GUIA SAPIENS PASSO A PASSO
ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO CONSULTORIA-GERAL DA UNIÃO Consultoria Jurídica da União em Belo Horizonte/MG
SAPIENS – PASSO A PASSO PARA CONSULTORIAS JURÍDICAS DA UNIÃO NOS ESTADOS
Autores: Guilherme Salgado Lage-- Advogado da União/CJU/MG Roberta Freire Lisboa – Servidora Administrativa/CJU/MG
Belo Horizonte, janeiro de 2015
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GUIA SAPIENS PASSO A PASSO
INTRODUÇÃO:
O presente guia tem por objetivo auxiliar os servidores administrativos e Advogados da União lotados nas Consultorias Jurídicas da União nos Estados a tramitar os processos recebidos de órgãos assessorados pelo sistema SAPIENS. Este trabalho foi inicialmente elaborado considerando a realidade da CJU-MG, que tem seus servidores distribuídos nos seguintes setores: - Protocolo; - Coordenação Administrativa; - Advogados; - Coordenação Geral; - Arquivo. Dentro do esquema de tramitação do referido órgão, como se verá ao longo do presente trabalho, os processos recebidos para análise jurídica dão entrada via setor “Protocolo”, sendo então distribuídos para análise jurídica para membros do setor “Advogados”. Uma vez concluída a manifestação jurídica, o Advogado responsável envia o processo à chefia para análise, que por sua vez emite despacho aprovando integralmente, parcialmente ou reprovando a manifestação. Para evitar tramites desnecessários, o guia ensina o Advogado a compartilhar sua minuta antes do envio em definitivo para a chefia. Após aprovada a manifestação, a chefia responsável envia os autos para o setor “Coordenação-Geral”, a quem compete os tramites finais para devolução do expediente ao órgão assessorado. O setor arquivo atualmente é utilizado para armazenar peças desentranhadas do procedimento virtual, sendo tal medida adotada através da pasta “Detalhar NUP”, documentos, sendo comum quando o servidor ou advogado junta documento não pertinente ao expediente. A “Parte I” do Guia tem como público alvo os advogados, trazendo dicas diversas, tais como a melhor forma de extrair uma minuta feita no sistema Word e trazêla para o editor do SAPIENS com a menor perda de formatação possível. Já a “Parte II” é voltada para os servidores administrativos, sendo os procedimentos extraídos do uso diário do sistema pela servidora Roberta Freire Lisboa, grande colaboradora na confecção do presente documento. Bom proveito e bom trabalho! Guilherme Salgado Lage Advogado da União 2
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PARTE I – PASSO A PASSO PARA ADVOGADOS DA UNIÃO (Pareceristas e Integrantes da Coordenação Geral)
I.1 – LOGIN NO SISTEMA E CONFIGURAÇÕES I - Acessar página https://sapienshom.agu.gov.br/login nos navegadores mozilla firefox ou google chrome (após período de testes, acessar https://sapiens.agu.gov.br/login ). II – Digitar login (CPF) e senha. Observações: A senha de acesso inicial deve ser alterada em “Painel de Controle”/ “Gerencial”/ “Configurações”/ Dados Básicos/ Trocar senha. Ainda é possível personalizar a assinatura do servidor que aparecerá ao final de suas manifestações, em “dados básicos” (Tal assinatura vai aparecer ao final de todos os documentos elaborados pelo usuário do sistema). Os afastamentos legais serão cadastrados pela Coordenação Administrativa.
I.2 – RECEBER O PROCESSO PARA SI DISTRIBUÍDO I - Acessar o menu “Tarefas”(No alto da tela à esquerda); II – Marcar o processo recebido com um clique do botão esquerdo do mouse sobre ele (não clicando-se sobre o NUP) III – Clicar com o botão direito sobre o processo e depois em “detalhar NUP”; (OBS: Ao se clicar com o botão esquerdo em cima do número do processo, isso abrirá diretamente a pasta “detalhar NUP”, em outra aba do navegador, ou seja, cumpre as etapas II e III); IV - Clicar na aba “Tramitações” para receber o processo: V - Dar um clique simples sobre a última tramitação destinada ao setor, que está para ser recebida, clicar com o botão direito e “receber”.
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I.3 – CRIAR E ELABORAR MINUTA (PARECER/NOTA/DESPACHO) I - Acessar o menu “Tarefas”(No alto da tela à esquerda); II – Marcar o processo recebido com um clique do botão esquerdo do mouse sobre ele (não clicando-se sobre o NUP); III – Clicar com o botão direito sobre o processo e depois em “detalhar NUP”; (OBS: Ao se clicar em cima do número do processo, isso abrirá diretamente a pasta “detalhar NUP”, em outra aba do navegador, ou seja, cumpre as etapas II e III); IV – Rolar a tela até o setor “Documento(s)”, clicar no símbolo de ferramenta e em “Criar minuta” V – Dentro da aba Minuta/Dados Básicos, preencha os seguintes dados:
NUP: nº do processo Tipo: PARECER ou NOTA ou DESPACHO Status: Marcar “Original” Restrição de acesso? X NÃO (Pois caso contrário a chefia não consegue visualizar a manifestação que precisa analisar) Caso necessário colocar SIM, pelo caráter sigiloso da manifestação, será preciso cadastrar todos os servidores que poderão ter acesso ao documento. Modelo: Clicar na lupa, em seguida, marcar a opção “Em Branco” e escolher dentre as opções oferecidas e clicar em “Selecionar”.
VI – Ainda dentro da pasta “Minuta”, entrar na aba “Componentes Digitais”. Clicar no arquivo HTML na seção “Arquivo” para abrir e editar a minuta. VII – Elaborar a minuta ou colar minuta feita em word (só aceita o comando ctrl-v). Após concluído, salvar a minuta clicando no desenho de disquete (canto superior esquerdo). Após concluído, fechar a aba. VIII – Não fechar a pasta minuta, caso queira compartilhar seu texto com a chefia, antes de juntá-la aos autos.
OBSERVAÇÃO: As minutas devem continuar a ser disponibilizadas em arquivo word na pasta “Advogados/Pendentes”, para controle e organização do banco de dados da CJU-MG.
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I.3.1 – COMO TRANSFERIR MINUTA DO WORD PARA O SAPIENS I – Após concluir o parecer em formato word (docx), clicar em arquivo/salvar como, no programa Microsoft Word. II – Ao abrir a pasta “salvar como”, alterar o “Tipo” para “página da web, filtrada”(htm ou html). III – Fechar o arquivo criado no word e abri-lo novamente. IV – Copiar todo o conteúdo do arquivo (Ctrl C), colar na minuta criada no sistema SAPIENS (Ctrl V) e salvar a minuta. V – Após a transferência da minuta para o SAPIENS, já poderá ser apagado o arquivo “html”(ou htm) salvo no computador, deixando na pasta Pendentes apenas o arquivo no formato docx.
Observação: Ao criar um arquivo htm ou html, o usuário tira de seu minuta os caracteres da minuta word incompatíveis com a minuta sapiens (html), com menor perda de formatação em comparação à transferência direta do arquivo docx do word para a minuta html do SAPIENS.
I.3.2 – COMO SALVAR DOCUMENTOS ANEXOS AO PARECER NO SAPIENS I – Após criada a minuta, ir ao campo “Trabalho” e dar 2 cliques sobe a minuta, com o botão esquerdo do mouse, para abrir a pasta “Minuta”. II – Na pasta Minuta, clicar na subpasta “Componentes Digitais”. III – Clicar na seta à direita do símbolo “+”. IV – Clicar no botão “Upload”para abrir a pasta “Upload de Componentes Digitais”. V – Clicar no botão “Arquivo”, para abrir a pasta “Abrir”, onde será possível escolher qualquer documento salvo em seu computador. VI - Marcar o documento na pasta com um clique do mouse e em seguida clicar no botão “Abrir”, para fechar a pasta “Abrir”, voltando à pasta “Upload de Componentes Digitais” VII – Após visualizar o arquivo a ser anexado na pasta “Upload de Componentes Digitais”, marcar tal arquivo e em seguida clicar no botão “Upload”. VIII- Concluído o upload, clique no botão “Fechar” da pasta. O arquivo deverá aparecer na pasta “Minuta”.
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Observação: Caso o documento não esteja digitalizado é preciso criar cópia virtual do mesmo e salvá-la no computador pessoal antes de se realizar o upload para o sistema SAPIENS da forma acima descrita.
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I.4 - COMPARTILHAR A MINUTA COM A CHEFIA, ANTES DE JUNTÁ-LA AO PROCESSO (Caso o Advogado queira saber a postura da Coordenação, pois após juntada, a minuta não será mais editável): I- Ainda dentro da pasta “Minuta”, entrar na aba “Compartilhamentos”. II – Dar um clique na minuta que deseja compartilhar e clicar no símbolo “mais” (+), III - Indicar o “setor” da chefia (COORDENAÇÃO GERAL); IV - Informar o nome do chefe no campo “Usuário”. Em seguida, clicar em “Salvar”. V – Caso o advogado tenha compartilhado a minuta com a chefia, antes de assinar, juntar, lançar tarefa e distribuir para o gabinete, mandar MENSAGEM para a chefia solicitando análise da minuta, da seguinte maneira: - Clicar no menu “Painel” e em seguida no submenu “Mensagens”; - Dentro do sub-menu mensagens, clicar no símbolo “mais” (+), para abrir a pasta “Mensagem”, onde devem ser preenchidos o nome do chefe (campo “Usuário”), prazo e hora de “expiração” do pedido de análise (sugere-se, em regra, 3 dias) e se é urgente. Digitar no campo livre o número do processo e do Parecer ou Nota que se quer ver analisado pela Chefia. - A chefia, após análise, fará suas considerações também por mensagem, podendo então o advogado editar sua manifestação caso necessário e prosseguir a análise. - Para apagar as mensagens recebidas, basta clicar na mensagem e em seguida no símbolo “menos (-) PS: Caso não tenha compartilhado a minuta no momento da sua elaboração, deve-se adotar o seguinte procedimento para abrir a pasta “Minuta”: - clicar no menu “Trabalho” (canto superior esquerdo da página principal do SAPIENS) e marcar o processo vinculado à minuta que se quer assinar, dando dois cliques sobre ele com o botão esquerdo do mouse, e seguir os passos de I a V).
I.5 –EDITAR A MINUTA JÁ EXISTENTE (somente antes de juntá-la ao processo) I - clicar no menu “Trabalho” (canto superior esquerdo da página principal do SAPIENS) e no link “HTML” referente à minuta que se quer editar (no campo “Componentes Digitais”. II – Aberta a minuta, fazer as alterações desejadas e em seguida “Salvar”, podendo ser fechada a aba em que foi feito o trabalho.
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I.6 – ASSINAR DIGITALMENTE A MINUTA ELABORADA (Após concluir a minuta e antes de juntar e imprimir) (Embora seja facultativa, tal medida possibilita ao advogado entregar sua manifestação apenas com assinatura digital, sendo neste caso dispensada a assinatura física do trabalho) Atenção: Após a assinatura digital, não é mais possível editar a minuta! I – Inserir seu TOKEN no computador, clicar no menu “Trabalho” (canto superior esquerdo da página principal do SAPIENS) e marcar o processo vinculado à minuta que se quer assinar, dando um clique sobre ele com o botão esquerdo do mouse (OBS: Não clicar em cima do número do processo, pois isso abrirá outra pasta desnecessária no momento). II – Clicar com o botão direito do mouse sobre o processo marcado e em seguida clicar na opção “Assinar” III – Clicar SIM para confirmar que deseja assinar. Caso apareça um ícone amarelo informando que o “Java foi bloqueado porque está desatualizado”, clicar em “Executar esta vez”; IV - Clique em “Continuar” na próxima janela. V – Na janela “Advertência de Segurança, marcar o campo “Eu aceito o risco...” e em seguida clique em “Executar”; VI – Inserir sua senha de assinatura digital e clicar em “Sign”. VI – O sistema irá confirmar a operação e ao abrir novamente a minuta aparecerá a assinatura digital ao seu final, e o arquivo HTML terá ao lado um símbolo de cadeado.
I.7 – JUNTAR A MINUTA ELABORADA AO PROCESSO A QUE ESTÁ VINCULADO (FACULTATIVO. PODE-SE FAZER A JUNTADA AO MESMO TEMPO QUE EXECUTAR A FUNÇÃO “LANÇAR ATIVIDADE”) Atenção: Após a assinatura digital, não é mais possível editar a minuta! I – Clicar no menu “Trabalho” (canto superior esquerdo da página principal do SAPIENS) e marcar o processo vinculado à minuta que se quer JUNTAR, dando um clique sobre ele com o botão esquerdo do mouse (OBS: Não clicar em cima do número do processo, pois isso abrirá outra pasta desnecessária no momento) II – Clicar com o botão direito do mouse sobre o processo marcado e em seguida clicar na opção “JUNTAR” III – Clicar SIM para confirmar que deseja juntar a minuta selecionada. IV – O sistema irá confirmar a operação.
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I.8 – IMPRIMIR A MINUTA PARA JUNTADA AOS AUTOS FÍSICOS Inicialmente, os processos tramitarão de forma física, sendo necessária a impressão das minutas para juntada ao processo que será devolvido ao órgão assessorado. O advogado pode imprimir a minuta elaborada em arquivo formato word e transferida ao sistema (copiar- Ctrl C/colar – Ctrl V), ou imprimir a minuta diretamente do sistema, sendo dispensável sua assinatura caso a mesma receba assinatura digital. Neste caso, devem ser seguidos os seguintes passos: I – Após “assinar” e “juntar” a minuta elaborada, acessar o menu “Tarefas”(No alto da tela à esquerda); II – Marcar o processo recebido com um clique do botão esquerdo do mouse sobre ele (não clicando-se sobre o NUP); III – Clicar com o botão direito e “detalhar NUP”; (OBS: Ao se clicar em cima do número do processo, isso abrirá diretamente a pasta “detalhar NUP”, em outra aba do navegador, ou seja, cumpre as etapas II e III); IV – Rolar a tela até o setor “Documento(s)”, clicar com o botão esquerdo do mouse no documento que se pretende imprimir (“DESPACHO”, “NOTA”, “PARECER”). V – Clicar na tela em que consta o texto do documento e em seguida execute a função print: (Ctrl + P) VI – Marque as opções “Cabeçalhos e rodapés”, “frente e verso”; VII – Em “Margens”, clique em Personalizado e defina as seguintes margens com a régua pontilhada(passando o mouse na peça), deixando espaço suficiente para impressão e juntada das páginas ao processo físico, caso necessário, sem prejuízo à leitura do documento: - Superior: 5.0 mm
- Esquerda: 24 mm - Direita: 24 mm
- Inferior: 10.0 mm
VIII - Clique em “Imprimir”
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I.9 – LANÇAR ATIVIDADE REALIZADA E TRAMITAR Para dar baixa na tarefa de “elaborar a manifestação jurídica”, no menu “Painel” de seu login pessoal do SAPIENS, é necessário realizar as seguintes atividades:
I.9.1 – Lançar a atividade realizada no sistema (elaboração de manifestação jurídica): I - Acessar o menu “Tarefas”(No alto da tela à esquerda); II – Marcar o processo recebido com um clique do botão esquerdo do mouse sobre ele (não clicando-se sobre o NUP) III – Clicar com o botão direito sobre o processo e depois em “Lançar atividade”; IV – Após aberta a pasta “Atividade”, preencher os seguintes dados: (Observação: caso não tenha sido anteriormente juntada a minuta respectiva, a juntada ocorrerá neste momento, devendo aparecer o id/prazo/espécie da minuta no campo na tela “Juntada de Minutas”, de forma vinculada à atividade que está sendo cadastrada)
- Encerra Tarefa: MARCAR SIM (para o processo desaparecer de sua tela de tarefas) - Espécie: CASO SEJA ADVOGADO/PARECERISTA, conforme o caso, escolher entre: “PARECER (JURÍDICO) NA FORMA N°1.399/2009, ELABORAÇÃO DE”;
DA
PORTARIA
“NOTA (JURÍDICA) NA FORMA DA PORTARIA N° 1.399/2009, ELABORAÇÃO DE”; CASO SEJA CONSULTOR JURÍDICO OU SUBSTITUTO, conforme o caso, escolher entre: DESPACHO DE SUPERIOR HIERÁQUICO NA FORMA DA PORTARIA N° 1.399/2009, APROVAÇÃO DA MANIFESTAÇÃO JURÍDICA; DESPACHO DE SUPERIOR HIERÁQUICO NA FORMA DA PORTARIA N° 1.399/2009, APROVAÇÃO PARCIAL DA MANIFESTAÇÃO JURÍDICA DESPACHO DE SUPERIOR HIERÁQUICO NA FORMA DA PORTARIA N° 1.399/2009, NÃO APROVAÇÃO DA MANIFESTAÇÃO JURÍDICA, COM A SUA REVISÃO DE CONTEÚDO DESPACHO DE SUPERIOR HIERÁQUICO NA FORMA DA PORTARIA N° 1.399/2009, NÃO APROVAÇÃO DA 10
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MANIFESTAÇÃO PROCESSO
JURÍDICA
E
REDISTRUIÇÃO
DO
- Usuário: seu nome - Observação: Informar o nº da Nota/Parecer/Despacho juntado aos autos.
V – Clicar em “Salvar” VI – Clicar em “SIM” quando o sistema pergunta se “deseja abrir nova tarefa neste mesmo NUP”. Em seguida, tramitar para o próximo setor responsável por dar andamento ao processo, conforme veremos a seguir. OBS1: Caso se clique em “NÃO”, é possível realizar a etapa seguinte acessando o menu “Tarefas”, clicando com o botão esquerdo no processo (não em seu NUP) e em seguida com o botão direito, e em “Criar Tarefa”. OBS2: Caso o processo tenha desaparecido de sua barra de tarefas, é preciso digitar o número único de processo (NUP) no campo “NUP” (No alto da tela, entre os campos “Documento” e “JUDICIAL”. Em seguida clicar no campo “Tarefas” (entre os campos “Lembretes e “Tramitações”) e em seguida no símbolo + (para criar a tarefa para a chefia, nos termos do item 9.2 deste guia)
I.9.2 – Tramitar para a chefia (APENAS ADVOGADOS/PARECERISTAS): VII - Após aberta a pasta “Tarefa”, preencher os seguintes dados:
- NUP: Nº do processo (normalmente é preenchido automaticamente) - Espécie: “ANALISAR MANIFESTAÇÃO JURÍDICA CONSULTIVA” - Setor: COORDENAÇÃO-GERAL (CJU/MG) - Usuário: Chefia responsável pela análise da manifestação jurídica (Atenção: A chefia cadastrada como DISTRIBUIDOR no sistema pode puxar para si qualquer tarefa cadastrada para os setores em que lotado, ainda que a tarefa tenha sido distribuída para outra pessoa) Obs: Em caso de férias de um, todos os processos devem ser encaminhados para o outro integrante da Coordenação. - Prazo Final: Regra – 5 dias após o trâmite – colocar menos em caso de urgência. - Tramitar? SIM (Indispensável para o processo sair de sua carga no sistema) Salvar em imprimir a pasta seguinte - “RESULTADO” (que confirma a efetivação da tramitação) antes de fechá-la, e entregar a folha impressa ao Gabinete junto com o processo e o parecer, também impresso. Observação: Inserir número de nota ou parecer juntado ao processo. Ex: Parecer 1234/14
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I.9.3 – Tramitar para o setor de DEVOLUÇÃO DE PROCESSOS (APENAS CHEFIA): VIII - Após aberta a pasta “Tarefa”, preencher os seguintes dados:
- NUP: Nº do processo (normalmente é preenchido automaticamente) - Espécie: “TRAMITAR PROCESSO” - Setor: COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA - Usuário: Servidor responsável por encaminhar o processo ao órgão assessorado. (Atenção: O servidor cadastrado como DISTRIBUIDOR no sistema pode puxar para si qualquer tarefa cadastrada para os setores em que lotado, ainda que a tarefa tenha sido distribuída para outra pessoa)
- Prazo Final: 24 horas após o trâmite. - Tramitar? SIM (Indispensável para o processo sair de sua carga no sistema) No campo Observações, preencher: DEVOLUÇÃO
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I.10 – Tramitar de um parecerista para outro sem a elaboração da manifestação jurídica (APENAS ADVOGADOS/PARECERISTAS): Eventualmente, um advogado responsável por um processo a si distribuído necessita redistribuí-lo para outro colega. Tal situação deve previamente autorizada pela chefia e cadastrada no sistema da seguinte maneira: I. II. III.
IV.
Clicar em PAINEL Clicar com botão direito do mouse no processo e clicar com o botão esquerdo em “Lançar Atividade”. Na pasta ATIVIDADE, preencher: ENCERRA TAREFA?: SIM ESPÉCIE: CIÊNCIA, APOSIÇÃO DE DATA/HORA: A ATUAL. RESPONSÁVEL: O PRÓPRIO SERVIDOR. SALVAR Na pasta seguinte, clicar em SIM. Na pasta TAREFA, preencher: NUP: JÁ PREENCHIDO ESPÉCIE: ELABORAR MANIFESTAÇÃO JURÍDICA CONSULTIVA. URGENTE: marcar, se for o caso. Não marcar DISTRIBUIÇÃO AUTOMÁTICA. SETOR: ADVOGADOS (CJU/MG) USUÁRIO: Advogado para quem se está redistribuindo o processo PRAZO: REGRA – Prazo restante do parecerista originário TRAMITAR? Não (Pois só se tramita quando se encaminha o processo para setor distinto do órgão) No campo OBSERVAÇÕES expor a justificativa da redistribuição, recomendando-se ainda, ao fim do presente trâmite, abrir tarefa da medida para a chefia autorizadora, para “aposição de ciência” do ato (sem criar nova tarefa posteriormente). Salvar e fechar pasta RESULTADO.
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PARTE II – PASSO A PASSO PARA SERVIDORES ADMINISTRATIVOS
II.1 - COMO CADASTRAR PROCESSO NA TELA INICIAL DO SAPIENS, ADOTAR OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS: (Antes de cadastrar o processo, digitar o seu NUP no campo NUP do SAPIENS, para conferir se já foi cadastrado. Em caso positivo, pular este passo) CLICAR NOVO CLICAR ADMINISTRATIVO
I.
DOCUMENTO
II.
ABRIRÁ A PASTA “DOCUMENTO AVULSO/PROCESSO
III.
PREENCHER OS SEGUINTES DADOS DADOS: Manual ORIGEM: Existente (para cadastrar processos físicos que já tem um NUP) Novo (processos criados pela CJU/MG que ainda não tem NUP. Ex.: consulta por e-mail) PROCEDÊNCIA: Nome do órgão assessorado. OBSERVAÇÃO: Caso o órgão não esteja cadastrado, seguir os seguintes passos: 1. Clicar na lupa ao lado do campo PROCEDÊNCIA; 2. Abrirá a pasta PESSOAS, clicar no símbolo + (canto superior esquerdo) 3. Preencher os campos: TIPO: Órgão Representação NOME DO ÓRGÃO: MG/Sigla Ministério/Nome do órgão (Padrão) CRIAÇÃO: data do dia da criação (atual) 4. Clicar em salvar. 5. Após confirmação do sistema, clicar em fechar a confirmação e as pastas PESSOA e PESSOAS. ABERTURA: se processo EXISTENTE, inserir data da criação do processo físico (geralmente, constante na primeira ou segunda página do processo); se processo NOVO, inserir data atual, do dia de registro do NUP. NUP:
inserir apenas no caso de processo existente. 14
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UNIDADE ARQUIVÍSTICA:
Processo
DADOS BÁSICOS: CLASSIFICAÇÃO: Análise de Legalidade do Ato Administrativo. ESPÉCIE: Consultivo Comum MEIO: Híbrido TÍTULO: Colocar assunto do processo, conforme constante na relação de processos.xlsx SETOR INICIAL: PROTOCOLO (CJU/MG) IV.
SALVAR: em seguida aparecerá a tela DETALHAR NUP do processo cadastrado.
V.
Marcar o item “Acesso Internet”
VI.
Copie o que foi inserido no campo “Título” e cole no campo “Descrição”. No campo “Título” deve ficar apenas o assunto raiz do processo, sem detalhamento. Ex.: “PREGÃO SRP” ao invés de “PREGÃO SRP Nº 13/2014: AQUISIÇÃO DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS.”
VII. Clicar no botão “salvar” VIII. Nesta tela, no campo INTERESSADO(S), clicar no símbolo +. IX.
Abrirá a pasta INTERESSADO/DADOS BÁSICOS, preencher:
X.
PESSOA: Nome do órgão assessorado. MODALIDADE: Órgão RELAÇÃO: marcar campo REPRESENTADO PELA AGU. Clicar em salvar. Fechar pastas RESULTADO e INTERESSADO.
Voltando aos dados básicos da tela DETALHAR NUP, ir até o campo ASSUNTO(S) e clicar no símbolo +. Preencher o campo, conforme o caso, com o assunto geral do processo (não da questão a ser analisada). Ex.: pregão eletrônico, dispensa e inexigibilidade de licitação, acordos, convênios e termos de cooperação. Clicar em Principal. Clicar em salvar. Fechar pasta RESULTADOS.
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II.2 - COMO DISTRIBUIR PROCESSO PARA ADVOGADO I.
Após cadastrado o processo, clicar em CRIAR TAREFA. Caso o processo já exista, não é necessário novo cadastro. Após digitar o NUP no campo próprio de busca no sistema, basta recebe-lo na subpasta tramitações antes de criar nova tarefa (deve estar com recebimento pendente pelo órgão caso já tramitado anteriormente na CJU-MG. Ao recebe-lo o servidor faz novo tramite de volta para o setor Protocolo da CJU-MG).
II.
Aberta a pasta TAREFA, preencher: NUP (geralmente, já está inserido) ESPÉCIE: ELABORAR MANIFESTAÇÃO JURÍDICA CONSULTIVA. URGENTE: marcar, se for o caso. Não marcar DISTRIBUIÇÃO AUTOMÁTICA. SETOR: ADVOGADOS (CJU/MG) USUÁRIO: advogado para quem foi distribuído o processo. PRAZO: INÍCIO: 8h do dia útil seguinte ao da distribuição (em caso de urgente para plantonista, é a hora da distribuição). FINAL: regra 10 (dez) dias. Menos nos casos de urgência. Ex.: termo aditivo (5 dias para vencer) de prorrogação de prazo: 2 dais úteis antes do vencimento do termo. FERRAMENTAS: marcar Tramitar ? SIM OBSERVAÇÃO: colocar número da Nota ou do Parecer atribuído ao processo. Salvar. Fechar pasta RESULTADOS. ATENÇÃO: Deve-se sempre Imprimir as guias de tramitação para Advogados e de devolução, para juntada ao processo físico! A Guia de tramitação deve ser impressa através da operação barra Painel/Detalhar NUP/Tramitações e deve ocorrer sempre antes do recebimento do processo pelo setor para o qual foi tramitado. Caso a tramitação tenha ocorrido da forma correta, ao acessar o campo “Detalhar NUP”, subpasta “Tramitações’, deve constar informação da tramitação para o setor advogados. Caso contrário, é preciso repetir a tramitação (possivelmente não se clicou sim no campo “Tramitar” ao se criar a tarefa).
II.3 - DEVOLUÇÃO DO PROCESSO PARA O ÓRGÃO ASSESSORADO
Na tela “Painel” clicar em “Meus Setores” Verificar se o processo físico, que está sendo preparado para saída, foi tramitado para a “Coordenação Administrativa” para ser devolvido ao órgão assessorado. Caso não esteja, informar à Coordenação Geral para que se faça o trâmite antes de iniciar os passos abaixo. 16
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Selecione o respectivo processo e no botão “Ferramentas”, clicar em “Detalhar NUP” Inserir o valor correspondente e salvar. Caso o valor seja igual ou superior a R$500.000,00 clicar na aba “Relevância”: Clicar no botão “ + “ No campo “Relevância” selecionar “ALTO VALOR” Salvar Receber processo (Painel/Clicar com botão direito do mouse no processo/Detalhar NUP/Tramitações) Na aba “Tramitações” clicar no Id correspondente e, no botão “Ferramentas”, selecionar “Receber”
Expedir ofício em caso de órgãos fora da AGU, comunicando a devolução do processo, na tela “Painel” , aba “comunicações”.
Tramitar para órgão: No botão “Ferramentas” clicar em “Detalhar NUP” Na aba “Tramitações” clicar no botão “ + “ e tramitar para o órgão Clicar na Id correspondente e no botão “Ferramentas” clicar em “Imprimir Guia” e juntar ao processo. Lançar atividade: - Clicar no botão “Painel” e “Meus Setores”, selecionar a Id correspondente e com o botão direito do mouse selecionar “Lançar Atividade”: Encerrar tarefa: Sim Espécie: Ciência, Aposição de Obs.: número do Parecer/Nota Salvar Na tela seguinte, clicar em “Não”
ATENÇÃO: Deve-se sempre Imprimir as guias de tramitação e o ofício/memorando de devolução, para juntada ao processo físico! A Guia de tramitação deve ser impressa através da operação barra Painel/Detalhar NUP/Tramitações e deve ocorrer sempre antes do recebimento do processo pelo setor para o qual foi tramitado.
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