Administración de Empresas Constructoras
Capítulo 6 – Gerencia de proyectos de construcción B.U.A.P. MA KMM
Agenda • BSC y project management • Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos • Gestión de la integración del proyecto
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BSC y Project Management El Project Management Institute (P.M.I), define, en la Guía PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), a un proyecto como un emprendimiento temporal cuyo objetivo es crear un producto o servicio único. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando los objetivos del proyecto no podrán o no deberán, porque dejó de tener sentido hacerlo, ser alcanzados. Los buenos resultados en la gestión de proyectos dependen del liderazgo del Gerente de Proyectos y de un adecuado desempeño en aspectos organizacionales, operativos, técnicos, económicos y comerciales. El gran reto que enfrentan los directores de proyecto o project managers es el de lograr que todos los stakehoders de un proyecto, empleados de todos los niveles, proveedores, subcontratistas, clientes, etc., comprendan la estrategia, se alineen y coordinen con ella para conseguir alcanzar las metas establecidas para el proyecto.
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BSC y Project Management El mapa estratégico de un BSC brinda un lenguaje común que permite comunicar el plan estratégico definido para alcanzar los objetivos del proyecto. El BSC comunica a los distintos stakeholders qué es importante para el éxito de un proyecto, cómo se espera conseguirlo y cómo se medirá el grado de consecución de los objetivos. La comunicación debe estar dirigida a todos los niveles ya que los proyectos se ejecutan en los niveles medios y bajos de una organización. Los objetivos de costos, calidad y plazo deben estar alineados con la misión del proyecto.
El objetivo máximo de un director de proyecto es conducir a la organización a lograr materializar el mismo con el alcance solicitado, con la calidad especificada, dentro del presupuesto establecido y en el plazo programado.
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El equilibrio entre estos tres factores, costo, tiempo y alcance se denomina restricción triple y suele representarse mediante un triángulo equilátero. La calidad del proyecto ejecutado es la resultante del fino equilibrio entre las tres restricciones. Se considera que un proyecto fue ejecutado con un nivel alto de calidad cuando se realizó el alcance pactado, en plazo y dentro del presupuesto estimado.
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La interdependencia entre estos factores es tal que el cambio en alguno de ellos, producto del riesgo y la incertidumbre, impacta en los otros dos y afecta la calidad del proyecto por la deformación del triángulo equilátero. Por ello es clave una adecuada gestión del riesgo de los proyectos. Si a esto le sumamos la importancia creciente de la satisfacción del cliente a la hora de hablar de la calidad de un proyecto, en lugar de con un triángulo podemos representar la calidad como un pentágono regular.
BSC y Project Management ¿Por qué suele fracasar la estrategia de un proyecto?
La razón principal son las barreras ya mencionadas: 1. Las estrategias no se comunican en forma adecuada por lo que muy pocos las entienden. 2. Al no entender la estrategia no se produce la alineación de objetivos individuales con los objetivos del proyecto. 3. La carencia del necesario foco estratégico lleva a una mala y/o insuficiente asignación de recursos y a subcontrataciones no adecuadas a la calidad y tiempos requeridos. 4. La dirección suele invertir más tiempo en la planificación de acciones tácticas que en la confección de una adecuada estrategia. 5. La dirección pasa la mayor parte del tiempo apagando incendios que planificando la obra en el corto y mediano plazo. El BSC combate a estas barreras.
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BSC y Project Management El gerenciamiento de proyectos es una disciplina, difundida por el Project Management Institute (P.M.I.), que tiene en cuenta los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarias para cumplir con los requerimientos de un Proyecto encaminados a satisfacer las necesidades superando las expectativas de los Clientes. Esta metodología estándar, de probada eficacia, permite la adecuada definición de objetivos y metas a alcanzar, la documentación de cada fase del proyecto, la gestión del alcance y sus cambios, la gestión de los contratos y subcontratos, la gestión de los cronogramas, la calidad, las comunicaciones y relaciones, los riesgos y los recursos humanos, para lograr ejecutar los proyectos de acuerdo a los requerimientos, en tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad especificada. El valor diferencial de esta metodología se basa en procesos estandarizados de administración de proyectos que nos previenen de tener que enfrentar continuamente contingencias inesperadas.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos Según el PMI ®, la dirección de proyectos consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, basadas en las mejores prácticas provenientes de diversas áreas del conocimiento, y en un grupo de cinco procesos que siguen el ciclo de vida del proyecto.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos 1. Procesos de Iniciación: Definen y autorizan el proyecto. Incluye estudios de factibilidad, selección de alternativas, estimaciones preliminares de alcance, tiempos, recursos y costos, croquis preliminares, etc. 2. Procesos de Planificación: Se definen el alcance del proyecto, los objetivos, asunciones, restricciones, criterios de aceptación y se planifica las iniciativas requeridas para lograr dichos objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan de gestión del proyecto, definiendo con mayor detalle el alcance del proyecto con su estructura de desglose de tareas (EDT), los recursos requeridos, el coste del proyecto, se establece el cronograma planificando las actividades con su secuencia y sus dependencias, se identifican requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos 2. Procesos de Planificación: Se planifica la calidad, las comunicaciones, las políticas de compras y contrataciones, y las posibles respuestas a las contingencias. El plan de gestión del proyecto define como se actualizará el alcance a través del proceso Control Integrado de Cambios, cuáles serán los niveles de aprobación para autorizar los cambios y cómo se validarán los cambios aprobados. El plan de gestión del proyecto determina cómo se planificará, ejecutará, controlará, y cerrará el proyecto. Es muy importante incluir a la mayor parte de los stakeholders en el proceso de planificación para definir mejor el alcance y para que tengan un sentido de pertenencia sobre el plan resultante y por ende un mayor compromiso para con su cumplimiento.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos 3. Procesos de Ejecución: Estos procesos implican la coordinación de personas y recursos, preparar contratos, realizar las compras y contrataciones, realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto, asegurar la calidad, re planificar, gestionar los cambios y disparar los planes de acción contra las contingencias. 4. Procesos de Seguimiento y Control: Permiten monitorear en forma proactiva los desvíos para la adecuada y oportuna toma de decisiones preventivas y correctivas. Se controla el avance del cronograma, los costos, la calidad de los entregables, y la implementación de los cambios debidamente aprobados. Se debe actualizar las líneas de base de costos y tiempos con los cambios aprobados. Identificado un riesgo, se verifica que se estén ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados. Se identifican nuevos riesgos no contemplados originalmente y se planifican medidas de prevención y mitigación de los mismos.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos 4. Procesos de Seguimiento y Control: Se gestionan las relaciones con los subcontratistas y proveedores, y se evalúa su performance. Se utilizan herramientas como el earned value management y el análisis de la ruta crítica verificando el consumo del proyecto. 5. Procesos de Cierre del proyecto: Formaliza la aceptación de la obra terminada y la forma de transferencia al cliente. Se ejecutan las observaciones realizadas en la recepción provisoria de la obra. Se hace la autopsia del proyecto para el aprendizaje y mejora continua. Auditoria final del proyecto. El proceso de cierre administrativo incluye las actividades requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el éxito o el fracaso, documentar las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto, para su uso futuro por parte de la organización.
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Procesos y 谩reas de conocimiento de la direcci贸n de proyectos Los procesos de direcci贸n de proyectos descritos est谩n interrelacionados y se superponen en algunas fases del proyecto:
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos Un cambio de alcance impactará en los tiempos, costos, riesgos, calidad y recursos necesarios. Los principales beneficios de adoptar esta metodología son: • • • • • •
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Lenguaje común, estandarizado, con el equipo y clientes Adecuada definición del alcance del trabajo, con sus tareas y subtareas, a realizar, en sintonía con las necesidades del cliente Administración de los cambios Mejora de la comunicación Minimización de los riesgos Proyecto documentado de principio a fin con documentos estándar, que pueden ser utilizados en futuros proyectos, con el consiguiente ahorro de tiempos de definiciones y de curva de aprendizaje Mejorar los procesos de planeamiento Administrar los problemas Control proactivo para el logro de los objetivos
Procesos y 谩reas de conocimiento de la direcci贸n de proyectos Ejemplo:
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos Dividir en fases al proyecto facilita enormemente su seguimiento y control, disminuyendo la incertidumbre global al ir tomando acciones correctivas cada vez que nos desviamos de algún hito parcial. Las fases son las distintas etapas intermedias de un proyecto que tienen por resultado un trabajo terminado, como por ejemplo el hormigonado de una losa. Las características de las fases de un proyecto es que tienen principio y fin, generan un producto o servicio llamado entregable, poseen una determinada secuencia lógica entre sí y al finalizar cada una se requiere una revisión de lo actuado. Los resultados de cada fase están definidos previamente por lo que es posible comparar lo ejecutado versus lo especificado y programado.
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Procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos Las áreas de conocimiento son nueve: 1. integración del proyecto, 2. alcance, 3. tiempo, 4. costo, 5. riesgos, 6. comunicaciones, 7. adquisiciones, 8. calidad y 9. recursos humanos. El documento Extension Construction PMBOK ® Guide Third Edition, específico para los proyectos de construcción agrega cuatro nuevas áreas de conocimiento: Gestión de la seguridad, gestión ambiental de las obras, gestión financiera y gestión de conflictos. Veamos una tabla resumen donde se relacionan los cinco procesos de la dirección de proyectos con las nueve áreas de conocimiento: MA KMM
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Gestiรณn de la integraciรณn del proyecto La gestiรณn de la integraciรณn del proyecto consiste en la adecuada coordinaciรณn de los procesos de todas las รกreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida y su correcta alineaciรณn y subordinaciรณn a los objetivos del mismo. Es la รบnica รกrea de conocimiento que se extiende a lo largo de los cinco grupos de procesos de la direcciรณn de proyectos.
La gestiรณn de la integraciรณn abarca seis grandes procesos:
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto El acta del proyecto debe contener como m铆nimo el t铆tulo del proyecto, las fechas estimadas de comienzo y fin, el nombre del gerente del proyecto, los objetivos del proyecto, asunciones y restricciones a tener en cuenta.
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Gestión de la integración del proyecto Los factores ambientales y activos de la organización hacen referencia a los valores, la misión, la visión, las políticas, cultura, organigramas, estructura informal, procedimientos, infraestructura, recursos humanos, riesgos de la industria particular, normativas, condiciones del contexto, competencia, grado de aversión al riesgo, sistemas de información, aspectos financieros, sistemas de gestión, sistema de calidad, know how, bases de datos, estándares, etc., que influyen sobre la forma de gestionar los proyectos. El acta de constitución del proyecto confiere al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. Desarrollar el acta de constitución del proyecto se relaciona principalmente con la documentación de las necesidades, la justificación del proyecto y la comprensión efectiva de los requisitos del cliente y de cada uno de los stakeholders afectados.
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto El plan para la direcci贸n del proyecto permite documentar supuestos y restricciones en las que se basaron las decisiones importantes del proyecto.
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto Dirigir y gestionar la ejecuci贸n del proyecto implica ejecutar el trabajo de acuerdo a lo planificado en el plan de la direcci贸n del proyecto.
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Gestión de la integración del proyecto La supervisión y control del trabajo del proyecto consiste en monitorear el avance del mismo detectando desvíos, en forma proactiva, respecto de las líneas de base de alcance, cronograma, costos y calidad.
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto El control integrado de cambios implica evaluar, aprobar e implementar los cambios identificados en el paso anterior a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gesti贸n del proyecto.
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Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto El proceso de cierre del proyecto incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos de Procesos de Direcci贸n de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado a qui茅n corresponda.
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