AIESEC Guatemala - Financial Report Q3 2014

AIESEC EN GUATEMALA EDIFICIO CHAMBA VIA 5 1-23 ZONA 4 GUATEMALA CITY

AIESEC en Guatemala – FINANCIAL REPORT Q3 2014 MCEB BORDER BREAKER

1 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

INDEX ESTADO DE RESULTADOS ..................................................................................................................2 INCOMES PLANNED VS EXECUTED ....................................................................................................................3 NEXT STEPS ...........................................................................................................................................3 EXPENSES RESUMEN DE GASTOS........................................................................................................................4 PROFIT PLANNED VS EXECUTED ....................................................................................................................5 NEXT STEPS ...........................................................................................................................................5 CUENTAS AIESEC GUATEMALA CUENTA NACIONAL ..........................................................................................................................7 CUENTA LCs ........................................................................................................................................8 NEXT STEPS ...........................................................................................................................................9 IGN FUND 2014-2015 ¿Qué es el IGN FUND?......................................................................................................................9 Guatemala y el IGN Fund ...............................................................................................................9 AVANCES FINANCE AND LEGAL REPRESENTACIÓN LEGAL............................................................................................................... 10 ANTE EL BANCO .............................................................................................................................. 10 ANTE MIGRACIÓN .......................................................................................................................... 10 CAMBIO DE PRECIOS DE PROGRAMAS ...................................................................................... 10 RECIBOS DE DONACIÓN ............................................................................................................... 11 DELEGACIÓN CUENTAS NACIONALES - EMPOWERMENT ....................................................... 11 FINANCE AND LEGAL SYNERGY CON OGX ............................................................................... 11 REAJUSTE FINANCE CON NUEVO CUSTOMER FLOW ................................................................ 11 AUDIT PROCESS ............................................................................................................................... 11 ANTE LA SAT ..................................................................................................................................... 11 AUDITORÍA A COMITÉS LOCALES Y COMITÉ NACIONAL ......................................................... 12 COMPILACIÓN............................................................................................................................ 12

2 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE RESULTADOS AIESEC en Guatemala Estado de Resultados Del 1 de Julio al 30 de Septiembre del 2014 Cifras en Quetzales (1 USD = Q8.00) Ingresos Ventas (-) Devoluciones y Descuentos Otros Ingresos VENTAS NETAS Costo De Ventas Compras MARGEN BRUTO Gastos Financiero y de Admin Gastos de Inversión

Q205.682,08 -Q8.000,00 Q0,00 Q197.682,08 Q197.682,08 Q0,00 Q197.682,08 Q39.287,20

Gastos Administrativos Q115.947,12 Gastos Operativos Q13.029,44 Q168.263,76 Q168.263,76 UTILIDAD BRUTA (Antes de Impuestos) Q29.418,32 IMPUESTOS ISR Q1.470,92 IVA x Cobrar Q0,00 Q1.470,92 UTILIDAD NETA (Después de Impuestos) Q27.947,40

3 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

INCOME EVALUATION PLANNED VS EXECUTED Durante el tercer trimestre del año 2014, se tuvo ingreso de los siguientes programas:

AD

OGCDP

OGIP

INCOMES

Planned

EP GCDP EP GIP TN GCDP TN GIP Mgn. Adm. ER CXC

$18.776,00 $ $ $14.700,00 $ 6.450,00 $ $ 2.950,00

$ $ 3.097,50

TOTAL

$42.876,00

$16.489,26

IGCDP

IGIP

CxC

Delivered $ $ $ $ $

4.430,00 2.682,00 50,00 1.100,00 5.129,76

EP GCDP

19%

27%

0%

EP GIP TN GCDP TN GIP Mgn. Adm.

31%

16% 7%0%

ER CXC

Para detalle de ingresos, link a Cash Flow de AIESEC Guatemala: http://bit.ly/1p2gjJF Se llegó a una meta de ingresos financieros del 38% en cuanto a lo planeado. Hay un GAP fuerte en IGIP y OGCDP. Factores que afectaron los resultados de IGIP fue el cambio en el modelo financiero para el programa, en donde TN Takers actuales pagan durante el MATCH. Durante el mes de octubre el foco es OGCDP, ya que no se performó en septiembre como se esperaba.

Los ingresos de CxC fueron por pagos de Youth to Bussiness realizado en Abril que se lograron cobrar hasta este trimestre, entre otras gestiones de cobros a empresas por atrasos de pagos de salarios a trainees que AIESEC Guatemala tuvo que cubrir.

Nuestros programas foco IGIP y OGCDP aportaron el 71% de los ingresos de AIESEC en Guatemala.

NEXT STEPS  

RA de OGCDP de Fish peak like never before, meta para octubre 170 RA. Meta de IGIP en octubre 14 RA y asegurar pagos Meta de ingresos financieros en mes de septiembre: $45,090.00

4 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

EXPENSES EVALUATION RESUMEN DE GASTOS 0% 0% 1% 2% 0%5% 0% EXPENSES OGX MKT IGIP AD TM OD IGCDP Finance and Legal MCP FIXED Costs HR in the MC External MC Office Budget International Partnerships TOTAL

Planned $ 420,00 $ 390,00 $ 815,00 $ 354,00 $ 1.432,00 $ 1.438,00 $ $ 4.945,00 $ 1.880,00 $16.390,00 $10.575,00 $ 2.949,00 $ 200,00

Delivered $ 16,72 $ 91,50 $ 117,76 $ 346,65 $ 20,51 $ 926,40 $ $ 3.984,50 $ 455,79 $14.493,39 $ 8.750,00 $ 2.645,75 $ 13,63

$ 2.666,00 $28.064,00

$ 3.084,01 $20.453,22

19%

2% 71%

OGX

MKT

IGIP

AD

TM

OD

IGCDP

Finance and Legal

MCP

FIXED Costs

Para ver detalle de cada gasto, ver Annual Budget AIESEC en Guatemala 2014-2015: http://bit.ly/ZRednp Se gastó un 73% de lo planeado en el Budget Nacional. Como se puede ver en la gráfica, todos los gastos en su mayoría fue para costos fijos y pago de deudas por parte de Finance and Legal, ya fuera a comités Locales, externos y entidades internacionales.

Así también, los pagos planeados para Finance and Legal pasaban los $4.000,00, ya que se pagó la Deuda hacia AIESEC Colombia antes de lo planeado, a razón de préstamo por representación de Miguel Gonzalez en IC Taiwán, ya que en Junio AIESEC Guatemala no contaba con recurso financiero para cubrirlo. Con esto, al 30 de septiembre, AIESEC Guatemala no tiene ninguna deuda con AIESEC Internacional ni otras entidades internacionales, manteniendo full membership en cuanto gestión de pagos. Así también, se comenzó a pagar la deuda hacia comités locales, pagando el 25% ($1.038,00) para libre uso de los comités ya fuera en operaciones o inversión de miembros al congreso nacional realizado en septiembre. Más adelante especificación de la deuda a comités locales.

OD tuvo inversiones para la generación del congreso ACTIVATE, llevado a cabo los días 13, 14 y 15 de septiembre. Reflejado en el reporte financiero de Septiembre.

5 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

PROFIT $25.000,00

PLANNED VS EXECUTED Planned

$20.000,00

Delivered

On Account

$ 13.177,39 $ 8.221,10

(+)INCOMES

$ 42.876,00 $ 16.489,26

(-)EXPENSES

$ 28.064,00 $ 20.453,22

(=) PROFIT

$ 27.989,39 $ 4.257,14

$15.000,00 $10.000,00 $5.000,00 $-

Se cumplió con un 15% de la meta esperada de Utilidades, tomar en cuenta que durante septiembre se esperaban y se tuvieron inversiones fuertes por el congreso ACTIVATE, entonces se hizo reevaluación del plan de inversión para el congreso y aumenta la meta de ingresos financieros para el mes de octubre.

También se esperaba tener la mayoría de resultados de OGCDP para el fish peak. Durante octubre el foco es lograr el GAP de raising que las entidades locales y el MCEB se propusieron para el inicio de esta gestión.

NEXT STEPS  OGCDP RA like never before: 170 RA en Q4.  IGIP/AD RA, meta 21 RA en Q4.  Continuar con la planeación de pagos a comités locales.

6 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

STATUS FINANCIERO Al 01 de julio 2014, MCEB 2014-2015 recibe las siguientes cuentas por pagar: Concepto Abogado por servicios en Mayo Trainee Jorge Vargas por pérdida de documentos legales MC 14-15 primera quincena Multa trainee Rafael Pereira Migración por estar ilegal Multa trainee Joram V. Ginkel Migración por estar ilegal Renta Casa Mayo Renta Casa Junio y nuevo contrato AIESEC Internacional 14-15 AIESEC Internacional no pagado en 13-14 Delegados Go (excedente de fee que pagaron que no se les devolvió) Congreso GO - Pago a chamba AIESEC Colombia - Préstamo para representación a IC Taiwán Quincena 3 MC Member 13-14

Deuda $ 900,00

Pagado $ 900,00

$

133,75

$

$ $

900,00 165,00

$ $

900,00 165,00

Rompimiento de relación, no desea pago Pagado Pagado

$

112,50

$

112,50

Pagado

$ $

1.000,00 1.355,00

$ $

1.000,00 1.355,00

Pagado Pagado

$ $

270,00 70,00

$ $

270,00 70,00

Pagado Pagado

$

93,75

$

93,75

Pagado

$

125,00

$

125,00

Pagado

$

2.500,00

$

2.500,00

Pagado

$

600,00

$

400,00

Contador por construcción de todo registro contable del 01/01/2013-31/01/2014. Ya que no se tenía registro contable de todo el año 2013 Honorarios contador Mayo y Junio Deuda a LC: Uso completo de fondos UFM Deuda a LC: Uso completo de fondos URL Deuda a LC: Uso completo de fondos USAC Deuda a LC: Uso completo de fondos UVG DEUDA TOTAL al inicio de gestión MC 14-15 Referencia en QTZ

$

2.000,00

$

2.000,00

1Quincena Pendiente Pagado

$

1.250,00

$

1.250,00

Pagado

$

600,00

$

250,00

$

1.638,13

$

420,00

$

1.197,00

$

368,00

$

575,00

$

-

-

$ 15.485,13

$ 12.179,25

Q123.881,00

Q 97.434,00

Status al 30/09/2014 Pagado

Deuda Total a LCs al 01/06/2014 era de $4.010,13. MCEB 1415 ha reintegrado $1.038,00 (26%)

7 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014 Ante esta situación MCEB Border Breaker comienza a trabajar desde el 10 de junio 2014, 20 días antes de su gestión a razón que todo el MCEB Quasar (20132014), a excepción de MCP Raúl Armenta, salieron de Guatemala deteniendo las operaciones de AIESEC Guatemala. Sin embargo, aunque MCEB Border Breaker comienza operaciones a partir del 10 de junio 2014, no recibe salario por trabajo de junio y recibe su primera quincena hasta el 15 de julio 2014, por situación financiera y entendimiento de que el comienzo oficial de gestión es a partir del 1 de julio 2014.

Al 30 de septiembre 2014, AIESEC Guatemala no posee deuda con ninguna entidad externa o hacia AIESEC Internacional.

El único tipo de deuda que posee AIESEC Guatemala al 30 de septiembre 2014 es de forma interna con entidades locales, el primer pago fue realizado en septiembre y se divide en dos pagos más en Octubre y Noviembre, pagando así en totalidad toda deuda generada hacia la organización.

CUENTAS AIESEC GUATEMALA CUENTA NACIONAL Quetzales

Dólares

Congresos

Inicia 01/07/2014

Q

29.457,37

$

1.450,00

Q

-

Termina 30/09/2014

Q

20.458,47

$

-371.00

Q

-

Para ver con detalle los movimientos en las cuentas de banco, ingresar al siguiente link: http://bit.ly/1p2gjJF La cuenta de Quetzales representa altos flujos de efectivo de ingresos y egresos debido a la entrada y salida de salarios de trainees GIP. Cuenta de Dólares creció en ingresos al momento de cambio de pricing de OGX de $150.00 a $280.00, donde se incentivó a estudiantes que pagaran antes del cambio de precio. Sin embargo, la cuenta de dólares decreció ya que por factor externo a la organización y control de lavado de dinero en Banco Industrial en toda Guatemala, no se puede depositar en ninguna cuenta de $USD más de $3,000.00 en efectivo, por lo que ahora debemos manejar nuestros precios de OGX en Quetzales (QTZ), ya que nuestras

8 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014 operaciones sobrepasan esa cantidad de ingresos en efectivo. Todas las reservas se fueron para pagar a entidades locales su representación en congreso ACTIVATE y también pagos pendientes para la realización del congreso.

Cuenta de congresos tuvo movimientos de Q30.415,70 de parte de delegados que comenzaron a pagar el congreso ACTIVATE. Este dinero fue único para el pago de Hotel del congreso. El congreso tuvo una inversión total de Q47.644,90. Esto quiere decir, que el MCEB dió Q8.024,00 para inversión de membresía de juntas directivas locales (y así también disminuyendo la deuda hacia comités locales) + Q9.205.20 en gastos como tiquete del chair y faltante para realización del congreso.

Ver Budget y ejecución financiera del congreso ACTIVATE: http://bit.ly/1y2Ua3j

CUENTA LCs

2.500,00 2.000,00

Al 30 de Septiembre 2014 LCs UFM USAC

Cuenta USD Cuenta QTZ $ 1.101,00 Q 1.040,00 $ 567,00 Q 1.900,00

URL UVG Galileo

$ 2.069,74 -$ 150,00 -$ 100,00

Q 1.562,14 QQ-

TOTAL

$ 3.487,74

Q4.502,14

1.500,00 1.000,00 500,00 0,00 -500,00

Repartición nacional 0% 19%

23%

0%

UFM USAC URL

15% 43%

UVG MCEB Galileo

El aporte actual de las entidades locales se presenta en la gráfica, entidades con mayor aporte es AIESEC UFM y AIESEC URL, quienes representan el 66% de los fondos de AIESEC en Guatemala. LCs con deuda al MC: AIESEC UVG y AIESEC Galileo.

9 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

NEXT STEPS Continuar Tracking Budget Nacional y Budget locales.  Seguimiento a entidades con menor performance y empujar entidades con mayor performance.  En octubre se realizará un finance Challenge para incentivar a los comités locales a incrementar y mejorar sus finanzas locales, y generar mayor reserva a la cuenta nacional.

IGN FUND 2014-2015 ¿Qué es el IGN FUND? Cada período MCEB, todos los países pertenecientes a la región Iberoamericana como entidad hacia AIESEC Internacional, pagamos un fondo en proporción del tamaño de nuestras operaciones como entidad y este va a un fondo único internacional. Este fondo da apoyo a inversiones de la misma región, desde subsidios a MCPs a congresos internacionales, como apoyo de visitas de equipo de soporte de AIESEC Internacional a la región, entre otros.

Guatemala y el IGN Fund Para el periodo MC 2014-2015, AIESEC en Guatemala es sede de fondos de toda la región Iberoamericana. Esto conlleva una gran responsabilidad de parte de AIESEC Guatemala hacia toda la región Iberoamericana y así también demuestra la confianza que se tiene ante AIESEC Internacional.

A razón de esto, es que podemos observar que la cuenta de Dólares de AIESEC Guatemala tiene más dinero del reportado, más se especifica que este dinero le pertenece al IGN Fund y no para uso de AIESEC Guatemala.

Para ver qué fondos son del IGN Fund y qué fondos pertenecen a AIESEC Guatemala, ver en Cash Flow la identificación de cada ingreso/gasto: http://bit.ly/1p2gjJF

10 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

AVANCES FINANCE AND LEGAL Medidas de éxito de Finance and Legal durante el primer trimestre del MCEB Border Breaker:

REPRESENTACIÓN LEGAL Quiénes son representantes Gobernación:

Legales

en

el

período

2014-2015,

ante

 Miguel Angel Gonzalez – Presidente  Jonathan Isaza – Vicepresidente  Gabriela Alvarez – Secretaria-Tesorera

ANTE EL BANCO Firmantes autorizados: Gabriela Alvarez y Miguel Gonzalez. No se contaba con firma de MCP en Bancos desde hace 2 años anteriores.

ANTE MIGRACIÓN Tanto Miguel Gonzalez como Gabriela Alvarez pueden firmar convenios ante empresas y represantes legales ante migración, esto debido que se tiene mandatos especiales para ambos. Esto no era posible desde hace 1 año y medio.

Al 1 de julio 2014, se recibieron 10 trainees con procesos migratorios incompletos y/o en estado de ilegales. Al 30 de septiembre 2014 se logró 8 trainees con visa de residencia resuelta/tramitada y aceptada ante migración.

CAMBIO DE PRECIOS DE PROGRAMAS Luego de evaluar situaciones y sostenibilidad de programas, se legisla y aprueba cambio de precios: OGCDP OGIP IGCDP IGIP Mgn. Adm.

Precio anterior $ 150,00 $ 300,00 $ 100,00 $ 700,00 $ 150,00

Precio actual $ 280,00 $ 400,00 $ 50,00 $ 800,00 $ 200,00

Aumenta/Disminuye 87% 33% -50% 14% 33%

11 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

RECIBOS DE DONACIÓN Por primera vez en la historia de la cuenta de Dólares USD, AIESEC Guatemala tramita recibos de Donación acreditados por la SAT, asegurando transparencia y respaldo contable para ingresos de EPs y IGN Fund.

DELEGACIÓN CUENTAS NACIONALES - EMPOWERMENT Se comenzó a delegar gestión de cobros de empresas a NSTs de FNZ y AD, Jorge Alcain y Mario Barrientos, quienes manejaron la gestión de cobro de CBC, KIPO, HOMELAND, NOVARTIS, SANOFI, ABBOTT y ACADEMIA EUROPEA. Se les felicita por el 93% de cobros ejecutados a tiempo y 100% de salarios de trainees pagado a tiempo durante septiembre.

FINANCE AND LEGAL SYNERGY CON OGX Creación de políticas de contacto y apoyo a operaciones pilotas con el programa foco: OGCDP, así asegurar acortar cuellos de botella en el actual customer flow y así también asegurar el Finance and Legal MoS enfocado a operaciones.

REAJUSTE FINANCE CON NUEVO CUSTOMER FLOW Reevaluación de Budget y Risk análisis con el nuevo Customer flow.

Desición: riesgoso y probabilidad de quiebra si se cambia el modelo financiero durante el peak de intercambios. Es por ello que el customer flow cambia, pero en caso de OGX, se seguirá cobrando en el momento de inscripción al programa hasta el 31 de diciembre 2014, luego se adaptará a cobro durante el MATCH. Programas de ICX si cambian a pagarse por completo durante el MATCH desde el 01 de octubre 2014.

AUDIT PROCESS Se implementa por primera vez proceso de auditoría para asegurar documentación legal de nuestros programas, programa piloto: OGCDP.

ANTE LA SAT Solvencia Fiscal Vigente, extendida el 03/09/2014. Ver: http://bit.ly/1BT8o4p Miguel Gonzales es el representante legal ante la SAT.

12 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

AUDITORÍA A COMITÉS LOCALES Y COMITÉ NACIONAL COMPILACIÓN En la siguiente tabla, se puede ver el porcentaje en el cual las entidades tienen la documentación legal completa de sus EPs OGCDP en Podio. Ojo, esto no significa que los EPs estén en RA, es sólo en cuanto a EPs que tienen documentación legal completa en Podio.

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

URL 85% 73% 85%

USAC N/A 90% 100%

UVG 0% 100% N/A

UFM 0% 0% 0%

GALILEO N/A N/A 100%

MCEB N/A N/A N/A

53%

95%

50%

0%

100%

0%

IMPORTANTE: Esta es auditoría piloto con el programa OGCDP, para mes de diciembre comienza auditoría de ICX y OGIP. Octubre incluirá auditoría conjunta comparativa y se incluirá auditoría a MCEB.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Toda la información vista en este reporte es un compilado y obtenida de los siguientes Recursos:       

Cash Flow AIESEC Guatemala 2014: http://bit.ly/1p2gjJF Annual Budget AIESEC en Guatemala 2014-2015: http://bit.ly/ZRednp Finance Report Junio 2014: http://bit.ly/1yNcrD7 Finance Report Julio 2014: http://bit.ly/1yNcnDj Finance Report Agosto 2014: http://bit.ly/1BSn6bV Finance Report Septiembre 2014: http://bit.ly/1uBOIlk Auditoría OGCDP a entidades locales: http://bit.ly/1EiSnJd

13 AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

Ana Gabriela Alvarez Luna National Director of Finance and Legal AIESEC in Guatemala

Gabriela.alvarez@aiesec.net +502 5783‐9663