Proceso administrativo

Áfrites Santos – Amada Meza – Claudia Hernández – Beatriz del Águila – Adriana Hernández

PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación Organización Integración Dirección Control

1.1 PLANEACIÓN

1.1.1 DEFINICIÓN La planeación es la acción que va vinculada a planear y consiste en elaborar un plan por medio del cual una persona u organización establece una meta y determina los pasos que se deben seguir para llegar a la misma. La duración no tiene un tiempo determinado ya que se deben tomar distintos aspectos dependiendo del caso como todos los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. Cada una de las planeaciones consta de distintas etapas ya que es un proceso en el cual se deben tomar decisiones sucesivas.

La mayor parte del tiempo la planeación comienza cuando se identifica un problema y con ello se continua un análisis de las distintas opciones o caminos que se pueden tomar y así el individuo o la compañía debe tomar la opción que resulte más propicia para la solucionar dicho problema y elaborar un plan para ponerlo en marcha.

1.1.2 PRINCIPIOS • PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD Para llevar a cabo una planeación se debe tomar en cuenta factores tales como: tiempo, personal, materia, presupuesto etc, para que la misma sea realizada de una forma correcta.

• PRINCIPIO DE RACIONALIDAD . Establece que todo plan propuesto debe ser lógico y tener objetivos que puedan alcanzarse, así como también, los materiales y recursos necesarios para lograrlo.

• PRINCIPIO DEL COMPROMISO Al momento de definir un plan, el factor principal es el tiempo, por lo que éste debe determinarse con mucha precisión para evitar compromisos que no puedan llegar a ser cumplidos.

• PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN El principio de la previsión despeja la proyección hacia el futuro, a través de la reducción de errores que se puedan presentar dentro de un plan estratégico.

• PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, ya que deben ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan presentarse.

• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización.

• PRINCIPIO DE PRECISIÓN Los planes propuestos deben ser precisos y concretos, ya que se debe tener en cuenta que éstos dirigirán acciones definidas.

PRINCIPIO DE UNIDAD Los componentes de un plan estratégico deben ser implementados de forma jerárquica, ya que éstos deben ser independientes entre ellos, pero teniendo en cuenta el mismo objetivo.

• PRINCIPIO DE FACTOR LIMITANTE En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.

• PRINCIPIO DE INHERENCIA La planificación dentro de un plan estratégico desarrolla eficiencia y da la posibilidad de brindar respuestas oportunas e inmediatas a los cambios sociales, permitiendo la formulación de objetivos y metas mediatas e inmediatas.

1.1.3 ELEMENTOS • VISIÓN: Es la proyección de lo que una organización o un individuo desea a largo plazo.

• MISIÓN: es el propósito fundamental que se tiene, una declaración en lo que se basa dicha planeación.

• OBJETIVOS: Sirve como referencia de la dirección a la que se pretende llegar, así como las estrategias que deben ser implementadas para saber en qué forma puede llegarse hasta allá.

• PLAN/ ESTRATEGIAS: Es un curso anticipado de acción que se realiza con el fin de alcanzar unos objetivos. Son indispensables para el desarrollo de un plan.

• TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar entre diversos cursos de acción futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.

• PREVISIÓN: Visualizar el futuro de la marcha de la empresa, tomando en cuenta las limitaciones humanas que pueden influir de forma positiva o negativamente en el mismo.

1.2 ORGANIZACIÓN

1.2.1 DEFINICIĂ“N Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y asĂ­, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

1.2.2 PRINCIPIOS División del trabajo: es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas.

Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.

Autoridad y responsabilidad: la autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

Unidad de mando: una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

Unidad de dirección: principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

Centralización: se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

Jerarquía o cadena escala: debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

1.2.3 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos Sistematización: esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos: •Grupo humano.

•Recursos.

•Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son: •La división del trabajo.

•El proceso de dirección.

•La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano.

Los elementos mencionados interactúan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados".

ELEMENTOS QUE COMPONEN UNA ORGANIZACIÓN FUENTE: LAWEBDELEMPRENDEDOR.COM.AR

Elementos que componen a una Objetivos organización

Generales

Ej. Obtención de ganancias, producción de bienes, prestación de servicios, comercialización, etc.

Específicos

Ej. Aumento del capital, captación del cliente, etc.

Factores de la Son aquellos factores Ej. La tierra, el producción que intervienen en la trabajo, y el capital producción.

Dirección

Recursos

Es el proceso que se ejerce, para amortizar los objetivos individuales con los de la organización.

Materiales Ej. Edificios, rodados, muebles y útiles, instalaciones, etc.

Inmateriales Humanos

El capital, la marca, la imagen, etc.

El grupo humano que sostiene la organización.

1.2.4 INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN La organización del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa, esta es una labor de la administración, y para ello cuenta con instrumentos o medios importantes: Análisis de puestos Es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales.

El organigrama de la empresa.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de la organización.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y competencias vigentes.

EJEMPLO DE ORGANIGRAMA EN UNA EMPRESA

Manuales de organización El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

1.3 INTEGRACIÓN

1.3.1 DEFINICIÓN Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social.

1.3.2 PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL Y SUS ETAPAS Los principios de la integración de personas: Adecuación de hombres y funciones. Provisión de elementos administrativos. Importancia de la introducción adecuada.

Adecuación de hombres y funciones: Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.

Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc. El hacer el puesto más importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe supremo.

Provisi贸n de elementos administrativos.

Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.

Por ejemplo: Un trabajador debe conocer con precisi贸n su puesto, para que desarrolle adecuadamente.

Importancia de la inducción adecuada.

El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.

Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente, hasta el último mozo.

•Principios de la integración de las cosas.

•Carácter administrativo.

•Abastecimiento oportuno •Instalación y mantenimiento.

•Delegación y control.

Ya hemos señalado anteriormente que la integración de " las cosas" se estudia en todo detalle dentro de las materias de producción, ventas finanzas, etc. Con todo señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto.

Si la integración, como todas las demás partes de la administración, ha de ser técnica, requiere fundarse en principios generales que sirvan de base a las políticas en ese campo, y al mismo tiempo, usar de reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas.

1.3.3. ELEMENTOS O ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS 1. Reclutamiento “Es el proceso de localizar, identificar y atraer solicitantes capaces.”

2. Selección “Proceso de filtrar a los solicitantes de puestos para asegurarse de que se contratan los candidatos más idóneos.”

3. Introducción o inducción

“Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

4. Capacitación y desarrollo Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.”

1.4 DIRECCIÓN

1.4.1 DEFINICIร N En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realizaciรณn de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicaciรณn, la supervisiรณn y la motivaciรณn.

1.4.2 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN 1.

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

2.

Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

3.

De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

4.

De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

5.

De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

6.

Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

1.4.3 ELEMENTOS •Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

•motivación.

•guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

•comunicación.

•supervisión.

•alcanzar las metas de la organización.

Con estos elementos se puede definir a la dirección como: La ejecución de planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

La dirección es trascendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir.

Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.

La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.

Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos.

1.4.4 MEDIOS DE LA DIRECCIÓN

1.5 CONTROL

1.5.1 DEFINICIÓN El control es la función administrativa por medio de la cual se permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

1.5.2 PRINCIPIOS DE CONTROL EQUILIBRIO. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

DE LOS OBJETIVOS. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

DE LA OPORTUNIDAD. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

DE LAS DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

COSTEABILIDAD. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

DE EXCEPCIÓN. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

DE LA FUNCIÓN CONTROLADA. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.

1.5.3 ELEMENTOS DEL CONTROL Se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas. Deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. El control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

A través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

1.5.4 TIPOS DE CONTROL CONTROL PRELIMINAR: este tipo de control se presenta antes de que inicien las operaciones o labores y se incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas, diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

CONTROL CONCURRENTE: este tipo de control se da durante la fase de la acción de ejecución de los planes, incluyendo la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según el plan a seguir, es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto que se esté llevando a cabo se cumpla en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

CONTROL DE RETROALIMENTACION: este tipo de control se enfoca sobre en la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a cabalidad los estándares establecidos.

CONCLUSIÓN

Para concluir este concepto de proceso administrativo, es muy importante recordar que es uno de los métodos más importantes para llevar a cabo los procesos que son planeación, organización, dirección y control ya que de acuerdo a su orden se lleva una excelente administración. Podemos reflejarnos en una empresa que tenga éxito, tanto en lo personal desarrollamos habilidades en saber llevar un proceso en nuestra vida diaria y tener un mejor futuro como estudiante.

Los Procesos Administrativos tienen en nuestra vida cotidiana un efecto que en general vivimos todos los días, y la mayoría de las veces ni caemos en cuenta que todo lo que realizamos gira alrededor de una secuencia o mejor un cronograma de actividades que a diario organizamos para poder llevar a cabo nuestros objetivos, pero en realidad, para poder dar cumplimiento a cada meta que tenemos en mente, siempre se debe tener en cuenta los pasos del Proceso Administrativo.

Ahora bien, un proceso es materializar una acción y a su vez agruparla para formar determinado producto, en el caso del Proceso Administrativo, hace referencia a la serie de pasos que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos, ya sean personales o empresariales, estos pasos son la planeación, organización, dirección y el control; a través de estos pasos, todas las personas los implementamos de maneras distintas para poder llevar una vida organizada, que a media que transcurra el tiempo se pueda visualizar en hechos todos esos esfuerzos realizados para estar en donde queremos estar, sin perder el sentido de nuestra visión personal y también como profesionales.

Teniendo en cuenta lo anterior, los pasos del proceso Administrativo se ven reflejados en nuestras vidas de la siguiente manera: La Planeación se refleja a través de los objetivos que queremos lograr y las acciones que vamos a realizar para poder alcanzar dichos objetivos.

La Organización se refleja a través del orden en el cual vamos a realizar las tareas o actividades, saber cómo se van a llevar a cabo, teniendo en cuenta el buen manejo de los recursos que tengamos a disposición.

La Dirección se refleja a través de la coordinación que tengamos para poder realizar cada actividad.

El Control se refleja a través de la comprobación diaria de las tareas que estamos realizando, es decir, crear seguimientos para poder verificar que lo que estamos haciendo nos conducirá al logro de nuestras metas.

El Proceso Administrativo ayuda a que cada persona le ponga orden a su vida, que se planteé sus metas a corto, mediano y largo plazo, que establezca sus objetivos, que sepa lo que en realidad quiere lograr y que de verdad pueda estar a su alcance, que maximice sus recursos para poder cumplir con efectividad sus tareas diarias, y ante todo tener una planeación para cada proyecto de vida.

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