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Los contadores públicos y la DIAN Aspectos importantes a tener en Finalizaron nuestros seminarios cuenta al cierre de una auditoría de Información Exógena de estados financieros

actualicese.com Edición No 5 / febrero de 2012 ISSN: 2248 - 745X

ESPECIAL

LEY ANTITRÁMITES

Edición 5 febrero de 2012

actualicese.com

CONTENIDO

INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA AL DÍA

Fundador y CEO: José Hernando Zuluaga M. Líder de Negocios: Juan Fernando Zuluaga C. Líder de Contenidos: María Cecilia Zuluaga C. Líder Logística: Luz Stella Cardona G.

ESPECIAL LEY ANTITRÁMITES

Publicación

Revista actualicese.com Edición 5 febrero de 2012 ISSN: 2248 - 745X Editora actualicese.com LTDA.

Retefuente ahora sí s e p o d rá p re s e nt a r un día y pagar en otro con tal de no pasarse del plazo

Coordinación Editorial: María Cecilia Zuluaga C. Investigadores: Diego H. Guevara / Alexander Coral / Carlos Cervera Asesor Editorial: Carlos Cervera Diseño gráfico y diagramación: Carlos Alejandro Fernández Fotografía: Carlos Granada Impresión: Feriva SUSCRIPCIÓN ORO. VENTAS Y RENOVACIONES Líder de Suscripciones: Alex Bachenheimer M. Correo electrónico: oro@actualicese.com actualicese.com/oro

Oficios de la DIAN ya no se publicarán en periódicos sino en el portal d e i nte r n e t d e d i c h a entidad

Supresión de trámites en temas de Seguridad Social

Estados Financieros reportados a Supersociedades no se seguirán llevando a las cámaras de comercio

Ya no se necesitarán apoderados abogados para ciertos trámites en la DIAN

SERVICIO AL CLIENTE PBX: (092) 4854646 Movistar: 315 578 5668 / 315 579 6104 Comcel: 313 634 6468 Tigo: 300 251 6123 Fijo: (092) 3169744 Fax: (092) 680 75 51- 488 51 52 – 488 51 53 – 682 99 11 Correo electrónico: servicioalcliente@actualicese.com (CAS) Centro de Atención al Suscriptor - Call Center Carolina Barrera / Ivonne Liliana Patiño / Nerihe Valderrama/ Angélica Cisneros actualicese.com/corporativo/contactanos/ PAUTA Líder de Medios Publicitarios y Eventos Presenciales: Andrés Felipe Merchán. Correos electrónicos: envivo@actualicese.com y pauta@actualicese.com pauta.actualicese.com/pauta/

Libros oficiales de contabilidad podrán llevarse en forma electrónica sin diligenciarlos en papel

LIBRERÍA VIRTUAL Líder Librería Virtual: Andrés Felipe Merchán. Correo electrónico: libreria@actualicese.com actualicese.com/libreria/ OFICINAS Unicentro, Cali Carrera 100 #5-169/331 Oasis de Unicentro Oficina 512C – 512D Cali / Valle del Cauca / Colombia / Sur América SUGERENCIAS Y/O COMENTARIOS Las sugerencias y/o comentarios a esta publicación pueden ser enviados a contenidos@actualicese.com o comunicados al (CAS) Centro de Atención al Suscriptor. ©Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta publicación con fines comerciales. Esta publicación se imprimió en Santiago de Cali febrero – 2012

Secciones 2 Actualidad 23 La Profesión 24 Opinión

25 Modelos y Formatos 26 Conferencias 28 Corporativa febrero de 2012

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ACTUALIDAD \ Impuestos

EE SS PP EE CC II A A LL LL EE YY

Retefuente ahora sí se podrá presentar un día y pagar en otro con tal de no pasarse del plazo 16 de enero de 2011

Así lo dispuso el artículo 57 del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012, que modificó el artículo 580-1 del Estatuto Tributario. La medida es muy útil, pues a partir de marzo 1 de 2012 los agentes de retención que sean personas jurídicas estarán obligados a presentar todas sus declaraciones en forma virtual. El artículo 67 del mismo Decreto 019 también efectuó una segunda modificación al mismo artículo 580-1 para tomar como válidas las declaraciones de todo tipo que entre los años 2006 a 2011 solo se habían pagado en bancos y no se habían considerado como presentadas pues solo habían sido diligenciadas en el portal de la DIAN sin tener firmas digitales.

partir de enero 10 de 2012 la declaración mensual de retención en la fuente que se presente a la DIAN (ya sea en forma virtual o en papel), y la que se presente por retención de ICA en los municipios serán válidas aunque la presentación se haga en una fecha y su pago en fecha posterior, con tal que no exceda la fecha máxima del vencimiento fijada en el calendario oficial. Así lo indica el inciso que el artículo 57 del nuevo Decreto-Ley antitrámites 019 de enero 10 del 2012 que entró en vigencia en ese mismo día, le adicionó al artículo 580-1 del Estatuto Tributario, y que dice lo siguiente: “La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo

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para declarar, producirá efectos legales, siempre y cuando el pago de la retención se efectúe o se haya efectuado dentro del plazo fijado para ello en el ordenamiento jurídico.” Se soluciona el problema para los que presentaban sus declaraciones en forma virtual. A partir de marzo 1 de 2012 todos los agentes de retención declararán virtualmente Con esta nueva disposición es claro que los que más se benefician son aquellos declarantes de retención en la fuente en forma virtual que desde enero de 2011 en adelante, a raíz de lo dispuesto en los primeros incisos del artículo 580-1 del Estatuto Tributario (artículo de la Ley 1430 de diciembre de 2010), no podían presentar la declaración un

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día y pagar en otro, aun cuando el pago se hiciera dentro de las fechas máximas fijadas por el calendario tributario, pues en tal caso la declaración se daba por no presentada (ver conceptos DIAN 59943 de agosto 10 de 2011 y 88243 de noviembre de 2011) Los que declaraban en papel no tenían ese problema, pues ellos sí hacen todo en una sola diligencia bancaria (presentan y en ese mismo momento pagan). Pero los que declaran virtualmente por lo general madrugan unos días antes del vencimiento pues a veces toma mucho tiempo presentar la declaración en el congestionado portal de la DIAN, y luego, al día siguiente, efectuaban el pago en bancos (pues el portal tampoco cuenta con contraseñas bancarias para optar por hacer el pago electrónico, que es un servicio que la DIAN tiene habilitado hace tiempo). Es muy útil, entonces, que el Decreto antitrámites haya entrado a solucionar este impase para los declarantes virtuales de retención en la fuente, pues el artículo 23 del Decreto 4907 de diciembre de 2011, que fijó los plazos para declarar y pagar las retenciones en la fuente durante el 2012, dijo de nuevo en su parágrafo 4 lo mismo que dicen los primeros incisos del artículo 580-1 del Estatuto, a saber, que la declaración se debe presentar con pago total, entendiendo con ello que el pago se debe hacer el mismo día de su presentación. Y es todavía más útil esta solución al problema de los declarantes virtuales de retención en la fuente, pues de acuerdo a lo indicado en el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución DIAN 012761 de diciembre 9 de 2011, a partir de marzo 1 de 2012 toda persona jurídica declarante de retención en la fuente (sin importar sus ingresos, ni su tipo jurídico, ni ningún otro requisito), quedará obligada a presentar esa y todas sus demás declaraciones en forma

ANTITRÁMITES virtual (empezarían con la declaración del periodo febrero de 2012 y la del IVA enero-febrero de 2012, pues esas tienen vencimientos en marzo de 2012). Sobre la presentación de la declaración de retención en la fuente, incluido su pago total efectuado en forma oportuna para poder darla como válidamente presentada, es importante recordar que el artículo 580-1 y el numeral 5 del artículo 857 del Estatuto siguen diciendo que solo quienes sean poseedores de saldos a favor previos iguales o superiores a 82.000 UVT y que no sean proveedores de una SCI, pueden elevar una solicitud de compensación para no tener que pagar dicha declaración de retención. Esa exigencia de poseer ese saldo a favor previo tan alto es algo que ya fue respaldado por la Corte Constitucional en su sentencia C-833 de noviembre de 2011. Se solucionó también el problema de quienes solo diligenciaban declaraciones en el portal de la DIAN sin tener firmas digitales y luego hacían el pago en bancos. Entre los años 2006 y 2011, y como lo destacamos en un editorial del año 2009, varios contribuyentes (en especial personas naturales) tuvieron el inconveniente de que para ahorrarse la compra de los formularios en papel en la calle entraban al portal de la DIAN y sin tener firmas digitales diligenciaban los formularios, los imprimían y los firmaban con bolígrafo, pero cuando llegaban al banco a presentarlos sucedía que el cajero, totalmente desinformado, no les recibía ese formulario creyendo que ya era una declaración presentada virtualmente y solo les recibía el pago. Como consecuencia de esa situación, esos contribuyentes, que no conocían mucho del mundo virtual de las declaraciones, creían que su declaración tributaria había quedado presentada y pagada pero en realidad solo estaba pagada, pues ese formulario diligenciado en el portal de la DIAN sin firmas digitales y sin el sticker que debía

ACTUALIDAD \ Impuestos

haberles puesto el cajero del banco, era una declaración que se daba por no presentada. Para solucionar semejante problema generado por la incompetencia de los cajeros del banco de esas épocas (y ante el cual ni la DIAN ni el banco podían hacer nada), el artículo 67 del Decreto antitrámites 019 de 2012 le agrega otros incisos más al mismo artículo 580-1 del Estatuto Tributario, en los cuales se lee: “Las declaraciones diligenciadas a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, que no se presentaron ante las entidades autorizadas para recaudar, se tendrán como presentadas siempre que haya ingresado a la administración tributaria un recibo oficial de pago atribuible a los conceptos y periodos gravables contenidos en dichas declaraciones. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para dar cumplimiento a lo establecido por el presente artículo, verificará que el número asignado a la declaración diligenciada virtualmente corresponda al número de formulario que se incluyó en el recibo oficial de pago. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los literales b) y c) y del artículo 580 del Estatuto Tributario. Parágrafo 1. Esta disposición se entiende para las declaraciones virtuales diligenciadas por los años gravables 2006 a 2011. Parágrafo 2. Los efectos del presente artículo no son aplicables si el contribuyente, responsable o agente retenedor presentó declaración por medio litográfico para el concepto y periodo gravable correspondiente a la declaración diligenciada virtualmente no presentada en los bancos. De igual forma, si los valores consignados en el recibo oficial de pago fueron devueltos o compensados por solicitud del contribuyente o responsable.” Estos incisos en realidad debieron ser del artículo 580, pues es ése el que regula las causales por las cuales se da por no presentada una declaración tributaria. Pero aunque los hayan

agregado al artículo 580-1 (que regula la presentación solamente de las declaraciones de retención en la fuente), es claro que con ellos se soluciona el problema para cualquier tipo de declaración tributaria que entre los años 2006 a 2011 haya tenido el problema que comentamos. Los contribuyentes a quienes ahora sí les tomarán como válidas esas declaraciones que no estaban presentadas (solo estaban diligenciadas) pero sí pagadas, deberán dirigirse a la DIAN y solicitarle un estado de cuentas de sus declaraciones para comprobar si ellas sí figuran ahora en los estados de cuenta de la DIAN y que están a paz y salvo. Y si ya les habían iniciado procesos para obligarlos a declarar, con todo y sanciones por extemporaneidad, podrán solicitar el archivo de esos procesos.

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ACTUALIDAD \ Impuestos

ESPECIAL LEY

Oficios de la DIAN ya no se publicarán en periódicos sino en el portal de internet de dicha entidad

16 de enero de 2012

A partir de enero 10 de 2012, cuando a la DIAN le sean devueltos los oficios que envíe por correo urbano a un contribuyente notificándolo de actuaciones de tipo tributario, aduanero o cambiario, tales oficios ya no se deberán publicar en periódicos de amplia circulación nacionales o regionales, sino que se publicarán en el portal web de dicha entidad, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal.

sí lo indican los artículos 58 a 62 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero 10 de 2012, que modificaron los artículos 563 (dirección para notificaciones) y 568 (notificaciones devueltas por correo) del Estatuto Tributario Nacional. También se modificaron los artículos 562 y 567 del Estatuto Aduanero (que regulan los mismos asuntos en materia aduanera) y el artículo 18 del Decreto 2245 de junio 28 de 2011 que contiene el nuevo régimen sancionatorio por violaciones al régimen cambiario (recuérdese que hoy se está estudiando un proyecto de decreto para expedir un nuevo Estatuto Aduanero y Cambiario). Para ilustrar mejor lo anterior veamos la situación antes y después del artículo 568 del Estatuto Tributario Nacional: Situación antes de ser modificado Art. 568 del E.T. artículo 568. notificaciones devueltas por el correo. Artículo modificado por el artículo 47 de la Ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente: “Las actuaciones de la administración enviadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en un periódico de circulación nacional o de circulación regional del lugar que corresponda a la última dirección informada en el RUT; la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal”.

Situación después de ser modificado Art. 568 del E.T., modificado por Art. 58 del Decreto 019 de 2012“Articulo 568. Notificaciones devueltas por el correo. Los actos administrativos enviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificados mediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN que incluya mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad. La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal”

(los subrayados son nuestros)

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Este es un cambio muy importante que no solo le ahorrará dinero al Estado (que ya no gastará en publicaciones en periódicos) sino que ayudará a todos los contribuyentes porque se podrán enterar de forma muy práctica (por el portal de la DIAN y no en esas letricas pequeñas de los periódicos) si en algún momento existen actuaciones en su contra de las cuales no se habían notificado por el correo urbano. La importancia de la dirección que se mantenga reportada en el RUT En vista de lo anterior, es claro que muy importante para un contribuyente será mantener actualizada la dirección que figure reportada en su RUT, pues la DIAN siempre intentará primero enviar el oficio por correo urbano a la dirección que allí figure. Y si el contribuyente actualizó su dirección en el RUT y la DIAN había enviado el oficio a la dirección anterior, en ese caso es la

ANTITRÁMITES DIAN la que debe enviar el oficio por correo urbano a la nueva dirección, pues así lo indica la ultima parte de la norma que acabamos de citar. Tan importante es, entonces, la dirección que se mantenga reportada en el RUT, que si la DIAN envía sus oficios a esa dirección y le son devueltos, la DIAN publicará el oficio en su portal de internet pero también podría aplicarle al contribuyente las sanciones del artículo 658-3 por no tener oportunamente actualizado ese dato en su RUT (2 UVT por cada día de retraso si no actualizó la dirección dentro del mes siguiente a aquel en que se produjo el cambio). Al respecto, debe recordarse que cuando se quiera actualizar la dirección reportada en el RUT, se deben aplicar las disposiciones de los decretos 2645 y 2820 de 2011, que modificaron el Decreto 2788 de 2004 en el sentido de que en tales casos se debe llevar recibo de servicios públicos o recibo del impuesto predial del domicilio al que corresponde dicha dirección. Y en relación con lo anterior, el artículo 69 del Decreto antitrámites 019 de 2012 dice lo siguiente: “ARTíCULO 69. DIRECCiÓN PARA EFECTOS TRIBUTARIOS. El Gobierno Nacional establecerá a más tardar el 30 de marzo de 2012, medios de prueba adicionales al recibo de servicios públicos domiciliario, para acreditar el domicilio en la inscripción y/o actualización del Registro Único Tributario -RUT-.” Así mismo, el artículo 63 de la misma norma también dice que la dirección que se tenga en el RUT de la DIAN tendrá que ser la misma que se mantenga reportada en otras entidades como las Cámaras de Comercio. En esa norma se dispuso lo siguiente: “ARTíCULO 63. INFORMACiÓN BÁSICA DE IDENTIFICACiÓN Y UBICACiÓN TRIBUTARIA. Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información

ACTUALIDAD \ Impuestos

básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil. Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas. Parágrafo Transitorio: Lo dispuesto

en este artículo entrará a regir a partir del 1 de enero de 2013.”

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ACTUALIDAD \ Comercial

ESPECIAL LEY

Ya no se necesitarán apoderados abogados para ciertos trámites en la DIAN 16 de enero de 2011

Así lo consagran los artículos 34 y 68 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero de 2012. Según esto los trámites del RUT o de obtención de firmas digitales podrán ser hechos por apoderados no abogados, e incuso por un tercero autorizado, caso en el cual no se requerirá autenticación de firmas. Esas normas, que entraron en vigencia inmediatamente, dicen lo siguiente:

Ya no se necesitará apoderado para trámites en el RUT

“ARTÍCULO 34. ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuación o trámite administrativo se requerirá actuar mediante abogado. “ARTÍCULO 68. LA ACTUACIÓN ANTE LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS NO REQUIERE DE ABOGADO SALVO PARA LA INTERPOSICIÓN DE RECURSOS. Las actuaciones ante la administración tributaria pueden cumplirse directamente por las personas naturales o jurídicas, éstas últimas a través de su representante legal, sin necesidad de apoderado. Salvo para la interposición de recursos, en cualquier otro trámite, actuación o procedimiento ante las administraciones tributarias, no se requerirá que el apoderado sea abogado.”

De acuerdo con estas medidas, queda claro que, por ejemplo, para las diligencias de inscripción o actualización del RUT de un contribuyente ordenadas por el Decreto 2788 de 2004, recientemente modificada por los decretos 2645 y 2820 de 2011, si el contribuyente persona natural o el representante legal de una persona jurídica no pueden ir personalmente a realizar el trámite, pueden enviar a un apoderado que no se requiere sea abogado (algo que había exigido la DIAN en su concepto 066216 de agosto de 2011 y en su Resolución 012383 de noviembre 29 de 2011). Igualmente, para obtener la firma digital, trámite regulado en la reciente Resolución 012761 de diciembre 9 de 20111 (la cual dispuso que muchos nuevos contribuyentes empezarán a declarar virtualmente desde marzo 1 de 2012 en adelante), si la persona

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natural o el representante legal no pueden ir personalmente tienen dos opciones: 1) Pueden enviar a un apoderado que no necesariamente debe ser abogado; 2) Pueden enviar a un simple “tercero autorizado”. Ya no se necesitará enviar cartas con firmas “autenticadas” Anteriormente, en trámites como el de obtención de firma digital y el de la autorización de numeración de facturación y otros similares, si el contribuyente decidía enviar a un “tercero autorizado”, se exigía que ese tercero portara una carta con la firma autenticada de quien lo autorizaba para hacer el trámite. Pero ahora el artículo 36 del Decreto-Ley antitrámites ha modificado el artículo 24 de la Ley 962 de 2005 en el sentido de que ya no se requiere que esas firmas sean autenticadas. Veamos ambas normas:

ANTITRÁMITES Situación anterior: Ley 962 de 2005 ARTÍCULO 24. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ DE FIRMAS. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante de métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos tributarios y aduaneros que de acuerdo con normas especiales deban presentarse autenticados, así como los relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.

ACTUALIDAD \ Comercial

Situación actual: Decreto 019 de 2012 Artículo 36. El artículo 24 de la Ley 962 de 2005 quedará así: “Ar tí c u l o 2 4 . P re sun c i ón d e validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio”.

(los subrayados son nuestros)

Como se ve, la modificación a la norma indica que ahora en los trámites ante entidades tributarias y aduaneras ya no se exigirán las firmas autenticadas. Sí se seguirán exigiendo en trámites ante entidades de la seguridad social o del magisterio. Para ver este artículo en nuestra página captura este QR

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Modificaciones que trajo la Ley antitrámites

DIAN

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Ya no es necesario hacer primero el denuncio por pérdida o robo para solicitar laexpedición del duplicado de un documento público , basta con ir a la entidad pública y manifestar su necesidad y ya con ello, la entidad debe expedir el nuevo documento. Art. 30 Bajo el principio de la buena fe, la presentación personal o autenticación no es necesaria para que las entidades públicas tramiten la respectiva solicitud. Art. 36. El blindaje de vehículos ya no necesita autorización previa. Art. 104.

Ninguna actuación o trámite, entiéndase petición, consulta, reclamo o queja, necesita de abogado como apoderado. Art. 34

El arrendatario que quiera instalar en el inmueble alquilado un cio público adicional, deberá presentar una autorización por escrito del dueño o administrador del inmueble, de lo contrario, la Empresa de Servicio Público debe abstenerse de hacer nuevas instalaciones Art. 44.

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ESPECIAL LEY

ACTUALIDAD \ Laboral

Supresión de trámites en temas de Seguridad Social 19 de enero de 2012

diligencia a los usuarios de salud en la autorización de servicios, lo cual entrará plenamente en rigor, en un término máximo de 6 meses. De igual manera, con las citas médicas, ya se harán por medios no presenciales, sino por medios virtuales como el teléfono o internet y deberán asignarse máximo en 3 días hábiles. Veamos la norma. Decreto Legislativo 19 de 2012.

Algunos de los aspectos que suprimió el nuevo decreto antitrámites, son relacionados con los servicios de salud, citas médicas, autorizaciones, estudiantes beneficiarios; pensionados y extrajuicios ante cajas de compensación, aquí una breve explicación. Estudiantes entre 18 y 25 años, beneficiarios en salud

os hijos de los trabajadores que son beneficiarios en salud, pero que son mayores de edad y hasta los 25, para poder acceder al servicio de salud que ofrece el POS, debían presentar certificaciones de la entidad educativa, donde expresara que son estudiantes activos y con dedicación exclusiva. Ahora, el estudiante a través de su padre el cotizante, ya no tiene que presentar dicho documento, basta con la declaración del padre cotizante y será la EPS la que deberá verificar que el hijo beneficiario si tiene dicha condición, para ello, el Ministerio de Salud y Protección Social, deberá tener una base de datos que seguramente alimentará el Ministerio de Educación. Veamos la norma. Decreto Legislativo 19 de 2012.

“Art. 119. Acreditación de los beneficiarios de un cotizan te, mayores

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de 18 años y menores de 25 que sean estudiantes: A partir de enero 1 de 2013, la acreditación de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25, que sean estudiantes con dedicación exclusiva a esta actividad, se verificará por la Entidad Promotora de Salud a través de bases de datos disponibles que indique para el efecto el Ministerio de Salud y Protección Social, sin requerir la acreditación del certificado de estudios respectivos de cada entidad de educación.” Autorización para servicios de salud y consultas médicas Si hay algo dispendioso para un usuario de salud, es que después de que su médico tratante ordena un servicio especial, como puede ser un tratamiento o la remisión a un especialista, le toca que ir al usuario de una sede a otra, con todo lo que ello implica, para lograr una autorización. Por ello, lo que busca el nuevo decreto antitrámites, es reducir tanta

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“Art. 120. Trámite de autorización para la prestación de servicios de salud. Cuando se trate de la atención ambulatoria, con internación, domiciliaria, de urgencias e inicial de urgencias, el trámite de autorización para la prestación de servicios de salud lo efectuará, de manera directa, la institución prestadora de servicios de salud IPS, ante la entidad promotora de salud, EPS. En consecuencia, ningún trámite para la obtención de la autorización puede ser trasladado al usuario. El Ministerio de Salud y Protección Social adoptará, en un período no superior a seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto ley, el Formato Único de Autorización de Servicios que deberá ser diligenciado por las IPS y regulará la autorización de otros servicios de salud, conforme a lo previsto en el presente artículo, teniendo en cuenta la naturaleza del servicio, las condiciones de conectividad y la zona en que se presta el mismo. El incumplimiento de esta disposición dará lugar a las sanciones previstas en la ley.” “Art. 123. Programación de citas de consulta general. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, deberán garantizar la asignación de citas de medicina general u odontología general, sin necesidad de hacer la solicitud de forma presencial y sin exigir requisitos no previstos en

ANTITRÁMITES la Ley. La asignación de estas citas no podrá exceder los tres (3) días hábiles contados a partir de la solicitud. De igual forma, las EPS contarán con sistemas de evaluación y seguimiento a los tiempos de otorgamiento de citas que deberán reportarse a la Superintendencia Nacional de Salud y publicarse periódicamente en medios masivos de comunicación. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones previstas en la ley. Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social podrá determinar las excepciones a lo dispuesto en este artículo para las zonas geográficas con restricción de oferta de salud y condiciones de acceso.” Art. 125. Autorizaciones de servicios de salud. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, tendrán la obligación de contar con sistemas no presenciales para autorizar los servicios de salud, de tal forma que el afiliado no tenga que presentarse nuevamente para recibir la misma. En ningún caso las autorizaciones podrán exceder los cinco (5) días hábiles contados a partir de la solicitud de la autorización. De igual forma, las EPS contarán con sistemas de evaluación y seguimiento de los tiempos de autorización que deberán reportarse a la Superintendencia Nacional de Salud y publicarse periódicamente en medios masivos de comunicación. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones previstas en la ley.” Trámite para pago de incapacidades y licencias En el caso de los trabajadores dependientes, ya no será el trabajador el que deba hacer las diligencias ante la EPS para que le reconozcan su pago, simplemente el trabajador reportará su incapacidad a su empleador, y será éste directamente con la EPS los que

harán las diligencias correspondientes para su pago. Por supuesto que en el caso de los trabajadores independientes, éstos si deberán seguir haciendo las diligencias para su reconocimiento. Decreto Legislativo 19 de 2012. “Art. 121. Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.” Entrega inmediata de medicamentos, de lo contrario, me los llevan a la casa Tal como quedó la nueva norma, o me entregan los medicamentos al momento de reclamarlos o me los deben llevar a la casa si así lo pedimos. Esperemos que esto si se cumpla. Decreto Legislativo 19 de 2012. “Art.131. Suministro de medicamentos. Las Entidades Promotoras de Salud tendrán la obligación de establecer un procedimiento de suministro de medicamentos cubiertos por el Plan Obligatorio de Salud a sus afiliados, a través del cual se asegure la entrega completa e inmediata de los mismos. En el evento excepcional en que esta entrega no pueda hacerse completa en el momento que se reclamen los medicamentos, las EPS deberán disponer del mecanismo para que en un lapso no

ACTUALIDAD \ Laboral mayor a 48 horas se coordine y garantice su entrega en el lugar de residencia o trabajo si el afiliado así lo autoriza. Lo dispuesto en este artículo se aplicará progresivamente de acuerdo con la reglamentación que expida el Ministerio de Salud y Protección Social, dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente decreto, iniciando por los pacientes que deban consumir medicamentos permanentemente.” Servicios o subsidios de las Cajas de Compensación: No se necesita declaración extrajuicio Cuando se pretendía acceder por algún beneficio ante las Cajas de Compensación por ejemplo, los subsidios, dichas entidades solicitaban al usuario que debía ir hasta una Notaría y pagar por hacer una declaración extrajuicio sobre su afinidad con su familiar. Ahora esto desaparece y basta con la declaración del usuario sobre su afinidad para poder acceder a los servicios de la Caja de Compensación Familiar. De igual manera, las Cajas de Compensación, no pueden negar la afiliación de ningún empleador, trabajador dependiente, independiente y pensionado. Decreto Legislativo 19 de 2012. “Art. 138. Solicitudes ante las cajas de compensación familiar. En todas las actuaciones o trámites frente a las Cajas de Compensación Familiar, suprímase como requisito las declaraciones extra juicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la Caja de Compensación Familiar, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, de acuerdo con formatos que defina el Ministerio de Trabajo.” “Art. 139. Afiliación a las cajas de compensación familiar. El artículo 57 de la Ley 21 de 1982, quedará así: febrero de 2012

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EESSPPEECCIIAALL LLEEYY

ACTUALIDAD \ Laboral Artículo 57. Afiliación a las Cajas de Compensación Familiar. Las Cajas de Compensación Familiar tienen la obligación de afiliar a todo empleador, trabajador independiente y pensionado, quienes deben hacer entrega de los siguientes documentos: a. En el caso de los empleadores: Comunicación escrita en la que informe: nombre del empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y manifestación sobre si estaba no afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar con anterioridad a la solicitud. En caso de que el empleador sea persona jurídica, el certificado de existencia de representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, el cual puede ser consultado por la Caja a través de medios electrónicos en los términos previstos en este Decreto; en caso de ser persona natural, fotocopia de la cédula de ciudanía. Certificado de paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, y Relación de trabajadores y salarios, para el caso de los empleadores. b. En caso de los trabajadores independientes y pensionados: Carta de solicitud con nombre completo del solicitante, domicilio, identificación, lugar de residencia, valor mensual de ingresos y declaración de la fuente de los ingresos y manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar con anterioridad a la solicitud.

Las Cajas de Compensación Familiar deben comunicar por escrito todo rechazo o aprobación de afiliación, dentro de un término no superior a tres (3) días, contados a partir de la fecha de presentación de la respectiva solicitud. En caso de rechazo, la respuesta especificará los motivos determinantes del mismo. Una copia de la comunicación será enviada dentro del mismo término, a la Superintendencia del Subsidio Familiar la cual podrá improbar la decisión y ordenar a la Caja de Compensación Familiar la afiliación del solicitante, en protección de los derechos de los beneficiarios”.

SEGURIDAD SOCIAL Estudiantes entre 18 y 25 años solo con la declaración del padre cotizante, sin requerir de estudios respectivos de cada entidad de educación. Art. 119. Las citas médicas de medicina u odontología general ya se harán por medios virtuales y deberán asignarse máximo en 3 días hábiles después de la solicitud. Art. 123 El trámite de autorización para la prestación de servicios de salud lo efectuará, de manera directa, la IPS, ante la EPS. No será trasladado al usuario. Art. 120

Pensionados con mesadas pequeñas pueden retirar todo del banco Cuando el pensionado recibe su mesada pensional a través de consignación en cuenta bancaria, si el monto mensual de la mesada no excede de 2 s.m.m.l.v., el banco no puede obligar que el pensionado mantenga saldos mínimos en la cuenta de ahorrro.

El reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad deberá ser adelantado, de manera directa, por elempleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. No será trasladado al usuario. Art. 121.

Decreto Legislativo 19 de 2012. “Art. 145. No obligatoriedad de mantener saldo en las cuentas de ahorro de los pensionados. Los pensionados cuya mesada no exceda de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, a los que se le abone su mesada pensional en cuenta de ahorro, no están obligados a mantener saldo alguno en dicha cuenta.”

febrero de 2012

presentarse nuevamente para recibir la misma. Art. 125 Las EPS tendrán la obligación de establecer un procedimiento de suministro de medicamentos cubiertos por el POS deberán disponer del mecanismo para que en un lapso no mayor a 48 horas se coordine y garantice su entrega en el lugar de residencia o

Para ver este artículo en nuestra página captura este QR Para Solicitudes ante las cajas de compensación familiar ya no se necesita declaración extra-juicio. Art. 138.

Certificado de paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, y En el caso de los pensionados, último reporte de pago de la mesada pensional.

Las EPS tendrán la obligación de contar con sistemas no presenciales para autorizar los servicios de salud,

Art. 131

Copia del documento de identificación.

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Modificaciones que trajo la Ley antitrámites

o accede al siguiente link: http://actualice.se/8477

Pensionados con mesadas por debajo de 2 salarios mínimos no están obligados a mantener saldo alguno en dicha cuenta. Art. 145

ANTITRÁMITES

ACTUALIDAD \ Contable

Libros oficiales de contabilidad podrán llevarse en forma electrónica sin diligenciarlos en papel 18 de enero de 2012

Un cambio revolucionario se ha llevado a cabo en la contabilidad en Colombia con las disposiciones de los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012, que modificaron los artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio, con lo cual se da cumplimiento a lo indicado en el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009. En las Cámaras de Comercio y en la DIAN ya no se registrarían esos libros en forma física sino en archivos electrónicos que garanticen su inalterabilidad, y solo se registrarían físicamente los libros que no son de contabilidad, como los de actas y de registro de socios. La medida empezará a aplicar cuando el Gobierno reglamente estas nuevas disposiciones. Para entender mejor este importante cambio veamos un cuadro comparativo de las normas modificadas, en el cual hemos resaltado y subrayado la parte específica de la norma que fue modificada:

La norma antes de ser modificada Artículo 28 Código de Comercio ARTÍCULO 28. PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL. Deberán inscribirse en el registro mercantil: 1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades; 2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante; 3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante; 4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas; 5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o ge-

La norma depués de ser modificada Artículo 28 Código de Comercio, modificado por el Art. 175 del Decreto 019 de 2012 le modifica (solo el numeral 7) ARTÍCULO 28. PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL. Deberán inscribirse en el registro mercantil: 1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades; 2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante; 3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante; 4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas; 5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante: 6) La

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ACTUALIDAD \ Contable neral de bienes o negocios del comerciante:6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración; 7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles; 8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil; 9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y 10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley. Art. 56 del Código de Comercio ARTÍCULO 56. LIBROS – HOJAS REMOVIBLES – OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. Art. 57 Código de Comercio ARTÍCULO 57. PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO. En los libros de comercio se prohíbe: 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

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ESPECIAL LEY

apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración; 7) Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas de socios 8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil; 9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y 10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley. Art. 56 del Código de Comercio, modificado por el Art. 173 del Decreto 019 de 2012 (le adiciona un segundo inciso) “Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.” Art. 57 del Código de Comercio, modificado por el Art. 174 del Decreto 019 de 2012 (le modifica el numeral 5) ARTÍCULO 57. PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO. En los libros de comercio se prohíbe: 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos”

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Como puede verse, en especial en el segundo inciso que se le adiciona al artículo 56 del Código de Comercio, lo que se busca con estos cambios es permitir que los comerciantes ya no tengan que llevar las hojas físicas de sus libros de contabilidad para ser registradas en las Cámaras de Comercio o en la DIAN (según donde deban registrarlos), pues podrán hacerlo solo en archivos electrónicos con tal de que “garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación.” En razón de lo anterior la modificación al numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio ahora menciona que si llevan los libros solo en forma electrónica les queda prohibido “alterar los archivos electrónicos”. Como sea, para llevar los libros de contabilidad solo en archivos electrónicos el Gobierno deberá reglamentar la medida, pues la parte final del inciso segundo adicionado al artículo 56 del Código dice claramente: “El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.” Nótese que esa parte citada menciona “el registro de los libros electrónicos”, lo cual deja entrever que los libros electrónicos sí tendrían, en todo caso, que “registrarse” ante alguna entidad, que podría ser la misma Cámara de Comercio (pues el Decreto-Ley antitrámites no modificó el artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se registran ante tal entidad). Esta posibilidad se venía considerando desde la Ley 527 de 1999, de comercio electrónico, y se reforzó más con lo dispuesto en la Ley 1314 de 2009, de convergencia a Normas de Contabilidad. Esta posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medio electrónico, sin tener que imprimirlos en papel (lo cual ayudará a no acumular tantos papeles físicos con el paso de los años) es algo que muchos habían pensado que se podía hacer desde la expedición de la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico, pero la Supersociedades en varios conceptos (como el 220-022017 de febrero 21 de 2008) especificó que las normas de los

ANTITRÁMITES artículos 39 y 56 del Código de Comercio seguían exigiendo que los libros de contabilidad, para tener validez, deben registrarse en papel en las Cámaras de Comercio. Esa Ley 527 de 1999 estableció las bases para que luego la Ley 962 de 2005, en su artículo 26, estableciera que la facturación de las empresas se aceptaría también. La facturación electrónica es hoy una realidad si vendedor y comprador cumplen con las estrictas normas de seguridad que el Gobierno consagró en su Decreto 1929 de 2007 (norma que luego fue ampliada por la Resolución DIAN 14465 de noviembre de 2007), que buscan garantizar que el contenido de las facturas electrónicas no pueda ser manipulado. Posteriormente la misma Ley 1314, de convergencia hacia Normas de Contabilidad, también mencionó la posibilidad de llevar los libros oficiales de contabilidad solamente en medios electrónicos cuando en el inciso tercero de su artículo 1 estableció lo siguiente: “Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro

ACTUALIDAD \ Contable

electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.” Frente a esa disposición la Supersociedades en su concepto 220-038621 de junio de 2010 mencionó que la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medios electrónicos debía esperar, y que era necesario seguir registrando los libros en papel en las Cámaras de Comercio. En ese concepto la Supersociedades dijo: “Esta oficina se ha referido en varias oportunidades a la citada imposibilidad presente, para que nuestras supervisadas lleven su contabilidad con exclusividad en medios electrónicos, lo cual ha sustentado en el hecho de que la misma debe llevarse en libros físicos registrados en la Cámara de Comercio, dadas las actuales condiciones de tecnología para el registro de los mismos, en la medida en que conforme lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio y dada las herramientas para este efecto, el requisito se surte respecto de libros físicos y no electrónicos. Ahora bien, seguramente en el mediano plazo las Cámaras de Comercio, así como las plataformas tecnológicas de las compañías permitirán el registro de base de datos que permitan dotar de los requisitos exigidos en la Ley 527 de 1999, de autenticidad, inalterabilidad, integridad y

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confiabilidad de la información financiera, con lo cual se permitirá que los libros de contabilidad sean llevados por medios electrónicos tal como lo ha previsto el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009, a la espera de desarrollo regulatorio” Habrá que ver, entonces, cómo entrará el Gobierno (actual o futuro) a reglamentar estas nuevas disposiciones del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 para lograr que los libros de contabilidad, electrónicos sean tan confiables como los libros físicos y mucho más prácticos, pues implicarán ahorros de costos y de espacio (recuérdese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que modifica tácitamente el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, indica que los documentos de la contabilidad, incluidos los libros oficiales, se tienen que conservar durante diez años a partir de la fecha del último asiento). Para ver este artículo en nuestra página captura este QR

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ESPECIAL LEY

Estados Financieros reportados a Supersociedades no se seguirán llevando a las cámaras de comercio

25 de enero de 2012

La norma después de ser modificada

Así lo indica el artículo 150 del Decreto-Ley 019 de enero de 2012 (o Ley Antitrámites), con el cual se modificó el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. Esto ya se venía aplicando a los estados financieros del 2009 en adelante, pues así se había indicado en la Resolución 220-006909 de junio 28 de 2010, que además especificó que los registros que sí se lleven a las cámaras de comercio solo serán conservados durante cinco años.

l artículo 150 del Decreto Ley 019 de enero 10 de 2012 ha terminado adicionando un inciso al artículo 41 de la Ley 222 de 1995 (reforma al Código de Comercio), la cual indica que si alguna sociedad comercial queda obligada a reportar a la Supersociedades sus estados financieros básicos de fin de ejercicio, ya no quedará obligada a dejar copia de ellos en las cámaras de comercio. Para entender mejor esta modificación a la Ley 222 de 1995 veamos el siguiente cuadro comparativo: La norma antes de ser modificada Art. 41 Ley 222 de 1995 (reforma al Código de Comercio) ARTÍCULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se

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depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.

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Art. 41 Ley 222 de 1995 (reforma al Código de Comercio), modificado con Art. 150 Decreto 019 de 2012. ARTÍCULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años. Cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años”. (Nota: Las normas de la Ley 222 de 1995 solo aplican para las sociedades comerciales reguladas en el Libro II del Código de Comercio. Por tanto, los demás entes jurídicos, como las cooperativas, o las entidades estatales, o los entes sin ánimo de lucro, no están obligados a aplicar esas normas sino las demás normas que a ellas les apliquen).

La Supersociedades ya venía aplicando este cambio desde la expedición de los estados financieros del año 2009. Aunque ahora el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece expresamente la exoneración de llevar a las cámaras de comercio los estados

ANTITRÁMITES financieros básicos si primero fueron reportados a la Supersociedades (algo que aplicaría con los estados financieros 2011 en adelante), es importante destacar que la propia Supersociedades, acogiéndose a lo indicado en el inciso segundo de ese artículo 41 de la Ley 222, ya había fijado la exoneración desde los estados financieros 2009 en adelante. En efecto, con la expedición de la Resolución 220-006909 de junio 28 de 2010 la Supersociedades estableció lo siguiente: Artículo 1°. No será exigible la obligación de depositar los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social, contenida en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, para las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido la información financiera en los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide esta Entidad para tal efecto. Parágrafo. La exoneración de que trata el presente artículo regirá a partir de los estados financieros de fin de ejercicio de 2009 y años subsiguientes. La razón para que la Supersociedades haya establecido esa exoneración es que la información de los estados financieros que le entregan la publica en su portal de internet SIREM (Sistema de Información y Riesgo Empresarial) al mes siguiente de recibirla, y puede ser consultada por cualquier usuario (hasta por la DIAN) para así evitar tener que ir ir

ACTUALIDAD \ Contable

a las Cámaras de Comercio a pedir una copia de esos datos. ¿Quiénes sí deben seguir llevando copia de sus estados financieros a la Supersociedades? El artículo 2 de la misma Resolución 220-006909 dice que la propia Supersociedades informará a las cámaras de comercio cuáles fueron las sociedades que, por entregarle sus reportes directamente a ella, quedan exoneradas de entregar copias de sus estados financieros, notas y dictámenes a la Cámara de Comercio. Conforme a todo lo anterior, es también claro que las sociedades comerciales de cualquier tamaño o naturaleza que no efectúen reportes a la Supersocieades sí quedan obligadas a depositar en las cámaras de comercio una copia de sus estados financieros, sus notas y su dictamen dentro del mes siguiente a su aprobación, y que las cámaras tendrán a disposición de los interesados esos documentos solo durante cinco años (esto último quedó ahora ratificado dos veces en la norma del artículo 41 de la Ley 222 de 1995). De no entregar esa copia en las cámaras de comercio, la Supersociedades podrá imponer multas de hasta 200 salarios mínimos.

Modificaciones que trajo la Ley antitrámites

DECLARACIONES TRIBUTARIAS La Retención en la Fuente se podrá presentar un día y pagar en otro. Art. 57

Declaraciones diligenciadas virtualmente no presentadas en bancos, se tendrán como presentadas siempre que haya ingresado a la pago atribuible a los conceptos y periodos gravables contenidos en dichas declaraciones. Art. 67

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Modificaciones que trajo la Ley antitrámites

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ESPECIAL LEY

Cámaras de Comercio ahora llevarán registros de más entidades y no solo de las sociedades comerciales 25 de enero de 2012

Así lo indican los artículos 146 y 166 del Decreto-Ley 019 de enero de 2012, conocido también como Antitrámites. A partir del 1 de marzo de 2012 el Registro Único Empresarial (RUE) se llamará Registro Único Empresarial y Social (RUES). El artículo 172 de la citada norma indica que a partir de abril de 2012 las cámaras de comercio dejarán consultar en forma gratuita por Internet los datos básicos de los que estén inscritos en el RUES.

n los artículos 146 y 166 de la Ley Antitrámites se ha dispuesto que las cámaras de comercio empiecen a llevar registros de constitución, modificaciones y actas y demás documentos de muchas otras entidades y no solo de las sociedades y las personas naturales con actividades mercantiles, como hasta ahora lo han venido haciendo. Así, por ejemplo, con el artículo 146 se modificó el artículo 63 de la Ley 454 de 1998, para que ahora indique expresamente que en el caso de las entidades de la economía solidaria (cooperativas, fondos de empleados y demás) sus actos de registro e inscripción no se seguirían haciendo ante la Supersolidaria sino ante la Cámara de Comercio de su domicilio principal, de conformidad con las normas del registro mercantil. Hasta antes de esta modificación, en la práctica la Supersolidaria no

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había tenido (por falta de presupuesto) la capacidad de llevar los registros de todas las entidades de la economía solidaria y por eso solo se encargaba de los registros de las CTA y las PCTA, pero los registros de las demás entidades se los delegaba vez tras vez a las cámaras de comercio (ver la Resolución de Supersolidaria 201011200004385 del pasado 7 de julio de 2010, que afirma que esa delegación acabaría en julio 28 de 2012). La Supersolidaria no llevará registros ni siquiera de las CTA Respecto a esta modificación que introduce el Decreto Ley Antitrámites, ahora la Supersolidaria ha dado un comunicado con fecha de enero 12 de 2012 en el cual indica que la Supersolidaria no seguirá llevando registros ni inscripciones de libros ni siquiera a las cooperativas de trabajo asociado. Textualmente se lee:

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“De esta manera, y a partir del 1 de marzo de 2012, la Superintendencia dejará de expedir registros e inscripciones de las cooperativas de trabajo asociado y de educación bajo su vigilancia, función que tenía a su cargo. Se indica además que las cámaras de comercio no podrán inscribir a una entidad del sector de la economía solidaria, con el mismo nombre de otra entidad mercantil o sin ánimo de lucro ya inscrita, mientras este registro no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud del representante legal respectivo. En desarrollo de estas disposiciones, la Superintendencia inició gestiones con las cámaras de comercio para asegurar el intercambio eficaz de información entre ambas entidades en relación con las organizaciones supervisadas.” (Los subrayados son nuestros). El RUE ahora se llamará RUES Con el artículo 166 del Decreto Ley Antitrámites, a partir del 1 de marzo de 2012 el Registro Único Empresarial (RUE), administrado por las cámaras de comercio (ver artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que integró el Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes) ahora se llamará Registro Único Empresarial y Social –RUES. Lo anterior por cuanto las cámaras de comercio en ese mismo Registro Único empezarán a llevar los datos y operaciones de otros registros, que eran administrados por otras entidades, a saber: a) El Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, creado por el Decreto 2150 de 1995. b) El Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ofrezcan juegos de suerte y azar, de que trata la Ley 643 de 2001.

ANTITRÁMITES c) El Registro Público de Veedurías Ciudadanas, de que trata la Ley 850 de 2003. d) El Registro Nacional de Turismo, de que trata la Ley 1101 de 2006. e) El Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia, de que trata el Decreto 2893 de 2011. f ) El Registro de la Economía Solidaria, de que trata la Ley 454 de 1998. Respecto al funcionamiento del RUES, el artículo 166 del Decreto Ley Antitrámites dispone que será administrado por las cámaras de comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Dice, además, que el titular del registro lo renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio establecerá los formatos y la información requerida para inscripción en el RUES y su renovación. Los registros mercantil y de proponentes continuarán renovándose de acuerdo con las reglas vigentes (ver del Decreto 1464 de abril de 2010, que derogó al Decreto 4881 de 2008). El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio regulará la integración e implementación del Registro Único Empresarial y Social, para garantizar que, específicamente, se reduzcan los trámites, los requisitos y la información a cargo de todos los usuarios de los registros públicos y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por internet y otras formas electrónicas. La regulación que rea-

1. 2.

ACTUALIDAD \ Contable

E-book: Compilación de Actualidad-Impuesto sobre las Ventas IVA E-book: Respuestas aplicables en la Conciliación del Impuesto de Renta y Complementarios de Personas Jurídicas

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febrero de 2012

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ACTUALIDAD \ Contable Modificaciones que trajo la Ley antitrámites CÁMARAS DE COMERCIO

Cámaras de Comercio ahora llevarán registros de más entidades y no solo de las sociedades comerciales Art. 146

El Registro Único Empresarial (RUE) administrado por las Cámaras de comercio ahora se llamará Registro Único Empresarial y Social -RUES- Art. 166

Estados Financieros reportados a Supersociedades no se seguirán llevando a las Cámaras de Comercio Art. 150

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ESPECIAL LEY

lice la autoridad competente deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el presente artículo. Los derechos por la prestación de los servicios registrales en el nuevo RUES serán los previstos por la ley para el Registro Mercantil, el Registro Único de Proponentes y el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, según el caso. Las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladan en virtud del presente decreto ley y que en la actualidad no los causan. Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos continuarán afectos a las funciones atribuidas a las cámaras de comercio por la ley o por el gobierno nacional, en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. En ningún caso los recursos de origen público podrán destinarse a sufragar operaciones o gastos privados de las cámaras de comercio. Los registros públicos que se le trasladan a las cámaras de comercio serán asumidos por éstas a partir del primero de marzo de 2012. Las cámaras de comercio dejarán consultar los datos básicos gratuitamente por internet desde abril 1 de 2012. Valga aquí decir que el nuevo RUES empezará a funcionar desde la expedición del Decreto Ley Antitrámites y por tanto entre enero y marzo de 2012 se alcanzarán a trasladar a las cámaras de comercio los datos que se llevaban en los registros especiales que hasta ahora funcionaban por aparte, y también que se estima que las renovaciones del 2012 se alcanzarán a realizar entre enero y marzo en el nuevo RUES. Por eso el artículo

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172 del Decreto Ley Antitrámites dice lo siguiente: ARTÍCULO 172. INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL -RUES-. A partir de abril de 2012, para fines informativos, las Cámaras de Comercio darán acceso gratuito a través de la página web del RUES al menos a la siguiente información básica de las personas incorporadas en su registro: cámara de comercio donde se registra la persona, razón social, número de identificación tributaria, fecha de renovación, fecha de matrícula, fecha de vigencia, tipo de organización, categoría de la matrícula, estado de la matricula, actividad económica, establecimientos, agencias o sucursales, representantes legales principales y suplentes, y limitaciones de su capacidad de contratar. Si en efecto esto se llega a hacer realidad tan rápido como lo prevé la norma, a partir de abril de 2012 cualquier persona podrá ingresar a las páginas de internet de las cámaras de comercio para conocer los datos básicos de cualquier persona o entidad registrada en el RUES y así no sería obligatorio pedirles a los proveedores o demás personas con quienes se realicen trámites que adjunten certificados de existencia y representación legal expedidos por la Cámara, lo cual redundará en un gran ahorro de tiempo y dinero para ambas partes. Para ver este artículo en nuestra página captura este QR

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ANTITRÁMITES

ACTUALIDAD \ Comercial

Decreto antitrámites: Varios aspectos nuevos a tener en cuenta en su vida diaria 19 de enero de 2012

dades administrativas porque cree que todos estos trámites deben ser hechos por intermedio de un abogado, lo que implica, desde luego, un costo. Pero ahora muchas actuaciones o trámites –entiéndase petición, consulta, reclamo o queja–no requieren la intermediación del abogado, sino que el ciudadano los puede adelantar directamente.

El Decreto Legislativo 019 del 2012 elimina o modifica distintos trámites, en especial ante las entidades públicas. Aquí veremos algunos que son de mucha utilidad para todos, como lo relacionado con peticiones y recursos, servicios públicos y trámite para duplicados. Trámite para duplicado de documentos por pérdida

or regla general, cuando se nos perdían o nos robaban documentos como cédula de ciudadanía, tarjetas de propiedad de vehículos o licencias de conducción, todos estos expedidos por entidades públicas, necesariamente debíamos presentar denuncia por pérdida o robo ante las autoridades competentes, para que con copia de dicha denuncia, nos expidieran el respectivo duplicado del documento. A partir de la vigencia del Decreto 019, para solicitar el duplicado de un documento público no es necesario presentar la denuncia previa por pérdida o robo; basta solicitar a la entidad pública el duplicado o remplazo por pérdida y con ello la entidad está obligada a expedir el nuevo documento. Veamos la norma: “Decreto-Legislativo 19 de 2012 Art. 30 Denuncia por pérdida de

documentos: Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.” Nota: Es aconsejable, sin embargo, dejar prueba de la pérdida, por ejemplo, la solicitud que hizo para la expedición del duplicado, de tal manera que si alguien lo suplanta tendrá cómo demostrar desde que época no tenía en su poder el respectivo documento público. Recursos de Reposición y Apelación El ciudadano deja en muchos casos de reclamar sus derechos ante las enti-

Recuerde: Si la decisión de la entidad pública a la solicitud del ciudadano es negativa o éste no está conforme con ella y pretende que se modifique o revoque, deberá presentar los recursos legales de reposición y apelación, y en este caso sí debe interponerlos por medio de un abogado titulado e inscrito. Veamos la norma: Decreto-Legislativo 19 de 2012 Art. 34. Actuación en sede administrativa. Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuación o trámite administrativo se requerirá actuar mediante abogado.” Aporte de documentos privados ante entidades públicas Por regla general, las entidades públicas exigen al ciudadano que los documentos privados que deba presentar lo haga personalmente o por medio de un tercero, y en este caso último caso, ambas firmas deben ser autenticadas ante notario para que la entidad pública valide el documento. Pero ahora, con base en el principio de la buena fe, dicha presentación personal o autenticación no es necesaria para que la entidad pública tramite la respectiva solicitud. Sólo se considerará que el documento no es válido si la persona que lo suscribe argumenta que ésa no es su firma, y por medios tecnológicos se demuestra la falsedad. Recuerde: De lo anterior quedan excluidos los trámites relacionados con salud,

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ACTUALIDAD \ Comercial pensión y riesgos profesionales, y lo que tiene que ver con el magisterio. Así dice la norma: “Decreto-Legislativo 19 de 2012. Art. 36. Presunción de validez de firmas. El artículo 24 de la Ley 962 de 2005, quedará así: “Artículo 24. Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio”. Instalación de servicios públicos por parte del arrendatario en el inmueble Si hay algo que genera dolores de cabeza, en especial al dueño de un inmueble, es cuando lo arrienda y el inquilino empieza a instalar servicios públicos adicionales a aquellos con los que cuenta el inmueble, por ejemplo, telefonía, pues en la mayoría de los casos el arrendador sólo se entera de esto cuando le desocupan el inmueble y con los días recibe una factura de servicios públicos sin cancelar, generalmente por un alto valor. A partir de ahora, para evitar que se presente dicha situación el arrendatario que quiera instalar en el inmueble alquilado un servicio público adicional, deberá presentar una autorización por escrito del dueño o administrador del

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ESPECIAL LEY

inmueble; de lo contrario, la empresa de servicios públicos rechazará la solicitud. Si la empresa no obrare así e instalare el servicio, el propietario no tendrá ninguna responsabilidad en caso de incumplimiento del inquilino. La norma es clara al respecto: “Decreto-Legislativo 19 de 2012

el registro del blindaje o desmonte, aportando certificado de la empresa de blindaje debidamente registrada ante Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El Organismo de Tránsito expedirá la nueva licencia de tránsito la cual registrará el blindaje o se anotará el desmonte del mismo.”

Art. 44. Autorización previa del arrendador. El suscriptor potencial de un servicio público domiciliario que solicite recibir en un inmueble determinado la prestación de un servicio, deberá obtener la autorización previa del arrendador. Las empresas prestadoras de servicios públicos no podrán prestar el respectivo servicio sin la previa autorización expresa del arrendador.” Blindaje de vehículo: no necesita autorización previa Anteriormente el ciudadano que quería blindar su vehículo –blindaje clase I o II–, o desmontar el blindaje que ya tenía, debía obtener autorización previa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en otras palabras, se requería permiso para autocuidarse. Esto se acabó, pues basta con que el propietario del vehículo informe a la Secretaría de Tránsito donde está registrado el vehículo, y de paso en el RUNT, que su vehículo ha sido blindado, y presentará el respectivo certificado de la empresa que hizo el blindaje (empresa que sí debe estar autorizada por la Supervigilancia para prestar el servicio de blindaje de vehículos), y la Secretaría de Tránsito hará con ello los cambios respectivos en la licencia de transito. La norma manda:

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“Decreto Legislativo 19 de 2012. Art. 104. Eliminación de autorización para blindaje de vehículos. Elimínase el trámite de la previa autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para el blindaje de vehículos de niveles I y II, así como para su desmonte. El propietario del vehículo automotor deberá solicitar ante el RUNT

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ANTITRÁMITES

ACTUALIDAD \ Impuestos

Exigir direcciones de terceros en los reportes de exógena tributaria a la DIAN puede ser algo injustificado e inútil 4 de enero de 2012

Según el artículo 44 de la Ley anti trámites, Ley 962 de 2005, un reportante no estaría obligado a reportar las direcciones de un tercero si ese dato ya lo envió en años anteriores. Además, de nada sirve enviar direcciones de terceros que ya tienen RUT en la DIAN. Por tanto, la exigencia de las direcciones solo debería aplicarse para ciertos terceros pero no para todos.

esde hace varios años la DIAN ha estado exigiendo a los reportantes que en la mayoría de los formatos que se le deben entregar para cumplir con los reportes anuales de la Información Exógena tributaria contemplados en los artículos 623 hasta 631-1 del Estatuto Tributario, deben incluir, como un dato obligatorio, las direcciones de correo urbano si los terceros que se incluirán en el reporte están ubicados en Colombia, pues a los terceros del exterior solo les piden reportar el Código del país. Al respecto, habría que comentar que la mencionada exigencia que hace la DIAN sobre las direcciones de los terceros ubicados en Colombia es algo que puede rayar en lo injustificado e inútil por varias razones. Exigencia injustificada En primer lugar, es una exigencia que excede a lo que la norma supe-

rior le permite solicitar pues en los artículos 623 a 631-1 solo se dice que la DIAN puede pedir información referente a nombres, razones sociales, nits y valores de ciertas operaciones, pero no menciona las direcciones de los terceros. Así mismo, si sucede que un reportante en años anteriores ya le había suministrado a la DIAN las dirección de ciertos terceros, entonces, cuando ese mismo reportante tenga que suministrar información sobre operaciones que hizo en los años siguientes y con los mismos terceros, no estaría obligado a tener que suministrarle a la DIAN de nuevo las direcciones de éstos pues normalmente esas direcciones siempre son las mismas y además el reportante no está en obligación de estar averiguando si el tercero ha cambiado o no de direcciones. Lo anterior por cuanto el artículo 44 de la Ley antitrámites, Ley 962 de Julio de 2005, dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 44. INFORMACIÓN SOBRE CONTRIBUYENTES. La Administración Tributaria no podrá requerir informaciones y pruebas que hayan sido suministradas previamente por los respectivos contribuyentes y demás obligados a allegarlas. En caso de hacerlo el particular podrá abstenerse de presentarla sin que haya lugar a sanción alguna por tal hecho. Los requerimientos de informaciones y pruebas relacionados con investigaciones que realice la administración de impuestos nacionales, deberán realizarse al domicilio principal de los contribuyentes requeridos. PARÁGRAFO. Para los efectos previstos en el presente artículo se entiende por información suministrada, entre otras, la contenida en las declaraciones tributarías, en los medios magnéticos entregados con información exógena y la entregada en virtud de requerimientos y visitas de inspección tributaria”. (los subrayados son nuestros) Como se ve, lo que el reportante tendría que entregar en un nuevo año en relación con los mismos terceros que ya fueron reportados en años anteriores, son los nuevos valores de las operaciones hechas en el nuevo año con esos terceros. Pero los datos de sus direcciones son datos que ya tendría la DIAN en sus sistemas y no debería ser obligatorio exigírselas de nuevo (más cuando incluso son datos que no cambian de año en año). Exigencia inútil De otra parte, es claro que la principal razón por la cual la DIAN pide incluir las direcciones de correo urbano de los terceros es para luego poder ubicar más fácilmente a los terceros personas naturales y enviarles así las cartas donde les notifican que por cruces de información los detectaron

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ACTUALIDAD \ Impuestos como omisos por no haber presentado sus declaraciones tributarias (en especial la declaración de Renta, tal como sucedió en septiembre de 2009 cuando la DIAN envió 170.000 cartas a Personas Naturales omisas por no declarar renta de los años 2006 y 2007). Si eso es así, es claro entonces que a la DIAN no le sirve de nada las direcciones de un tercero que es persona jurídica y que ya tiene su propio RUT ante la DIAN, pues en dicho RUT ese tercero ya tiene reportada su dirección de correo urbano, dirección que incluso puede ser distinta a la que envía el reportante de la información exógena pues este último reporta la dirección del tercero tal como figuraba en los documentos soporte en la fecha en que se hicieron las operaciones con el tercero pero no debe ponerse a averiguar si para la fecha de entrega del reporte el tercero actualizó la dirección en su RUT… Y por la misma línea de argumentación, es fácil decir que a la DIAN tampoco le servirían las direcciones de terceros personas naturales o sucesiones ilíquidas que tienen su propio RUT con todo y direcciones de correo urbano registrada en la DIAN. Esas personas naturales no se reportan con la “cédula de ciudadanía” sino con el “nit”, y eso es suficiente para que la DIAN entienda que ya tienen su RUT y su dirección reportadas ante tal entidad.

sean personas naturales o sucesiones ilíquidas y que no tengan RUT ante la DIAN (por ejemplo a los terceros Personas Naturales que solo venden bienes o prestan servicios excluidos de IVA, o para las Personas Naturales que son asalariadas no obligadas a declarar renta, o para las Personas Naturales de quien se recibieron prestamos o a quienes se otorgaron préstamos). En todo caso, y aún si la DIAN llegará a aceptar lo que acá estamos planteando, quedaría la posibilidad de que esas direcciones que se le reporten a la DIAN sobre esos terceros personas naturales que no estén inscritos en el RUT pueden llegar también a ser inútiles pues si el tercero persona natural cambia de dirección después de la fecha en que se hicieron las operaciones económicas, entonces hasta la DIAN va a perder el envío de la correspondencia que antes mencionamos. En esos casos sólo le queda a la DIAN avisarles de sus obligaciones tributarias mediante avisos en periódicos regionales o nacionales (ver artículo 565 y siguientes del Estatuto Tributario).

La solución Por consiguiente, siendo justos con los reportantes de la información exógena (pues es mucho el tiempo que tienen que utilizar en estar diligenciando año tras año tantos registros con las direcciones de terceros), y sin desconocer que ciertas direcciones no las tienen la DIAN y le son útiles para capturar a las personas naturales omisas, las únicas direcciones de correo urbano que debería pedir la DIAN son las direcciones de terceros que

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Modificaciones que trajo la Ley antitrámites DIAN La actuación ante las administraciones tribu tarias pueden cumplirse directamente y no se requiere de abogado salvo para la interposición de recursos. Art. 68

ya no se publicarán en periódicos sino en el portal de internet de dicha entidad Art. 58

La dirección que se haya registrado en el RUT de la DIAN tendrá que ser la misma que se mantenga reportada en otras entidades como las Cámaras de Comercio. Art. 63

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LA PROFESIÓN Los Contadores Públicos y la DIAN 24 de Enero de 2012

José Hernando Zuluaga Marín CEO de actualicese.com

o se expresar si somos amigos de la DIAN o si nos constituimos en los amanuenses de la entidad sin retribución alguna. Reconozco que no somos sus enemigos, pues debemos como profesionales cumplir con un deber de dar fe pública. Ahora cuando estamos frente a responsabilidades que se han venido complicando como son la información exógena o bien, la declaración de renta de personas jurídicas con su nuevo formulario 110, encontramos que sin saber por qué piden que la información contable sea entregada a la DIAN para tener de una vez a la mano la conciliación entre los activos pasivos, patrimonio ingresos costos y gastos, que antes obtenían en las visitas a las empresas. Parece que volvemos a lo que sucedía hace 20 años, que estuviéramos retrocediendo frente a las responsabilidades de dar información o trasmitirla. Volvemos al tiempo en el cual la DIAN se llenaba de documentos y ahora se llena de datos , buscando

lograr un control que requerirá mas de los cerca de 2.600 funcionarios que esta autorizada la DIAN para contratar. Alimenta el director de la DIAN los conceptos de elusion y evasión, con datos para saturar quizá el sistema MUISCA, que en la dirección que va, hará agua y posiblemente salga lo comido por lo servido. ¿En dónde queda la carga de la prueba? En documentos entregados en línea para que los verifique o esculque un funcionario que por indicadores seguramente hará la cacería de los posibles evasores. No estamos en contra del control; estamos en contra de que se impongan más trabajo del que tenemos . Al final parece que tenemos la culpa de que hayan involucrado Contadores Públicos en los desfalcos a la DIAN aprovechándose de la tecnología para lograrlo, y con ello alimentando un resultado final que mantiene en altos indices la evasión. Creemos que están equivocados los acuciosos funcionarios de la DIAN que tratarán de taponar la evasión, colocando mas trabajo, mas trabas, mas trámites, contrastando con la posición del gobierno central en el cual se busca eliminar los trámites excesivos. Ahora se nos amplía la base de información exógena reduciendo de 1.100 millones a 500 millones los ingresos que obligan a entregar virtualmente dicha información cuyos detalles excesivos permitirán que la DIAN haga un cruce de información de terceros por demás interesante. Gracias por la ampliación de los plazos para la entrega de esta información, pero ahora nace la obligación de preparar el formulario 110 y sus 10 anexos que sera una labor de titanes y que requerirá de una gran capacitación cuyo apoyo no se ve por parte

del gobierno. Consideramos que el gobierno debe proveer de herramientas al Contador publico y financiar esta actualización. Finalmente encontramos que los propietarios de las empresas desconocen el gran esfuerzo que hace el profesional de la Contaduría; parece que no son conscientes de que a una exigencia gubernamental debe responderse con una mayor retribución para el profesional que presta los servicios. En conclusión: mas trabajo, mas esfuerzo, mas estrés, mas servicio profesional gratuito para el gobierno, pero menos retribución. Sentimos que parte de nuestro sueño por vivir, amar, levantar familia y prestar servicio al mismo tiempo, se convierte en un sacrificio, una forma de castigo y en una forma de deshumanizar aún más, a los miembros de una comunidad que pide respeto y que su dignidad no se le vulnere.

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OPINIÓN Aspectos importantes a tener en cuenta al cierre de una auditoría de estados financieros de auditoría a los riesgos identificados, hasta la fecha de nuestro informe. Leyes y Regulaciones:

a terminación de la Auditoría es la etapa en la que evaluamos los hallazgos y asuntos significativos resultantes de la auditoria, las medidas tomadas para manejarlos y, la base para las conclusiones a que lleguemos. A continuación presentamos una serie de puntos a tener en cuenta en el cierre de nuestra auditoría: Negocio en Marcha: Obtenemos evidencia suficiente y adecuada para confirmar o descartar si existe una incertidumbre importante en la continuidad del negocio de la Compañía. Consideramos las implicaciones para la emisión de informes. Ejemplo: Una nota en la opinión en la que se informe la incertidumbre que existe en la continuidad del negocio, con el fin de advertir a los terceros interesados en la compañía (Entidades de Vigilancia y Control, Bancos, Accionistas, Proveedores, Clientes, etc.). Litigios y reclamos:

Evaluamos, hasta la fecha del informe de auditoría, los resultados de todos los procedimientos efectuados relacionados con litigios y reclamos que puedan modificar nuestras evaluaciones anteriores o nuestra respuesta

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Obtenemos evidencia suficiente y adecuada de auditoría sobre el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables, que reconocemos afectan la determinación de los montos y revelaciones importantes en los estados financieros. Entes relacionados: Evaluamos si las transacciones significativas entre partes relacionadas se han registrado y revelado debidamente en los estados financieros. Consideramos las implicaciones para la emisión de informes. Eventos Subsecuentes: Obtenemos evidencia de auditoría sobre si los eventos subsecuentes se contabilizan y revelan adecuadamente. Diferencias de Auditoría: Documentamos las diferencias de auditoría no corregidas por la entidad y determinamos su impacto en los estados financieros de acuerdo con los límites de materialidad definidos sobre los estados financieros a 31 de diciembre.

de resultados del año auditado (31 de diciembre de 2011) con el balance y el estado de resultados del año inmediatamente anterior (31 de diciembre de 2010). El objetivo de esta comparación es identificar la causa de las variaciones significativas y si guardan concordancia con nuestro entendimiento del negocio. En caso de presentarse variaciones no esperadas debemos entrar a evaluar si nuestros procedimientos sustantivos nos proveen de evidencia suficiente y adecuada que nos ayude a soportar esta variación. En caso que no, debemos realizar procedimientos sustantivos para asegurarnos que la variación inesperada es razonable. Obtener representaciones de la gerencia. Las representaciones de la gerencia, son comunicaciones firmadas por el representante legal de la compañía y dirigidas al Auditor en la que la gerencia manifiesta que toda la información le fue suministrada al Auditor y que los estados financieros reflejan de forma razonable la situación de la Compañía.

Procedimientos Analíticos Finales. Debemos aplicar procedimientos analíticos al final de la auditoría o cerca de esa fecha para llegar a una conclusión global sobre si los estados financieros tomados en su conjunto son consistentes con nuestro conocimiento del negocio. Estos procedimientos los realizamos comparando el balance y el estado

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Vladimir Martínez R. Director de Auditool Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno Bogotá D.C. / Colombia info@auditool.org www.auditool.org

MODELOS Y FORMATOS Calendario de Plazos para la presentación en 2012 de la Información Exógena Año Gravable 2011

Calendario Tributario Automatizado 2012

Calendario Tributario 2012

Enlace corto: http://actualice.se/83eo

Enlace Corto: http://actualice.se/841p

Enlace corto: http://actualice.se/8472

Enero 2 [Calendarios] Plazos para la entrega de información exógena a la DIAN por el año gravable 2011 Modelo depuración salarios y obtención Retención en la fuente durante 2012 con (procedimiento 1) Enlace Corto: http://actualice.se/847i

Enero 16

Enero 2 [Calendarios] En esta herramienta de Excel, con sólo digitar los dos últimos digitos del NIT del contribuyente se podrá obtener en forma automática los vencimientos de sus declaraciones tributarias durante el 2012 (fijados en el decreto 4907 de Diciembre 26 de 2011) al igual que de sus vencimientos para los Reportes de Información Exógena Tributaria año gravable 2011 (resolución 11429 de octubre 31 de 2011 modificada con la resolución 13484 de diciembre 29 de 2011).

[Calendarios] Como es común para esta fecha, actualicese.com elabora un calendario que sirve para el cumplimiento oportuno de las obligaciones en el año 2012. Plantilla para elaboración del Certificado de ingresos y retenciones laborales 2011 Enlace Corto: http://actualice.se/848c

Calendario Tributario 2012 DIAN

Enero 18 [Liquidador] En esta herramienta se presenta un modelo básico con los pasos que debe seguir un agente de retención durante el año 2012 para examinar, bajo el procedimiento 1 de retención en la fuente (ver Art.385 del E.T.), si los pagos que durante un mes cualquiera que le efectúe a un trabajador terminarán estando sujetos o no la respectiva retención en la fuente a título del impuesto de renta.

Enlace corto: http://actualice.se/8488

Enero 23

Enero 19 [Calendarios] Plazos de las obligaciones tributarias nacionales con la DIAN.

[Liquidador] on esta plantilla en Excel se podrán elaborar y entregar los Certificados de ingresos y retenciones labores, Formulario 220 diseñado por la DIAN, que los empleadores deben dar a sus asalariados (y las CTAS a sus asociados) por el año gravable 2011. El plazo para entregar dichos certificados vence el 16 de marzo de 2012.

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CONFERENCIAS Los retos de la Revisoría Fiscal frente a la competitividad empresarial Enlace corto http://actualice.se/841s

Pro ce d i m i e nto s Co nt a b l e s y Tributarios importantes para iniciar el año

Enlace corto: http://actualice.se/844o

Enlace corto: http://actualice.se/844q

ORO ORO

Enero 2

El doctor Walter Ante Potes comienza su conferencia definiendo lo qué es la competitividad, la cual es la capacidad de una organización pública o privada, lucrativa o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconómico. Gobierno Corporativo – Retos y responsabilidades de la administración moderna, en el nuevo marco conceptual de las NIIF Enlace corto:http: //actualice.se/845y

El doctor José Hernando Zuluaga, CEO de actualicese.com realiza un compendio de diversos puntos que deben tener presentes los Contadores Públicos y Revisores Fiscales al momento de comenzar el año. Para empezar, expone una serie de errores frecuentes en control interno tributario, realiza una serie de cálculos globales fiscales y hace un listado de las partidas de balance con efectos en vigencias futuras, Aproximación a los conceptos de aplicación del impuesto diferido en función de la NIC 12 Enlace corto http://actualice.se/8460

Enero 13

Enero 13 [Gobierno Corporativo] Durante el IV Congreso de Contadores Públicos Javerianos, el Dr. Víctor Urdaneta Toloza se refirió al tema gobierno corporativo, pero enfocado sobre los retos y responsabilidades de la administración moderna en el nuevo marco conceptual de las NIIF. Indicó la importancia de buscar que la información sea confiable mientras se intente administrar una empresa.

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Enero 10

[Impuestos & Contabilidad]

[Auditoria - Revisoría Fiscal]

Hasta enero 16 de 2012 se podrá opinar sobre el proyecto de decreto con el nuevo Estatuto Aduanero

[Estándares Internacionales] Durante el IV Congreso de Contadores Públicos Javerianos, el Dr. Orlando Corredor Alejo trató el tema Impuesto diferido a las luz de las NIIF. Expresó que si bien el tema por ahora es académico, el esfuerzo aplicativo se hace necesario por el efecto impositivo que produce. Señaló que actualmente en Colombia funcionan los diferidos por el método de Impuesto diferido, pero con las NIIF se pasará al método del diferido en versión pasivo.

febrero de 2012

Enero 11 [Impuestos & Contabilidad] Así lo indica el aviso con el cual la DIAN publicó en su portal de internet desde diciembre de 2011 dicho proyecto. El nuevo Estatuto Adunanero de 775 artículos derogaría en su totalidad al actual contenido en el Decreto 2685 de 1999, pero el proyecto no deja ver cuáles serían las normas en relación con el tema de Zonas Francas. Además, en diciembre de 2011 también se expidió el decreto 4927 con el cual se derogó al Decreto 4589 de 2006 estableciendo un nuevo código de Arancel Aduanero. Desarrollo y avance de la transición hacia las NIIF en Colombia Enlace corto: http://actualice.se/8462

Enero 13 [Estándares Internacionales] Durante el IV Congreso de Contadores Públicos Javerianos, el Dr. Luis Alonso Colmenares, actual presidente del Consejo Técnico de la Contaduría expresó, entre otras cosas que en la profesión cada profesional es un gremio y se requiere para los profesionales de la contaduría una investigación de carácter sociológico o antropológico pues no es posible que exista tanta falta de solidaridad para la solución de sus propios problemas.

CONFERENCIAS La Contaduría Pública colombiana en la coyuntura actual

Los caleños no deben asustarse con el nuevo Estatuto Tributario

NIC 1 Presentación de Estados Financieros

Enlace corto: http://actualice.se/8470

Enlace corto: http://actualice.se/8476

Enlace corto: http://actualice.se/848w

ORO

Enero 16

Enero 17

ORO

Enero 24

[Impuestos & Contabilidad]

[Estándares Internacionales]

El Dr. Daniel Sarmiento, presidente del Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores y miembro del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, realiza un planteamiento de la actualidad de la profesión y se pregunta sobre su futuro y las propuestas que se pueden plantear para ver un mejor panorama.

El Dr. José Hernando Zuluaga, CEO de actualicese.com realiza un conversatorio con el Dr. Leonardo Soto, quien fue el Subdirector de Impuestos del Municipio de Santiago de Cali y quien lideró un grupo de profesionales en la redacción del nuevo Estatuto Tributario de de Cali, vigente a partir del 1º de enero de 2012.

El objetivo de la NIC 1 es establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, con el fin de asegurar que estos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes.

Prevalidador tributario para reportes de exógena a la DIAN 2011 hecho por actualicese Enlace corto: http://actualice.se/84ak

Enero 30 [Impuestos & Contabilidad] En nuestra publicación “Guia para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la Dian”, nuestro conferencista Diego H. Guevara incluye una versión muy básica de una herramienta en Excel que sirve al estilo del “Prevalidador” que cada año diseña la DIAN para hacer los reportes de información exógena. febrero de 2012

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CORPORATIVO Seminario taller sobre la preparación de la información exógena 2011 Durante el mes de enero se realizaron los seminarios en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Pereira; ciudades en las cuales contamos con nutrida asistencia. Una vez más nuestro investigador Diego Hernán Guevara M. hizo gala de su experticia acerca de información exógena, posicionándose como uno de sus mejores exponentes a nivel nacional. Estamos programando nuevas giras para mantenerte actualizado, no olvides entrar a www.actualicese.com/envivo para mantenerte informado acerca de las novedades.

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febrero de 2012

CORPORATIVO Agéndese con actualicese.com en el 2012 A continuación presentamos todas las fechas* y vencimientos que deben tener presentes los contribuyentes para todo este año.

Enero 10 al 23

Declaración Retención en la Fuente (diciembre 2011) Declaración bimestral IVA (noviembre-diciembre 2011)

Febrero 8 al 21

Declaración de Renta Grandes Contribuyentes (Pago Primeta cuota) Declaración Retención en la Fuente (enero 2012)

Marzo 1

Dia del Contador

8 al 22

Declaración Retención en la Fuente (febrero 2012) Declaración bimestral IVA (enero – febrero 2012)

12 al 30

Envío de Informes Financieros del ejercicio 2011. Supersociedades

27 al 30 Presentación Información Exógena Personas Naturales y Asimiladas, Jurídicas y demás entidades. Literales a) b) c) d) e) f ) g) h) i) k) Grandes Contribuyentes

Abril 9 al 16

Envío de Informes Financieros del ejercicio 2011. Supersociedades Presentación Información Exógena Personas Naturales y Asimiladas, Jurídicas y demás entidades. Literales a) b) c) d) e) f ) g) h) i) k)

11 al 24 Declaración y pago de Renta Grandes Contribuyentes (Segunda Cuota) Declaración de Retención en la Fuente (marzo 2012) Presentación Declaración de Renta Personas Jurídicas y demás contribuyentes, incluido sector Cooperativo (Primera cuota)

23 al 30

Envío de Informe de Prácticas Empresariales del ejercicio 2011. Supersociedades

Agosto 9 al 31

Declaración de Renta Personas Naturales y Sucesiones Ilíquidas Residentes en Colombia Declaración Retención en la Fuente (julio 2012)

Septiembre

Mayo

3 al 6

2 al 31

Presentación Información Exógena. Personas Jurídicas y asimiladas y Personas Naturales y otras entidades.

10 al 21

9 al 23 Pago tercera cuota Impuesto al Patrimonio Declaración Retención en la Fuente (abril 2012) Declaración bimestral IVA (marzo- abril 2012)

2 al 22 Envío de Informe de Prácticas Empresariales del ejercicio 2011. Supersociedades

Presentación Declaración de Renta Personas Naturales y Sucesiones Ilíquidas Residentes en Colombia

Presentación Declaración de Renta Personas Naturales y Sucesiones Ilíquidas Residentes en el Exterior Pago cuarta cuota del Impuesto al Patrimonio Declaración Retención en la Fuente (agosto 2012) Declaración bimestral IVA (julio – agosto 2012)

Octubre 8 al 22

Junio 8 al 25

Pago Tercera cuota Impuesto de Renta Grandes Contribuyentes. Declaración de Retención en la Fuente (mayo 2012) Pago Segunda Cuota Declaración de Renta Personas Jurídicas y demás contribuyentes, incluido sector Cooperativo.

Julio

10 al 24

Cancelación de la Declaración de Renta Personas Naturales y Sucesiones Ilíquidas Residentes en Exterior Declaración Retención en la fuente (septiembre 2012)

Noviembre 9 al 23

Declaración Retención en la Fuente (octubre 2012) Declaración bimestral IVA (septiembre – octubre 2012)

Declaración Individual y/o Consolidada Precios Transferencia, año Gravable 2011

Diciembre

Declaración de Retención en la Fuente (junio 2012)

Declaración Retención en la Fuente (noviembre 2012)

Declaración bimestral IVA (mayo – junio 2012)

24 y 25

10 al 21

*Excepción sábados, domingos y festivos.

Declaración Informativa Consolidada de Precios de Transferencia, año Gravable 2011

Enero de 2012

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