสอบและการบันทึกบัญชีเคลียร์ ลูกหนี้เงินยืม-ทดรองและเงินรองจ่าย 5. บันทึกบัญชีค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรี ยนบุตร 6. บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ ตั้ง Voucher โดยไม่ได้ เปิ ด PO. ในระบบบัญชีเจ้าหนี้ 7. การบันทึกตั้ง Voucher โดยเปิ ด PO 8. การบันทึกบัญชีเงินประกันสัญญา โดยตั้ง Voucher 9. การกระทบยอด Voucher คงเหลือในระบบบัญชีเจ้าหนี้ กับบัญชีแยกประเภททัว่ ไป 10. การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับซื้ อต่างประเทศ 11. การกระทบยอดบัญชี PO. Receipts ที่ยงั ไม่ได้ต้ งั หนี้กบั ยอดคงเหลือในระบบบัญชี แยก ประเภททัว่ ไป
116 12. การกระทบยอด AP กับยอดคงเหลือในบัญชี- แยกประเภททัว่ ไป 13. การบั น ทึ ก ค่ า เสื่ อมราคาและตรวจสอบบั ญ ชี สิ นทรั พ ย์ ป ระเภทที่ ดิ น อาคาร และอุปกรณ์ 14. ส ารวจทรั พ ย์สิ นประจ าปี ประเภทงบลงทุ น และการสรุ ปผล การส ารวจสิ นทรั พ ย์ ประจาปี 15. กระทบยอดขายองค์การและยาผูผ้ ลิตอื่น ในงานขายกับระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป 16. การเก็บข้อมูลหาทุนประกันภัยให้ Update ทุกปี 17. บันทึกค่าแรงจ่ายจริ ง และค่าใช้จ่ายในการผลิตจ่ายจริ ง 18. การPost รายการจากระบบงานย่อย เข้าระบบบัญชี -แยกประเภททัว่ ไป ใน MFG-Pro และ Oracle กองบัญชีตน้ ทุน แผนกบัญชีตน้ ทุนผลิตยา มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ทาการเปรี ยบเทียบราคาซื้ อ วัตถุดิบ อุปกรณ์เปลี่ยนไปจากเดิมเกิน 10 % 2. ทาการเปรี ยบเทียบราคาทุนเมื่อราคาวัตถุดิบ/อุปกรณ์เปลี่ยนแปลง 3. ทาการปิ ดบัญชีเกี่ยวกับการผลิตในแต่ละใบสั่งผลิต 4. ทาการปิ ดงานระหว่างทา
117 5. ทาการปั นส่ วนผลแตกต่างจากการซื้ อ 6. ทาการปั นส่ วนผลแตกต่างจากค่าแรงและค่าโสหุ ย้ -การผลิต 7. ทาการปั นส่ วนผลแตกต่างจากการผลิต 8. ทาการปล่อย Active Item ใหม่ 9. ทาการหาราคาทุนของสิ นค้า Reject/ขอตัดบัญชีของ Work Order แผนกบัญชีตน้ ทุนผลิตชีวตั ถุและกองการพิมพ์ มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ทาการปั นส่ วนค่าใช้จ่ายเพื่อหา Laber Rate Variance และ Burden Rate Variance 2. ทาการปิ ดบัญชีเกี่ยวกับการผลิตในแต่ละใบสั่งผลิต (Work Order Close) 3. การปรับปรุ งบัญชี ผลแตกต่างเนื่องจากการซื้ อพัสดุ 4. ทาการหาผลกระทบเมื่อราคาซื้ อวัตถุดิบ อุปกรณ์ วัสดุเปลี่ยนไปจากเดิมเกิน 10 % 5. ทาการหาผลกระทบเมื่อราคาซื้ อวัตถุดิบ อุปกรณ์เปลี่ยนแปลงไปจากแผนกจัดซื้ อ 6. ทาการปล่อย Active Item ใหม่ 7. แจ้งยอดการเรี ยกใช้หนู เพื่อเรี ยกเก็บเงิน
118 8. ทาการหาราคาทุนของสิ นค้า Reject/ขอตัดบัญชีของ Work Order 9. ทาการคานวณต้นทุนเมื่อมีการเปลี่ยน Routing Bom และ Batch Size แผนกบัญชีสินค้า มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ทาสารองฉุกเฉิน 2. บันทึกบัญชีร้านค้า 3. ทาการชนยอด IC – GL 4. ทาการปล่อย Item ใหม่ 5. ทาการตรวจสอบราคา PO 6. บันทึกบัญชี Maximo 7. บันทึกสิ นค้าเสี ยหาย 8. ทาการ Cycle Count 9. การคิดราคาทุนต่างประเทศ 10. การปั นส่ วนค่าใช้จ่าย
119 11. การทารายงานยอดคงเหลือ บริ ษทั ร่ วมทุน กองการเงิน แผนกบริ หารการเงิน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. การรับชาระหนี้ค่าเวชภัณฑ์จากแผนกควบคุมเครดิตและติดตามฯ 2. การรับเงินทัว่ ไป 3. การรับเงินจากแผนกร้านค้า 1 – 12 และสาขาภาค 4. การกระทบยอดเงินฝากธนาคาร แผนกการเงิน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ควบคุมการจ่ายเงินร้านค้า / บริ ษทั 2. ควบคุมการจ่ายเงินทดรอง / รองจ่าย 3. ควบคุมการจ่ายเงินสดย่อย 4. ควบคุมการจ่ายเงินสนับสนุ นอื่น ๆ 5. ควบคุมการจ่ายเงินพนักงาน 6. ควบคุมการจ่ายเงินภาษีหกั ณ ที่จ่าย
120 7. การควบคุมการจ่ายเงิน แผนกควบคุมเครดิต/หนี้สิน มีหน้าที่ ดังนี้ 1. กรณี ลูกค้าส่ งเงินมาชาระเอง 2. กรณี ส่งพนักงานการเงินไปเก็บเงินจากลูกค้าภาครัฐ 3. กรณี ส่งพนักงานการเงินไปติดต่อขอเก็บเงินจากลูกค้าภาคเอกชน 4. กรณี รับชาระหนี้จากลูกค้าต่างประเทศ 5. กรณี ส่งพนักงานเดินตลาดหรื อลูกจ้างไปเก็บเงินจากลูกค้าในส่ วนภูมิภาค 6. กรณี ออกใบเสร็ จรับเงินด้วยเครื่ องคอมพิวเตอร์และการบันทึกบัญชี 7. การออกหนังสื อตอบรับเงินค่ายาและค่าเวชภัณฑ์ แผนกตรวจจ่าย มีหน้าที่ ดังนี้ 1. ตรวจสอบใบสาคัญการสั่งซื้ อ 2. ตรวจสอบการเบิกเงินค่าล่วงเวลาและค่าแรงลูกจ้างโครงการ (รายวัน) 3. ตรวจสอบการเบิกเงินค่ารักษาพยาบาล
121 4. ตรวจสอบการเบิกเงินช่วยเหลือการศึกษาบุตร 5. ตรวจสอบเอกสารเงินยืมทดรอง (ประเภทซื้ อสิ นค้า /จ้าง / ซ่อม) 6. การตรวจสอบเอกสารเงินยืมทดรอง (ประเภทฝึ กอบรม) 7. ตรวจสอบเงินรางวัลการขายภาคเอกชนและภาครัฐ กองงบประมาณ มีหน้าที่ ดังนี้ 1. การบันทึกรายงานงบลงทุนประจาปี เข้าระบบและยกยอดรายการงบผูกพัน 2. การจัดทาประมาณการงบการเงินและงบลงทุนประจาปี 3. บันทึกตรวจสอบการขอใช้งบประมาณ หักงบประมาณและยอดชาระตามงบลงทุน 4. การตรวจสอบเอกสารและบันทึกการขอใช้งบประมาณเข้าระบบตามงบทาการ 5. การขอจัดสรรงบประมาณสาหรับโครงการที่ได้รับเงินสนับสนุนจากรัฐบาล 6. การติดตามและรายงานผลการดาเนิ นงานสาหรับโครงการ ที่ได้รับเงินสนับสนุ น จาก รัฐบาล 7. การจัดทาแผนปฏิบตั ิการจัดซื้ อ/จัดจ้าง 8. การติดตามและรายงานผลปฏิบตั ิการตามแผนจัดซื้ อ/จัดจ้าง
122 9. การรายงานผลการดาเนินงานรายเดือน รายไตรมาส การมอบหมายอานาจหน้ าที่ตามตาแหน่ งงาน การกาหนดหน้าที่ในการทารายการและการเซ็นอนุมตั ิทางองค์การเภสัชกรรมได้กาหนดไว้ อย่ า งชั ด เจน ในหน้ า ที่ ค วามรั บ ผิ ด ชอบและการมอบหมายอ านาจหน้ า ที่ ต ามต าแหน่ ง งาน (Responsibility and Delegation of Authority) จะทาการศึกษากองบัญชีองค์การเภสัชกรรมโดยมี การแบ่งออกเป็ นการบริ หารงานบุคคลและการบริ หารงานทัว่ ไป การบริ หารงานบุคคล 1. การลา 1.1
อนุ ญาตการลาป่ วยของผูป้ ฏิ บ ตั ิ ง านในสัง กัดที่ ก ากับ ดู แลพนัก งานระดับ 8 ลงมา ครั้งหนึ่งไม่เกิน 15 วัน
1.2
อนุ ญาตการลากิ จของผูป้ ฏิ บ ัติง านในสั ง กัดที่ ก ากับ ดู แ ลพนัก งานระดับ 8 ลงมา ครั้งหนึ่งไม่เกิน 7 วัน
1.3
อนุญาตการลาพักผ่อนของผูป้ ฏิบตั ิงานในสังกัดที่กากับดูแลพนักงานระดับ 8 ลงมา ครั้งหนึ่งไม่เกิน 20 วัน
2. การลงโทษ 2.1
สั่งตัดเงินเดือนผูอ้ ยูใ่ ต้บงั คับบัญชาที่กระทาผิดในสังกัดที่กากับดูแล
123 พนักงานระดับ 1-2 ไม่เกิน 10 % ไม่เกิน 4 เดือน พนักงานระดับ 3-5 ไม่เกิน 15 % ไม่เกิน 3 เดือน พนักงานระดับ 6-8 ไม่เกิน 20 % ไม่เกิน 2 เดือน 2.2
สั่งลดขั้นเงินเดือนผูอ้ ยูใ่ ต้บงั คับบัญชาที่กระทาผิดในสังกัดที่กากับดูแล พนักงานระดับ 1-2 ไม่เกิน 2 ขั้น พนักงานระดับ 3-5 ไม่เกิน 1 ขั้น
2.3
สั่งตัดเงินเดือนผูอ้ ยูใ่ ต้บงั คับบัญชาที่กระทาผิดในแผนกที่กากับดูแล ระดับ 1-2 ไม่เกิน 10 % ไม่เกิน 3 เดือน ระดับ 3-5 ไม่เกิน 15 % ไม่เกิน 2 เดือน
3. การพิจารณาความดีความชอบ ประเมิ น ผลการปฏิ บ ัติ ง าน โดยหั ว หน้ า แผนกในสั ง กัด ที่ ก ากับ ดู แ ลและ กลัน่ กรองข้อเสนอของหัวหน้าแผนกในสังกัดที่กากับดูแลในการพิจารณาพนักงานใน สังกัดที่กากับดูแลทั้งหมด เพื่อเสนอเลื่อนขั้นเงินเดือน เลื่อนระดับตาแหน่ง
124 4. สวัสดิการ ลงนามรับรองขอรั บสวัสดิ การด้านต่างๆของหัวหน้าแผนกและพนักงานใน สังกัดที่กากับดูแล การบริ หารงานทัว่ ไป 1. งบประมาณและการเงิน 1.1
อนุมตั ิดาเนินงานการชื้อ จ้างทา ซ่อม หรื อเช่า ครั้งหนึ่งไม่เกิน 30,000 บาท
1.2
ยืมเงินทดลองไม่เกินครั้งหนึ่งไม่เกิน 50,000 บาท ได้แก่ การสารองเป็ นค่าเบี้ย เลี้ ย ง ค่ า พาหนะ ค่ า ที่ พ กั เดิ นทาง ค่ า ซ่ อ มแซม ค่ า ซื้ อสิ นค้า ค่ า จ้า งท าของ ค่าจ้างแรงงาน ค่าใช้จ่า ยในการออกของ ค่ารั บรอง หรื อค่าใช้จ่า ยอื่ นๆ ที่ มี ความจาเป็ นต้องใช้จ่ายโดยเร็ วเพื่อประโยชน์ต่อองค์การเภสัชกรรม
1.3
เบิกเงินค่ารับรองประจาตาแหน่ง เดือนละไม่เกิน 1,000 บาท
1.4
ลงนานในหนัง สื อ โต้ต อบทั่ว ไปในงานของหน่ ว ยงานในสั ง กัด ในเรื่ อ ง ที่ไม่เป็ นปั ญหา ไม่ใช่เป็ นการอนุมตั ิ ไม่ใช่เป็ นการกาหนดนโยบาย และไม่ใช่ หนังสื อที่มีไปถึงผูด้ ารงตาแหน่งระดับรองอธิ บายหรื อเทียบเท่าขึ้นไป
1.5
การสั่งจ่ายเงินจากธนาคารกรณี สั่งจ่ายไม่เกิน 1,000,000 บาท ให้ลงรายมือชื่อ ร่ วมกับ ผูอ้ านวยการฝ่ ายบัญชี และการเงิ น หรื อผูอ้ านวยการกองบัญชี หรื อ ผูอ้ านวยการกองการเงิน หรื อผูอ้ านวยการกองงบประมาณ
125 1.6
การสั่งจ่ายเงิ นจากธนาคารกรณี สั่งจ่ายเกิ น 1,000,000 บาท ให้ลงรายมือชื่ อ ร่ วมกับ ผูอ้ านวยการ หรื อผูเ้ ชี่ยวชาญพิเศษ
1.7
มีการลงนานในหนังสื อแจ้งลูกหนี้
2. เรื่ องอื่นๆ 2.1
อ านาจในการสั่ ง การ การอนุ ญ าต การอนุ ม ัติ การปฏิ บ ัติ ก ารหรื อการ ดาเนินงานการด้านอื่นใดในด้านบริ หาร ให้ผอู้ านวยการกอง และหัวหน้ างาน มีอานาจดาเนินการได้ในหน่วยงานที่กากับดูแลและบังคับบัญชา
2.2
กรณี ที่ ผูไ้ ด้รั บ มอบหมายอ านาจไม่ ส ามารถปฏิ บ ัติ ห น้า ที่ ไ ด้ ให้ผูท้ ี่ ไ ด้รั บ การแต่งตั้งให้เป็ นผูท้ ี่ทาการแทนเป็ นผูร้ ับมอบอานาจ
ลักษณะธุรกิจ องค์การเภสัชกรรมเป็ นองค์กรของรั ฐมี ภารกิ จในการผลิ ตยาและเวชภัณฑ์ ส่ งเสริ มให้มี การศึกษาและวิจยั การผลิตยาและเวชภัณฑ์ ส่ งเสริ มการวิเคราะห์ยาและเวชภัณฑ์รวมทั้งวัตถุ ดิบที่ ใช้ผลิตยาและเวชภัณฑ์ ซื้ อ ขาย แลกเปลี่ยนและให้ซ่ ึ งยาและเวชภัณฑ์ และดาเนิ นธุ รกิจที่เกี่ยวเนื่ อง กับการผลิตยาและเวชภัณฑ์ เพื่อสนับสนุนงานสาธารณสุ ข ของประเทศ โดยมีฐานะเป็ นรัฐวิสาหกิจ ในสังกัดกระทรวงสาธารณสุ ข ผลิ ตภัณฑ์ในด้านการรักษาโรคขององค์การเภสัชกรรม มีมากกว่า 200 รายการ มีกาลังการผลิตต่อปี โดยประมาณดังนี้ 1. ยาเม็ด
4,000
ล้านเม็ด
2. แคปซูล
100
ล้านแคปซูล
126 3. ยาน้ า
5
ล้านลิตร
4. ยาผง
0.15
ล้านกิโลกรัม
5. ขี้ผ้ งึ และครี ม
0.4
ล้านกิโลกรัม
6. ยาฉีด
19
ล้านขวด/หลอด
องค์การเภสัชกรรมกระจายผลิ ตภัณฑ์ออกสู่ ประชาชนโดยผ่านช่ องทางต่างๆ ลูกค้าหลัก ขององค์การเภสัชกรรม คือ โรงพยาบาลและสถานบริ การสาธารณสุ ขของรัฐทัว่ ประเทศซึ่ งมีกว่า 10,000 แห่ง นอกจากนั้นประชาชนยังสามารถซื้ อยาขององค์การเภสัชกรรมได้จากร้ายขายยาทัว่ ไป ร้ายขายยาขององค์การเภสัชกรรมที่มีอยู่ 11 แห่ งในเขตกรุ งเทพมหานคร รวมถึงกองทุนยาหมู่บา้ น ที่มีกระจายอยูท่ วั่ ไปในทุกจังหวัด การควบคุมภายในของกองบัญชี องค์ การเภสั ชกรรม ระบบการควบคุมภายในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรมซึ่ งดาเนิ นธุ รกิจแบบรัฐวิสาหกิจ ซึ่ ง ได้มีการกาหนดให้หน่ วยรั บตรวจ นามาตรฐานการควบคุ มภายในที่ กาหนดโดยคณะกรรมการ ตรวจเงิ นแผ่นดิ นไปใช้เป็ นแนวทางจัดวางระบบการควบคุ ม ภายในให้เกิ ดประสิ ท ธิ ภาพ และ ประสิ ทธิผล ซึ่ งสามารถสรุ ปได้ดงั นี้ 1. สภาพแวดล้ อมการควบคุม (Internal Environment) กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมี การดาเนิ นการ กาหนดจุ ดในการดาเนิ นการ ด้านสภาพแวดล้อมการควบคุ ม เพื่อให้เกิดสภาพแวดล้อมการควบคุมการควบคุมที่ดี ไว้ดงั นี้
127 1.1
การมอบอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ได้ มีการระบุไว้เป็ นลายลักษณ์อกั ษรอย่างชัดเจน มีการกระจายอานาจหน้าที่ใน การตัดสิ นใจและติ ดตามอย่า งเหมาะสม มี ก ารก าหนดการแบ่ ง แยกหน้า ที่ การงานอย่างเหมาะสมเพื่อลดข้อบกพร่ องหรื อรายการผิดปกติ
1.2
ความซื่ อ สัต ย์แ ละจริ ย ธรรม กองบัญ ชี องค์ก ารเภสั ช กรรม มี ก ารก าหนด มาตรฐานด้านจริ ยธรรมเพื่อป้ องกันกิ จกรรมที่ ผิดกฎหมายและไม่เหมาะสม โดยมีมาตรการที่เหมาะสมกรณี พนักงานไม่ปฏิบตั ิตามกฎ ระเบียบ นโยบายที่ วางไว้ และสื่ อสารให้ทราบทัว่ องค์กร กองบัญชี มีการสอบสวนและบันทึ ก เป็ นหลักฐาน กรณี มีการปฏิ บตั ิที่เบี่ ยงเบนไปจากนโยบายที่ กาหนด รวมทั้ง มีการให้รางวัลพนักงานเมื่อปฏิบตั ิได้ผลงานตามเป้ าหมายและเกิดผลดี
1.3
ความรู้ ทักษะและความสามารถในการปฏิบตั ิงานที่ได้รับมอบหมาย มีการ กาหนดคุ ณสมบัติไว้ชดั เจนก่ อนการรั บสมัครงาน มี การระบุ พ้ืนความรู ้ ทาง การศึ กษาและทัก ษะที่ จาเป็ นในการปฏิ บ ตั ิ ง านก่ อนการพิ จารณารั บ สมัค ร เข้าเป็ นพนักงาน
1.4
โครงสร้างขององค์การมีการจัดโครงสร้างองค์ก ารและสายการบังคับบัญชา ที่ชดั เจนและเหมาะสมกับขนาด และลักษณะการดาเนิ นงานขององค์ก าร มี การระบุ หน้า ที่ ความรั บผิดชอบของผูบ้ ริ หารอย่างชัดเจนเพื่อให้โครงสร้ า ง การบังคับบัญชาสอดคล้องกับภารกิจและหน้าที่
1.5
ผูบ้ ริ ห ารมี ก ารแบ่ ง การควบคุ ม ภายใน เป็ นแต่ ล ะกอง มี ก ารก าหนดแนว ทางการควบคุมภายในอย่างชัดเจน โดยมีการจัดกองที่ดูแลการควบคุมภายใน ขึ้นโดยเฉพาะ คือกองบริ หารความเสี่ ยงและควบคุมภายใน
128 1.6
นโยบายและวิธีบริ หารด้านทรัพยากรบุคคล กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มี การกาหนดนโยบายที่เป็ นลายลักอักษรโดยมีคู่มือในการควบคุ มภายใน และ Job description รวมถึงมีการกาหนดบทลงโทษหากมีการฝ่ าฝื นต่อนโยบาย มี การกาหนดระเบี ยบ การพิจารณาความดี ความชอบ โดยสื่ อสารให้พนักงาน ทุกคนรับทราบ อย่างชัดเจน
2. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) องค์การเภสัชกรรม ได้ให้ความสาคัญกับการบริ หารความเสี่ ยง ทั้งความเสี่ ยง ที่ เกิ ด จากปั จจัย ภายใน และความเสี่ ย งที่ เกิ ด จากปั จจัย ภายนอกที่ ส่ ง ผลกระทบต่ อ องค์ก ร โดยองค์ก ารเภสั ช กรรมมี ก ารจัด ตั้ง กลุ่ ม งานบริ หารความเสี่ ย งขึ้ นภายใน กองบริ หารความเสี่ ย งและควบคุ มภายใน เพื่ อบริ หารความเสี่ ยงที่ มี ผ ลกระทบกับ องค์การเภสัชกรรม ปัจจัยความเสี่ ยง องค์การเภสัชกรรม มีการกาหนดวัตถุประสงค์ระดับองค์กรไว้อย่างชัดเจนใน รู ปของ พันธกิจวัตถุประสงค์และเผยแพร่ ให้บุคลากรทุกระดับทราบและเข้าใจตรงกัน รวมถึ ง การก าหนดเกณฑ์ ก ารประเมิ น การบรรลุ ว ตั ถุ ป ระสงค์ โดย ผู ้บ ริ ห ารให้ ความสนใจและมีการติดตามผลการบรรลุวตั ถุประสงค์อย่างสม่าเสมอ มีการกาหนดให้ พนักงานทุกคนมีความรู้ ความเข้าใจในการประเมินความเสี่ ยง โดยที่ มีการประเมิน ระบบการควบคุ ม ภายในด้ว ยตนเอง ตามองค์ ป ระกอบการควบคุ ม ภายใน จาก การศึกษากองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ด้านการประเมินความเสี่ ยง พบว่า กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ได้จดั ทาแผนปฏิบตั ิงานที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์
129 การระบุความเสี่ ยง ฝ่ ายบริ หารมี การประชุ มหารื อถึ งการระบุ ปัจจัยเสี่ ยงแก่ ผเู ้ กี่ ยวข้อง การระบุ ปั จ จัย เสี่ ย งได้ม าจากการประเมิ น โดยผูต้ รวจสอบ พนัก งาน ผูบ้ ริ ห ารระดับ กลาง ตลอดจนผลการประเมินอื่ น ๆ และมี ก ารเผยแพร่ ใ ห้พ นัก งานที่ เกี่ ย วข้องทราบ ถึ ง วิธี ก ารที่ ใ ช้ใ นการระบุ ค วามเสี่ ย ง และมี ก ารจัด ล าดับ ความส าคัญ ของความเสี่ ย ง โดยการทา Work Shop บริ หารความเสี่ ยง จากการศึกษากองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มี ข้ นั ตอนการระบุ ความเสี่ ยง (Risk identification) และการวิเคราะห์ความเสี่ ย ง (Risk analysis) โดยการมอบหมายให้แผนกตรวจจ่ายตรวจสอบเอกสาร ในส่ วนของ การบันทึกและ กระทบยอดตรวจสอบโดยหน่วยงานที่ดูแล ตามสายการบังคับบัญชา การวิเคราะห์ความเสี่ ยง ผูบ้ ริ หารมีการกาหนดกระบวนการวิเคราะห์ความเสี่ ยงอย่างเป็ นทางการซึ่ ง การวิเคราะห์ความเสี่ ยงจัดทาโดยพนักงานและผูบ้ ริ หารในระดับที่เหมาะสมและมีการ กาหนดกิ จกรรมควบคุ มเพื่อจัดการกับความเสี่ ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ซ่ ึ งมีการ แจ้งให้บุคลากรทุกคนทราบเกี่ยวกับวิธีการควบคุมเพื่อป้ องกันหรื อลดความเสี่ ยง และ มี ก ารติ ด ตามผลการปฏิ บั ติ ต ามวิ ธี การควบคุ มที่ ก าหนด โดยที่ ก องบั ญ ชี องค์ก ารเภสั ช กรรม มี วิ ธี ก ารจัด การความเสี่ ย งโดยการยอมรั บ ความเสี่ ย ง และ โอนความเสี่ ยงให้บุคคลอื่น ความเสี่ ยงจากลักษณะธุ รกิจ ความเสี่ ย งจากลัก ษณะธุ ร กิ จ หรื อ ความเสี่ ย งจากปั จ จัย ภายนอก องค์ก าร เภสัชกรรมมีการพิจารณาความเสี่ ยงอยู่ตลอดเวลา เช่ น การที่ตอ้ งพึ่งพาวัตถุดิบหลัก
130 จากต่ างประเทศ หรื อมี โรคใหม่เกิ ดขึ้ นอย่างกะทันหันท าให้ผลิ ตยาไม่ ทนั ต่อความ ต้องการของผูป้ ่ วย ความเสี่ ยงจากภัยธรรมชาติ เช่น อุทกภัย ความเสี่ ยงจากการควบคุมภายใน ความเสี่ ยงจากการควบคุมภายในหรื อความเสี่ ยงจากปั จจัยภายใน เช่น การไม่ ปฏิ บตั ิ ตามคู่มือระบบการควบคุ ม ภายใน หรื อคู่มื อขาดความทันสมัย มี เหตุ การณ์ ที่ ไม่เคยประสบ ส่ วนความเสี่ ยงที่ พบในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรมคือการบันทึ ก รายการทางบัญชี และการตรวจสอบไม่ถูกต้องครบถ้วนตามกาหนดเวลา 3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) องค์การเภสัชกรรมได้มีการกาหนดกิ จกกรมการควบคุ มออกเป็ นแต่ละกอง อย่างชัดเจน โดยคณะผูจ้ ดั ทาได้ทาการศึกษากองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีกิจกรรม การควบคุมดังต่อไปนี้ 3.1
มีการมอบหน้าที่ อย่างเป็ นระบบ เพื่อความมัน่ ใจว่ามี ระบบตรวจสอบ และ คานอานาจกันได้
3.2
มีการระบุหน้าที่ ซ่ ึ งต้องแบ่งแยกออกจากกันอย่างเหมาะสม ประกอบด้วย กองบัญชี กองบัญชีตน้ ทุน กองการเงิน กองงบประมาณ
3.3
มี ก ารแบ่ ง แยก หน้ า ที่ ส าคั ญ หรื อเสี่ ย งต่ อ ความเสี ย หาย ให้ แ ต่ ล ะ บุคคลรับผิดชอบ เพื่อป้ องกันและลดความเสี่ ยงจากการผิดพลาด การทุจริ ต
131 3.4
มี ก ารควบคุ ม กิ จ กรรมของบุ ค ลากรโดยใช้ ข้ ั นตอนการปฏิ บ ั ติ ง าน การควบคุมดูแล และการสอบทานอย่างเป็ นทางการ
3.5
มีการกาหนดเลขที่เอกสารล่วงหน้าโดยการเรี ยงเลขลาดับไว้
3.6
มีการจากัดการเข้าถึงเครื่ องคอมพิวเตอร์ โดยการกาหนดรหัสผ่านอย่างชัดเจน โดย เฉพาะเครื่ องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการป้ อนข้อมูล
3.7
การบัน ทึ ก บัญ ชี เ ป็ นไปตามหลัก การบัญ ชี ที่ รั บ รองโดยทั่ว ไป มี ก ารออก งบการเงินทุกเดือนภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถ้างบปี ภายใน 45 วัน ในการลงบัญ ชี ต่ า งๆ เช่ น ระบบเจ้า หนี้ ลู ก หนี้ ต้อ งเสร็ จ ภายใน วัน ที่ 3 ของเดือนถัดไป
3.8
มี การวางระบบบัญชี ให้เกี่ ยวโยงกับรายการอื่ นที่ เกี่ ยวเนื่ อง เช่ น การจัดซื้ อ การจ่ายเงิน เป็ นต้น
3.9
มี กิ จกรรมการควบคุ ม ด้า นการประมวลผลข้อมู ล รวมถึ ง วิธี ปฏิ บตั ิ เพื่ อให้ เกิ ด ความมัน่ ใจว่า ข้อมู ล ที่ อยู่ใ นระบบประมวลผลมี ค วามถู ก ต้องตรงกับ แฟ้ มควบคุมที่ได้รับการอนุมตั ิ
3.10
มีกาหนดการปฏิบตั ิการสอบทานโดยมีการสอบทานข้อมูล และกระทบยอด บัญ ชี ร ะหว่า งกัน อย่า งเป็ นระบบ เช่ น แผนกบัญ ชี ท ั่ว ไปดู แ ลบัญ ชี สิ น ค้า แผนกบัญชี สินค้า ดูแล STOCK CARD และยังทาการสอบยันรายการทาง บัญชีเพื่อป้ องกันการลงบัญชีผดิ พลาด ไม่วา่ จะเป็ นกรณี Wrong Account หรื อ Wrong Amount
132 3.11
มีการสอบทานโดยการสุ่ มตรวจสอบจากสานักตรวจสอบภายใน การตรวจรับ หรื อจ่ า ยสิ นค้ า จะมี ก ารสอบทานอยู่ ใ นแต่ ล ะขั้ นตอน โดยแยกเป็ น แผนกตรวจจ่ายเอกสารต่างๆ การอนุ มตั ิรายการ และการตรวจรับสิ นค้าหรื อ ของต่างๆ มี การสอบยันข้อมูลสรุ ปกับรายละเอี ยดประกอบ ข้อสรุ ปนั้น โดยผูบ้ ริ หารระดับต้น
4. สารสนเทศและการสื่ อสาร (Information & Communication) กองบัญ ชี องค์ ก ารเภสั ช กรรม มี ร ะบบข้อ มู ล สารสนเทศที่ เ กี่ ย วกับ การ ปฏิบตั ิงาน การรายงานทางการเงินและการดาเนิ นงานรวมทั้งมีขอ้ มูลสารสนเทศที่ได้ จากภายนอกที่ ช่ ว ยให้ ผูป้ ฎิ บ ัติส ามารถปฏิ บ ตั ิ ง านตามความรั บ ผิ ดชอบได้ อย่า งมี ประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผล และมีการสื่ อสารไปยังผูบ้ ริ หารและผูป้ ฏิบตั ิงานทราบ อย่างทัว่ ถึง 4.1 สารสนเทศ 4.1.1 องค์การมีการกาหนดผูร้ ับผิดชอบด้านความปลอดภัยของระบบ คือ CIO เพื่อให้มนั่ ใจในความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ 4.1.2 มี ก ารพัฒ นาและปรั บ ปรุ งระบบสารสนเทศให้ เ ป็ นประโยชน์ แ ละ เป็ นปั จจุบนั อยูเ่ สมอ โดยผูร้ ับผิดชอบ คือ กองเทคโนโลยีสารสนเทศ 4.1.3 มี ร ะบบข้อ มู ล สารสนเทศและการสื่ อ สารที่ เ กี่ ย วกับ การปฏิ บ ัติ ง าน การรายงานทางการเงินซึ่งประกอบด้วย รายงานต้นทุน ซึ่ งกองต้นทุนเป็ น ผูน้ าเสนอ รายงานทางด้านการหาผลประโยชน์จากเงิน กองการเงินเป็ นผู้ นาเสนอ ส่ วนกองบัญชี เป็ นผูน้ าเสนอยอดลู กหนี้ /เจ้าหนี้ คงค้าง และวิธี
133 เก็ บ เงิ น จากลู ก หนี้ เป็ นต้น ซึ่ งมี ก ารจัด ท าบัญ ชี เ ล่ ม เดี ย วโดยออก งบ การเงินทุกเดือน ไตรมาสและรายปี ซึ่ งรับรองโดยสานักงาน ตรวจสอบ เงินแผ่นดิน (สตง.) 4.1.4 ข้อ มู ล ที่ เ ป็ นความรู ้ ท ั่ว ไปหรื อ ข้อ มู ล ภายในมี ก ารน าเสนอผ่า นระบบ Intranet
บัน ทึ ก ข้ อ ความและหนั ง สื อเวี ย น ส่ ว นข้ อ มู ล ที่ ใ ช้ ใ น
การปฏิบตั ิงานหรื อติดต่อกับบุคคลภายนอกใช้ผา่ นระบบ Internet 4.1.5 กองบัญชี ไ ด้ใ ช้โปรแกรม MFG/PRO หรื อ Manufacturing Finished Good Product ในการบันทึกบัญชี ดังนี้ 1) ระบบบัญชี ลูกหนี้ ใช้บนั ทึกข้อมูลเกี่ ยวกับการเพิ่มหนี้ ลดหนี้ และ บันทึกยอดยกมาของลูกหนี้ ตามใบแจ้งหนี้ แต่ละใบ บันทึกยอดหนี้ รวม การพิมพ์ใบแจ้งหนี้ พร้อมทั้ง Post ข้อมูลมาจากระบบขายข้อมูล บางอย่างเกี่ ยวกับการขายสามารถแก้ไขได้ เช่ น วันที่ เงื่ อนไข การชาระเงิน วันที่ให้ส่วนลด เป็ นต้น แต่ขอ้ มูลหลักที่สาคัญ ๆ เช่น รหัส บัญชี ลู กหนี้ รหัส บัญชี ข ายไม่ สามารถแก้ไ ขได้และกาหนด อัตราของการคานวณเงิ นสนับสนุ นการจาหน่ าย เมื่อมีการคานวณ เงินสนับสนุ นระบบจะนาอัตราที่กาหนดไปคานวณเงิ นให้กบั ลูกค้า เป็ นต้น 2) ระบบบัญชี เจ้า หนี้ และบัญชี ลู กหนี้ เงิ นทดรองใช้ส าหรั บบันทึ ก ข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งหนี้ เพิ่มหนี้ หรื อลดหนี้ แล้วผูป้ ฏิบตั ิสามารถ ตรวจสอบข้อมูลที่ได้ โดยบันทึ กรายการตั้งหนี้ ตามรายละเอียด ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากเจ้าหนี้ การบันทึกรายการตั้งหนี้ สามารถอ้างถึง เลขที่ใบสั่งซื้ อ (PO Number) ได้หลายใบ หรื อไม่ตอ้ งอ้างถึงเลขที่
134 ใบสั่ ง ซื้ อก็ ไ ด้ กรณี ที่ มี ก ารตั้ งหนี้ โดยอ้ า งถึ ง เลขที่ ใ บสั่ ง ซื้ อ (PO Number) จากระบบจัดซื้ อที่มีการรับของแล้ว จะต้องระบุเลขที่ ใ บ รั บ ข อ ง เ พื่ อ ใ ห้ ร ะ บ บ ท า ก า ร ก ลั บ ร า ย ก า ร บั ญ ชี จ า ก บัญชี เจ้าหนี้ ต้ งั พัก (PO Receipt) ซึ่ งบันทึกไว้แล้ว ณ จุดรับของ เป็ น บัญ ชี เ จ้า หนี้ ที่ เ กิ ด ขึ้ นจริ ง ผู้ป ฏิ บ ัติ ง านสามารถจัด พิ ม พ์ร ายงาน Voucher Register ของเจ้าหน้าที่ ผรู ้ ั บผิดชอบแต่ละราย ออกมา ตรวจสอบความครบถ้วน และถู กต้องได้ ซึ่ งจัดพิ มพ์ทุก ครั้ งที่ บันทึกข้อมูลเสร็ จ 4.2 การสื่ อสาร 4.2.1 การแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับนโยบาย ระเบียบปฏิบตั ิ และมีการแจกจ่ายหนังสื อ ข่าวของหน่วยงานให้พนักงานทราบโดยทัว่ กันและอยูเ่ ป็ นประจา 4.2.2 กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมีการกาหนดวิธีปฏิบตั ิในการติดต่อสื่ อสาร ในหน่ วยงานเพื่ อ ให้ พ นัก งานสามารถปฏิ บ ตั ิ ง านในความรั บ ผิ ด ชอบ อย่างมีประสิ ทธิ ผลเป็ นมาตรฐานเดียวกันและมีการแจ้งข้อมูลที่เกี่ ยวกับ การปฏิบตั ิงานและข้อมูลอื่นๆ ให้พนักงานทราบอยูเ่ ป็ นประจา 4.2.3 การแจ้ง ข้อ มู ล เกี่ ย วกับ นโยบายและระเบี ย บปฏิ บ ัติใ ห้พ นัก งานทราบ โดยการให้ ห นัง สื อ ข่ า วของหน่ ว ยงานให้ พ นัก งานทราบ หากมี ก าร เปลี่ ยนแปลงกฎระเบียบจะแจ้งให้พนักงานทราบทุกครั้งและมีการจัดทา รายงานที่ เกี่ ย วข้อ งเสนอให้ผูบ้ ริ หารและผูเ้ กี่ ย วข้อ งทราบเป็ นประจ า ทุกเดือน
135 4.2.4 ระบบการติ ดต่อสื่ อสารทั้งภายในและภายนอกอย่างเพียงพอ เชื่ อถื อได้ และทันกาลรวมถึ งการแก้ไขข้อผิดพลาดในการเรี ยกเก็บเงิ นจากลูกค้า อย่ า งทั น เวลา ปรั บ ปรุ งและแก้ ไ ขระบบการควบคุ ม ไม่ ใ ห้ เ กิ ด การผิดพลาดซ้ า 4.2.5 กองบัญ ชี องค์ก ารเภสั ช ได้มี ก ารวัด ความน่ า เชื่ อ ถื อ ของแหล่ ง ข้อ มู ล เอกสารบันทึกบัญชีโดยใช้ระบบบัญชีเป็ นระบบ ONLINE มีการกระทบ ยอด และมี แ ผนกตรวจจ่ า ยเป็ นแผนกตรวจเอกสาร การรั บ จ่ า ยของ อานาจการเซ็น การอนุมตั ิ กรรมการรับของหรื อการปฏิบตั ิ 5. การติดตามประเมินผล (Monitoring) การดาเนินการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในของ ฝ่ ายบัญชี และการเงิน (กองบัญชี ) ได้กาหนดให้มีการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน ใน 2 ลักษณะ ดังนี้ 5.1 การติดตามผลการควบคุ มในระหว่างการปฏิ บตั ิ งานหรื อการติดตามประเมินผล อย่างต่อเนื่ องเป็ นกิ จกรรมที่รวมอยู่ในการบริ หารจัดการและการควบคุ มดูแลการ ปฏิ บ ตั ิ ง านตามปกติ ป ระจ าวัน ที่ ผูบ้ ริ ห ารและผูป้ ฏิ บตั ิ งานของฝ่ ายบัญชี และ การเงิ นทุ ก ระดับ มี ความรั บ ผิดชอบร่ วมกันในการจัดให้มี กิจกรรมการติ ดตาม ประเมินผลการควบคุมภายในของหน่วยงานตนเอง 5.2 การประเมินผลเป็ นรายครั้ง ประกอบด้วยการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง และ การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ
136 ในการดาเนิ นการเกี่ ยวกับการติดตามและประเมิ นผล ฝ่ ายบริ หารได้จดั ให้มี การติดตามและประเมินผล ทั้งระหว่างการปฏิ บตั ิงาน และเป็ นรายครั้งอย่างต่อเนื่ อง สม่าเสมอเพื่อให้ความมัน่ ใจว่า 1. ระบบการควบคุ มภายในที่วางไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิ ทธิ ภาพ และมีการ ปฏิบตั ิจริ ง 2. การควบคุมภายในดาเนินไปอย่างมีประสิ ทธิ ผล 3. ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานอื่น ๆ ได้รับการปรับปรุ งแก้ไข อย่างเหมาะสมและทันเวลา 4. การควบคุ ม ภายในได้รั บ การปรั บ ปรุ ง แก้ ไ ขให้ ส อดคล้อ งกับ สถานการณ์ ที่ เปลี่ยนแปลงไป ขั้นตอนการประเมินผลการควบคุมภายในของฝ่ ายบัญชี และการเงิน (กองบัญชี ) ขั้นตอนที่ 1 จั ด ประชุ มเชิ งปฏิ บั ติ ก ารร่ วมกั น ระหว่ า งผู ้ บ ริ หารและ ผูป้ ฏิบตั ิงาน ฝ่ ายบัญชีและการเงิน โดยอาจใช้วธิ ี ประชุมกลุ่ม ขั้นตอนที่ 2 ก าหนดงานในความรั บ ผิ ด ชอบของฝ่ ายบัญ ชี แ ละการเงิ น ออกเป็ นกิจกรรมหรื องาน เพื่อทาความเข้าใจวัตถุ ประสงค์และเป้ าหมายของกิจกรรม หรื องาน ซึ่ งวัตถุประสงค์ระดับกิ จกรรมจะต้องสอดรับและเชื่ อมโยงกับวัตถุประสงค์ ระดั บ หน่ ว ยรั บ ตรวจ เพื่ อ ให้ ก ารด าเนิ น งานในแต่ ล ะส่ ว นงานย่ อ ยบรรลุ ต าม วัต ถุ ป ระสงค์ ข องหน่ ว ยรั บ ตรวจ หลัง จากนั้ น ท าการสอบทานขั้น ตอนและวิ ธี
137 ปฏิบตั ิงานตามกระบวนการปฏิบตั ิงานของกิ จกรรม เพื่อทาความเข้าใจโครงสร้างการ ควบคุมภายในของกิจกรรมนั้น ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรี ยมเครื่ องมือการประเมิน ได้แก่ การจัดทาตารางกิจกรรมที่ ควรปฏิบตั ิ (Flowcharts) แบบสอบถามการควบคุมภายใน แบบประเมินองค์ประกอบ การควบคุมภายใน และเครื่ องมืออื่นๆที่จาเป็ นและเหมาะสม เป็ นต้น ขั้นตอนที่ 4 การดาเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน 1. ผู้ป ระเมิ นท าการประเมิ น เกี่ ย วกับ การมี อยู่ และความเหมาะสมของ 5 องค์ประกอบของการควบคุ มภายใน และการบรรลุ วตั ถุ ประสงค์ของการ ควบคุมภายในของกิ จกรรมต่างๆ โดยใช้แบบประเมินองค์ประกอบของการ ควบคุมภายใน
(เป็ นการทดสอบคาตอบที่ได้จากการสอบถามว่าเป็ นไป
ตามที่ปฏิบตั ิจริ ง) 2. ผูป้ ระเมิ นร่ วมกันประเมิ นการควบคุ มภายในที่ มีอยู่ของกิ จกรรมต่างๆ ที่ ตนเองรับผิดชอบ โดยการทดสอบการมีอยู่จริ งและการปฏิบตั ิงานจริ งของ ระบบการควบคุมภายใน โดยอาจใช้วิธีสอบถามหรื อสัมภาษณ์ผปู้ ฏิบตั ิงาน จริ งและผูเ้ กี่ ยวข้อง รวมทั้งการตรวจสอบเอกสารหลักฐานที่ เกี่ ยวข้องกับ วงจรปฏิ บตั ิงานของกิ จกรรมที่ ทดสอบกับการสังเกตการณ์ การปฏิ บตั ิงาน จริ ง แล้วบันทึกไว้เป็ นลายลักษณ์อกั ษร 3. ผูป้ ระเมิ นร่ วมกันประเมิ นความเสี่ ยงที่ ย งั มี อยู่ที่ เกี่ ยวข้องกับการบรรลุ วัตถุประสงค์ของกิ จกรรมต่างๆ โดยการระบุปัญหา อุปสรรค เหตุการณ์ ที่ ไม่พึงประสงค์ที่อาจเกิดขึ้นที่ส่งผลให้ไม่บรรลุ วตั ถุ ประสงค์ตามที่กาหนด ไว้ในขั้นตอนที่ 2 โดยอาจพิจารณาใช้แบบสอบถามการควบคุมภายใน
138 สรุ ปผลการประเมินและการจัดทาเอกสารการประเมิน ผูป้ ระเมินสรุ ปผลการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง และนาข้อมูลสรุ ปผลมา จัดทารายงานของส่ วนงานย่อย โดยดาเนินการตามขั้นตอนดังนี้ 1. จากข้อมูลทั้งหมดที่ ได้จากผลการประเมิ นจุ ดอ่อนหรื อความเสี่ ยงที่ มีนัยส าคัญ ให้วิเคราะห์ ค วามมี อยู่ ความเพี ย งพอและประสิ ท ธิ ผ ลของการควบคุ ม ภายใน ระบุ แ ละเสนอมาตรการปรั บ ปรุ งแก้ ไ ขตามความเหมาะสมและจ าเป็ น ผลการประเมินให้บนั ทึก เป็ นลายลัก ษณ์ อกั ษรและสอบทานโดยผูบ้ ริ หารและ เก็บไว้ในแฟ้ มของหน่วยรับตรวจ 2. การวิ เ คราะห์ ค วามเพี ย งพอและ ประสิ ทธิ ผล ของการควบคุ มภายใน จะต้องพิจารณาว่า 2.1 โครงสร้ างและรู ปแบบการควบคุ มที่กาหนดขึ้นเพียงพอ และครอบคลุ มทุก กิ จ กรรมที่ ส าคัญ รวมทั้ง มี อ งค์ ป ระกอบของการควบคุ ม ภายใน ทั้ง 5 องค์ประกอบหรื อไม่ และอยูใ่ นเกณฑ์พอใจหรื อไม่ 2.2 การควบคุ ม ภายในที่ ก าหนดมี การปฏิ บ ตั ิ ง านจริ ง หรื อไม่ และสามารถลด ความเสี่ ยงตามที่ระบุหรื อไม่ กรณี มิได้ปฏิบตั ิงานจริ งในทางปฏิบตั ิมีการใช้ วิธีการอื่นทดแทนการควบคุมภายในที่กาหนดหรื อไม่ 2.3 ถ้ามีการปฏิบตั ิงานจริ งตามระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่ ระบบการควบคุม ภายในได้ปฏิบตั ิหน้าที่ตามที่กาหนดไว้ และได้รับผลสาเร็ จตามวัตถุประสงค์ หรื อไม่
139 3. ผลจากการวิ เ คราะห์ ใ ห้ ส รุ ป ความเพี ย งพอและประสิ ท ธิ ผ ลของการควบคุ ม โดยพิ จ ารณาว่า ถ้า ระบบการควบคุ ม ที่ มี อ ยู่แ ละใช้จริ ง ได้ป ฏิ บ ตั ิ ห น้า ที่ ต ามที่ ก าหนดโดยได้ ส ร้ า งความมั่ น ใจอย่ า งสมเหตุ ส มผลในความส าเร็ จตาม วัต ถุ ป ระสงค์ แ ละเป้ าหมายที่ ก าหนดไว้ ถื อ ว่ า ระบบการควบคุ ม ภายใน มีประสิ ทธิผล 4. ผู ้ป ระเมิ น จะต้อ งเสนอวิ ธี ก ารแก้ ไ ขข้อ บกพร่ อ งหรื อ จุ ด อ่ อ นที่ พ บ รวมทั้ง การปรับปรุ งแก้ไขที่ตอ้ งดาเนินการต่อไป อย่างไรก็ตาม ในการเสนอการปรับปรุ ง แก้ไขนั้น ควรผ่านการพิจารณาอย่างระมัดระวังอย่างรอบคอบว่าการปรับปรุ งนั้น มี ค วามเหมาะสม สามารถปฏิ บ ัติ ไ ด้ แ ละประโยชน์ ที่ ไ ด้รั บ เกิ ด ความคุ ้ม ค่ า เมื่อเทียบกับต้นทุนที่ตอ้ งเสี ยไปจากการดาเนินการแก้ไขปรับปรุ ง 5. ผลการประเมินระดับส่ วนงานย่อย ฝ่ ายบัญชี และการเงิ น นอกจากบันทึกไว้เป็ น ลายลัก ษณ์ อ ัก ษรแล้ว ให้ บ ัน ทึ ก ในแบบรายงานและส่ ง ให้ ผู ้รั บ ผิ ด ชอบหรื อ คณะทางานที่หน่วยรับตรวจแต่งตั้งขึ้น รวบรวมรายงานเพื่อประมวลเป็ นรายงาน ระดับหน่วยรับตรวจ พร้อมจัดเก็บรายงานไว้ที่หน่วยรับตรวจ กองบัญ ชี อ งค์ก ารเภสั ช กรรมได้มี ก ารติ ดตามประเมิ น ผลการควบคุ ม ภายในจากการตรวจสอบของผูต้ รวจสอบภายนอกโดย สานักงานคณะกรรมการ ตรวจเงิ นแผ่นดิ น ส่ วนการตรวจสอบภายในของแต่ละแผนกได้ทาการตรวจสอบ ภายใน โดยคณะผูป้ ฏิบตั ิงานการตรวจสอบภายในของกองบริ หารความเสี่ ยงและ การควบคุ มภายใน ที่ ทาการประเมิ นและตรวจสอบภายใน ซึ่ ง มี ท้ งั การติ ดตาม ประเมิ นผลระหว่า งการปฏิ บตั ิ ก ารและการประเมิ นผลการควบคุ มภายในด้วย ตนเอง โดยลักษณะของผูต้ รวจสอบภายในของกองบัญชีองค์การเภสัชกรรมเป็ น บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์เพียงพอ ผูต้ รวจสอบภายในมี ความเป็ นอิสระและรายงานโดยตรงต่อผูบ้ ริ หารสู งสุ ด และยังมีการปรึ กษาและขอ
140 คาแนะนาจากผูต้ รวจสอบภายในและภายนอก คณะผูป้ ระเมินมีความรู้ความเข้าใจ อย่างเพียงพอถึงภารกิจ เป้ าหมาย วัตถุประสงค์ และการดาเนินงานขององค์กรและ กิ จ กรรม และมี ค วามเข้า ใจระบบควบคุ ม ภายในและการปฏิ บ ัติ ต ามระบบ การควบคุ ม จริ ง โดยวิเ คราะห์ ผ ลการประเมิ นเปรี ย บเที ย บกับ เกณฑ์ ที่ ก าหนด หลังจากการประเมินผลคณะผูต้ รวจสอบภายในจะมีการบันทึกผลการตรวจสอบ ไว้เ ป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษร ทั้ง ผู ้ต รวจสอบภายในและผู ้ต รวจสอบอื่ น มี ก ารให้ ข้อเสนอแนะเป็ นประจาแก่หน่วยงานในการปรับปรุ งระบบการควบคุมภายใน นอกจากนี้ ได้ มี ก ารก าหนดการรายงานผลการปฏิ บ ัติ ง านตามสาย การบังคับบัญชาเพื่อสามารถให้ ผบู้ งั คับบัญชาประเมินควบคุมภายในรวมถึงการ สอบทานรู ป แบบการควบคุ ม และทดสอบกิ จกรรมการควบคุ ม โดยตรง ซึ่ ง ได้ กาหนดตามหน่ วยงานตามโครงสร้ างองค์การที่เหมาะสมและการบังคับบัญชาที่ สนับสนุ นระบบการควบคุ มภายใน ในกรณี ที่ขอ้ บกพร่ องที่ร้ายแรงและมีปัญหา ด้านการควบคุมภายใน ได้รายงานผูบ้ ริ หารระดับสู งทราบทันที รวมทั้ง มี ก ารติ ด ตามประเมิ น ผลทั้ง จากการติ ด ตามประเมิ น ผลการ ปฏิ บ ัติ ก ารตามปกติ และจากการประเมิ น ผลการควบคุ ม ภายในด้ว ยตนเอง คณะผูป้ ระเมินมีการวิเคราะห์ผลการประเมินโดยเปรี ยบเทียบกับเกณฑ์ที่กาหนด
บทที่ 4 ผลการศึกษา การศึ ก ษาปั ญหาพิเศษ เรื่ อง ศึ กษาระบบการปฏิ บตั ิ งานการควบคุ มภายในตามแนวคิ ด COSO กรณี ศึ ก ษา กองบัญชี องค์ก ารเภสัชกรรม คณะผูจ้ ดั ท าได้ท าแบบประเมิ นองค์ประกอบ ของการควบคุมภายในเพื่อเป็ นข้อมูลประกอบการวิเคราะห์องค์ประกอบต่างๆ ดังนี้ 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) 2. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) 3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) 4. สารสนเทศ และ การสื่ อสาร (Information and Communications) 5. การติดตามประเมินผล (Monitoring) สภาพแวดล้ อมของการควบคุม เนื่ องจากสภาพแวดล้อมของการควบคุ ม เป็ นองค์ป ระกอบที่ มี ผ ลกระทบอย่า งมากต่ อ กิ จกรรมทั้งหมดที่ เกิ ดขึ้นในองค์การและการตัดสิ นใจของฝ่ ายบริ หาร ดังนั้น สภาพแวดล้อม การควบคุมจึงเป็ นรากฐานที่สาคัญขององค์ประกอบอื่น ๆ ของการควบคุมภายใน สภาพแวดล้อม การควบคุ ม ที่ ดีจ ะเป็ นการสร้ า งบรรยากาศให้บุ คลากรทุ ก คนได้ต ระหนัก ถึ งความจาเป็ นและ ความสาคัญของการควบคุมภายใน ซึ่ งจะเอื้ออานวยให้เกิดโครงสร้ างของการควบคุมภายในและ วินยั ของบุคลากรในการยอมรับการควบคุมภายในที่องค์กรได้กาหนดขึ้น
142 ผลการศึกษาระบบการปฏิ บตั ิงานการควบคุ มภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ในด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) พบว่ากองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มี ร ะบบการปฏิ บ ัติ ง านการควบคุ ม ภายในด้า นสภาพแวดล้อ มของการควบคุ ม ที่ ดี เนื่ อ งจาก มีหลักเกณฑ์การบริ หารจัดการที่ชดั เจน แบ่งแยกตามองค์ประกอบที่กาหนดไว้ ดังนี้ 1. ปรัชญาและรู ปแบบการทางานของผูบ้ ริ หาร ทัศนคติและวิธีการบริ หารงานของผูบ้ ริ หารระดับสู ง แสดงให้เห็นชัดเจนถึง การให้ความสาคัญเกี่ ยวกับการควบคุ มภายใน โดยการจัดตั้งกองบริ หารความเสี่ ย ง และควบคุ มภายในขึ้น และผูบ้ ริ หารมีการดาเนิ นการกาหนดนโยบายการดาเนิ นงาน อย่างชัดเจน และถ่ายทอดสู่ พนักงานให้รับทราบ ในส่ วนของกองบัญชี องค์การเภสัช กรรมผูบ้ ริ หารมีการกาหนดการควบคุมภายในขึ้นอย่างชัดเจน 2. ความซื่อสัตย์และจริ ยธรรม กองบัญชีมีการจัดให้มีหลักจริ ยธรรม (Code of Conduct) สาหรับผูบ้ ริ หารและ พนักงานทุกคน โดยหลักการนั้นระบุถึงการปฏิ บตั ิงานที่หน่ วยงานยอมให้ทาได้หรื อ ไม่ยอมให้ทา มีการกาหนดบทลงโทษการไม่ปฏิบตั ิตามหลักจริ ยธรรมเป็ นลายลักษณ์ อักษร รวมถึงมีการส่ งเสริ มและสนับสนุ นวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นความสาคัญของ ความซื่ อสัตย์และจริ ยธรรม โดยสื่ อสารทางวาจาในการประชุ ม การหารื อกับพนักงาน และปฏิบตั ิตวั เป็ นแบบอย่าง 3. ความรู้ ทักษะและความสามารถในการปฏิบตั ิงานที่ได้รับมอบหมาย การพัฒ นาบุ ค ลากรในกองบัญ ชี อ งค์ก ารเภสั ช กรรมได้มี ก ารจัด อบรมทั้ง ภายในและภายนอก แต่จะจัดอบรมเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่ องนั้นๆ ในการอบรม
143 ในเรื่ องของมาตรฐานการบัญชีฉบับต่าง จะเชิญวิทยากรและอาจารย์ที่มีความเชี่ ยวชาญ มาบรรยาย และในปั จจุ บนั ทางองค์ก ารเภสัชกรรมได้มี การว่า จ้า งหน่ วยงาน Price Waterhouse Coopers (pwc) เป็ นที่ปรึ กษาและจัดอบรมให้พนักงานบัญชี ที่เพิ่งเข้ารับ การบรรจุเข้าอบรมทุกท่าน ในเรื่ องของการฝึ กอบรมเกี่ยวกับมาตรฐานบัญชี ฉบับใหม่ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมีการประเมินความรู้ ความชานาญการปฏิบตั ิงานของ พนักงานอยู่เป็ นระยะ ๆ รวมถึงรักษาบุคลากรที่มีความรู ้ และคุ ณสมบัติเหมาะสมกับ งานอย่างสม่าเสมอ 4. โครงสร้างขององค์กร องค์ ก ารเภสั ช กรรมมี ก ารก าหนดโครงสร้ า งที่ เ หมาะสม มี ก ารแบ่ ง สาย การบังคับบัญชาที่ชดั เจน ซึ่ งจากการศึกษากองบัญชี องค์การเภสัชกรรม จะมีการแบ่ง โครงสร้างย่อยเพื่อสร้างสายบังคับบัญชาที่ชดั เจนออกเป็ นแผนก ซึ่ งประกอบไปด้วย แผนกบัญชี ลูกหนี้ ภาครัฐ แผนกบัญชี ลูกหนี้ ภาคเอกชน แผนกบัญชี เจ้าหนี้ และแผนก บัญชี ทวั่ ไป จึ ง ท าให้มี ความชัดเจนในการปฏิ บตั ิ หน้าที่ ของพนัก งาน รวมถึ งมี ก าร แสดงแผนภูมิการจัดองค์การที่ถูกต้องและเป็ นปัจจุบนั ให้พนักงานรับทราบ 5. การมอบอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ หน่ ว ยงาน ได้ก าหนดหน้า ที่ แ ละความรั บ ผิ ด ชอบของงานแต่ ล ะต าแหน่ ง (Job Description) อย่างชัดเจนและเป็ นลายลักษณ์อกั ษร และชี้ แจงให้ผรู้ ับผิดชอบใน ตาแหน่ งหน้าที่น้ นั ๆ ได้ทราบและเข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละงาน มี ขอบเขตอานาจที่เหมาะสม เช่ น การอนุ มตั ิรายการต่างๆมีวิธีการที่มีประสิ ทธิ ภาพใน การติดตามผลการดาเนินงานที่มอบหมาย
144 6. นโยบายและวิธีบริ หารด้านทรัพยากรบุคคล กองบัญ ชี องค์ก ารเภสั ช กรรม มี ก ารก าหนดนโยบายและวิ ธี ก ารจัด การ ทรั พ ยากรบุ ค คลที่ เ ป็ นลายลัก ษณ์ อ ัก ษร โดยมี คู่ มื อ ในการควบคุ ม ภายใน และ Job description มีการอบรมพนักงานอย่างสม่าเสมอ โดยให้ความรู ้และทักษะที่จาเป็ น ต่อการปฏิ บตั ิงานในส่ วนของข้อกาหนดการกระทาผิด ก็มีขอ้ กาหนดที่ชดั เจน โดยมี ข้อบังคับองค์การเภสัชกรรมว่าด้วยความรับผิดทางแพ่ง พ.ศ. 2511 และ ข้อบังคับ องค์ก ารเภสั ช กรรมว่า ด้วย การบริ หารงานบุ ค คล ข้อ บัง คับ ที่ องค์ก ารเภสัช กรรม กาหนดไว้ ในส่ วนของกองบัญชี องค์ก ารเภสัช กรรม สามารถแบ่ งได้ 2 แบบ คื อ การลงโทษจากผูอ้ านวยการกองบัญชี และการลงโทษจากหัวหน้า แผนกต่ า งๆใน กองบัญชี การพิจารณาความดีความชอบ พิจารณาโดยใช้เกณฑ์ประเมินผลงาน ซึ่ งมีการ ประเมิ นผลงานของพนัก งานเป็ นประจาปี ละ 1 ครั้ ง โดยหัวหน้า แผนกในสั ง กัด พิจารณาเพื่อเสนอเลื่อนขั้นเงินเดือน หรื อเลื่อนระดับตาแหน่ง 7. กลไกการติดตามการตรวจสอบการปฏิบตั ิงาน กองบัญชีองค์การเภสัชกรรมมีคณะผูป้ ฏิบตั ิงานการตรวจสอบ และสอบทาน การจัดการจากการไม่ปฏิ บตั ิตามการควบคุ มภายใน หรื อจากการควบคุ มภายในที่ มี ข้ อ บกพร่ อง โดยระบุ ค วามรั บ ผิ ด ชอบไว้ใ นกฎบัต รและท าหน้ า ที่ ก ากั บ ดู แ ล การควบคุมภายในอย่างสม่าเสมอ จากการศึกษาองค์ประกอบเกี่ ยวกับสภาพแวดล้อมของการควบคุ ม จะเห็ นได้ว่า องค์การ เภสั ช กรรมมี ก ารควบคุ ม ครบถ้ว นส่ ง ผลให้ เ กิ ด วิ ธี ก าร และกฎระเบี ย บต่ า งๆขึ้ นในองค์ ก ร
145 ดังที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่ งช่ วยทาให้การควบคุ มภายในที่มีอยูน่ ้ นั เกิดประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผล ทาให้องค์กรสามารถบรรลุวตั ถุประสงค์ การประเมินความเสี่ ยง การประเมินความเสี่ ยงเป็ นกระบวนการที่ใช้ในการระบุ วิเคราะห์ความเสี่ ยง และบริ หาร ความเสี่ ยงที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์การ โดยทัว่ ไปวัตถุประสงค์ขององค์การ อาจแบ่งออกได้เป็ น 2 ระดับ คือวัตถุประสงค์ในระดับองค์ก าร และวัตถุประสงค์ในระดับกิจกรรม รวมทั้งการกาหนดแนวทางที่จาเป็ นต้องใช้ในการควบคุมความเสี่ ยง หรื อการบริ หารความเสี่ ยง ผลการศึกษาการควบคุมภายในด้านการประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) พบว่า องค์การเภสัชกรรมได้ให้ความสาคัญด้านการประเมินความเสี่ ยง โดยมีการจัดตั้ง กลุ่มงานบริ หาร ความเสี่ ย งขึ้ นภายในกองบริ หารความเสี่ ย งและการความคุ มภายใน เพื่ อบริ หารความเสี่ ย งที่ มี ผลกระทบกับองค์การเภสัชกรรมและลดความเสี่ ยงให้นอ้ ยลง ในส่ วนกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม พบว่า กองบัญชี มีการกาหนดจุดประเมินไว้ดงั นี้ คือ การกาหนดวัตถุ ประสงค์ การระบุความเสี่ ยง และการวิเคราะห์ความเสี่ ยง กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมี การระบุและวิเคราะห์ความเสี่ ยงอยู่ ตลอดเวลา มีการบริ หารจัดการในการยอมรับความเสี่ ยงและโอนความเสี่ ยงให้บุคคลอื่น ความเสี่ ยง ที่กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมีการยอมรับ เช่ น ความเสี่ ยงในด้านบุคลากร ในส่ วนของการโอน ความเสี่ ยงนั้น
กองบัญชีองค์การเภสัชกรรมมีวิธี การจัดการโดย การจ้างที่ปรึ กษาจากภายนอก
และจากการมี กองบริ หารความเสี่ ยงและควบคุมภายในที่มีหน้าที่โดยตรงนั้น พบว่าไม่สามารถ แก้ปัญหาความเสี่ ยงจากลักษณะธุ รกิจหรื อปั จจัยภายนอกให้นอ้ ยลงได้ เนื่องจากลักษณะของธุ รกิจ ที่ดาเนินการนั้นยากต่อการควบคุมความเสี่ ยงจากปัจจัยภายนอก
146 ความเสี่ ยงจากลักษณะธุ รกิจ (Inherent Risk) ความเสี่ ยงจากปั จจัยภายนอกจากการศึกษาองค์การเภสัชกรรม พบว่าลักษณะของธุ รกิจทา ให้เกิดความเสี่ ยงเป็ นอย่างมาก เนื่ องจากปั จจุบนั มีโรคชนิ ดใหม่เกิดขึ้นเป็ นจานวนมาก ทาให้ตอ้ งมี การวิ จยั และพัฒ นาเพื่ อ ที่ จ ะท าการผลิ ต ยา ให้ไ ด้ต ามความต้อ งการของผูบ้ ริ โ ภคซึ่ งในส่ ว นนี้ องค์ก ารเภสั ช กรรมมี ก ารบริ หารความเสี่ ย งโดย มี ส ถาบัน วิ จ ัย และพัฒ นา และในส่ ว นของ วัตถุดิบหลัก องค์การเภสัชกรรมมีการบริ หารความเสี่ ยงโดยมีฝ่ายบริ หารพัสดุและผลิตภัณฑ์ เพื่อ ดูแลวัตถุดิบให้มีจานวนพอเพียงต่อการผลิต ความเสี่ ยงจากการควบคุมภายใน (Control Risk) ความเสี่ ย งจากปั จจัย ภายใน ขององค์ก ารเภสัชกรรมคื อ การไม่ ป ฏิ บ ตั ิ ตามคู่ มื อระบบ การควบคุ มภายใน และในส่ วนกองบัญชี พบว่าความเสี่ ย งคื อ การบันทึ กรายการทางบัญชี และ การตรวจสอบไม่ ถู ก ต้องครบถ้วนตามก าหนดเวลา และตามหลัก การบัญชี ที่ รับ รองทัว่ ไป แต่ กองบัญชีองค์การเภสัชกรรมมีวิธีบริ หารความเสี่ ยงโดยจะมีการตรวจสอบเอกสารโดยแผนกตรวจ จ่าย และตรวจสอบการบันทึกและกระทบยอดโดยหน่วยงานที่ดูแลตามสายการบังคับบัญชา จากการศึกษาองค์ประกอบเกี่ยวกับการประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) จะเห็นได้วา่ องค์การเภสัชกรรมมีการระบุปัจจัยที่ทาให้เกิ ดความเสี่ ยง หรื อโอกาสที่ทาให้เกิ ดความเสี่ ยง และ มีการกาหนดวิธีเพื่อลดความเสี่ ยงได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ ทาให้เกิดความมัน่ ใจได้วา่ ความผิดพลาด หรื อความเสี ยหายจากความเสี่ ยงนั้น จะไม่ส่งผลกระทบต่อการดาเนิ นงานในส่ วนต่างๆ และอยูใ่ น ระดับที่ยอมรับได้
147 กิจกรรมการควบคุม จากผลการศึกษากิจกรรมควบคุ มกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ได้มีการกาหนดนโยบาย การบริ หารงานอย่างชัดเจนโดยมีการแบ่งออกเป็ นแต่ละกอง ในการกาหนดกิ จกรรมการควบคุ ม ได้มีการปฏิบตั ิ การเพื่อให้เกิ ดประสิ ทธิ ภาพ และประสิ ทธิ ผลสู งสุ ด โดยกองบัญชี องค์การเภสัช กรรม และกองการเงิน องค์การเภสัชกรรมมีการแบ่งแยกหน้าที่การทางานออกจากกันอย่างชัดเจน มีการคาถึงความเหมาะสมของลักษณะงาน มีการระบุหน้าที่ซ่ ึ งแบ่งแยกออกจากกันอย่างเหมาะสม การจัดคนให้เหมาะสมกับงานพร้อมกับพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับแผนงาน โดยมีการแบ่งแยก หน้าที่สาคัญหรื อเสี่ ยงต่อความเสี ยหาย ให้แต่ละบุคคลรับผิดชอบ เพื่อป้ องกันและลดความเสี่ ยงจาก การผิดพลาด การทุจริ ต การเข้าถึงข้อมูล ระบบการดาเนินงาน และแฟ้ มข้อมูลจากัดให้เฉพาะบุคคล ที่ได้รับการอนุมตั ิเท่านั้น แฟ้ มข้อมูลต่างๆ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีการแบ่งแยกอานาจหน้าที่ในการอนุ มตั ิประมวลผลข้อมูล การบันทึกรายการบัญชี การรับจ่ายเงิ นการสอบทาน การตรวจสอบ การดูแลทรัพย์สินออกจากกัน โดยเด็ดขาด การกาหนดการทารายการต่างๆ และการกาหนดวงเงิ นในการเซ็ นอนุ มตั ิ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมีการกาหนดระดับการอนุ มตั ิ มีการมอบหน้าที่อย่างเป็ นระบบ เพื่อความมัน่ ใจ ว่ามีระบบตรวจสอบและคานอานาจกันได้ มีการควบคุ มกิ จกรรมของบุคลากรโดยใช้ข้ นั ตอนการ ปฏิบตั ิงาน การควบคุมดูแล และการสอบทานอย่างเป็ นทางการ กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมีการจัดลาดับการเข้าถึ งข้อมูลอย่างชัดเจน การเข้าถึงข้อมูล ระบบการดาเนิ นงาน และแฟ้ มข้อมู ล จากัดให้เฉพาะบุ ค คลภายนอกที่ ไ ด้รับ การอนุ ม ตั ิ เท่ า นั้น แฟ้ มข้อมูลต่างๆมีการกาหนดรหัสผ่านเพื่อป้ องกันไม่ให้ผอู ้ ื่นเข้าถึงข้อมูลได้ มีมาตรฐานการดูแล ทรั พ ย์ สิ นอย่ า งรั ด กุ ม และป้ องกั น ความเสี ยหายที่ อ าจเกิ ดขึ้ น มี ก ารจ ากั ด การเข้ า ถึ ง เครื่ องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการป้ อนข้อมูลเข้าสู่ ระบบงาน รวมถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ในการ ควบคุมระบบบัญชี ที่เหมาะสม มีการควบคุมเงินสดโดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ในการควบคุ ม
148 ผ่านทางเคาน์เตอร์ องค์การเภสัชกรรมยังมีกองเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทาหน้าที่ดูแลในด้านของ ระบบสารสนเทศภายในองค์การ ผลการศึ ก ษาการควบคุ ม ภายในของกองบัญ ชี องค์ ก ารเภสั ช กรรม พบว่ า กิ จ กรรม การควบคุมภายในมีประสิ ทธิ ภาพสู ง เนื่องจากได้มีการปฏิบตั ิ ตามแนวการควบคุมภายในตามแบบ COSO โดยมี การแบ่งแยกหน้าที่ กนั งานอย่างชัดเจน มี ขอ้ กาหนดการรักษาทรั พย์สินต่างๆ และ มีการกาหนดการสอบทานรายการโดยการทาการกระทบยอดเพื่อให้ขอ้ มูลมีความถูกต้องมากที่สุด สารสนเทศและการสื่ อสาร จากการศึกษาเกี่ยวกับสารสนเทศและการสื่ อสารของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม พบว่า มีความสาคัญต่อองค์การเภสัชกรรมที่เกี่ยวเนื่ องกับการปฏิบตั ิงานการควบคุมภายใน การรายงาน ทางการเงินและการดาเนินงาน รวมทั้งข้อมูลสารสนเทศที่ได้จากภายนอกที่ช่วยให้ผปู ้ ฎิบตั ิสามารถ ปฏิ บตั ิงานตามความรั บผิดชอบได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผล และมี การสื่ อสารไปยัง ผูบ้ ริ หารเพื่อใช้ในการตัดสิ นใจและผูป้ ฏิบตั ิงานได้ทราบ พนักงานในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรมใช้ขอ้ มูล ปฏิ บตั ิงานที่ อยู่ใน ระบบสารสนเทศ และในสื่ ออื่นๆ โดยใช้ผ่านระบบ Online Intranet และใช้โปรแกรม MFG/PRO ในการบันทึก บัญชี ลู ก หนี้ ใช้บ นั ทึ ก ข้อ มู ล เกี่ ย วกับ การเพิ่ ม หนี้ ลดหนี้ และบัน ทึ ก ยอดยกมาของลู ก หนี้ บันทึ กยอดหนี้ รวม และการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ เพื่อใช้เป็ นหลักฐานเอกสารในประกอบการลงบัญชี รวมถึงการใช้บนั ทึก ตั้งหนี้ เพิ่มหนี้ ลดหนี้ ของเจ้าหนี้ การกลับรายการบัญชี จากบัญชี เจ้าหนี้ ต้ งั พัก เป็ นต้น กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมมี รายงานข้อมูลที่น่าเชื่ อถื อโดยสอบยันความถูกต้อง ของ ข้อมูลระหว่างหน่ วยงานที่เกี่ ยวข้องกันและทันต่อเวลาที่ใช้ในการบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์กร เภสัชกรรมและจัดทารายงานข้อมูลสาหรับการบริ หารและการตัดสิ นใจของฝ่ ายบริ หาร รวมถึงการ
149 สนับสนุนให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างเต็มที่ และกาหนดวิธีปฏิบตั ิในการติดต่อสื่ อสารใน หน่ วยงานเพื่ อให้พ นัก งานสามารถปฏิ บ ตั ิ ง านมี ค วามรั บ ผิดชอบเป็ นมาตรฐานเดี ย วกันอย่า งมี ประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผลที่ดี ผลการศึกษา พบว่า กองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีการควบคุมภายในด้านสารสนเทศและ การสื่ อสารประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผลสู ง ตามแนวคิด COSO โดยได้มีการสรรหาข้อมูลจาก ภายนอกและภายในที่จดั ทารายงานทางการเงินและผลการดาเนิ นงาน มีการพัฒนาและปรับปรุ ง ระบบสารสนเทศ มีการสื่ อสารให้ พนักงานทราบวิธีปฏิ บตั ิอย่างมีประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผล ภายใต้มาตรฐานเดียวกัน การติดตามประเมินผล จากการศึ ก ษากองบัญ ชี อ งค์ ก ารเภสั ช กรรม พบว่ า สภาพแวดล้ อ มภายนอกที่ มี การเปลี่ ยนแปลงตลอดเวลา อาจทาให้เกิ ดความเสี่ ยงที่เกิ นจากการคาดการณ์ ไว้ล่วงหน้าได้เสมอ จึงส่ งผลให้การติดตามประเมินผลการควบคุมภายในมีความจาเป็ นอย่างยิ่ง ในการปรับปรุ งแก้ไข ให้ ท นั ต่ อ สถานการณ์ ปั จ จุ บ ัน เพื่ อ ให้ องค์ก ารมี ค วามเชื่ อ ถื อ และเชื่ อมั่นว่า การควบคุ ม ภายใน ขององค์ ก ารมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพอยู่ เ สมอ ในส่ ว นของกองบัญ ชี ไ ด้มี ก ารติ ด ตามและประเมิ น ผล การควบคุ ม ภายในที่ เ ป็ นไปตามขั้น ตอนอย่ า งถู ก ต้อ ง มี โ ครงสร้ า งองค์ก ารที่ เ หมาะสมและ มีการบังคับบัญชาที่สนับสนุ นการควบคุ มภายใน ทั้งการตรวจสอบจากผูต้ รวจสอบภายนอกโดย สานักงานคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน และการตรวจสอบภายใน โดยกองบริ หารความเสี่ ยงและ การควบคุ มภายใน ที่ ทาการตรวจสอบภายในและประเมิ นการควบคุ มภายในของแต่ ล ะแผนก ตลอดจนการนาเสนอข้อมูลของแต่ละแผนก และทาการนาเสนอต่อสานักงานคณะกรรมการตรวจ เงิ น แผ่ น ดิ น นอกจากนี้ ทางกองบัญ ชี อ งค์ ก ารเภสั ช กรรม ยัง ใช้ ร ะบบการประเมิ น ผลแบบ Key Performance Indicator (KPI) ซึ่ งเป็ นเครื่ องมือใช้วดั ผลการดาเนิ นงานหรื อประเมินผลการ ดาเนิ นงานในด้านต่างๆขององค์การ ซึ่ งสามารถแสดงผลของการวัดหรื อการประเมินในรู ปข้อมูล เชิ งปริ มาณเพื่อสะท้อนประสิ ทธิ ภาพ ประสิ ทธิ ผลในการปฏิบตั ิงานขององค์การ หรื อหน่ วยงาน
150 ภายในองค์การ โดยผูต้ รวจสอบภายในเป็ นบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์ ที่ เพีย งพอ มี ความเป็ นอิ ส ระและรายงานผลการปฏิ บ ตั ิ ง านโดยตรงต่อผูบ้ ริ หารสู งสุ ด โดยเฉพาะ ข้อ บกพร่ อ งที่ ร้ า ยแรงและมี ปั ญ หาด้า นการควบคุ ม ภายใน ที่ ต้อ งรายงานทราบทัน ที ในการ ประเมิ นผลมีก ารปรึ ก ษาและขอคาแนะนาจากผูต้ รวจสอบภายในและภายนอก พร้ อมทั้งได้รับ ข้อเสนอแนะเป็ นประจาในการปรับปรุ งระบบการควบคุมภายใน การติดตามและประเมินผลมีการ วางระบบการควบคุมภายในไว้อย่างเพียงพอ เหมาะสม มีประสิ ทธิ ภาพ และมีการปฏิบตั ิการจริ ง ข้อ ตรวจพบจากการตรวจสอบและการสอบทานอื่ นๆ ได้รับการปรับปรุ งแก้ไขอย่างเหมาะสมและ ทันเวลา การควบคุมภายในได้รับการปรับปรุ งแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง ผลการศึกษาการควบคุ มภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม พบว่า ระบบการติดตาม ประเมินผลการควบคุมภายในมีประสิ ทธิ ภาพ เนื่ องจากมี การติดตามประเมิ นผลทั้งจากส่ วนงาน ภายในและภายนอกองค์การ โดยภายในจะมีคณะผูป้ ฏิบตั ิการงานตรวจสอบภายในของกองบริ หาร ความเสี่ ยงและการควบคุมภายใน และการประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง คณะผูต้ รวจสอบ ดัง กล่ าวมี ค วามรู ้ ความสามารถและความเป็ นอิ ส ระในการตรวจสอบ พร้ อมทั้งรายงานผลการ ปฏิบตั ิงานโดยตรงต่อผูบ้ ริ หารสู งสุ ด ส่ วนภายนอกจะมีการประเมินโดยสานักงานคณะกรรมตรวจ เงิ นแผ่นดิ น มี การกาหนดการรายงานผลการปฏิ บตั ิงานตามสายการบังคับบัญชา เพื่อสามารถให้ ผูบ้ งั คับบัญชาสามารถประเมินผลการควบคุมภายใน รวมถึงการสอบทานรู ปแบบการควบคุม และ ทดสอบกิจกรรมการควบคุมโดยตรง ระบบการปฏิ บ ตั ิ ง านการควบคุ มภายในของกองบัญชี องค์ก ารเภสัชกรรม มี ระบบการ ปฏิบตั ิงานการควบคุมภายในอย่างเหมาะสม ด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี เนื่ องจากมี หลักเกณฑ์การบริ หารจัดการที่ชดั เจนและแบ่งแยกตามองค์ประกอบทุกองค์ประกอบ ด้านประเมิน ความเสี่ ยง มีความเหมาะสมในระดับหนึ่ง ในเรื่ องการกาหนดวัตถุประสงค์ระดับองค์กร ระบุความ เสี่ ยง การวิเคราะห์ความเสี่ ยง ด้านกิจกรรมการควบคุม มีการมอบหน้าที่อย่างเป็ นระบบ แบ่งแยก หน้า ที่ ใ นการอนุ ม ัติ ประมวลผลข้อ มู ล การบันทึ ก รายการบัญชี การรั บ จ่ า ยเงิ น การสอบทาน ตรวจสอบ และการดูแลทรัพย์สินออกจากกันโดยเด็ดขาดอย่างเหมาะสม การควบคุ มกิจกรรมของ
151 บุ ค คล โดย ใช้ ข้ ั นตอนก ารปฏิ บั ติ ง าน และการสอบทานอย่ า งเป็ นทางการ เป็ นต้ น ด้านสารสนเทศและการสื่ อสาร โดยสารสนเทศองค์กรมีการกาหนดผูร้ ับผิดชอบด้านความปลอดภัย ของระบบ เพื่อให้มนั่ ใจในความปลอดภัยของระบบสารสนเทศและมีการพัฒนาปรับปรุ งระบบ สารสนเทศให้เป็ นประโยชน์และปั จจุบนั การสื่ อสารกองบัญชีองค์การเภสัชกรรมมีการแจ้งข้อมูล เกี่ ยวกับนโยบายและระเบียบปฏิบตั ิให้พนักงานทราบโดยการแจกจ่ายหนังสื อข่าวของหน่ วยงาน ให้ท ราบ รวมถึ ง การติ ดต่ อสื่ อสารทั้ง ภายในและภายนอกอย่า งเพี ย งพอ เชื่ อถื อได้และทันกาล ด้านการติดตามประเมินผล มีการติดตามประเมินผลโดยใช้สายบังคับบัญชาในการรายงานผลการ ปฏิบตั ิงาน และมีการรายงานข้อบกพร่ องที่ร้ายแรงและมีปัญหาด้านการควบคุมภายใน ได้รายงาน ให้ผบู ้ ริ หารระดับสู งทราบทันที ส่ วนการปฏิบตั ิงานในการติดตามประเมินผลของกองบัญชีองค์การ เภสัชกรรมมีประสิ ทธิภาพเพียงพอ ในเรื่ องของการประเมินการควบคุมภายในส่ วนต่างๆของแต่ละ ส่ วนงานอย่างเป็ นระยะๆ
บทที่ 5 สรุป และข้ อเสนอแนะ สรุ ป องค์ก ารเภสัช กรรม เป็ นหน่ วยงานรั ฐวิส าหกิ จ มี ล ักษณะธุ รกิ จ คื อผลิ ตยารั ก ษาโรค องค์การเภสัชกรรมมีโครงสร้ างการบริ หารงาน ซึ่ งประกอบด้วย ฝ่ ายบริ หารและฝ่ ายปฏิ บตั ิการ แบ่ ง แยกตามสายบัง คับ บัญชาอย่า งชัดเจนและเหมาะสมจากการศึ ก ษาลัก ษณะโครงสร้ างการ บริ หารงานขององค์การเภสัชกรรม มีการแบ่งแยกหน้าที่และกิจกรรมการดาเนินงาน โดยในแต่ละ กลุ่มภารกิ จ จะประกอบด้วยฝ่ ายต่างๆ และในแต่ละฝ่ ายจะมีกองต่างๆ และหน่ วยย่อยสุ ดท้าย คือ แผนก ซึ่ งแสดงให้เห็นถึงการแบ่งแยกตามสายบังคับบัญชาอย่างชัดเจน ซึ่ งจากโครงสร้างที่ มีความ ชัดเจนตามสายงานนั้น ทาให้เกิ ดความชัดเจนในการปฏิ บตั ิ งาน ส่ งผลให้เกิ ดประสิ ทธิ ภาพและ ประสิ ทธิผลในการดาเนินงานขององค์การเภสัชกรรม จากการศึกษาระบบปฏิบตั ิงานการควบคุมภายในของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม ซึ่ งมี ข้อบัง คับ ให้รั ฐวิส าหกิ จ ถื อ ปฏิ บ ัติ ตามระเบี ย บส านัก นายกรั ฐมนตรี ว่า ด้ว ยการบริ ห ารกิ จ การ บ้านเมืองและสังคมที่ดี คือ ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงิ นแผ่นดิ นว่าด้วยการกาหนดมาตรฐาน การควบคุ มภายใน ตามราชกิ จจานุ เบกษา แต่คณะผูจ้ ดั ทาได้ทาการศึกษาการควบคุมภายในตาม แนวคิ ด COSO เนื่ องจากสามารถประยุก ต์ใ ช้ใ ห้เ ข้า กับ ธุ รกิ จในปั จจุ บ นั ได้ม ากขึ้ น และท าการ เปรี ยบเทียบให้ทราบถึงแนวทางการปฏิบตั ิการควบคุมภายในที่เหมาะสม การควบคุมภายในตาม แนวคิด COSO มีองค์ประกอบ 5 องค์ประกอบ ดังนี้
153 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) กองบัญชีองค์การเภสัชกรรม มีการจัดการสภาพแวดล้อมที่ดี มีประสิ ทธิ ภาพ และประสิ ทธิผล ทาให้องค์การสามารถบรรลุวตั ถุประสงค์ เนื่องจากกองบัญชีองค์การ เภสัชกรรม กิ จกรรมด้านสภาพแวดล้อมการควบคุ ม ครบทุกองค์ประกอบย่อย เช่ น ความซื่ อสัตย์และจริ ยธรรม โครงสร้างขององค์ก าร และการมอบอานาจหน้าที่และ ความรับผิดชอบ เป็ นต้น ตามระบบการควบคุ มภายในแนวคิด COSO ซึ่ งกองบัญชี องค์การเภสัชกรรมให้ความสาคัญเป็ นอย่างมาก ในการบริ หารจัดการ การควบคุ ม ภายใน โดยมีการกากับดูแลการควบคุมอย่างสม่าเสมอ 2. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) องค์การเภสัชกรรมซึ่ งดาเนินธุ รกิจที่มีความเสี่ ยงสู ง จึงมีการจัดตั้งกองบริ หาร ความเสี่ ยงและควบคุมภายใน เพื่อแก้ปัญหาและลดความเสี่ ยง ซึ่ งในส่ วนของกองบัญชี องค์ก ารเภสั ช กรรมได้มี ร ะบบการบริ ห ารความเสี่ ย ง การระบุ ปั จ จัย ที่ ท าให้ เ กิ ด ความเสี่ ยง หรื อโอกาสที่ทาให้เกิดความเสี่ ยง มีการกาหนดวิธีเพื่อลดความเสี่ ยงได้อย่าง มี ป ระสิ ทธิ ภ าพ เพื่ อ ให้ อ ยู่ ใ นระดับ ที่ ย อมรั บ ได้ โดยใช้ วิ ธี โ อนความเสี่ ยงให้ บุคคลภายนอกจากการจ้างที่ปรึ กษาภายนอก ซึ่ งความเสี่ ยงที่เกิดนั้น แบ่งได้ 2 แบบ คือ ความเสี่ ยงจากลักษณะธุ รกิจ (Inherent Risk) หรื อความเสี่ ยงจากปั จจัยภายนอก และ ความเสี่ ยงจากการควบคุมภายใน (Control Risk) หรื อความเสี่ ยงจากปัจจัยภายใน 3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) กองบัญชี องค์การเภสัชกรรมได้จดั ให้มีกิจกรรมการควบคุ มขึ้นอย่างชัดเจน โดยก าหนดให้มี นโยบายและระเบี ย บปฏิ บตั ิ ต่า งๆ การก าหนดการอนุ ม ตั ิ การมอบ อานาจ การมอบหมายงาน การสอบทานงาน การตรวจสอบความถูกต้อง การจากัดการ
154 เข้าถึงทรัพยากรและทรัพย์สิน การักษาความปลอดภัยของสิ นทรัพย์ภายในกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีการจัดให้มีการควบคุมภายในทุกระดับของการปฏิบตั ิงานตาม ความจ าเป็ นอย่ า งเหมาะสม โดยกิ จ กรรมการควบคุ ม จะถื อ เป็ นส่ ว นหนึ่ งใน การปฏิบตั ิงานปกติ โดยหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่มีความเสี่ ยงต่อความเสี ยหาย จ าเป็ นต้ อ งแบ่ ง แยกหน้ า ที่ เ พื่ อ ป้ องกั น หรื อลดความเสี่ ยงจากข้ อ ผิ ด พลาด หรื อ การทุ จริ ต ในกิ จกรรมการควบคุ ม ที่ ก าหนดนั้นท าให้ก ารควบคุ มภายในของ กองบัญชีองค์การเภสัชกรรมมีประสิ ทธิภาพสู ง 4. ข้อมูลสารสนเทศและการสื่ อสาร (Information & Communication) กองบัญ ชี องค์ ก ารเภสั ช กรรมให้ ค วามส าคั ญ ต่ อ การควบคุ ม ภายใน ด้านสารสนเทศและการสื่ อสารไม่วา่ จะเป็ นเรื่ องการจากัดการเข้าถึงข้อมูล การพัฒนา และปรับปรุ งระบบสารสนเทศให้เป็ นประโยชน์และเป็ นปั จจุ บนั อยู่เสมอโดยกองที่ รับผิดชอบ คือ กองเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อตอบสนองความต้องการของกองบัญชี ให้มี ป ระสิ ท ธิ ภาพและประสิ ท ธิ ผ ลที่ ดีที่ สุ ด วิธี ป ฏิ บ ัติง านของพนัก งาน รายงาน ทางการเงิ น เพื่ อ ให้ ฝ่ ายบริ ห ารใช้ใ นการตัด สิ น ใจ การเปลี่ ย นแปลงกฎระเบี ย บ ข้อบังคับ และการสื่ อสารข้อมูลทั้ง จากระดับบนลงล่ างจากระดับล่ า งขึ้ นบน ระดับ เดี ยวกันในองค์การ รวมถึ งการสื่ อสารกับบุ คคลภายนอกเพื่อสามารถรั บข้อมูลจาก ผูม้ ีส่วนเกี่ ยวข้องหรื อมีส่วนได้ส่วนเสี ย จึงทาให้การควบคุมภายในด้านสารสนเทศ และการสื่ อสารของกองบัญชี องค์การเภสัชกรรม มีประสิ ทธิภาพสู ง 5. การติดตามประเมินผล (Monitoring & Evaluation) จากการปฏิ บตั ิ การการควบคุ มภายในขององค์ก าร ในส่ วนการติ ดตามและ ประเมินผลได้มีการปฏิ บตั ิ การเป็ นไปตามขั้นตอนอย่างถู กต้อง และได้มีการติดตาม และประเมินผลอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการปรับปรุ งแก้ไขขั้นตอนที่มีผลในการเกิดความ
155 เสี่ ยงให้ทนั ต่อสถานการณ์ และเป็ นปั จจุบนั ที่สาคัญองค์การมีกองบริ หารความเสี่ ยง และการควบคุ ม ภายใน ในการติ ด ตามและประเมิ น ผล ซึ่ งมี ก ารรายงานผลการ ปฏิ บตั ิ งานโดยตรงต่อผูบ้ ริ หารระดับสู ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อบกพร่ องร้ ายแรงและ มีปัญหา โดยมีคณะผูป้ ฏิบตั ิงานที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์ที่เพียงพอ และมี ค วามรู ้ ค วามเข้ า ใจอย่ า งเพี ย งพอถึ ง ภารกิ จ เป้ าหมาย วั ต ถุ ป ระสงค์ และการดาเนิ นงานขององค์การ ในระบบการควบคุ มภายในและการปฏิบตั ิการตาม ระบบการควบคุมภายในจึงทาให้ดา้ นการติดตามประเมินผลมีประสิ ทธิภาพสู ง ข้ อเสนอแนะ ในการศึ ก ษาการควบคุ ม ภายในตามแนวคิ ด COSO
กรณี ศึ ก ษา กองบั ญ ชี
องค์การเภสัชกรรม คณะผูจ้ ดั ทาสามารถให้ขอ้ เสนอแนะในการศึกษาครั้งต่อไปนี้ 1. ในการศึ ก ษาครั้ งนี้ ท าการศึ ก ษาเฉพาะการควบคุ ม ภายในของกองบัญ ชี องค์ก าร เภสั ชกรรมเพีย งกองเดี ย ว ควรท าการศึ กษาการควบคุ ม ภายทั้ง องค์การเภสัชกรรม เพื่อให้เห็นแนวทางการควบคุมภายในที่ชดั เจนมากยิง่ ขึ้น 2. ควรท าการศึ ก ษาการควบคุ ม ภายในของบริ ษ ัท เอกชน เพื่ อ เปรี ย บเที ย บแนวทาง ในการดาเนินการควบคุมภายใน
บรรณานุกรม จันทนา สาขากร, พิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ และ ศิลปพร ศรี จนั่ เพชร. 2550. การควบคุมภายในและ การตรวจภายใน. กรุ งเทพมหานคร: ทีพีเอ็น เพรส. เจริ ญ เจษฎาวัลย์. 2546. การตรวจสอบภายในและการควบคุมภายใน. พิมพ์ครั้งที่ 2. นนทบุรี: พี แอนด์ ดี. ถิ ร าวุ ฒิ ทองทรง. 2547. สภาพและปั ญหาของระบบควบคุ ม ภายใน ศึ ก ษากรณี : บริ ษัท ไปรษณีย์ไทย จากัด .
บริ หารธุ รกิ จมหาบัณฑิ ต การจัดการทัว่ ไป, มหาวิทยาลัย
ราชภัฏพระนคร. ทิพย์สุดา เมฆฉาย. 2550. การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดด้ านการควบคุมภายใน COSO และระบบ การควบคุมภายในของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ การเกษตรควบคุมภายในของ ธนาคารเพื่ อ การเกษตรและสหกรณ์ การเกษตร สาขาฮอด จั ง หวั ด เชี ยงใหม่ . บัญชีมหาบัณฑิต การบัญชี , มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. นพวรรณ ฟูติตระกูล . 2544. การศึ กษาเปรี ยบเทียบแนวคิดด้ านการควบคุ มภายในของ COSO และระบบการควบคุ มภายในของธนาคารออมสิ น .
บัญชี มหาบัณฑิ ต การบัญชี ,
มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. นิ พ นั ธ์ เห็ นโชคชัย ชนะ และ ศิ ล ปพร ศรี จนั่ เพชร. 2552. การสอบบัญชี . พิ มพ์ค รั้ ง ที่ 2. กรุ งเทพมหานคร: ทีพีเอ็น เพรส.
157 พนารัตน์ วสุ วฒั นศรี . 2551. แนวทางการดาเนินงานการควบคุมภายในของศู นย์ การศึกษาพิเศษ ประจ าจั ง หวั ด . ครุ ศาสตรมหาบัณ ฑิ ต วิ ช าการศึ ก ษาพิ เ ศษ, มหาวิ ท ยาลัย ราชภัฏ พิบูลสงคราม. พยอม สิ งห์เสน่ห์. 2548. การสอบบัญชี . กรุ งเทพมหานคร: ม.ป.ท. เมธากุล เกี ยรติกระจาย และ ศิลปพร ศรี จนั่ เพชร. 2552. การบัญชี เพื่อการวางแผนและควบคุม. กรุ งเทพมหานคร: ทีพีเอ็น เพรส. วิ ย ดา ปานาลาด. 2548. การบริ ห ารการควบคุ ม ภายในของกระทรวงมหาดไทยจั ง หวั ด นครราชสี มา. บริ หารธุ รกิจมหาบัณฑิต บริ หารธุ รกิจ, มหาวิทยาลัยมหาสารคาม. ศุภชัย ลี ลิ ตธรรม. 2550. การประเมิ นการควบคุ ม ภายในของระบบสารสนเทศทางการบั ญชี การไฟฟ้าส่ วนภูมิภาคเขต 1 ภาคเหนือ (เชี ยงใหม่ ) บริ หารธุ รกิจมหาบัณฑิต การจัดการ ทัว่ ไป, มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี. สุ ชาย ยังประสิ ทธิ์ กุล. 2552. การสอบบัญชี . พิมพ์ครั้งที่ 6. กรุ งเทพมหานคร: ทีพีเอ็น เพรส. อัจ ฉรา นิ ย มาภา. 2550. การพั ฒ นาระบบควบคุ ม ภายในของสถานศึ ก ษาขั้ น พื้น ฐานสั ง กั ด สานักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพืน้ ฐาน. ครุ ศาสตรดุษฎีบณ ั ฑิต บริ หารการศึกษา, จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย อุทุมพร ธรรมสนอง. 2551. การประเมินผลการควบคุมภายในทางการบัญชี ของเหมืองแม่ เมาะ การไฟฟ้าฝ่ ายผลิตแห่ งประเทศไทย. บัญชีมหาบัณฑิต การบัญชี, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่.
158 อนุสอน เทพสุ วรรณ์. 2551. ปัญหาของการควบคุมภายในทางการบัญชี ของสหกรณ์ การเกษตรใน จังหวัดพิษณุโลก. บัญชีมหาบัณฑิต การบัญชี, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. อภิ ญ ญา เปิ นสู งเนิ น . 2551. การวิ เ คราะห์ ประสิ ทธิ ภ าพการควบภายใน กรณี ศึ ก ษา สหกรณ์ โคนมในจังหวัด นครราชสี มา.
บริ หารธุ รกิ จมหาบัณฑิ ต วิท ยาการจัดการ,
มหาวิทยาลัยสุ โขทัยธรรมาธิราช. อุษณา ภัทรมนตรี . 2552. การตรวจสอบภายในสมัยใหม่ . พิมพ์ครั้งที่ 3. กรุ งเทพมหานคร: ม.ป.ท.
ชื่อผูแ้ ต่ง. \\ ปี ที่พิมพ์. \\ ชื่อหนังสื อ. \\ จานวนเล่ม (ถ้ามี). \\ ครั้งที่พิมพ์ (ถ้ามี). \\ สถานที่พิมพ์: \ สานักพิมพ์. ชื่อผูเ้ ขียนวิทยานิพนธ์. \\ ปี . \\ ชื่อวิทยานิพนธ์ . \\ ชื่อปริ ญญา \ สาขา, \ มหาวิทยาลัย.
ภาคผนวก ก คู่มือการควบคุมภายใน ระดับส่ วนงานย่อย
คู่มือการควบคุมภายใน INTERNAL CONTROL HANDBOOK ระดับส่ วนงานย่ อย
กองบัญชี
ตุลาคม 2554
สารบัญ เรื่อง บทนำ ควำมเป็ นมำของกำรควบคุมภำยใน แนวคิดของกำรควบคุมภำยใน วัตถุประสงค์ของกำรควบคุมภำยใน สำระสำคัญของกำรรำยงำนตำมระเบียบคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน ว่ำด้วยกำรกำหนดมำตรฐำนกำรควบคุมภำยใน พ.ศ. 2544 นิยำมศัพท์ องค์ประกอบของมำตรฐำนกำรควบคุมภำยใน กำรกำหนดหรื อออกแบบระบบกำรควบคุมภำยในที่มีประสิ ทธิ ภำพ แนวทำงกำรกำหนดหรื อออกแบบระบบกำรควบคุมภำยในของฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน (กองบัญชี ) กำรติดตำมประเมินผล แบบรำยงำนและกำรจัดทำรำยงำนตำมระเบียบฯ ขั้นตอนกำรประเมินผลกำรควบคุมภำยในของฝ่ ำยบัญชี และกำรเงิน (กองบัญชี) ผังขั้นตอนกำรประเมินกำรควบคุมภำยใน สรุ ปผลกำรประเมินและกำรจัดทำเอกสำรกำรประเมิน แบบรำยงำนกำรควบคุมภำยในระดับส่ วนงำนย่อย รู ปแบบรำยงำนระดับส่ วนงำนย่อยและคำอธิ บำยรำยงำน กำหนดเวลำกำรประเมินผลกำรควบคุมภำยในด้วยตนเอง (Control Self – Assessment ; CSA) ของส่ วนงำนย่อย
ภาคผนวก ภาคผนวก ก
ระเบียบคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน ว่ำด้วยกำรกำหนดมำตรฐำนกำรควบคุมภำยใน พ.ศ. 2544
หน้ า 1 2 2 3 3 4 5 8 9 17 18 19 20 21 22 28
29
ภาคผนวก ข ภาคผนวก ค ภาคผนวก ง ภาคผนวก จ ภาคผนวก ฉ ภาคผนวก ช
ผังขั้นตอนกำรจัดทำรำยงำนกำรควบคุมภำยใน ตำมระเบียบข้อ 6 แบบประเมินองค์ประกอบตำมมำตรฐำนกำรควบคุมภำยในของฝ่ ำย บัญชีและกำรเงิน (กองบัญชี) รำยงำนผลกำรประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยในฝ่ ำยบัญชี และกำรเงิน (กองบัญชี) (ปย.1) ผังขั้นตอนกระบวนงำน/กิจกรรมในควำมรับผิดชอบของฝ่ ำยบัญชีและ กำรเงิน (กองบัญชี ) แบบสอบถำมกำรควบคุมภำยในฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน (กองบัญชี) ตัวอย่ำงรำยงำนกำรประเมินผลและกำรปรับปรุ งกำรควบคุมภำยในของ ฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน (กองบัญชี) (ปย.2)
33 35 47 50 115 139
- 1 -
บทนา คู่มือกำรควบคุ มภำยในฉบับนี้ จัดทำขึ้นโดยมีวตั ถุ ประสงค์เพื่อเป็ นแนวทำงในกำร ดำเนินงำนด้ำนกำรควบคุมภำยในของฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน องค์กำรเภสัชกรรม (อภ.) และให้ผบู้ ริ หำร พนักงำนของฝ่ ำยบัญชี และกำรเงิน อภ. มีควำมรู้และควำมเข้ำใจในควำมหมำย ควำมสำคัญและวิธี ปฏิ บ ัติเ กี่ ย วกับ กำรควบคุ ม ภำยในเพิ่ ม ขึ้ นจนสำมำรถน ำไปปฏิ บ ัติไ ด้อย่ำ งถู ก ต้อ ง และบรรลุ ต ำม วัตถุ ป ระสงค์ของกำรควบคุ ม ภำยใน ซึ่ ง จะเป็ นผลให้กำรดำเนิ นงำนตำมภำรกิ จของฝ่ ำยบัญชี และ กำรเงิน และของ อภ. มีประสิ ทธิ ภำพ ประสิ ทธิ ผล ประหยัด และช่วยลดหรื อป้ องกันควำมเสี่ ยงจำกกำร ผิดพลำด และควำมเสี ยหำยต่ำงๆ ที่อำจจะเกิดขึ้นจำกกำรปฏิบตั ิงำน คณะทำงำนจัดทำคู่มือกำรควบคุมภำยใน หวังเป็ นอย่ำงยิ่งว่ำ คู่มือกำรควบคุมภำยใน ฉบับนี้ จะเป็ นประโยชน์ต่อกำรปฏิ บตั ิเรื่ องกำรควบคุมภำยในของผูบ้ ริ หำรและพนักงำน ฝ่ ำยบัญชี และ กำรเงิน อภ. ต่อไป
--------------------------------------------------------------------------
-2-
ความเป็ นมาของระบบการควบคุมภายใน ระเบียบสานักนายกรั ฐมนตรี ว่าด้ วยการบริ หารกิจการบ้ านเมืองและสั งคมที่ดี พ.ศ. 2542 ข้ อ 7.5 กำหนดให้ใช้มำตรกำรเพื่อส่ งเสริ มและกำกับให้หน่วยงำนของรัฐทุกแห่ งกำหนดแผนกำร สร้ ำ งควำมโปร่ ง ใสและป้ องกัน กำรทุ จ ริ ต ประพฤติ มิ ช อบในระบบรำชกำรและรำยงำนผลกำร ดำเนินงำนในรอบปี ต่อคณะรัฐมนตรี หลักเกณฑ์ และแนวทางการกากับดูแลที่ดีในรั ฐวิสาหกิจ ซึ่ งได้ รับความเห็นชอบจาก คณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 16 กุมภำพันธ์ พ.ศ. 2544 กำหนดให้รัฐวิสำหกิจถือปฏิบตั ิ โดยระบุในหลักกำร ให้คณะกรรมกำรรัฐวิสำหกิจและฝ่ ำยจัดกำรต้องถื อเป็ นควำมรับผิดชอบหลักในกำรจัดให้มีระบบกำร ควบคุ ม ที่ ดี เ พื่ อ พิ ท ัก ษ์ เ งิ น ลงทุ น และสิ น ทรั พ ย์ข องรั ฐ วิ ส ำหกิ จ และเพื่ อ เพิ่ ม ประสิ ท ธิ ภ ำพและ ประสิ ทธิผลในกำรทำงำน ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงิ นแผ่ นดิ นว่ า ด้ วยการก าหนดมาตรฐานการควบคุ ม ภายใน พ.ศ.2544 ประกำศในรำชกิจจำนุ เบกษำ เมื่อวันที่ 26 ตุลำคม พ.ศ.2544 กำหนดให้หน่วยงำนรับ ตรวจ (หน่วยงำนภำครัฐ) นำมำตรฐำนกำรควบคุมภำยในที่กำหนดโดยคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน ไปใช้เป็ นแนวทำงจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยในให้เกิดประสิ ทธิ ผล และประสิ ทธิ ภำพ
แนวคิดของการควบคุมภายใน กำรควบคุมภำยในเป็ นปั จจัยสำคัญที่ช่วยให้กำรดำเนิ นงำนตำมภำรกิจมีประสิ ทธิ ภำพ ประสิ ทธิ ผล ประหยัดและช่ วยป้ องกันหรื อลดควำมเสี่ ยงจำกกำรผิดพลำด ควำมเสี ย หำยจำกควำม สิ้ นเปลื อง ควำมสู ญเปล่ำของกำรใช้ทรัพย์สิน หรื อกำรกระทำอันเป็ นทุจริ ต โดยมีแนวควำมคิด 3 ข้อ ดังนี้ 1. กำรควบคุ มภำยในเป็ นส่ วนประกอบที่แทรกอยู่ในกำรปฏิ บตั ิงำนตำมปกติ กำร ควบคุมภำยในเป็ นกระบวนกำรที่แทรกอยู่ (Built in) ในกำรปฏิบตั ิงำนตำมปกติ เช่นกำรลงเลขที่รับ-ส่ ง หนังสื อ กำรมอบหมำยงำนแต่ละตำแหน่ง กำรติดตำมงำน กำรจัดทำทะเบียนพัสดุ ฯลฯ 2. กำรควบคุ มภำยในเกิดขึ้นได้โดยบุคลำกรของ อภ. ผูบ้ ริ หำรและพนักงำนทุก ระดับเป็ นผูม้ ี บทบำทสำคัญในกำรทำให้มีกำรควบคุ มภำยในที่ดีเกิ ดขึ้ นภำยใน อภ. ผูบ้ ริ หำรเป็ น ผูร้ ับผิดชอบในกำรจัดให้มีระบบกำรควบคุ มภำยในที่ดี โดยกำรกำหนดวัตถุ ประสงค์ วำงกลไกกำร ควบคุ มและกำหนดกิ จกรรมต่ำงๆ รวมทั้งกำรติ ดตำมผลกำรควบคุ มภำยใน ส่ วนพนัก งำนทุ ก คนมี หน้ำที่รับผิดชอบต่อกำรปฏิบตั ิตำมระบบกำรควบคุมภำยในที่กำหนดขึ้น
-33. กำรควบคุมภำยในให้ควำมมัน่ ใจอย่ำงสมเหตุสมผล (ไม่สำมำรถมัน่ ใจได้100%) ว่ำ จะบรรลุ ตำมวัตถุ ป ระสงค์ที่ ก ำหนดแม้ว่ำ กำรควบคุ มภำยในจะออกแบบไว้ดีเพี ยงใดก็ ตำมก็ ไ ม่ สำมำรถให้ควำมมัน่ ใจว่ำ จะทำให้กำรดำเนิ นงำนบรรลุ ตำมวัตถุ ป ระสงค์อย่ำ งสมบู รณ์ เพรำะกำร ควบคุมภำยใน ยังมีขอ้ จำกัดจำกปั จจัยอื่นที่จะมีผลกระทบ เช่นกำรใช้ดุลยพินิจที่ผิดพลำด กำรสมรู ้ร่วม คิดกัน ฯลฯ
วัตถุประสงค์ ของการควบคุมภายใน 1. เพื่อให้ เกิดประสิ ทธิผลและประสิ ทธิภาพของการดาเนินงาน (Operation Objectives)ได้แก่ กำรปฏิ บตั ิ งำนและกำรใช้ทรั พยำกรอย่ำงมี ประสิ ทธิ ภำพและประสิ ทธิ ผล ซึ่ งรวมถึ งกำรดู แลรั กษำ ทรัพย์สิน กำรป้ องกันหรื อลดควำมผิดพลำด ควำมเสี ยหำย กำรรั่วไหล กำรสิ้ นเปลืองหรื อกำรทุจริ ตใน องค์กร 2. เพือ่ ให้ เกิดความเชื่อถือได้ ของการรายงานทางการเงิน (Financial Report Objectives) ได้แก่ กำรจัดทำรำยงำนทำงกำรเงิ นที่ใช้ภำยในและภำยนอกหน่วยงำนให้เป็ นไปอย่ำงถูกต้องเชื่ อถื อได้และ ทันเวลำ 3. เพื่ อ ให้ เ กิ ด การปฏิ บั ติ ต ามกฎหมาย และระเบี ย บข้ อ บั ง คั บ ที่ เ กี่ ย วข้ อ ง (Compliance Objectives) ได้แก่ กำรปฏิบตั ิตำมกฎหมำย ระเบียบ ข้อบังคับ หรื อมติคณะรัฐมนตรี ที่เกี่ยวข้องกับกำร ดำเนินงำนของหน่วยงำน รวมทั้งกำรปฏิบตั ิตำมนโยบำย และวิธีกำรปฏิบตั ิงำนที่หน่วยงำนได้กำหนด ขึ้น
สาระสาคัญของการรายงานตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน ว่ าด้ วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดินว่ าด้ วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 ซึ่ งออกโดยอำศัยอำนำจตำมพระรำชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญว่ำด้วยกำรตรวจเงิน แผ่นดิน พ.ศ.2542 และมีกำรประกำศในรำชกิจจำนุเบกษำ เมื่อวันที่ 26 ตุลำคม 2544 ข้ อ 5 ให้ หน่ วยรับ ตรวจ (หน่ วยงานภาครัฐ) จัดวางระบบการควบคุมภายในให้ แล้ วเสร็จภายใน 1 ปี นับจากวันที่ระเบียบมีผล บังคับใช้ (วันที่ 27 ตุลาคม พ.ศ. 2544) ประกอบด้ วย
-4-
รายละเอียดทีต่ ้ องรายงานตามระเบียบฯ ข้ อ 5 1. 2. 3. 4. 5.
สรุ ปภำรกิจและวัตถุประสงค์ระดับหน่วยงำนและระดับกิจกรรม ข้อมูลเกี่ยวกับสภำพแวดล้อมกำรควบคุม ระบุควำมเสี่ ยงที่สำคัญที่มีผลกระทบวัตถุประสงค์ กิจกรรมกำรควบคุม/ป้ องกันเพื่อลดควำมเสี่ ยง ผูร้ ับผิดชอบประเมินระบบกำรควบคุมภำยในและวิธีกำรติดตำมผล
หน่วยรับตรวจรำยงำนควำมคืบหน้ำในกำรจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยในต่อผูก้ ำกับดูแล และ คณะกรรมกำรตรวจสอบของหน่ วยรับตรวจทุก 60 วัน พร้อมทั้งส่ งสำเนำให้สำนักงำนกำรตรวจเงิ น แผ่นดิน ข้ อ 6 ให้ หน่ วยรับตรวจ (หน่ วยงานภาครัฐ) รายงานต่ อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน ผู้ กากับดูแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่ างน้ อยปี ละหนึ่งครั้ ง ภายในเก้ า สิ บวันนับจากวันสิ้นปี งบประมาณ (30 กันยายน) หรือปี ปฏิทนิ (31 ธันวาคม)
รายละเอียดทีต่ ้ องรายงานตามระเบียบฯ ข้ อ 6 1. กำรควบคุมภำยในเป็ นไปตำมมำตรฐำนกำรควบคุมหรื อไม่ 2. ผลกำรประเมินควำมเพียงพอและประสิ ทธิ ผลของระบบกำรควบคุมภำยในและผลกำร ประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน 3. จุดอ่อน ข้อเสนอแนะ และแผนกำรปรับปรุ งแก้ไข ข้ อ 7 หน่ วยรับตรวจไม่ สามารถปฏิบัติได้ ให้ ตกลงกับคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน ข้ อ 8 การเจตนาปล่ อยปละละเลยในการปฏิบัติตามระเบียบนี้โดยไม่ มีเหตุอันควร คณะกรรมการ ตรวจเงินแผ่นดินสามารถเสนอข้ อสั งเกตและรายงานตามลาดับขั้น อาจมีผลต่ อการพิจารณางบประมาณ รายจ่ ายประจาปี คานิยามการควบคุมภายในขององค์ การเภสั ชกรรม การควบคุมภายใน หมำยถึง กระบวนกำรปฏิบตั ิงำนที่ผบู้ ริ หำรและพนักงำน เจ้ำหน้ำที่ของ หน่ วยงำนจัดให้มี เพื่อสร้ ำงควำมมัน่ ใจอย่ำงสมเหตุ สมผลว่ำกำรดำเนิ นงำนของหน่ วยงำนจะบรรลุ วัตถุประสงค์ของกำรควบคุมภำยใน
-5หน่ วยรับตรวจ หมำยถึง องค์กำรเภสัชกรรม (อภ.) ผู้กากับดูแล หมำยถึง คณะกรรมกำรองค์กำรเภสัชกรรม และกระทรวงสำธำรณสุ ข หัวหน้ าหน่ วยรับตรวจ หมำยถึง ผูอ้ ำนวยกำรองค์กำรเภสัชกรรม เจ้ าหน้ าทีร่ ะดับอาวุโส หมำยถึง ผูบ้ ริ หำรระดับสู ง ที่ได้รับมอบมำยให้อำนวยกำรและประสำน กำรประเมินผลกำรควบคุมภำยใน ติดตำมกำรประเมินผล สรุ ปภำพรวมและจัดทำรำยงำนระดับหน่วย รับตรวจ ฝ่ ายบริหาร หมำยถึง ผูอ้ ำนวยกำรอภ. และผูบ้ ริ หำรทุกระดับของอภ. ส่ วนงานย่อย หมำยถึง ส่ วนงำนระดับฝ่ ำย/สำนัก/สถำบัน ใน อภ. ได้แก่ ฝ่ ำยกำรตลำดและกำร ขำย ฝ่ ำยผลิตยำ ฝ่ ำยเภสัชเคมีภณ ั ฑ์ ฝ่ ำยบริ หำรพัสดุและผลิตภัณฑ์ ฝ่ ำยประกันคุ ณภำพ ฝ่ ำยชี ววัตถุ ฝ่ ำยเทคโนโลยีและวิศวกรรม ฝ่ ำยทรัพยำกรบุคคล ฝ่ ำยบัญชี และกำรเงิ น สำนักตรวจสอบภำยใน (สตภ.) สำนักอำนวยกำร สำนักบริ หำรยุทธศำสตร์ และสถำบันวิจยั และพัฒนำ หัวหน้ าส่ วนงานย่อย หมำยถึง ผูอ้ ำนวยกำรฝ่ ำย/สำนัก/สถำบัน หรื อเทียบเท่ำ
องค์ ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน ในกำรดำเนินงำนเพื่อให้บรรลุวตั ถุประสงค์ของกำรควบคุมภำยใน ผูก้ ำกับดูแลและฝ่ ำยบริ หำร จะต้องจัดให้กำรดำเนินงำนภำยใน อภ. ประกอบไปด้วยองค์ประกอบของมำตรฐำนกำรควบคุมภำยใน 5 ประกำร ดังนี้ 1. สภาพแวดล้ อมของการควบคุม (Control Environment) สภาพแวดล้ อมของการควบคุม หมำยถึง ปั จจัยต่ำงๆที่ร่วมกันส่ งผลให้มีกำรควบคุมขึ้นใน อภ. หรื อทำให้กำรควบคุ มที่ มีอยู่ได้ผลดี ข้ ึน หรื ออำจทำให้กำรควบคุ มย่อหย่อนลงได้ เช่ น ควำมซื่ อสัตย์ และจริ ยธรรม ควำมรู้ ทักษะและควำมสำมำรถของบุคลำกร โครงสร้ำงของ อภ. กำรมอบอำนำจและ หน้ำที่ควำมรับผิดชอบ นโยบำยและวิธีบริ หำรด้ำนบุคลำกร เป็ นต้น สภาพแวดล้ อมของการควบคุมเป็ นเรื่ องเกี่ยวกับการสร้ างความตระหนักและบรรยากาศของ การควบคุม ให้ บุคลากรภายใน อภ. เกิดจิตสานึกที่ดีในการปฏิบัติงานตามความรับผิดชอบและเข้ าใจ ขอบเขตอานาจหน้ าทีข่ องตนเอง ซึ่งเป็ นหน้ าทีข่ องผู้บริหารระดับสู ง(Tone at the top)
-6สภำพแวดล้อมของกำรควบคุม สำมำรถแบ่งออกเป็ น 2 ประเภท ดังนี้ 1.1 Soft Control หมำยถึงกำรควบคุมโดยกำรสร้ำงจิตสำนึ กและคุณภำพที่มองไม่เห็น เช่น ควำมซื่ อสัตย์ ควำมโปร่ งใส กำรมีภำวะควำมเป็ นผูน้ ำ กำรมีจริ ยธรรม 1.2 Hard Control หมำยถึงกำรควบคุมโดยกำหนดโครงสร้ำง นโยบำย และระเบียบวิธี ปฏิบตั ิ 2. การประเมินความเสี่ ยง (Risk Assessment) ความเสี่ ยง หมำยถึ ง เหตุกำรณ์ ใดๆซึ่ งเกิ ดขึ้นแล้วทำให้ อภ.อยู่ในภำวะอันตรำย สู ญเสี ย เกิ ด ควำมเสี ยหำยต่ อกำรดำเนิ นงำนอำจท ำให้ อภ.ไม่ ประสบควำมส ำเร็ จตำมวัตถุ ประสงค์และเป้ ำหมำยที่ กำหนด การประเมินความเสี่ ยง หมำยถึ ง กระบวนกำรที่ใช้ในกำรดำเนิ นกำรบริ หำรควำมเสี่ ยงที่ มี ผลกระทบต่อกำรบรรลุ วตั ถุ ป ระสงค์ข อง อภ. โดยมีก ำรดำเนิ นกำร 3 ขั้นตอนคื อ ระบุ ปั จจัย เสี่ ย ง กำรวิเครำะห์ ควำมเสี่ ยง และ กำรบริ หำรควำมเสี่ ยงโดยกำรกำหนดแนวทำงที่ จำเป็ นในกำรลดหรื อ ควบคุ มควำมเสี่ ยง 1) กำรระบุปัจจัยเสี่ ยง (Risk Identification) คือ กำรที่ผบู ้ ริ หำรตั้งคำถำมว่ำมีเหตุกำรณ์ หรื อ กิจกรรมใดของกระบวนกำรปฏิ บตั ิงำนที่อำจเกิ ดควำมผิดพลำด ควำมเสี ยหำยและกำรไม่บรรลุ ตำม วัตถุ ประสงค์ที่ต้ งั ไว้ เช่ น ควำมเสี่ ยงจำกกำรจัดซื้ อพัสดุ คุณภำพต่ ำ หรื อกำรจัดซื้ อจัดจ้ำงในรำคำแพง เป็ น ต้น 2) กำรวิเครำะห์ ค วำมเสี่ ย ง (Risk Analysis) คื อ กำรประเมิ นว่ำ มี โอกำสหรื อควำมถี่ (Frequency)มำกน้อยแค่ไหนที่จะเกิดควำมเสี่ ยง(เหตุกำรณ์ที่ระบุไว้ในข้อ 1) และเมื่อเกิดขึ้นแล้วจะทำ ให้เกิดผลกระทบด้ำนลบ (Impact) ต่อ อภ.ในด้ำนใดและมีปริ มำณมำกหรื อน้อยแค่ไหน 3) กำรบริ หำรควำมเสี่ ยง (Risk Management) คือกำรที่ผบู ้ ริ หำรพิจำรณำว่ำสำมำรถยอมรับ ควำมเสี่ ยงนั้นๆ หรื อไม่ หรื อจะกำหนดกิจกรรมกำรควบคุมต่ำงๆ เพื่อป้ องกัน หรื อลดควำมเสี่ ยงให้อยู่ ในระดับที่ยอมรับได้ (ระดับควำมเสี่ ยงที่ยอมรับได้น้ นั ผูบ้ ริ หำรเป็ นผูท้ ี่จะกำหนดขึ้น) ทั้งนี้ จะต้องมีกำร พิจำรณำค่ำใช้จ่ำยหรื อต้นทุน (Cost)ในกำรจัดให้มีกิจกรรมกำรควบคุมร่ วมกับประโยชน์ (Benefit) ที่จะ ได้รับว่ำคุม้ ค่ำหรื อไม่ 3. กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) กิจกรรมการควบคุม หมำยถึง นโยบำยและกิจกรรมต่ำงๆ ที่ฝ่ำยบริ หำรกำหนดให้บุคลำกร ของ อภ. ปฏิบตั ิในกำรดำเนิ นงำนเพื่อลดหรื อควบคุมควำมเสี่ ยง เช่น นโยบำยและระเบียบปฏิบตั ิต่ำงๆ
-7อนุ มตั ิ กำรมอบอำนำจ กำรมอบหมำยงำนกำรสอบทำนงำน กำรตรวจสอบควำมถูกต้อง กำรจัดทำ ทะเบียนทรัพย์สิน กำรจำกัดกำรเข้ำถึงทรัพยำกร ทรัพย์สิน กำรรักษำควำมปลอดภัยภำยใน อภ. เป็ นต้น ฝ่ ำยบริ หำรควรจัดให้มีกิจกรรมกำรควบคุ มในทุกหน้ำที่และทุกระดับของกำรปฏิ บตั ิงำนตำม ควำมจำเป็ นอย่ำ งเหมำะสมโดยรวมเป็ นส่ ว นหนึ่ ง ในกำรปฏิ บ ตั ิ ง ำนปกติ ในเบื้ องต้นหน้ำ ที่ ค วำม รับผิดชอบของงำนที่มีควำมเสี่ ยงต่อควำมเสี ยหำยจำเป็ นต้องแบ่งแยกหน้ำที่เพื่อป้ องกันหรื อลดควำม เสี่ ยงจำกข้อผิดพลำดหรื อกำรทุจริ ต โดยหลักกำรฝ่ ำยบริ หำรจะต้องแบ่งแยกหน้ำที่ (1) กำรอนุมตั ิหรื อกำรให้ควำมเห็นชอบ (2) กำรประมวลผลหรื อกำรบันทึกรำยกำร (3) กำรดูแลรักษำทรัพย์สินที่เกี่ยวข้อง หน้ำที่ท้ งั 3 ไม่ควรให้บุคคลเดียวปฏิบตั ิงำนเหล่ำนี้ต้ งั แต่ตน้ จนจบ 4. สารสนเทศและการสื่ อสาร (Information and Communications) สารสนเทศและการสื่ อสาร หมำยถึงกำรสื่ อสำรข้อมูลข่ำวสำรที่เกี่ยวข้องกับเหตุกำรณ์ ต่ำงๆที่ จำเป็ นในกำรดำเนิ นงำนของ อภ. ไม่วำ่ จะเป็ นข้อมูลจำกแหล่งภำยในหรื อภำยนอก ซึ่ งจะต้องอยูใ่ น รู ปแบบที่เหมำะสมและทันเวลำ โดยเฉพำะควรครอบคลุมทัว่ ทั้งองค์กร ผูบ้ ริ หำรระดับต่ำงๆจำเป็ นจะต้องได้รับข้อมูลทั้งด้ำนกำรเงินและกำรดำเนินงำนเพื่อพิจำรณำว่ำ กำรดำเนิ นงำนนั้นเป็ นไปตำมแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบตั ิงำนและบรรลุวตั ถุประสงค์ในกำรใช้ทรัพยำกร อย่ำงมีประสิ ทธิ ผลและประสิ ทธิ ภำพหรื อไม่ สำรสนเทศและกำรสื่ อสำรที่ดีควรเป็ นไปอย่ำงกว้ำงขวำง มีกำรสื่ อสำรข้อมูลทั้งจำกระดับบน ลงล่ำงจำกระดับล่ำงขึ้นบน และในระดับเดียวกันในองค์กร อีกทั้งควรจะสำมำรถสื่ อสำรกับบุคคลอื่น ภำยนอกองค์กรเพื่อสำมำรถรับข้อมูลจำกผูม้ ีส่วนเกี่ยวข้องหรื อมีส่วนได้ส่วนเสี ยเพื่อให้เกิดประโยชน์ ต่อ อภ. 5. การติดตามและประเมินผล (Monitoring) การติดตามประเมินผล หมำยถึง กระบวนกำรประเมินคุณภำพกำรปฏิบตั ิงำนและประเมิน ประสิ ทธิ ผลของกำรควบคุมภำยในที่วำงไว้อย่ำงต่อเนื่ องและสม่ำเสมอ โดยกำรติดตำมผลในระหว่ำง กำรปฏิบตั ิงำน (Ongoing Monitoring) และกำรประเมินผลเป็ นรำยครั้ง (Separate Evaluation) ซึ่ งแยก เป็ นกำรประเมินกำรควบคุมด้วยตนเอง (Control Self – Assessment: CSA) เช่น กำรประเมินกำร ควบคุมโดย
-8กลุ่มผูป้ ฏิ บตั ิงำนภำยในฝ่ ำย/สำนัก/สถำบัน และกำรประเมินกำรควบคุ มอย่ำงเป็ นอิสระ (Independent Assessment: IA) เช่ นกำรประเมินโดยผูต้ รวจสอบภำยใน กำรประเมินผลกำรควบคุ มภำยในโดยผู ้ ตรวจสอบภำยนอก ในกำรดำเนิ นกำรเกี่ ยวกับกำรติดตำมและประเมินผล ฝ่ ำยบริ หำรต้องจัดให้มีกำรติดตำม และประเมินผล ทั้งระหว่ำงกำรปฏิบตั ิงำน และเป็ นรำยครั้งอย่ำงต่อเนื่อง สม่ำเสมอเพื่อให้ควำมมัน่ ใจว่ ระบบกำรควบคุ มภำยในที่ วำงไว้เพีย งพอ เหมำะสม มี ประสิ ทธิ ภำพ และมี ก ำร ปฏิบตั ิจริ ง กำรควบคุมภำยในดำเนินไปอย่ำงมีประสิ ทธิ ผล ข้อตรวจพบจำกกำรตรวจสอบและกำรสอบทำนอื่น ๆ ได้รับกำรปรับปรุ งแก้ไขอย่ำง เหมำะสมและทันเวลำ กำรควบคุ ม ภำยในได้ รั บ กำรปรั บ ปรุ งแก้ ไ ขให้ ส อดคล้ อ งกั บ สถำนกำรณ์ ที่ เปลี่ยนแปลงไป การกาหนดหรือออกแบบระบบการควบคุมภายในทีม่ ีประสิ ทธิผล ควรมีข้ นั ตอนดังนี้ 1) กำหนดวัตถุ ประสงค์ในกำรดำเนิ นงำน หน่ วยรับตรวจจำเป็ นต้องกำหนดวัตถุ ประสงค์หรื อ เป้ ำหมำยทั้งในระยะสั้ นและระยะยำว สิ่ งส ำคัญอย่ำงหนึ่ ง ที่ จะช่ วยให้ ผูบ้ ริ หำรด ำเนิ นงำนให้ บรรลุ วัตถุประสงค์ได้ คือ กำรสร้ำงระบบกำรควบคุมภำยในที่ดี ช่วยทำให้ผบู ้ ริ หำรมัน่ ใจในระดับที่สมเหตุสมผล ว่ำจะสำมำรถควบคุมดูแลกำรดำเนินงำนให้บรรลุวตั ถุประสงค์ที่ต้ งั ไว้ได้ วัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจแบ่งเป็ น 2 ระดับ คือ วัตถุประสงค์ ในระดับหน่ วยรั บตรวจ (Entity – Level Objectives) เป็ นวัตถุประสงค์ของ กำรดำเนินงำนในภำพรวมของหน่วยรับตรวจ วัตถุประสงค์ ในระดับกิจกรรม (Activity – Level Objectives) เป็ นวัตถุประสงค์ของกำร ดำเนิ นงำนที่เฉพำะเจำะจงลงไปสำหรับแต่ละกิจกรรมของระดับส่ วนงำนย่อย ซึ่ งวัตถุประสงค์ของแต่ ละกิจกรรมจะต้องสนับสนุนในระดับหน่วยรับตรวจ วัตถุ ประสงค์ที่กำหนดขึ้ นในแต่ละระดับ ควรมี กำรกำหนดเป้ ำหมำยและตัวชี้ วดั ควำมสำเร็ จที่ ชัดเจนและสำมำรถวัดผลได้ ระบบกำรควบคุ มภำยในที่ ดี จะต้องให้ควำมมัน่ ใจอย่ำงสมเหตุ สมผลว่ำ สำมำรถช่วยให้หน่วยรับตรวจ และส่ วนงำนย่อย บรรลุผลสำเร็ จตำมวัตถุประสงค์ดำ้ นกำรดำเนิ นงำน กำร รำยงำนทำงกำรเงินกำรปฏิบตั ิตำมกฎหมำย ระเบียบ ข้อบังคับและมติคณะรัฐมนตรี ดังนั้น กำรประเมิ น ระบบกำรควบคุมภำยใน
-9-หน่ วยรั บตรวจและส่ วนงำนย่อย จึ งควรระบุ ไ ว้ด้วยว่ำวัตถุ ประสงค์ที่ กำหนดเป็ นวัตถุ ป ระสงค์กำร ควบคุมภำยใน ในด้ำนใด 2) ค้นหำควำมเสี่ ย งต่ำงๆ ที่ มีนัยส ำคัญ ที่ อำจทำให้กำรดำเนิ นงำนไม่บรรลุ ผลสำเร็ จตำม วัตถุประสงค์ 3) พิจำรณำกำรควบคุมที่มีอยูแ่ ล้ว ว่ำสำมำรถที่จะป้ องกันหรื อลดควำมเสี่ ยงได้ในระดับใด 4) ระบุ กิจกรรมกำรควบคุ มใหม่เพื่อป้ องกันควำมเสี่ ยง หรื อลดควำมเสี่ ยงที่ เหลื ออยู่ให้อยู่ใน ระดับที่ยอมรับได้ 5) ประมำณกำรต้นทุนที่จะต้องใช้ในกำรจัดให้มีและดำรงรักษำไว้ซ่ ึ งกิ จกรรมกำรควบคุ ม ต้นทุนหรื อค่ำใช้จ่ำยต้องไม่สูงกว่ำประโยชน์ที่จะได้รับจำกกำรมีกิจกรรมกำรควบคุม 6) จัดทำแผนในกำรนำกิจกรรมกำรควบคุมนั้นมำใช้ 7) นำกิจกรรมกำรควบคุมไปปฎิบตั ิ และติดตำมผล
แนวทางการกาหนดหรือออกแบบระบบควบคุมภายในของกองบัญชี ในกำรกำหนดหรื อออกแบบระบบควบคุมภำยใน หน่วยรับตรวจทำควำมเข้ำใจโครงสร้ำง องค์กร ภำระหน้ำที่และวัตถุประสงค์ของส่ วนงำนย่อยต่ำงๆ ตำมโครงสร้ำงองค์กรแล้วจึงกำหนดควำม รับผิดชอบ ออกเป็ นกิจกรรม คำว่ำ “ กิจกรรม “ จะพิจำรณำจำกกระบวนงำนที่ปฏิบตั ิอยูใ่ นแต่ละส่ วนงำนย่อย ดังนั้นกอง บัญชีซ่ ึ งมีฐำนะเป็ นส่ วนงำนย่อยหนึ่งขององค์กำรเภสัชกรรม ได้กำหนดระบบกำรควบคุมภำยในของ หน่วยงำนพร้อมจัดทำแผนผังกระบวนงำน/ กิจกรรม โดยแบ่งเป็ นกระบวนงำน/ กิจกรรม ดังต่อไปนี้ ( 1 ) แผนกบัญชีลูกหนี้ภำครัฐ ( 2 ) แผนกบัญชีลูกหนี้ภำคเอกชน ( 3 ) แผนกบัญชีเจ้ำหนี้ ( 4 ) แผนกบัญชีทวั่ ไป กองบัญชีได้ดำเนิ นกำรกำหนดระบบควบคุมภำยในของกระบวนงำน/ กิจกรรมข้ำงต้นโดยมี ขั้นตอนตำมลำดับดังนี้ 1 ) วัตถุประสงค์ การควบคุมภายในด้ านการบัญชี เพื่อให้มนั่ ใจว่ำ กระบวนกำรดำเนิ นงำนด้ำนกำรบัญชี ของกองบัญชีเป็ นไปตำมหลักกำร บัญชี
- 10 ที่รับรองทัว่ ไปอย่ำงมีประสิ ทธิ ภำพและประสิ ทธิ ผล 2 ) ความเสี่ ยงด้ านการบัญชี กำรบันทึกรำยกำรทำงบัญชี และกำรตรวจสอบไม่ถูกต้องครบถ้วนตำมกำหนดเวลำ และ ตำมหลักกำรบัญชีที่รับรองทัว่ ไป 3 ) การกาหนดกิจกรรมการควบคุมด้ านการบัญชี ( 1 ) แผนกบัญชีลูกหนี้ ภำครัฐ มีกำรแบ่งแยกหน้ำที่อย่ำงเพียงพอ ระหว่ำง ก. คลังสิ นค้ำ ข. กำรจัดส่ งสิ นค้ำ ค. กำรขำยและออกใบส่ งของ ง. สิ นเชื่อ จ. กำรตรวจควำมถูกต้องของกำรบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับกำรขำย ฉ. กำรเก็บเงิน มีบญั ชีลูกหนี้ภำครัฐรำยตัว มีกำรออกรำยงำนขำยประจำวันจำกระบบ เพื่อตรวจสอบกับเอกสำรใบส่ งของ ใบลดหนี้มีกำรตรวจสอบกับรำยงำน Dr/ Cr Memo จำกระบบ และกำรรับคืน สิ นค้ำมีหลักฐำนกำรอนุมตั ิลดหนี้จำกผูม้ ีอำนำจลงนำมกำกับ มีกำรตรวจสอบควำมถูกต้อง ระหว่ำงสำเนำใบเสร็ จรับเงินกับรำยงำนรับชำระหนี้ มีกำรตรวจสอบยอดชำระระหว่ำงรำยงำนรับชำระหนี้ในระบบกับบัตรลูกหนี้ใน ระบบทุกสิ้ นเดือน มีกำรตรวจสอบควำมครบถ้วนของกำร Payment ระหว่ำงรำยงำน Dr/ Cr Memo กับรำยงำนบัตรลูกหนี้เพื่อให้มียอดลูกหนี้คงเหลือที่ถูกต้องทุกเดือน กำรปรับปรุ งยอดบัญชีลูกหนี้ได้รับอนุมตั ิโดยเหมำะสม กำรติดตำมหนี้ เป็ นไปตำมมำตรกำรที่กำหนด ส่ งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้เมื่อขำยครบตำมใบสั่งซื้ อ ผูจ้ ดั ส่ งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้เป็ นบุคคลคนละคนกับผูล้ งบัญชีแยกประเภท ลูกหนี้ รำยละเอียดลูกหนี้ภำครัฐค้ำงชำระมีกำรแจ้งไปยังลูกค้ำอย่ำงสม่ำเสมอโดยผูส้ ่ ง -
11 พนักงำนเก็บเงินและพนักงำนขำย มีกำรจัดทำรำยละเอียดกำรวิเครำะห์อำยุลูกหนี้ ( Aging Analysis ) ทุกไตรมำส มีกำรกระทบยอดระหว่ำงบัญชีลูกหนี้รำยตัวกับ Statement เพื่อควบคุมกำรแจ้ง หนี้ของใบส่ งของทุกฉบับ ( 2 ) แผนกบัญชีลูกหนี้ภำคเอกชน มีกำรแบ่งแยกหน้ำที่อย่ำงเพียงพอ ระหว่ำง ก. คลังสิ นค้ำ ข. กำรจัดส่ งสิ นค้ำ ค. กำรขำยและออกใบส่ งของ ง. สิ นเชื่อ จ. กำรตรวจสอบควำมถูกต้องของกำรบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับกำรขำย ฉ. กำรเก็บเงิน มีบญั ชีลูกหนี้ภำคเอกชนรำยตัวทุกลูกค้ำ มีกำรออกรำยงำนขำยประจำวันจำกระบบ เพื่อตรวจสอบกับเอกสำรใบส่ งของ ใบลดหนี้มีกำรตรวจสอบกับรำยงำนจำกระบบและกำรรับคืนสิ นค้ำมีหลักฐำน กำรอนุมตั ิลดหนี้ จำกผูม้ ีอำนำจลงนำมกำกับ มีกำรตรวจสอบยอดชำระระระหว่ำงทะเบียนรับชำระหนี้ กบั บัญชีลูกหนี้รำยตัว ทุกสิ้ นเดือน กำรติดตำมหนี้ เป็ นไปตำมมำตรกำรที่กำหนด ส่ งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้เอกชนต่ำงจังหวัดเมื่อมีกำรขำยเกิดขึ้นทุกรำย ผูจ้ ดั ส่ งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้เป็ นบุคคลคนละคนกับผูล้ งบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ มีกำรติดตำมลูกหนี้ภำคเอกชนที่เกินกำหนดชำระโดยส่ งเป็ นหนังสื อเตือน พร้อม รำยงำนยอดค้ำงชำระ ทวงถำมจำกลูกค้ำอย่ำงสม่ำเสมอ มีกำรจัดทำรำยละเอียดกำรวิเครำะห์อำยุลูกหนี้ ( Aging Analysis ) ทุกสิ้ นเดือน มีกำรกระทบยอดระหว่ำงบัญชีลูกหนี้รำยตัวกับ Statement เพื่อควบคุมยอดหนี้ ค้ำงของใบส่ งของทุกฉบับ กำรตั้งหนี้สงสัยจะสู ญเป็ นไปตำมหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในข้อ 10 ของระเบียบ
- 12 ว่ำด้วยกำรบัญชีและกำรเงินของรัฐวิสำหกิจ พ.ศ.2520 กำรตัดหนี้สูญได้รับอนุมตั ิโดยถูกต้องตำมระเบียบ ลูกหนี้ที่เคยตัดเป็ นหนี้สูญจะควบคุมวงเงินสิ นเชื่ออย่ำงรัดกุม มีกำรตรวจสอบรำยงำนยอดคงเหลือเงินรับล่วงหน้ำของลูกหนี้แต่ละรำยกับบัตร ลูกหนี้ และตรวจสอบกำร Applies Payment เมื่อมียอดขำยเกิดขึ้น มีกำรจดทำรำยงำนหนี้ เกินกำหนดชำระเดือนละครั้งเพื่อแจ้งให้ผรู ้ ับผิดชอบ ติดตำมหนี้ทนั เวลำ พร้อมเสนอผูบ้ ริ หำรรับทรำบ ( 3 ) แผนกบัญชีเจ้ำหนี้ มีกำรแบ่งแยกหน้ำที่ ระหว่ำง ก. กำรบันทึกกำรตั้งเจ้ำหนี้กำรค้ำ ( .28.1 ) ข. กำรตรวจควำมถูกต้องของกำรบันทึกบัญชี ( .28.3.1 ) ค. กำรบันทึกกำรชำระหนี้ ( .28.9.10 ) ง. กำรตรวจยอดรวมกำรชำระหนี้ ( .28.9.12 ) ใบส่ งสิ นค้ำ ก. มีกำรออกเลขที่ใบสำคัญจ่ำยสำหรับใบส่ งสิ นค้ำ ( Voucher ) ข. มีกำรจัดเก็บเอกสำรที่บนั ทึกบัญชีแล้ว ตำมรำยชื่ อเจ้ำหนี้กำรค้ำ ค. มีกำรสอบยันรำคำกับใบสั่งซื้ อสิ นค้ำ ( .28.1 ) ง. มีกำรสอบทำนควำมถูกต้องของตัวเลข ( .28.1 ) จ. มีเครื่ องหมำยระบุถึงกำรสอบทำน และตรวจสอบโดยผูม้ ีหน้ำที่ เกี่ยวข้อง ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้จำกผูข้ ำย ก. ตรงกับเอกสำรที่องค์กำรฯ ทำขึ้น เพื่อขอลดหนี้ จำกผูข้ ำย ข. มีกำรตรวจสอบควำมถูกต้องของตัวเลข ( .28.3.1 ) ค. มีเครื่ องหมำยระบุถึงกำรสอบทำน และตรวจสอบโดยผูม้ ีหน้ำที่ เกี่ยวข้อง มีกำรตรวจรำยงำนรับ ( Purchase Receipt Report ) ว่ำใบส่ งของทุกใบมีกำร บันทึกบัญชีโดยครบถ้วน ถูกต้องจำนวนของและ บริ ษทั ฯ ( .28.3.1 ) มีบญั ชีรำยละเอียดเจ้ำหนี้กำรค้ำทุกรำย ( .28.14.1 ) มีกำรกระทบยอดรำยละเอียดเจ้ำหนี้กบั บัญชีคุมยอดเจ้ำหนี้อย่ำงสม่ำเสมอ ( .28.3.5 )
- 13 มีกำรวิเครำะห์อำยุเจ้ำหนี้ อย่ำงน้อยปี ละครั้ง ( .28.18.3 ) มีกำรตรวจรำยกำรเจ้ำหนี้ที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 120 วัน เป็ นรำยเดือน, ไตรมำส มีกำรยืนยันยอดเจ้ำหนี้ คงค้ำงกับบริ ษทั ฯ ที่มีกำรส่ งเอกสำรมำยืนยัน ( .28.3.5 ) มีกำรแบ่งแยก ซื้ อวัตถุดิบ, อุปกรณ์, สำเร็ จรู ป, จ้ำงผลิตและค่ำใช้สอย ตรวจสอบกำรผ่ำนบัญชีกำรชำระค่ำสิ นค้ำว่ำมีควำมถูกต้องกับเอกสำรใบสำคัญ ทุกวันที่ชำระกับเอกสำรทำงแผนกกำรเงินส่ งมำ ( .28.9.12 ) ตรวจสอบกำรบันทึกรำยกำรภำษีซ้ื อกับรำยงำนภำษีซ้ื อ ( .28.20.21.5 ) เพื่อ ปรับปรุ งภำษีตอนสิ้ นเดือนทุกเดือน ตรวจสอบรำยละเอียดกำรรับสิ นค้ำกับรำยงำน ( .28.3.1 ) ถูกต้องทุกรำยกำร มีกำรตรวจสอบควำมถูกต้องของใบส่ งของและลงบัญชีต้ งั หนี้ ( .28.14.1 ) ทุก ครั้งที่มีกำรส่ งใบส่ งของและต้นฉบับใบกำกับภำษีมีกำรบันทึกถูกต้อง มีกำรจัดทำรำยงำนผลกำรตรวจสอบ กำรรับใบส่ งของและใบกำกับภำษีตน้ ฉบับ ประจำเดือนก่อนส่ งแผนกบัญชีทวั่ ไป มีกำรแบ่งแยกกำรซื้ อสิ นค้ำ, น้ ำยำล้ำงไต, เตียงคนไข้, ข้อเข่ำเทียม และขดลวด ค้ ำยันผนังหลอดเลือดโคโลนำรี ตรวจสอบรำยละเอียดใบส่ งของ, ใบกำกับสิ นค้ำ กำรอนุมตั ิกำรจัดซื้ อและออก ใบสั่งซื้ อ ( PO ) เป็ นไปตำมวงเงินอนุมตั ิท้ งั จำนวนของและจำนวนเงิน แนบใบ วิเครำะห์ที่แผนกอุปกรณ์ส่งมำให้ก่อนส่ งแผนกตรวจจ่ำย ( .19.16.2.QC ) ) ตรวจสอบกำรบันทึกรำยกำรภำษีซ้ื อกับรำยงำนภำษีซ้ื อ ( .28.20.21.5 ) เพื่อปรับปรุ ง ภำษีตอนสิ้ นเดือน ทุกเดือน ก่อนส่ งแผนกบัญชีทวั่ ไป ( .28.20.21.5 ) และ ( .25.13.16.4.13 ) บันทึกกำรชำระเงินของข้อเข่ำเทียม เข้ำระบบข้อเข่ำในอินเตอร์ เน็ต พร้อม ตรวจสอบควำมถูกต้อง บันทึกกำรชำระเงินของขดลวดค้ ำยันผนังหลอดเลือดโคโลนำรี เข้ำระบบโครงกำร ขดลวดค้ ำยันผนังหลอดเลือดโคโลนำรี อินเตอร์ เน็ต พร้อมตรวจสอบควำม ถูกต้อง ( 4 ) แผนกบัญชีทวั่ ไป เงินสดและเงินฝำกธนำคำร
- 14 1. มีกำรสอบทำนงำนเพื่อให้แน่ใจว่ำรำยกำรรับจ่ำยเงินทุกรำยกำรมีกำรลงบัญชี อย่ำงครบถ้วนถูกต้อง 2. มีกำรแบ่งแยกหน้ำที่กนั ทำอย่ำงเพียงพอ ระบุอำนำจหน้ำที่และควำมรับผิดชอบ ในเรื่ องสอบทำนเอกสำร บันทึกรำยกำรจ่ำยเงิน ผ่ำนบัญชีไปบัญชีแยก ประเภทเจ้ำหนี้ และทำงบพิสูจน์ยอดเงินในธนำคำร 3. มีกำรสอบทำนกำรลงบัญชีและจัดประเภทค่ำใช้จ่ำย เช่น - จำนวนและรำยกำรที่บนั ทึกบัญชีครบถ้วน ถูกต้อง - ค่ำใช้จ่ำยของรอบระยะเวลำบัญชีใด ต้องบันทึกบัญชีในรอบระยะเวลำบัญชี นั้น ตำมเกณฑ์สิทธิ - รำยกำรที่บนั ทึกบัญชีค่ำใช้จ่ำย ต้องไม่เข้ำลักษณะรำยจ่ำยลงทุน 4. งบพิสูจน์ยอดเงินในธนำคำรมีกำรจัดทำอย่ำงทันเวลำ สม่ำเสมอและมีกำรสอบ ทำนอย่ำงอิสระ โดยเจ้ำหน้ำที่ผมู ้ ีอำนำจ 5. รำยกำรที่ติดค้ำงในงบกระทบยอดมีกำรติดตำมแก้ไขอย่ำงทันเวลำ เงินลงทุนในบริษัทร่ วม 1. จัดให้มีรำยกำรบัญชีมำตรฐำนเกี่ยวกับเงินลงทุนในบริ ษทั ร่ วมและบัญชีที่ เกี่ยวข้อง ซึ่ งเป็ นไปตำมหลักกำรบัญชีที่รับรองทัว่ ไป 2. เอกสำรกรรมสิ ทธิ์ ในหลักทรัพย์เก็บรักษำอย่ำงปลอดภัย เช่น ตูน้ ิ รภัย สิ นทรัพย์ หมุนเวียนอืน่ 1. มีกำรจัดทำรำยละเอียดกำรประกันภัยและทำให้เป็ นปั จจุบนั อยูเ่ สมอ 2. มีกำรสอบทำนวงเงินประกันภัยว่ำคุม้ ภัยควำมเสี่ ยง 3. สอบทำนรำยกำรค่ำใช้จ่ำยจ่ำยล่วงหน้ำให้แน่ใจว่ำเป็ นค่ำใช้จ่ำยที่สำมำรถตัด บัญชีเป็ นค่ำใช้จ่ำยสำหรับกำรดำเนินงำนในภำยหน้ำได้และมีเอกสำรประกอบ ครบถ้วน สิ นทรัพย์ถาวร 1. มีกำรแบ่งแยกหน้ำที่อย่ำงชัดเจนในแต่ละหน้ำที่ ดังต่อไปนี้ - กำรอนุมตั ิจดั ซื้ อ, จัดจ้ำง - กำรพิจำรณำคัดเลือกผูข้ ำย ผูจ้ ดั ทำโครงกำร - กำรควบคุมกำรจัดซื้ อ, จัดจ้ำง
- 15 - กำรอนุมตั ิกำรชำระเงิน - กำรบันทึกบัญชี - กำรจัดทำทะเบียนสิ นทรัพย์ถำวร 2. มีกำรระบุอำนำจกำรอนุมตั ิที่เหมำะสมในแต่ละหน้ำที่ 3. ทะเบียนสิ นทรัพย์ถำวร - มีกำรกำหนดให้จดั ทำ - กำรจัดทำเป็ นปัจจุบนั 4. ทะเบียนสิ นทรัพย์ถำวร ประกอบด้วย รำยละเอียด รำคำทุน วันที่ได้มำ ค่ำ เสื่ อมรำคำ และสถำนที่ต้ งั ของสิ นทรัพย์แยกแต่ละรำยกำร 5. มีกำรแต่งตั้งคณะกรรมกำรตรวจนับสิ นทรัพย์ และทำกำรตรวจนับอย่ำงน้อยปี ละ 1 ครั้ง 6. ผลกำรตรวจนับสิ นทรัพย์ มีกำรจัดทำรำยงำนเสนอผูบ้ งั คับบัญชำ 7. กรณี มีทรัพย์สินชำรุ ดเสื่ อมสภำพ ขำดหรื อเกินบัญชี มีกำรปฏิบตั ิอย่ำง เหมำะสม 8. เอกสำรแสดงสิ ทธิ เช่ำ โฉนดที่ดิน มีกำรเก็บรักษำในที่ปลอดภัย 9. มีระเบียบปฏิบตั ิเกี่ยวกับกำรจัดซื้ อ หรื อจ้ำงทำสิ นทรัพย์ถำวร 10. ใบแจ้งหนี้และกำรจ่ำยชำระหนี้ มีกำรอนุมตั ิโดยเจ้ำหน้ำที่ผรู ้ ับผิดชอบ 11. กรณี ที่กำรจ่ำยเงินมีกำรหักเงินประกันผลงำนไว้ ได้มีกำรควบคุมและลง บัญชี เกี่ยวกับเงินประกันผลงำนอย่ำงเหมำะสม 12. มีกำรทำประกันภัยสำหรับสินทรัพย์มูลค่ำสูง หรื อเสี่ ยงต่อกำรสูญหำยหรื อถูกทำลำย
13. สิ นทรัพย์ถำวรมีกำรประทับเครื่ องหมำย และ/ หรื อรหัสโดยทันที 14. รำยกำรขำย และกำรจำหน่ำยสิ นทรัพย์ถำวรมีกำรอนุ มตั ิโดยผูม้ ีอำนำจ รับผิดชอบ 15. มีมำตรกำรควบคุมอย่ำงเพียงพอ สำหรับรำคำขำยสิ นทรัพย์ถำวรและเศษซำก 16. มีกำรเปรี ยบเทียบยอดจำกทะเบียนสิ นทรัพย์แต่ละประเภทกับบัญชีแยก ประเภท อย่ำงน้อยปี ละ 1 ครั้ง 17. มีนโยบำยสำหรับกำรจัดประเภทรำยจ่ำยฝ่ ำยทุนและรำยจ่ำยดำเนินงำน 18. มีกำรกำหนดขั้นตอนวิธิปฏิบตั ิ กำรโอนสิ นทรัพย์ระหว่ำงหน่วยงำนที่เกี่ยวข้องกันอย่ำง ชัดเจน
- 16 19. หำกมีทรัพย์สินและอุปกรณ์สูญหำย ได้รำยงำนผูบ้ งั คับบัญชำทันที เจ้ าหนีแ้ ละหนีส้ ิ นอื่น เจ้ าหนีก้ ารค้ า 1. กำรจ่ำยชำระหนี้ให้เจ้ำหนี้ เป็ นไปตำมกำหนดเวลำ และมีกำรติดตำมยอดเจ้ำหนี้ ที่คำ้ งนำน และยอดคงเหลือทำงด้ำนเดบิตอย่ำงเหมำะสม 2. บัญชีเจ้ำหนี้ รำยตัวตรงกับบัญชีคุมยอดทุกเดือนมีกำรสอบทำนและติดตำมหำ สำเหตุรำยกำรกระทบยอด ( ถ้ำมี ) เพื่อปรับยอดรวมบัญชี ยอ่ ยให้ตรงกับบัญชี คุม ค่ าใช้ จ่ายค้ างจ่ าย 1. ยอดบัญชีค่ำใช้จ่ำยค้ำงจ่ำยถูกต้องตรงตำมเวลำ และเป็ นไปตำมหลักกำรบัญชีที่ รับรองโดยทัว่ ไป 2. มีกำรสอบทำนบัญชีค่ำใช้จ่ำยค้ำงจ่ำยที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 1 ปี เงินประกันสั ญญา 1. บัญชีเงินประกันสัญญำรำยตัวตรงกับบัญชีคุมยอดทุกเดือนมีกำรสอบทำน และ ติดตำมหำสำเหตุรำยกำรกระทบยอด ( ถ้ำมี ) เพื่อปรับยอดรวมบัญชียอ่ ยให้ตรง กับบัญชีคุม ค่ าใช้ จ่าย 1. มีกำรสอบทำนกำรลงบัญชีและจัดประเภทค่ำใช้จ่ำย เช่น - จำนวนและรำยกำรที่บนั ทึกบัญชีครบถ้วน ถูกต้อง - ค่ำใช้จ่ำยของรอบระยะเวลำบัญชีใดต้องบันทึกบัญชีในรอบระยะเวลำ บัญชีน้ นั ตำมเกณฑ์สิทธิ - รำยกำรที่บนั ทึกค่ำใช้จ่ำยต้องไม่เข้ำลักษณะรำยจ่ำยลงทุน รายได้ 1. มีกำรสอบทำนกำรบันทึกบัญชีและจัดประเภทรำยได้หรื อไม่ 2. กำรรับรู ้รำยได้เป็ นไปตำมระเบียบที่กำหนดและมำตรฐำนกำรบัญชีที่รองรับ ทัว่ ไปหรื อไม่ รายงานทางการเงิน 1. ข้อมูลทำงกำรเงิน
- 17 - บัญชีแยกประเภทมีกำรบันทึกรำยกำรถูกต้องและครบถ้วน - สำมำรถติดตำมตรวจสอบ รำยกำรจำกเอกสำรประกอบรำยกำร หรื อ เอกสำร เบื้องต้นไปยังบัญชีแยกประเภทหรื อไม่ - มีกำรกระทบยอดบัญชียอ่ ยกับบัญชีคุมหรื อบัญชีแยกประเภทมีบญั ชียอ่ ย หรื อ รำยละเอียดประกอบหรื อไม่ - นโยบำยกำรบัญชีเป็ นไปตำมกฎหมำยหรื อระเบียบหลักเกณฑ์ที่กำหนด หรื อไม่ - มีกำรสอบทำนหรื อตรวจสอบกำรบันทึกบัญชีเป็ นประจำหรื อไม่ 2. รำยงำนกำรเงิน - รำยงำนทำงกำรเงินจัดเตรี ยมขึ้นจำกบัญชีแยกประเภทหรื อไม่ - มีสอบทำนและให้ควำมเห็นชอบรำยงำนทำงกำรเงินโดยผูม้ ีอำนำจ หรื อไม่ - มีกำรกำหนดแผนกำรปฏิบตั ิ เพื่อให้มนั่ ใจว่ำกำรจัดทำรำยงำนกำรเงินจะ แล้ว เสร็ จภำยในเวลที่กำหนดหรื อไม่
การติดตามประเมินผล แบบรายงาน และการจัดทารายงานตามระเบียบฯ ตำมระเบี ยบคณะกรรมกำรตรวจเงิ นแผ่นดิ นว่ำด้วยกำรกำหนดมำตรฐำนกำรควบคุมภำยในฯ กำหนดให้ ผูอ้ ำนวยกำร อภ.(หัวหน้ำส่วนรำชกำรของหน่วยรับตรวจ) รับผิดชอบเสนอรำยงำนต่อคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน (คตง.) ผูก้ ำกับดูแล และคณะกรรมกำรตรวจสอบ เกี่ยวกับสถำนะกำรควบคุมภำยในของ อภ. แต่ก่อนที่จะรำยงำนต้อง มีกำรติดตำมประเมินผลเพื่อให้ทรำบสถำนะของกำรควบคุม ตำมระเบียบฯกำหนดให้ ผูอ้ ำนวยกำร มอบหมำยหน้ำที่ ควำมรับผิดชอบให้กบั เจ้ำหน้ำที่ระดับอำวุโสที่เหมำะสมไปดูแลเรื่ องนี้ เพื่อสร้ำงควำมมัน่ ใจว่ำ มีกำรปฏิบตั ิเกี่ยวกับ กำรประเมินผล กำรปรับปรุ งกำรควบคุมภำยใน กำรรำยงำน และกำรทำคำรับรองเป็ นลำยลักษณ์อกั ษรว่ำได้ปฏิ บตั ิ หน้ำที่ที่รับผิดชอบแล้ว
การดาเนินการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในของ ฝ่ ายบัญชีและการเงิน (กองบัญชี) ฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน ได้กำหนดให้มีกำรติดตำมประเมินผลกำรควบคุมภำยใน ใน 2 ลักษณะ ดังนี้ 1. กำรติดตำมผลกำรควบคุมในระหว่ำงกำรปฏิบตั ิงำนหรื อกำรติดตำมประเมินผลอย่ำงต่อเนื่ องเป็ น กิจกรรมที่รวมอยูใ่ นกำรบริ หำรจัดกำรและกำรควบคุมดูแลกำรปฏิบตั ิงำนตำมปกติประจำวัน ที่ผบู ้ ริ หำร
-18 และผูป้ ฏิบตั ิงำนของ ฝ่ ำยบัญชีและกำรเงิน ทุกระดับ มีควำมรับผิดชอบร่ วมกัน ในกำรจัดให้มีกิจกรรม กำรติดตำมประเมินผลกำรควบคุมภำยในของหน่วยงำนตนเอง 2. กำรประเมินผลเป็ นรำยครั้ง ประกอบด้วยกำรประเมินกำรควบคุมด้วยตนเอง และกำร ประเมินกำรควบคุมอย่ำงเป็ นอิสระ เครื่องมือที่ใช้ ในการประเมินผล ได้แก่ ตำรำงกิจกรรมที่ควรปฏิบตั ิ (Checklists) แบบสอบถำม กำรควบคุมภำยใน (Internal Control Questionnaires) ผังแสดงขั้นตอนกำรปฏิบตั ิงำน (Flowcharts) เทคนิคกำรประเมินกำรควบคุมภำยในด้วยตนเอง (Control Self Assessment) ซึ่ งผูป้ ระเมิน จะต้องใช้ วิธีกำรประเมินและเครื่ องมือกำรประเมินที่เหมำะสมที่สุดกับหน่วยงำน ขั้นตอนการประเมินผลการควบคุมภายในของฝ่ ายบัญชี และการเงิน (กองบัญชี ) ขั้นตอนที่ 1 จัดประชุ มเชิ งปฏิ บตั ิกำรร่ วมกันระหว่ำงผูบ้ ริ หำรและผูป้ ฏิ บตั ิงำน ฝ่ ำยบัญชี และ กำรเงิน โดยอำจใช้วธิ ี ประชุมกลุ่ม ขั้นตอนที่ 2 กำหนดงำนในควำมรับผิดชอบของฝ่ ำยบัญชี และกำรเงินออกเป็ นกิจกรรม / งำน เพื่อทำควำมเข้ำใจวัตถุประสงค์และเป้ ำหมำยของกิจกรรม / งำน ซึ่ งวัตถุประสงค์ระดับกิจกรรมจะต้อง สอดรับและเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ระดับหน่วยรับตรวจ เพื่อให้กำรดำเนิ นงำนในแต่ละส่ วนงำนย่อย บรรลุตำมวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจ หลังจำกนั้นทำกำรสอบทำนขั้นตอนและวิธีปฏิบตั ิงำนตำม กระบวนกำรปฏิบตั ิงำนของกิจกรรม เพื่อทำควำมเข้ำใจโครงสร้ำงกำรควบคุมภำยในของกิจกรรมนั้น ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรี ย มเครื่ องมื อกำรประเมิ น ได้แก่ กำรจัดท ำตำรำงกิ จกรรมที่ ค วรปฏิ บ ตั ิ (Flowcharts) แบบสอบถำมกำรควบคุมภำยใน (ภำคผนวก ก.) แบบประเมินองค์ประกอบกำรควบคุม ภำยใน (ภำคผนวก ข.) และเครื่ องมืออื่นๆที่จำเป็ นและเหมำะสม เป็ นต้น ขั้นตอนที่ 4 กำรดำเนินกำรประเมินผลกำรควบคุมภำยใน ผูป้ ระเมินทำกำรประเมินเกี่ ยวกับกำรมี อยู่และควำมเหมำะสมของห้ำองค์ประกอบ ของกำรควบคุ มภำยใน และกำรบรรลุ วตั ถุ ประสงค์ของกำรควบคุ มภำยในของกิ จกรรมต่ำงๆ โดยใช้แบบ ประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุ มภำยใน (เป็ นกำรทดสอบคำตอบที่ ได้จำกกำรสอบถำมว่ำเป็ นไป ตำมที่ปฏิบตั ิจริ ง) ผูป้ ระเมิ นร่ วมกันประเมิ นกำรควบคุ มภำยในที่ มี อยู่ของกิ จกรรมต่ ำงๆ ที่ ตนเอง รับผิดชอบ โดยกำรทดสอบกำรมีอยูจ่ ริ งและกำรปฏิบตั ิงำนจริ งของระบบกำรควบคุมภำยใน โดยอำจใช้วิธี สอบถำมหรื อ
- 19 สัมภำษณ์ ผูป้ ฏิ บตั ิ งำนจริ งและผูเ้ กี่ ยวข้อง รวมทั้งกำรตรวจสอบเอกสำรหลักฐำนที่ เกี่ ยวข้องกับวงจร ปฏิ บตั ิ งำนของกิ จกรรมที่ ทดสอบกับกำรสังเกตกำรณ์ กำรปฏิ บตั ิ งำนจริ ง แล้วบันทึ กไว้เป็ นลำยลักษณ์ อักษร ผูป้ ระเมินร่ วมกันประเมินควำมเสี่ ยงที่ยงั มีอยูท่ ี่เกี่ ยวข้องกับกำรบรรลุวตั ถุประสงค์ ของกิจกรรมต่ำงๆ โดยเริ่ มด้วยกำรระบุปัญหำ อุปสรรค เหตุกำรณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่อำจเกิดขึ้นแล้วส่ งผล ให้ไม่บรรลุวตั ถุประสงค์ตำมที่ได้กำหนดไว้ในขั้นตอนที่ 2 โดยอำจพิจำรณำใช้แบบสอบถำมกำรควบคุม ภำยใน ตำมภำคผนวก ก. ขั้นตอนกำรประเมินกำรควบคุมภำยใน ขั้นตอนที่ 1 จัดประชุมเชิงปฏิบตั ิกำร 1. เจ้ำหน้ำที่ระดับอำวุโส/ คณะทำงำนกับฝ่ ำย บริ หำรส่วนงำนย่อย 2. ฝ่ ำยบริ หำรส่วนงำนย่อย กับผูป้ ฏิบตั ิ
ขั้นตอนที่ 2 1. กำหนดงำนในควำม รับผิดชอบออกเป็ น กิจกรรม/งำน 2. ทำควำมเข้ำใจวัตถุประประสงค์และเป้ ำหมำย หลักของกิจกรรม/งำน
ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรี ยมเครื่ องมือกำรประเมิน 1. แบบประเมิ น องค์ ป ระกอบ ของกำรควบคุมภำยใน 2. แบบสอบถำมกำรควบคุม ภำยใน
ขั้นตอนที่ 4 ประเมินผลกำรควบคุม 1. ระดับส่วนงำนย่อย 2. ระดับหน่วยรับตรวจ
- 20 -
สรุปผลการประเมินและการจัดทาเอกสารการประเมิน ผูป้ ระเมินสรุ ปผลกำรประเมินกำรควบคุมด้วยตนเอง และนำข้อมูลสรุ ปผลมำจัดทำรำยงำนของ ส่ วนงำนย่อย โดยดำเนิ นกำรตำมขั้นตอนดังนี้ 1) จำกข้อมูลทั้งหมดที่ได้จำกผลกำรประเมินจุดอ่อนหรื อควำมเสี่ ยงที่มีนยั สำคัญ ให้วเิ ครำะห์ ควำมมีอยู่ ควำมเพียงพอและประสิ ทธิ ผลของกำรควบคุมภำยใน ระบุและเสนอมำตรกำรปรับปรุ งแก้ไข ตำมควำมเหมำะสมและจำเป็ น ผลกำรประเมินให้บนั ทึกเป็ นลำยลักษณ์อกั ษรและสอบทำนโดย ผูบ้ ริ หำรและเก็บไว้ในแฟ้ มของหน่วยรับตรวจ 2) กำรวิเครำะห์ควำมเพียงพอและประสิ ทธิผลของกำรควบคุมภำยใน จะต้องพิจำรณำว่ำ - โครงสร้ำงและรู ปแบบกำรควบคุมที่กำหนดขึ้นเพียงพอ และครอบคลุมทุกกิจกรรมที่ สำคัญ รวมทั้งมีองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยในทั้งห้ำองค์ประกอบหรื อไม่ และอยูใ่ นเกณฑ์พอใจ หรื อไม่ - กำรควบคุมภำยในที่กำหนดมีกำรปฏิบตั ิงำนจริ งหรื อไม่ และสำมำรถลดควำมเสี่ ยง ตำมที่ระบุหรื อไม่ กรณี มิได้ปฏิบตั ิงำนจริ งในทำงปฏิบตั ิมีกำรใช้วธิ ี กำรอื่นทดแทนกำรควบคุมภำยในที่ กำหนดหรื อไม่ - ถ้ำมีกำรปฏิบตั ิงำนจริ งตำมระบบกำรควบคุมภำยในที่มีอยู่ ระบบกำรควบคุมภำยในได้ ปฏิบตั ิหน้ำที่ตำมที่กำหนดไว้และได้รับผลสำเร็ จตำมวัตถุประสงค์หรื อไม่ 3) ผลจำกกำรวิเครำะห์ให้สรุ ปควำมเพียงพอและประสิ ทธิ ผลของกำรควบคุม โดยพิจำรณำว่ำ ถ้ำ ระบบกำรควบคุ ม ที่ มีอยู่และใช้จริ ง ได้ป ฏิ บตั ิ หน้ำ ที่ ตำมที่ ก ำหนดโดยได้ส ร้ ำ งควำมมัน่ ใจอย่ำ ง สมเหตุสมผลในควำมสำเร็ จตำมวัตถุประสงค์และเป้ ำหมำยที่กำหนดไว้ ถือว่ำระบบกำรควบคุมภำยใน มีประสิ ทธิผล 4) ผูป้ ระเมิน จะต้องเสนอวิธีกำรแก้ไขข้อบกพร่ องหรื อจุ ดอ่อนที่ พบ รวมทั้งกำรปรั บปรุ ง แก้ไขที่ตอ้ งดำเนิ นกำรต่อไป อย่ำงไรก็ตำม ในกำรเสนอกำรปรับปรุ งแก้ไขนั้น ควรผ่ำนกำรพิจำรณำ อย่ำงระมัดระวังอย่ำงรอบคอบว่ำกำรปรับปรุ งนั้นมีควำมเหมำะสม สำมำรถปฏิบตั ิได้และประโยชน์ที่ ได้รับเกิดควำมคุม้ ค่ำเมื่อเทียบกับต้นทุนที่ตอ้ งเสี ยไปจำกกำรดำเนินกำรแก้ไขปรับปรุ ง 5) ผลกำรประเมินระดับส่ วนงำนย่อย ฝ่ ำยบัญชี และกำรเงิน นอกจำกบันทึกไว้เป็ นลำยลักษณ์ อักษรแล้วให้บนั ทึกในแบบรำยงำนและส่ งให้ผรู ้ ับผิดชอบหรื อคณะทำงำนที่หน่วยรับตรวจแต่งตั้งขึ้น รวบรวมรำยงำนเพื่อประมวลเป็ นรำยงำนระดับหน่วยรับตรวจ พร้อมจัดเก็บรำยงำนไว้ที่หน่วยรับตรวจ
- 21 แบบรายงานการควบคุมภายในระดับส่ วนงานย่ อย ประกอบด้วย (1) รำยงำนผลกำรประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน - แบบ ปย. 1 ► เพื่อนำเสนอผลกำรประเมินแต่ละองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยในของส่ วนงำนย่อย (2) รำยงำนประเมินผลและกำรปรับปรุ งกำรควบคุมภำยใน - แบบ ปย. 2 ► เพื่อบันทึ ก กระบวนกำรในกำรประเมิ น ผลกำรควบคุ มภำยใน ระบุ กำรควบคุ มที่ มีอยู่ กำร ประเมินผลกำรควบคุม ควำมเสี่ ยงที่ยงั มีอยู่ กำรควบคุมภำยในที่ตอ้ งปรับปรุ ง และผูร้ ับผิดชอบ
- 22 -
รู ปแบบรายงานระดับส่ วนงานย่ อย และคาอธิบายรายงาน
- 23 แบบ ปย.1 ชื่อส่ วนงานย่ อย .................................................. รายงานผลการประเมินองค์ ประกอบของการควบคุมภายใน ณ วันที่...........เดือน....................... พ.ศ. ................. องค์ ประกอบของการควบคุมภายใน ผลการประเมิน / ข้ อสรุ ป (1) (2) 1. สภำพแวดล้อมกำรควบคุม 1.1 .................................................................................... 1.2 ……..……………………………………………………. ฯลฯ 2. กำรประเมินควำมเสี่ ยง 2.1 ............................................................................... 2.2 ............................................................................... ฯลฯ 3. กิจกรรมกำรควบคุม 3.1 ............................................................................... 3.2 ............................................................................... ฯลฯ 4. สำรสนเทศและกำรสื่ อสำร 4.1 ............................................................................... 4.2 ................................................................................ ฯลฯ 5. กำรติดตำมประเมินผล 5.1 .............................................................................. 5.2 .............................................................................. ฯลฯ ผลกำรประเมินโดยรวม :…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… ชื่อผูร้ ำยงำน .................................................................................. (ชื่อหัวหน้ำส่ วนงำนย่อย) ตำแหน่ง ........................................................................................ วันที่................ เดือน ................................... พ.ศ. .......................
- 24 -
คาอธิบายรายงาน แบบ ปย. 1 1. ชื่อส่ วนงำนย่อย 2. ชื่อรำยงำน รำยงำนผลกำรประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน 3. งวดรำยงำน - ระบุวนั สุ ดท้ำยของรอบระยะเวลำในกำรประเมินองค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน 4. คอลัมน์ (1) องค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน - ระบุขอ้ มูลสรุ ปกำรควบคุมภำยในของแต่ละองค์ประกอบ 5. คอลัมน์ (2) ผลกำรประเมิน/ข้อสรุ ป - ระบุผลกำรประเมิน/ข้อสรุ ปของแต่ละองค์ประกอบของกำรควบคุ มภำยใน พร้ อมจุดอ่อน หรื อควำมเสี่ ยงที่ยงั มีอยู่ 6. สรุ ปผลกำรประเมินโดยรวมขององค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน 7. ชื่อผูร้ ำยงำน ได้แก่ หัวหน้ำส่ วนงำนย่อย พร้อมระบุตำแหน่ง และวันที่รำยงำน
- 25 -
คาอธิบายรายงาน แบบ ปย.2 1. ชื่อส่ วนงำนย่อย 2. ชื่อรำยงำน รำยงำนกำรประเมินผลและกำรปรับปรุ งกำรควบคุมภำยใน 3. งวดรำยงำน - ระบุสำหรับงวดปี สิ้ นสุ ดวันที่ 30 เดือนกันยำยน พ.ศ.25XX 4. คอลัมน์ (1) กระบวนกำรปฎิ บตั ิงำน/โครงกำร........................ และวัตถุ ประสงค์ของกำร ควบคุม - ระบุ ว ตั ถุ ป ระสงค์ข องกิ จ กรรมหรื อ ด้ำ นของงำนที่ ก ำลัง ประเมิ น ถ้ำ เป็ นกระบวนกำร ปฎิบตั ิงำนหรื อโครงกำรให้ระบุข้ นั ตอนที่สำคัญของกระบวนกำรปฎิบตั ิงำนหรื อโครงกำร นั้น รวมทั้งวัตถุ ประสงค์ของแต่ละขั้นตอน ทั้งนี้ หนึ่ งกิ จกรรม/ด้ำนของงำน/ขั้นตอนกำร ปฎิบตั ิงำน อำจมีได้หลำยวัตถุประสงค์ 5. คอลัมน์ (2) กำรควบคุมที่มีอยู่ - สรุ ปขั้นตอน/วิธีปฎิบตั ิงำน/นโยบำย/กฏเกณฑ์ที่ใช้ปฎิบตั ิอยูส่ ำหรับกิจกรรมต่ำงๆ 6. คอลัมน์ (3) กำรประเมินผลกำรควบคุม - ประเมินกำรควบคุมที่มีอยูต่ ำมคอลัมน์ (2) เพียงพอและมีประสิ ทธิ ผลหรื อไม่ โดยตอบ คำถำมต่อไปนี้ ► กำรกำหนด/สั่งอย่ำงเป็ นทำงกำรให้ปฎิบต ั ิตำมกำรควบคุมหรื อไมj ► มีกำรปฎิบต ั ิจริ งตำมกำรควบคุมหรื อไม่ ► ถ้ำมีกำรปฎิบต ั ิจริ ง กำรควบคุมช่วยให้งำนสำเร็ จตำมวัตถุประสงค์ที่กำหนดหรื อไม่ ► ประโยชน์ที่ได้รับ คุม ้ ค่ำกับต้นทุนของกำรควบคุมหรื อไม่ 7. คอลัมน์ (4) ควำมเสี่ ยงที่ยงั มีอยู่ - ระบุควำมเสี่ ยงที่ยงั มีอยูท่ ี่มีผลกระทบต่อควำมสำเร็ จตำมวัตถุประสงค์ของกำรควบคุมด้ำน ใดด้ำนหนึ่งหรื อหลำยด้ำน คือ ► ด้ำนกำรดำเนิ นงำน (Operation) = O ► ด้ำนควำมถูกต้องเชื่ อถือได้ของรำยงำนทำงกำรเงิน (Financial Reporting) = F ► ด้ำนกำรปฎิบต ั ิตำมกฎหมำย ระเบียบ ข้อบังคับ ฯลฯ (Compliance) = C
- 26 8. คอลัมน์ (5) กำรปรับปรุ งกำรควบคุม - เสนอแนะกำรปรับปรุ งกำรควบคุมเพื่อป้ องกันหรื อลดควำมเสี่ ยงตำมคอลัมน์ (4) 9. คอลัมน์ (6) กำหนดเสร็ จ/ผูร้ ับผิดชอบ - ระบุผรู ้ ับผิดชอบในกำรแก้ไขปรับปรุ ง และวันที่ดำเนินกำรปรับปรุ งแล้วเสร็ จ 10. คอลัมน์ (7) หมำยเหตุ - ระบุขอ้ มูลอื่นที่ตอ้ งกำรแจ้งให้ทรำบ เช่น วิธีดำเนินกำรและเอกสำรหลักบำนที่เกี่ยวข้อง 11. ชื่อผูร้ ำยงำน ตำแหน่งและวันที่ - ระบุชื่อหัวหน้ำส่ วนงำนย่อย ซึ่ งรับผิดชอบในกำรจัดทำ พร้อมทั้งตำแหน่งและลงวันที่ เดือน ปี พ.ศ. ที่จดั ทำเสร็ จสิ้ น
- 27 -
กาหนดเวลาการประเมินผลการควบคุมภายในด้ วยตนเอง (Control Self – Assessment ; CSA) ของส่ วนงานย่อย หัวหน้ำ ส่ ว นงำนย่อ ยระดับ ฝ่ ำย/ส ำนัก /สถำบัน ประเมิ น ผลกำรควบคุ ม ภำยในด้วยตนเอง (Control Self – Assessment: CSA) พร้อมทั้งจัดทำรำยงำนกำรควบคุมภำยในระดับส่ วนงำนย่อยระดับ ฝ่ ำย/สำนัก/สถำบัน ณ วันสิ้ นปี งบประมำณ (30 กันยำยน) เพื่อจัดส่ งให้ สตภ. ภำยในสัปดำห์ที่ 1 ของ เดือนพฤศจิกำยน เพื่อให้ สตภ. ดำเนิ นกำรสอบทำนรำยงำนฯ ดังกล่ำว ภำยในสัปดำห์ที่ 1 ของเดือน ธันวำคม ทั้งนี้ ส่วนงำนย่อยจะต้องปรับปรุ งแก้ไขรำยงำนฯ ตำมข้อคิดเห็นหรื อข้อเสนอแนะของสำนัก ตรวจสอบภำยในก่อนนำเสนอเจ้ำหน้ำที่ระดับอำวุโสพิจำรณำ พร้ อมทั้งส่ งสำเนำรำยงำนฯ ให้สำนัก ตรวจสอบภำยใน
ภาคผนวก ข ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน ว่ าด้ วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544
- 30 ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน ว่ าด้ วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 .................................................. โดยที่ ส มควรก ำหนดมำตรฐำนกำรควบคุ ม ภำยใน เพื่ อ ให้ ห น่ ว ยรั บ ตรวจมี แนวทำงในกำรจัดระบบกำรควบคุมภำยในให้เป็ นไปอย่ำงมีประสิ ทธิ ภำพและประสิ ทธิ ผล อันจะ ส่ ง ผลให้ เ กิ ด ประโยชน์ สู ง สุ ด ในกำรด ำเนิ น งำน และแก่ ก ำรใช้ จ่ ำ ยเงิ น และทรั พ ย์สิ น ของ ประเทศชำติโดยรวม อำศัย อ ำนำจตำมควำมในมำตรำ 5 และมำตรำ 15 (3) (ก) (ค) แห่ ง พระรำชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญว่ำด้วยกำรตรวจเงินแผ่นดินจึงออกระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้ ข้อ 1 ระเบี ยบนี้ เรี ยกว่ำ “ระเบี ยบคณะกรรมกำรตรวจเงิ นแผ่นดิ นว่ำด้วยกำร กำหนดมำตรฐำนกำรควบคุมภำยใน พ.ศ. 2544” ข้อ 2 ระเบียบนี้ ให้ใช้บงั คับตั้งแต่วนั ถัดจำกวันประกำศในรำชกิจจำนุ เบกษำเป็ น ต้นไป ข้อ 3 ในระเบียบนี้ “หน่วยรับตรวจ” หมำยควำมว่ำ (1) กระทรวง ทบวง กรม ส่ ว นรำชกำรที่ เ รี ยกชื่ อ อย่ ำ งอื่ น ที่ มี ฐ ำนะเป็ น กระทรวง ทบวง หรื อกรม (2) หน่วยงำนของรำชกำรส่ วนภูมิภำค (3) หน่วยงำนของรำชกำรส่ วนท้องถิ่น (4) รัฐวิสำหกิจตำมกฎหมำยว่ำด้วยวิธีกำรงบประมำณหรื อตำมกฎหมำยอื่น (5) หน่วยงำนอื่นของรัฐ (6) หน่ วยงำนที่ ไ ด้รับ อนุ ม ตั ิ อุ ดหนุ น หรื อกิ จกำรที่ ไ ด้รับ เงิ น หรื อทรั พ ย์สิ น ลงทุนจำกหน่วยงำนรับตรวจตำม (1) (2) (3) (4) หรื อ (5) (7) หน่วยงำนอื่นใดหรื อกิจกำรที่ได้รับเงินอุดหนุนจำกรัฐที่มีกฎหมำยกำหนดให้ สำนักงำนกำรตรวจเงินแผ่นดินเป็ นผูต้ รวจสอบ “หน่วยงำนของรำชกำรส่ วนท้องถิ่น” หมำยควำมว่ำ องค์กำรบริ หำรส่ วนจังหวัด เทศบำล องค์กำรบริ หำรส่ วนตำบล กรุ งเทพฯ เมืองพัทยำ และองค์กรปกครองส่ วนท้องถิ่นอื่นที่มี กฎหมำยจัดตั้งขึ้น “ผูก้ ำกับดูแล” หมำยควำมว่ำ บุคคลหรื อคณะบุคคลผูม้ ีหน้ำที่รับผิดชอบในกำร กำกับดูแล หรื อบังคับบัญชำผูร้ ับตรวจหรื อหน่วยรับตรวจ “ผูร้ ับตรวจ” หมำยควำมว่ำ หัวหน้ำส่ วนรำชกำร หัวหน้ำหน่ วยงำนหรื อผูบ้ ริ หำรระดับสู ง ผูร้ ับผิดชอบในกำรปฏิบตั ิรำชกำรหรื อกำรบริ หำรของหน่วยรับตรวจ
- 31 “ฝ่ ำยบริ หำร” หมำยควำมว่ำ ผูร้ ับตรวจหรื อผูบ้ ริ หำรทุกระดับของหน่วยรับตรวจ “ผูต้ รวจสอบภำยใน” หมำยควำมว่ำ ผูด้ ำรงตำแหน่งผูต้ รวจสอบภำยในของหน่วย รับตรวจ หรื อ ดำรงตำแหน่งอื่นที่ทำหน้ำที่เช่นเดียวกับผูต้ รวจสอบภำยใน “กำรควบคุมภำยใน” หมำยควำมว่ำ กระบวนกำรปฏิบตั ิงำนที่ผกู ้ ำกับดูแล ฝ่ ำยบริ หำร และบุ ค คลกรของหน่ ว ยงำนรั บ ตรวจจัด ให้มี ข้ ึ น เพื่ อ สร้ ำ งควำมมั่น ใจอย่ ำ งสมเหตุ ส มผลว่ ำ กำร ด ำเนิ น งำนของหน่ ว ยรั บ ตรวจจะบรรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ ข องกำรควบคุ ม ภำยในด้ำ นประสิ ท ธิ ผ ลและ ประสิ ทธิ ภำพของกำรดำเนิ นงำน ซึ่ งรวมถึงกำรดูแลรักษำทรัพย์สิน กำรป้ องกันหรื อลดควำมผิดพลำด ควำมเสี ยหำย กำรรั่ วไหล กำรสิ้ นเปลื อง หรื อกำรทุจริ ตในหน่ วยรับตรวจ ด้ำนควำมเชื่ อถื อได้ของ รำยงำนทำงกำรเงิน และด้ำนกำรปฏิบตั ิตำมกฎหมำย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติคณะรัฐมนตรี ข้อ 4 ให้ผูก้ ำกับดูแล และหรื อฝ่ ำยบริ หำรเป็ นผูร้ ั บผิดชอบในกำรนำมำตรฐำนกำร ควบคุมภำยในของคณะกรรมกำรตรวจเงิ นแผ่นดิ นท้ำยระเบี ยบนี้ ไปใช้เป็ นแนวทำงสำหรับกำรจัดวำง ระบบกำรควบคุมภำยในของหน่วยรับตรวจให้เป็ นไปอย่ำงมีประสิ ทธิ ภำพ และบรรลุตำมวัตถุประสงค์ ของกำรควบคุมภำยใน ข้อ 5 ให้หน่วยรับตรวจจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยใน โดยใช้มำตรฐำนกำรควบคุม ภำยในท้ำยระเบียบนี้ เป็ นแนวทำงให้แล้วเสร็ จภำยในหนึ่งปี นับแต่วนั ที่ระเบียบนี้ใช้บงั คับ โดยอย่ำงน้อย ต้องแสดงข้อมูล ดังนี้ (1) สรุ ปภำรกิ จและวัตถุประสงค์กำรดำเนิ นงำนที่สำคัญในระดับหน่วยรับตรวจ และ ระดับกิจกรรม (2) ข้อมูลเกี่ ยวกับสภำพแวดล้อมกำรควบคุ ม โดยเฉพำะเกี่ ยวกับควำมซื่ อสัตย์และ จริ ยธรรมของผูบ้ ริ หำรระดับสูงและบุคลำกรในหน่วยรับตรวจ (3) ควำมเสี่ ยงที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อกำรบรรลุวตั ถุประสงค์ของกำรควบคุมภำยใน (4) ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมกำรควบคุมเพื่อป้ องกันหรื อลดควำมเสี่ ยงที่สำคัญตำม (3) (5) ผูร้ ับผิดชอบประเมินระบบกำรควบคุมภำยใน และวิธีกำรติดตำมประเมินผล ให้หน่วยรับตรวจรำยงำนควำมคืบหน้ำในกำรจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยในต่อผูก้ ำกับ ดูแล และคณะกรรมกำรตรวจสอบของหน่ วยรั บตรวจ (ถ้ำมี ) ทุ กหกสิ บ วัน พร้ อมทั้งส่ งสำเนำให้ สำนักงำนกำรตรวจเงินแผ่นดิ นด้วย เว้นแต่สำนักงำนกำรตรวจเงิ นแผ่นดินจะขอให้ดำเนิ นกำรเป็ นอย่ำง อื่น ข้อ 6 ให้ผูร้ ั บตรวจรำยงำนต่ อคณะกรรมกำรตรวจเงิ นแผ่นดิ น ผูก้ ำกับดูแ ล และ คณะกรรมกำรตรวจสอบเกี่ยวกับกำรควบคุมภำยในอย่ำงน้อยปี ละหนึ่ งครั้ง ภำยในเก้ำสิ บวันนับจำกวัน สิ้ นปี งบประมำณ หรื อ ปี ปฏิทิน แล้วแต่กรณี เว้นแต่กำรรำยงำนครั้งแรกให้กระทำภำยในสองร้อยสี่ สิบ วันนับจำกวันวำงระบบกำรควบคุมภำยในแล้วเสร็ จ โดยมีรำยละเอียด ดังนี้
- 32 (1) ท ำควำมเห็ น ว่ำ ระบบกำรควบคุ ม ภำยในของหน่ ว ยรั บ ตรวจที่ อ ยู่ มี มำตรฐำนตำมระเบียบนี้หรื อไม่ (2) รำยงำนผลกำรประเมินควำมเพียงพอและประสิ ทธิ ผลของระบบกำรควบคุม ภำยในในกำรบรรลุ วตั ถุ ประสงค์และเป้ ำหมำยที่ กำหนด รวมทั้งข้อสรุ ปผลกำรประเมิ นแต่ล ะ องค์ประกอบของกำรควบคุมภำยใน ประกอบด้วย (ก) สภำพแวดล้อมของกำรควบคุม (ข) กำรประเมินควำมเสี่ ยง (ค) กิจกรรมกำรควบคุม (ง) สำรสนเทศและกำรสื่ อสำร (จ) กำรติดตำมประเมินผล (3) จุ ดอ่อนของระบบกำรควบคุ มภำยในพร้ อมข้อเสนอแนะแผนกำรปรั บปรุ ง ระบบกำรควบคุมภำยใน ข้อ 7 ในกรณี หน่ วยรับตรวจไม่สำมำรถปฏิบตั ิตำมระเบียบนี้ ได้ ให้ขอทำควำม ตกลงกับคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน ข้อ 8 ในกรณี หน่ วยรั บ ตรวจมี เจตนำหรื อปล่ อยปละละเลยในกำรปฏิ บ ตั ิ ตำม ระเบียบนี้ หรื อตำมข้อเสนอแนะของคณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดินหรื อสำนักงำนกำรตรวจเงิ น แผ่นดิ นโดยไม่มีเหตุอนั ควร คณะกรรมกำรตรวจเงิ นแผ่นดิ นสำรถเสนอข้อสังเกตและควำมเห็ น พร้ อมทั้ง พฤติ ก ำรณ์ ข องหน่ วยรั บ ตรวจนั้นให้ก ระทรวงเจ้ำ สั ง กัด หรื อผูบ้ งั คับ บัญชำ หรื อ ผู ้ ควบคุ มกำกับรับผิดชอบของหน่วยรับตรวจ แล้วแต่กรณี เพื่อกำหนดมำตรกำรที่จำเป็ นให้หน่ วย รับตรวจไปปฏิบตั ิ ในกรณี ก ระทรวงเจ้ำ สั ง กัด หรื อผู ้บ ัง คับ บัญ ชำ หรื อผู ้ค วบคุ ม ก ำกับ หรื อ รั บ ผิ ด ชอบของหน่ ว ยรั บ ตรวจไม่ ด ำเนิ น กำรตำมวรรคหนึ่ งภำยในระยะเวลำอัน สมควร คณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดินสำมำรถรำยงำนต่อประธำนรัฐสภำ เพื่อแจ้งไปยังคณะกรรมำธิ กำร ของรั ฐสภำที่เกี่ ยวข้องเพื่อพิจำรณำดำเนิ นกำรตำมอำนำจหน้ำที่ และแจ้งไปยังคณะกรรมำธิ กำร พิจำรณำงบประมำณรำยจ่ำยประจำปี ของรั ฐสภำ เพื่อประกอบกำรพิจำรณำร่ ำงพระรำชบัญญัติ งบประมำณรำยจ่ำยประจำปี ข้อ 9 ให้ป ระธำนกรรมกำรตรวจเงิ น แผ่น ดิ น รั ก ษำกำรตำมระเบี ย บนี้ และให้ คณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดินมีอำนำจตีควำมและวินิจฉัยปั ญหำที่เกิดขึ้นจำกกำรบังคับใช้ระเบียบนี้ ในกรณี มีเหตุอนั สมควร คณะกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดินอำจยกเว้นหรื อผ่อนผัน กำรปฏิบตั ิตำมควำมในระเบียบนี้ได้ ประกำศ ณ วันที่ 28 กันยำยน พ.ศ. 2544 (นำยปัญญำ ตันติยวรงค์) ประธำนกรรมกำรตรวจเงินแผ่นดิน