Administraci贸n de Empresas Constructoras
Cap铆tulo 7 - Gesti贸n de la integraci贸n del proyecto. B.U.A.P. MA KMM
Agenda โ ข Gestiรณn del alcance del proyecto
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Gestión del alcance del proyecto El alcance del proyecto es el trabajo que debe hacerse para entregar un producto que cumpla con las funciones y características pactadas, superando las expectativas de los clientes. La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido o, para alcanzar los objetivos del proyecto. La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está. Se analizan las necesidades, deseos y expectativas de los interesados y se traducen en requisitos a cumplir. La descripción detallada del alcance del proyecto es crítica para el éxito del proyecto y se construye sobre la base de definir los objetivos a alcanzar, los principales productos entregables, las asunciones y restricciones que se documentaron durante la fase de iniciación del proyecto, los criterios de aceptación o rechazo.
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Gestión del alcance del proyecto A medida que se avanza en los estudios puede darse el caso de que el alcance así definido haya que modificarlo o bien sustituirlo por que dejó de tener validez. Por ejemplo, Supongamos que un grupo inversor nos solicita un proyecto de semipisos de 4 ambientes para un emprendimiento a desarrollarse en un determinado barrio de la ciudad. El estudio de mercado indica claramente que las condiciones del mercado y el perfil de la demanda requieren de una redefinición del producto para que el mismo sea rentable. Con esta nueva información se acuerda con el cliente que el nuevo alcance consistirá en un edificio de departamentos de 2 ambientes que es el producto que mejor se adapta a la demanda. MA KMM
Gestión del alcance del proyecto Las solicitudes de cambio aprobadas generalmente conducen a modificaciones de alcance del proyecto, la calidad del mismo, los costes estimados o el cronograma. El alcance del proyecto proporcional a línea base para evaluar si las solicitudes de cambio están comprendidas dentro de los límites del proyecto contribuyendo a generar o no un adicional al contrato. El grado y nivel de detalle del alcance del proyecto determina el nivel de éxito con que el equipo de dirección del proyecto podrá controlar la consecución del mismo.
Es fundamental gestionar el alcance de un proyecto por las siguientes razones:
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Gestión del alcance del proyecto Define el compromiso con el cliente, es decir explicita lo que se va a ejecutar y entregar y lo que no se va a hacer. Por su alta implicancia con el plazo, el costo, y la calidad. Define la línea de base para la administración de cambios Brinda los objetivos a cumplir en cada fase. Facilita el seguimiento del proyecto y el cálculo de los desvíos para la toma de decisiones correctivas a tiempo.
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Gesti贸n del alcance del proyecto La gesti贸n del alcance de un proyecto implica actuar sobre tres etapas bien diferenciadas: definici贸n del proyecto, ejecuci贸n y cierre del mismo.
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Gestión del alcance del proyecto Un proyecto se puede dividir en fases que determinan el llamado ciclo de vida. Por ejemplo, un desarrollador inmobiliario detecta una oportunidad, contrata o realiza un estudio de mercado, si éste da bien contrata a un estudio de arquitectura para diseñar el nuevo edificio de oficinas, luego contrata a una empresa constructora para Su materialización, a continuación se realizan pruebas y se procede a la recepción provisoria, se hacen trabajos de reparación y puesta a punto y finalmente se entrega la obra terminada. A su vez el proyecto de diseño tendrá su propia serie de fases, desde el desarrollo conceptual, pasando por la definición e implementación, hasta llegar al anteproyecto o al proyecto ejecutivo según corresponda y finalmente realizar la dirección de la obra.
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Gestión del alcance del proyecto El arquitecto puede, inclusive, tratar el diseño de los edificios y el servicio de dirección de la obra como proyectos separados, cada uno con su propio conjunto de fases. Para una adecuada gestión del proyecto, se lo suele dividir en entregables. La EDT (Estructura Desglosada del Trabajo), también llamada WBS (Work Breakdown Structure) subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar. Un entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar. Las fases y en consecuencia los entregables, son parte de un proceso secuencial. Cada fase o logro de un proyecto termina con la aprobación de uno o más entregables.
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Gestión del alcance del proyecto El equipo de dirección del proyecto debe identificar a los distintos stakeholders, determinar sus requisitos y expectativas en lo referente al alcance y, en la medida de lo posible, gestionar la relación con ellos para alinear los intereses y asegurar un proyecto exitoso donde todos ganen. Los directores del proyecto deben gestionar las expectativas de los distintos stakeholders, lo cual puede resultar difícil ya que, a menudo, éstos tienen objetivos muy diferentes o contradictorios.
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Gestión del alcance del proyecto Por ejemplo, muchas veces los intereses del gerente de compras de una empresa constructora entran en conflicto con los del gerente de obras, ya que el primero suele concentrarse en el factor precio como elemento básico para los subcontratos y, por las características de la obra, el segundo necesita un subcontratista confiable aunque por ello haya que pagar un mayor precio. Acá es fundamental poseer un enfoque sistémico para resolver los conflictos en función de los objetivos del proyecto.
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Gestión del alcance del proyecto A medida que el trabajo se descompone en tareas de menor nivel, mejora la capacidad de planificar, dirigir y controlar el trabajo. Sin embargo, la descomposición excesiva puede conducir a un esfuerzo de gestión no productivo, ya que luego en la fase de ejecución es imposible o antieconómico controlar dicho nivel de detalle. El equipo del proyecto debe buscar un equilibrio entre niveles de planificación detallada de la EDT. En general, los componentes se deben definir en términos de cómo se ejecutará y controlará realmente el trabajo en la obra.
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Contar con este plan subsidiario es de capital importancia para el gerente de proyectos ya que no se puede gestionar con 茅xito lo que no se puede planificar.
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Gestión del alcance del proyecto El proceso relevar necesidades y recolectar requerimientos permite definir y documentar las necesidades del cliente y de los distintos stakeholders. Estos requerimientos forman la base para la planificación y para la construcción de la estructura de división del trabajo (EDT). En el BSC, estos requerimientos deben transformarse en objetivos con metas e iniciativas estratégicas.
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Gestión del alcance del proyecto Definir el alcance del proyecto permite responder qué está y que no está incluido en el proyecto. Durante la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor especificidad porque se conoce más información acerca del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en requisitos. La principal salida de este proceso es el enunciado del alcance del proyecto que contiene una descripción de las necesidades a satisfacer, una descripción del producto o servicio, los objetivos a cumplir, límites o tradeoffs, los entregables, los criterios de aceptación de los entregables, las asunciones y restricciones y los riesgos detectados en un primer análisis.
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Gestión del alcance del proyecto La EDT, Estructura de Desglose del Trabajo ó Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición jerárquica del trabajo, orientada al producto entregable, que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del mismo. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. El nivel más bajo de definición se denomina paquete de trabajo. El objeto de la EDT es descomponer al alcance en unidades de trabajo más manejables que mejoren la precisión a la hora de estimar costos y tiempos. En la EDT se define cómo materializaremos el alcance del proyecto.
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Gestión del alcance del proyecto El diccionario de la EDT es un documento generado durante el proceso de crear la EDT dónde se provee una descripción del trabajo que debe realizarse en cada paquete de trabajo, los criterios de aceptación, las asunciones y restricciones, la duración aproximada, una estimación del costo, secuencias, etc. Si bien cada proyecto es único, a menudo una EDT de un proyecto anterior puede usarse como plantilla para un nuevo proyecto, ya que algunos proyectos se asemejan a otro proyecto anterior en alguna medida. La descomposición es la subdivisión de los productos. El nivel de detalle para los paquetes de trabajo variará según el tamaño y lacomplejidad del proyecto.
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Gesti贸n del alcance del proyecto El proceso verificar el alcance busca obtener la aceptaci贸n formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Verificar el alcance del proyecto incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se ha completado satisfactoriamente. La inspecci贸n incluye actividades tales como medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptaci贸n del producto.
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Gesti贸n del alcance del proyecto El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a trav茅s del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto.
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